Tính cấp thiết của vấn đề
Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam phát triển và nhu cầu con người ngày càng cao, nhiều doanh nghiệp trong các lĩnh vực như xây dựng, tài chính, y tế và logistics đang hình thành Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trở nên gay gắt và quyết liệt, đòi hỏi họ phải không ngừng phát triển và hoàn thiện để mở rộng thương hiệu cả trong nước và quốc tế Kiểm soát nội bộ được xem là công cụ quản lý quan trọng, giúp các nhà quản lý đảm bảo hoạt động doanh nghiệp hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.
Trong các doanh nghiệp, hoạt động bán hàng thu tiền là nguồn doanh thu chính và phản ánh hiệu quả kinh doanh Quá trình này diễn ra thường xuyên với nhiều nghiệp vụ kinh tế, dễ dẫn đến gian lận và sai sót Do đó, kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền là rất quan trọng, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và đạt được mục tiêu của nhà quản lý.
Công ty TNHH Quốc tế Delta là một thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực logistics tại Việt Nam, cung cấp đa dạng dịch vụ như làm thủ tục hải quan, cho thuê kho bãi và vận chuyển hàng hóa Với hoạt động bán hàng và thu tiền diễn ra thường xuyên và với số lượng lớn, Delta khẳng định vị thế vững chắc trong ngành logistics.
Khả năng xảy ra sai sót và gian lận trong quy trình bán hàng và thu tiền có thể dẫn đến rủi ro kinh doanh cao, khiến công ty bị thụt hạng so với các đối thủ trong ngành và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh Để giảm thiểu những rủi ro này, các nhà quản lý doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ chu trình bán hàng và thu tiền Do đó, tôi quyết định tìm hiểu đề tài "Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền".
Công ty TNHH Qu ố c t ế DELTA”.
Tổng quan nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ từ lâu đã thu hút sự chú ý của nhiều người, cả về lý thuyết lẫn thực tiễn Nhiều tác giả đã chọn đề tài này để nghiên cứu và đóng góp vào lĩnh vực này.
Tác giả Bùi Thị Minh Hải (2011) trong luận án tiến sĩ "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam" đã chỉ ra những khía cạnh tích cực và tiêu cực đang hiện hữu trong các doanh nghiệp này.
Các thủ tục kiểm toán và chính sách tại các doanh nghiệp may lớn trong ngành đã tích cực hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kỳ vọng.
Các bộ phận trong doanh nghiệp may mặc Việt Nam hiện đang gặp phải hạn chế do sự kiêm nhiệm quá mức và việc phân chia trách nhiệm không rõ ràng Điều này chủ yếu xuất phát từ nhận thức của các nhà quản lý Đặc biệt, ở các doanh nghiệp lớn, bộ phận kiểm toán nội bộ vẫn chưa được hình thành Để cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, cần có văn bản quy định rõ ràng về nhiệm vụ, chức năng và mối liên hệ giữa các bộ phận, đồng thời nâng cao trình độ và tính độc lập của các thành viên trong ban kiểm soát.
Nghiên cứu của Lê Thùy Linh (2016) về "Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình thu tiền và bán hàng tại công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội" đã chỉ ra quy trình kiểm soát nội bộ, nêu rõ ưu và nhược điểm của nó Ưu điểm nổi bật là công ty đã áp dụng phần mềm kế toán, tạo ra môi trường làm việc hiệu quả Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất là thiếu bộ phận kiểm toán nội bộ, dẫn đến việc không dự đoán được rủi ro Tác giả đề xuất giải pháp chính là xây dựng bộ phận kiểm toán nội bộ để nhận diện và ngăn ngừa rủi ro kịp thời.
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Bảo Ngân (2020) về "Kiểm soát nội bộ chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới và thu tiền khách hàng tại công ty Bảo hiểm PVI Huế" đã chỉ ra những điểm mạnh và hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ Mặc dù hệ thống này được thiết kế đầy đủ và chặt chẽ, nhưng vẫn tồn tại những nhược điểm như năng lực và trình độ nhân viên thấp, cùng với tỷ lệ lao động dưới đại học cao Đặc biệt, chi nhánh không có bộ phận Kiểm soát nội bộ riêng theo chuẩn mực kiểm toán, mà chỉ dựa vào các quy chế từ cấp trên Để giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên, việc kiểm soát cần được thực hiện xuyên suốt trong chu trình cấp bảo hiểm Đồng thời, phát triển công nghệ quản lý rủi ro cũng là yếu tố quan trọng giúp cải thiện hiệu quả công việc.
Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện về kiểm soát nội bộ, như tác phẩm của Nguyễn Thị Lê Chi (2006) với chủ đề "Hoàn thiện chính sách tiền lương nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ và nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Xuân Hòa" Tương tự, Bùi Duy Hùng (2007) đã chọn đề tài "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các khách sạn liên doanh do ACCOR quản lý ở Hà Nội và TP Hồ Chí Minh".
Có rất nhiều nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các doanh nghiệp, nhưng mỗi doanh nghiệp có loại hình kinh doanh riêng, do đó cần có hệ thống KSNB phù hợp Hiện tại, chưa có nghiên cứu nào về KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH Quốc tế DELTA Vì vậy, bài luận này về KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp này là độc đáo và không trùng lặp với các nghiên cứu trước đây, theo nhận định của tác giả.
Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống lý thuyết về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp
- Thực trạng và đánh giá thực trạng Kiểm soát nội bộ của chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH Quốc tế Delta
- Đề ra các giải pháp, kiến nghị nhằm cải thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH Quốc tế Delta.
Câu hỏi nghiên cứu
Bài khóa luận nghiên cứu triển khai các câu hỏi sau:
Thứ nhất, lý thuyết khái quát liên quan đến Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền?
Thứ hai, thực trạng Kiểm soát nội bộ đối với chu trình này của công ty TNHH Quốc tế Delta như thế nào?
Thứ ba, định hướng phát triển của công ty và của Kiểm soát nội bộ như thế nào?
Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền của công ty TNHH Quốc tế Delta có nhiều ưu điểm như tăng cường tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro gian lận Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số vấn đề như quy trình chưa đồng bộ và thiếu sự giám sát chặt chẽ Nguyên nhân của những tồn tại này có thể do thiếu nguồn lực và đào tạo nhân viên Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty cần nâng cao quy trình làm việc, tăng cường đào tạo cho nhân viên và áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý.
Kết cấu khóa luận
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng về Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Quốc tế DELTA
Chương 3: Giải pháp cải thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Quốc tế DELTA.
Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền
Khái quát về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái ni ệ m, m ụ c đ ích c ủ a Ki ể m soát n ộ i b ộ a, Khái niệm
Trên lý thuyết có rất nhiều định nghĩa khác nhau về Kiểm soát nội bộ:
Theo tiêu chuẩn quốc tế ISA 315, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quá trình do các nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức thiết kế và thực hiện Mục tiêu của kiểm soát nội bộ là đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC), nâng cao hiệu quả hoạt động, cải thiện hiệu suất quản lý và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là quy trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì Mục tiêu của quy trình này là tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được các mục tiêu của đơn vị, bao gồm việc bảo đảm độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu lực hoạt động, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật và quy định liên quan.
