CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền trong doanh nghiệp
1.2.3. Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền
Môi trường kiểm soát là nền tảng cho các kiểm soát được thiết kế và vận hành trong chu trình bán hàng thu tiền. Trong chu trình bán hàng thu tiền môi trường kiểm soát cũng có các yếu tố như:
- Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức: Tính chính trực và đạo đức là yếu tố quan trọng trong chu trình bán hàng thu tiền, giảm được các rủi ro trong chu trình bán hàng thu tiền như biển thủ tiền nợ phải thu của khách hàng, khai khống doanh thu, …
- Cam kết về năng lực: Những nhân viên trong chu trình bán hàng thu tiền phải có trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với công việc.
- Sự tham gia của Ban quản trị: Ban quản trị có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và vận hành KSNB chu trình bán hàng thu tiền và đánh giá tính hiệu quả của các thủ tục KSNB trong chu trình bán hàng thu tiền.
- Triết lý và phong cách điều hành của ban giám đốc: Thái độ, quan điểm, hành động của ban giám đốc trong việc chấp nhận các rủi ro trong chu trình bán hàng thu tiền; sự thận trọng trong việc trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi,…
- Cơ cấu tổ chức: Các BP thường tham gia vào chu trình bán hàng thu tiền như BP kinh doanh, BP kho, BP kế toán. Cơ cấu tổ chức chu trình bán hàng thu tiền phải phù hợp với quy mô của công ty. Từ đó làm tăng tính hiệu lực của các hoạt động kiểm soát.
Trịnh Thị Kim Duyên 16 Lớp K20KTG - Phân công quyền hạn và trách nhiệm: Mỗi BP trong chu trình bán hàng thu tiền cần được xác định đúng quyền hạn và trách nhiệm của mình. Các BP cần phối hợp với nhau để chu trình bán hàng thu tiền đạt hiệu quả cao.
- Các chính sách và thông lệ về nhân sự: Doanh nghiệp phải có chính sách tuyển chọn nhân viên phù hợp với chu trình bán hàng thu tiền, đặt nhân viên vào các vị trí phù hợp để đạt hiệu quả kinh doanh cao.
1.2.3.2. Quy trính đánh giá rủi ro
Trong chu trình bán hàng thu tiền, các nhà quản lý phải thường xuyên đánh giá các rủi ro có thể xảy ra để đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời. Quy trình đánh giá rủi ro chu trình bán hàng thu tiền gồm 4 bước:
Bước 1: Xác định các rủi ro trong quá trình bán hàng và thu tiền.
Bước 2: Ước tính mức độ rủi ro.
Bước 3: Đánh giá khả năng rủi ro xảy ra trong quá trình bán hàng và thu tiền.
Bước 4: Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro đó.
1.2.3.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Hệ thống chứng từ: Trong chu trình bán hàng thu tiền, các chứng từ thường được sử dụng là: ĐĐH, lệnh bán hàng, hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển, hóa đơn bán hàng, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng, biên bản đối chiếu công nợ.
Hệ thống sổ kế toán: Các loại sổ chi tiết thường được sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền: Sổ chi tiết theo dõi doanh thu, Sổ chi tiết tiền mặt, Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, Sổ chi tiết giá vốn, Sổ chi tiết công nợ phải thu. Các loại sổ kế toán tổng hợp thường được sử dụng là: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê, Nhật ký chứng từ, Sổ cái các tài khoản.
Hệ thống báo cáo: Báo cáo kế toán là bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế tài chính dưới thước đo giá trị trên cơ sở số liệu từ sổ sách kế toán nhằm phản ánh tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị sau một thời kì nhất định để cung cấp cho người sử dụng những thông tin hữu ích theo yêu cầu. Các thông tin trong chu trình bán hàng thu tiền phải được ghi chép, lưu trữ đầy đủ và phản ánh đúng, trung thực vào các báo cáo. BP kế toán có thể lập những báo cáo chi tiết theo từng đơn hàng, sản phẩm, khách hàng,… trong từng thời kỳ; báo cáo tổng
Trịnh Thị Kim Duyên 17 Lớp K20KTG hợp như báo cáo tổng doanh thu, báo cáo doanh số bán hàng, báo cáo tổng hợp công nợ phải thu, báo cáo số lượng tồn,…
Trao đổi thông tin: Thông tin trong chu trình bán hàng thu tiền được trao đổi từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và trao đổi ngang giữa các BP, các nhân viên với nhau với nhau.
