Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở lý luận và các vấn đề thực tiễn, đề xuất giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc huyện Phù Mỹ, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác này. Đề tài Hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH Mộc Khải Tuyên được nghiên cứu nhằm giúp công ty TNHH Mộc Khải Tuyên làm rõ được thực trạng công tác quản trị nhân sự trong công ty như thế nào từ đó đề ra các giải pháp giúp công ty hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tốt hơn trong thời gian tới.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………./………… BỘ NỘI VỤ ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ĐẶNG QUỐC VƯƠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ MỸ, TỈNH BÌNH ĐỊNH Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CƠNG THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2023 Cơng trình hồn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS KIỀU QUỲNH ANH Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Hoàng Hiển Phản biện 2: PGS.TS Trần Xuân Bình Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm luận văn, Phân viện Học viện Hành Quốc gia khu vực Miền Trung Địa điểm: Phân viện Học viện Hành Quốc gia khu vực Miền Trung Số 201 - Đường Phan Bội Châu - Phường Trường An - TP Huế Thời gian: Có thể tìm hiểu luận văn Thư viện Phân viện Học viện Hành Quốc gia khu vực Miền Trung trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành Quốc gia PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài luận văn Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 cơng tác cơng văn, giấy tờ, Người rõ "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "Tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu công tác quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm "Ngày Lưu trữ Việt Nam" Trong thời kỳ, hoạt động quản lý nhà nước, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành nhiệm vụ tất lĩnh vực gắn liền với văn bản; điều có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Cơng tác văn thư, lưu trữ đóng vai trị quan trọng quan, tổ chức hoạt động cần thiết quản lý nhà nước; công tác phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng địa phương, nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Từng quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ riêng trình điều hành hoạt động sản sinh văn bản, giấy tờ để giải công việc hành văn giấy tờ có giá trị lưu trữ Đây văn gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cơng việc liên quan đến q trình tạo lập, quản lý, lưu giữ sử dụng văn bản, hồ sơ, tài liệu nội dung công tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc đạo, quản lý, điều hành thực chức năng, nhiệm vụ quan Nhận thấy tầm quan trọng năm qua, Đảng Nhà nước ta quan tâm ban hành nhiều văn đạo, quản lý công tác văn thư lưu trữ hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTLT như: Soạn thảo văn bản, quản lý văn đi, văn đến, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ công việc nộp lưu vào lưu trữ quan, lưu trữ lịch sử cấp; quy định bảo quản hồ sơ, tài liệu, thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… Triển khai thực nghiêm quy định yêu cầu thực tiễn địa phương; năm gần đây, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ quan tâm đến công tác quản lý nhà nước văn thư lưu trữ; trọng công tác ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ thực nhiệm vụ công tác VTLT đến quan hành chính, đơn vị nghiệp Định kỳ, tổ chức lớp bồi dưỡng cử lãnh đạo, công chức, viên chức quan tham gia bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ; thực tốt chủ trương Chính phủ ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác VTLT, sử dụng phần mềm quản lý văn đi, văn đến quản lý tài liệu lưu trữ sau chỉnh lý khoa học Mặc dù vậy, bên cạnh