Một số phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của cơng táckế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH công nghệTSBK...55Kết luận...57TÀI LIỆU THAM KHẢO...5
Khái quát chung về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của Công ty TNHH Công Nghệ TSBK
Công ty TNHH Công nghệ TSBK được thành lập vào ngày 16 tháng 6 năm 2003, với giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102009048 do Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Thương mại thành phố Hà Nội cấp.
Công ty TNHH Công nghệ TSBK được thành lập với nguồn vốn đóng góp chủ yếu của:
- Ông Lê Gia Bảo: Giám đốc Công ty
- Ông Nguyễn Minh Thắng: Phó giám đốc Công ty
- Ông Nguyễn Văn Bình: Phó giám đốc công ty
Vốn của Công ty trong những ngày đầu hoạt động là 1.150.000.000đ.
Trong những năm qua, Công ty TNHH Công nghệ TSBK đã nỗ lực phát triển vững mạnh trong thị trường khắc nghiệt nhờ sự hỗ trợ của Ban Giám đốc, cán bộ công nhân viên và lòng mến mộ từ khách hàng Công ty không chỉ hoàn thành nghĩa vụ với Nhà nước mà còn mở rộng hoạt động xuất khẩu, bắt đầu từ việc gia công hàng hóa cho các đơn vị khác và dần dần xuất khẩu sản phẩm do chính mình sản xuất từ năm 1998 Tuy nhiên, công tác xuất nhập khẩu vẫn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là trong việc hợp tác với đối tác nước ngoài và sự biến động giá cả trong nước Để thích ứng với tình hình này, Công ty quyết tâm cải tiến sản phẩm, thay đổi mẫu mã và tìm kiếm các biện pháp mở rộng thị trường.
Trong suốt các giai đoạn phát triển, công ty đã chú trọng xây dựng một mạng lưới bạn hàng và thị trường phù hợp với quy mô kinh doanh, lấy thị trường nội địa làm nền tảng Công ty xem bạn hàng là đối tác quan trọng, nhằm thu hút khách hàng và cùng nhau phát triển Nhờ đó, uy tín của công ty ngày càng được nâng cao, thể hiện qua sự biết ơn của khách hàng từ các tỉnh như Thanh Hoá, Nam Định, Hà Tây trong các hội nghị gần đây Đối với thị trường quốc tế, công ty cũng đã thiết lập mối quan hệ với một số thương nhân chủ chốt, góp phần ổn định kế hoạch kinh doanh và sản xuất.
Chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh.
- Sản xuất và chế biến các chế phẩm tận dụng từ gỗ Pơ mu để xuất khẩu
Liên doanh với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước nhằm sản xuất và xuất khẩu đa dạng các mặt hàng như may mặc, thủ công mỹ nghệ, cao su, rau quả, thuỷ sản, chế biến hàng nông lâm sản, hàng nhựa, thực phẩm chế biến, và khung nhôm kính vật liệu xây dựng.
Nhập khẩu vật tư và nguyên liệu, bao gồm phương tiện giao thông và hàng tiêu dùng, là hoạt động quan trọng trong nền kinh tế Điều này cũng bao gồm việc nhập khẩu vật tư, kim loại, thiết bị máy móc và phụ tùng thay thế theo các danh mục và quy định mà Nhà nước đã đặt ra.
Tổ chức thương mại chuyên làm đại lý cho ngành khách sạn, cung cấp dịch vụ quảng cáo và tư vấn đầu tư Ngoài ra, họ cũng tham gia vào vận chuyển du lịch, cũng như kinh doanh bán buôn và bán lẻ các sản phẩm tư liệu sản xuất và tiêu dùng.
Công ty chuyên xây dựng các công trình dân dụng, công trình điện, và công trình thủy lợi vừa và nhỏ Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ kinh doanh và cho thuê nhà ở, văn phòng làm việc cho cá nhân và tổ chức kinh tế trong và ngoài nước.
1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Công nghệ TSBK
KD khách sạn Xây dựng, XL
Chi nhánh Lạng SơnVăn phòng đại diện tại HPXưởng LR 1 Xưởng LR 2
Sơ đồ 1.2 Bộ máy quản lý của công ty.
Chức năng và nhiệm vụ phòng ban
Phòng Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm quản lý tổng thể và chỉ đạo trực tiếp hoạt động của bộ phận xuất nhập khẩu tại các xưởng sản xuất, chi nhánh, văn phòng đại diện và trung tâm kinh doanh của Công ty.
Phòng phó Giám đốc Công ty đóng vai trò hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý hai bộ phận quan trọng: bộ phận xây lắp điện và xây dựng, cùng với bộ phận dịch vụ tổ chức kinh doanh khách sạn.
Phòng kế toán tài vụ đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc Công ty, với nhiệm vụ báo cáo định kỳ về kế hoạch sử dụng tài chính của các bộ phận Phòng này không chỉ thực hiện các phân tích tài chính mà còn cung cấp những tư vấn cần thiết để tối ưu hóa nguồn lực tài chính cho toàn bộ công ty.
Phòng tổ chức hành chính hỗ trợ ban giám đốc trong việc thực hiện các quyết định liên quan đến tổ chức lao động, tiền lương và quản lý nội vụ công ty Phòng cũng có trách nhiệm trực điện thoại, tiếp đón khách cho giám đốc và các phòng nghiệp vụ khác khi giám đốc vắng mặt Ngoài ra, phòng hướng dẫn các cơ quan làm việc và điều động xe ô tô theo lệnh của giám đốc.