Trao đổi thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới thường bằng văn bản hoặc qua mail, chủ yếu là các mệnh lệnh, chỉ dẫn thực hiện nhiệm vụ trong chu trình bán hàng thu tiền, ban hành các thủ tục, quy định trong công tác bán hàng và thu tiền, phản hồi về việc thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới.
Trao đổi thông tin từ cấp dưới lên cấp trên thường là văn bản hoặc mail, thông tin chủ yếu là các báo cáo như các báo cáo tài chính, báo cáo doanh thu tổng hợp và chi tiết theo từng sản phẩm, báo cáo tổng hợp nợ phải thu…; các tài liệu cần phê duyệt như xét duyệt bán chịu cho khách hàng hoặc những thông tin cần phản hồi về việc thực hiện nhiệm vụ trong chu trình bán hàng thu tiền.
Trao đổi ngang hàng giữa các BP, nhân viên thường thông qua việc trao đổi trực tiếp bằng miệng hoặc qua điện thoại, qua mail tùy mức độ thông tin. Các BP tham gia chu trình bán hàng thu tiền là BP kinh doanh, BP kế toán, kho trao đổi các thông tin như thông tin liên quan đến các nghiệp vụ trong chu trình, thông tin về ĐĐH, đối chiếu chứng từ, sản phẩm,…
Các phần mềm, ứng dụng cũng được sử dụng trong việc trao đổi thông tin trong chu trình bán hàng thu tiền để hỗ trợ cho cấp trên giao công việc cũng như giúp cho cấp dưới dễ dàng hơn trong việc nộp báo cáo cho cấp trên. Việc sử dụng các phần mềm, ứng dụng giúp các nhân viên dễ nắm bắt được nội dung công việc, các nhà quản lý thuận tiện hơn trong việc theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên.
Nó cũng là nơi lưu trữ các chứng từ, tài liệu dưới dạng file để tránh mất mát thông tin.
1.2.3.4. Các hoạt động kiểm soát
a. Hoạt động kiểm soát trong quá trình bán hàng:
Kiểm soát quá trình tiếp nhận và xử lý ĐĐH của khách hàng:
- Kiểm tra ĐĐH của khách hàng, xác minh người mua hàng, kiểm tra chữ ký trên ĐĐH xem có đúng chữ ký của người có thẩm quyền của đơn vị mua hàng hay
Trịnh Thị Kim Duyên 18 Lớp K20KTG không. Kiểm tra đầy đủ các thông tin trên ĐĐH: tên và địa chỉ của đơn vị mua, tên hàng, số lượng, mẫu mã, quy cách, thời gian giao nhận, địa điểm giao nhận, hình thức thanh toán…
- Xác nhận khả năng cung ứng của doanh nghiệp về số lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách, …
Kiểm soát quá trình xét duyệt bán chịu:
- Doanh nghiệp cần có chính sách bán chịu rõ ràng. Việc xét duyệt bán chịu nên được thực hiện bởi BP độc lập với BP kinh doanh giúp ngăn ngừa gian lận trong việc cung cấp hạn mức tín dụng cho khách hàng.
- Doanh nghiệp cần đánh giá uy tín, tình hình tài chính và khả năng thanh toán của khách hàng.
- Đối với khách hàng mới giao dịch lần đầu, doanh nghiệp cần đánh giá khách hàng chặt chẽ nhằm giảm rủi ro do không thu hồi được nợ.
Kiểm soát quá trình giao hàng:
- Trước khi hàng hoá được vận chuyển đến khách hàng, cần có các chứng từ như lệnh bán hàng của BP kinh doanh, phiếu xuất kho của BP kho, chứng từ gửi hàng của BP giao hàng.
- Khi nhận hàng xuất từ kho, nhân viên giao hàng phải kiểm tra các mặt hàng thực nhận với chúng từ gửi hàng và phiếu xuất kho.
