Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần dược mỹ phẩm thái hiếu

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP

Khái quát về kiểm soát nội bộ

1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Hiện nay có nhiều định nghĩa về khái niệm của kiểm soát nội bộ

Theo COSO 2013, KSNB là một quy trình được ảnh hưởng bởi hội đồng quản trị, nhà quản lý và các thành viên khác trong đơn vị, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu như: đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ các quy định và pháp luật, cũng như nâng cao hiệu quả và hiệu lực của hoạt động.

Theo Luật Kế toán 2015, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là việc thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán Mục tiêu của kiểm soát nội bộ là đảm bảo tuân thủ pháp luật, phòng ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các rủi ro, đồng thời đạt được các yêu cầu đề ra.

Theo VSA số 315, kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị và Ban Giám đốc thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị Quy trình này đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan Thuật ngữ "kiểm soát" bao gồm tất cả các khía cạnh của các thành phần trong kiểm soát nội bộ.

Các mục tiêu của KSNB:

KSNB giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả và hiệu năng hoạt động bằng cách sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, giảm thiểu chi phí không cần thiết và rủi ro Điều này đảm bảo sự phối hợp và nhất quán trong công việc của nhân viên, từ đó hướng tới việc đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Để đảm bảo hệ thống thông tin tài chính hiệu quả, KSNB cần cam kết về tính trung thực và độ tin cậy của các thông tin được gửi đến ban Giám đốc, Hội đồng quản trị và các cổ đông.

Trịnh Thị Kim Duyên 6 Lớp K20KTG

BCTC phải được lập đúng hạn, được trình bày phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

Để đạt được mục tiêu doanh nghiệp, KSNB cần đảm bảo rằng tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều tuân thủ pháp luật, các quy định của Nhà nước, cũng như các chính sách và quy định nội bộ.

1.1.2 Các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VSA) số 315, KSNB bao gồm năm thành phần:

- Quy trình đánh giá rủi ro

- Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

- Các hoạt động kiểm soát

- Giám sát các kiểm soát

Theo VSA 315, môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị, quan điểm và hành động của Ban quản trị và Ban Giám đốc liên quan đến kiểm soát nội bộ Môi trường kiểm soát không chỉ định hình đặc điểm chung của đơn vị mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến ý thức của từng thành viên về công tác kiểm soát Đây là nền tảng cho hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả, đồng thời là điều kiện cần thiết để thiết kế và xây dựng KSNB.

Các yếu tố của môi trường kiểm soát bao gồm việc truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực cùng các giá trị đạo đức, đây là những yếu tố then chốt ảnh hưởng đến hiệu quả thiết kế, vận hành và giám sát các kiểm soát Tính chính trực và giá trị đạo đức xuất phát từ các giá trị của đơn vị Để thực thi những điều này, các nhà quản lý cần loại bỏ hoặc giảm thiểu động cơ khiến nhân viên hành động không trung thực, trái pháp luật hoặc phi đạo đức Đồng thời, họ cũng cần nêu gương trong hành vi và ban hành các quy định về đạo đức trong đơn vị.

Trịnh Thị Kim Duyên, sinh viên lớp K20KTG, nhấn mạnh rằng mỗi vị trí trong đơn vị cần có năng lực, kỹ năng và kiến thức phù hợp để đảm bảo hiệu quả hoạt động Nhà quản lý nên tuyển dụng nhân viên có trình độ và kinh nghiệm thích hợp, đồng thời thường xuyên kiểm tra, giám sát và đào tạo năng lực cho họ Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao nhận thức của nhân viên về kiểm soát nội bộ (KSNB) và có trách nhiệm giám sát quy trình báo cáo sai phạm Triết lý và phong cách điều hành của ban giám đốc ảnh hưởng đến cách quản lý rủi ro và xử lý thông tin Cơ cấu tổ chức cần phân chia rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận, phản ánh sự hợp tác và kiểm soát lẫn nhau, phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm phải rõ ràng, giúp tất cả nhân viên hiểu mục tiêu và nghĩa vụ của mình Cuối cùng, các chính sách và thông lệ về nhân sự, bao gồm tuyển dụng, đào tạo và thăng tiến, là yếu tố then chốt cho sự thành công của đơn vị.

Để xây dựng một đội ngũ nhân viên chất lượng, đơn vị cần thiết lập chính sách nhân sự rõ ràng và hợp lý, nhằm đạt được các mục tiêu công bằng Chính sách này nên khuyến khích những cá nhân có năng lực, trình độ và phẩm chất tốt, đồng thời thúc đẩy sự phấn đấu vươn lên và áp dụng kỷ luật thích đáng đối với những sai phạm.

1.1.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro

Rủi ro là yếu tố không thể tránh khỏi trong hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến hình ảnh, khả năng cạnh tranh và sự tồn tại của doanh nghiệp Để giảm thiểu rủi ro, quy trình đánh giá rủi ro đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát và hạn chế những nguy cơ tiềm ẩn Quy trình này là một phần thiết yếu trong công tác kiểm soát nội bộ (KSNB).