kết đạt công tác VTLT, văn quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc tham mưu cho UBND huyện cịn sai sót thể thức, thẩm quyền ban hành; công tác quản lý văn đi, văn đến chưa chặt chẽ; công tác ban hành Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thật vào nề nếp; hoạt động thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ chưa thực tốt, chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác VTLT bối cảnh chuyển đổi số quốc gia Vì vậy, tác giả chọn đề tài “Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định” làm đề tài nghiên cứu cho Luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chun ngành Quản lý cơng Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Về lĩnh vực Văn thư lưu trữ nước ta, năm gần có nhiều giáo trình, sách báo, cơng trình nghiên cứu, luận văn, viết khoa học nhiều phạm vi góc độ khác nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác nghiên cứu, giảng dạy áp dụng vào thực tiễn công tác văn thư lưu trữ quan, tổ chức Trong phạm vị nghiên cứu đề tài này, kể đến số như: 2.1 Về sách giáo trình - Tác giả Lưu Kiếm Thanh có 02 sách trình bày chi tiết công tác văn thư, lưu trữ “Văn phòng, văn thư lưu trữ quan Nhà nước”, xuất năm 2008 [30] giáo trình “Hành văn phịng quan nhà nước” Học viện Hành Quốc gia xuất năm 2009.[42] - Cuốn Lịch sử lưu trữ Việt Nam Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm chủ biên, xuất Sự Thật năm 2010.[36] - Cuốn Giáo trình cơng tác văn thư - Trường cao đẳng Nội Vụ Nhà xuất Lao động năm 2017, chủ biên PGS.TS Triệu Văn Cường.[16] - Cuốn “Kỹ thuật soạn thảo văn quản lý văn bản”, Nhà xuất Phương Đông, Tái năm 2014 nhóm tác giả: Trần Thị Thu Hương, Phạm Thanh Dũng, Mang Văn Thới;[31] 2.2 Về luận văn có nhóm đề tài - Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành cơng Hồn thiện cơng tác văn thư bối cảnh cải cách hành trường Đại học Văn hóa Hà Nội, tác giả Lê Thị Bích Thuận năm 2008; [41] - Luận văn Thạc sĩ Quản lý công Công tác văn thư lưu trữ UBND thành phố Buôn Mê Thuột, tỉnh Đắc Lắc tác giả Trần Thị Minh năm 2015;[32] Luận văn thạc sĩ Quản lý công Mai Hải Nam năm 2015 Học viện Hành Quốc gia có nghiên cứu đề tài “Quản lý nhà nước công tác Văn thư - Lưu trữ địa bàn thành phố Đà Nẵng” [35] - Luận văn Thạc sĩ Quản lý công Quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa bàn tỉnh Phú Yên tác giả Đặng Thị Nhung năm 2019; [33] 2.3 Về viết tạp chí chuyên ngành - Bài viết tác giả Vũ Thị Thanh Thủy “Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện – đề đặt ra:, Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam số năm 2017;[44] - Bài viết tác giả Thủy Tiên, Phòng Nội vụ quận Liên Chiểu “Tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ hành nhà nước”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, năm 2010; [45] - Bài viết Đỗ Văn Học, Phạm Nguyễn Phương Quỳnh Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam xuất số tháng năm 2013 “Quy định thực tế công tác lập hồ sơ quan, tổ chức nay” [28] Qua viết tác giả tạp chí thấy thực trạng công tác VTLT quan, tổ chức nhà nước ngày hoàn thiện qua giải pháp Vì vậy, cần có nghiên cứu để đề giải pháp đưa công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan hành chính, đơn vị nghiệp cơng lập trực thuộc cấp huyện vào thực tiễn cách thiết thực phù hợp với công phát triển hành cải cách hành bối cảnh Mục tiêu nhiệm vụ luận văn 3.1 Mục tiêu Mục tiêu nghiên cứu đề tài sở lý luận vấn đề thực tiễn, đề xuất giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước văn thư lưu trữ quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc huyện Phù Mỹ, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu công tác 3.2 Nhiệm vụ Xuất phát từ mục tiêu trên, luận văn thực nhiệm vụ cụ thể sau: - Nghiên cứu sở khoa học VTLT; - Tìm hiểu, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước VTLT quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ; - Đề xuất số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước VTLT quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ thời gian tới Đối tượng phạm vi nghiên cứu luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Quản lý nhà nước VTLT quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định - Phạm vi khơng gian: Đề tài Quản lý nhà nước VTLT quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc huyện gồm 12 quan hành đơn vị nghiệp - Phạm vi nội dung nghiên cứu: Quản lý nhà nước VTLT quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ - Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu khoảng thời gian từ năm 2020 đến năm 2022 Phương pháp luận phương pháp nghiên cứu luận văn 5.1 Phương pháp luận Nghiên cứu sở khoa học, đường lối, chủ trương Đảng, pháp luật Nhà nước công tác VTLT làm sở để đánh giá công tác địa phương, mà cụ thể huyện Phù Mỹ 5.2 Phương pháp nghiên cứu Phương pháp khảo sát, thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh, xin ý kiến chuyên gia…để thu thập, xử lý thông tin, số liệu phục vụ trình nghiên cứu kết nghiên cứu Phương pháp thu thập số liệu từ tài liệu tham khảo dựa nguồn thông tin thu thập từ tài liệu tham khảo có sẵn (Luật, Nghị định, Thơng tư, Giáo trình, giảng, cơng trình nghiên cứu…) để xây dựng sở luận nhằm chứng minh giả thuyết Riêng phương pháp điều tra xã hội học, Học viên chọn đối tượng khảo sát: Cán công chức người dân - Đối tượng điều tra cán công chức: Với số phiếu phát 150, số phiếu thu vào 150 - Đối tượng điều ta người dân: Với số phiếu phát 200, số phiếu thu vào 200 - Địa bàn nghiên cứu: huyện Phù Mỹ - Phương pháp xử lý số liệu: Xử dụng phần mềm Excel 2016 Ý nghĩa lý luận thực tiễn luận văn Trên sở kết nghiên cứu đề tài luận văn, tác giả hy vọng đóng góp số ý nghĩa lý luận thực tiễn sau: - Về mặt lý luận: Nghiên cứu góp phần vào hệ thống hóa lý luận pháp lý công tác quản lý nhà nước VTLT quan hành đơn vị nghiệp - Về mặt thực tiễn: Thông qua kết nghiên cứu góp phần đánh giá tình hình quản lý nhà nước công tác VTLT địa phương; đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng quản lý nhà nước công tác VTLT quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo, luận văn kết cấu thành chương Chương 1: Cơ sở lý luận khoa học quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện, nâng cao công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Một số vấn đề chung quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ 1.1.1 Công tác văn thư 1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Trước đây, công việc văn thư thường gọi công việc cơng văn giấy tờ Tuy nhiên, có thay đổi cách hiểu, biến thành hoạt động đảm bảo thông tin thông qua việc thực văn bản, phục vụ cho nhiệm vụ lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức kinh tế với đơn vị vũ trang nhân dân Công việc văn thư đóng vai trị quan trọng cấu quản lý, liên quan mật thiết đến hoạt động quản lý có tác động trực tiếp đến chất lượng công việc quản lý nhà nước Điều thể phần thiếu hệ thống máy quan nhà nước Tại thời điểm tại, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư tài liệu pháp luật có tính quan trọng cao lĩnh vực Trong nghị định này, quy định liên quan đến công tác văn thư việc quản lý nhà nước công tác văn thư đề ra, với việc tổ chức thực thống toàn quốc 1.1.1.2 Nội dung yêu cầu công tác văn thư a) Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư gắn liền với hoạt động tạo lập, cung cấp, xử lý, khai thác thông tin văn bản, bao gồm nội dung nghiệp vụ sau:[16] Thứ nhất, soạn thảo ban hành văn bản: Thứ hai, quản lý giải văn bản: Thứ ba, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan: Thứ tư, quản lý sử dụng dấu: 1.1.1.3 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư Một là, góp phần gìn giữ bí mật Đảng, Nhà nước quan Hai là, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công tác quản lý quan Ba là, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan Bốn là, giữ gìn đầy đủ cứ, chứng pháp lý Năm là, tạo tiền đề thực tốt công tác lưu trữ 1.1.2 Công tác lưu trữ 1.1.2.1 Khái niệm, đặc điểm ý nghĩa tài liệu lưu trữ a) Khái niệm tài liệu lưu trữ: “Tài liệu lưu trữ gốc, (bản có giá trị pháp lý gốc) tài liệu có giá trị lựa chọn từ khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, bảo quản kho lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho mục đích xã hội”.[2] 1.1.2.2 Khái niệm nghiệp vụ công tác lưu trữ a Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới trình hoạt động quản lý, hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ [2] b Nghiệp vụ công tác lưu trữ Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động bao gồm khâu nghiệp vụ thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Các nghiệp vụ thực theo trình tự logic, có liên quan ảnh hưởng chặt chẽ với nhau, tạo thành hệ thống quy trình nghiệp vụ 1.1.2.3 Vị trí, ý nghĩa cơng tác lưu trữ thống hành nhà nước đảm nhiệm chức tư pháp quan tư pháp thực hiện.[33] 1.2.2 Nội dung quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Tại Điều 34 Nghị định 30/2020/NĐ-CP có quy định nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư sau:[22] Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư Hợp tác quốc tế công tác văn thư Sơ kết, tổng kết công tác văn thư Theo Luật Lưu trữ 2011/QH13 quản lý lưu trữ sau: Trách nhiệm quản lý lưu trữ Kinh phí cho cơng tác lưu trữ Hợp tác quốc tế lưu trữ 1.2.3 Vai trò công tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý nhà nước 1.2.3.1 Trách nhiệm quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ 1.2.3.2 Trách nhiệm đạo, tổ chức, thực công tác văn thư, lưu trữ quan 1.2.3.3 Quản lý tài liệu lưu trữ sử dụng tài liệu lưu trữ quan hành nhà nước 1.2.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ Thứ nhất, quan tâm lãnh đạo: Thứ hai, chuyên môn nghiệp vụ: Thứ ba, sở vật chất phục vụ, hỗ trợ công việc: Thứ tư, ý thức động lực làm việc: 10 Tiểu kết Chương Áp dụng kiến thức từ nghiên cứu sở khoa học pháp lý quản lý nhà nước liên quan đến VTLT, ta thấy thực phần quan trọng cấu quản lý Bởi vị trí vai trò văn bản, hồ sơ tài liệu hoạt động quản lý nhà nước nói chung, quan, tổ chức riêng biệt, việc thực công tác VTLT buộc phải tổ chức quản lý cách thống nhất, không mức quản lý cấp nhà nước mà cấp nội quan Để đảm bảo công tác VTLT đảm nhiệm vị trí phát huy tối đa tác dụng nó, cần phải xây dựng biện pháp quản lý tổ chức thực thích hợp, dựa từ khoa học, pháp lý thực tiễn Điều phải thể đáp ứng yêu cầu, ngữ cảnh xu hướng phát triển chung Mục tiêu việc quản lý nhà nước liên quan đến VTLT nhằm đảm bảo quan từ Trung ương đến sở thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn việc thực cơng tác VTLT Mục tiêu hướng đến việc đảm bảo thống việc quản lý tổ chức thực nội dung nhiệm vụ liên quan đến VTLT quan, ngành cấp hành 11 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ MỸ 2.1 Khái quát chung Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ 2.1.1 Khái quát Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ Huyện Phù Mỹ huyện đồng ven biển thuộc tỉnh Bình Định, cách trung tâm hành tỉnh Bình Định khoảng 53 km phía Bắc Phía Đơng giáp biển Đơng, phía Tây giáp huyện Hồi Ân, phía Nam giáp huyện Phù Cát, phía Bắc giáp thị xã Hồi Nhơn Huyện Phù Mỹ có 556,08 km2 diện tích tự nhiên quy mô dân số 164.231 người, mật độ dân số 295 người/km2, người dân sống đô thị chiếm 11,41% sống vùng nông thôn chiếm 88,59% Có 19 đơn vị hành cấp xã trực thuộc, gồm 02 thị trấn 17 xã 2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ Hội đồng nhân dân cấp