Theo COSO năm 1992, KSNB (Kiểm soát nội bộ) là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên của đơn vị chi phối, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu quan trọng: đảm bảo báo cáo tài chính đáng tin cậy, tuân thủ các luật lệ và quy định, và đảm bảo hoạt động hiệu quả và hiệu suất cao.
Sau hơn 20 năm, COSO đã cập nhật mô hình kiểm soát nội bộ với COSO Internal Control 2013 Theo đó, kiểm soát nội bộ (KSNB) được định nghĩa là một quy trình do Ban quản trị, nhà quản lý và các nhân sự khác trong doanh nghiệp thiết lập, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Kiểm soát nội bộ là một hệ thống do con người thiết lập, bao gồm các chính sách, thủ tục và quy định được công nhận rộng rãi Mục tiêu chính của kiểm soát nội bộ là đảm bảo các mục tiêu kiểm soát được thực hiện, tập trung vào kết quả hơn là các hành vi và quy trình cụ thể, với sự linh hoạt tùy thuộc vào từng điều kiện và giai đoạn khác nhau.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và duy trì để quản lý rủi ro kinh doanh, giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược theo tầm nhìn của mình Điều này bao gồm việc đảm bảo hệ thống thông tin tài chính, hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp luật Các chức năng của kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các mục tiêu này.
Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh là rất quan trọng, bao gồm việc hạn chế sai sót vô tình có thể gây thiệt hại, ngăn chặn các rủi ro làm chậm tiến độ và không đạt được mục tiêu Đồng thời, việc phát hiện và ngăn chặn hành vi gian lận trong tổ chức cũng cần được chú trọng để bảo vệ lợi ích doanh nghiệp.
- Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và tăng mức độ tin cậy đối với BCTC được lập
- Đảm bảo mọi thành viên trong công ty đều tuân thủ và thực hiện đúng theo quy định luật pháp nói chung và quy định nội bộ nói riêng
- Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực để đạt được mục tiêu đề ra
- Đảm bảo tài sản không bị mất mát, hao hụt hay bị lạm dụng sai mục đích
Theo Chuẩn mực kiểm toán số 315, kiểm soát nội bộ bao gồm 5 thành phần chính: môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin phục vụ lập và trình bày báo cáo tài chính, các hoạt động kiểm soát và giám sát các hoạt động kiểm soát.
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành sắc thái chung của đơn vị, nơi mà mỗi cá nhân thực hiện các hoạt động và nghĩa vụ kiểm soát của mình một cách hiệu quả.
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố:
Thứ nhất, truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Tính chính trực và giá trị đạo đức là nền tảng cho mọi hành vi và quyết định, đồng thời là cơ sở thiết kế và vận hành quy trình Kiểm soát nội bộ hiệu quả Hiệu quả của quy trình kiểm soát phụ thuộc vào các giá trị đạo đức và tính chính trực của những người thực hiện và giám sát Việc thực thi tính chính trực bao gồm các biện pháp của Ban giám đốc nhằm loại bỏ động cơ thiếu trung thực, bất hợp pháp hoặc phi đạo đức của nhân viên Truyền đạt chính sách về tính chính trực và giá trị đạo đức có thể thực hiện thông qua việc giới thiệu chuẩn mực hành vi, quy tắc đạo đức và các tấm gương điển hình cho nhân viên.
Thứ hai, cam kết về năng lực
Năng lực là kiến thức và các kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc của từng cá nhân
Thứ ba, sự tham gia của Ban quản trị
Ban quản trị có trách nhiệm giám sát thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo sai phạm, cũng như kiểm tra tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị Ngoài ra, ban quản trị còn phải thực hiện những trách nhiệm quan trọng theo các chuẩn mực nghề nghiệp, quy định pháp luật và quy định nội bộ của công ty.
Thứ tư, triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc ảnh hưởng sâu sắc đến việc lập và trình bày BCTC Sự lựa chọn nguyên tắc và chính sách kế toán, cũng như sự thận trọng trong việc xây dựng các ước tính kế toán, phản ánh quan điểm và thái độ của Ban giám đốc Mỗi doanh nghiệp có phong cách điều hành riêng, tạo ra những môi trường kiểm soát khác nhau.
Thứ năm, cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu Thiết lập cơ cấu tổ chức thích hợp yêu cầu xem xét các vấn đề về quyền hạn, trách nhiệm và kênh báo cáo Sự phù hợp của cơ cấu phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm của tổ chức Một cơ cấu được thiết kế hợp lý sẽ hỗ trợ lập kế hoạch, điều hành và kiểm soát hoạt động, trong khi thiết kế không đúng có thể làm giảm hiệu quả của các thủ tục kiểm soát.
Thứ sáu, phân công quyền hạn và trách nhiệm
Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức là rất quan trọng, bao gồm các chính sách liên quan đến thông lệ phổ biến, kinh nghiệm của nhân sự chủ chốt và các nguồn lực cần thiết để thực hiện nhiệm vụ Đồng thời, cần thiết lập các chính sách và quy trình trao đổi thông tin để đảm bảo mọi nhân viên hiểu rõ mục tiêu của đơn vị, cũng như mối liên hệ giữa hành động của từng cá nhân và sự đóng góp vào các mục tiêu chung Mỗi cá nhân cũng cần nhận thức rõ trách nhiệm của mình và các nghĩa vụ liên quan.
Thứ bảy, các chính sách và thông lệ về nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm các phương pháp quản lý và chế độ liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên Những chính sách này phản ánh nhận thức về kiểm soát trong đơn vị và đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp Đội ngũ nhân viên là nhân tố quyết định trong môi trường kiểm soát và thực hiện các thủ tục kiểm soát trong hoạt động của tổ chức.
1.1.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro
Tổng quan kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp
1.2.1 N ộ i dung c ủ a chu trình bán hàng và thu ti ề n Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền: bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp qua trao đổi hàng-tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng của doanh nghiệp Chu trình này bao gồm các khâu: xử lý đơn đặt hàng của người mua, kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu, chuyển giao hàng hóa, lập hóa đơn bán hàng và ghi sổ doanh thu, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền, xử lý các khoản giảm trừ doanh thu, thẩm định và xóa bỏ các khoản phải thu không thu được, lập dự phòng phải thu khó đòi
Chu trình bán hàng và thu tiền là giai đoạn cuối trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả của các chu trình trước đó cũng như toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Các khoản mục này phản ánh rõ ràng trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp theo dõi và cải thiện hiệu suất hoạt động.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, rõ ràng và trung thực Mỗi nghiệp vụ chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất, và chứng từ phải là bằng chứng xác thực cho nghiệp vụ phát sinh, không được tẩy xóa, viết tắt hay lập khống Ngoài ra, chứng từ cần có chữ ký của người có thẩm quyền Các chứng từ này đặc biệt quan trọng trong chu trình bán hàng và thu tiền.
