Tính cấp thiết của đề tài
Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển mạnh mẽ với sự gia tăng nhanh chóng số lượng doanh nghiệp trong các lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ, tạo nên một môi trường cạnh tranh sôi động Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp cần không chỉ có tiềm lực tài chính và chiến lược kinh doanh hiệu quả, mà còn phải chú trọng đến việc kiểm tra, giám sát và quản lý nội bộ Một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt giúp tăng cường hiệu quả quản lý nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và sai sót, đồng thời ngăn chặn gian lận có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp.
Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát chuyên kinh doanh và phân phối sản phẩm dược phẩm tại Hưng Yên và các tỉnh, thành phố lân cận Sau 4 năm hoạt động, công ty đã ghi nhận sự gia tăng đáng kể về số lượng khách hàng cả trong lĩnh vực bán buôn lẫn bán lẻ, đồng thời cũng phải đối mặt với sự gia tăng của đối thủ cạnh tranh Hoạt động bán hàng là mảng kinh doanh chính và diễn ra thường xuyên, do đó, việc thiết kế và vận hành hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cho quy trình bán hàng và thu tiền trở thành yêu cầu cấp thiết Điều này sẽ giúp công ty không chỉ hoàn thiện KSNB cho quy trình bán hàng mà còn cho toàn bộ doanh nghiệp trong tương lai.
Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát, giống như nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, chưa chú trọng đầu tư cho kiểm soát nội bộ (KSNB), đặc biệt là trong chu trình bán hàng và thu tiền Nguyên nhân chủ yếu là do các nhà quản lý vẫn thường dựa vào cảm tính và kinh nghiệm cá nhân, hoặc thiếu hiểu biết về KSNB Hiện tại, công tác KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty còn nhiều thiếu sót, cần được hoàn thiện để đảm bảo doanh thu và tiền bán hàng được tính toán chính xác, thu đủ, ngăn ngừa thất thoát hàng hóa, và nâng cao hiệu quả quản lý cũng như tính cạnh tranh trên thị trường.
Trần Thị Thu Thủy 2 K20KTG
Tác giả đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát” cho khóa luận tốt nghiệp của mình, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát tài chính trong doanh nghiệp.
Tổng quan nghiên cứu
Hiện nay, nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, đặc biệt là kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền, đang được quan tâm tại Việt Nam và trên thế giới Nghiên cứu của Kinanthi Dea Prabawani (2015) với đề tài “Đánh giá kiểm soát nội bộ đối với quy trình bán hàng tại PT Candi Jitu Indonesia” đã phân tích và đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình này Nghiên cứu cung cấp thông tin chi tiết về điểm mạnh và điểm yếu của kiểm soát nội bộ tại công ty, đồng thời thu thập ý kiến từ Ban giám đốc và nhân viên để có cái nhìn toàn diện hơn Tuy nhiên, nghiên cứu chưa đánh giá đầy đủ tất cả các thành phần của kiểm soát nội bộ, chỉ tập trung vào môi trường kiểm soát và các hoạt động kiểm soát, trong khi ảnh hưởng của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền thực sự phức tạp hơn.
Hai tác giả là Anne Wangeci Njagi và Mirie Mwangi (2019) với đề tài nghiên cứu
Nghiên cứu “Tác động của kiểm soát nội bộ đến việc thu doanh thu của các bệnh viện cấp năm tại Kiambu County” nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong việc bảo đảm doanh thu thuế cho năm bệnh viện tại Kiambu Thiếu kiểm soát nội bộ có thể dẫn đến gia tăng gian lận, làm giảm doanh thu do các hành vi như tham ô và gian lận thuế Đặc biệt, nghiên cứu của hai tác giả này nổi bật hơn so với nhiều nghiên cứu khác trên thế giới nhờ việc chỉ ra các mối quan hệ tương quan giữa các yếu tố của kiểm soát nội bộ và doanh thu thuế, mặc dù vẫn chỉ đưa ra các hệ số mà chưa đi sâu vào phân tích.
Trần Thị Thu Thủy 3 K20KTG cho thấy mối tương quan quan trọng, nhưng vẫn cần phân tích sâu hơn về ý nghĩa của các con số này và ảnh hưởng của chúng trong thực tế.
Ngoài các nghiên cứu nổi tiếng trên thế giới, ở Việt Nam cũng đã từng có rất nhiều Thạc sĩ, Tiến sĩ,… nghiên cứu về đề tài này như:
Luận văn Thạc sĩ kế toán của Phạm Thanh Lê (2019) với đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty TNHH Thương Mại Uber Việt Nam” phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình bán hàng và thu tiền của công ty Tác giả đánh giá những thành tựu đạt được cũng như các hạn chế và nguyên nhân của chúng trong công tác KSNB Bài luận cũng đề xuất các giải pháp thực tiễn nhằm cải thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền Tuy nhiên, điểm thiếu sót là tác giả chưa đưa ra kiến nghị cho các cấp cao hơn, chỉ tập trung vào giải pháp ở cấp độ doanh nghiệp.
Tác giả Lê Thị Minh Phương (2020) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu về “Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty TNHH Tâm Hữu Dũng”, tương tự như nghiên cứu của Phạm Thanh Lê Cả hai bài nghiên cứu đều có cấu trúc tương đồng, nhưng bài khóa luận của Minh Phương đã khắc phục nhược điểm của luận văn Thạc sĩ của Thanh Lê bằng cách đưa ra các kiến nghị cho các cấp lãnh đạo như Cơ quan nhà nước, Bộ Tài chính và Viện kiểm toán nội bộ Tuy nhiên, khóa luận của Minh Phương lại thiếu các định hướng phát triển cho công ty và yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền.
Mặc dù nhiều tác giả đã nghiên cứu về kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình bán hàng và thu tiền, nhưng vẫn còn một số thiếu sót cần khắc phục Bên cạnh đó, sự khác biệt về không gian, thời gian và đặc thù của từng loại hình công ty cũng ảnh hưởng đến cách tổ chức và hoạt động KSNB trong chu trình này Đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng ‒ thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát” sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về vấn đề này, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát nội bộ trong lĩnh vực dược phẩm.
Trần Thị Thu Thủy 4 K20KTG công trình nghiên cứu trước nhưng sẽ khắc phục được một vài lỗ hổng của một số nghiên cứu trên.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu là đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ (KSNB) chu trình bán hàng - thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết liên quan để phân tích ưu, nhược điểm hiện tại Từ đó, tác giả đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm phát huy điểm mạnh và khắc phục những thiếu sót trong KSNB chu trình này.
Câu hỏi nghiên cứu
Xuất phát từ những cơ sở lý luận cơ bản kết hợp với thực tiễn, nghiên cứu được đưa ra nhằm trả lời được các câu hỏi sau:
Thực trạng KSNB chu trình bán hàng ‒ thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát đã và đang diễn ra như thế nào?
Chu trình bán hàng và thu tiền của công ty KSNB hiện đang có nhiều ưu điểm, như quy trình hiệu quả và khả năng tối ưu hóa doanh thu Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số hạn chế, bao gồm việc quản lý thông tin khách hàng chưa đồng bộ và quy trình thanh toán chưa linh hoạt Nguyên nhân của những hạn chế này chủ yếu đến từ việc thiếu hụt công nghệ hiện đại và đào tạo nhân viên chưa đầy đủ.
Cần làm gì để khắc phục những hạn chế và giúp công ty hoàn thiện được KSNB chu trình bán hàng ‒ thu tiền?
Phương pháp nghiên cứu
Nguồn dữ liệu được sử dụng trong bài khóa luận bao gồm:
Dữ liệu sơ cấp được lấy dựa trên quá trình điều tra, phỏng vấn, khảo sát, quan sát,…
Trần Thị Thu Thủy 5 K20KTG
Dữ liệu thứ cấp bao gồm:
+ Giáo trình, các bài báo, tạp chí về chủ đề này dùng để cung cấp thông tin cho phần cơ sở lý luận
Tài liệu, hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính và báo cáo nội bộ của công ty đều được thu thập từ phòng Kế toán Bên cạnh đó, một số dữ liệu quan trọng khác cũng được trích xuất từ các trang thông tin điện tử.
Từ những nguồn dữ liệu đã thu thập được, phương pháp được sử dụng trong bài luận này gồm: phương pháp định tính và phương pháp định lượng
Phương pháp định tính là phương pháp chính trong bài khóa luận này, nơi tác giả sẽ sử dụng phân tích và tổng hợp lý luận cùng tài liệu nội bộ của công ty Qua việc phỏng vấn và quan sát, tác giả sẽ làm rõ thực trạng và các tiêu chí đánh giá sự hoàn thiện của kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Dược Phẩm Minh Đức Phát.
Phương pháp định lượng là một công cụ nghiên cứu bổ trợ cho phương pháp định tính, giúp phân tích các số liệu thu thập từ hoạt động bán hàng và bảng câu hỏi Tác giả tiến hành thống kê và phân tích ý kiến để làm rõ những nhận định đã đưa ra Đồng thời, những rủi ro hiện tại và tiềm ẩn trong tương lai cũng sẽ được đo lường và lượng hóa qua phương pháp ma trận định lượng, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền.