Quy trình đánh giá rủi ro của doanh nghiệp bao gồm các bước quan trọng sau: Đầu tiên, xác định mục tiêu cụ thể và rõ ràng của đơn vị để có thể đánh giá các rủi ro liên quan Tiếp theo, nhận diện rủi ro từ cả bên trong và bên ngoài, bao gồm những yếu tố như chính sách Nhà nước, sự đổi mới kỹ thuật, và nhu cầu khách hàng Sau đó, đánh giá khả năng xảy ra rủi ro là một bước phức tạp, giúp xác định các rủi ro cần được ưu tiên giải quyết Cuối cùng, quyết định các hành động thích hợp để ngăn chặn và giảm thiểu rủi ro là điều cần thiết để bảo vệ hoạt động của doanh nghiệp.

Mỗi doanh nghiệp đều phải đối mặt với nhiều rủi ro từ cả bên trong lẫn bên ngoài Do đó, quy trình đánh giá rủi ro cần được phân tích, kiểm tra và điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế Nhiều tình huống có thể dẫn đến sự phát sinh hoặc thay đổi rủi ro.

- Những thay đổi trong môi trường hoạt động

- Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa

Trịnh Thị Kim Duyên 9 Lớp K20KTG

- Các hoạt động, sản phẩm, mô hình kinh doanh mới

- Tái cơ cấu đơn vị

- Mở rộng các hoạt động ở nước ngoài

- Áp dụng các quy định kế toán mới

1.1.2.3 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin a Hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin liên quan đến hệ thống BCTC bao gồm chu trình kinh doanh và hệ thống kế toán

Chu trình kinh doanh bao gồm các hoạt động như Mua hàng, Bán hàng và Nhân sự, được thiết kế nhằm tạo ra những kết quả cụ thể Những hoạt động này tạo ra các giao dịch, được ghi chép, xử lý và báo cáo thông qua hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

Hệ thống kế toán bao gồm phần mềm kế toán, bảng tính điện tử, cùng với các chính sách và thủ tục cần thiết để lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC).

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền trong doanh nghiệp

1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng thu tiền

Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa từ doanh nghiệp cho khách hàng thông qua giao dịch hàng - tiền Chu trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc khi hàng hóa được chuyển đổi thành tiền Đây là một chu trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, ảnh hưởng đến các khoản mục trong báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Các chức năng của chu trình bán hàng thu tiền:

Quy trình bán hàng và thu tiền bắt đầu bằng việc tiếp nhận đơn đặt hàng (ĐĐH) từ khách hàng Bộ phận kinh doanh thường là đơn vị tiếp nhận ĐĐH, và khách hàng có thể gửi ĐĐH qua nhiều hình thức như thư, email, fax hoặc điện thoại.

BP kinh doanh ghi nhận thông tin quan trọng trong ĐĐH, bao gồm số lượng, chủng loại hàng hóa, thời gian và địa điểm giao hàng, cùng phương thức thanh toán Dựa vào những thông tin này, doanh nghiệp đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng để đưa ra quyết định bán hàng hiệu quả.

Xét duyệt bán chịu là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát khả năng thu hồi nợ từ khách hàng Mặc dù bán chịu có thể gia tăng doanh số bán hàng, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro nếu khách hàng không thanh toán Do đó, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá chặt chẽ khả năng thanh toán của khách hàng trước khi quyết định bán chịu.

Sau khi quyết định bán hàng được đưa ra, bộ phận kho sẽ lập phiếu xuất kho và chứng từ vận chuyển dựa trên thông tin trong đơn đặt hàng Đồng thời, họ sẽ thực hiện quy trình xuất kho và vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng.

Để lập và gửi hóa đơn cho khách hàng, bộ phận cần cung cấp đầy đủ thông tin về hàng hóa như số lượng, chủng loại và giá cả thanh toán Hóa đơn sẽ được lập thành ba liên: một liên giao cho khách hàng, một liên chuyển cho bộ phận kế toán để ghi nhận vào sổ kế toán, và liên còn lại sẽ được lưu trữ tại bộ phận lập hóa đơn.

Trịnh Thị Kim Duyên 14 Lớp K20KTG

Ghi sổ thương vụ, hay còn gọi là sổ bán hàng, là quy trình quan trọng trong kế toán, nơi bộ phận kế toán sử dụng hóa đơn và các chứng từ liên quan để ghi nhận doanh thu, giá vốn, tiền hoặc khoản phải thu vào sổ bán hàng.

Bộ phận kế toán cần kiểm soát chặt chẽ các khoản thu tiền để ngăn chặn gian lận, đảm bảo tất cả các khoản thu được ghi nhận đầy đủ vào sổ nhật ký thu tiền, sổ quỹ và các sổ chi tiết khác.

Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại là rất quan trọng Các khoản giảm trừ doanh thu thường xảy ra khi hàng hóa bị lỗi hoặc không đạt chất lượng theo hợp đồng Khi gặp phải những tình huống này, bộ phận kế toán cần phải ghi chép đầy đủ và kịp thời vào sổ bán hàng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.

Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp cần đánh giá các khoản phải thu quá hạn và xem xét khả năng thanh toán của khách hàng Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp sẽ trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi, tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.

Khi doanh nghiệp không thể thu hồi các khoản nợ phải thu do nhiều nguyên nhân khác nhau, việc xóa sổ các khoản nợ này là cần thiết Quy trình xóa sổ sẽ được trình lên cấp có thẩm quyền để đánh giá, và dựa trên kết quả đánh giá, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận vào sổ kế toán.

1.2.2 Các sai sót, rủi ro chủ yếu có thể xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền

Chu trình bán hàng thu tiền có thể xảy ra các sai sót, rủi ro như:

- ĐĐH đã được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

- Chấp nhận ĐĐH nhưng kho không đủ hàng hóa để đáp ứng

- Hợp đồng ghi sai các thông tin về hàng hóa như số lượng, chủng loại, … hay về giá cả

- Nhầm lẫn ĐĐH của các khách hàng khác nhau

- Xét duyệt bán chịu cho khách hàng không đủ điều kiện khiến doanh nghiệp bị mất hàng, không thu được tiền

- Giao hàng hóa không đúng theo ĐĐH, giao sai địa điểm, khách hàng

- Mất mát hàng hóa trong quá trình giao hàng

- Không lập hóa đơn khi bán hàng

Trịnh Thị Kim Duyên 15 Lớp K20KTG

- Lập hóa đơn nhưng không bán hàng

- Lập một hóa đơn nhiều lần

- Sai thông tin về hàng hóa và khách hàng trên hóa đơn

- Kế toán ghi nhận sai mã khách hàng, sai số tiền nợ phải thu, thời hạn thanh toán

- Tiền thu được của khách hàng không nộp ngay vào quỹ tiền mặt hay tài khoản ngân hàng mà sử dụng với mục đích cá nhân

- Không đánh giá lại hoặc đánh giá sai tỉ giá các khoản nợ phải thu khách hàng bằng ngoại tệ

1.2.3 Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền

Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc thiết kế và vận hành các kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền, bao gồm các yếu tố cần thiết để đảm bảo hiệu quả và an toàn cho quy trình này.

Tính chính trực và các giá trị đạo đức đóng vai trò quan trọng trong chu trình bán hàng thu tiền, giúp giảm thiểu rủi ro như biển thủ tiền nợ phải thu và khai khống doanh thu Việc truyền đạt thông tin rõ ràng và yêu cầu thực thi các nguyên tắc này là cần thiết để đảm bảo sự minh bạch và uy tín trong hoạt động kinh doanh.

- Cam kết về năng lực: Những nhân viên trong chu trình bán hàng thu tiền phải có trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với công việc

Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình bán hàng và thu tiền Họ cũng có trách nhiệm đánh giá hiệu quả của các thủ tục KSNB liên quan đến quy trình này.

Ban giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc định hình triết lý và phong cách điều hành của doanh nghiệp, thể hiện qua thái độ và quan điểm trong việc chấp nhận rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền Sự thận trọng trong việc trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi cũng là một phần không thể thiếu trong chiến lược quản lý tài chính, giúp đảm bảo sự ổn định và bền vững cho doanh nghiệp.

THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG

Tổng quan về Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

Tên công ty: Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

Tên giao dịch bằng tiếng anh: THAI HIEU COSMETICS PHARMACEUTICAL JOINT STOCK COMPANY LIMIT

Chủ sở hữu: Lưu Thanh Hiếu

Mã số thuế: 0107889222 Địa Chỉ: Số 2 dãy N1, tập thể BTL Cảnh Vệ, Phường Xuân La, Quận Tây

Hồ, Thành phố Hà Nội

Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu (HiSPA) được thành lập vào năm 2017 với cổ đông lớn là Công ty Cổ phần Y dược Trương Trọng Cảnh

Kể từ thời điểm đó, công ty đã liên tục phát triển và trở thành một trong những thương hiệu được ưa chuộng nhất tại các nhà thuốc ở Việt Nam, được đông đảo người dân tin tưởng sử dụng.

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và ngành nghề của công ty

Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các sản phẩm dược và mỹ phẩm

Công ty HiSPA cam kết trung thực trong kinh doanh và tập trung vào phát triển sản phẩm chất lượng cao với giá cả hợp lý, nhằm xây dựng chiến lược phát triển bền vững Với nỗ lực cải thiện cuộc sống cộng đồng, HiSPA kế thừa tinh hoa y học cổ truyền hàng nghìn năm và đổi mới quy trình sản xuất, tạo ra sự khác biệt về chất lượng cho sản phẩm của mình.

Trịnh Thị Kim Duyên 23 Lớp K20KTG

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

Tổng giám đốc Lưu Thanh Hiếu là người đại diện theo pháp luật của công ty, đảm nhiệm vai trò điều hành tất cả các hoạt động và kết quả kinh doanh Bà cũng là người quyết định các vấn đề quan trọng của công ty, ký kết các hợp đồng kinh tế và làm việc với các cơ quan chức năng.

Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm xây dựng và đề xuất chiến lược phân phối sản phẩm ra thị trường cho ban giám đốc Họ cũng phát triển các chiến lược giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường nhằm thu hút khách hàng Ngoài ra, phòng kinh doanh thực hiện các kế hoạch bán hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả.

Phòng tài chính kế toán chịu trách nhiệm hạch toán kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kế toán, đồng thời lập báo cáo tài chính cuối kỳ Ngoài ra, phòng còn thực hiện lập kế hoạch tài chính cho công ty và theo dõi, giám sát các hoạt động liên quan đến tài chính.

Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ban giám đốc các hoạt động tổ chức và quản lý nhân sự, đồng thời đảm nhiệm công tác quản lý nghiệp vụ hành chính hiệu quả.

- Nhà máy: Chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm của công ty.

Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

2.2.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

2.2.1.1 Các loại sản phẩm của công ty

Phòng tài chính kế toán

Phòng hành chính nhân sự Nhà máy

Trịnh Thị Kim Duyên 24 Lớp K20KTG

Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu kinh doanh đa dạng các loại dược phẩm và mỹ phẩm:

Dược phẩm: viên uống trị mụn, viên uống trị nám tàn nhang, viên uống tăng sức đề kháng, nước rửa tay, nước súc miệng,…

- Kem dưỡng trắng da, kem dưỡng dành cho da nám, tàn nhang

Công ty còn cung cấp một số sản phẩm của các thương hiệu nước ngoài như Innisfree, La Roche-Posay, Some By Mi, DHC

Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu hiện nay có hai phương thức bán hàng, đó là bán buôn và bán lẻ

Công ty chuyên cung cấp hàng hóa theo hình thức bán buôn từ kho, chủ yếu tập trung vào việc cung cấp dược phẩm cho các nhà thuốc trên toàn quốc với số lượng lớn.

Để đáp ứng nhu cầu của khách hàng hiện nay, công ty chủ yếu áp dụng hình thức bán hàng online, tập trung vào sản phẩm mỹ phẩm Khách hàng có thể dễ dàng truy cập vào website của công ty để thực hiện việc mua sắm, và sản phẩm sẽ được vận chuyển đến địa chỉ mà khách hàng cung cấp.

Quy trình bán hàng tại công ty:

Bước 1: Tiếp nhận, xử lý ĐĐH của khách hàng và xét duyệt bán chịu

Bước 2: Vận chuyển hàng hóa cho khách hàng

Bước 3: Lập và gửi hóa đơn cho khách hàng

Bước 4: Thu tiền bán hàng từ khách hàng

Bước 5: Theo dõi công nợ

Trịnh Thị Kim Duyên 25 Lớp K20KTG

Bước 1: Tiếp cận khách hàng và chốt ĐĐH

Bước 2: Xử lý ĐĐH và lập hóa đơn

Bước 3: Vận chuyển hàng hóa cho khách hàng

Bước 4: Thu tiền bán hàng từ khách hàng

Công ty có hai phương thức thanh toán:

- Thanh toán bằng tiền mặt

- Thanh toán qua ngân hàng

Khách hàng có thể lựa chọn thanh toán bằng tiền mặt khi nhận hàng, với nhân viên giao hàng đóng vai trò là bên thứ ba nhận tiền cho công ty Tuy nhiên, để giảm thiểu rủi ro liên quan đến phương thức thanh toán này, công ty khuyến khích khách hàng sử dụng hình thức thanh toán qua ngân hàng.

2.2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức:

Tính chính trực và các giá trị đạo đức là yếu tố quan trọng mà các nhà quản lý luôn chú trọng trong nội quy công ty Cách ứng xử của bộ phận bán hàng không chỉ ảnh hưởng đến doanh số mà còn tác động đến doanh thu của công ty Do đó, nhân viên bộ phận bán hàng cần tuân thủ các nguyên tắc đạo đức và quy tắc ứng xử trong giao tiếp với khách hàng để đảm bảo sự thành công và uy tín của doanh nghiệp.

Cam kết về năng lực:

Mỗi nhân viên trong các bộ phận của công ty đều trải qua quy trình tuyển dụng nghiêm ngặt, được phân công công việc phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của họ Mỗi bộ phận có một trưởng bộ phận chịu trách nhiệm giám sát và hướng dẫn nhân viên thực hiện nhiệm vụ hiệu quả.

Ban giám đốc công ty đã xây dựng triết lý và phong cách điều hành nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững và tăng cường khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác Để đạt được mục tiêu này, ban giám đốc đã đề ra những chính sách phù hợp, giúp công ty thích ứng với thị trường và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Trịnh Thị Kim Duyên, sinh viên lớp K20KTG, tham gia vào các hoạt động kinh doanh của công ty Ban giám đốc đặt sự chú trọng vào việc chăm sóc khách hàng để xây dựng uy tín cho doanh nghiệp Đồng thời, ban giám đốc yêu cầu tính trung thực và hợp lý trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính.

Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu đã được thiết lập để đáp ứng hiệu quả các hoạt động kinh doanh Công ty có các bộ phận phụ trách các chức năng và nhiệm vụ khác nhau, với sự phân chia nhiệm vụ rõ ràng giữa các phòng ban, đảm bảo kiểm soát từ trên xuống dưới Trong chu trình bán hàng và thu tiền, các bộ phận tham gia vào quy trình này đóng vai trò quan trọng.

Tổng giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phê duyệt các hoạt động của chu trình bán hàng và thu tiền, nhằm đảm bảo hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong chu trình bán hàng, đảm nhiệm việc quảng bá và phân phối sản phẩm của công ty đến tay khách hàng Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh bao gồm việc phát triển chiến lược tiếp thị, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và tối ưu hóa quy trình bán hàng để gia tăng doanh thu cho công ty.

+ Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng để xây dựng các chiến lược kinh doanh thích hợp

+ Thực hiện các chiến lược marketing để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh

+ Tính toán và lên báo cáo giá thành sản phẩm, thông báo giá cả cho khách hàng

+ Thực hiện các hoạt động kinh doanh

+ Duy trì mối quan hệ với các khách hàng cũ và tìm kiếm, mở rộng mối quan hệ với các khách hàng mới

- Phòng kế toán: Đối với chu trình bán hàng thu tiền, phòng kế toán có trách nhiệm:

Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh và ghi nhận doanh thu là rất quan trọng trong quản lý tài chính Việc theo dõi các khoản nợ phải thu từ khách hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ hiệu quả Đồng thời, lập báo cáo số dư nợ phải thu khách hàng cũng là một phần thiết yếu để đánh giá tình hình tài chính và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

+ Lưu trữ tiền mặt khách hàng thanh toán

+ Giao dịch với ngân hàng

Phân công quyền hạn trách nhiệm:

Trịnh Thị Kim Duyên 27 Lớp K20KTG

Trong quy trình bán hàng và thu tiền của công ty, mỗi bộ phận đều có trách nhiệm và nhiệm vụ riêng, nhưng cần phối hợp chặt chẽ với nhau để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động kinh doanh.

Các chính sách nhân sự:

Chính sách tuyển dụng của công ty yêu cầu các bộ phận khi cần nhân sự phải gửi yêu cầu lên ban giám đốc Nếu được chấp thuận, bộ phận đó sẽ phải xác định rõ yêu cầu về nhân sự Sau đó, phòng nhân sự sẽ tiến hành tổ chức tuyển dụng và đăng thông tin lên các website tuyển dụng để tìm kiếm ứng viên phù hợp.

Trịnh Thị Kim Duyên 28 Lớp K20KTG

Hình 2.2 Thông tin tuyển dụng của công ty

Công ty chú trọng vào công tác đào tạo nhân viên mới thông qua các buổi đào tạo kỹ năng trong thời gian thử việc Bên cạnh đó, các buổi đào tạo chuyên sâu theo từng phòng ban cũng được tổ chức nhằm nâng cao kỹ năng làm việc cho toàn bộ nhân viên.

Chính sách lương thưởng và đãi ngộ của công ty được quy định rõ ràng, bao gồm chế độ lương cụ thể cho nhân viên (Phụ lục - Biểu mẫu 1) Bên cạnh đó, nhân viên còn có cơ hội nhận thưởng dựa trên doanh số bán hàng, với các khoản thưởng hấp dẫn nếu vượt chỉ tiêu đề ra.

Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

2.3.1 Những kết quả đạt được

Công ty nhận thức rõ tầm quan trọng của chu trình bán hàng thu tiền và sự cần thiết của kiểm soát nội bộ trong quy trình này Các nhà quản lý thực hiện các chuẩn mực đạo đức để làm gương cho nhân viên, từ đó xây dựng một môi trường làm việc tích cực và năng động Nhân viên được tuyển chọn dựa trên năng lực phù hợp với nhiệm vụ được giao.

Với triết lý “y đức là nền tảng”, công ty cam kết xây dựng lòng tin trong kinh doanh thông qua sự trung thực, đồng thời phát triển các sản phẩm chất lượng cao, hiệu quả và giá cả hợp lý.

Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế hợp lý, với các bộ phận (BP) có chức năng phân chia rõ ràng, giúp giảm thiểu sự chồng chéo trong công tác kiểm soát.

Công ty áp dụng chính sách đãi ngộ hấp dẫn cho nhân viên có hiệu suất làm việc xuất sắc Chẳng hạn, nhân viên phòng kinh doanh sẽ nhận thưởng doanh số khi vượt chỉ tiêu, từ đó khuyến khích họ nỗ lực hết mình, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.

Trịnh Thị Kim Duyên 39 Lớp K20KTG

Quy trình đánh giá rủi ro

Quy trình đánh giá rủi ro trong công ty đã được thực hiện, giúp xác định các sai sót và rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền Những rủi ro này có thể đã xảy ra trong quá khứ hoặc được dự đoán sẽ xảy ra trong tương lai Ban giám đốc đã đề xuất các giải pháp nhằm ngăn chặn và giảm thiểu các sai phạm cũng như rủi ro này.

Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

Công ty sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ hạch toán và ghi chép thông tin, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong quá trình tính toán số liệu kế toán Phần mềm này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổng hợp và xuất báo cáo tài chính (BCTC) một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Trong công ty, thông tin được trao đổi nhanh chóng và liên tục giữa các cấp quản lý và nhân viên thông qua nhiều hình thức khác nhau Nhân viên chủ động trong việc giao tiếp thông tin trong quy trình bán hàng và thu tiền, giúp chu trình diễn ra suôn sẻ và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Công ty đã triển khai các hoạt động kiểm soát trong chu trình bán hàng thu tiền nhằm ngăn ngừa và giảm thiểu sai phạm, rủi ro có thể xảy ra.

Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng của khách, cần luôn kiểm tra và đối chiếu thông tin khách hàng cũng như tình trạng hàng hóa trong kho Mỗi bộ phận trong quy trình bán hàng và thu tiền được phân công thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, đồng thời có sự kiểm tra và đối chiếu thông tin giữa các bộ phận để giảm thiểu sai sót.

Công ty khuyến khích khách hàng thực hiện chuyển khoản thanh toán để giảm thiểu rủi ro tài chính Đồng thời, việc kiểm tra số tiền thu được cũng được thực hiện nhằm đảm bảo độ chính xác trong giao dịch.

Giám sát các kiểm soát

Công ty thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát tách biệt để đảm bảo hiệu quả hoạt động Ban giám đốc và các quản lý thường xuyên theo dõi quy trình làm việc của nhân viên Đồng thời, nhân viên trong các bộ phận thuộc chu trình bán hàng và thu tiền cũng thực hiện kiểm soát chéo lẫn nhau.

Trịnh Thị Kim Duyên 40 Lớp K20KTG

2.3.2 Hạn chế và nguyên nhân

Công ty đã thiết lập quy định về việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức, tuy nhiên, việc giám sát tuân thủ những quy định này còn lỏng lẻo Hơn nữa, công ty chưa quy định mức phạt cụ thể cho các vi phạm liên quan đến tính chính trực và các giá trị đạo đức trong quy trình bán hàng và thu tiền.

Cơ cấu tổ chức của công ty còn sơ sài, BP kế toán có ít nhân viên nên còn tồn tại việc chồng chéo trong công việc

Chính sách nhân sự hiện tại thiếu sự quy định cụ thể và rõ ràng, dẫn đến việc thiếu chiến lược tuyển dụng nhất quán, chỉ thực hiện khi có nhu cầu Chế độ tăng lương và thưởng chưa được thiết lập, phụ thuộc chủ yếu vào đánh giá của ban giám đốc Công tác đào tạo cũng chưa được hoàn thiện, chủ yếu chỉ tập trung vào việc đào tạo nhân viên mới.

Quy trình đánh giá rủi ro

Công ty đã thiết lập quy trình đánh giá rủi ro cơ bản, nhưng việc thực hiện chưa thường xuyên dẫn đến việc nhiều rủi ro không được phát hiện kịp thời Hầu hết các rủi ro chỉ được phát hiện sau khi đã xảy ra, gây khó khăn trong việc khắc phục và xử lý.

Quy trình đánh giá rủi ro của công ty còn thiếu chi tiết và không ước lượng được mức độ rủi ro cũng như khả năng xảy ra của chúng Hiện tại, quy trình này chỉ phát hiện sai sót và rủi ro trong chu trình bán hàng thu tiền, đồng thời đề xuất các biện pháp khắc phục Tuy nhiên, các rủi ro chưa được nhận diện đầy đủ và chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của ban giám đốc.

Các giải pháp được đưa ra cũng chưa cụ thể, chủ yếu chỉ để giảm thiểu rủi ro mà chưa ngăn chặn được triệt để

Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin

GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC MỸ PHẨM THÁI HIẾU

Định hướng phát triển của công ty giai đoạn 2021 - 2025

Trong giai đoạn 2021 - 2025, công ty cam kết phát triển thương hiệu dựa trên phương châm "Trung thực" Chúng tôi sẽ tối đa hóa các nguồn vốn và mở rộng đầu tư vào thiết bị, đồng thời ứng dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất kinh doanh Mục tiêu của chúng tôi là trở thành một doanh nghiệp phát triển toàn diện trong lĩnh vực Dược – Mỹ phẩm.

Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu đang phát triển đa dạng hóa sản phẩm bằng cách tiếp tục sản xuất các sản phẩm truyền thống và nghiên cứu phát triển sản phẩm mới Trong giai đoạn 2021 - 2025, công ty định hướng mở rộng sang các sản phẩm chăm sóc tóc và sản phẩm tái chế Đặc biệt, công ty sẽ tập trung vào việc ra mắt sản phẩm Nước dưỡng tóc và Dầu gội thảo mộc, với kế hoạch giới thiệu sản phẩm Dầu gội phủ bạc vào tháng 6/2021.