Hợp đồng kinh tế: là văn bản thỏa thuận những điều kiện, trách nhiệm và quyền lợi giữa người mua và người bán
Các đơn đặt hàng của khách hàng: đơn đặt hàng do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp và có thể nhận qua email, điện thoại, fax,…
Lệnh bán hàng là tài liệu do phòng kinh doanh hoặc bộ phận bán hàng của doanh nghiệp lập ra, dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng Tài liệu này cần ghi rõ số thứ tự của đơn đặt hàng cùng với tất cả các thông tin cần thiết như trong đơn đặt hàng.
Phiếu xuất kho là tài liệu do bộ phận kho lập dựa trên lệnh bán hàng đã được phê duyệt Nó cần ghi rõ thông tin chi tiết về hàng hóa được bán và xuất khỏi kho, bao gồm số thứ tự của hàng bán đã sử dụng làm căn cứ để ghi chép.
Hóa đơn GTGT là chứng từ quan trọng thể hiện mẫu mã, số lượng và giá cả hàng hóa đã bán, cùng với phương thức thanh toán và các thông tin liên quan khác.
Các chứng từ vận chuyển: chứng từ này được lập lúc giao hàng, trong đó ghi rõ mẫu mã và số lượng được giao
Phiếu thu (tiền mặt, séc): là chứng từ ghi số tiền khách trả bằng tiền mặt
Giấy báo có, kèm theo sao kê ngân hàng, là chứng từ xác nhận số tiền mà khách hàng đã chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
Biên bản đối chiếu công nợ: là chứng từ xác nhận các phát sinh mua hàng và thanh toán tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng
Chu trình bán hàng thu tiền bao gồm hai loại nghiệp vụ chính: nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền Các khoản mục liên quan đến nghiệp vụ này rất quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp.
Trên bảng cân đối kế toán: phải thu khách hàng (bao gồm cả dự phòng phải thu khó đòi), tiền (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng), hàng tồn kho
Trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, các khoản mục quan trọng bao gồm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, cùng với các khoản giảm trừ doanh thu như giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại và doanh thu hàng bán bị trả lại Ngoài ra, giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng cũng là những yếu tố cần được ghi nhận để đánh giá hiệu quả kinh doanh.
1.2.2 Các sai sót, r ủ i ro th ườ ng g ặ p đố i v ớ i chu trình bán hàng thu ti ề n
Chu trình bán hàng thu tiền là một quy trình quan trọng và liên tục trong doanh nghiệp, do đó việc nhận diện và khắc phục các sai sót rủi ro là cần thiết để thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát hiệu quả Những sai sót rủi ro thường gặp trong quá trình xử lý nghiệp vụ cần được chú ý để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
Trong quá trình xử lý đơn đặt hàng
Trong quá trình xử lý đơn đặt hàng, những sai sót thường gặp bao gồm việc nhân viên kinh doanh chấp nhận đơn hàng mà hàng hóa không có khả năng cung cấp, hoặc chấp nhận đơn hàng từ khách hàng không đủ khả năng thanh toán, điều này tiềm ẩn rủi ro cho doanh nghiệp Ngoài ra, việc người không có thẩm quyền chấp nhận đơn hàng và xuất hàng gửi cho khách cũng là một vấn đề cần lưu ý.
Trong quá trình chuyển giao hàng hóa
Nhân viên kho có thể gặp phải các sai phạm nghiêm trọng như xuất hàng mà chưa được phép, xuất hàng không đúng số lượng hoặc chủng loại theo yêu cầu của khách hàng Bên cạnh đó, nhân viên giao hàng cũng có khả năng chuyển nhầm hàng đến địa chỉ sai hoặc giao nhầm cho khách hàng không đúng.
Trong quá trình xử lý nghiệp vụ kế toán
Sai phạm phổ biến trong kế toán bao gồm việc không ghi nhận hoặc ghi nhận chậm tiền thanh toán từ khách hàng, cũng như ghi nhận sai đối tượng thanh toán, dẫn đến việc cấn trừ nợ nhầm Hơn nữa, một số nhân viên kế toán có thể cố tình tạo ra hoặc hoạch toán sai các khoản giảm trừ doanh thu và chiết khấu thanh toán không đúng quy định để trục lợi cá nhân.
Trong quá trình theo dõi và xử lý nợ
Bán chịu là một phương thức bán hàng phổ biến giúp doanh nghiệp gia tăng doanh thu, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro khi khách hàng có thể không trả nợ hoặc mất khả năng thanh toán, do đó việc theo dõi và xử lý nợ là rất cần thiết Ngoài ra, nhân viên có thể gian lận bằng cách báo cáo không thu được tiền và xóa nợ khó đòi Đối với hình thức bán hàng thu tiền ngay, rủi ro thường gặp là nhân viên thu tiền nhưng không nộp lại cho công ty, thay vào đó, họ có thể ghi nợ để sử dụng số tiền này cho mục đích cá nhân và hứa sẽ hoàn trả sau.
1.2.3 Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng thu tiền
1.2.3.1 Mục tiêu của chu trình bán hàng thu tiền
Các đơn đặt hàng cần được xử lý kịp thời và không được bỏ sót Mọi nghiệp vụ phải được phê duyệt đúng cách và ghi chép đầy đủ Việc ghi sổ cần phải có căn cứ hợp lý, đảm bảo rằng các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh đúng lúc và ghi chép chính xác vào sổ phụ.
1.2.3.2 Các thủ tục kiểm soát chung của chu trình bán hàng thu tiền
Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền của Công ty TNHH Quốc tế Delta
Tổng quan Công ty TNHH Quốc tế Delta
2.1.1 Quá trình hình thành và phát tri ể n
Tên công ty: CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ DELTA
Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: DELTA INTERNATIONAL COMPANY LIMITED
Công ty TNHH DELTA INTERNATIONAL có trụ sở chính tại Số 1, ngách 49, ngõ Thịnh Hào 1, đường Tôn Đức Thắng, Phường Hàng Bột, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội Công ty được cấp Giấy đăng ký kinh doanh số 0101502542 bởi Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội, với lần đăng ký đầu tiên vào ngày 14/6/2004 và đã trải qua 23 lần thay đổi, lần gần nhất vào ngày 26/12/2018.
Mã số thuế: 0101502542-008 Điện thoại: 04.3556 3356
Công ty TNHH Quốc tế DELTA, thành lập năm 2004, đã chuyển đổi từ doanh nghiệp tư nhân sang công ty TNHH vào tháng 10/2012 Sau gần 16 năm hoạt động, DELTA ngày càng khẳng định vị thế vững mạnh trong lĩnh vực logistics.
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty TNHH Quốc tế DELTA được tổ chức hoạt động điều hành theo hình thức công ty TNHH và tuân thủ theo các quy định của pháp luật
Bảng 2.1: Cơ cấu nhân sự
TT Phòng ban Số lượng
2 Phòng tài chính kế toán 20
Phòng tài chính-kế toán
Ban giám đốc là cơ quan lãnh đạo cao nhất trong phòng hành chính, có trách nhiệm giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh và phát triển các chiến lược nhằm thúc đẩy sự phát triển của công ty.