Kết cấu khóa luận
Ngoài những phần mở đầu, phần kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, kết cấu chính của luận văn gồm có 3 chương:
CHƯƠNG 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp
CHƯƠNG 2: Thực trạng về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát
CHƯƠNG 3: Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát
Trần Thị Thu Thủy 6 K20KTG
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG ‒ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
Lý luận chung về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, vai trò và mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một khái niệm đa dạng, được định nghĩa khác nhau bởi nhiều nhà nghiên cứu và tổ chức trên toàn thế giới Ý nghĩa của KSNB có thể thay đổi tùy theo từng giai đoạn phát triển và bối cảnh cụ thể.
Khái niệm KSNB lần đầu tiên được giới thiệu vào năm 1929 qua công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ, được xác định là công cụ bảo vệ tiền và tài sản, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động Ngoài ra, KSNB còn là cơ sở quan trọng cho các kiểm toán viên trong việc thực hiện các thử nghiệm chi tiết thông qua việc lấy mẫu.
Năm 1936, Hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã định nghĩa kiểm soát nội bộ (KSNB) là các biện pháp và phương thức được chấp nhận và thực hiện trong tổ chức nhằm bảo vệ tiền và tài sản khác, đồng thời kiểm tra tính chính xác trong ghi chép sổ sách.
Năm 1949, AICPA đã có công trình nghiên cứu đầu tiênvề KSNB với nhan đề
"Internal control is defined as an organized structure and a set of accepted measures and methods implemented within an organization to safeguard assets, ensure the accuracy and reliability of accounting data, promote operational efficiency, and encourage compliance with management policies This definition builds upon previous research from 1936, highlighting the critical role of internal control in effective management and its significance for independent public accountants."
Trong suốt quá trình hình thành, khái niệm kiểm soát nội bộ đã trải qua sự phát triển và mở rộng đa dạng từ nhiều góc nhìn khác nhau Tuy nhiên, trước khi có báo cáo COSO, những quan điểm này chưa được hệ thống hóa một cách rõ ràng.
Từ khi ra đời vào năm 1992, kiểm soát nội bộ chủ yếu được xem như công cụ hỗ trợ cho kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính Tuy nhiên, khái niệm về kiểm soát nội bộ vẫn chưa được định nghĩa một cách đầy đủ và chưa có sự đồng thuận rộng rãi trên toàn cầu.
Vào năm 1992, Ủy ban Chống gian lận khi lập Báo cáo tài chính thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ (COSO) đã định nghĩa Kiểm soát nội bộ (KSNB) như một quá trình chịu ảnh hưởng từ ban giám đốc, các nhà quản lý và các thành viên khác trong tổ chức Mục tiêu của KSNB là cung cấp sự đảm bảo hợp lý về hiệu quả và hiệu lực của hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, cũng như việc tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan.
Theo VSA 315, kiểm soát nội bộ là quy trình được thiết kế và thực hiện bởi Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác nhằm đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” ám chỉ bất kỳ khía cạnh nào liên quan đến các thành phần của kiểm soát nội bộ.
Giảm thiểu nguy cơ rủi ro trong sản xuất kinh doanh là cách hiệu quả để tránh những sai sót có thể dẫn đến thất thoát và làm chậm tiến độ kế hoạch Điều này không chỉ giúp bảo vệ danh tiếng của doanh nghiệp mà còn ngăn chặn những hậu quả tiêu cực khác có thể xảy ra.
Đảm bảo tính đáng tin cậy của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính là rất quan trọng, nhằm bảo vệ quyền lợi cho nhà đầu tư và cổ đông.
Lập BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định có liên quan
Đảm bảo rằng tất cả nhân viên trong công ty tuân thủ các nội quy và quy trình hoạt động đã được thiết lập, cũng như các quy định pháp luật, sẽ giúp các nhà quản lý nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác quản lý và điều hành.
Để đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, cần tối ưu hóa nguồn lực và xác định rõ mục tiêu mong muốn, đồng thời tránh những rủi ro và biến động bất lợi cho công ty.
Kiểm soát nội bộ là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động và lợi nhuận Nó không chỉ giảm thiểu lãng phí mà còn ngăn ngừa mất mát, sử dụng trái phép hoặc biển thủ Do đó, các công ty cần đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả để bảo vệ tài sản và tối ưu hóa hiệu suất.
Trần Thị Thu Thủy 8 K20KTG
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ có thể chia thành 4 nhóm:
(1) Chiến lược, các mục tiêu tầm cao phù hợp với tầm nhìn DN
Hệ thống thông tin tài chính (KSNB) cần đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy Ban lãnh đạo có trách nhiệm lập và trình bày báo cáo tài chính phù hợp với các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.
(3) Hoạt động KSNB cần phải giúp đơn vị sử dụng hiệu quả nguồn lực trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh;
Đảm bảo tuân thủ pháp luật và các quy định là nhiệm vụ quan trọng của KSNB KSNB cần thiết lập các biện pháp hợp lý để mọi thành viên trong đơn vị tuân thủ chính sách và quy định nội bộ Qua đó, việc tuân thủ này sẽ góp phần quan trọng vào việc đạt được các mục tiêu của đơn vị.
Chu trình bán hàng ‒ thu tiền trong doanh nghiệp
1.2.1 Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng ‒ thu tiền
Bán hàng – thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa thông qua giao dịch giữa nhà cung cấp và khách hàng, bắt đầu từ yêu cầu mua và kết thúc bằng việc thu tiền hoặc cam kết thanh toán Để đánh giá hiệu quả kinh doanh, các nhà quản lý cần chú ý đến khả năng tiêu thụ sản phẩm, tình trạng tài sản và việc kiểm soát nợ phải thu Do đó, việc kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả kinh doanh cao.
Quá trình bán hàng và thu tiền bao gồm nhiều giai đoạn và hình thức thanh toán đa dạng, do đó yêu cầu tổ chức kế toán cho chu trình này phải rất linh hoạt Chủ yếu, quá trình này bao gồm các công việc và chức năng cơ bản như quản lý đơn hàng, xử lý thanh toán và theo dõi doanh thu.
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng là bước khởi đầu quan trọng trong quy trình kinh doanh, phản ánh nhu cầu và sự sẵn sàng mua sắm của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ Đơn đặt hàng có thể được gửi qua nhiều hình thức như điện thoại, thư điện tử hoặc fax Dựa trên thông tin này, doanh nghiệp sẽ đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu và quyết định có tiến hành bán hàng hay không.
Để lập lệnh bán hàng, các bộ phận liên quan sẽ xem xét đơn đặt hàng của khách hàng về số lượng và chủng loại nhằm xác định khả năng cung ứng đúng hạn Đối với các đơn đặt hàng qua email hoặc điện thoại, cần thực hiện thủ tục đảm bảo tính pháp lý về việc khách hàng đã thực sự đặt hàng.
Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu là quy trình quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát và đảm bảo khả năng thu hồi các khoản nợ phải thu Thủ tục này không chỉ bảo vệ lợi ích tài chính mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Trần Thị Thu Thủy 17 K20KTG cho rằng việc bán hàng chịu có thể giúp doanh nghiệp gia tăng lượng khách hàng và doanh số, nhưng cũng tiềm ẩn rủi ro khi khách hàng không thanh toán Do đó, các bộ phận phụ trách cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng và xác định hạn mức tín dụng tối đa, hoặc yêu cầu tài sản thế chấp, ký quỹ, hoặc bảo lãnh ngân hàng để giảm thiểu nợ khó đòi và bảo vệ tài chính doanh nghiệp Sau khi đơn hàng được phê duyệt, bộ phận xét duyệt cần thông báo cho khách hàng về việc chấp nhận đơn đặt hàng nhằm tránh tranh chấp.
Xuất kho và chuyển giao hàng hóa được thực hiện dựa trên đơn đặt hàng và lệnh bán hàng đã được phê duyệt Thủ kho có trách nhiệm xuất hàng cho bộ phận giao hàng và lập phiếu xuất kho gửi đến các bộ phận liên quan Bộ phận giao hàng sẽ sử dụng phiếu xuất kho để lập chứng từ vận chuyển và gửi hàng cho khách, chứng từ này là cơ sở để lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu bán hàng Đảm bảo rằng phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan phù hợp về lượng, quy cách, và chủng loại hàng hóa thực tế xuất với hợp đồng kinh tế đã ký là rất quan trọng.
Kế toán sẽ lập hóa đơn bán hàng sau khi nhận đầy đủ chứng từ từ các bộ phận như đơn đặt hàng phê duyệt, phiếu xuất kho và biên bản bàn giao hàng hóa Trước khi lập hóa đơn, kế toán cần kiểm tra tính hợp lý, trung thực và chính xác của các chứng từ này Hóa đơn được lập thành 3 liên, trong đó liên 1 và liên
Trong doanh nghiệp, hóa đơn thường được lưu và luân chuyển nội bộ nhằm quản lý doanh thu bán hàng hiệu quả Hóa đơn liên 2 sẽ được gửi đến khách hàng để ghi nhận giao dịch.
Xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ thu tiền là một công việc quan trọng nhằm hạn chế gian lận trong quá trình ghi nhận khoản phải thu Để đảm bảo tính chính xác, tất cả số tiền thu được cần được ghi vào sổ nhật ký, sổ quỹ và các sổ chi tiết Cụ thể, nếu thu tiền bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng, kế toán sẽ ghi nhận vào sổ Nhật ký thu tiền Trong trường hợp khách hàng chưa thanh toán, khoản thu này phải được ghi nhận vào tài khoản 131 – Phải thu khách hàng, đồng thời theo dõi chi tiết từng khách hàng để đảm bảo số tiền phải thu được cập nhật kịp thời.