Công ty đang tập trung vào việc tăng cường các hoạt động tiếp thị để nâng cao nhận diện thương hiệu và quảng bá sản phẩm trên thị trường Mục tiêu của công ty là mở rộng thị trường, không chỉ giới hạn trong nước mà còn hướng tới việc thâm nhập vào thị trường quốc tế.

Công ty xác định sản phẩm Dầu gội phủ bạc là sản phẩm chủ lực trong giai đoạn 2021 - 2025, nhằm tối ưu hóa kênh phân phối qua các nhà thuốc Đồng thời, công ty sẽ tăng cường tốc độ tăng trưởng doanh thu bằng cách tiếp cận khách hàng trên các trang thương mại điện tử và các nhà thuốc Mục tiêu đặt ra là đạt mức tăng trưởng doanh thu bình quân 10% trong giai đoạn này.

Để nâng cao lợi nhuận, Công ty sẽ tiếp tục đầu tư vào cải tiến sáng kiến kỹ thuật và đổi mới công nghệ trong sản xuất, đặc biệt tại nhà máy phía Nam Việc đầu tư trang thiết bị hiện đại sẽ giúp tiếp cận những xu hướng phát triển của khoa học kỹ thuật tiên tiến trên thế giới, đồng thời đào tạo đội ngũ cán bộ kỹ thuật, dược sĩ và công nhân viên có chuyên môn vững vàng, đáp ứng yêu cầu phát triển của Công ty.

Trịnh Thị Kim Duyên 44 Lớp K20KTG

Công ty chú trọng vào việc phát triển đội ngũ nhân viên bán hàng chuyên nghiệp, nâng cao chất lượng dịch vụ, và đảm bảo giao hàng đúng hẹn, đầy đủ Đồng thời, công ty cũng đặc biệt quan tâm đến công tác chăm sóc khách hàng để nâng cao trải nghiệm của họ.

Quản lý chi phí chặt chẽ và sử dụng nguồn vốn hiệu quả là yếu tố then chốt trong việc nâng cao năng lực tài chính Điều này giúp đảm bảo sự phát triển liên tục, ổn định và bền vững cho doanh nghiệp.

Yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu nhận thức rõ tầm quan trọng của chu trình bán hàng thu tiền trong hoạt động kinh doanh Trong giai đoạn 2021-2025, công ty đặt mục tiêu tăng trưởng doanh thu trung bình 10%, mở rộng thị trường và mạng lưới khách hàng Để đạt được những mục tiêu này, công ty cần xây dựng đội ngũ nhân viên bán hàng chuyên nghiệp và nâng cao chất lượng dịch vụ Một yếu tố then chốt là đảm bảo doanh thu được ghi nhận chính xác, đầy đủ và không bị thất thoát Công ty cần thu hồi công nợ khách hàng hiệu quả, giảm thiểu nợ khó đòi, đồng thời xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng thu tiền để phát hiện và khắc phục kịp thời các lỗ hổng.

Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình bán hàng và thu tiền của công ty hiện đang gặp nhiều thiếu sót Do đó, cần thiết phải triển khai các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB, từ đó nâng cao khả năng giám sát hoạt động kinh doanh của công ty.

Một số giải pháp tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu

Chu trình bán hàng và thu tiền của công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu hiện nay gặp nhiều hạn chế Dựa trên những kết quả đạt được và các vấn đề đã phân tích, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm cải thiện quy trình này.

Tính chính trực và các giá trị đạo đức

Công ty cần xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, trong đó ban giám đốc và các quản lý phải là tấm gương trong giao tiếp và ứng xử với khách hàng, đồng thời thể hiện trách nhiệm cao trong mọi hành động của mình.

Trịnh Thị Kim Duyên, sinh năm 45, thuộc lớp K20KTG, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định pháp luật và chính sách của Nhà nước trong công việc Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức của nhân viên cần được giám sát một cách chặt chẽ Đối với những trường hợp vi phạm, cần thiết phải có khung xử phạt phù hợp để đảm bảo tính nghiêm minh và công bằng trong môi trường làm việc.

Ví dụ: Quy định các hình thức kỷ luật mức độ từ nặng đến nhẹ như: nhắc nhở, phạt tiền, trừ lương, hạ chức vụ, sa thải…

Các hành vi vi phạm như đi làm muộn, tác phong làm việc không nghiêm chỉnh: nhắc nhở hoặc phạt tiền

Có hành vi thiếu văn hóa, vô đạo đức: phạt tiền, đình chỉ hoặc sa thải

Tiết lộ thông tin của công ty cho đối thủ: sa thải Ăn cắp, tham ô, hối lộ: sa thải

Công ty cần tập trung vào việc cải thiện cơ cấu nhân sự trong từng phòng ban, đảm bảo rằng các chức năng và nhiệm vụ của mỗi bộ phận được phân chia một cách cụ thể và rõ ràng.

Các BP tham gia vào chu trình bán hàng thu tiền là BP kinh doanh, BP kế toán, BP kho

Trưởng phòng kinh doanh có nhiệm vụ quản lý và điều phối đội ngũ nhân viên kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu doanh số Họ chịu trách nhiệm tuyển dụng, đào tạo và theo dõi hiệu quả làm việc của nhân viên Ngoài ra, trưởng phòng còn thiết lập chiến lược kinh doanh để mở rộng mạng lưới khách hàng và duy trì, phát triển mối quan hệ với khách hàng hiện tại.