bầu ra, quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, HĐND cấp quan hành nhà nước cấp UBND huyện giải công việc theo nhiệm vụ quyền hạn quy định Luật Tổ chức quyền địa phương ngày 19 tháng năm 2015; thảo luận định theo đa số vấn đề quy định Điều 28 Luật Tổ chức quyền địa phương năm 2015 vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND cấp huyện 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ - UBND huyện gồm: 01 Chủ tịch 03 Phó Chủ tịch; 12 - Các quan hành gồm 12 phịng chun mơn: - Có 04 đơn vị nghiệp giao biên chế: 2.1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc huyện Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện thực chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực địa phương thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo ủy quyền Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật; góp phần bảo đảm thống quản lý ngành lĩnh vực công tác địa phương; chịu đạo, quản lý tổ chức, vị trí việc làm, biên chế cơng chức, cấu ngạch công chức công tác Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 2.2 Thực trạng quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan hành chính, đơn vị nghiệp huyện Phù Mỹ Công tác văn thư cơng tác lưu trữ ln có mối quan hệ gắn bó với Việc thực tốt khâu công tác văn thư tiền đề để thực tốt công tác lưu trữ Do để đánh giá quản lý nhà nước VTLT CQHC, ĐVSN thuộc UBND huyện Phù Mỹ đánh giá mặt: 2.2.1 Thực tiễn xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn văn quy phạm pháp luật văn thư, lưu trữ Thời gian qua, UBND huyện đạo quan nghiêm túc triển khai thực công tác tuyên truyền, phổ biến văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ như: tiến hành gửi văn đến phận chuyên môn để nghiên cứu triển khai, thực hiện, lông ghép phổ biến họp quan, hội nghị tập huấn Từ góp phần nâng cao ý thức, trách nhiệm đội ngũ làm công tác VTLT sử dụng làm sở pháp lý để thực hoạt động VTLT 13 52 60 40 20 20,5 Rất quan tâm 19,5 Quan tâm Ít quan tâm Khơng quan tâm Biểu đồ 2.1 Mức độ đánh giá văn đạo công tác VTLT Nguồn: Tác giả khảo sát năm 2022 Qua cho thấy UBND huyện thực số nội dung hướng dẫn, đạo công tác VTLT việc ban hành văn triển khai, tổ chức hướng dẫn thực quy định quan có thẩm quyền Tuy nhiên, kết thực hoạt động quản lý nhà nước số hạn chế, chưa thật đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác 2.2.2 Tổ chức thực quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 2.2.2.1 Đối với thực khâu nghiệp vụ văn thư Thứ nhất, soạn thảo ban hành văn Thứ hai, quản lý văn văn đến Về quản lý văn đến: Tiếp nhận văn đến; đăng ký văn đến vào sổ; trình chuyển giao văn đến; giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Bảng 2.1 Tổng hợp văn đến giai đoạn 2020-2022 STT Nội dung/ Năm Cơ quan Văn phòng HĐND UBND huyện Phòng Nội vụ huyện Phịng Tài – 2020 Công văn 2021 2022 Công văn đến 2020 2021 2022 13493 12571 13071 14387 12759 14273 273 241 253 298 389 282 326 258 310 475 412 334 14 10 11 12 13 14 15 16 quan Kế hoạch huyện Phòng Kinh tế Hạ tầng huyện Phịng Tư pháp huyện Phịng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn huyện Phịng Lao động – Thương binh xã hội huyện Phịng Văn hóa Thơng tin huyện Thanh tra huyện Phịng Y tế huyện Phịng Tài ngun Mơi trường huyện Phịng Giáo dục Đào tạo huyện Trung tâm Văn hóa – Thông tin – Thể thao huyện Ban Quản lý rừng phịng hộ huyện Trung tâm Dịch vụ nơng nghiệp huyện Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp – Giáo dục thường xuyên huyện: 418 387 377 408 477 501 302 254 218 242 296 225 472 467 446 506 511 428 486 431 453 420 427 446 177 163 184 219 258 293 192 188 351 205 179 294 233 154 317 280 274 301 274 206 269 304 208 376 684 622 597 696 734 725 249 201 236 285 247 329 276 186 221 204 233 215 283 219 250 312 364 294 491 348 412 517 592 481 Nguồn: UBND Huyện Phù Mỹ Thứ ba, lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ Thứ tư, quản lý sử dụng dấu 2.2.2.2.