Xử lý các khoản giảm trừ doanh thu cần có một bộ phận độc lập đảm nhận trách nhiệm tiếp nhận, phê duyệt và khấu trừ các khoản liên quan.
Trần Thị Thu Thủy 18 K20KTG cần kiểm tra hàng hóa trước khi ghi sổ chính thức Việc ghi sổ phải chính xác, kịp thời và có đầy đủ bằng chứng để chứng minh cho các khoản giảm trừ liên quan.
Theo dõi và xử lý nợ phải thu khách hàng là một nhiệm vụ quan trọng sau khi lập hóa đơn và giao hàng Kế toán cần phân loại các khoản nợ theo nhóm tuổi nợ để quản lý hiệu quả Doanh nghiệp nên phân công hai người phụ trách: một cho kế toán chi tiết công nợ và một cho kế toán tổng hợp Việc thường xuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi nợ nhanh chóng, đồng thời xác minh và điều chỉnh chênh lệch giữa hai bên.
Để xử lý và xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được, doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến tình trạng này Việc thành lập bộ phận chuyên trách để xem xét và phân tích các khoản nợ là rất quan trọng nhằm tránh sai sót Nếu khách hàng không có khả năng thanh toán, cố tình không trả hoặc gặp phải lý do bất khả kháng, doanh nghiệp có thể chuyển các khoản nợ này thành nợ khó đòi hoặc tiến hành xóa sổ theo quy định và chế độ kế toán hiện hành.
Để đảm bảo an toàn tài chính, công ty cần lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi khi khách hàng không thể thanh toán Căn cứ để ghi nhận khoản nợ này bao gồm các trường hợp như nợ đã quá hạn thanh toán theo hợp đồng, các khế ước vay nợ, hoặc các cam kết nợ mà doanh nghiệp đã nhiều lần yêu cầu thanh toán nhưng không thu được Ngoài ra, nếu nợ chưa đến hạn nhưng khách hàng đã gặp khó khăn như phá sản, giải thể, mất tích hoặc bỏ trốn, công ty cũng cần xem xét trích lập dự phòng cho những khoản nợ này.
1.2.2 Sai sót, rủi ro thường gặp đối với chu trình bán hàng ‒ thu tiền
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
ĐĐH có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt
Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng
Ghi sai trên hợp đồng về chủng loại, số lượng, đơn giá…
Nhầm đơn hàng các khách hàng với nhau
Bộ phận không có thẩm quyền lại chấp nhận đơn đặt hàng
Nhận những đơn đặt hàng có những điều khoản, điều kiện không chính xác
Ghi sai thông tin của khách hàng, chủng loại, số lượng, đơn giá,…
Trần Thị Thu Thủy 19 K20KTG
Nhân viên không có thẩm quyền lập lệnh bán hàng
Nhầm lệnh bán hàng giữa các khách hàng với nhau
Lệnh bán hàng không được chấp thuận bởi trưởng bộ phận
Kiểm tra tín dụng và xét duyệt bán chịu
Bán chịu cho những khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn đến mất hàng, không thu được tiền
Kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng ‒ thu tiền
1.3.1 Môi trường kiểm soát a) Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Chu trình bán hàng và thu tiền liên quan đến nhiều bộ phận, do đó, việc truyền đạt thông tin về các quy định nội bộ là rất quan trọng Việc này không chỉ giúp đội ngũ nhân viên hiểu rõ giá trị đạo đức trong bán hàng mà còn khuyến khích họ tự giác hoạt động, ngăn ngừa hành vi biển thủ và thúc đẩy tinh thần phấn đấu, lòng trung thành với tổ chức.
Trần Thị Thu Thủy, sinh viên K20KTG, thể hiện tinh thần cống hiến và trách nhiệm cao đối với doanh nghiệp Điều này tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng môi trường kiểm soát hiệu quả Cam kết về năng lực là yếu tố quan trọng trong việc phát triển bền vững.
Yêu cầu về năng lực trong tổ chức là rất quan trọng để đảm bảo tính chính trực và hạn chế sai sót Mỗi nhân viên và bộ phận cần có kiến thức, trình độ và kỹ năng phù hợp để hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu chung Nhân viên kinh doanh cần am hiểu sản phẩm và có kỹ năng bán hàng; nhân viên kho cần trung thực, chăm chỉ và cẩn thận; kế toán không chỉ cần thực hiện tốt nghiệp vụ mà còn phải có phẩm chất đạo đức và kỹ năng quản lý hồ sơ để thuận tiện cho việc kiểm tra và đánh giá Sự tham gia của Ban quản trị cũng đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và nâng cao năng lực của từng bộ phận.
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát thiết kế và hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ (KSNB), đặc biệt là trong quy trình bán hàng và thu tiền Họ cần thực hiện các thủ tục để đánh giá tính hiệu quả của KSNB, nhằm đảm bảo rằng hệ thống này hoạt động hiệu quả Phẩm chất và năng lực của các thành viên ban quản trị là yếu tố then chốt khi xem xét môi trường kiểm soát Ngoài ra, triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc cũng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của KSNB.
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận, đồng thời vẫn phải phù hợp với mục tiêu chung của công ty Phong cách này không chỉ ảnh hưởng đến việc lựa chọn các nguyên tắc và chính sách kế toán, như cách ghi nhận doanh thu và xử lý nợ phải thu, mà còn tác động lớn đến ý thức làm việc của nhân viên, khuyến khích họ tuân thủ các quy định trong bán hàng và báo cáo doanh thu một cách trung thực.
Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm sự tham gia trực tiếp của bốn bộ phận chính: kế toán, kinh doanh, kho và giao hàng Để duy trì khách hàng cũ và thu hút thêm khách hàng mới, các công ty cần có thêm bộ phận hỗ trợ nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận.
Trần Thị Thu Thủy 22 K20KTG
Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm thông qua các chương trình giảm giá và khuyến mãi, đặc biệt là khi mua số lượng lớn Để đạt hiệu quả cao, cần phân công rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm trong nhóm marketing.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm trong chu trình bán hàng và thu tiền là rất quan trọng, giúp quản lý giám sát hiệu quả và ngăn chặn gian lận Nhân viên kinh doanh chịu trách nhiệm chính về bán hàng, trong khi nhân viên kế toán ghi chép sổ sách và theo dõi các nghiệp vụ Nhân viên kho quản lý hàng hóa nhập - xuất, và nhân viên giao hàng có nghĩa vụ giao đúng và đủ theo đơn đặt hàng Để kiểm soát nội bộ hiệu quả, các nhà quản lý cần xây dựng chính sách bán hàng và thu tiền rõ ràng, kèm theo các chính sách khen thưởng, đãi ngộ và kỷ luật Những chính sách này ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và quyền lợi của nhân viên, đảm bảo họ làm việc đúng theo trách nhiệm.
1.3.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Chu trình bán hàng – thu tiền là một quá trình phức tạp, liên quan đến sự tham gia của nhân viên và một lượng lớn khách hàng Để đạt hiệu quả kinh doanh cao và giảm thiểu rủi ro, các nhà quản lý cần thiết lập và vận hành quy trình đánh giá rủi ro trong chu trình này.
Quy trình đánh giá rủi ro trong chu trình bán hàng và thu tiền bắt đầu bằng việc xác định các rủi ro tiềm ẩn Sau đó, cần ước tính mức độ và khả năng xảy ra của những rủi ro này để đưa ra các giải pháp phù hợp Trong chu trình này, có thể xảy ra nhiều sai sót ở từng khâu, đặc biệt là trong quá trình xử lý đơn đặt hàng, nơi có thể xuất hiện các lỗi như đơn đặt hàng không chính xác.
Trần Thị Thu Thủy 23 K20KTG có thể được chấp nhận, nhưng cần phải được phê duyệt bởi cơ quan có thẩm quyền để tránh ghi sai thông tin trên hợp đồng như chủng loại, số lượng và đơn giá Việc bán chịu cho khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu tiềm ẩn nhiều rủi ro Trong quá trình giao hàng, rủi ro có thể xảy ra khi giao nhầm hàng, không đúng chủng loại hoặc số lượng Khi lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu, có thể xảy ra sai sót như không lập hóa đơn, ghi nhận sai tên khách hàng hoặc thời hạn thanh toán Cuối cùng, việc theo dõi và xử lý nợ phải thu khách hàng dễ dẫn đến sai sót, như khoản tiền thanh toán bị chiếm đoạt hoặc xóa nợ phải thu mà không có sự xét duyệt.
Sau khi nhận diện các rủi ro tiềm ẩn trong chu trình bán hàng – thu tiền, các nhà quản lý cần ước tính mức độ ảnh hưởng của những rủi ro này đến hoạt động của đơn vị Chẳng hạn, trong giai đoạn xét duyệt bán chịu, việc chấp nhận khách hàng không đủ tiêu chuẩn có thể dẫn đến nguy cơ mất hàng và không thu hồi được tiền Tương tự, trong quá trình giao hàng, việc giao nhầm hàng hóa không chỉ làm mất lòng khách hàng mà còn làm tăng chi phí vận chuyển để giao lại đúng sản phẩm.