Phòng Kinh doanh 1 chuyên trách nhiệm vụ xuất nhập khẩu, khai thác khách hàng trong và ngoài nước, đồng thời tư vấn cho giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế Phòng này có quyền độc quyền nhập khẩu xe gắn máy và duy trì mối quan hệ trực tiếp với các công ty nước ngoài để nhập khẩu thiết bị liên quan đến phương tiện giao thông.
Phòng kinh doanh 2 có nhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp, hỗ trợ giám đốc công ty trong công tác xuất khẩu Phòng này trực tiếp thực hiện các hợp đồng xuất khẩu và báo cáo các phương án kinh doanh xuất khẩu cho giám đốc.
Chi nhánh công ty tại Thành phố Hồ Chí Minh là một bộ phận kinh doanh độc lập, có con dấu và quyền mở tài khoản ngân hàng tại sở giao dịch Nhiệm vụ của chi nhánh bao gồm việc cung cấp thông tin về hàng hóa, giá cả và tình hình kinh doanh, đồng thời thực hiện các hoạt động kinh doanh tại các tỉnh phía Nam Chi nhánh cũng quản lý các hợp đồng kinh tế, đặc biệt là các hợp đồng xuất khẩu ra nước ngoài đã được công ty ký kết.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán của Công
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 1.3 Bộ máy kế toán của công ty.
TL và các khoản BHXH
Kế toán tập hợp CP và tính GTSP
Kế toán tổng hợp và kiểm tra
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán trưởng đóng vai trò là kiểm soát viên tài chính, có quyền hạn tối đa trong việc chỉ đạo các hoạt động của văn phòng và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty.
- Kế toán TSCĐ, vật tư, NVL: chuyên theo dõi về tình hình tăng giảm TSCĐ, vật tư và nguyên vật liệu.
- Kế toán tiền lương và BHXH: chuyên theo dõi, tính toán và phân bổ lương và tính toán các khoản BHXH, BHYT.
Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán công nợ có vai trò quan trọng trong việc theo dõi sự biến động của các nguồn thanh toán công nợ, đồng thời cập nhật tình hình thanh toán công nợ một cách chính xác và kịp thời.
- Kế toán tập hợp chi phí và tính toán giá thành: có nhiệm vụ tập hợp chi phí và tính giá thành dịch vụ thực hiện.
Kế toán tổng hợp và kiểm tra có vai trò quan trọng trong việc tính toán kết quả kinh doanh, tổng hợp thông tin từ các bộ phận kế toán khác để xác định lỗ và lãi, đồng thời thực hiện kiểm tra đối chiếu và lập các báo cáo tài chính chính xác.
1.2.2 Tổ chức công tác kế toán
Về chế độ kế toán: Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính.
Về niên độ kế toán: Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 tính theo năm dương lịch.
Kỳ kế toán của công ty được hạch toán theo từng tháng. Đơn vị tiền tệ mà công ty đang sử dụng hạch toán là tiền Việt nam đồng.
1.2.3.Tổ chức hệ thống chứng từ
Chứng từ kế toán cho doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật kế toán và Nghị định số 129/2004/NĐ-CP, ban hành ngày 31/5/2004 Các văn bản pháp luật liên quan và quy định trong chế độ chứng từ kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính cũng cần được áp dụng đúng cách.
Hiện nay, công ty sử dụng các chứng từ kế toán quan trọng như chứng từ liên quan đến lao động tiền lương, hàng tồn kho và tài sản cố định để quản lý tài chính hiệu quả.
Chứng từ để thanh toán tiền lương cho người lao động bao gồm:
- Biên bản nghiệm thu khối lượng.
Giấy nghỉ phép, nghỉ BHXH
Bảng chấm công (Từng bộ phận)
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
Sổ cái Thủ quỹ chi tiền
Bảng cân đối số phát sinh
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 1.4 Quy trình luân chuyển chứng từ
Ghi cuối tháng. Đối chiếu kiểm tra.
Tất cả chứng từ kế toán, dù được doanh nghiệp lập hay nhận từ bên ngoài, đều phải được gửi đến bộ phận kế toán Bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra và xác
Hiện nay, công ty đang sử dụng một số chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn giá trị gia tăng, giấy báo nợ.