- Khách hàng cần ký nhận vào chứng từ vận chuyển khi đã nhận được hàng.
Kiểm soát quá trình lập hóa đơn:
- Bộ phận lập hóa đơn lập hóa đơn dựa vào những chứng từ: ĐĐH, lệnh bán hàng đã được phê chuẩn, phiếu xuất kho, chứng từ gửi hàng, chứng từ vận chuyển.
Hóa đơn sau khi lập cần được kiểm tra đối chiếu tính chính xác với các chứng từ trên.
- Kiểm tra giá cả của hàng hóa trên hóa đơn so với bảng giá hiện hành đã được phê duyệt của doanh nghiệp.
- Kiểm tra đối chiếu thông tin trên hóa đơn giữa các BP kinh doanh, kế toán và kho.
- Đảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm, các cá nhân và BP cần được phân công công việc rõ ràng và chịu trách nhiệm hợp lý với nhiệm vụ được giao.
Trịnh Thị Kim Duyên 19 Lớp K20KTG b. Hoạt động kiểm soát trong quá trình thu tiền
Kiểm soát quá trình thu tiền:
- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng để giảm rủi ro liên quan đến việc thanh toán bằng tiền mặt.
- Sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng để phát hiện những sai sót trong những nghiệp vụ bán hàng nhưng không hạch toán.
- Kiểm tra số dư tiền mặt tại quỹ, so sánh với số dư tiền mà thủ quỹ ghi chép.
- Đánh số thứ tự chứng từ, hóa đơn để tránh bỏ sót nghiệp vụ.
- Bố trí nhân viên giám sát hoặc lắp đặt hệ thống camera theo dõi tại khu vực thu tiền của khách hàng để tránh việc biển thủ tiền hàng thu được của khách hàng.
Kiểm soát quá trình theo dõi các khoản nợ phải thu:
- Đối với các khoản bán chịu, BP công nợ cần đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng.
- BP theo dõi nợ phải thu định kỳ cần lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo tuổi nợ.
- Gửi thông báo nợ cho khách hàng định kỳ để tránh tình trạng tồn đọng nợ.
1.2.3.5. Giám sát các kiểm soát
Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của chu trình bán hàng thu tiền, được thực hiện bởi các nhà quản lý và chính các nhân viên trong chu trình.
Các chốt kiểm soát cần được thiết lập để theo dõi các quá trình bán hàng, thu tiền, theo dõi nợ, … của chu trình bán hàng thu tiền. Nhà quản lý có thể giám sát trực tiếp các hoạt động trong chu trình hoặc sử dụng hệ thống camera theo dõi để giám sát. Thông qua việc giám sát các kiểm soát thường xuyên, Ban giám đốc sẽ đánh giá tính hiệu quả của các kiểm soát, mức độ chấp hành của nhân viên, xem xét xem các kiểm soát có phù hợp với chu trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp hay không,… Từ đó ban giám đốc có thể đưa ra các hoạt động kiểm soát phù hợp hơn và hiệu quả hơn đối với chu trình bán hàng thu tiền.
Giám sát tách biệt: Việc giám sát này thường thực hiện định kỳ bởi các nhà quản lý và BP kiểm toán nội bộ. Họ sẽ cung cấp thông tin về hoạt động của KSNB chu trình bán hàng thu tiền, đánh giá tính hiệu quả của các hoạt động KSNB trong
Trịnh Thị Kim Duyên 20 Lớp K20KTG chu trình, đưa ra những điểm mạnh, điểm yếu của KSNB chu trình bán hàng thu tiền và đề xuất những kiến nghị để cải thiện KSNB của chu trình.
Trịnh Thị Kim Duyên 21 Lớp K20KTG KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 của khóa luận trình bày những cơ sở lý luận về KSNB và KSNB trong chu trình bán hàng thu tiền trong các doanh nghiệp. Những cơ sở lý luận trong chương 1 sẽ là cơ sở để phân tích thực trạng KSNB trong chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty Cổ phần Dược Mỹ phẩm Thái Hiếu, từ đó đưa ra những giải pháp giúp hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền tại công ty.