CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu
2.3.1. Những kết quả đạt được Môi trường kiểm soát
Công ty đã thấy được sự quan trọng của chu trình bán hàng thu tiền và sự cần thiết của KSNB chu trình bán hàng thu tiền. Các chuẩn mực đạo đức được nhà quản lý chấp hành để làm gương cho các nhân viên, tạo một môi trường làm việc tích cực, năng động. Nhân viên được tuyển chọn có năng lực phù hợp với nhiệm vụ được giao.
Với triết lý kinh doanh “lấy y đức làm trọng”, công ty luôn đề cao sự trung thực trong kinh doanh, phát triển kinh doanh những sản phẩm có chất lượng tốt, hiệu quả cao, giá thành hợp lý.
Cơ cấu tổ chức của công ty tương đối phù hợp, các BP có sự phân chia chức năng cụ thể, giảm thiểu sự chồng chéo trong quá trình kiểm soát.
Ngoài ra, công ty còn có những chính sách đãi ngộ cho nhân viên đạt hiệu quả làm việc tốt. Ví dụ như nhân viên phòng kinh doanh sẽ được thưởng doanh số nếu vượt chỉ tiêu đề ra. Điều này sẽ tạo động lực cho nhân viên làm việc hết mình, đem lại hiệu quả kinh doanh cao cho công ty.
Trịnh Thị Kim Duyên 39 Lớp K20KTG Quy trình đánh giá rủi ro
Quy trình đánh giá rủi ro trong công ty đã cơ bản được thực hiện. Công ty đã đưa ra được những sai sót, rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền.
Những rủi ro này có thể đã xảy ra trong quá khứ hoặc được nhận định là có thể xảy ra trong tương lai. Ban giám đốc của công ty cũng đã đề xuất các giải pháp để ngăn chặn và giảm thiểu các sai phạm, rủi ro đó.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ trong việc hạch toán, ghi chép, lưu trữ thông tin kế toán giúp tiết kiệm thời gian làm việc, giảm trừ sai sót trong việc tính toán các số liệu kế toán trong chu trình bán hàng thu tiền. Phầm mềm kế toán cũng giúp việc tổng hợp và xuất BCTC dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng.
Thông tin trong công ty được trao đổi nhanh chóng, xuyên suốt từ cấp trên xuống cấp dưới và giữa các nhân viên với nhau bằng nhiều hình thức khác nhau.
Việc trao đổi thông tin luôn được chủ động bởi các nhân viên trong chu trình bán hàng thu tiền để chu trình diễn ra trôi chảy, đảm bảo hiệu quả kinh doanh.
Các hoạt động kiểm soát
Đối với chu trình bán hàng thu tiền, công ty đã có các hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu các sai phạm, rủi ro có thể xảy ra.
Luôn kiểm tra, đối chiếu thông tin khách hàng, kiểm tra tình trạng hàng hóa trong kho trước khi chấp nhận ĐĐH của khách hàng. Mỗi BP trong chu trình bán hàng thu tiền đều được phân chia thực hiện những nhiệm vụ khác nhau, có sự kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa các BP để giảm thiểu sai sót.
Công ty luôn khuyến khích việc chuyển khoản thanh toán tiền hàng của khách hàng để giảm những rủi ro về tiền. Kiểm tra số tiền thu được để đảm bảo độ chính xác.
Giám sát các kiểm soát
Công ty thực hiện cả giám sát thường xuyên và giám sát tách biệt. Ban giám đốc và các quản lý thường xuyên kiểm tra quá trình hoạt động của nhân viên. Nhân viên trong các BP thuộc chu trình bán hàng thu tiền cũng kiểm soát chéo lẫn nhau.
Trịnh Thị Kim Duyên 40 Lớp K20KTG 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Môi trường kiểm soát
Công ty đã có những quy định đối với việc yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức nhưng chưa giám sát chặt chẽ về việc tuân thủ những quy định ấy. Công ty cũng chưa đưa ra những mức phạt cụ thể đối với những trường hợp vi phạm tính chính trực và các giá trị đạo đức trong chu trình bán hàng thu tiền.