Sau đó là việc đánh giá khả năng xảy ra của rủi ro Việc chấp nhận khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu nếu xảy ra thường xuyên có thể dẫn tới khả năng công ty phá sản do có nhiều nợ xấu không thể đòi được Do vậy, khả năng xảy ra rủi ro cần được các nhà quản lý xem xét kỹ lưỡng các mặt như tần suất như nào có thể chấp nhận được, khả năng xảy ra của rủi ro đó là cao hay thấp,…
Cuối cùng, sau khi nhận diện và phân tích xong các rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn tại đơn vị thì đây là lúc các nhà quản lý đưa ra các hành động thích hợp để hạn chế và phòng ngừa rủi ro Tiếp tục với ví dụ trên, cụ thể là việc chấp nhận khách hàng không đủ tiêu chuẩn theo chính sách bán chịu dẫn tới khả năng mất hàng, không thu được tiền xảy ra một lần trong tháng qua Vậy nguyên nhân có thể do đâu? Nguyên nhân có thể bắt nguồn từ việc giữa khách hàng đó và nhân viên xét duyệt tín dụng đã có mối quan hệ thân quen từ lâu, dựa vào mối quan hệ thân quen này mà bỏ qua việc tuân thủ các quy định xét duyệt tín dụng mà công ty đã đưa ra Do đó, các nhà quản lý cần phải giám sát chặt chẽ hơn việc thực hiện xét duyệt tín dụng, quy trách nhiệm cho nhân
Trần Thị Thu Thủy, sinh viên K20KTG, đã gặp sự cố mất hàng và không thu được tiền do sự bất cẩn hoặc cố tình bỏ qua chính sách của công ty trong việc chấp nhận khách hàng.
1.3.3 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Các nhân tố ảnh hưởng tới KSNB chu trình bán hàng ‒ thu tiền
Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm cả các yếu tố nội bộ của doanh nghiệp và các yếu tố bên ngoài.
1.4.1 Các nhân tố từ bên trong doanh nghiệp
Việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quy trình bán hàng và thu tiền cần đảm bảo tính khoa học, thích hợp và hiệu quả Điều này bao gồm việc phân công đúng người cho từng nhiệm vụ, cũng như tối ưu hóa việc sử dụng các phương tiện và thiết bị kết hợp với con người trong quá trình kiểm soát.
Bản chất của công việc kinh doanh, lĩnh vực hoạt động kinh doanh và đặc điểm của đơn vị
Độ phức tạp của cơ cấu tổ chức, mức độ phù hợp của bộ máy tổ chức kế toán với cơ cấu tổ chức và quy mô doanh nghiệp
Số lượng và chất lượng của hệ thống nhân lực thực hiện và giám sát chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp
Tính chất mới mẻ, phức tạp và không thường xuyên của một số giao dịch bán hàng, hướng dẫn mới về xử lý các nghiệp vụ bán hàng
Khối lượng và cường độ của các nghiệp vụ bán hàng (nhiều hay ít, mạnh hay yếu)
Đánh giá tính hiệu lực, hợp lý và hiệu quả của các thủ tục kiểm soát và trình tự kiểm soát trong chu trình bán hàng – thu tiền mà doanh nghiệp áp dụng là rất quan trọng Việc này giúp đảm bảo rằng các quy trình tài chính được thực hiện một cách minh bạch và chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh Doanh nghiệp cần thường xuyên xem xét và cải tiến các biện pháp kiểm soát để tối ưu hóa hoạt động thu tiền và giảm thiểu rủi ro tài chính.
1.4.2 Các nhân tố từ bên ngoài doanh nghiệp
Nền kinh tế đang trải qua những diễn biến chung như tốc độ tăng trưởng và lạm phát, với nguy cơ suy thoái dẫn đến việc các công ty có thể sa thải nhân viên Điều này buộc nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc trong chu trình bán hàng và thu tiền, gây khó khăn trong việc chi trả lương cho tất cả nhân viên và dẫn đến tình trạng thiếu hụt về cơ cấu nhân lực, ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm soát nội bộ Hơn nữa, khi kinh tế phát triển và trình độ dân trí cao, khối lượng giao dịch mua – bán sẽ gia tăng, trong khi kinh tế trì trệ và dân trí thấp có thể làm giảm đáng kể các giao dịch này.
Sự phát triển ngày càng nhanh chóng của khoa học công nghệ
Hệ thống pháp luật và các quy định của Nhà nước, cả chung lẫn riêng cho từng ngành nghề, cần được thiết kế một cách rõ ràng và hợp lý Điều này đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong việc áp dụng pháp luật, giúp các cá nhân và tổ chức dễ dàng tuân thủ và thực hiện các nghĩa vụ pháp lý của mình.
Trần Thị Thu Thủy, 33 K20KTG, nhấn mạnh rằng công việc kiểm soát cần có cơ sở pháp lý thống nhất để đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu rủi ro Tuy nhiên, hiệu quả của kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền có thể bị ảnh hưởng bởi các vấn đề như khách hàng giả mạo và ý đồ xấu trong giao dịch.
Các chính sách do Nhà nước ban hành và được doanh nghiệp áp dụng
Môi trường văn hóa – xã hội của doanh nghiệp ảnh hưởng lớn đến việc chú trọng KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền Khi nhiều doanh nghiệp cùng quy mô trong một khu vực không quan tâm đến vấn đề này, các doanh nghiệp mới ra đời cũng có xu hướng thiếu chú ý tương tự do ảnh hưởng từ số đông.
Trong hơn 90 năm phát triển, kiểm soát nội bộ (KSNB) đã chứng minh vai trò quan trọng trong việc kiểm tra, giám sát và quản lý doanh nghiệp Chương 1 của khóa luận tốt nghiệp trình bày những cơ sở lý luận chung về KSNB, đặc biệt là KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền Những lý luận này không chỉ là tiền đề mà còn là cơ sở cho việc phân tích thực trạng KSNB tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát trong chương 2.
Dựa trên những cơ sở khoa học vững chắc, chương 3 sẽ trình bày các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền.
Trần Thị Thu Thủy 34 K20KTG
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM MINH ĐỨC PHÁT
Tổng quan về Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
+ Tên công ty: CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM MINH ĐỨC PHÁT
+ Tên quốc tế: MINH DUC PHAT PHARMACEUTICAL COMPANY LIMITED
+ Tên giao dịch: MINH DUC PHAT PHARMA CO.,LTD
+ Địa chỉ: Số 58, đường Chùa Đông, Phường Hiến Nam, Thành phố Hưng yên, tỉnh Hưng Yên
+ Đại diện pháp luật: Lê Xuân Sang
+ Số Tài khoản ngân hàng:
TK1: 2400 201 004 097 tại Ngân hàng Nông Nghiệp & PTNT chi nhánh Hưng Yên
TK2: 4651 000 050 5673 tại Ngân hàng BIDV chi nhánh Hưng Yên
Với vốn điều lệ ban đầu hơn 1 tỷ đồng, công ty đã trải qua 4 năm hoạt động liên tục, hướng tới mục tiêu trở thành một trong những nhà phân phối dược phẩm hàng đầu tại Việt Nam Dù phải đối mặt với biến động thị trường và cạnh tranh khốc liệt trong ngành dược, toàn thể công ty vẫn nỗ lực hết mình để duy trì sự tồn tại và phát triển bền vững.
2.1.2 Chức năng hoạt động, nhiệm vụ và lĩnh vực kinh doanh a) Chức năng hoạt động
Công ty tập trung vào việc khai thác hiệu quả các nguồn lực thông qua các hoạt động kinh doanh, nhằm đáp ứng nhu cầu thị trường về dược phẩm và thuốc chữa bệnh Chúng tôi đã xác định rõ chức năng của mình để phục vụ tốt nhất cho khách hàng.
Trần Thị Thu Thủy 35 K20KTG
Trong suốt 4 năm hoạt động, công ty tập trung vào việc thu mua các sản phẩm thuốc chữa bệnh, dược phẩm, thực phẩm chức năng và dụng cụ y tế từ các nhà cung cấp uy tín, sau đó phân phối đến các quầy thuốc, nhà thuốc và bệnh viện, với mục tiêu cuối cùng là đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng.
Doanh nghiệp cần đặt mục tiêu lợi nhuận và tạo ra thị trường ổn định Dược Phẩm Minh Đức Phát luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu nộp ngân sách.
– Nghiên cứu thị trường, tăng cường kinh doanh, tổ chức bộ máy kinh doanh đạt năng suất nhất
– Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh của Công ty, thực hiện đúng mục đích và nội dung hoạt động của Công ty
– Xây dưng phát triển cơ sở vật chất kỹ thuật để tăng cường bảo quản và lưu trữ hàng hóa, đảm bảo giữ được chất lượng tốt nhất
– Đảm bảo cung ứng đủ và kịp thời các mặt hàng thuốc chữa bệnh, dược mỹ phẩm,… cho người bệnh
– Công ty cần quản lý, sử dụng nguồn vốn một cách có hiệu quả, sử dụng đúng chế độ, đúng chính sách quy định các nguồn vốn
Trong quá trình kinh doanh, công ty phải tuân thủ các chính sách và quy định pháp luật của nhà nước liên quan đến hoạt động của mình Đồng thời, công ty cần thực hiện báo cáo thống kê và các báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước.
– Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ Luật Lao động c) Lĩnh vực kinh doanh
– Kinh doanh thuốc chữa bệnh,dụng cụ y tế, mỹ phẩm, dược liệu, vật phẩm vệ sinh và dược liệu hóa chất (trừ hóa chất nhà nước cấm),…
– Cung ứng thuốc dự trữ phòng chống dịch bệnh thiên tai
2.1.3 Cơ cấu tổ chức và cơ cấu nhân sự của công ty a) Cơ cấu tổ chức của công ty
Trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay, mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ, đều cần một bộ máy quản lý hiệu quả để định hướng phát triển Bộ máy quản lý đóng vai trò lãnh đạo, điều hành tất cả các hoạt động sản xuất và kinh doanh, từ đó đảm bảo sự thành công và bền vững cho công ty.