1.2.4 Tổ chức hệ thống tài khoản
Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng Tiền đang chuyển Phải thu khách hàng Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ Phải thu khác
Tạm ứng Chi phí trả trước
Ký cược, ký quỹ ngắn hạn Vật liệu chính
Vật liệu phụNhiên liệuPhụ tùng thay thếCông cụ, dụng cụChi phí sản xuất kinh doanh dở dangThành phẩm
Tài sản cố định hữu hình là những tài sản vật chất có giá trị sử dụng lâu dài, trong khi tài sản cố định vô hình bao gồm các tài sản không có hình dạng vật lý nhưng vẫn mang lại giá trị cho doanh nghiệp Hao mòn tài sản cố định hữu hình phản ánh sự giảm giá trị do sử dụng theo thời gian, trong khi hao mòn tài sản cố định vô hình liên quan đến sự suy giảm giá trị của các tài sản như bản quyền hay thương hiệu Chi phí trả trước dài hạn là khoản chi phí được trả trước cho các dịch vụ hoặc hàng hóa sẽ được sử dụng trong tương lai, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Phải trả người bán Thuế giá trị gia tăng đầu ra Thuế thu nhập doanh nghiệp Các loại thuế khác
Phải trả công nhân viên Chi phí phải trả
Tài sản thừa chờ giải quyết Kinh phí công đoàn
Doanh thu chưa thực hiện Phải trả phải nộp khác Vốn chủ sở hữu
Quỹ đầu tư phát triển Quỹ dự phòng tài chính Lợi nhuận chưa phân phối Quỹ khen thưởng phúc lợi Doanh thu bán hàng
Doanh thu hoạt động tài chínhChi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chi phí nhân công Chi phí sản xuất chung Giá vốn hàng bán Chi phí quản lý doanh nghiệp Thu nhập khác
Chi phí khác Xác định kết quả kinh doanh
1.2.5 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán
Công ty TNHH Công nghệ TSBK áp dụng phương pháp chứng từ ghi sổ để theo dõi các nghiệp vụ kế toán, giúp đảm bảo yêu cầu quản lý hiệu quả Phương pháp này không chỉ giảm thiểu khối lượng sổ sách cần lập mà còn phân bổ công việc kế toán đều trong tháng, tạo điều kiện cho từng nhân viên dễ dàng đảm nhận nhiệm vụ.
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Bảng tổng hợp sổ thẻ chi tiết
Bảng cân đối tài khoản
Sơ đồ 1.5 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán tại công ty.
Ghi cuối tháng: Đối chiếu
1.2.6.Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán.
* Hệ thống báo cáo tài chính
Báo cáo tài chính tổng hợp tình hình tài sản, vốn, chủ sở hữu và công nợ của doanh nghiệp, đồng thời phản ánh tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong kỳ Đây là công cụ quan trọng giúp trình bày khả năng sinh lời và thực trạng tài chính của doanh nghiệp cho các bên liên quan như chủ doanh nghiệp, nhà đầu tư, nhà cho vay, cơ quan thuế và các cơ quan chức năng.
Báo cáo tài chính là tài liệu quan trọng cung cấp thông tin về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh và dòng tiền của doanh nghiệp Nó nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, các cơ quan Nhà nước và hỗ trợ người sử dụng trong việc đưa ra quyết định kinh tế Các báo cáo này cần phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết về doanh nghiệp.
- Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu;
- Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác;
- Lãi, lỗ và phân chia kết quả kinh doanh;
- Thuế và các khoản nộp Nhà nước;
- Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán;
* Hệ thống báo cáo nội bộ
Hiện nay, công ty đang thực hiện hai hệ thống báo cáo: hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị.
Hệ thống báo cáo tài chính được lập định kỳ vào cuối mỗi quý, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính.
Hệ thống báo cáo quản trị được thiết lập vào cuối mỗi tháng, bao gồm các báo cáo về chi phí sản xuất, giá thành và bán hàng Những báo cáo này hỗ trợ kế toán trưởng trong việc xác định chính xác kết quả kinh doanh, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết cho ban lãnh đạo công ty trong việc đưa ra quyết định điều hành hoạt động sản xuất và kinh doanh.
Đặc điểm chung ảnh hưởng tới kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, không chỉ là công cụ khuyến khích vật chất cho người lao động mà còn là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh chất lượng sản xuất kinh doanh Hơn nữa, tiền lương cũng là một bộ phận cấu thành chi phí sản xuất.
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh, các doanh nghiệp cần có cơ chế dự báo và kiểm tra tài chính toàn diện để tồn tại và phát triển Mỗi công ty có đặc thù riêng về sản xuất, lao động và ngành nghề, do đó cần lựa chọn hình thức quản lý và trả lương phù hợp, đảm bảo nguyên tắc phân phối theo lao động Điều này không chỉ kết hợp lợi ích xã hội với lợi ích doanh nghiệp mà còn tạo ra động lực cho nhân viên chấp hành kỷ luật lao động, nâng cao năng suất Tiền lương đóng vai trò quan trọng, vừa là chi phí đầu vào cho doanh nghiệp, vừa là nguồn thu nhập chính cho người lao động, thể hiện động lực sống của họ.
Hình thức tiền lương
Công ty TNHH Công nghệ TSBK trả lương cho nhân viên một lần mỗi tháng, thường vào ngày cuối tháng Tiền lương được thủ quỹ trực tiếp trao cho người lao động hoặc đại diện của các bộ phận, tổ sản xuất Khi nhận tiền, người nhận cần ký vào bảng thanh toán tiền lương.
Công ty áp dụng nhiều hình thức trả lương cho nhân viên, bao gồm trả lương khoán cho các xưởng sản xuất và trả lương theo thời gian cho các bộ phận quản lý như phòng kế toán và phòng kinh doanh Hiện tại, thu nhập bình quân của nhân viên là 1.500.000đ/tháng.
