CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG
2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu
2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu
2.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức:
Tính chính trực và các giá trị đạo đức luôn được chú trọng bởi các nhà quản lý. Chúng được quy định trong nội quy của công ty. Cách ứng xử của BP bán hàng sẽ ảnh hưởng đến doanh số bán hàng, cũng như là doanh thu của công ty. Vậy nên các nhân viên của BP bán hàng phải chấp hành các nguyên tắc đạo đức, các quy tắc ứng xử khi giao tiếp với khách hàng.
Cam kết về năng lực:
Các nhân viên thuộc mỗi BP của công ty đều trải qua quá trình tuyển dụng nghiêm ngặt và được giao công việc, nhiệm vụ phù hợp với năng lực, kinh nghiệm của mình. Mỗi BP đều có người đứng đầu là trưởng BP có trách nhiệm giám sát, hướng dẫn nhân viên trong BP thực hiện tốt nhiệm vụ của mình.
Triết lý và phong cách điều hành của ban giám đốc:
Để đảm bảo cho sự phát triển của công ty cũng như cạnh tranh được với những doanh nghiệp khác, ban giám đốc công ty đã đề ra những chính sách phù hợp
Trịnh Thị Kim Duyên 26 Lớp K20KTG với hoạt động kinh doanh của công ty. Ban giám đốc chú trọng đến việc chăm sóc khách hàng nhằm tạo uy tín kinh doanh cho công ty. Ban giám đốc yêu cầu sự trung thực, hợp lý trong việc lập và trình bày BCTC.
Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu hiện nay đã cơ bản đáp ứng được các hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty có các BP phụ trách những chức năng, nhiệm vụ khác nhau, nhiệm vụ được phân chia giữa các phòng ban, đảm bảo sự kiểm soát từ trên xuống dưới.
Đối với chu trình bán hàng thu tiền, các BP tham gia vào chu trình là:
- Tổng giám đốc: Tổng giám đốc có nhiệm vụ quản lý, phê duyệt các hoạt động trong chu trình bán hàng thu tiền để đảm bảo cho chu trình hoạt động hiệu quả.
- Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh có vai trò quan trọng trong chu trình bán hàng thu tiền, chịu trách nhiệm quảng bá và phân phối sản phẩm của công ty đến tay khách hàng. Phòng kinh doanh của công ty có các nhiệm vụ sau:
+ Nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng để xây dựng các chiến lược kinh doanh thích hợp.
+ Thực hiện các chiến lược marketing để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
+ Tính toán và lên báo cáo giá thành sản phẩm, thông báo giá cả cho khách hàng.
+ Thực hiện các hoạt động kinh doanh.
+ Duy trì mối quan hệ với các khách hàng cũ và tìm kiếm, mở rộng mối quan hệ với các khách hàng mới.
- Phòng kế toán: Đối với chu trình bán hàng thu tiền, phòng kế toán có trách nhiệm:
+ Hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, ghi nhận doanh thu, các khoản nợ phải thu khách hàng, theo dõi công nợ, lập báo các số dư nợ phải thu khách hàng.
+ Lưu trữ tiền mặt khách hàng thanh toán.
+ Giao dịch với ngân hàng.
Phân công quyền hạn trách nhiệm:
Trịnh Thị Kim Duyên 27 Lớp K20KTG Trong chu trình bán hàng thu tiền của công ty, mỗi BP có trách nhiệm, nhiệm vụ riêng nhưng luôn phối hợp với nhau để đảm bảo hiệu quả của hoạt động kinh doanh của công ty.
Các chính sách nhân sự:
- Chính sách tuyển dụng: Khi một BP có nhu cầu về nhân sự sẽ gửi yêu cầu lên ban giám đốc, nếu được chấp nhận thì BP đó sẽ có trách nhiệm đưa ra những yêu cầu về nhân sự phù hợp, sau đó phòng nhân sự sẽ tổ chức tuyển dụng. Phòng nhân sự sẽ đăng thông tin tuyển dụng lên các website tuyển dụng để có thể dễ dàng tìm kiếm ứng viên phù hợp.