Cơ cấu tổ chức của công ty còn sơ sài, BP kế toán có ít nhân viên nên còn tồn tại việc chồng chéo trong công việc.
Chính sách về nhân sự vẫn chưa được quy định cụ thể, rõ ràng. Chưa có chiến lược tuyển dụng nhân viên nhất định, việc tuyển dụng chỉ được thực hiện khi có nhu cầu. Chế độ tăng lương và thưởng chưa được quy định, chủ yếu là do sự đánh giá của ban giám đốc. Công tác đào tạo cũng chưa được hoàn thiện, chủ yếu chỉ đào tạo cho nhân viên mới.
Quy trình đánh giá rủi ro
Công ty đã có quy trình đánh giá rủi ro cơ bản nhưng không được tiến hành thường xuyên nên chưa phát hiện được hết các rủi ro. Hầu hết các trường hợp đều là rủi ro đã xảy ra rồi mới được phát hiện và tìm cách khắc phục.
Quy trình đánh giá rủi ro của công ty chưa chi tiết, chưa có sự ước tính mức độ rủi ro và đánh giá khả năng xảy ra rủi ro. Quy trình đánh giá rủi ro của công ty mới chỉ phát hiện những sai sót, rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền và đề xuất các biện pháp khắc phục. Tuy nhiên những rủi ro chưa được nhận định đầy đủ, chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của ban giám đốc.
Các giải pháp được đưa ra cũng chưa cụ thể, chủ yếu chỉ để giảm thiểu rủi ro mà chưa ngăn chặn được triệt để.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng hiện nay tuy có nhiều ưu điểm nhưng lại thường xuyên bảo trì hoặc nâng cấp hệ thống, do đó hay xảy ra tình trạng lỗi hoặc chậm, ảnh hưởng đến công tác kế toán của công ty.
Nhân viên thường xuyên trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại nên không đảm bảo được tính minh bạch của thông tin, nhiều thông tin có thể không được cập nhật đầy đủ.
Trịnh Thị Kim Duyên 41 Lớp K20KTG Các hoạt động kiểm soát
Chưa có các văn bản quy định cụ thể về các hoạt động kiểm soát, chủ yếu là thông qua việc kiểm tra và yêu cầu của các quản lý.
Đối với nghiệp vụ xác nhận ĐĐH: Do công ty bán hàng trên nền tảng online nên lượng đơn hàng nhiều, dễ xảy ra tình trạng bỏ sót đơn hàng của khách.
Đối với việc giao hàng cho khách hàng: Công ty hiện nay không có BP giao hàng mà sử dụng dịch vụ giao hàng của bên thứ ba nên thường xảy ra hiện tượng thất lạc hàng hóa của khách hàng. Công ty khó kiểm soát công tác vận chuyển hàng hóa.
Việc xét duyệt bán chịu luôn phải thông qua ban giám đốc nên đôi khi xảy ra sự chậm trễ do sự vắng mặt của giám đốc.
Công ty không có hệ thống camera giám sát mà việc giám sát các hoạt động của nhân viên chủ yếu do trưởng phòng thực hiện nên không thể kiểm soát được hết các hoạt động.
Giám sát các kiểm soát
Việc tự giám sát, kiểm tra chéo giữa các nhân viên chưa hiệu quả, đôi khi chỉ mang tính hình thức, các trưởng phòng vẫn là người chủ yếu thực hiện việc giám sát.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm giám sát và lập báo cáo giám sát các hoạt động kiểm soát cho ban giám đốc, nhưng các báo cáo vẫn chưa cụ thể, cần đề xuất ra các biện pháp sửa đổi hoặc cải tiến những hoạt động kiểm soát chưa phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty.
Trịnh Thị Kim Duyên 42 Lớp K20KTG KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Chương 2 của khóa luận trình bày về những thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu. Em đã giới thiệu tổng quát về công ty, thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền của công ty và đánh giá về những thực trạng đó.
Nhìn chung thì công ty đã xây dựng được KSNB chu trình bán hàng thu tiền khá hiệu quả. Tuy nhiên nó vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế ảnh hưởng đến hiệu quả của họat động bán hàng và thu tiền.