2.1.1 Hình thức trả lương khoán :
Hình thức trả lương khoán tại xưởng sản xuất được áp dụng theo tỷ lệ cố định cho từng sản phẩm Công nhân sẽ nhận lương dựa trên số lượng sản phẩm hoàn thành, với hợp đồng giao khoán được ký giữa công ty và quản đốc hoặc đội trưởng Hợp đồng này sẽ nêu rõ tỷ lệ khoán và các mục chi phí liên quan Hiện tại, công ty đang áp dụng tỷ lệ 25% trên doanh thu để tính lương cho công nhân sản xuất.
Quản đốc hoặc đội trưởng sẽ chia lương cho các thành viên tham gia:
- 10% cho quản đốc, đội trưởng
- 5% cho bộ phận kiểm tra
- 55% cho công nhân sản xuất.
Bảng số 2.1:Bảng thanh toán lương khoán cho xưởng sản xuất
Bảng thanh toán lương khoán
Xưởng sản xuất Tên sản phẩm : xăm xe, lốp xe…
Giá trị được hưởng theo tỉ lệ khoán: 20.000.000 x 25% = 5.000.000đ
Danh sách những người tham gia:
Họ và tên Công việc % Thành tiền
3 Nguyễn Thị An Hoàn thiện 30 1.500.000
4 Trần Văn An công nhân 55 2.750.000
Số tiền bằng chữ: Năm triệu đồng chẵn
Mỗi tháng, công ty ứng lương cho các bộ phận trực tiếp với mức bình quân 1.200.000đ/người Khi hoàn thành lô sản phẩm, phòng tài chính và kinh doanh sẽ báo cáo với quản đốc về khối lượng sản phẩm nghiệm thu, từ đó xác định sản lượng của từng thành viên trong xưởng dựa trên bảng thanh toán lương khoán
Bảng số 2.2: Bảng ứng lương - xưởng sản xuất
Bảng ứng lương tháng 12/2006 - xưởng sản xuất.
Họ và tên Chức vụ Số lương ứng ĐVT: đồng
01 Nguyễn Thế Bình Quản đốc 1.500.000
02 Nguyễn Ngọc Ánh Đội phó 1.200.000
03 Phạm Thu Hằng Đội phó 1.200.000
04 Nguyễn Thế Hùng Đội phó 1.000.000
05 Trần Văn Dũng Kỹ sư 1.300.000
30 Ma Thịnh Dương Kỹ sư 1.400.000
31 Trần Thị Hoài công nhân 800.000
Người lập Trưởng phòng Kế toán trưởng Giám đốc
2.1.2 Hình thức trả lương theo thời gian:
Hình thức trả lương theo thời gian được công ty áp dụng cho các phòng ban, bộ phận quản lý công ty.
Tiền lương = Ngày công x 450.000 x hệ số
Hệ số công ty được tính như sau:
- Hệ số áp dụng với trưởng phòng: 5
- Hệ số cán bộ có trình độ đại học thuộc các phòng tổ chức, kế toán, kinh doanh: từ 3-4
- Hệ số đối với nhân viên (thủ quỹ, bảo vệ, tạp vụ…): 2,5
Bảng số 2.3: Bảng chấm công phòng kinh doanh Đơn vị: Công ty TNHH Công nghệ TSBK
Bộ phận: Phòng kinh doanh BẢNG CHẤM CÔNG PHÒNG KINH DOANH
Số TT Họ và tên Cấp bậc
Ngày trong tháng Quy ra công
Số công hưởn g thời gian
Ví dụ tính lương cho trưởng phòng Hoàng Văn Hoàn là:
- Hệ số áp dụng với trưởng phòng là: 5
- Số công hưởng lương thời gian: 26
*Tương tự với cách tính như trên tính lương cho các nhân viên còn lại.
Dựa trên số công ghi nhận trong bảng chấm công, kế toán sẽ tính toán số lương của người lao động trong tháng và lập bảng thanh toán lương cho từng phòng Quy trình tính lương được thực hiện như sau:
= Số công theo bảng chấm công x hệ số công ty
- mức lương tối thiếu theo quy định của NN
Bảng số 2.4: Bảng thanh toán tiền lương phòng kinh doanh Đơn vị: Công ty TNHH Công nghệ TSBK
Bộ phận: Phòng kinh doanh
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG PHÒNG KINH DOANH THÁNG 12/2006
Họ tên Lương chính Lương năng suất phụ cấp ăn trưa tổng lĩnh Tạm ứng ngày công
Hệ số Thành tiền Lần 1 Lần 2
Bảng 2.5: Sổ đăng ký chứng từ
SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ
23/8 Trích quỹ tiền lương tháng 7/2007
Sau khi kế toán hoàn thành việc lập chứng từ ghi sổ và vào sổ đăng ký, bước tiếp theo là lập sổ cái để tổng hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Việc này được thực hiện theo các quy định về nội dung kinh tế trong hệ thống nguồn vốn và nguồn kinh phí của đơn vị.
Bảng số 2.6: Sổ cái tài khoản 334 Đơn vị: Công ty TNHH Công nghệ TSBK
Chứng từ ghi sổ Diễn giải
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền Ghi chú số hiệu
Số dư đầu kỳ Chi trả lương T12 - 2006
Người ghi sổ Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp tiền lương
2.2.1.Tài khoản sử dụng Để hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng với người lao động kết toán phải sử dụng tài khoản 334 – “phải trả công nhân viên” Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng, tiền công, phụ cấp trợ cấp, BHXH, tiền lương và các khoản khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
Kết cấu của tài khoản:
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản đã trả, đã ứng cho công nhân viên.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền thưởng của công nhân viên. + Bên có:
- Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác phải trả cho công nhân viên
TK 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung thanh toán lương và thanh toán các khoản khác chi tiết để từng đối tượng được hưởng.