Đối với thực khâu nghiệp vụ lưu trữ Sau Luật Lưu trữ ban hành, theo quy định tai Khoản 1, Điều 19 “Lưu trữ lịch sử tổ chức Trung ương cấp tỉnh để lưu trữ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử”, điểm 15 Luật Lưu trữ, với quy định này, Lưu trữ lịch sử khơng cịn tổ chức cấp huyện trước Đây thay đổi có nhiều tác động đến tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ địa phương đó, cơng tác lưu trữ thực khâu nghiệp vụ lưu trữ quan hay gọi lưu trữ hành Vì vậy, việc thực khâu nghiệp vụ thể cụ thể sau: Thứ nhất, thu thập, bổ sung tài liệu Thứ hai, phân loại, chỉnh lý tài liệu Bảng 2.2 Tổng hợp hồ sơ chỉnh lý giai đoạn 2020-2022 T T Số lượng Tên quan Văn phòng HĐND UBND huyện Số hồ sơ Số hộp 42 40 25 51,5 152 1021 789 2465 283 280 176 360 22 150 139 35 773 15 Phịng Nội vụ huyện Phịng Tài – Kế hoạch huyện Phòng Kinh tế Hạ tầng huyện Phịng Tư pháp huyện Phịng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn huyện Phịng Lao động – Thương binh xã hội huyện Phịng Văn hóa Thơng tin huyện Thanh tra huyện 43 29 10 Phòng Y tế huyện 11 Phịng Tài ngun Mơi trường huyện 15 12 Phòng Giáo dục Đào tạo huyện 945 642 741 610 300 203 245 120 1064 335 12 313 93 11 13 453 385 190 681 Ghi 105 48 11 Trung tâm Văn hóa – Thơng tin – Thể thao 13 huyện 14 Ban Quản lý rừng phòng hộ huyện 15 Trung tâm Dịch vụ nông nghiệp huyện Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp – Giáo dục 16 thường xuyên huyện: Tổng cộng Số mét 77 43 77 288 91 11209 2727 Nguồn: UBND huyện Phù Mỹ 16 Thứ ba, xác định giá trị tài liệu Thứ tư, thống kê bảo quản tài liệu 2.2.2.3 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ CQHC, ĐVSN thuộc huyện Phù Mỹ sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác cán bộ, công chức UBND huyện nhu cầu đáng quan, tổ chức cá nhân Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện có trách nhiệm trực tiếp phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản Lưu trữ cấp xã 2.2.3 Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ Để thực tốt trình cải cách hành nhà nước, vai trị vị trí công tác văn thư, lưu trữ khẳng định ý nghĩa quan trọng Trên địa bàn huyện Phù Mỹ triển đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho công tác địa phương thuận lợi, hiệu 2.2.4 Bố trí, đào tạo bồi dưỡng nhân văn thư, lưu trữ 2.2.4.1 Về bố trí nhân văn thư, lưu trữ Tại Phịng Nội vụ huyện bố trí 01 cơng chức tham mưu công tác Quản lý nhà nước VTLT trực tiếp quản lý kho lưu trữ cấp huyện; trình độ: Đại học Lưu trữ - Quản trị văn phòng Tại UBND cấp huyện quan chuyên môn cấp huyện: Tổng số công chức, viên chức làm công tác văn thư: 16 người; Trong đó: 01 người làm cơng tác văn thư chuyên trách Văn phòng HĐND&UBND huyện, 15 người kiêm nhiệm Trình độ: 02 Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ; 14 Đại học chuyên ngành khác Thâm niên công tác người làm văn thư Văn phòng UBND cấp huyện 12 năm 17 Bảng 2.3 Nguồn nhân lực làm công tác VT-LT Các CQHC, ĐVSN thuộc huyện Phù Mỹ Năm 2022 Văn phòng HĐND &UBND Các quan hành chính, đơn vị nghiệp thuộc Huyện Tổn g cộng Trình độ chun mơn ĐH CĐ TC TC 1 0 15 15 0 10 Trình độ LLCT SC Chưa đào tạo 0 Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Phù Mỹ 2.2.4.2 Về đào tạo bồi dưỡng nhân văn thư, lưu trữ Đào tạo, bồi dưỡng nhiệm vụ quan trọng khâu công tác cán bộ; qua đào tạo, bồi dưỡng giúp cho người làm công tác VT-LT nắm quy định, quy trình xử lý giải công việc Thứ nhất, công tác văn thư: Thứ hai, công tác lưu trữ: Bảng 2.4 Công tác đào tạo, bồi dưỡng công tác văn thư, lưu trữ Đơn vị (Lượt) Đào tạo Bồi dưỡng Năm 2020 0 Năm 2021 0 Năm 2022 Tổng Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Phù Mỹ 2.2.5 Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức kiểm tra công tác VTLT quan, đơn vị huyện, đặc biệt UBND xã, thị trấn; nội dung kiểm tra, hướng dẫn chủ yếu tập trung vào vấn đề sau: - Triển khai văn quy phạm pháp luật văn Nhà nước quy định công tác VTLT; - Thực quy trình soạn thảo văn ban hành văn bản, - Kiểm tra công tác tổ chức, xếp công chức, người làm công tác VTLT (biên chế, trình độ, thực chế độ phụ cấp ) 18 - Xây dựng kế hoạch tổ chức thực việc thu thập hồ sơ, tài liệu giải từ năm 2015 trở (xử lý dứt điểm năm 2022) theo đạo UBND tỉnh Công văn số 1657/UBND-NC ngày 28/3/2021 việc tiếp tục thực Chỉ thị số 35/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ Chỉ thị số 01/2014/CTUBND UBND tỉnh; tổ chức nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh hủy tài liệu hết giá trị theo quy định - Ban hành văn nghiệp vụ: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; quy trình soạn thảo ban hành văn bản; Danh mục hồ sơ quan bảng thời hạn bảo quản tài liệu Bảng 2.5 Số lượng quan địa bàn huyện Phù Mỹ kiểm tra giai đoạn 2020 – 2022 Năm Số lượng quan kiểm tra 24,3 Năm 2020 2020 2021 2022 Tổng 10 27 Nguồn: Phòng Nội Vụ huyện Phù Mỹ Số lượng quan kiểm tra 21,6 Năm 272021 Năm 2022 Biểu đồ 2.2 Tỉ lệ quan địa bàn huyện Phù Mỹ kiểm tra giai đoạn 2020 – 2022 Vê nội dung kiểm tra bao gồm: Kết kiểm tra 19 2.2.6 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư - lưu trữ Bên cạnh việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu cơng tác bảo quản tài liệu đóng vai trị quan trọng; Tại kho lưu trữ CQHC, ĐVSN thuộc huyện Phù Mỹ bố trí quy định theo Thơng tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, đầu tư trang thiết bị cần thiết để đảm bảo cho việc thực nghiệp vụ bảo vệ, kiểm tra, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bảo đảm việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Kho lưu trữ cấp huyện xây dựng năm 2006 với tổng diện tích 80 m2, năm 2019 UBND huyện đầu tư xây dựng kho lưu trữ với diện tích 150 m2 bố trí trang thiết bị bảo quản đầy đủ gồm: Máy điều hoà nhiệt độ, hệ thống báo cháy tự động, thiết bị ánh sáng phịng, thiết bị thơng gió, máy hút bụi, bình chữa cháy… ln quan tâm bảo quản, giữ gìn sẽ, ngăn nắp hồ sơ kho 2.2.7 Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ Công tác sơ kết, tổng kết VTLT nhiệm vụ không phần quan trọng Qua nhằm đánh giá hiệu q trình QLNN công tác VTLT quan, đơn vị để đưa nhiệm vụ, giải pháp thời gian tới Thực tiễn thời gian qua CQHC, ĐVSN thuộc huyện Phù Mỹ, công tác sơ kết, tổng kết công tác VTLT lồng ghép vào hội nghị tổng kết cuối năm, chưa tổ chức sơ kết, tổng kết văn quy định cấp công tác VTLT thành hội nghị chuyên đề riêng biệt nên hiệu mang lại chưa cao, chưa đánh giá cụ thể thực trạng quản lý công tác VTLT huyện Phù Mỹ 2.3 Đánh giá chung thực trạng quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ huyện Phù Mỹ 2.3.1 Ưu điểm Được quan tâm, hướng dẫn nghiệp vụ Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư lưu trữ tỉnh (nay Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh), lãnh 20 đạo quan quyền cấp nhận thức vai trị, tầm quan trọng cơng tác VTLT giá trị tài liệu lưu trữ Một là, lãnh đạo quan, đơn vị đánh giá vai trị cơng tác VTLT; Hai là, lãnh đạo quyền cấp người làm VTLT trữ cấp xã ngày nhận thức rõ hơn, đầy đủ vị trí, vai trị, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu Ba là, việc quản lý đội ngũ người làm công tác VTLT huyện Phù Mỹ bước củng cố, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ Bốn là, kinh phí sở vật chất phục vụ cho công tác VTLT cấp huyện tăng cường đầu tư mua sắm theo hướng đại, đáp ứng yêu cầu quản lý công tác VTLT Năm là, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác VTLT huyện triển khai nhằm hình thành hệ thống kết nối cấp việc luân chuyển hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị Sáu là, công tác kiểm tra việc thực quy định VTLT huyện Phù Mỹ thực thường xuyên nghiêm túc Bảy là, Công chức, viên chức làm công tác VTLT quan, đơn vị quan tâm bố trí tuổi đời cịn trẻ, động, chun mơn nghiệp vụ đào tạo quy, tiếp cận nhanh với thay đổi ứng dụng đại công tác VTLT công tác chuyển đổi số 2.3.2 Hạn chế Bên cạnh kết đạt được, công tác VTLT quản lý nhà nước VTLT CQHC, ĐVSN gặp phải số hạn chế định: Một là, việc ban hành văn quản lý, đạo công tác VTLT quan, tổ chức thiếu, chưa đồng bộ… Hai là, chưa thực việc nhắc nhở, đôn đốc công tác VTLT thường xuyên dẫn đến chất lượng thực công việc chưa cao 21 Ba là, Tổ chức VTLT nhìn chung chưa kiện tồn theo quy định, đội ngũ công chức, viên chức làm công tác VTLT có nơi chưa đáp ứng yêu cầu giai đoạn Bốn là, việc thực công tác lập hồ sơ công việc nộp lưu vào lưu trữ quan chưa vào nề nếp theo trật tự quy định; Năm là, sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ nhiều đơn vị chưa đáp ứng yêu cầu; 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế Những hạn chế nêu nhiều nguyên nhân khác nhau, có nguyên nhân sau: 2.3.3.1 Nguyên nhân chủ quan 2.3.3.2 Nguyên nhân khách quan Tiểu kết Chương Kết nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước liên quan đến VTLT rằng, bối cảnh chức nhiệm vụ UBND huyện Phù Mỹ quan chuyên môn, tổ chức thuộc UBND huyện, cơng tác VTLT đóng vai trị quan trọng có tầm quan trọng việc đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, quản lý thực nhiệm vụ giao cách kịp thời hiệu Điều không ảnh hưởng tương lai ngắn hạn mà tương lai dài Bằng việc thực tìm hiểu để có nhìn rõ ràng thực trạng công tác này, với xem xét ưu điểm hạn chế, đặc biệt việc phân tích nguyên nhân dẫn đến hạn chế, xác định sở để đề xuất giải pháp cụ thể hơn, nhằm cải thiện việc quản lý nhà nước liên quan đến VTLT quan tổ chức thuộc UBND huyện Phù Mỹ thời điểm 22 Chương GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ MỸ 3.1 Phương hướng đổi quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Thực Công văn số 999/SNV-VTLT ngày 10 tháng năm 2022 Sở Nội vụ tỉnh Bình Định việc báo cáo tổng kết thực Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng năm 2017 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP Thủ tướng Chính phủ, Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ đưa phương hướng chung cho công tác VTLT: 3.2 Những giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ 3.2.1 Tăng cường quản lý thống khâu nghiệp vụ văn thư 3.2.2 Tăng cường quản lý thống khâu nghiệp vụ lưu trữ 3.2.3 Xây dựng, ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 3.2.2.1 Đối với quan Trung ương 3.2.1.2 Đối với UBND Huyện Phù Mỹ 3.2.4 Nâng cao hiệu công tác tuyển dụng 3.2.5 Đổi nội dung phương pháp đào tạo, bồi dưỡng 3.2.6 Cải thiện điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ 3.2.7 Thực có hiệu công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ 3.2.8 Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ 23 KẾT LUẬN Với đề tài “Quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định”, tác giả đưa sở lý luận quản lý nhà nước nói chung quản lý nhà nước cơng tác VTLT nói riêng Trên sở nêu thực trạng quản lý nhà nước công tác VTLT huyện Phù Mỹ tỉnh Bình Định, sở đánh giá, phân tích thấy mặt mạnh, hạn chế cần khắc phục mà từ đề giải pháp để nâng cao chất lượng công tác quản lý nhà nước VTLT quan hành chính, đơn vị nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ Thực tốt cơng tác VTLT đóng góp vào việc đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác tham mưu, đạo, điều hành cung cấp thông tin kịp thời, xác cho quan đơn vị việc giải công việc chuyên môn, việc phát triển kinh tế xã hội trì an ninh quốc phịng Đồng thời, điều giúp bảo tồn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ qua giai đoạn lịch sử khác 24