Nhân viên kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và phát triển khách hàng Họ không chỉ giới thiệu và tư vấn về sản phẩm của công ty mà còn thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm đó Bên cạnh đó, họ cũng chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề và phàn nàn từ khách hàng, nhằm đảm bảo sự hài lòng và tin cậy của khách hàng đối với sản phẩm.

Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và giám sát các hoạt động của nhân viên kế toán trong quá trình bán hàng và thu tiền Họ đảm bảo rằng tất cả các chứng từ và sổ sách kế toán đều chính xác, kịp thời và hợp pháp, góp phần duy trì tính minh bạch và hiệu quả trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Kế toán bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và ghi chép kịp thời các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động bán hàng của công ty Nhiệm vụ chính của kế toán bán hàng là cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình doanh thu và hoạt động bán hàng, giúp công ty theo dõi hiệu quả kinh doanh và đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.

Trịnh Thị Kim Duyên 46 Lớp K20KTG

Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép và phản ánh chính xác các nghiệp vụ thanh toán của từng khách hàng Việc đôn đốc thanh toán từ khách hàng là cần thiết, đặc biệt đối với những khách hàng có giao dịch mua thường xuyên hoặc dư nợ lớn Để đảm bảo tính chính xác, cần thực hiện kiểm tra và đối chiếu định kỳ các khoản nợ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số còn nợ.

- Thủ quỹ: Thực hiện việc thu, chi tiền theo đúng quy định; Thực hiện kiểm tra việc thu, chi một cách chính xác

Thủ kho chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ và thực hiện quy trình nhập, xuất hàng hóa Họ cần lưu trữ phiếu xuất kho, theo dõi số lượng hàng hóa xuất nhập tồn hàng ngày và đảm bảo đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu Ngoài ra, việc sắp xếp hàng hóa trong kho theo quy định và kiểm tra hàng hóa định kỳ cũng là nhiệm vụ quan trọng của thủ kho.

- Nhân viên kho: Chịu trách nhiệm lưu kho, bảo quản sảm phẩm; Chuẩn bị, đóng gói các đơn hàng

- Giám sát kho: Chịu trách nhiệm đối chiếu số liệu, kiểm kê, sắp xếp và bảo vệ hàng hóa, bảo vệ kho an toàn

Công ty cần thiết lập chính sách nhân sự rõ ràng trong tuyển dụng, nâng cao tiêu chuẩn để cải thiện chất lượng nhân sự và giảm chi phí đào tạo Khi có kế hoạch mở rộng kinh doanh, việc đảm bảo trình độ và năng lực nhân viên trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Đồng thời, công ty nên thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo kỹ năng nhằm phát triển năng lực nhân viên và khuyến khích sự năng động, sáng tạo trong công việc.

Ví dụ: Yêu cầu tuyển dụng nhân viên kinh doanh là:

- Tốt nghiệp đại học ngành Quản trị kinh doanh, Marketing hoặc các ngành tương tự

- Thành thạo tin học văn phòng

- Có khả năng tự thiết lập mục tiêu và tập trung thực hiện mục tiêu

- Có kĩ năng bán hàng, giao tiếp và đàm phán với nhiều loại đối tượng

- Có kĩ năng sắp xếp công việc, quản lí thời gian

- Cởi mở tiếp thu các góp ý phản hồi

Trịnh Thị Kim Duyên 47 Lớp K20KTG

Chế độ lương và thưởng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên Để khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ, công ty cần xây dựng chính sách tăng lương, thưởng và đãi ngộ hợp lý, đồng thời cung cấp phúc lợi phù hợp.

Các hình thức khen thưởng bao gồm thưởng vào các dịp lễ, Tết, thưởng tháng lương thứ 13, khen thưởng nhân viên gương mẫu trong việc tuân thủ quy định công ty, thưởng cho những cá nhân hoàn thành công việc xuất sắc và thưởng cho việc tăng doanh thu bán hàng.

Các hình thức khen thưởng có thể là nêu gương trước toàn thể nhân viên, thưởng tiền, tăng lương, tăng chức

Nhân viên kinh doanh đạt doanh thu vượt mức sẽ nhận thưởng 5% trên phần doanh thu vượt kế hoạch và được vinh danh trước toàn thể nhân viên.

Chính sách phúc lợi cho nhân viên bao gồm việc đóng bảo hiểm đầy đủ theo quy định, thăm hỏi nhân viên khi ốm đau hoặc nằm viện, tặng quà cho nhân viên vào các dịp sinh nhật, ngày 8/3 và 20/10, cùng với việc tổ chức du lịch hàng năm cho toàn thể nhân viên.

3.3.2 Quy trình đánh giá rủi ro

Trong chu trình bán hàng thu tiền có rất nhiều sai phạm, rủi ro có thể xảy ra