Hạch toán chính xác chi phí nhân công là yếu tố quan trọng trong việc xác định giá thành và giá bán sản phẩm Ngoài ra, việc tính toán chi phí này còn là cơ sở để xác định các khoản trích nộp nghĩa vụ cho Ngân sách Nhà nước và cơ quan phúc lợi xã hội.
Khi lập bảng thanh toán lương và tiền thưởng, kế toán cần phân loại các khoản này cho từng nhóm người lao động theo bộ phận và chức năng, bao gồm lao động ở các phòng ban chức năng, lao động trực tiếp sản xuất, và lao động làm nhiệm vụ bán hàng Việc phân loại này giúp tiến hành phân bổ hợp lý tiền lương, tiền thưởng và chi phí.
Nợ TK 622 - tiền lương, tiền thưởng phải trả cho người lao động trực tiếp sản xuất
Nợ TK 627 (6271) - tiền lương, tiền thưởng phải trả cho nhân viên quản lý phân xưởng
Nợ TK 641 (6421) - tiền lương, tiền thưởng phải trả cho nhân viên bán hàng
Nợ TK 642 (6421) - tiền lương, tiền thưởng phải trả cho bộ phận quản lý doanh nghiệp
Có TK 334 - tiền lương, tiền thưởng và các khoản phụ cấp, trợ cấp mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên.
Các khoản khấu trừ từ thu nhập của người lao động bao gồm tiền tạm ứng thừa, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) mà người lao động phải nộp, cũng như thuế thu nhập được ghi nhận trong kế toán.
Có TK 333 Khi thanh toán cho người lao động kế toán ghi:
Công ty áp dụng chế độ trích thưởng từ doanh thu hàng tháng, trong đó kế toán sẽ tính toán số tiền thưởng cho từng nhân viên và lập bảng thưởng cho các bộ phận.
Ví dụ: Bảng thanh toán tiền thưởng tháng 7/ 2006
Bảng 2.7: Trích bảng thanh toán tiền thưởng
T họ và tên số công lao động mức thưởng số tiền thưởng
2.2.4 Hệ thống chứng từ và sổ sách kế toán tổng hợp tiền lương Để thực hiện nhằm mục đích theo dõi tình hình sử dụng thời gian lao động và các khoản thanh toán cho người lao động, như tiền lương, các khoản phụ cấp, trợ cấp, BHXH và tiền thưởng theo thời gian và hiệu quả lao động.
Các chứng từ để hạch toán tiền lương bao gồm:
Bảng chấm công (Mẫu số 01 LĐTL) là công cụ quan trọng để quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng thời gian lao động Nó giúp hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động thông qua việc ghi nhận ngày công làm việc thực tế, nghỉ việc và nghỉ BHXH Thông tin từ bảng chấm công là cơ sở để tính lương, trả lương, thưởng và BHXH cho người lao động, đồng thời hỗ trợ quản lý lao động trong doanh nghiệp.
Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 2 LĐTL) là tài liệu quan trọng dùng để tính toán tiền lương, phụ cấp và bảo hiểm xã hội cho người lao động Nó không chỉ giúp kiểm tra việc thanh toán tiền lương tại các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mà còn là căn cứ để hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Bảng thanh toán BHXH (Mẫu số 04 LĐTL) là tài liệu quan trọng xác nhận số tiền thưởng cho từng người lao động, từ đó làm cơ sở tính thu nhập và ghi sổ kế toán Bảng này được sử dụng trong các trường hợp thưởng theo lương, không áp dụng cho các khoản thưởng đột xuất.
Bảng 2.8: Sổ danh sách cán bộ CNV tính đến tháng 1 năm 2006
STT Tập số Họ và tên Chức vụ
Vinh NV 3 Đông Anh – HN
Bảng 2.9: Sổ theo dõi CN hợp đồng ngắn hạn (dưới 3 tháng) tính đến tháng 1/2006
STT Họ và tên Ngày sinh Chuyên môn Quê quán
1 Trần Quốc Thái 12/10/1980 CN – TQ
2 Trần Duy Phong 19/05/1979 CN Thanh Trì – HN
3 Vũ Duy Tiến 18/10/1978 CN Thường Tín – HT
4 Trần Nam Anh 24/04/1980 CN Từ Liêm – HN
5 Nguyễn VănTài 19/02/1977 CN Văn Trấn – YB
6 Lê Thế Sơn 07/02/1981 CN Bắc Giang – BG
Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương
Tài khoản 338 “Phải trả, phải nộp khác” được sử dụng để ghi nhận các khoản phải trả và phải nộp liên quan đến bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ), giá trị tài sản thừa đang chờ xử lý, cũng như các khoản vay mượn tạm thời.
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào tài khoản có liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.
- BHXH phải trả cho công nhân viên.
- KPCĐ chi tại đơn vị.
- Số tiền BHXH, BHYT, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ.
- Doanh thu chưa thực hiện cho từng thời kế toán, trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản.