Để đạt hiệu quả cao trong kinh tế, doanh nghiệp cần xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp Hiện nay, Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát tổ chức quản lý theo mô hình hiệu quả.
Sơ đồ 2.1: Mô hình cơ cấu tổ chức
Giám đốc là người đứng đầu bộ máy điều hành của Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát, chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động và các phòng ban Các trưởng phòng có nhiệm vụ điều hành nhân viên trong phòng của mình, đảm bảo mọi công việc được thực hiện hiệu quả theo chức năng Tất cả nhân viên cần duy trì tính thống nhất và nhất quán trong các hoạt động của công ty.
Dược Phẩm Minh Đức Phát luôn coi người lao động là nguồn lực quyết định cho sự phát triển bền vững của công ty, đồng thời là tài sản quý giá tạo ra giá trị cho doanh nghiệp và xã hội Do đó, công ty ưu tiên xây dựng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có trình độ cao, năng động và nhiệt huyết Minh Đức Phát chú trọng đến việc tạo công ăn việc làm và nâng cao thu nhập bình quân hàng năm để đảm bảo mức sống cho người lao động Trong 4 năm qua, đội ngũ nhân sự đã không ngừng hoàn thiện về chuyên môn và tay nghề.
Trần Thị Thu Thủy 37 K20KTG
Bảng 2.1: Trình độ nhân lực của công ty năm 2020 Đơn vị tính: Người
(Nguồn: Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát)
Công ty sở hữu đội ngũ công nhân viên lành nghề với 52,63% có bằng đại học và sau đại học vào năm 2020, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh Ngoài ra, 26,32% nhân viên có bằng cao đẳng và 21,05% có bằng trung cấp Tất cả nhân viên đều có chuyên môn trong lĩnh vực dược và kinh tế, được tuyển chọn kỹ lưỡng Công ty cũng đang tiếp tục đào tạo đội ngũ này để đáp ứng nhu cầu kinh doanh trong tương lai.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty
Giám đốc Lê Xuân Sang là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh và quyết định những vấn đề quan trọng Ông trực tiếp điều hành và nắm bắt tình hình hoạt động để đề ra các chiến lược phát triển phù hợp Phòng tài chính - kế toán do kế toán trưởng đứng đầu, cùng với các kế toán viên có nhiệm vụ tiếp nhận, xử lý thông tin tài chính, lập báo cáo tài chính cuối kỳ và theo dõi giám sát hoạt động thông qua các số liệu tài chính.
Bộ phận kho – giao hàng đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và quản lý hàng hóa của công ty Thủ kho có trách nhiệm theo dõi và quản lý nhân viên kho cùng với hàng hóa, cung cấp thông tin chính xác về số lượng hàng hóa thực nhập, xuất và tồn kho Nhân viên giao hàng dựa vào các chứng từ và phiếu xuất kho để giao hàng tận tay khách hàng, đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Phòng kinh doanh có vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm khách hàng và tiêu thụ sản phẩm của công ty Nhiệm vụ chính của phòng là tổ chức các hoạt động bán hàng và quảng cáo nhằm thúc đẩy doanh thu cho các mặt hàng của công ty.
Chỉ tiêu Số Lượng Đại học và sau đại học 10
Trần Thị Thu Thủy, 38 tuổi, K20KTG, chuyên giới thiệu sản phẩm đến các nhà thuốc, quầy thuốc và bệnh viện; thực hiện đàm phán và ký kết hợp đồng; phát triển hệ thống và mạng lưới tiêu thụ; đồng thời theo dõi quá trình kinh doanh qua từng giai đoạn.
Phòng kế hoạch đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn cho giám đốc về tổ chức và hoạt động kinh doanh Nhiệm vụ của phòng bao gồm xây dựng định hướng chiến lược, nghiên cứu thị trường đối thủ và khách hàng để mở rộng thị trường Đồng thời, phòng cũng đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao và phát triển hình ảnh tích cực của công ty trong mắt đối tác và công chúng.
2.1.5 Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty a) Cơ cấu tổ chức kế toán
Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng ‒ thu tiền tại Công ty
2.2.1 Chu trình bán hàng ‒ thu tiền trong hoạt động kinh doanh của công ty
Cũng giống với những doanh nghiệp kinh doanh thông thường, chu trình bán hàng
Quy trình thu tiền tại công ty Dược Phẩm Minh Đức Phát bắt đầu từ nhu cầu mua hàng của khách hàng thông qua phiếu yêu cầu, đơn đặt hàng, hoặc các phương thức liên lạc khác Đơn hàng được tiếp nhận bởi nhân viên kinh doanh, sau đó trưởng bộ phận sẽ xem xét và đưa ra lệnh bán hàng Dựa trên lệnh bán, nhân viên kho lập phiếu xuất kho có chữ ký của thủ kho thành 3 liên: một liên giao cho khách hàng, một liên chuyển cho kế toán bán hàng để lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu, và một liên lưu tại kho Hóa đơn cũng được lập thành 3 liên, trong đó một liên giao cho khách hàng, một liên chuyển cho kế toán công nợ, và một liên lưu tại bộ phận kế toán bán hàng Sau khi khách hàng nhận hàng và kiểm tra, kế toán công nợ sẽ ghi nhận thanh toán vào sổ tiền mặt, sổ tiết kiệm ngân hàng hoặc sổ công nợ, tùy thuộc vào hình thức thanh toán.
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế toán công nợ sẽ lập phiếu thu
Nếu khách hàng thanh toán bằng TGNH thì kế toán công lập sẽ lập giấy báo có
Nếu khách hàng nợ thanh toán sau thì kế toán công nợ sẽ ghi sổ công nợ để theo dõi và định kỳ nhắc nhở khách hàng thanh toán
Trần Thị Thu Thủy 42 K20KTG
Tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát, hoạt động bán hàng và thu tiền mặt diễn ra chủ yếu hơn so với việc thu tiền qua chuyển khoản hoặc cho khách nợ trả sau.
Phòng kinh doanh Bộ phận kho – giao hàng
Yêu cầu mua hàng Đơn đặt hàng
Trần Thị Thu Thủy 43 K20KTG
Lưu đồ 2.1: Chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty
(Nguồn: Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát)
Trần Thị Thu Thủy 44 K20KTG
Đối tượng bên trong: Phòng kinh doanh, Kho ‒ giao hàng, Kế toán bán hàng,
Kế toán công nợ, Thủ quỹ
Đối tượng bên ngoài: Khách hàng
1.0: Lập đơn đặt hàng và lệnh bán hàng
4.0: Lập phiếu thu và ghi sổ chi tiết
5.0: Thu tiền và ghi sổ quỹ
Các chốt kiểm soát quan trọng trong chu trình này tại công ty bao gồm:
Nhu cầu mua hàng được tiếp nhận bởi phòng kinh doanh, sau đó phòng này sẽ xem xét tính hợp lý của đơn hàng Đơn đặt hàng được lập để xác nhận với khách hàng, trong khi lệnh bán hàng sẽ được giao cho bộ phận kho để yêu cầu xuất kho sản phẩm.
+ Thứ hai, bộ phận kho – giao hàng căn cứ vào LBH do phòng kinh doanh chuyển sang sẽ lập phiếu xuất kho và xuất kho giao hàng
+ Thứ ba, kế toán bán hàng sẽ nhận phiếu xuất kho và lệnh bán hàng từ kho chuyển sang làm căn cứ lập hóa đơn bán hàng
+ Thứ tư, kế toán công nợ căn cứ vào hóa đơn và số tiền mà khách hàng thanh toán ngay mà lập phiếu thu và ghi sổ chi tiết
+ Thứ năm, thủ quỹ nhận tiền từ kế toán công nợ, sẽ đối chiếu số tiền trên phiếu thu với số tiền thực nhận để ghi sổ quỹ
Chu trình bán hàng và thu tiền tại Dược Phẩm Minh Đức Phát tương tự như quy trình chung ở nhiều doanh nghiệp, nhưng có một số điểm khác biệt đáng chú ý Đặc biệt, khách hàng thường đặt hàng bằng cách thông báo trực tiếp cho bộ phận kinh doanh, dẫn đến việc nhân viên kinh doanh lập đơn đặt hàng mà không cần có đơn đặt hàng bằng văn bản từ khách hàng.
Điểm khác biệt nổi bật trong quy trình của công ty là việc không có bộ phận xét duyệt tín dụng tham gia vào việc phê duyệt đơn hàng bán hàng.
Trần Thị Thu Thủy 45 K20KTG
+ Bộ phận kho không lập giấy xác nhận giao hàng mà coi phiếu xuất kho kiêm luôn việc xác nhận đã giao hàng
Việc lập hóa đơn trong công ty thường được thực hiện bởi kế toán bán hàng, thay vì có một bộ phận riêng Kế toán công nợ sẽ đảm nhiệm trách nhiệm ghi sổ chi tiết và lập phiếu thu, đảm bảo quy trình quản lý tài chính hiệu quả.
2.2.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng ‒ thu tiền
Môi trường kiểm soát tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát bao gồm các yếu tố cơ bản như việc truyền đạt thông tin hiệu quả và yêu cầu thực thi tính chính trực cùng các giá trị đạo đức.