Trịnh Thị Kim Duyên 28 Lớp K20KTG Hình 2.2. Thông tin tuyển dụng của công ty
- Công tác đào tạo: Đối với nhân viên mới, công ty sẽ có các buổi đào tạo kỹ năng khi thử việc. Công ty cũng tổ chức các buổi đào tạo theo từng phòng ban để nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên.
- Chính sách lương thưởng và đãi ngộ: Chế độ lương của nhân viên được quy định cụ thể trong chính sách của công ty (Phụ lục - Biểu mẫu 1). Ngoài ra các nhân viên còn được thưởng dựa trên doanh số bán hàng, nếu vượt chỉ tiêu sẽ được ban
Trịnh Thị Kim Duyên 29 Lớp K20KTG giám đốc thưởng nóng. Nhân viên trong công ty còn được hỗ trợ tiền ăn trưa hàng tháng, chi phí gửi xe, thưởng cuối năm, thưởng vào mỗi dịp lễ tết.
2.2.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Việc đánh giá rủi ro của công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu hiện nay được thực hiện bởi các nhà quản lý. Các nhiệm vụ cơ bản trong việc đánh giá rủi ro chu trình bán hàng thu tiền của công ty:
- Xác định các sai sót, rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng thu tiền của công ty. Các sai sót, rủi ro đó có thể là bỏ sót ĐĐH, nhầm lẫn ĐĐH, bán hàng cho khách không có khả năng chi trả, giao hàng không đúng so với ĐĐH, mất mát hàng hóa khi giao hàng, không lập hóa đơn, sai thông tin trên hóa đơn,…
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của chu trình bán hàng thu tiền. Hiệu quả hoạt động chu trình bán hàng thu tiền được đánh giá dựa trên các báo cáo tài chính, tổng số khách hàng, số khách hàng mới, sự hài lòng của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ,…
- Nhận định những rủi ro làm giảm hiệu quả hoạt động của chu trình bán hàng thu tiền. Các rủi ro như bán hàng cho khách không đủ điều kiện thanh toán, giao sai hàng hóa, giao thiếu hàng hóa, sai thông tin trên hóa đơn, không lập hóa đơn,…
- Tìm nguyên nhân và đưa ra những giải pháp để hạn chế, giảm thiểu rủi ro đó.
Mặc dù công ty cơ bản đã thực hiện việc đánh giá rủi ro, nhưng nó vẫn chưa cụ thể và đầy đủ, chưa đánh giá được mức độ và khả năng xảy ra của rủi ro.
2.2.2.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin Hệ thống kế toán:
Chế độ kế toán: Áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Hình thức kế toán: Nhật ký chung
Niên độ kế toán: Từ 1/1/N đến 31/12/N
Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu hiện nay đang sử dụng phần mềm kế toán Misa để ghi chép và lưu trữ các thông tin kế toán. Phần mềm kế toán Misa có ưu điểm là dễ sử dụng, ít tốn thời gian giúp tạo năng suất làm việc tốt hơn và tính chính xác của các thông tin kế toán được đảm bảo.
Trịnh Thị Kim Duyên 30 Lớp K20KTG Trong việc quản lý bán hàng hóa, phầm mềm Misa có thể tính toán và thiết lập bảng giá từ những số liệu đã đưa ra bao gồm chi phí đầu tư, khả năng sinh lời và thuế giá trị gia tăng. Bảng giá này được tạo ra theo từng loại mặt hàng, số lượng hàng hóa và loại đơn hàng. Thêm nữa, phần mềm này còn giúp theo dõi, kiểm soát các khoản nợ theo từng chu kỳ. Lập báo cáo công nợ theo từng khách hàng.
Hình 2.3. Giao diện phần mềm kế toán Misa
Đối với việc quản lý các hợp đồng kinh tế, phần mềm phân chia các loại hợp đồng theo từng nhóm được xác định. Tính toán và báo cáo những hạng mục như doanh thu, chi phí, lợi nhuận, nợ công, thuế,…. trong từng hợp đồng cụ thể. Sao lưu tất cả dữ liệu hợp đồng một cách tự động, giúp giảm thiểu những rủi ro không đáng có cho doanh nghiệp.
Trao đổi thông tin
Trao đổi thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới: Chủ yếu thông qua văn bản hoặc email, nội dung chủ yếu là các chỉ thị, chỉ dẫn thực hiện nhiệm vụ trong chu trình bán hàng thu tiền, ban hành các thủ tục, quy định trong công tác bán hàng và thu tiền, phản hồi về việc thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới thực hiện nhiệm vụ.
Trao đổi thông tin từ cấp dưới lên cấp trên: Thường trao đổi thông qua văn bản. Thông tin từ BP kinh doanh chủ yếu là các tài liệu cần phê duyệt như việc xét duyệt bán chịu cho khách hàng, BP kế toán thì thường là các báo cáo như báo cáo
Trịnh Thị Kim Duyên 31 Lớp K20KTG chi tiết theo từng đơn hàng, sản phẩm, khách hàng…, báo cáo tổng hợp như báo cáo tổng doanh thu, báo cáo doanh số bán hàng, báo cáo tổng hợp nợ phải thu,…
Trao đổi thông tin giữa các BP, các nhân viên: Việc trao đổi, truyền đạt, hướng dẫn thực hiện các công việc hàng ngày giữa các nhân viên thường được trao đổi trực tiếp hoặc thông qua Zalo. Trao đổi thông tin giữa các BP trong chu trình bán hàng thu tiền thường bằng văn bản, email, chủ yếu là trao đổi thông tin khách hàng, ĐĐH, các chứng từ liên quan.
BP kinh doanh trao đổi với kho về thông tin ĐĐH để xác nhận việc cung ứng sản phẩm, thông tin về ĐĐH đã phê duyệt để giao hàng hóa cho khách.
BP kinh doanh trao đổi với BP kế toán thông tin về ĐĐH, khách hàng để xem xét việc quyết định bán chịu cho khách, lập hóa đơn bán hàng, ghi nhận nợ phải thu, doanh thu bán hàng.
Thông tin trao đổi giữa kho và BP kế toán là phiếu xuất kho để BP kế toán lập hóa đơn, theo dõi số lượng hàng hóa trên phầm mềm kế toán.
Trao đổi thông tin với bên ngoài: Thông tin được trao đổi thông qua email, chuyển phát nhanh hoặc trao đổi điện thoại. BP kinh doanh trao đổi với khách hàng về thông tin khách hàng, số lượng sản phẩm, chủng loại, giá cả, giải quyết các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm trước, trong và sau quá trình mua hàng của khách, hối thúc khách hàng trả nợ. BP kế toán đối chiếu công nợ với khách hàng, định kỳ gửi giấy báo nợ đến khách hàng.
2.2.2.4. Các hoạt động kiểm soát a. Đối với hoạt động bán lẻ:
Tiếp cận khách hàng và chốt ĐĐH:
Các sản phẩm của công ty sẽ được BP kinh doanh đưa lên website và các trang thương mại điện tử. Khách hàng có quan tâm đến sản phẩm sẽ nhắn tin trao đổi với nhân viên bán hàng thông qua fanpage trên Facebook hoặc Zalo. Dựa trên nhu cầu của khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ tư vấn cho khách hàng những sản phẩm phù hợp.
Khi khách hàng đã chốt được sản phẩm muốn mua, nhân viên bán hàng sẽ xác nhận với kho về khả năng cung ứng của công ty về tình trạng sản phẩm: số lượng, chủng loại,...
Trịnh Thị Kim Duyên 32 Lớp K20KTG Khách hàng để lại những thông tin liên quan đến đơn hàng như tên, địa chỉ, số điện thoại, mặt hàng, số lượng, hình thức thanh toán. BP kinh doanh phải kiểm tra đầy đủ các thông tin trên ĐĐH của khách.
Hình 2.4. Website bán hàng của công ty Xử lý ĐĐH và lập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho:
Các ĐĐH sẽ được gửi về cho BP kế toán. BP kế toán sẽ tổng hợp, ghi chép thông tin về các đơn hàng và gửi thông tin về các đơn hàng cho BP kho. BP kế toán lập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho (2 liên), liên 1 giữ lại tại BP kế toán để ghi chép và lưu trữ, liên 2 gửi cho khách hàng cùng với hàng hóa.
Các hóa đơn sau khi được lập phải kiểm tra đối chiếu tính chính xác của các thông tin như tên, địa chỉ khách hàng, tên sản phẩm, số lượng, giá cả,…
Vận chuyển hàng hóa cho khách hàng:
BP kho sau khi nhận được các chứng từ liên quan đến ĐĐH sẽ tiến hành chuẩn bị và đóng gói hàng cho khách. BP kho phải kiểm tra việc đóng gói đúng và đủ sản phẩm cho khách hàng.
Các đơn hàng sẽ được BP kho chuyển cho nhân viên của đơn vị vận chuyển.
Nhân viên vận chuyển phải xác nhận số lượng đơn hàng thực nhận để giao cho khách hàng. Nhân viên vận chuyển sẽ giao hàng cho khách cùng với hóa đơn.
Quy trình thu tiền:
Khách hàng có thể thanh toán cho công ty qua hai hình thức là thanh toán bằng tiền mặt khi nhận hàng hoặc thanh toán qua ngân hàng.
Trịnh Thị Kim Duyên 33 Lớp K20KTG Đối với hình thức thanh toán bằng tiền mặt, khách hàng sau khi nhận hàng sẽ thanh toán cho nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng sẽ là người chịu trách nhiệm thu tiền hộ sau đó sẽ giao lại tiền hàng cho công ty. Thủ quỹ sẽ kiểm tra, so sánh số tiền thực nhận với số dư tiền đã ghi chép.
Đối với hình thức thanh toán qua ngân hàng, khách hàng sẽ chuyển tiền hàng vào tài khoản ngân hàng của công ty.
b. Đối với hoạt động bán buôn:
Tiếp nhận, xử lý ĐĐH của khách hàng và xét duyệt bán chịu:
Các nhân viên của BP kinh doanh sẽ trực tiếp tiếp cận khách hàng, chủ yếu là các nhà thuốc, để thực hiện tư vấn về các thông tin của sản phẩm. Khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng về cách thức mua hàng và các chính sách liên quan đến việc bán hàng của công ty.
Khách hàng sẽ gửi ĐĐH tới BP kinh doanh theo hướng dẫn của nhân viên kinh doanh. BP kinh doanh sẽ kiểm tra ĐĐH của khách hàng, xác minh người mua hàng. Kiểm tra đầy đủ các thông tin trên ĐĐH: tên, địa chỉ của người mua, tên hàng, số lượng, hình thức thanh toán,…
Nhân viên kinh doanh sẽ xác nhận khả năng cung ứng sản phẩm với BP kho về số lượng, chủng loại.
Trịnh Thị Kim Duyên 34 Lớp K20KTG Hình 2.5. Đơn đặt hàng
BP kinh doanh sẽ gửi thông tin của khách hàng cho BP kế toán. BP kế toán sẽ kiểm tra số dư các khoản nợ của khách hàng và các thông tin liên quan để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng. Từ đó đưa ra quyết định có nên xét duyệt bán chịu cho khách hàng hay không. Việc xét duyệt bán chịu sẽ được giám đốc phê duyệt.
Nhân viên kinh doanh sẽ xác nhận lại với khách hàng sau khi đơn hàng được phê duyệt.
Vận chuyển hàng hóa cho khách hàng:
Sau khi có quyết định bán hàng, BP kho sẽ chuẩn bị hàng và đóng gói hàng hóa cho khách hàng. Thủ kho sẽ kiểm tra chính xác số lượng và chủng loại sản phẩm giao cho khách hàng.
Phiếu xuất kho gồm ba liên được lập bởi BP kho, một liên gửi cho khách hàng, BP kho lưu lại một liên và chuyển cho BP kế toán một liên. Phiếu xuất kho bao gồm các thông tin như: thông tin người nhận, lý do xuất kho, tên sản phẩm, số
Trịnh Thị Kim Duyên 35 Lớp K20KTG lượng, giá cả, chữ ký các bên liên quan. Các thông tin trên phiếu xuất kho được kiểm tra đối chiếu với các chứng từ liên quan để đảm bảo độ chính xác.
BP kho giao hàng cho nhân viên vận chuyển. Nhân viên vận chuyển phải kiểm tra mặt hàng thực nhận so với chứng từ gửi hàng và phiếu xuất kho. Công ty hiện nay sử dụng dịch vụ vận chuyển của bên thứ ba nên luôn phải theo dõi tình trạng đơn hàng trong quá trình vận chuyển để tránh xảy ra sai sót. Biên bản giao nhận hàng được lập thành hai liên, khách hàng nhận một liên cùng với hàng hóa và chuyển cho BP kế toán một liên.
Hình 2.6. Phiếu xuất kho Lập và gửi hóa đơn cho khách hàng:
BP kế toán lập hóa đơn dựa theo các chứng từ bán hàng: ĐĐH đã được phê duyệt, phiếu xuất kho từ BP kho và biên bản giao nhận hàng. Hóa đơn sau khi lập
Trịnh Thị Kim Duyên 36 Lớp K20KTG phải kiểm tra đối chiếu tính chính xác so với các chứng từ trên. Kế toán lập hóa đơn trên phần mềm kế toán, xuất một liên gửi cho khách hàng, còn lại lưu trữ trong phần mềm để theo dõi.
Hình 2.7. Hóa đơn bán hàng Theo dõi công nợ:
Hàng tháng, BP kinh doanh sẽ lập báo cáo doanh thu và đối chiếu với số liệu của BP kế toán.
Cuối kỳ, kế toán lập báo cáo công nợ theo thời hạn thanh toán của từng đối tượng khách hàng. Sau đó, đối chiếu công nợ với khách hàng, định kì gửi giấy báo
Trịnh Thị Kim Duyên 37 Lớp K20KTG nợ đến khách hàng. BP kế toán gửi báo cáo công nợ có chữ ký của kế toán trưởng để BP kinh doanh đốc thúc khách hàng trả nợ.
BP kinh doanh phải thường xuyên liên lạc với khách hàng để hối thúc việc thanh toán, cùng với đó cũng phải duy trì mối quan hệ với khách hàng để đảm bảo việc thu tiền.
Quy trình thu tiền của khách hàng:
Công ty sử dụng hai hình thức thanh toán, thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán qua tài khoản ngân hàng.
Thanh toán bằng tiền mặt: Khi khách hàng nhận được hàng thì sẽ thanh toán bằng tiền mặt cho nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng là bên thứ ba chịu trách nhiệm thu hộ công ty. Hình thức thanh toán bằng tiền mặt được thực hiện chủ yếu ở hoạt động bán lẻ của công ty.
Thanh toán qua ngân hàng: Công ty sẽ nhận được giấy báo có của ngân hàng khi khách hàng thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Kế toán sẽ đối chiếu, kiểm tra tính có thực và đầy đủ của các thông tin trên giấy báo có. Căn cứ vào đó, kế toán ghi giảm công nợ cho khách hàng và ghi tăng vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng để theo dõi chi tiết tiền của công ty gửi tại ngân hàng. Định kỳ kế toán phải đối chiếu, xác nhận số dư với sổ phụ ngân hàng. Hình thức thanh toán qua ngân hàng luôn được công ty khuyến khích bởi sự an toàn và chính xác, giảm thiểu các rủi ro về tiền.
Công ty khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng để giảm các rủi ro liên quan đến thanh toán bằng tiền mặt.
2.2.2.5. Giám sát các kiểm soát
Công ty thực hiện cả hai loại giám sát là giám sát thường xuyên và giám sát tách biệt.
Giám sát thường xuyên: được thực hiện bởi quản lý và các nhân viên. Trong quá trình làm việc, nhân viên thuộc các BP trong chu trình bán hàng thu tiền (BP kinh doanh, BP kế toán, BP kho) thực hiện kiểm tra đối chiếu lẫn nhau để đảm bảo chu trình diễn ra theo đúng quy định. BP kinh doanh và BP kế toán sẽ đối chiếu các thông tin về khách hàng, ĐĐH để xem xét việc quyết định bán chịu cho khách và lập hóa đơn bán hàng. BP kinh doanh đối chiếu với kho về thông tin sản phẩm để