Sổ phân bổ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ là cần thiết trong hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản Trong giai đoạn trước hoạt động, việc hoàn thành đầu tư giúp phân bổ lãi ngoại tệ vào doanh thu tài chính, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
- Sổ phân bổ khoản chênh lệch giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả tiền ngay (lãi trả chậm) vào chi phí tài chinh.
Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị còn lại của tài sản cố định khi bán và cho thuê lại dưới hình thức thuê tài chính sẽ ghi giảm chi phí sản xuất và kinh doanh.
- Các khoản đã trả, đã nộp khác.
- Phản ánh giá trị thừa chờ giải quyết (chưa rõ nguyên nhân).
Giá trị tài sản phải trả cho cá nhân và tập thể, cả trong và ngoài đơn vị, được phản ánh theo quyết định ghi trong biên bản xử lý, nhằm xác định rõ nguyên nhân.
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh.
- Trích BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào lương công nhân viên.
- KPCĐ vượt chi được cấp bù.
- Số tiền BHXH đã chi trả cho công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán.
- Doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ.
Kết chuyển chênh lệch tỷ giá hối đoái và đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ trong trường hợp lãi tỷ giá là một phần quan trọng của hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản Khi hoàn thành đầu tư, các khoản chênh lệch này sẽ được phân bổ vào doanh thu hoạt động tài chính, góp phần nâng cao hiệu quả tài chính của doanh nghiệp.
Số chênh lệch giữa giá bán và giá trị còn lại của tài sản cố định trong giao dịch bán và thuê lại tài sản cố định thuê tài chính là một yếu tố quan trọng cần xem xét Việc phân tích chênh lệch này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về giá trị thực của tài sản và ảnh hưởng đến quyết định tài chính Giao dịch bán và thuê lại không chỉ tạo ra nguồn vốn mà còn ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và thuế của doanh nghiệp.
- Số chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay.
- Các khoản phải trả khác.
Số dư bên Có phản ánh:
- Số tiền còn phải nộp, phải trả.
- BHXH, BHYT, KPCĐ đã trích nhưng chưa nộp đủ cho cơ quan quản lý hoặc KPCĐ được để lại cho đơn vị mà chưa chi hết.
- Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết.
- Doanh thu chưa thực hiện ở thời điểm cuối kỳ kế toán.
Chênh lệch tỷ giá hối đoái và việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (lãi tỷ giá) trong hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản cần được xem xét kỹ lưỡng Điều này đặc biệt quan trọng trong giai đoạn trước khi hoàn thành đầu tư, khi mà các khoản mục này chưa được xử lý tại thời điểm cuối năm tài chính Việc quản lý hiệu quả chênh lệch tỷ giá hối đoái sẽ ảnh hưởng tích cực đến kết quả tài chính của dự án đầu tư.
- Số chênh lệch giá bán cao hơn giá trị hợp lý hoặc giá trị còn lại của tài sản cố định bán và thuê tài chính chưa kết chuyển.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, biểu thị số tiền đã trả hoặc nộp vượt quá số phải trả Số dư này cũng phản ánh chi phí bảo hiểm xã hội đã chi cho công nhân viên nhưng chưa được thanh toán, cùng với kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác như: Tài khoản 111, 112,
Tài khoản 338 có 8 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 3382 “Kinh phí công đoàn”.
- Tài khoản 3383 “Bảo hiểm xã hội”.
- Tài khoản 3384 “Bảo hiểm y tế”.
- Tài khoản 3387 “Doanh thu chưa thực hiện”.
- Tài khoản 3388 “Phải trả, phải nộp khác”.
2.3.2 Phương pháp hạch toán các khoản trích theo lương 2.3.2.1 BHXH
Quỹ BHXH do cơ quan BHXH quận quản lý nhằm trợ cấp cho người lao động tham gia đóng góp khi họ mất khả năng lao động do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí hoặc mất sức Mức trợ cấp được tính dựa trên lương đóng BHXH, thời gian nghỉ và tỷ lệ trợ cấp của người lao động.
Theo quy định hiện hành, quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) được hình thành từ 20% tổng quỹ lương và phụ cấp của người lao động Trong đó, người sử dụng lao động chịu trách nhiệm nộp 15% vào chi phí sản xuất kinh doanh, trong khi 5% còn lại do người lao động đóng góp từ thu nhập hàng tháng.
VD: Tháng 1/2006 Công ty đã trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ như sau:
Công ty TNHH công nghệ TSBK chỉ có quỹ lương thực tế là 52.603.000 nên các khoản trích theo lương đều được tính theo quỹ lương thực tế
Tổng số tiền trích vào quỹ BHXH là:
Số tiền BHXH tính vào chi phí sản xuất kinh doanh là:
Số tiền BHXH trừ vào quỹ lương của cán bộ công nhân viên là:
Khi nghỉ hưởng lương BHXH, lý do chính cần được xác định rõ ràng Phòng kế toán sẽ xem xét các chứng từ liên quan để đảm bảo việc thanh toán cho cán bộ công nhân viên được thực hiện một cách hợp lý Sau khi hoàn tất thủ tục, kế toán sẽ lập phiếu chi, và người hưởng BHXH sẽ mang phiếu chi đến thủ quỹ để nhận tiền.