Tại công ty, giám đốc và trưởng phòng thường xuyên nhấn mạnh tầm quan trọng của đạo đức và nguyên tắc nghề nghiệp Họ không áp đặt những chỉ tiêu không thực tế cho nhân viên, mà thay vào đó, khuyến khích sự phát triển bền vững và khả năng đạt được mục tiêu một cách hợp lý.
Việc áp đặt chỉ tiêu bán hàng quá cao có thể dẫn đến áp lực cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên kinh doanh, khiến họ có thể cảm thấy căng thẳng hoặc tìm cách gian lận để đạt mục tiêu Thay vào đó, việc thiết lập chỉ tiêu hợp lý không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng tâm lý mà còn tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững của công ty Trong một môi trường làm việc mà không có chi nhánh, việc truyền đạt các giá trị đạo đức giữa các phòng ban trở nên dễ dàng hơn, giúp duy trì kỷ cương và nâng cao hiệu quả bán hàng.
Yêu cầu về thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức tại đơn vị chủ yếu dựa vào ý thức cá nhân của nhân viên và việc nhắc nhở lẫn nhau qua truyền miệng, mà không có văn bản quy định cụ thể Mặc dù nhân viên hiện tại vẫn tuân thủ các quy định này, điều này không đảm bảo rằng họ sẽ tiếp tục tuân thủ trong tương lai Hơn nữa, có khả năng họ đã khéo léo che giấu những sai phạm đạo đức của mình bằng cách lách các quy định không được văn bản hóa, dẫn đến nguy cơ vi phạm mà không ai nhận ra.
Trần Thị Thu Thủy 46 K20KTG Đây được coi là một trong những khuyết điểm của KSNB tại Dược Phẩm Minh Đức Phát b) Cam kết về năng lực
Tại Dược Phẩm Minh Đức Phát, quy trình tuyển dụng nhân viên được thực hiện nghiêm ngặt, yêu cầu ứng viên có bằng tốt nghiệp từ Trung cấp trở lên và phù hợp với chuyên ngành Nhân viên kinh doanh cần có bằng cấp liên quan đến kinh tế, trong khi nhân viên kế toán phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành kế toán Công ty khuyến khích nhân viên tham gia đào tạo để nâng cao trình độ Ngoài bằng cấp, kinh nghiệm cũng là yếu tố quan trọng; ví dụ, thủ kho cần có ít nhất 2 năm kinh nghiệm, còn thủ quỹ yêu cầu 1,5 năm kinh nghiệm Nhờ quy trình này, Dược Phẩm Minh Đức Phát thu hút được đội ngũ nhân viên có năng lực và tận tâm.
Cam kết về trình độ sử dụng máy tính không được công ty chú trọng trong quá trình tuyển dụng, dẫn đến việc phải đào tạo lại nhân viên mới Sự đa dạng của phần mềm kế toán và phần mềm quản lý hàng tồn kho trên thị trường cũng tạo ra khó khăn cho nhân viên trong việc đảm bảo yêu cầu sử dụng thành thạo phần mềm mà công ty đang áp dụng Thực tế, trình độ tin học tại Dược Phẩm Minh Đức Phát còn chưa đồng đều, một phần do ảnh hưởng của độ tuổi và việc tuyển dụng nhân viên mới.
Hai nhân viên mới được tuyển dụng trong năm 2020 chưa thành thạo phần mềm mà công ty sử dụng, do công ty không yêu cầu trình độ tin học trong quá trình tuyển dụng Điều này phản ánh triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc.
Giám đốc công ty nhấn mạnh tầm quan trọng của kinh doanh trung thực và xem rủi ro là một phần không thể tránh khỏi trong hoạt động kinh doanh Ông tin rằng rủi ro có thể được hạn chế thông qua sự thận trọng và tính chính trực của toàn bộ cán bộ trong công ty Trong quy trình bán hàng và thu tiền, ông yêu cầu các bộ phận không chỉ phải thận trọng và tỉ mỉ mà còn đặc biệt chú trọng đến kế toán, yêu cầu lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) theo đúng quy định.
Trần Thị Thu Thủy, giám đốc của công ty K20KTG, đã ghi nhận và phản ánh trung thực các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó nâng cao uy tín trên thị trường Triết lý này không chỉ giúp công ty phát triển mà còn tạo dựng lòng tin vững chắc từ tất cả nhân viên trong doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức của công ty cũng được cải thiện để phù hợp với những mục tiêu này.
Đánh giá thực trạng của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng ‒ thu tiền
Giám đốc công ty chú trọng đến việc thúc đẩy giá trị đạo đức trong môi trường làm việc, thường xuyên nhắc nhở nhân viên về tầm quan trọng của tính chính trực và trung thực Ông đã thiết lập các quy định nhằm yêu cầu nhân viên tuân thủ những tiêu chuẩn này Hướng đi kinh doanh mà giám đốc theo đuổi không chỉ tập trung vào lợi nhuận mà còn vào việc xây dựng một nền tảng đạo đức vững chắc cho công ty.
Trần Thị Thu Thủy, 82 K20KTG, đã xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh tại công ty, không tạo áp lực cạnh tranh, và điều này đã đạt được thành công nhờ sự chấp hành của toàn thể nhân viên.
Việc tuyển chọn nhân viên có bằng cấp và kinh nghiệm phù hợp đã giúp công ty phát triển bền vững, với doanh thu và lợi nhuận gộp tăng trưởng hàng năm Điều này chứng tỏ rằng đội ngũ nhân viên đều có năng lực và làm việc hiệu quả Hơn nữa, công ty cũng khuyến khích nhân viên tham gia các khóa đào tạo nâng cao, tạo động lực cho họ hoàn thiện bản thân và đóng góp vào sự phát triển chung của công ty và xã hội, mang lại lợi ích cho nhiều bên.
Khác với nhiều nhà điều hành trên thị trường chỉ chú trọng vào lợi nhuận, giám đốc đơn vị xem việc kinh doanh trung thực là kim chỉ nam cho công ty Điều này đáng khen ngợi, vì triết lý kinh doanh của giám đốc ảnh hưởng sâu sắc đến hành động của nhân viên, từ đó đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của kiểm soát nội bộ (KSNB) được phát huy tối đa.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế hợp lý với đầy đủ các phòng ban quan trọng, giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân chia trách nhiệm và giao tiếp trong công việc.
Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm trong công ty đã được thực hiện hiệu quả, với nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình mà không ai vượt qua quyền hạn của người khác.
Công ty không đặt áp lực lớn về doanh số bán hàng nhưng vẫn thưởng cho nhân viên xuất sắc để khuyến khích nỗ lực cá nhân Các mức khen thưởng hợp lý và chế độ đãi ngộ trong những năm qua đã tạo động lực mạnh mẽ, giúp nhân viên gắn bó và cống hiến hết mình cho công ty.
2.3.1.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Do công ty chưa thiết lập quy trình đánh giá rủi ro rõ ràng, nên chưa nhận thấy được lợi ích của yếu tố này Hiện tại, giám đốc chỉ đưa ra các biện pháp khắc phục tạm thời khi rủi ro xảy ra, như xin lỗi khách hàng và khiển trách thủ kho khi có sự cố.
Trần Thị Thu Thủy, giám sát việc đóng hàng của K20KTG, đã gặp phải sự cố giao nhầm hàng cho khách do chưa lường trước các rủi ro có thể xảy ra Mặc dù giám đốc đã triển khai một số biện pháp khắc phục tạm thời để xử lý vấn đề này, những biện pháp đó vẫn chưa mang lại hiệu quả thực sự, nhưng ít nhất vẫn tốt hơn không có giải pháp nào.
2.3.1.3 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Chu trình bán hàng – thu tiền được thiết kế tương đối đầy đủ và hợp lý, quy trình luân chuyển chứng từ được nhân viên tuân thủ nghiêm ngặt
Công ty yêu cầu nhân viên kiểm tra lại công việc của giai đoạn trước nhằm đảm bảo tính tuân thủ và trung thực trong quá trình thực hiện.
Công ty đã tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của chế độ kế toán áp dụng, thực hiện lập Báo cáo tài chính (BCTC) một cách kịp thời và đầy đủ, nhằm đảm bảo cung cấp thông tin chính xác cho các cơ quan quản lý Nhà nước và giám đốc.
Công ty đã áp dụng công nghệ hiện đại để tối ưu hóa quy trình kế toán, giảm thiểu rủi ro khi thực hiện các quy trình phức tạp và cập nhật kịp thời các quy định mới nhất Điều này không chỉ giúp kế toán viên làm việc hiệu quả hơn, tránh sai sót khi làm thủ công, mà còn giúp giám đốc nhanh chóng nắm bắt tình hình bán hàng trong công ty.
Phần mềm kế toán với tính năng kiểm soát cao cho phép thiết lập phân quyền truy cập, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể thay đổi hoặc chỉnh sửa dữ liệu Hệ thống lưu lại dấu vết chỉnh sửa, giúp hạn chế tình trạng đánh cắp và mất cắp thông tin, bảo vệ an toàn cho dữ liệu.
Việc trao đổi thông tin trong công ty diễn ra một cách trôi chảy, giúp mọi nhân viên dễ dàng kết nối và giao tiếp Sự gần gũi giữa giám đốc, các trưởng bộ phận và nhân viên tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ (KSNB), cho phép mọi vấn đề được giải quyết hiệu quả thông qua việc trao đổi thông tin mở.