Dưới sự lãnh đạo của Ban giám đốc, Ban điều hành đảm nhận vai trò quan trọng trong việc quản lý các hoạt động hàng ngày của công ty Ban điều hành chịu trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được giao và quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày, đồng thời tổ chức thực hiện các quyết định của Ban giám đốc.
Các phòng ban chức năng khác: thực hiện theo nhiệm vụ được quy định trong văn bản của công ty cũng như các chỉ thị của cấp trên
Bộ phận này hỗ trợ Ban giám đốc trong việc hoạch định chiến lược nhân sự và quản trị nguồn nhân lực hiệu quả Công việc bao gồm tuyển dụng nhân sự phù hợp với nhu cầu kinh doanh, đào tạo và phát triển nhân viên, cũng như đảm bảo các chế độ lương, thưởng và phúc lợi cho cán bộ nhân viên theo quy định của công ty và pháp luật.
Phòng tài chính-kế toán:
- Hoạch định chiến lược tài chính của công ty
Để mở rộng quan hệ và tối ưu hóa cơ cấu nguồn vốn cho công ty, cần xác định rõ định hướng và xây dựng kế hoạch dự phòng nguồn vốn Việc duy trì và phát triển mối quan hệ với hệ thống ngân hàng sẽ giúp tối đa hóa khả năng huy động nguồn vốn, đáp ứng hiệu quả nhu cầu đầu tư, phát triển và hoạt động kinh doanh của công ty.
- Kiểm soát dòng tiền, lập và kiểm soát kế hoạch tài chính hằng năm của công ty một cách hiệu quả
- Đảm bảo thực hiện báo cáo tài chính và các báo cáo cho các cơ quan chức năng nhà nước theo quy định pháp luật
- Hoạch toán, theo dõi và đảm bảo các loại tài sản, nguồn lực của công ty được kiểm soát và sử dụng hợp lý, hiệu quả
- Phân tích và đánh giá các dự án, hoạt động của công ty trên phương diện tài chính
Phòng nghiệp vụ: gồm 2 bộ phận
Bộ phận chứng từ chịu trách nhiệm soạn thảo hồ sơ hải quan và các công văn, chứng từ cần thiết, giúp bộ phận giao nhận hoàn thành công việc nhanh chóng Họ thường xuyên theo dõi thông tin xuất nhập khẩu và cập nhật những thay đổi về thuế, hải quan Đồng thời, bộ phận này cũng quản lý và lưu trữ hồ sơ, chứng từ, công văn, và liên lạc với khách hàng để nắm bắt thông tin cần thiết về lô hàng, hỗ trợ bộ phận nghiệp vụ hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả.
Bộ phận giao nhận chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện hợp đồng dịch vụ giao nhận, tiếp nhận bộ chứng từ từ khách hàng để tiến hành khai thuế Hải quan, đăng ký kiểm dịch, và làm C/O Họ cũng trực tiếp ra cảng để làm hàng, nhận hàng, thuê phương tiện vận tải, và giao hàng cho người nhập khẩu Ngoài ra, bộ phận này còn trung chuyển hàng hóa từ cảng, sân bay đến kho của các đơn vị xuất nhập khẩu trong và ngoài nước, và ngược lại, từ kho của các đơn vị kinh doanh xuất khẩu ra cảng, sân bay để giao hàng.
- Xây dựng và phát triển rộng rãi hình ảnh thương hiệu
- Nghiên cứu, phát triển sản phẩm và mở rộng thị trường
- Xây dựng và thực hiện chiến lược marketing
- Tham mưu cho Ban giám đốc về chiến lược marketing về sản phẩm cũng như khách hàng
- Chăm sóc khách hàng và giải quyết các khiếu nại của khách hàng
- Đảm bảo hệ thống internet, các phần mềm làm việc hoạt động bình thường, ổn định
Để đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính, cần khắc phục kịp thời và nhanh chóng mọi trục trặc kỹ thuật Việc thực hiện bảo trì định kỳ và quét virus toàn bộ hệ thống là cần thiết để ngăn ngừa rò rỉ dữ liệu.
- Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ
- Bảo vệ chính trị nội bộ
- Đảm nhiệm công tác hành chính – tổng hợp, văn thư - lưu trữ
- Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật
- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành
- Quản lý công tác bảo vệ và tổ xe
2.1.3 Đặ c đ i ể m kinh doanh c ủ a Công ty
Công ty TNHH quốc tế Delta là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ kho bãi và giao nhận vận tải cả trong nước lẫn quốc tế Chúng tôi chuyên làm đại lý cho các doanh nghiệp logistics nước ngoài và cung cấp dịch vụ giao nhận nội địa, bao gồm vận chuyển hàng quốc tế, thủ tục hải quan, vận tải nội địa và kinh doanh kho bãi Điểm mạnh của Delta nằm ở dịch vụ giao nhận vận tải, kinh doanh mặt hàng quạt thông gió và khai thuê hải quan.
Công ty đảm nhận thủ tục hải quan và các quy trình chuyên ngành cho các dự án lớn, bao gồm dự án viễn thông của Hanoi Telecom, Vinaphone, Mobiphone, Ericsson, Motorola, và Huawei Ngoài ra, công ty còn là nhà ủy thác xuất nhập khẩu cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài từ Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, và Singapore.
Ngoài ra Delta còn là nhà nhập khẩu chính của công ty chuyên sản xuất quạt thông gió công nghiệp như Kruger Ventilation Industries Pte Ltd
2.1.4 T ổ ch ứ c h ệ th ố ng k ế toán c ủ a công ty a, Các chính sách kế toán chung
Các chính kế toán chung tại Công ty TNHH Quốc tế Delta cụ thể như sau:
- Năm tài chính: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm
- Kỳ kế toán năm: năm
- Chế độ kế toán: Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC Hướng dẫn chế dộ kế toán cho doanh nghiệp được ban hành vào ngày 22/12/2014
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Việt Nam đồng
- Phương pháp hoạch toán hàng tồn kho: Áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng b Hệ thống chứng từ kế toán
Chứng từ ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ bao gồm các tài liệu quan trọng như hóa đơn GTGT, hợp đồng vận chuyển, phiếu xác nhận cung cấp dịch vụ, vận đơn, debit note và biên bản xác nhận công nợ Những chứng từ này không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý doanh thu hiệu quả mà còn hỗ trợ trong việc kiểm soát công nợ một cách chính xác.
Chứng từ ghi nhận nghiệp vụ thu tiền: Phiếu thu, giấy báo có, sao kê ngân hàng, bảng kiểm kê quỹ c, Hệ thống tài khoản kế toán
Công ty TNHH Quốc tế Delta hiện đang áp dụng hệ thống tài khoản theo thông tư 200/2014/TT-BTC Hệ thống này được sử dụng trong quy trình bán hàng và thu tiền của công ty.
- Sử dụng tài khoản 131,138 để theo dõi các khoản phải thu, phải trả, bao gồm các khoản thu hộ, chi hộ
TK 51132 ghi nhận doanh thu từ việc cung cấp dịch vụ nội địa, bao gồm các khoản phí như phí xếp dỡ container, chi phí seal, phí chứng từ Bill và phí làm điện giao hàng Telex.
- TK 62772: Chi phí dịch vụ mua ngoài d, Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại công ty
Công ty TNHH Quốc tế Delta đã lựa chọn áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là Nhật ký chung, dựa trên điều kiện thực tế của loại hình kinh doanh.
Trình tự ghi sổ Nhật ký chung:
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
(Nguồn: Phòng tài chính-kế toán)
Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công TNHH Quốc tế Delta
2.2.1 Môi tr ườ ng ki ể m soát
Môi trường kiểm soát tại Delta đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của Kiểm soát nội bộ, từ đó hỗ trợ công ty đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Tại Công ty Delta, Ban lãnh đạo và nhân viên cam kết tuân thủ các chuẩn mực đạo đức của Việt Nam và các chuẩn mực nghề nghiệp, được xây dựng trên nền tảng đạo đức cơ bản Những chuẩn mực này được ghi rõ trong sổ tay nhân viên, do Ban lãnh đạo cập nhật và ban hành mới nhất.
18/10/2019 và được phổ cập đến toàn bộ nhân viên Trong đó, nêu ra một số quy định như:
Trong mọi trường hợp, nhân viên có trách nhiệm bảo mật thông tin của Công ty, kể cả ngoài giờ làm việc và sau khi rời khỏi Công ty Tất cả giao dịch, văn bản, tài liệu và dữ liệu của Công ty, bao gồm cả giao dịch nội bộ và với đối tác bên ngoài, đều được coi là thông tin bảo mật Việc trao đổi thông tin bảo mật với người ngoài hoặc với những cá nhân trong Công ty không liên quan trực tiếp đến công việc là hành vi vi phạm nghiêm trọng nguyên tắc bảo mật của Công ty.
Delta và NCC của Delta cam kết chống hối lộ, không tham gia vào bất kỳ hành động hối lộ nào Công ty nghiêm cấm nhân viên nhận hối lộ và không sử dụng bên thứ ba để thực hiện các khoản thanh toán bất hợp pháp.
Ban lãnh đạo cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc để làm gương cho nhân viên, đồng thời áp dụng hình thức xử phạt phù hợp với những vi phạm Khi khen thưởng cá nhân xuất sắc, lãnh đạo cũng chú trọng đến tiêu chí đạo đức nghề nghiệp của mỗi người.
Cam kết về năng lực
Delta coi con người là nguồn lực quý giá nhất, đóng góp vào thành công của công ty Giám đốc Trần Đức Nghĩa chia sẻ rằng công ty luôn chú trọng phát triển nguồn nhân lực thông qua tuyển dụng và đào tạo Ngân sách đào tạo hàng năm của Delta tăng nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự Mỗi nhân viên đều nỗ lực tạo ra giá trị thực cho khách hàng qua các dịch vụ logistics nhanh chóng và hiệu quả Trong quy trình tuyển dụng, nhân viên mới có tối đa 2 tháng thử việc để làm quen với văn hóa công ty, trong đó bao gồm việc phổ biến quy định và hướng dẫn công việc Sau thời gian thử việc, ứng viên phải viết báo cáo tự đánh giá và trưởng bộ phận sẽ gửi phiếu đánh giá cho phòng nhân sự để làm cơ sở cho việc ký hợp đồng lao động và chính sách lương.
Ông Trần Đức Nghĩa, trong buổi kỷ niệm 14 năm thành lập công ty, đã chia sẻ với tạp chí Vietnam Logistics Review rằng công ty có tỷ lệ nhân viên Tổng cục Hải quan cấp chứng chỉ khai thuê hải quan lên đến 30%, là tỷ lệ cao nhất toàn quốc Điều này đảm bảo năng lực cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan cho tất cả các loại hình tờ khai.
Sự tham gia của Ban quản trị
Ban quản trị của Delta bao gồm Ban giám đốc và các trưởng bộ phận, tất cả đều có kiến thức chuyên môn cao và kinh nghiệm dày dạn Họ thường xuyên giám sát kết quả làm việc của nhân viên để đánh giá năng lực và đề ra giải pháp ngăn ngừa sai sót Các cuộc họp giữa các phòng ban diễn ra định kỳ nhằm thảo luận về những tồn tại và ưu điểm, từ đó xác định phương hướng cải tiến hiệu quả hơn.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban giám đốc
Ban giám đốc Công ty luôn thể hiện quan điểm và phong cách điều hành rõ ràng, minh bạch, tập trung vào việc đạt được mục tiêu kinh doanh Lãnh đạo cân nhắc kỹ lưỡng giữa rủi ro và lợi nhuận, ưu tiên hạn chế tối đa rủi ro Trong quá trình lập báo cáo tài chính, Ban giám đốc yêu cầu số liệu phải chính xác và thực tế, nhằm cung cấp cái nhìn tốt nhất về tình hình doanh nghiệp cho khách hàng và nhà đầu tư.
Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp được thể hiện rõ trong sơ đồ 2.1, với việc Delta quy định cụ thể nhiệm vụ của từng phòng ban và cá nhân trong hợp đồng lao động Điều này giúp các phòng ban hiểu rõ nghĩa vụ của mình, từ đó tránh chồng chéo công việc và hạn chế tình trạng một người kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ Nhờ vậy, ban quản lý có thể kiểm soát hiệu quả chu trình bán hàng và thu tiền.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Delta quy định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của từng cán bộ nhân viên trong hợp đồng lao động, yêu cầu nhân viên nắm rõ ngay khi trở thành nhân viên chính thức Công việc được giao phù hợp với năng lực cá nhân, và các trưởng bộ phận thường xuyên giám sát quá trình làm việc để tránh chồng chéo công việc Tuy nhiên, do số lượng nhân sự hạn chế và phần lớn là những người có gia đình, trưởng bộ phận có thể giao nhiệm vụ cho nhân viên có năng lực thay thế cho người nghỉ ốm hoặc trong các thời điểm cao điểm.
Chính sách và thông lệ về nhân sự
Công ty luôn coi nhân viên là yếu tố quyết định sự thành công, vì vậy cung cấp phúc lợi phù hợp với sự cống hiến của họ Ngoài mức lương cơ bản, nhân viên còn nhận thưởng và các phụ cấp như trách nhiệm, ăn trưa, thâm niên, làm thêm giờ, ngôn ngữ và độc hại Nhân viên cũng được hỗ trợ nghỉ kết hôn, nghỉ việc hiếu, nghỉ thai sản và vẫn nhận lương trong thời gian quy định Đặc biệt, đối với lễ kết hôn, công ty sẽ bố trí xe đưa đón nhân viên tùy thuộc vào địa điểm và số lượng người tham dự.
Trong hợp đồng lao động, công ty quy định rằng nhân viên có quyền nghỉ phép 12 ngày mỗi năm và được hưởng nguyên lương trong thời gian nghỉ.
Thời gian nghỉ phép của nhân viên sẽ tăng dần theo thâm niên, với tối thiểu 12 ngày nghỉ phép hàng năm Ngoài ra, nhân viên còn được nghỉ 10 ngày lễ như Tết âm lịch, Tết dương lịch, Giỗ tổ Hùng Vương và ngày Giải phóng miền Nam Công ty cũng tổ chức 2 chuyến du lịch hàng năm, chi trả toàn bộ chi phí cho nhân viên Delta cam kết tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên có thể nghỉ ngơi hợp lý, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc.
2.2.2 Quy trình đ ánh giá r ủ i ro
Sai phạm Rủi ro Giải pháp
Hàng hóa nhận vận chuyển trong quá trình bảo quản, vận chuyển bị giảm chất lượng
Làm tăng chi phí của Công ty khi phải bồi thường hàng hóa kém chất lượng
Do không đáp ứng điều khoản của hợp đồng nên làm giảm uy tín của Công ty làm cho lượng khách hàng giảm trong tương lai
Kiểm soát chặt chẽ quá trình bảo quản hàng hóa là rất quan trọng để ngăn chặn tình trạng nhân viên thay thế sản phẩm bằng hàng kém chất lượng nhằm trục lợi cá nhân.
Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty
Delta nhận thức rõ ràng rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả ảnh hưởng lớn đến chu trình bán hàng và thu tiền, vì vậy công ty đã xây dựng một môi trường kiểm soát tốt ngay từ đầu Công ty thiết lập các quy định và chuẩn mực đạo đức rõ ràng cho toàn bộ nhân viên, đồng thời ban lãnh đạo thực hiện nghiêm túc các chuẩn mực này để làm gương cho cấp dưới Với đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm và chuyên môn, các phòng ban được phân chia nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, không chồng chéo, giúp nhân viên hoàn thành công việc trong phạm vi năng lực của mình Đội ngũ nhân viên được phòng hành chính nhân sự tuyển chọn và đào tạo bài bản, đáp ứng tốt yêu cầu công việc, cùng với nhiều phúc lợi hấp dẫn từ công ty.
Quy trình đánh giá rủi ro
Công ty đã xác định các rủi ro tiềm ẩn trong quy trình bán hàng và thu tiền, đồng thời đề xuất các giải pháp nhằm giảm thiểu những rủi ro này Việc nhận diện rủi ro dựa trên kinh nghiệm của nhà quản lý, ý kiến đóng góp từ nhân viên, và phân tích các rủi ro đã xảy ra trong các năm trước.
Công ty đã triển khai các biện pháp kiểm soát cụ thể nhằm giảm thiểu rủi ro trong quy trình cung ứng dịch vụ logistics, đảm bảo rằng tất cả các bước trong quy trình đều được hỗ trợ bởi chứng từ hợp pháp và có sự phê duyệt của người có thẩm quyền.
Hệ thống thông tin và truyền thông
Công ty áp dụng phần mềm Delta nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng tốc độ xử lý công việc và đảm bảo thông tin được lưu trữ một cách dễ dàng và hiệu quả.
Các chế độ và chính sách kế toán mới được nhân viên cập nhật thường xuyên, giúp nâng cao hiệu quả hoạch toán và cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo cùng các bên liên quan bên ngoài Công ty.
Nhân viên chủ động trao đổi và cập nhật thông tin qua các nhóm phòng ban trên Skype, giúp tăng tốc độ giao tiếp và cải thiện quy trình chia sẻ thông tin giữa các thành viên.
Giám sát các kiểm soát
Công ty thực hiện giám sát định kỳ và thường xuyên, với sự giám sát chéo giữa các nhân viên để nhận diện những thiếu sót trong kiểm soát nội bộ Ban giám đốc cũng tham gia giám sát các hoạt động kinh doanh, từ đó giúp hạn chế rủi ro trong quy trình bán hàng và thu tiền, cũng như đảm bảo sự tuân thủ của nhân viên.
Thứ nhất là môi trường kiểm soát
Đội ngũ cán bộ nhân viên của Công ty hiện tại thiếu hụt về khả năng ngoại ngữ, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến mục tiêu mở rộng thương hiệu trên thị trường quốc tế.
Chính sách nhân sự của Công ty quy định rõ ràng về chế độ phúc lợi cho nhân viên trong sổ tay, tuy nhiên, các hình phạt áp dụng lại quá nhẹ, thiếu tính răn đe đối với những sai phạm Hơn nữa, Công ty không tổ chức các khóa đào tạo hàng năm cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức và nghiệp vụ, điều này có thể ảnh hưởng đến sự phát triển và hiệu quả công việc.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm trong công ty vẫn gặp phải tình trạng bất kiêm nhiệm, đặc biệt trong những thời điểm bận rộn khi thiếu nhân sự Việc nhân viên sale kiêm nhiệm công việc của vị trí nghiệp vụ dẫn đến những sai sót không mong muốn do thiếu kinh nghiệm.
Mà bộ phận nghiệp vụ được xem là quan trọng nhất, do đó sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty
Thứ hai, quy trình đánh giá rủi ro
Công ty thiếu một quy trình đánh giá rủi ro rõ ràng, chủ yếu dựa vào các rủi ro đã xảy ra trong năm trước để đưa ra giải pháp khắc phục Hơn nữa, công ty không có bộ phận Kiểm soát nội bộ để kiểm định và phát hiện các vấn đề trong kiểm soát nội bộ, mà chủ yếu dựa vào sự xét đoán của Ban giám đốc dựa trên ý kiến từ cấp dưới.
Thứ ba, hoạt động kiểm soát
Hiện nay, Công ty chưa trang bị thiết bị định vị GPS và camera theo dõi hành trình cho các phương tiện vận tải, điều này dẫn đến việc khó kiểm soát và đảm bảo an toàn cho hàng hóa Hệ quả là gia tăng nguy cơ gian lận từ phía nhân viên, như việc tráo đổi hàng hóa kém chất lượng hoặc lấy cắp hàng hóa để trục lợi cá nhân.
Một số nhân viên vẫn giữ thái độ chủ quan, tin tưởng vào mối quan hệ thân thiết của Công ty với khách hàng, dẫn đến việc họ bỏ qua việc phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp và tiếp tục ký kết hợp đồng mà không xem xét kỹ lưỡng.
Thứ tư, hệ thống thông tin và truyền thông
Công ty chủ yếu sử dụng phần mềm Delta để hỗ trợ bộ phận nghiệp vụ, trong khi phòng kế toán thực hiện công việc lên sổ sách và lập báo cáo tài chính (BCTC) trên ứng dụng Excel Tuy nhiên, việc phụ thuộc vào Excel có thể làm tăng nguy cơ mất dữ liệu do sự cố máy móc hoặc mất điện trong quá trình làm việc.
Thứ năm, thiếu giám sát các kiểm soát định kỳ
Delta thực hiện giám sát định kỳ và giám sát thường xuyên, nhưng không duy trì đều đặn việc giám sát định kỳ hàng tháng Trong những thời điểm có nhiều đơn hàng, việc này bị gián đoạn, dẫn đến các trưởng bộ phận không lập báo cáo về tình hình kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền để trình lên Ban giám đốc xem xét và đưa ra giải pháp.
Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty TNHH Quốc tế Delta
Định hướng phát triển Công ty và của Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền
3.1.1 Đị nh h ướ ng phát tri ể n Công ty
Giống như nhiều doanh nghiệp trong nước, Delta đã trải qua không ít thăng trầm để đạt được thành công, với cả những niềm vui và nỗi buồn Mặc dù gặp phải nhiều hạn chế về tài chính, nguồn nhân lực và kinh nghiệm so với các đàn anh, nhưng nhờ vào lòng nhiệt huyết, sự sáng tạo và tình yêu công việc của đội ngũ trẻ, Delta đã dần khẳng định được vị thế của mình, trở thành một doanh nghiệp uy tín trong lĩnh vực logistics.
Trong bối cảnh đại dịch COVID-19 gây ra nhiều khó khăn cho nền kinh tế, các doanh nghiệp thiếu năng lực và định hướng dễ dàng bị đào thải và phá sản Tuy nhiên, Delta vẫn kiên cường duy trì vị thế trên thị trường.
Trong những năm tới, Công ty đặt mục tiêu kinh doanh dựa trên thành công và nguồn lực hiện có, tập trung vào việc phát triển và mở rộng thị trường cho các dịch vụ hiện tại như khai thuê hải quan và vận tải nội địa Đồng thời, Công ty cũng sẽ mở rộng thêm dịch vụ chuyển phát nhanh và cung cấp dịch vụ logistics cho thương mại điện tử Tham vọng của Công ty là trở thành đơn vị cung cấp chuỗi cung ứng hàng đầu trong ngành logistics.
3.1.2 Đị nh h ướ ng phát tri ể n c ủ a Ki ể m soát n ộ i b ộ chu trình bán hàng thu ti ề n
Chu trình bán hàng thu tiền là một phần quan trọng mà Delta chú trọng để đạt được mục tiêu kinh doanh Công ty đang tập trung phát triển kiểm soát nội bộ cho chu trình này, nhằm xây dựng một hệ thống có ít lỗ hổng Mặc dù hiện tại còn nhiều hạn chế trong kiểm soát nội bộ, Delta cam kết sẽ khắc phục những vấn đề này trong tương lai để tạo ra một hệ thống hiệu quả, giúp ngăn ngừa và phát hiện rủi ro kinh doanh.
Giải pháp cải thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty
ty TNHH Quốc tế Delta
3.2.1 C ả i thi ệ n môi tr ườ ng ki ể m soát
Bộ quy tắc ứng xử và giá trị đạo đức trong doanh nghiệp cần được Ban giám đốc xây dựng và hoàn thiện liên tục Việc giám sát, đánh giá và quản lý thực hiện các giá trị đạo đức của từng cá nhân là rất quan trọng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp chống gian lận, đồng thời nâng cao nhận thức về hậu quả của các hành vi sai trái.
Công ty nên ưu tiên tuyển dụng ứng viên có khả năng ngoại ngữ cao và bổ sung vòng thi test trong quy trình tuyển dụng để đánh giá đúng năng lực ứng viên Hàng năm, công ty cần tổ chức các khóa đào tạo nhằm nâng cao chuyên môn cho nhân viên Cuối năm, nên tiến hành khảo sát nhỏ để kiểm tra kiến thức, từ đó bổ nhiệm nhân viên xuất sắc lên vị trí cao hơn hoặc tăng lương, đồng thời loại bỏ những nhân viên có năng lực yếu Đối với phòng nghiệp vụ, công ty cần tăng cường số lượng nhân sự để giảm tải công việc và tránh sự kiêm nhiệm không cần thiết của nhân viên sales.
Tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, năng động và sáng tạo là yếu tố quan trọng giúp nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của công ty Đồng thời, cần nâng cao mức độ xử phạt đối với các vi phạm và công khai những tấm gương vi phạm để răn đe và nâng cao ý thức của nhân viên.
3.2.2 Hoàn thi ệ n quy trình đ ánh giá r ủ i ro
Công ty cần thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ để đánh giá rủi ro dựa trên các mục tiêu kinh doanh đã đề ra Nhân viên trong bộ phận này nên được lựa chọn kỹ lưỡng và thường xuyên được đào tạo qua các khóa học trực tuyến hoặc mời chuyên gia đến đào tạo.
Xây dựng quy trình đánh giá rủi ro hiệu quả là cần thiết để ước tính và phân tích các rủi ro đã xảy ra, đang diễn ra và có khả năng xuất hiện trong tương lai Việc thu thập thông tin từ cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp giúp đánh giá tác động của rủi ro hiện hữu và rủi ro tiềm tàng, từ đó giảm thiểu ảnh hưởng của chúng đối với hoạt động của công ty Để nâng cao hiệu quả phân tích rủi ro và hạn chế rắc rối, công ty nên đầu tư vào phần mềm quản trị rủi ro.
Sau khi xác định và phân tích các rủi ro, bộ phận kiểm soát nội bộ của Công ty sẽ chọn lọc những rủi ro có ảnh hưởng lớn nhất để xem xét và đề xuất các biện pháp khắc phục Những rủi ro quan trọng đối với Công ty bao gồm rủi ro về tỷ giá hối đoái, rủi ro từ môi trường cạnh tranh và rủi ro liên quan đến nhân sự.
Cần nâng cao nhận thức của nhân viên trong công ty và khuyến khích họ báo cáo rủi ro có thể xảy ra cho Trưởng bộ phận, từ đó trình lên Ban giám đốc.
3.2.3 Hoàn thi ệ n ho ạ t độ ng ki ể m soát
Tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng
Ban giám đốc Công ty cần thiết lập tiêu chí chấp nhận khách hàng để phục vụ và soạn thảo hợp đồng Đối với khách hàng mới, cần tìm hiểu kỹ về tình hình tài chính, lĩnh vực kinh doanh, việc kinh doanh mặt hàng vi phạm pháp luật, cũng như tình trạng hoạt động và thông tin mã số thuế trên Tổng cục thuế và Cổng thông tin quốc gia của Sở kế hoạch Dựa trên thông tin này, đánh giá khả năng thanh toán nợ trong tương lai của khách hàng Đối với khách hàng đã sử dụng dịch vụ, nhân viên sale cần kiểm tra kết quả kinh doanh năm trước Sau đó, viết báo cáo trình trưởng bộ phận để xét duyệt trước khi soạn thảo hợp đồng ký kết.
Công ty cần soạn thảo một giấy đề nghị sử dụng dịch vụ để khách hàng điền thông tin và ký tên, làm cơ sở cho việc lập hợp đồng dịch vụ Đồng thời, cần thực hiện luân chuyển nhân viên trong phòng sale để hạn chế sự thân thiết giữa nhân viên và khách hàng, nhằm giảm thiểu nguy cơ gian lận.
Thực hiện nghĩa vụ vận chuyển hàng hóa
Công ty cần lắp đặt thiết bị định vị GPS và camera theo dõi hành trình trên các hệ thống xe vận tải để đảm bảo an toàn cho chất lượng và số lượng hàng hóa trước khi giao cho khách hàng.
Trước khi vận chuyển hàng hóa lên xe và giao đến địa điểm theo hợp đồng, cần thực hiện kiểm kê hàng hóa giữa bộ phận kho bãi và thuyền trưởng, lái xe.
Thu tiền của khách hàng
Khuyến khích khách hàng sử dụng hình thức chuyển khoản để giảm thiểu rủi ro trong thanh toán bằng tiền mặt Cuối mỗi ngày, cần đối chiếu số tiền trên phiếu thu và phiếu chi với số tiền tồn quỹ; nếu có chênh lệch, cần làm rõ nguyên nhân và báo cáo lên Ban giám đốc Doanh nghiệp nên quy định một lượng tiền nhất định tồn quỹ trong ngày, và số tiền còn lại từ thanh toán bằng tiền mặt phải được thủ quỹ gửi vào tài khoản ngân hàng của Công ty.
Để theo dõi công nợ hiệu quả, nhân viên kế toán cần ghi nhận các khoản chưa thanh toán từ khách hàng Mỗi tháng, phòng kế toán sẽ lập bảng công nợ phải thu và gửi giấy xác nhận công nợ đến khách hàng nhằm nhắc nhở họ về nghĩa vụ thanh toán Khi gần đến hạn thu nợ, bộ phận kế toán sẽ tăng cường nhắc nhở, đặc biệt đối với những khách hàng ít sử dụng dịch vụ của công ty.
Lập bảng phân tích số dư nợ phải thu theo từng nhóm tuổi nợ và đối tượng khách hàng giúp nhà quản trị dự phòng phải thu một cách hợp lý, đồng thời nâng cao hiệu quả thu hồi, theo dõi và quản lý các khoản nợ.
3.2.4 H ệ th ố ng thông tin và truy ề n thông
Công ty nên đầu tư phát triển phần mềm Delta với nhiều tính năng hơn, không chỉ hỗ trợ phòng nghiệp vụ mà còn giúp phòng kế toán trong việc quản lý sổ sách, giảm thiểu mất mát dữ liệu và tăng tốc độ làm việc Hơn nữa, phần mềm hiện tại vẫn gặp rủi ro về virus, dẫn đến nguy cơ rò rỉ dữ liệu và mất cắp thông tin, vì vậy công ty cần xem xét đầu tư vào ứng dụng chống virus đáng tin cậy.
Kiến nghị
Ban lãnh đạo Công ty cần hiểu rõ vai trò quan trọng của Kiểm soát nội bộ trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Đồng thời, họ cũng cần nhận diện các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ để không ngừng cải thiện và hoàn thiện những yếu tố này.
Đào tạo toàn bộ nhân viên về Kiểm soát nội bộ là cần thiết để nâng cao nhận thức và khuyến khích họ đóng góp ý kiến, từ đó hoàn thiện quy trình này Mỗi nhân viên cần hiểu rằng họ là một mắt xích quan trọng trong hệ thống kiểm soát, giúp họ nghiêm túc thực hiện nhiệm vụ được giao Để hỗ trợ hiệu quả làm việc, doanh nghiệp nên đầu tư vào các phần mềm và ứng dụng cần thiết.
Cập nhật thường xuyên những quy định, pháp luật mới ban hành để nâng cao tính pháp lý của thông tin
3.3.2 Đố i v ớ i C ơ quan qu ả n lý Nhà n ướ c
Hướng dẫn xây dựng và thiết kế Kiểm soát nội bộ hiện chưa được đề cập nhiều trong các chuẩn mực và quy định, chủ yếu chỉ liên quan đến kiểm toán độc lập theo Chuẩn mực kiểm toán Do đó, cần sớm ban hành các văn bản hướng dẫn thiết kế và vận hành Kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp, bao gồm các khái niệm và mục tiêu của Kiểm soát nội bộ Bên cạnh đó, cần quy định rõ trách nhiệm của Ban lãnh đạo trong việc quản lý rủi ro mà Công ty có thể gặp phải và các giải pháp phù hợp.
Ban hành các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững là rất quan trọng Việc mở rộng các cơ sở đào tạo về Kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp và nhà quản lý nhận thức rõ tầm quan trọng và lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh, từ đó góp phần đạt được các mục tiêu của công ty.
Trong chương này, tôi trình bày định hướng phát triển của công ty và hệ thống Kiểm soát nội bộ Bằng cách kết hợp với những phát hiện từ chương 2, tôi đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền của công ty Những giải pháp này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro xuống mức tối thiểu, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho công ty cạnh tranh hiệu quả trong ngành logistics.
Nghiên cứu cho thấy nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không nhận thức rõ tầm quan trọng của Kiểm soát nội bộ, điều này ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của họ trên thị trường Công ty TNHH Quốc tế DELTA đã dần nhận thức được sự cần thiết phải xây dựng một hệ thống Kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh Qua quá trình thực tập tại công ty, tôi đã tìm hiểu về công tác Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, từ đó hoàn thành bài khóa luận của mình.
Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu, khóa luận đã giải quyết các vấn đề sau:
Thứ nhất, trình bày những lý luận chung về Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền trong doanh nghiệp
Đánh giá thực trạng Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền của Công ty TNHH Quốc tế Delta sẽ giúp xác định những ưu điểm và tồn tại Qua đó, chúng ta có thể phân tích nguyên nhân dẫn đến những tồn tại này, nhằm cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Dựa trên định hướng phát triển của Công ty TNHH Quốc tế Delta, bài viết này đề xuất các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ trong hoạt động bán hàng và thu tiền.
Qua quá trình học tập và thực tập tại Công ty TNHH Quốc tế Delta, em đã tích lũy được nhiều kiến thức về Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng thu tiền Tuy nhiên, do hạn chế về kiến thức và thời gian thực tập, bài khóa luận này vẫn còn một số thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp từ thầy cô, cô chú và anh chị trong công ty để hoàn thiện bài khóa luận của mình.
Danh mục tài liệu tham khảo
1 Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Hướng dẫn chế độ kế toán Doanh nghiệp
2 Bộ Tài chính (2012), Thông tư số 214/2012/TT-BTC ngày 6/12/2012, Ban hành hệ thống chuẩn mực kiểm toán Việt Nam
3 Lê Thùy Linh (2016) “Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình thu tiền và bán hàng tại công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường học viện ngân hàng
4 Nguyễn Thị Bảo Ngân (2020) “Kiểm soát nội bộ chu trình cấp bảo hiểm xe cơ giới (oto) và thu tiền khách hàng tại công ty Bảo hiểm PVI Huế”, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học kinh tế Huế
5 Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 200/2014/TT-BTC, Hướng dẫn chế độ kế toán Doanh nghiệp
6 Bùi Thị Minh Hải (2011) “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp may mặc Việt Nam”, Luận án Tiến sĩ, Trường Đại học kinh tế quốc dân
7 Website của Công ty TNHH Quốc tế Delta: https://delta.com.vn/
Nhận xét của giảng viên hướng dẫn
Đánh giá năng lực chuyên môn và nghiên cứu của sinh viên trong quá trình viết khóa luận tốt nghiệp (KLTN) là rất quan trọng Việc đánh giá nỗ lực, hiệu quả công việc và sự thường xuyên liên lạc giữa sinh viên và giảng viên hướng dẫn (GVHD) cũng đóng vai trò then chốt Trên cơ sở đó, GVHD sẽ quyết định đồng ý hoặc không đồng ý cho sinh viên được bảo vệ KLTN.
(Ký và ghi rõ họ tên)