Giấy chứng nhận Nghỉ ốm hưởng BHXH
Họ và tên: Trần Văn An tuổi 33
Lý do nghỉ việc: Cảm sốt
Xác nhận thực nghỉ 01 ngày: ngày 20/12/2006
Số ngày thực nghỉ 01 ngày: y bác sỹ khám
1 Số ngày thực nghỉ được hưởng BHXH: 01 ngày
2 Lương tháng đóng BHXH 300.000đồng
3 Lương bình quân ngày: 25.000đồng ngày 25/12/2006
4 Tỷ lệ % hưởng BHXH: 30.000đồng phụ trách BHXH
Công ty TNHH Công nghệ TSBK
Họ và tên người lĩnh: Trần Văn Anh Đơn vị: Xưởng lắp ráp
Lý do chi: Thanh toán BHXH
(Viết bằng chữ) : Ba mươi nghìn đồng chẵn
Kèm 1 chứng từ gốc Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) Ba mươi nghìn đồng chẵn
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập Thủ quỹ Người nhận tiền Ngày 23/12/2006
Số phiếu chi Ngày phát sinh Số tiền Tên người nhận Nội dung
Để hỗ trợ CBCNV trong trường hợp phát sinh nợ cấp BHXH, công ty sẽ chi trước số tiền trợ cấp 3.500.000 đồng và sau đó thực hiện quyết toán với cơ quan BHXH.
Việc hạch toán các nghiệp vụ
Có TK 338 3.500.000 Khi quyết toán với cơ quan quản lý BHXH kế toán ghi:
Có TK 138 (1388) 3.500.000 Ngoài tiền lương, công nhân viên của Công ty còn được hưởng trợ cấp
BHXH được áp dụng trong các trường hợp như ốm đau, thai sản và tai nạn lao động, với mức trợ cấp tùy thuộc vào quy định hiện hành của công ty Để được hưởng trợ cấp trong trường hợp nghỉ ốm hoặc nghỉ để chăm sóc con ốm, người lao động cần cung cấp "Phiếu nghỉ hưởng".
Để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH), người lao động cần có giấy tờ xác nhận từ bệnh viện, bao gồm dấu của bệnh viện và xác nhận của bác sĩ về ngày hưởng BHXH Đối với trường hợp nghỉ thai sản, cần phải có giấy chứng nhận của bệnh viện và giấy khai sinh Trong trường hợp nghỉ do tai nạn lao động, người lao động cần cung cấp "Biên bản điều tra tai nạn lao động".
Các chứng từ thanh toán BHXH của từng người được kế toán tập hợp lại và báo cáo chế độ trợ cấp ốm đau
Quỹ kinh phí công đoàn (KPCĐ) là nguồn tài trợ thiết yếu cho các hoạt động của công đoàn ở mọi cấp độ, theo quy định tài chính hiện hành Theo luật, quỹ này được hình thành từ 2% tổng mức lương của người lao động, bao gồm cả cấp bậc và chức vụ, và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Tổng số tiền trích vào quỹ KPCĐ là:
Công đoàn Công ty TNHH công nghệ TSBK
Số 15 kèm theo 01 chứng từ
Họ tên người nộp: Nguyễn Thị Thu – Tổ kiểm tra
Lý do thu: Thu kinh phí Công đoàn quý II/2006
Số tiền (Viết bằng chữ): Một triệu không trăm năm mươi hai nghìn không trăm sáu mươi đồng
Kế toán trưởng Thủ quỹ Người nộp Ngày 20/1/2005 Ban thường vụ
Nhận xét và đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở công ty TNHH công nghệ TSBK
3.1.1 Công tác kế toán chung
Công ty TNHH Công nghệ TSBK đã tổ chức công tác kế toán một cách hiệu quả, với bộ máy kế toán chuyên sâu và phân công nhiệm vụ rõ ràng Mỗi kế toán viên
Đội ngũ kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh hiệu quả của công ty, cung cấp thông tin chính xác và kịp thời Sự hỗ trợ này là cần thiết cho việc ra quyết định, tổ chức sản xuất kinh doanh, và hoạch định chiến lược phát triển ổn định cho cán bộ và nhân viên toàn công ty.
3.1.2.Công tác kế toán tiền lương v à các khoản trích theo lương
Công ty thực hiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách hợp lý và chính xác, kết hợp giữa số lượng sản phẩm và thời gian làm việc của người lao động Việc thanh toán lương được thực hiện đúng kỳ hạn và hợp lý, với các sổ sách kế toán được thiết kế phù hợp với chế độ quy định Các quy định trong luật lao động về tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT, và chế độ nghỉ ngơi đều được chú trọng, giúp công nhân viên vượt qua khó khăn qua các khoản trợ cấp kịp thời Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20% tổng quỹ lương cơ bản, trong đó 15% do đơn vị nộp và 5% do người lao động đóng góp Tỷ lệ trích BHYT là 3%, với 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh và 1% trừ vào thu nhập của người lao động.
Công ty TNHH công nghệ TSBK chỉ sử dụng một quỹ lương duy nhất, đó là quỹ lương thực tế Tất cả các khoản trích được tính dựa trên tổng quỹ lương thực tế, và những khoản này phải được ghi rõ trên bảng thanh toán lương của từng phòng ban cho công nhân viên.
Công ty đã cải tiến quy trình trích BHXH, BHYT vào bảng thanh toán lương, giúp giảm bớt sự phức tạp trong việc quản lý sổ sách chứng từ Đây là một phương pháp phù hợp cho việc sử dụng kế toán máy Tuy nhiên, phần lớn bộ phận kế toán thống kê vẫn thiếu máy vi tính, gây khó khăn trong việc triển khai công tác kế toán một cách hiệu quả và chính xác.
3.1.3 Một số thuận lợi và khó khăn của công ty
Công ty TNHH Công nghệ TSBK đã áp dụng hệ thống trả lương dựa trên hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của từng xưởng, giúp các xưởng tự chủ trong việc hạch toán chi trả lương cho người lao động Công ty cũng thực hiện mức lương tối thiểu nhằm đáp ứng nhu cầu chi phí sinh hoạt ngày càng tăng Đặc biệt, vào dịp cuối năm, tiền lương của người lao động tăng cao hơn nhờ doanh thu lớn, tạo điều kiện cho họ có thêm chi tiêu và yên tâm công tác tại công ty.
Kể từ khi thành lập, Công ty TNHH Công nghệ TSBK đã xây dựng được uy tín và niềm tin từ khách hàng trong và ngoài nước Nhằm đáp ứng yêu cầu cấp bách của nền kinh tế thị trường, công ty chú trọng đến tổ chức và bộ máy quản lý, giúp đứng vững trong môi trường cạnh tranh tự do Bộ máy kế toán tinh gọn và phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty cũng như nền kinh tế Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc đưa Công ty TNHH Công nghệ TSBK tiến vào thế kỷ 21.
Công ty sở hữu đội ngũ cán bộ công nhân viên đông đảo, chủ yếu là những người có trình độ đại học, sẵn sàng đáp ứng nhu cầu thị trường và xã hội hiện đại Lực lượng lao động trẻ, năng động và sáng tạo này hoàn toàn phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty.
Công ty có quy mô làm việc rõ ràng, giúp đảm bảo chất lượng công việc hoàn thành tốt Tuy nhiên, việc để xưởng tự hạch toán kinh doanh dẫn đến thu nhập không đồng đều giữa các xưởng, gây tâm lý bất ổn cho người lao động Sự chênh lệch lương giữa công nhân cùng bậc và số năm công tác ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo sản xuất, làm giảm lợi nhuận và tính trung thực trong báo cáo kinh doanh Để duy trì doanh thu và hiệu quả sản xuất cao, công ty cần thiết lập mức lương hợp lý và chế độ đãi ngộ thỏa đáng, tạo sự yên tâm cho người lao động trong công việc.
Một số phương hướng và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH công nghệ TSBK
Công ty TNHH Công nghệ TSBK đã nỗ lực không ngừng trong hơn 3 năm qua để đạt được thành công, hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu kế hoạch và đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên Tuy nhiên, thách thức trong tương lai sẽ gia tăng với sức cạnh tranh cao hơn, do đó công ty dự kiến trang bị thêm máy móc hiện đại để đáp ứng nhu cầu thị trường Đồng thời, công ty đang xem xét các giải pháp hiệu quả trong việc triển khai kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, nhằm đảm bảo độ chính xác cao và nâng cao thu nhập cho người lao động Dựa trên những nhận xét từ thời gian thực tập tại công ty, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại TSBK.
Việc chấm công cần được thực hiện một cách chặt chẽ đối với đội ngũ lao động gián tiếp hưởng lương theo ngày công Cần nêu rõ các trường hợp như đi mu
Công ty cần tập trung vào việc đào tạo nhân lực, đặc biệt là đội ngũ cán bộ kế toán, thông qua các quỹ đầu tư phát triển Việc hạch toán kịp thời, chính xác và đầy đủ thu nhập của cán bộ nhân viên là rất quan trọng Đồng thời, quản lý lao động cần được thực hiện một cách chi tiết về số lượng và chất lượng, nhằm đảm bảo mức thu nhập phản ánh đúng năng lực của từng nhân viên.
Việc hoàn thiện công tác kế toán tiền lương là việc làm cần thiết và đòi hỏi được tiến hành ngay dựa trên những phương hướng:
Để đảm bảo công bằng cho người lao động, công ty cần tính toán chính xác và đầy đủ các khoản thu nhập của cán bộ nhân viên Việc xây dựng hình thức trả lương theo thời gian và hệ số quy định cho từng thành viên cần đi kèm với quy định rõ ràng về mức lao động và thưởng cho từng đối tượng, cấp bậc và công việc Ngoài tiền lương, các khoản phụ cấp khác cũng được quy định thông qua các đợt thi đua, đánh giá hoàn thành nhiệm vụ, nhằm đảm bảo phần thưởng xứng đáng cho những cán bộ nhân viên thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Phòng kế toán của công ty cần thực hiện công tác hạch toán báo sổ một cách nghiêm túc hơn, đặc biệt trong việc lập các sổ theo dõi như sổ quỹ và sổ theo dõi thanh toán.
Hình thức trả lương hợp lý đóng vai trò quan trọng trong việc khuyến khích công nhân viên nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản xuất Việc tăng lương hợp lý kết hợp với các chính sách đãi ngộ kịp thời sẽ tạo động lực tích cực cho người lao động, giúp họ gắn bó trách nhiệm với công ty, đồng thời đảm bảo độ tin cậy với bạn hàng và mở rộng thị trường.