Không chỉ trao đổi thông tin diễn ra bên trong công ty, trao đổi với các bên bên ngoài cũng được công ty chú trọng
Các quyết định chung được công khai và minh bạch, cho phép nhân viên dễ dàng tra cứu thông tin qua bảng thông báo hoặc nhóm chat công ty.
Trần Thị Thu Thủy 84 K20KTG
2.3.1.4 Các hoạt động kiểm soát
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG ‒ THU TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM MINH ĐỨC PHÁT
Định hướng phát triển và yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng ‒ thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát
3.1.1 Định hướng phát triển của Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát
Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát đã trải qua 4 năm trên thương trường,
Trong suốt 4 năm qua, toàn thể cán bộ nhân viên công ty Minh Đức Phát đã nỗ lực không ngừng để phát triển và hoàn thiện tổ chức, chính sách cũng như chiến lược bán hàng Định hướng của công ty trong 3 năm tới sẽ tiếp tục tập trung vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động và khẳng định vị thế trên thị trường.
Đưa công ty trở thành 1 trong những nhà cung ứng thuốc lớn nhất Hưng Yên
Tiếp tục đào tạo, nâng cao chất lượng của đội ngũ nhân viên trong chu trình bán hàng – thu tiền
Tăng cường công tác quản lý, giám sát hoạt động bán hàng – thu tiền trong công ty
Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của người tiêu dùng, việc đa dạng hóa và đảm bảo cung ứng các mặt hàng như thuốc, dược phẩm, mỹ phẩm và vật tư y tế với chất lượng cao là rất quan trọng.
Ngày càng nâng cao uy tín đối với các nhà cung cấp lẫn khách hàng
Cố gắng tạo công ăn việc làm cho nhiều nhân viên, có thể tăng lương và các mức thưởng đãi ngộ
Trong 2 năm tới có thể mở thêm chi nhánh cho công ty để tăng độ phủ sóng của công ty tới cộng đồng
Nâng cấp cơ sở hạ tầng công ty, đảm bảo luôn đáp ứng tốt nhu cầu của đơn vị
Sự phát triển của doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn đến xã hội, và Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát đang nỗ lực thực hiện các định hướng tương lai Công ty đang đổi mới tư duy sáng tạo và phương thức làm việc để hoàn thiện bản thân, đồng thời bắt kịp xu thế thị trường và nhu cầu người tiêu dùng.
Trần Thị Thu Thủy 92 K20KTG
3.1.2 Yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng ‒ thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát
Tình hình hiện tại tại công ty cho thấy công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình bán hàng và thu tiền vẫn còn nhiều hạn chế, bên cạnh một số ưu điểm Những hạn chế này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong quá khứ và hiện tại, mà còn tiềm ẩn rủi ro trong tương lai nếu không được khắc phục kịp thời Do đó, việc hoàn thiện KSNB cho chu trình bán hàng - thu tiền là vô cùng cần thiết.
Việc hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình bán hàng và thu tiền là cần thiết để nâng cao hiệu quả, khắc phục các khuyết điểm còn tồn tại và phát huy những điểm mạnh của doanh nghiệp Để đạt được hiệu quả cao, KSNB cần tuân thủ các nguyên tắc thiết kế một cách triệt để và công tác hoàn thiện phải bám sát thực tiễn của công ty Các giải pháp đưa ra cần có tính khả thi và thực tiễn, không chỉ dừng lại ở lý thuyết.
Công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình bán hàng và thu tiền đóng vai trò quan trọng, là yếu tố then chốt trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động bán hàng và thu tiền của công ty Đây là hoạt động kinh doanh chính, ảnh hưởng lớn đến sự thành công trong các quyết định kinh doanh của giám đốc.
Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng ‒ thu tiền tại Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát
Để đảm bảo tính chính trực và tuân thủ nội quy trong công ty, việc văn bản hóa các quy định là rất cần thiết Giám đốc có thể tự xây dựng bộ khung quy định hoặc thuê bộ phận chuyên trách, mặc dù điều này có thể tốn kém Công ty nên xây dựng các quy định dựa trên ý kiến của toàn thể cán bộ công nhân viên, nhằm tạo sự đồng thuận và trách nhiệm chung Sau khi hoàn thiện văn bản, giám đốc và các trưởng bộ phận cần là những người đầu tiên tuân thủ các quy định này, để làm gương cho nhân viên trong công ty.
Trần Thị Thu Thủy 93 K20KTG
Văn bản hóa quy định phân công phân nhiệm là rất quan trọng, giúp xác định rõ ràng ai sẽ đảm nhận công việc cụ thể, quyền hạn của từng cá nhân ra sao, và những điều kiện nào cho phép họ thực hiện công việc thay cho người khác Việc này không chỉ đảm bảo sự minh bạch trong tổ chức mà còn nâng cao hiệu quả công việc và trách nhiệm của từng thành viên.
Kế hoạch tuyển dụng nhân sự cần xác định rõ các vấn đề quan trọng như: vị trí còn thiếu trong đội ngũ, các vị trí cần tuyển trong tương lai, số lượng nhân viên tối ưu cho từng phòng ban và ước tính chi phí liên quan đến tuyển dụng.
Để nâng cao hiệu quả xét duyệt tín dụng, công ty cần xem xét việc thành lập một phòng ban chuyên trách Nếu không muốn tăng chi phí cho bộ phận mới, công ty có thể đào tạo 1-2 nhân viên từ phòng kinh doanh để kiêm nhiệm công việc này, đồng thời tăng lương và thưởng để khuyến khích họ.
Để nâng cao trình độ sử dụng máy tính trong công ty, nhân viên cũ nên hướng dẫn nhân viên mới và tạo điều kiện cho họ hỏi đáp trong quá trình làm việc Bên cạnh đó, công ty có thể tổ chức buổi hướng dẫn vào cuối tuần, do trưởng bộ phận hoặc người có chuyên môn về máy tính đảm nhận, nhằm hỗ trợ nhân viên mới nhanh chóng nắm bắt công việc.
Để tiết kiệm chi phí và thời gian đào tạo thì công ty nên bổ sung vào yêu cầu tuyển dụng về trình độ sử dụng máy tính
Việc thưởng và đãi ngộ nhân viên phụ thuộc vào tình hình kinh doanh có thể giúp công ty phát triển, nhưng cũng dễ dẫn đến việc mất nhân viên khi tình hình không khả quan Do đó, các chính sách về nhân sự, lương thưởng, lịch trình tăng lương và cấp bậc cần được quy định rõ ràng, công khai và minh bạch, nhằm tạo dựng lòng tin và sự an tâm cho nhân viên trong quá trình làm việc.
3.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Để thiết lập quy trình đánh giá rủi ro hiệu quả, giám đốc có thể tự nghiên cứu tài liệu trên mạng hoặc thuê chuyên gia tư vấn Nếu không đủ khả năng, giám đốc nên xem xét việc thành lập ban kiểm soát hoặc bộ phận kiểm toán nội bộ để thực hiện quy trình này Việc xây dựng quy trình đánh giá rủi ro cần được thực hiện một cách hệ thống và chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả.
Trong quy trình đánh giá rủi ro, bước đầu tiên là xác định các rủi ro có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền Người thực hiện việc xác định và đánh giá rủi ro cần tổng hợp thông tin một cách đầy đủ và chính xác.
Trần Thị Thu Thủy 94 K20KTG đã tổng hợp đầy đủ các hoạt động trong chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị Mỗi hoạt động và công việc được liệt kê cần phải xác định và đánh giá các nguy cơ tiềm ẩn, từ đó chỉ ra những rủi ro có thể xảy ra do những nguy cơ này.
Giai đoạn thứ hai là xem xét và ước tính mức độ nghiêm trọng hay khả năng gây thiệt hại của các rủi ro đã được liệt kê
+ Đối với những rủi ro đã từng xảy ra trong công ty thì việc ước tính mức độ nghiêm trọng là tương đối dễ dàng
Để quản lý các rủi ro chưa từng xảy ra, cần ước tính thiệt hại có thể phát sinh nếu rủi ro xảy ra Công ty có thể phân loại mức độ rủi ro thành 5 cấp độ thiệt hại khác nhau nhằm thuận lợi cho quá trình đánh giá.
Người đánh giá có thể tham khảo bảng 3.1 để ước tính mức độ thiệt hại do các rủi ro gây ra tại Dược Phẩm Minh Đức Phát, với đơn vị tính là VNĐ Bảng 3.1 trình bày mức độ nghiêm trọng của hậu quả, giúp xác định các rủi ro tiềm ẩn và ảnh hưởng của chúng đối với hoạt động của doanh nghiệp.
Mức độ Hậu quả Giải thích
1 Rất nhỏ Thiệt hại dưới 5 triệu
2 Nhỏ Thiệt hại từ 5 triệu đến 20 triệu
3 Trung bình Thiệt hại từ 20 triệu đến 60 triệu
4 Lớn Thiệt hại từ 60 triệu đến 100 triệu
5 Rất lớn Thiệt hại trên 100 triệu
(Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu đánh giá)
Tiếp theo, người đánh giá cần phải đánh giá khả năng xảy ra rủi ro ở mức độ nào
Bảng 3.2: Mức độ khả năng xảy ra rủi ro
Mức độ Khả năng xảy ra Giải thích
1 Rất hiếm xảy ra Xảy ra 1 lần trong 2 năm
2 Khó xảy ra Xảy ra từ 1 đến 3 lần trong 1 năm
3 Có thể xảy ra Xảy ra từ 4 đến 7 trong 1 năm
4 Rất có thể xảy ra Xảy ra từ 8 đến 11 lần trong 1 năm
5 Thường xuyên xảy ra Xảy ra trên khoảng 12 lần trong 1 năm
(Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu đánh giá)
Trần Thị Thu Thủy 95 K20KTG
Các mức khả năng xảy ra rủi ro được xây dựng từ nghiên cứu và đánh giá quy mô cũng như quá trình hình thành của doanh nghiệp Dựa trên các mức độ này, chúng ta có thể xác định cấp độ rủi ro thông qua một công thức cụ thể.
