3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Happo và phương hướng hoàn thiện
3.1.1. Ưu điểm đạt được tại Công ty cổ phần Happo
Trong quá trình hình thành và phát triển của mình, Công ty cổ phần Happo đã đạt được nhiều thành tựu to lớn. Với sự nỗ lực phấn đấu của tập thể cán bộ công nhân viên và ban lãnh đạo, Công ty đã dần lớn mạnh cả về quy mô lẫn chất lượng, tạo công ăn việc làm cho nhiều lao động góp phần không nhỏ vào Ngân sách Nhà nước. Với việc vận dụng sáng tạo, có hiệu quả các quy luật kinh tế thị trường đồng thời thực hiện chủ trương cải tiến quản lý kinh tế và các chính sách kinh tế của Nhà nước, Công ty khẳng định vị thế của mình trên thị trường. Công ty luôn tìm cách tiếp cận thị trường mở rộng quy mô kinh doanh, thu hút khách hàng ký các hợp đồng kinh doanh về các sản phẩm như tôn, thép, bulong, ốc vít…các vật liệu xây dựng.
Tuy mới được thành lập nhưng Công ty có một mô hình bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tương đối hoàn chỉnh, hoạt động có hiệu quả. Việc quản lý kinh doanh theo các tổ, đội, nhóm, với sự giám sát của Phó Giám đốc Công ty - Nguyễn Đức Cường khiến tiến độ kinh doanh luôn được đảm bảo hoàn thành hay vượt kế hoạch, chất lượng sản phẩm được nâng cao. Điều này đóng góp rất lớn trong sự thành công của Công ty Happo.
Với quan điểm con người là yếu tố quyết định nên công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của Công ty được quan tâm chú trọng.
Việc tính toán, hạch toán và thanh toán các khoản trích theo lương, tiền thưởng,…đầy đủ và kịp thời. Ngoài ra, Công ty luôn có chính sách khuyến khích tinh thần làm việc của người lao động. Cụ thể như sau:
- Về bộ máy kế toán của Công ty:
Do loại hình là một công ty cổ phần, các bộ phận trong công ty cần gọn nhẹ, nên bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức gọn nhẹ, phù hợp với yêu
cầu của quản lý. Chức năng, trách nhiệm của từng thành viên trong bộ máy kế toán được phân công rõ ràng, thống nhất, hợp lý tạo điều kiện cho công tác hạch toán kế toán tại Công ty được thực hiện một cách nhanh, gọn. Đội ngũ kế toán của Công ty đều được đào tạo chuyên nghiệp, trình độ từ cao đẳng trở lên và có kinh nghiệm trong các lĩnh vực thương mại. Khối lượng công việc của Công ty không nhiều, tuy nhiên vào giai đoạn cuối năm thì khối lượng công việc lại tăng nhiều hơn, nhưng công tác kế toán của Công ty vẫn hoàn thành đúng tiến độ và đảm bảo tính đúng đắn trọng yếu của các thông tin kế toán. Điều này góp phần cho hoạt động kinh doanh của Công ty thông suốt và phát triển tốt trong những năm qua. Có được điều đó là nhờ sự chỉ đạo sâu sát của Kế toán trưởng và sự đồng thuận của đội ngũ nhân viên kế toán. Phòng Tài chính - kế toán không chỉ có trách nhiệm thu thập và xử lý các thông tin kinh tế, tài chính mà Kế toán trưởng còn trực tiếp tìm nguồn đầu tư và vay vốn trong các hoạt động đầu tư của Công ty. Rõ ràng vai trò của Phòng Tài chính - kế toán là rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của Công ty.
Trong công tác kế toán, Công ty đảm bảo thực hiện tốt các nguyên tắc, chế độ do Nhà nước quản lý.
Các nhân viên kế toán đều tập trung vào một phòng kế toán nên thuận lợi cho việc luân chuyển chứng từ kịp thời. Công việc trong các nghiệp vụ kinh tế được phân công rõ ràng, có khoa học tạo điều kiện xử lý số liệu nhanh chóng, kịp thời, nhịp nhàng, trôi chảy.
Trình độ chuyên môn của nhân viên phòng kế toán khá tốt, sử dụng thành thạo máy vi tính và các phần mềm Microsoft office. Mặt khác, các kế toán viên còn hiểu biết về ngành nghề kinh doanh vật liệu xây dựng của Công ty, được bố trí phù hợp với năng lực của từng người và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Nhờ đó công việc kế toán được tiến hành nhanh chóng, chính xác.
Việc đào tạo, nâng cao trình độ của đội ngũ kế toán luôn được ban giám đốc Công ty quan tâm, chú trọng. Hiện nay, để phù hợp với sự thay đổi của công tác kế toán phù hợp với những quy định mới của Nhà nước và tình hình mới của Công ty, Công ty thường xuyên tổ chức cho nhân viên học tập nâng cao trình độ chuyên môn đồng thời chủ động cập nhật các thay đổi của hệ
thống văn bản pháp luật liên quan về các vấn đề kế toán như các văn bản về Thuế, để nhân viên nắm rõ hơn công việc mình làm, nâng cao năng lực tổ chức quản lý cho đội ngũ kế toán.
Công ty chọn hình thức kế toán tập trung, hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung kết hợp kết hợp với tính toán và xử lý số liệu trên phần mềm Microsoft office, rất phù hợp với quy mô địa bàn hoạt động. Do đó, đảm bảo được sự tập trung thống nhất chặt chẽ, đảm bảo việc tiết kiệm công sức cho nhân viên nhưng mang lại hiệu quả kinh tế cao, giúp cho nhân viên kế toán cung cấp thông tin nhanh chóng, nâng cao chất lượng kế toán.
- Về hệ thống chứng từ kế toán:
Công ty sử dụng các mẫu chứng từ, biểu mẫu báo cáo theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Mở và theo dõi đầy đủ các sổ sách, bảng biểu trong hạch toán tiền lương. Thực hiện trích các khoản trích theo lương đùng tỷ lệ quy định.
Chứng từ kế toán là tài liệu chứng minh tính có thật của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại Công ty nên được tổ chức lưu trữ cẩn thận tại Phòng Tài chính - kế toán, phục vụ cho các cuộc kiểm tra, kiểm toán, khẳng định tính chính xác của nghiệp vụ phát sinh.
Việc luân chuyển chứng từ được tổ chức một cách khoa học, thống nhất và có sự phối hợp nhịp nhàng ăn khớp với nhau giữa các bộ phận giúp cho kế toán tổng hợp dễ dàng tổng hợp đối chiếu số liệu. Việc thống nhất quy trình luân chuyển chứng từ giúp tránh tình trạng bỏ sót thông tin, thất thoát vốn của Công ty.
- Về hệ thống tài khoản:
Hệ thống tài khoản sử dụng trong quá trình hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo đúng qui định của Bộ Tài Chính. Điều này giúp việc hạch toán các chi phí về nhân công phát sinh tại Công ty được chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định đúng chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm cũng như việc xác định kết quả kinh doanh được phản ánh đầy đủ, chính xác hơn.
- Về hệ thống sổ sách kế toán:
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Đây là hình thức đơn giản trong việc hạch toán, giúp công tác tổ chức hạch toán kế toán trở nên dễ dàng hơn. Hơn nữa đây cũng là hình thức sổ được nhiều Công ty tại Việt Nam áp dụng nên có thể so sánh kết quả của các Công ty trong cùng ngành nghề kinh doanh.
Hệ thống sổ sách hạch toán tiền lương của Công ty đầy đủ theo đúng hệ thống sổ sách của hình thức hạch toán Nhật ký chung tiện cho việc vào sổ và lên Báo cáo kế toán. Việc ghi chép sổ sách được thực hiện thường xuyên và vào sổ chính xác, đầy đủ các chứng từ liên quan tới tiền lương và các khoản trích theo lương đã chuyển về phòng, việc cộng sổ kiểm tra số liệu cũng được các nhân viên kế toán tiến hành hàng tháng, quý. Do vậy sự chính xác của các số liệu kế toán vào sổ đảm bảo độ chính xác cao.
Nhờ những ưu điểm trong việc vận dụng hệ thống kế toán cũng như đội ngũ kế toán linh hoạt, năng động mà công việc hạch toán tiền lương của Công ty cũng được vận dụng đơn giản hơn, đem lại những thành công lớn cho Công ty.
- Về công tác tổ chức và tính lương:
Với quan điểm con người là yếu tố quyết định lên hàng đầu, bởi vậy trong công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán Công ty luôn cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, hoàn thành đúng thời hạn, kịp thời hỗ trợ các phần hành có liên quan.
Phòng Tài chính – kế toán của Công ty được tổ chức khá hoàn chỉnh với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, trình độ vững vàng, đáp ứng được yêu cầu công việc. Việc quản lý trong nội bộ Phòng Tài chính – kế toán hiệu quả và phù hợp với yêu cầu quản lý.
Công ty đã áp dụng hình thức trả lương một cách hợp lý, linh hoạt gắn với từng loại hình công việc, phân phối và sử dụng riêng lương thành đòn bẩy kinh tế kích thích kinh doanh phát triển. Bộ phận kế toán đã hoàn thành việc thanh toán tiền lương rất cụ thể, chính xác đáp ứng nhu cầu của người lao động. Việc trả tiền lương thực hiện đúng theo các quy định hiện hành của Nhà
nước về các chế độ BHXH, BHYT,…Đảm bảo quyền lợi trực tiếp cho người lao động.
Đối với bộ phận lao động gián tiếp trả lương theo sản phẩm, gắn lợi ích của người lao động với kết quả lao động của tập thể. Đối với bộ phận trực tiếp thì tính lương theo thời gian. Việc tính lương phản ánh trình độ của người lao động (Thể hiện qua tiền lương cơ bản mà họ nhận được) và hiệu quả làm việc của từng người, Công ty trả lương theo tháng, mỗi tháng có tạm ứng 1 lần.
Với mức lương ổn định và tăng dần đã làm cho người lao động thực sự tin tưởng và gắn bó với Công ty. Cùng với sự điều hành của Ban lãnh đạo cũng như sự lao động hiệu quả của Phòng Tài chính – kế toán, các công việc kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương luôn đảm bảo sự công bằng hợp lý, chính xác đã làm cho người lao động yên tâm lao động, nhiệt tình hăng say trong công việc, khuyến khích được tinh thần, nâng cao trách nhiệm của họ trong công việc. Do vậy, Công ty đã ngày càng phát triển hơn và đời sống người lao động đảm bảo và nâng cao hơn.
3.1.2. Hạn chế còn tồn tại ở Công ty cổ phần Happo
Bên cạnh những thành tựu xứng đáng mà Công ty đã đạt được, công tác tổ chức tiền lương còn có những tồn tại cần phải giải quyết. Những tồn tại đó thể hiện ở các khâu của công việc kế toán:
- Về bộ máy kế toán của Công ty:
Trong khi số lượng nhân viên trong phòng Tài chính – kế toán có 8 người thì đội ngũ kế toán của Happo hiện nay chỉ chiếm 4 người, khối lượng công tác kế toán lại khá lớn nên mỗi kế toán viên phải kiêm nhiều nhiệm vụ.
Do vậy, để hoàn thành được công việc đội ngũ kế toán phải nỗ lực hết sức, làm việc liên tục.
Công ty gồm nhiều bộ phận, phòng ban chức năng và do đó, cách quản lý cũng khác nhau. Tuy nhiên khi tiến hành hạch toán tiền lương, Công ty không mở các tài khoản chi tiết riêng cho các bộ phận, phòng ban mà chỉ phản ánh qua một tài khoản chung. Như vậy, gây khó khăn khi muốn xem xét tình hình lao động , tiền lương của từng bộ phận cụ thể. Đồng thời, với cách phản
ánh không chỉ tiết như vậy công tác hạch toán tiền lương cũng không hỗ trợ được nhiều cho công tác quản lý lao động.
Hơn nữa Phòng Tài chính – kế toán không chỉ phụ trách công tác kế toán tài chính mà còn kiêm cả kế toán quản trị. Chứng tỏ sự không chuyên trong tổ chức kế toán tại Công ty. Đây cũng là tình trạng chung của hệ thống kế toán tại các doanh nghiệp hiện nay ở nước ta. Điều này làm cho công tác kế toán quản trị có phần chính xác không cao, đôi khi có thể đưa ra các phương án kinh doanh chưa đúng đắn, gây thất thoát cho Công ty.
- Về mặt hệ thống chứng từ:
Chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty được lưu trữ theo TK 334 và TK 338. Hình thức lưu trữ này giúp Công ty dễ dàng kiểm tra, theo dõi bởi chúng có liên quan đến nhau. Tuy nhiên nếu xảy ra tình trạng mất hoặc bỏ sót chứng từ thì công việc phát hiện là rất khó.
Quy trình luân chuyển chứng từ còn chậm nên không chỉ ảnh hưởng tới việc cung cấp số liệu cho Công ty mà còn ảnh hưởng tới tính chính xác của số liệu trên chứng từ, từ đó các thông tin tài chính kế toán đưa ra cũng vì thế mà chưa đảm bảo độ tin cậy cao.
- Về mặt hệ thống tài khoản:
Hiện nay Công ty áp dụng QĐ48 của Bộ tài chính – quyết định áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hệ thống tài khoản này ít hơn, không đa dạng so với QĐ15 – quyết định mới hiện nay, áp dụng cho các doanh nghiệp lớn.
Mặt khác do quá trình luân chuyển chứng từ tương đối chậm và kế toán vào sổ chậm nên các nghiệp vụ về tiền lương không được cập nhật thường xuyên vào hệ thống sổ kế toán.
- Về công tác tổ chức và tính lương:
Tiền lương mà người lao động nhận được phụ thuộc vào hiệu quả làm việc của từng người. Công tác đánh giá này còn mang tính chủ quan do Công ty chưa xây dựng được những tiêu chí đánh giá phù hợp với tình hình chung của Happo. Toàn bộ việc chấm công cho bộ phận trực tiếp gia công được thực hiện tại xưởng sau đó gửi lên Phòng Tài chính - kế toán Công ty để thực hiện tính lương, tính thưởng và các khoản trích theo lương. Điều này giúp
công việc kế toán tiền lương giảm bớt, song không thể kiểm tra tính tính chính xác trong việc tính lương và các khoản trích theo lương của từng công nhân sản xuất do chỉ nắm bắt được tổng số. Vậy nên có thể có những sai sót mà kế toán không thể nắm bắt và phát hiện kịp thời.
Ngoài ra, Công ty vẫn chưa có chế độ tính lương làm thêm ngoài giờ của bộ phận văn phòng cho phù hợp. Hiện nay, việc làm thêm ngoài giờ vào các ngày nghỉ thứ 7, chủ nhật đơn giá ngày công cần được tính với hệ số cao hơn đơn giá ngày thường nhưng Công ty vẫn chưa có chế độ đó.
- Về hạch toán các khoản trích theo lương:
Mặc dù Công ty đã thực hiện đúng chế độ trích các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, nhưng Công ty chưa có chế độ trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm cho công nhân viên tại Công ty.
Việc hạch toán các khoản trích theo lương, Công ty chưa lập sổ để theo dõi riêng tình hình trích lập, sử dụng và nộp cấp trên nên gây hạn chế cho việc quản lý các khoản trích này.
- Về tình hình quản lý và sử dụng lao động tại Công ty:
Hiện nay Công ty chưa chú ý lắm đến chuyện nâng cao tay nghề, trình độ chuyên môn của người lao động, chủ yếu là ở bộ phận gia công. Điều này sẽ là một khó khăn cho Công ty khi thay đổi dây chuyền máy móc, ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, Công ty chưa tính đến kinh nghiệm làm việc của người lao động. Để Công ty luôn phát triển cũng rất cần những người có kinh nghiệm và để người lao động với kinh nghiệm của mình, tránh bị những công ty khác săn đón, Công ty cần có những chính sách để níu giữ họ mà thực tế và hiệu quả đó là thể hiện qua chính sách lương và thưởng.
Chính sách thưởng của Công ty còn khá nghèo nàn. Hiện nay chính sách thưởng trong lương của Công ty cho người lao động chỉ dựa theo số ngày công mà họ đi làm và doanh số đạt được. Dựa trên số ngày công, điều này chỉ khuyến khích người lao động chịu khó đi làm đầy đủ chứ việc nâng cao hiệu quả công việc chưa cao. Trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, Công ty tất nhiên thưởng phải dựa trên doanh số đạt được, tuy nhiên bộ phận kỹ thuật cũng nên được thưởng, bởi vì nếu họ đưa ra sang kiến làm tăng hiệu quả hoạt