2.2. Kế toán tiền lương tại Công ty cổ phần Happo
2.2.3. Tài khoản sử dụng
Tài khoản được sử dụng để hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng và tình hình thanh toán với người lao động là tài khoản (TK) 334 – Phải trả người lao động. Tài khoản này phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với người lao động về lương và các khoản khác ngoài lương như
BHXH, các khoản khác phải trả cho người lao động. Tài khoản này có kết cấu như sau:
Bên Nợ: - Phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã ứng trước cho người lao động
- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của người lao động
Bên Có: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác thực tế phải trả cho người lao động.
Số dư bên Có: Phản ánh các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phải trả cho người lao động.
Trường hợp cá biệt, TK 334 có thể có số dư bên Nợ phản ánh số tiền đã trả quá số tiền phải trả người lao động.
TK 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: thanh toán lương và thanh toán các khoản khác.
TK 334 không chi tiết
TK 334 “Phải trả công nhân viên”: Phản ánh các khoản phải trả và thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên..
2.2.3. Quy trình kế toán tại Công ty cổ phần Happo.
Công việc tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động được thực hiện tại phòng tài chính – kế toán của Công ty. Thời gian để tính lương, tính thưởng và các khoản phải trả cho người lao động là hàng tháng. Căn cứ để tính là các chứng từ theo dõi thời gian lao động, kết quả lao động và các chứng từ khác liên quan như giấy nghỉ phép… Tất cả các chứng từ trên đều được kêt toán kiểm tra trước khi tính lương, tính thưởng và phải đảm bảo những yêu cầu của chứng từ.
Muốn tính được tính tiền lương phải trả cho người lao động, thì kế toán đầu tiên cần phải căn cứ vào bảng chấm công mà kế toán và trưởng phòng mỗi phòng ban tổng hợp hàng ngày
Bảng chấm công của văn phòng
Bảng chấm công của các trưởng phòng
Nhân viên kế toán kiểm tra đối chiếu 2 bảng chấm công và lập ra bảng thanh toán lương
Kế toán trưởng kiểm tra và ký xác nhận
Giám đốc kiểm tra và ký xác nhận
Kế toán viết phiếu chi thành 2 liên
Thủ quỹ tiến hành xuất tiền và trả lương
Kế toán ghi sổ
Sơ đồ 2:Sơ đồ luân chuyển chứng từ tiền lương
Cuối tháng nhân viên văn phòng và các trưởng phòng tổng hợp và nộp bảng chấm công lên phòng kế toán. Kế toán kiểm tra đối chiếu các chứng từ của 2 bảng chấm công và các chứng từ khác kèm theo như bảng đi công tác và ngoài giờ… Sau khi đối chiếu kế toán lập ra bảng thanh toán tiền lương.
Sau đó chuyển lên kế toán trưởng xem xét và ký xác nhận. Sau đó giấm đốc kiểm tra và ký xác nhận. chuyển bảng thanh toán lương về phòng kế toán để kế toán viết phiếu chi. Sau đó chuyển phiếu chi và bảng lương cho thủ quỹ để thủ quỹ tiến hành xuất tiền và trả lương chi nhân viên. Khi tiến hành trả lương thủ quỹ phải lấy chữ ký của người nhận lương. Sau đó bảng bảng thanh toán tiền lương và phiếu chi trả về kế toán lương tiến hành vào các sổ.
Bảng 2.1
BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 08 năm 2010
Bộ phận bán hàng
STT Họ và tên Ngạch lương
Ngày trong tháng Quy ra công
SC lương
thời gian
SC nghỉ hưởng 100%
SC Hưởng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 BHXH
A B C D E G
1 Nguyễn Thị Tươi 2,34 + + + + + + + + + + + + + + + + + P P + + + + + + + 24 2 0
2 Cao Văn Tuấn 2,96 + + + + + + + + H + + + + + + + + + + + + + + + + + 25 1 0
3 Lý Thị Linh 2,57 + + + + + + + + H + + + + + + CÔ Ô Ô + + + + + + + + 22 1 3
4 Phùng Văn Sơn 2,34 + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26 0 0
5 Nguyễn Thị Mai 3,27 + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26 0 0
Cộng 123 4 3
Lương thời gian: + Tai nạn : T Thai sản: TS Ôm điều dưỡng: Ô Nghỉ phép: P
Con ốm : CÔ Hội nghị, học tập: H
BẢNG CHẤM CÔNG TÁC VÀ NGOÀI GIỜ Tháng 8 năm 2010
Bộ phận bán hàng
STT Họ và tên Ngày trong tháng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
A B
1 Nguyễn Thị Tươi + + +
2 Cao Văn Tuấn + +
3 Lý Thị Linh + +
4 Phùng Văn Sơn + +
5 Nguyễn Thị Mai + +
Người chấm công Giám đốc
( ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
DANH SÁCH NHÂN VIÊN ĂN TRƯA Tháng 8- 2010
STT Họ và tên Ngày trong tháng Tổng
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
A B
1 Nguyễn Quốc Tuấn + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26
2 Lý Đức Hùng + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26
3 Hoàng Quốc Việt + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26
4 Phan Đình Tuấn + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26
… …. …
Sau khi căn cứ vào bảng chấm công, bảng chấm công tác và ngoài giờ và danh sách nhân viên ăn trưa. Kế toán tổng hợp lại và tính tiền lương cho nhân viên rồi tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương.
Tuy nhiên để đảm bảo cho đời sống của nhân viên, nên Công ty có đưa ra quy định về tạm ứng tiền lương cho nhân viên. Sau khi làm đến ngày thứ 10 trong tháng, thì nhân viên nào có nhu cầu tạm ứng làm giấy đề nghị tạm ứng. Số lần tối đa tạm ứng trong tháng là 3 lần, với tổng số tiền không quá tiền lương cơ bản trong tháng.
Công ty cổ phần thương mại xuất nhập khẩu và xây dựng Happo
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập – tự do – hạnh phúc
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Ngày ..14..tháng...08....năm.2011...
Số...
Kính gửi:...Giám đốc và trưởng phòng kế toán Công ty cổ phần Happo
Tên tôi là:.Cao Văn Tuấn...Địa chỉ : Bộ phận bán hàng...
Đề nghị tạm ứng số tiền :....600.000 Đồng...
Bằng chữ....(Sáu trăm nghìn đồng)
Lý do tạm ứng :...Tạm ứng lương tháng 8...
Thời hạn thanh
toán :...
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Phụ trách bộ phận Người đề nghị thanh toán
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Cuối tháng thì tiến hành tổng hợp lại tiền tạm ứng lương và lập bảng tông hợp tiền tạm ứng.
Bảng 2.4
BẢNG TỔNG HỢP TẠM ỨNG LƯƠNG Tháng 8 năm 2010
Đơn vị tính: Đồng
STT Họ và tên Số tiền Ký nhận
1 Cao Văn Tuấn 600.000
2 Nguyễn Ánh Tuyết 500.000
3 Lê Thị Hồng 600.000
4 Phùng Khắc Việt 500.000
5 Bùi Văn Long 700.000
.. .... ... ...
Cộng 10.750.00
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Mười triệu bảy trăm năm mươi nghìn đồng chẵn
Ngày 15 tháng 9 năm 2010 Người lập TP Tài chính – Kế toán Giám đốc
(Đã ký) (Đã ký) (Đã ký)
Bảng 2.5
BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 08 năm 2010
ST
T Họ và tên Chức
vụ
Lương chính Phụ
cấp khác
Tổng số Tạm ứng
Các khoản khấu trừ vào lương Còn lại được lĩnh
SC
Hệ số
lương Lương TT BHXH(6%) BHYT(1,5%) BHTN(1%) Cộng Số tiền Ký nhận
1 Nguyễn Thị Tươi
TP 27 2.34 730,000 0.34 2,031,646 600,000 121,899 30,475 20,316 172,690 1,258,956
2 Cao Văn Tuấn
PP 27 2.34 730,000 0.26 1,971,000 500,000 118,260 29,565 19,710 167,535 1,303,465
3 Lý Thị Linh
NV 25 2.34 730,000 0.24 1,810,962 600,000 108,658 27,164 18,110 153,932 1,057,030
4 Phùng Văn Sơn
NV 28 1.78 730,000 0.2 1,556,585 93,395 23,349 15,566 132,310 1,424,275
5 Nguyễn Thị Mai
NV 28 1.78 730,000 0.2 1,556,585 93,395 23,349 15,566 132,310 1,424,275
Tổng 135 3,650,000 8,926,777 1,700,000 535,607 133,902 89,268 758,776 6,468,001
Tổng số tiền(viết bằng chữ): (Sáu triệu bốn trăm sáu tám nghìn, không trăm không một đồng)
Người lập phiếu Kế toán trưởng Ngày….tháng….năm 2010
Bảng 2.6.
BẢNG TỔNG HỢP TIÊN LƯƠNG THEO BỘ PHẬN SỬ DỤNG Tháng 8 -2011
STT Phòng ban Số tiền Ký nhận
1 Phòng kinh doanh 17,238,955
2 Phòng tài chính - kế toán 24,981,238
3 Phòng kỹ thuật 13,985,769
4 Tổ đội công nhân 76,890,145
Tổng 133,096,107
Kế toán Giám đốc
(ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
PHIẾU CHI
Ngày 31 tháng8 năm 2010 Nợ TK: 334
Có TK: 111 Họ tên người nhận tiền : Lê Thị Huyền Trang Địa chỉ: Phòng kế toán
Lý do chi: trả lương tháng 9 cho đội gia công Số tiền: 34,450,000
Viết bằng chữ: (ba mươi tư triệu bốn trăm năm mươi nghìn đồng chẵn) kèm theo một chứng từ gốc.
Đã nhận đủ số tiền: 34,450,000
Ngày 31 tháng 08 năm 2010 Giám đốc
(Ký, họ tên)
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Người lập phiếu (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (Ký, họ
tên)
Người nhận tiền (Ký, họ tên)
Hạch toán tổng hợp thanh toán với người lao động được khái quát lên thành sơ đồ như sau:
Sơ đồ 3: Sơ đồ kế toán tài khoản 334
TK 333
TK 334
TK 335
TK 3383
TK431
641,642,154 338, 141
111, 112
Khấu trừ thuế thu nhập
Phải trả tiền lương nghỉ phép
Của công nhân SX nếu trích trước
Khấu trừ vào lương
BHXH phải trả người lao động
Thanh toán tiền lương
Tiền thưởng phải trả cho Người lao động
Tiền lương phải trả cho nhân viên
Hàng tháng kế toán theo dõi ngày công lao động của nhân viên trong công ty bằng bảng chấm công. Dựa vào bảng chấm công kế toán tiến hành tính các khoản lương, thưởng phụ cấp cho nhân viên công ty.
Việc hạch toán tiền lương tại Công ty được thực hiện theo hình thức Nhật ký chung theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Quy trình kế toán
Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ…
Bảng thanh toán tiền lương và bảng thanh toán tiền thưởng
Bảng tổng hợp tiền lương và tiền thưởng theo bộ phận sử dụng
Sổ nhật ký chung Sổ chi tiết TK334
Sổ cái TK 334
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng 2.7 SỔ CHI TIẾT
Tài khoản: Phải trả công nhân viên - 334 ĐVT: VND
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TK đối
ứng
Số phát sinh Số dư
Số hiệu Ngày
tháng
Nợ Có
Nợ Có
Số dư đầu kỳ 125.548.500
30/9 BTTTL 30/9 Tính ra tiền lương của lao động gia công 156 34.450.000
30/9 BTTTL 30/9 Tính ra tiền lương của NVQLDN 642 15.670.000
... .... ... ... ... ...
30/9 BTTTL 30/9 BHXH phải trả cho người lao động 3383 5.335.700
30/9 BTTTL 30/9 Thanh toán tiền lương cho người lao động 111 48.230.500 ...
30/9 30/9 Trích các khoản khấu trừ vào lương người lao
động 338 2.430.300
Cộng phát sinh trong kỳ 50.660.800 60.535.400
Cộng luỹ kế từ đầu quý 156.448.995 85.738.500
Số dư cuối kỳ 54.838.005
Ngày tháng năm 2010
Người lập bảng Trưởng phòng Tài chính – Kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG Năm 2010
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải Đã
sổ cáighi
hiệuSố khoản tài
Số phát sinh
Số Ngày
tháng Nợ Có
…. …..
5/9/2011 BTTTL Thanh toán tiền lương cho người
lao động bằng Tiền mặt 334
111 48,230,500
48,230,500
….
16/9/2011 GĐNTƯ Nhân viên tạm ứng tiền lương 141
111
10,750,000
10,750,000
….
30/9/2011 Tính ra lương phải trả cho công
nhân gia công 156
334 34,450,000
34,450,000
30/9/2011
Tính ra lương phải trả cho nhân
viên QLDN 642
334
15,670,000
15,670,000
….
30/9/2011 Khấu trừ tạm ứng lương của người
lao động 334
141
10,750,000
10,750,000
… … …..
Kế toán trưởng Ngày…tháng…năm 2010
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Giám đốc
Bảng 2.9 SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Năm: 2010
Tên tài khoản: Phải trả công nhân viên Số hiệu: 334
Ngày tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký chung
Số hiệu TK đối ứng
Số tiền Số
hiệu
Ngày
tháng Trang sổ
STT
dòng Nợ Có
A B C D E G H 1 2
Số dư đầu năm
Số phát sinh trong tháng
30/9/2010 Tính ra lương phải trả cho NVQLDN 642 15,670,000
… …. …. …
30/9/2010 Tính ra lương phải trả cho công nhân gia công 156 34,450,000
… …. …. ….
30/9/2010 Thanh toán tiền lương cho người lao động bằng Tiền mặt 111 48,230,500
30/9/2010 Khấu trừ tạm ứng lương của người lao động 141 10,750,000
… …. …. …
Cộng số phát sinh tháng 50,660,800 60,535,400
Số dư cuối tháng 15,738,500
Cộng lũy kế từ đầu quý …. ….