Mức độ rủi ro = Khả năng xảy ra (Tần suất) x Mức độ ảnh hưởng (Hậu quả)
Từ công thức trên, người đánh giá có thể phân chia mức độ rủi ro thành 4 cấp độ như bảng 3.3 sau:
Bảng 3.3: Ma trận đánh giá rủi ro
Rất có thể xảy ra
(Nguồn: Tác giả tự nghiên cứu đánh giá)
Cuối cùng, dựa trên những rủi ro đã được đánh giá, công ty có thể áp dụng các biện pháp xử lý phù hợp cho từng mức độ rủi ro đã xác định.
Rủi ro từ việc không giám sát quá trình đóng gói hàng tại kho có thể dẫn đến việc soạn nhầm hàng cho khách, như đã xảy ra 3 lần trong năm 2020 Hậu quả của những sai sót này ước tính lên tới 1,5 triệu VNĐ do chi phí giao lại hàng, theo thông tin từ kế toán trưởng.
Rủi ro thấp (Từ 1 đến 4 điểm)
Rủi ro trung bình (Từ 5 đến 8 điểm)
Rủi ro rất cao (Từ 15 đến 25 điểm) Rủi ro cao (Từ 9 đến 12 điểm)
Dựa vào bảng 3.1 và 3.2, rủi ro được đánh giá là khó xảy ra với hậu quả rất nhỏ, do đó có thể xếp loại rủi ro này ở mức độ thấp và thiệt hại nhẹ theo bảng ma trận 3.3 Công ty có thể xử lý rủi ro bằng cách xin lỗi khách hàng, khiển trách nhân viên qua việc trừ một tuần lương, và tặng khuyến mại cho khách hàng trong lần mua tiếp theo.
Kiến nghị các điều kiện để thực hiện giải pháp
3.3.1 Về phía Nhà nước và các Cơ quan chức năng
Tại Việt Nam, phần lớn các doanh nghiệp hoạt động trên thị trường có quy mô vừa và nhỏ Trong khi các doanh nghiệp lớn đã nhận thức rõ về tầm quan trọng của việc phát triển bền vững, các doanh nghiệp nhỏ và vừa vẫn cần được hỗ trợ để nâng cao khả năng cạnh tranh và thích ứng với thị trường.
Trần Thị Thu Thủy 101 K20KTG nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quy trình bán hàng và thu tiền Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa hiểu rõ về KSNB và lợi ích mà nó mang lại, thậm chí nhiều nhà quản lý còn chưa nắm bắt được khái niệm này Do đó, nhà nước cần ban hành các quy định yêu cầu áp dụng KSNB cho từng loại hình doanh nghiệp cụ thể, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.
+ Quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của của lãnh đạo DN đối với chất lượng của KSNB, đặc biệt là KSNB chu trình bán hàng – thu tiền
Các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ cần thành lập ban kiểm soát, trong khi các doanh nghiệp quy mô lớn nên thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ Số lượng thành viên cần linh hoạt tùy theo từng doanh nghiệp cụ thể Để tăng cường tính chuyên trách, nên quy định rằng các thành viên trong ban kiểm soát chỉ được làm việc tại doanh nghiệp đó và không được làm việc đồng thời ở nơi khác.
Theo thông tư mới nhất của Bộ Tài chính, các doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện các biện pháp đo lường và dự phòng rủi ro Điều này nhằm đảm bảo sự an toàn và bền vững trong hoạt động kinh doanh, đồng thời tuân thủ các quy định pháp lý hiện hành.
Nhà nước cần ban hành các chính sách và văn bản hướng dẫn cụ thể về thiết kế và vận hành KSNB cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt trong chu trình bán hàng và thu tiền Các văn bản này nên xuất phát từ thực tiễn, làm rõ vai trò, mục tiêu và nhiệm vụ của KSNB trong quy trình này Đảm bảo nội dung đầy đủ và dễ hiểu sẽ giúp các doanh nghiệp áp dụng hiệu quả các quy định về KSNB.
Thành lập tổ chức đào tạo cho các nhà quản lý doanh nghiệp về KSNB, đặc biệt trong lĩnh vực chu trình bán hàng và thu tiền Tổ chức sẽ cung cấp chuyên gia hỗ trợ giải đáp thắc mắc liên quan đến các chính sách và văn bản của Nhà nước Các nhà quản lý cũng được khuyến khích tham gia đóng góp ý kiến để cùng chuyên gia giải quyết khó khăn trong quá trình áp dụng KSNB vào doanh nghiệp.
Vào thứ ba, Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ Việt Nam được thành lập nhằm chuyên trách tổ chức các khóa đào tạo, nâng cao kiến thức và nâng cao tính chuyên nghiệp cho các kiểm toán viên nội bộ.
Trần Thị Thu Thủy 102 K20KTG đào tạo có thể phân chia thành các mảng chính có trong doanh nghiệp như: bán hàng- thu tiền, mua hàng – thanh toán,…
Bộ Tài chính cần tiếp tục nghiên cứu và điều chỉnh các chuẩn mực kiểm toán cũng như chuẩn mực kiểm toán nội bộ tại Việt Nam Việc này nhằm đảm bảo các chuẩn mực này phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp và đồng thời tương thích với trình độ quản lý cũng như hệ thống pháp luật hiện hành của Việt Nam.
3.3.2 Về phía Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát
Giám đốc cần nắm vững kiến thức về Kiểm soát nội bộ (KSNB), đặc biệt là trong chu trình bán hàng và thu tiền Việc tìm hiểu kỹ lưỡng qua các nguồn thông tin như trang mạng, bài báo và nghiên cứu sẽ giúp áp dụng hiệu quả hơn vào doanh nghiệp.
Đầu tư vào việc nâng cao chất lượng trang thiết bị và cơ sở hạ tầng là ưu tiên hàng đầu, đồng thời tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận để nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền của công ty.
Tăng cường ứng dụng các phần mềm công nghệ thông tin tiên tiến giúp quản lý hiệu quả hơn và giảm thiểu sai sót.
Trong chương 3, tác giả trình bày các định hướng và yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình bán hàng – thu tiền, đồng thời đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả KSNB cho doanh nghiệp Những giải pháp này không chỉ hỗ trợ sự phát triển của KSNB trong chu trình bán hàng – thu tiền tại các công ty vừa và nhỏ ở Việt Nam, mà còn đặc biệt hữu ích cho Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát mà tác giả đang đánh giá.
Trần Thị Thu Thủy 103 K20KTG
Công ty TNHH Dược Phẩm Minh Đức Phát, dù chỉ hoạt động 4 năm, đã đạt được những thành tựu nhất định nhờ vào đội ngũ nhân viên và hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB), đặc biệt là trong chu trình bán hàng – thu tiền Mặc dù KSNB trong chu trình này chưa thực sự hiệu quả do hạn chế về hiểu biết của lãnh đạo và việc quản lý dựa trên kinh nghiệm cá nhân, công ty đã chú ý đến việc xây dựng một số thành phần quan trọng Nếu giám đốc có thể chú trọng hơn đến KSNB trong quy trình kinh doanh chính này, công ty sẽ có cơ hội phát triển vượt bậc không chỉ về kết quả kinh doanh mà còn về quản lý và văn hóa doanh nghiệp.
Khóa luận này nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình bán hàng và thu tiền tại Dược Phẩm Minh Đức Phát Tác giả đã nghiên cứu các lý luận cơ bản để cung cấp cái nhìn tổng quát và chi tiết về thực trạng hiện tại, đồng thời đề xuất các giải pháp và kiến nghị phù hợp với tình hình thực tế của công ty Bài viết hy vọng sẽ trở thành tài liệu tham khảo hữu ích, giúp công ty đánh giá chính xác hơn về KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền, cũng như áp dụng các giải pháp để cải thiện hiệu quả công tác này.
Khóa luận không thể tránh khỏi một số sai sót và chưa thể phân tích đầy đủ thực trạng tại công ty do hạn chế về kiến thức và thời gian thực tập Vì vậy, tôi rất mong nhận được những ý kiến và đóng góp từ các thầy (cô) trong trường để hoàn thiện bài khóa luận một cách toàn diện hơn.
Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn!
Trần Thị Thu Thủy K20KTG
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Giáo trình Kiểm toán căn bản, Học Viện Ngân Hàng, 2019
2 Slide bài giảng Kiểm toán căn bản, Học Viện Ngân Hàng, 2019
3 Slide bài giảng Kiểm toán tài chính 1, Học Viện Ngân Hàng, 2019
4 Slide bài giảng Kiểm soát quản lý, Học Viện Ngân Hàng, 2020
5 Slide bài giảng Kiểm toán hoạt động, Học Viện Ngân Hàng, 2020
6 Slide bài giảng Hệ thống thông tin kế toán, Học Viện Ngân Hàng, 2020
7 Chuẩn mực Kiểm toán số 315 ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC,