CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
Trong mọi tổ chức, nhà quản lý cần thiết lập hai hệ thống song song: hệ thống đáp ứng yêu cầu kinh doanh và hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống đầu tiên bao gồm các phòng ban chức năng và quy trình cần thiết để phục vụ nhu cầu kinh doanh, nhưng cũng đối mặt với nhiều rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu công việc, từ thiệt hại chấp nhận được đến nguy cơ phá sản Để giảm thiểu rủi ro, hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập với các biện pháp, chính sách và thủ tục cần thiết, đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời giúp hoàn thành mục tiêu tổ chức.
1.1.1 Khái niệm chung về Kiểm soát nội bộ
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình do Ban quản trị và Ban Giám đốc thiết kế, thực hiện và duy trì nhằm đảm bảo khả năng đạt được các mục tiêu của đơn vị, bao gồm độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả và hiệu suất hoạt động, cũng như tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan Để đạt được mục tiêu về hiệu quả hoạt động, KSNB cần bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin và nâng cao uy tín, thị phần của đơn vị Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì người quản lý có trách nhiệm lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực hiện hành Ngoài ra, KSNB cũng phải đảm bảo việc tuân thủ luật pháp và quy định, đồng thời hướng dẫn mọi thành viên trong đơn vị chấp hành các chính sách nội bộ để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Kiểm soát nội bộ là chức năng thiết yếu của các đơn vị, bao gồm các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy, chính sách và nỗ lực của mọi thành viên Chức năng này được tổ chức dựa trên việc xác định rủi ro tiềm ẩn trong từng khâu công việc và tìm kiếm các biện pháp ngăn chặn sai phạm, nhằm đảm bảo thực hiện hiệu quả các mục tiêu đã đề ra.
Kiểm soát nội bộ là hệ thống cần thiết cho tổ chức, giúp đạt được mục tiêu mong muốn và ngăn chặn những rủi ro không đáng có.
1.1.2 Chức năng của Kiểm soát nội bộ
Hoạt động quản trị bao gồm các chức năng như hoạch định, ra quyết định, tổ chức, nhân sự, chỉ huy và kiểm soát Trong đó, chức năng kiểm soát giữ vai trò quan trọng vì nó giúp đảm bảo rằng các kế hoạch được thực hiện đúng cách và đạt được mục tiêu đề ra.
- Điều khiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả.
Đảm bảo rằng các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng quy trình là rất quan trọng, đồng thời cần giám sát hiệu quả của các chế độ và quyết định này để đạt được sự chắc chắn trong quản lý.
- Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để có những biện pháp đối phó hợp lý.
- Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận có thể xảy ra.
- Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
- Lập các BCTC kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
- Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.
1.1.3 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) bao gồm các yếu tố cơ bản như môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và trao đổi thông tin, cùng với các hoạt động kiểm soát và giám sát các kiểm soát.
Môi trường kiểm soát định hình đặc điểm chung của một đơn vị và ảnh hưởng trực tiếp đến nhận thức của từng thành viên về công tác kiểm soát Nó bao gồm các chức năng quản trị, quan điểm và hành động của Ban quản trị cũng như Ban Giám đốc, nhấn mạnh tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động của đơn vị.
Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát là:
Truyền đạt thông tin rõ ràng và yêu cầu thực thi tính chính trực cùng các giá trị đạo đức là những yếu tố quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả trong thiết kế, vận hành và giám sát các hệ thống kiểm soát.
Giá trị đạo đức và tính chính trực của những người quản lý và giám sát các kiểm soát luôn được coi trọng hơn hiệu quả của chính các kiểm soát đó Tính chính trực và hành vi đạo đức phụ thuộc vào chuẩn mực hành vi của đơn vị và cách thức thực thi chúng trong thực tế Khi giá trị đạo đức không được đề cao, cá nhân có thể tìm cách lẩn tránh kiểm soát để thu lợi cho bản thân Việc thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức bao gồm các biện pháp của Ban Giám đốc nhằm giảm thiểu động cơ thúc đẩy nhân viên tham gia vào hành động thiếu trung thực hoặc phi đạo đức Truyền đạt các chính sách về tính chính trực và giá trị đạo đức có thể được thực hiện thông qua việc phổ biến chuẩn mực hành vi, quy tắc đạo đức và gương mẫu từ lãnh đạo.
- Cam kết về năng lực
Năng lực bao gồm kiến thức và kỹ năng thiết yếu để thực hiện nhiệm vụ trong công việc cá nhân Ban Giám đốc cần xem xét các mức độ năng lực phù hợp cho từng nhiệm vụ cụ thể, cùng với các kỹ năng và kiến thức cần thiết để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ.
- Sự tham gia của Ban quản trị
Ban quản trị đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát thiết kế và hiệu quả của các thủ tục báo cáo sai phạm cũng như kiểm tra tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị Với kinh nghiệm và vị thế độc lập, Ban quản trị có khả năng đặt ra các câu hỏi và theo dõi hiệu quả xử lý của Ban Giám đốc Ý kiến của họ phụ thuộc vào mức độ tham gia và sự xem xét kỹ lưỡng các hoạt động của Ban quản trị cùng với thông tin mà họ nhận được.
- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc
Cách tiếp cận của Ban Giám đốc ảnh hưởng đến quản lý và mức độ chấp nhận rủi ro của doanh nghiệp Triết lý và phong cách điều hành phản ánh quan điểm, thái độ và hành động của lãnh đạo, tạo ra tấm gương cho nhân viên Nếu lãnh đạo có quan điểm kinh doanh trung thực và cạnh tranh lành mạnh, họ sẽ chú trọng đến tính trung thực trong báo cáo tài chính và hạn chế rủi ro Ngược lại, nếu lãnh đạo đặt mục tiêu lên hàng đầu bằng mọi giá, nhân viên có thể rơi vào gian lận để đạt kế hoạch Do đó, triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc là yếu tố quan trọng trong quản lý doanh nghiệp.
Để thiết lập một cơ cấu tổ chức hiệu quả, cần xem xét kỹ lưỡng quyền hạn, trách nhiệm và kênh báo cáo Cơ cấu tổ chức phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị sẽ giúp phân chia trách nhiệm rõ ràng, từ đó thúc đẩy việc đạt được các mục tiêu Một cơ cấu tổ chức hợp lý là nền tảng cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát hoạt động, trong khi thiết kế không đúng có thể làm giảm hiệu quả kiểm soát Các nhà quản lý cần thiết lập sự điều hành và kiểm soát toàn diện, phân chia rõ ràng ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản, đồng thời đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
- Phân công quyền hạn và trách nhiệm
Các nhà quản lý thiết lập quyền hạn và trách nhiệm dựa trên hiểu biết và kinh nghiệm của nhân sự chủ chốt, cùng với các nguồn lực sẵn có để phân công nhiệm vụ cho các cấp quản lý Việc này nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập mối quan hệ báo cáo và xây dựng phương pháp ủy quyền Quy trình xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và triển khai toàn tổ chức Phân công này bao gồm chính sách và trao đổi thông tin, giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu của đơn vị, mối liên hệ giữa các hành động cá nhân và cách thức đóng góp vào mục tiêu chung, cũng như nhận thức về trách nhiệm cá nhân.
- Các chính sách và thông lệ về nhân sự
Kiểm soát nội bộ chu trình Bán hàng- Thu tiền trong doanh nghiệp
1.2.1 Khái quát về chu trình bán hàng - Thu tiền
1.2.1.1 Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền
Bán hàng - thu tiền là quá trình chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa thông qua việc trao đổi hàng và tiền Quy trình này bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng qua đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán, và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa, dịch vụ thành khoản phải thu, cuối cùng là chuyển đổi thành tiền.
Chu trình bán hàng - thu tiền là giai đoạn cuối cùng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả của các chu trình trước như tiền, mua hàng - thanh toán, và tiếp nhận - hoàn trả vốn Nó không chỉ phản ánh hiệu suất tổng thể của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh mà còn cho thấy khả năng bù đắp chi phí và tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất.
Nghiệp vụ bán hàng và thu tiền rất phức tạp, liên quan đến nhiều chỉ tiêu như số lượng, chất lượng, giá bán, chính sách tín dụng và các khoản giảm trừ Sự phối hợp giữa các bộ phận là cần thiết, nhưng cũng làm tăng khả năng tồn tại các rủi ro Do đó, việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả cho chu trình bán hàng và thu tiền là rất quan trọng.
Bán hàng có nhiều phương thức khác nhau, phù hợp với nhu cầu của khách hàng Mỗi phương thức này yêu cầu các tổ chức thực hiện các hoạt động kiểm soát riêng biệt nhằm quản lý hiệu quả nghiệp vụ bán hàng.
Phương thức bán buôn hàng hóa là hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại và doanh nghiệp, nhằm mục đích bán ra hoặc gia công, chế biến Đặc điểm nổi bật của bán buôn là số lượng hàng hóa lớn trong mỗi giao dịch, do đó doanh nghiệp thường lập chứng từ cho từng lần bán và kế toán ghi sổ theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh Giá bán thường phụ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán, với hàng hóa được bán theo lô hoặc số lượng lớn.
Đối với phương thức bán buôn, việc kiểm soát nội bộ cần chặt chẽ để hạn chế gian lận và bảo vệ tài sản Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, cần có Đơn đặt hàng để phòng Kinh doanh xem xét khả năng cung ứng và trình lên người có thẩm quyền như giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh Các điều khoản bán chịu phải được xem xét kỹ lưỡng, bao gồm khả năng thanh toán và tình hình hoạt động của khách hàng Sau khi hợp đồng được phê duyệt, hợp đồng kinh tế sẽ ghi nhận các điều kiện mua bán, và hóa đơn bán hàng sẽ ghi nhận doanh thu Thủ kho sẽ xuất hàng dựa vào phiếu xuất kho, đảm bảo đúng chủng loại và số lượng Cần thường xuyên đối chiếu giữa thẻ kho và sổ sách kế toán, cũng như thực hiện công tác đôn đốc trả nợ theo kế hoạch để đảm bảo các khoản phải thu được quản lý hiệu quả.
Phương thức bán lẻ hàng hoá là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế, phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng nội bộ Đặc điểm của bán lẻ là hàng hoá đã ra khỏi lưu thông và chuyển sang tiêu dùng, với giá trị và giá trị sử dụng đã được thực hiện Thông thường, bán lẻ diễn ra với số lượng nhỏ hoặc từng đơn chiếc, và giá bán thường ổn định.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, hóa đơn bán hàng sẽ được lập ngay và giao cho khách mà không cần nhiều chứng từ như trong phương thức bán buôn, cũng như không cần sự phê duyệt của người có thẩm quyền do giá trị bán hàng nhỏ Mỗi ngày, cần lập bảng kê bán hàng, thu tiền theo buổi và lưu trữ, sau đó vào cuối tháng gửi báo cáo tổng hợp cho phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ.
Thu tiền của khách hàng
Phương thức thanh toán tiền mặt
Khách hàng thực hiện thanh toán bằng tiền mặt trực tiếp tại két trước khi yêu cầu xuất hàng Họ cần đến phòng kế toán để hoàn tất thủ tục nộp tiền, nơi kế toán sẽ lập phiếu thu và thủ quỹ sẽ nhận tiền.
Thanh toán theo phương thức thông qua ngân hàng:
Sau khi lệnh bán được phê duyệt, khách hàng sẽ chuyển tiền qua ngân hàng theo số tài khoản do công ty cung cấp trong hợp đồng Ngân hàng sẽ thông báo cho công ty bằng giấy báo Nợ sau khi nhận được tiền từ khách hàng.
1.2.1.2 Chức năng chu trình bán hàng thu tiền
Với những đặc điểm như trên, ta có thể cụ thể hóa chu trình bán hàng - thu tiền trong doanh nghiệp với các chức năng sau:
Xử lý đơn đặt hàng của người mua bao gồm nhiều hình thức như đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, fax, điện thoại, và hợp đồng mua - bán hàng hóa, dịch vụ Các bộ phận liên quan trong đơn vị cần xem xét các điều kiện về số lượng, chủng loại và chất lượng để xác định khả năng cung ứng đúng hạn theo yêu cầu của khách hàng.
Trước khi tiến hành bán hàng, bộ phận phụ trách cần đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng dựa trên đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác Quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng sẽ được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế, bao gồm các điều kiện như phương thức thanh toán, giá cả và chiết khấu Việc xét duyệt bán chịu cần tính toán lợi ích cho cả hai bên, khuyến khích người mua thanh toán nhanh thông qua tỷ lệ chiết khấu.
Việc chuyển giao hàng hoá không chỉ thể hiện quyền sở hữu tài sản mà còn là cơ sở ghi nhận doanh thu bán hàng của đơn vị Trong quá trình giao hàng, đơn vị cần lập chứng từ vận chuyển, đây là bằng chứng xác nhận việc giao hàng cho người mua và là căn cứ để lập hoá đơn bán hàng.
Lập và giao hoá đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ doanh thu
Hóa đơn bán hàng là tài liệu quan trọng ghi rõ mẫu mã, số lượng và giá cả hàng hóa, bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo quy định của luật thuế giá trị gia tăng Nó không chỉ cung cấp thông tin về số tiền và thời hạn thanh toán cho khách hàng mà còn là căn cứ để ghi sổ Nhật ký bán hàng, giúp theo dõi các khoản phải thu Nhật ký bán hàng là sổ ghi chép các giao dịch, thể hiện doanh thu gộp của nhiều mặt hàng và phân loại theo các định khoản phù hợp.
Xử lí và ghi sổ các khoản thu tiền
Sau khi hoàn tất các chức năng bán hàng và ghi nhận doanh thu, kế toán tiến hành ghi sổ các khoản phải thu Tiền mặt được ghi vào sổ nhật ký thu tiền, trong khi các khoản phải thu được theo dõi trên sổ chi tiết Việc này cần đảm bảo đúng số tiền và kỳ hạn Đặc biệt, cần chú ý đến khả năng bỏ sót hoặc giấu giếm các khoản thu, nhất là tiền mặt trực tiếp.
Xử lí và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA CHẤT
Khái quát chung về Công ty Cổ phần Hóa chất
2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển, chức năng và nhiệm vụ của công ty Cổ phần Hóa chất
2.1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Hóa chất, tiền thân là Công ty Hóa chất thuộc Bộ Thương mại, được thành lập vào năm 1958 và chuyển đổi thành công ty cổ phần theo quyết định 0858/2004/QĐ-BTM ngày 28/06/2004 Sau khi kế hoạch cải tạo và phát triển kinh tế miền Bắc kết thúc vào năm 1959, nhu cầu sử dụng vật tư tăng cao dẫn đến việc tổ chức lại nhiều đơn vị trong ngành thương mại Tổng công ty Kim khí đã được cải tổ và đổi tên thành Tổng công ty Kim khí Hóa chất theo Nghị định số 315/NT của Bộ Nội thương Vào ngày 8/6/1960, Bộ Nội thương ban hành quyết định số 382/NT để thành lập và tổ chức lại các đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng công ty Kim khí Hóa chất, bao gồm Công ty Hóa chất cấp I, trước đây là Trạm Hóa chất cấp I.
Cuối năm 1964, chiến tranh cục bộ của đế quốc Mỹ bắt đầu diễn ra tại miền Bắc, khi đó Công ty Hoá chất trực thuộc Cục Bách hoá ngũ kim Đến tháng 10-1966, công ty này được chuyển sang trực thuộc Cục Điện máy xăng dầu, một đơn vị mới được thành lập.
Năm 1971, Công ty Hoá chất trải qua sự thay đổi lớn về tổ chức khi Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 302/TTg vào ngày 03 tháng 11, phân công nhiệm vụ quản lý các mặt hàng vật tư kỹ thuật giữa hai ngành Nội thương và Vật tư Theo Quyết định 302/TTg và Thông tư số 28/TT-LB ngày 10 tháng 12 năm 1971, Công ty Hoá chất được chuyển từ Bộ Nội thương sang Bộ Vật tư, trực thuộc Tổng công ty Hoá chất vật liệu điện Sự chuyển đổi này đánh dấu một bước ngoặt quan trọng, giúp Công ty Hoá chất thực hiện quản lý thống nhất hoạt động cung ứng vật tư hoá chất theo kế hoạch cho các nhu cầu quốc phòng, sản xuất, xây dựng cơ bản và nghiên cứu khoa học kỹ thuật trong các khu vực kinh tế quốc doanh và tập thể.
Trong giai đoạn 1980-1985, nền kinh tế Việt Nam gặp nhiều khó khăn, với tình trạng mất cân đối nghiêm trọng và nguồn vật tư ngày càng khan hiếm Thời kỳ này cũng chứng kiến sự thay đổi và xáo trộn liên tục trong tổ chức của Công ty Hóa chất.
- Tháng 5/1980, khi Tổng công ty Hoá chất vật liệu điện giải thể, Công ty Hoá chất chuyển sang trực thuộc Liên hiệp cung ứng vật tư khu vực I.
- Tháng 7/1983, Công ty Hoá chất chuyển sang trực thuộc Liên hiệp xuất nhập khẩu vật tư.
- Tháng 7/1985, khi các tổ chức Liên hiệp giải thể, Công ty lại trở về trực thuộc Tổng công ty Hoá chất vật liệu điện.
Từ tháng 10 năm 1994, Công ty Hoá Chất thuộc Bộ Thương Mại đã trải qua giai đoạn đổi mới đất nước đầy sôi động, đạt được nhiều kết quả ban đầu đáng kể, đặc biệt trong lĩnh vực công nghiệp Nền kinh tế thị trường đã mang lại cho Công ty nhiều cơ hội, nhưng cũng đặt ra không ít thách thức Với kinh nghiệm phong phú, Công ty đã tiếp thu các đường lối của Đảng và Nhà Nước, từ đó xây dựng và triển khai đề án đổi mới toàn diện tổ chức kinh doanh.
Kể từ khi thành lập vào ngày 22-8-1958, Trạm Hoá chất cấp I đã phát triển thành công ty hóa chất trực thuộc Bộ Thương mại Trong gần 60 năm qua, công ty đã trải qua nhiều thử thách và khó khăn, nhưng cũng đạt được nhiều thành tựu đáng tự hào trong quá trình xây dựng và trưởng thành.
2.1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty chuyên kinh doanh và xuất nhập khẩu hơn 200 mặt hàng hoá chất, phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp tại thành phố và các tỉnh trên toàn quốc Sản phẩm chủ yếu bao gồm NaOH, CaCO3, Na2CO3, các loại axít như HCl, H2SO4, HNO3, cùng với nhựa PE, PVC Công ty cũng cung cấp các mặt hàng ngoài ngành như Mn, Si, oxit như TiO2, MgO, và các loại muối như NaNO3, NH4Cl Trong đó, hàng nhập khẩu chiếm 90%, góp phần ổn định thị trường, tạo lợi nhuận cho công ty và cải thiện đời sống cán bộ công nhân viên.
Mua sắm hàng hóa từ nước ngoài và hàng sản xuất trong nước để cung cấp cho các công ty địa phương, cơ quan và xí nghiệp các loại hóa chất công nghệ, hóa chất thí nghiệm, thuốc nhuộm và sơn Hoạt động này được thực hiện theo kế hoạch nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và phục vụ đời sống của người dân.
- Quản lý tổ chức cán bộ, đảm bảo thi hành các chế độ, chính sách nhằm phục vụ tốt hoạt động kinh doanh.
- Gia công đặt hàng cho các nhà sản xuất tư doanh để phục vụ kế hoạch bán ra.
Để tuân thủ quy định của các cơ quan quản lý có thẩm quyền, cần thực hiện các định mức kinh tế kỹ thuật và tiêu chuẩn sản phẩm Đồng thời, việc đăng ký nhãn hiệu hàng hóa và tiêu chuẩn sản phẩm theo quy định của nhà nước là điều cần thiết.
Công ty được Bộ Thương Mại giao nhiệm vụ quản lý và kinh doanh các mặt hàng hóa chất thiết yếu cho nền kinh tế quốc dân và an ninh quốc phòng, đồng thời tham gia vào việc hoàn thiện các sản phẩm hàng công nghiệp.
- Đẩy nhanh tốc độ chu chuyển của sản phẩm trong nền kinh tế quốc dân, tổ chức tốt khâu tạo nguồn và bán hàng, giảm bớt khâu trung gian.
Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước, xã hội và người lao động, đồng thời có trách nhiệm bảo vệ tài sản và doanh nghiệp Việc đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội trong phạm vi doanh nghiệp cũng như bảo vệ môi trường là những yếu tố quan trọng không thể thiếu.
Đầu tư mở rộng công ty là yếu tố quan trọng để đổi mới trang thiết bị kỹ thuật, nâng cao hiệu quả kinh doanh và bù đắp chi phí Điều này không chỉ giúp công ty thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước mà còn đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước và xuất khẩu.
Nghiên cứu khả năng sản xuất và nhu cầu thị trường trong nước và quốc tế là cần thiết để cải tiến và cung ứng hàng hóa Việc ứng dụng tiến bộ kỹ thuật sẽ giúp nâng cao chất lượng và số lượng sản phẩm, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường trong và ngoài nước.
Thực hiện hiệu quả chính sách cán bộ là yếu tố quan trọng, tập trung vào công tác đào tạo và bồi dưỡng nhằm nâng cao năng lực và trình độ của nhân viên Đồng thời, cần đảm bảo thực hiện đầy đủ các chế độ bảo hộ lao động và an toàn lao động để tạo môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Cổ phần Hóa chất Để có thể tồn tại và phát triển, Công ty đã mở rộng nhiệm vụ của mình từ chỗ chuyên doanh hoá chất đa ngành trong đó vẫn lấy ngành hoá chất công nghiệp làm chủ đạo Ngành nghề kinh doanh chủ yếu là nhập khẩu và xuất khẩu Công ty nhập khẩu chủ yếu là hoá chất công nghiệp và xuất khẩu chủ yếu là cao su, khoáng sản và nông sản Hoạt động sản xuất kinh doanh chính của công ty bao gồm:
- Kinh doanh hoá chất công nghệ và vật tư khác (trừ hoá chất Nhà nước cấm)
- Kinh doanh vật liệu xây dựng, thiết bị và vật liệu điện, dụng cụ cơ khí, kim loại đen và màu;
- Kinh doanh hoá chất thực phẩm, hoá chất và dụng cụ thí nghiệm, nghiên cứu;
- Kinh doanh máy, thiết bị phục vụ sản xuất;
- Xuât khẩu: Hoá chất, nông sản, hải sản, khoáng sản, cao su;
- Nhập khẩu: Hoá chất công nghiệp, vật tư phục vụ sản xuất, hàng tiêu dùng;
- Kinh doanh kho bãi, văn phòng, siêu thị, nhà ở;
- Liên doanh, liên kết đầu tư sản xuất các sản phẩm vật tư, hàng hoá;
- Kinh doanh bất động sản;
- Dịch vụ quản lý bất động sản.
Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty Cổ phần Hóa chất
2.2.1 Một số bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ tại công ty
Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc
Công ty cam kết hoạt động dựa trên nguyên tắc dân chủ, khuyến khích mọi thành viên đóng góp ý kiến để cải thiện quy trình kinh doanh và phát triển Chúng tôi tôn trọng và đánh giá cao những phản hồi nhằm nâng cao hiệu quả và quản lý hoạt động của Công ty.
Giám đốc là người đi đầu, nêu gương trong công việc và khuyến khích tinh thần tập thể, đồng thời thể hiện trách nhiệm cao với lợi ích chung của công ty Họ tôn trọng ý kiến cá nhân để thúc đẩy sự phát triển chung, luôn sẵn sàng đối mặt với những thay đổi, rủi ro và thách thức từ thị trường cũng như cạnh tranh Giám đốc cũng chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động của từng bộ phận, đảm bảo sự phát triển bền vững cho toàn công ty.
Công ty tổ chức các cuộc họp quý giữa các phòng ban để thống nhất giải quyết vấn đề và tìm sự đồng thuận trước khi triển khai quy định Điều này giúp xác định nguyên nhân vướng mắc trong quan hệ chức năng, thể hiện sự nâng cao tính dân chủ và quan điểm chỉ đạo trong sự nghiệp ổn định và phát triển bền vững của Công ty.
Công ty đưa ra tầm nhìn và sứ mệnh để đạt mục tiêu hoạt động:
Công ty hướng tới việc trở thành đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp sản phẩm hóa chất chất lượng cao, phục vụ nhu cầu thị trường cả trong nước và quốc tế.
Đối với khách hàng: cung cấp sản phẩm, dịch vụ với chất lượng phù hợp để thỏa mãn nhu cầu các nhóm khách khác nhau.
Đối với nhân viên: Tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, sáng tạo, năng động, tạo cơ hội phát triển công bằng cho tất cả nhân viên.
Chúng tôi cam kết hợp tác cùng phát triển, sẵn sàng chia sẻ và đồng hành với cổ đông và đối tác để gia tăng lợi ích chung.
Đối với cộng đồng: Cam kết phát triển bền vững, bảo vệ môi trường, có trách nhiệm với xã hội.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
Đại hội cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng hoạt động và sự phát triển của công ty.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục tiêu và quyền lợi của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông.
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
PHÒNG KINH DOANH TỔNG HỢP
TRUNG TÂM KDHC & TMTH TỔNG KHO HÓA
Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của các cổ đông thường xuyên trong công ty, nhằm bảo vệ lợi ích của các cổ đông và đảm bảo tuân thủ pháp luật hiện hành Cơ cấu này được bầu ra bởi Đại hội đồng cổ đông.
- Ban Tổng giám đốc Công ty bao gồm: Tổng giám đốc và các phó Tổng giám đốc.
Tổng giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm toàn diện về mọi chức năng, nhiệm vụ và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Ông/bà quản lý công tác tài chính, lập kế hoạch, tổ chức, bảo vệ chính trị nội bộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật và chăm sóc đời sống cán bộ nhân viên.
Phó Tổng giám đốc là cộng sự quan trọng của Tổng giám đốc, có nhiệm vụ hỗ trợ và thực hiện các công việc được giao Người này chịu trách nhiệm trực tiếp trước Tổng giám đốc về các lĩnh vực cụ thể mà Tổng giám đốc phân công.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty bao gồm một trưởng phòng, hai phó phòng và khoảng 30 nhân viên, có chức năng mua bán vật tư hàng hóa phục vụ sản xuất kinh doanh Phòng tập hợp nhu cầu từ cửa hàng và trung tâm khách hàng, xác định nhu cầu vật tư và quan hệ cung - cầu trên thị trường để lên đơn hàng và thực hiện thủ tục nhập khẩu Đội ngũ này nắm bắt thông tin về nguồn hàng và giá cả, từ đó điều chỉnh chiến lược mua bán nhằm tăng cường sức cạnh tranh và đáp ứng kịp thời nhu cầu vật tư cho sản xuất và xã hội Đây là bộ phận quan trọng, đóng vai trò thiết yếu trong việc tiêu thụ hàng hóa và ký kết hợp đồng của công ty.
Phòng tài chính - kế toán
Phòng tài chính - kế toán chịu trách nhiệm quản lý tài chính và vốn cho hoạt động kinh doanh, thực hiện hạch toán và phân tích tài chính, đồng thời đảm bảo nghĩa vụ nộp ngân sách theo quy định liên quan đến các hoạt động của công ty.
Phòng tổ chức hành chính
Phòng tổ chức hành chính quản lý nhân sự có nhiệm vụ tiếp nhận, bố trí và điều động cán bộ công nhân viên vào các công việc phù hợp Đồng thời, phòng cũng xây dựng các chế độ chính sách tiền lương và biện pháp an toàn lao động Cụ thể, phòng thực hiện chế độ lao động tiền lương cho cán bộ công nhân viên, quản lý trang thiết bị văn phòng, tổ chức đời sống cho cán bộ như nhà ở, điện, nước, và sắp xếp việc đưa đón cán bộ đi công tác phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
Phòng kinh doanh tổng hợp
Xây dựng chiến lược và kế hoạch ngân sách hàng năm cho Phòng, cùng với kế hoạch công việc hàng tháng để trình Tổng giám đốc phê duyệt Thiết lập chính sách bán hàng bao gồm giá cả, khuyến mãi, chiết khấu và các chương trình quảng bá nhằm tiếp cận khách hàng, sau đó trình Giám đốc phê duyệt Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới trong nhóm mục tiêu của Công ty.
Tổng kho Hóa chất đóng vai trò quan trọng trong việc bốc xếp và dự trữ vật tư hàng hóa xuất nhập khẩu, đồng thời bảo quản hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh của toàn Công ty.
Nhận xét chung về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại công ty Cổ phần Hóa chất
ty Cổ phần Hóa chất
Kiểm soát nội bộ hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó công tác tổ chức và thiết lập hoạt động kiểm soát là quan trọng nhất Điều này lại phụ thuộc vào quan niệm và phong cách điều hành của nhà quản lý Một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ giúp ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai sót trọng yếu, đồng thời đảm bảo thực hiện các mục tiêu của đơn vị Ngược lại, nếu các hoạt động và thủ tục kiểm tra không được kết hợp thành một hệ thống hoàn chỉnh, chúng sẽ chỉ mang tính hình thức và không phát huy hiệu quả thực sự mà nhà quản lý cần.
Qua quá trình thực tập tìm hiểu về công ty có thể nhận xét về kiểm soát nội bộ như sau:
Công ty sở hữu một đội ngũ lãnh đạo năng lực và tâm huyết, luôn chú trọng đến uy tín với khách hàng Họ nỗ lực đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng, vì vậy việc kiểm tra và kiểm soát được đặt lên hàng đầu.
Nhân viên và công nhân tại công ty được tuyển chọn kỹ lưỡng, đảm bảo có năng lực và đạo đức tốt Do đó, các chính sách và thủ tục được đề ra được thực hiện một cách hiệu quả.
Các chính sách và thủ tục tại công ty được thiết lập rõ ràng và cụ thể, với quy định được phổ biến rộng rãi qua văn bản và thông báo, giúp nhân viên tuân thủ quy củ Ban giám đốc có thể giảm bớt khối lượng công việc kiểm soát bằng cách ủy quyền cho các Phó giám đốc và trưởng phòng Việc kiểm soát do các nhà quản lý có trách nhiệm thực hiện đã hạn chế đáng kể gian lận và sai sót trong công ty.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức hiệu quả với sự phân công nhiệm vụ rõ ràng, đảm bảo không có sự chồng chéo công việc giữa các nhân viên Mỗi nhân viên chịu trách nhiệm cụ thể cho phần hành của mình Các chế độ kế toán mới được cập nhật và áp dụng nhanh chóng, giúp tối ưu hóa quy trình hạch toán và cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo cũng như các bên liên quan bên ngoài công ty.
Trong quá trình bán hàng và thu tiền, Công ty đã áp dụng hệ thống sổ sách chi tiết và tổng hợp đầy đủ, giúp đáp ứng hiệu quả nhu cầu hạch toán Hệ thống này cung cấp thông tin quan trọng về doanh thu và tình hình công nợ, hỗ trợ quản lý tài chính một cách hiệu quả.
- Mỗi nhân viên bán hàng đều tuân thủ các bước thủ tục cho từng giai đoạn trong chu trình bán hàng và thu tiền.
Mỗi nhân viên trong quá trình bán hàng và thu tiền đều xem xét hiệu quả công việc và lợi ích chung của Công ty, đảm bảo rằng mọi hành động đều hướng tới sự phát triển bền vững.
Với quy mô lớn và cơ cấu kinh doanh đa dạng, khối lượng công việc hàng năm rất lớn, nhưng công tác kiểm tra và kiểm soát chưa được chú trọng, dẫn đến việc khó ngăn chặn gian lận và sai sót Mặc dù kiểm tra và kiểm kê được thực hiện định kỳ, nhưng chủ yếu mang tính hình thức, thiếu chiều sâu Chỉ khi có sự không cân đối giữa chứng từ và sổ sách mới tiến hành kiểm tra Nếu công tác này được thực hiện hiệu quả, có thể ngăn chặn gian lận và sai sót ngay từ khi nghiệp vụ phát sinh.
Công ty hiện chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập, điều này ảnh hưởng đến khả năng giám sát và kiểm tra thường xuyên các hoạt động của các bộ phận khác Việc thiếu sự kiểm tra này có thể dẫn đến việc không phát hiện kịp thời các vấn đề cần xử lý.
- Quy trình bán hàng - thu tiền chưa thực sự áp dụng hiệu quả công nghệ thông tin bởi việc tổ chức thông tin còn thủ công.
Công ty cần xây dựng một chính sách bán hàng tín dụng và chính sách chiết khấu rõ ràng để thu hút thêm khách hàng Hiện tại, khách hàng của công ty chủ yếu là những khách hàng truyền thống, dẫn đến hoạt động sản xuất kinh doanh chưa có sự đột phá mới.
Khách hàng bán buôn của công ty thường không thanh toán ngay, dẫn đến việc thu hồi nợ trở nên phức tạp và vốn bị chiếm dụng lớn Ngoài ra, công ty chưa áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán, khiến việc thu hồi vốn diễn ra chậm chạp Điều này ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của công ty.
Hệ thống theo dõi công nợ hiện tại gặp khó khăn trong việc quản lý nợ đến hạn và quá hạn do chỉ theo dõi theo đối tượng khách hàng, dẫn đến khả năng sót việc thu hồi nợ từ khách hàng.
Công ty hiện chưa có nhân viên chuyên trách để nghiên cứu tình hình khách hàng, dẫn đến việc tìm hiểu chỉ dừng lại ở việc theo dõi thông tin công nợ từ phòng kế toán Quy trình quyết định cho nợ thiếu sự chủ động trong việc thu thập thông tin bên ngoài, cũng như thiếu phân tích và đánh giá một cách hệ thống.
Khi xuất kho thành phẩm để bán, việc không có kiểm tra chất lượng và số lượng từ một bộ phận độc lập có thể ảnh hưởng đến uy tín của công ty Điều này dẫn đến nguy cơ thủ kho có thể xuất quá số lượng thành phẩm cho phép, gây ra những vấn đề trong quản lý hàng hóa.
Khối lượng hàng bán hàng ngày rất lớn dẫn đến việc thanh toán với khách hàng diễn ra liên tục, tạo ra sự phức tạp trong luồng tiền vào ra Tuy nhiên, Công ty vẫn chưa áp dụng hình thức kiểm kê quỹ vào cuối ngày, điều này tạo ra một rủi ro tiềm ẩn lớn có thể gây ra thất thoát tài chính.
HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA CHẤT
Sự cần thiết phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại công ty
Toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế quốc tế là xu thế tất yếu hiện nay Để tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và nâng cao công tác quản lý Đây là những bước đi cần thiết cho quá trình đổi mới và hội nhập hiệu quả.
Những yêu cầu cơ bản khi hoàn thiện KSNB
Để đảm bảo yêu cầu thiết thực và hiệu quả trong nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ (KSNB), kiểm toán viên cần thiết kế một quy trình kiểm tra và đánh giá toàn diện về quản trị và KSNB của đơn vị Điều này giúp đánh giá mức độ trọng yếu và rủi ro, từ đó xác định khối lượng công tác kiểm toán, xây dựng kế hoạch và thực hiện phương pháp kiểm toán phù hợp Các giải pháp đề xuất phải dễ thực hiện, dễ hiểu và cung cấp thông tin thiết thực, hữu ích, nhằm hỗ trợ kiểm toán viên hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao hiệu quả quản lý của nhà quản lý.
Để đảm bảo hiệu quả và khả năng thực hiện, công tác nghiên cứu và đánh giá Kiểm soát nội bộ (KSNB) của công ty trong quá trình kiểm toán nội bộ cần được hoàn thiện một cách thiết thực Đồng thời, yêu cầu tiết kiệm chi phí cũng rất quan trọng, với lợi ích thông tin thu được phải vượt trội hơn so với chi phí phát sinh.
Những nguyên tắc khi hoàn thiện KSNB trong công ty
Nguyên tắc thứ nhất trong công tác hoàn thiện là đảm bảo tính đồng bộ, bao gồm việc hoàn thiện pháp luật, quy định và chuẩn mực về kiểm toán Điều này còn bao gồm việc xác định rõ đối tượng, mục tiêu và nội dung kiểm toán, cùng với việc hoàn thiện quy trình và phương pháp kiểm toán Ngoài ra, cần nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quá trình kiểm toán do Kiểm toán nội bộ thực hiện.
Nguyên tắc thứ hai (2): Hài hòa giữa chất lượng và hiệu quả.
Việc nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ (KSNB) trong kiểm toán nội bộ là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả và chất lượng của quá trình kiểm toán Chất lượng và hiệu quả là hai yếu tố không thể tách rời; tăng khối lượng kiểm toán có thể nâng cao chất lượng nhưng không đảm bảo tính kinh tế, trong khi giảm khối lượng kiểm toán lại có thể mang lại hiệu quả nhưng không đảm bảo chất lượng Do đó, cần phải đảm bảo rằng các vấn đề trọng yếu được xem xét đầy đủ sau khi kiểm toán, đảm bảo tính đại diện cho tổng thể Bên cạnh đó, bằng chứng thu thập từ mẫu kiểm toán và các ý kiến nhận xét phải phù hợp và đáng tin cậy để phản ánh chính xác tình hình chung.
Nguyên tắc thứ ba (3) : Lý luận gắn liền với thực tế.
Việc nâng cao chất lượng nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ (KSNB) trong kiểm toán nội bộ không chỉ mang tính lý luận mà còn có tính ứng dụng cao Nguyên tắc này yêu cầu cải thiện chất lượng nghiên cứu phải dựa trên thực trạng hiện tại của KSNB và cần có cơ sở khoa học vững chắc từ lý luận kiểm toán Do đó, công tác kiểm toán cần được hoàn thiện với cả yếu tố lý luận và thực tiễn để đạt hiệu quả tối ưu.
Nguyên tắc thứ tư (4): Tuân thủ Luật, thông lệ, chuẩn mực, các quy định về kiểm toán.
Để nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ (KSNB) trong kiểm toán nội bộ, quy trình và phương pháp kiểm toán cần tuân thủ luật kiểm toán cùng các chuẩn mực và thông lệ đã được công nhận tại Việt Nam Nguyên tắc này giúp đảm bảo tính thống nhất trong hoạt động kiểm toán, từ nhận thức đến thực hiện, qua đó đảm bảo tính kiểm soát và khả năng đánh giá kết quả Mục tiêu của kiểm toán là cung cấp thông tin đáng tin cậy và kịp thời, phù hợp với xu hướng hội nhập khu vực và toàn cầu hiện nay.
Nguyên tắc thứ năm (5) : Đảm bảo tính đầy đủ, toàn diện.
Nâng cao chất lượng nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quá trình kiểm toán nội bộ là rất quan trọng Điều này cần phản ánh đầy đủ và toàn diện các vấn đề liên quan đến kiểm toán báo cáo tài chính (BCTC), đặc biệt là trong kiểm toán BCTC hợp nhất của công ty.
Nguyên tắc này yêu cầu xây dựng và hoàn thiện các yếu tố như đối tượng, mục tiêu, nội dung, trình tự và phương pháp kiểm toán, nhằm đảm bảo đầy đủ các vấn đề cơ bản và cần thiết trong quá trình kiểm toán Điều này giúp tránh tình trạng thiên lệch hoặc đi sâu quá mức vào một lĩnh vực cụ thể nào đó.
Nguyên tắc thứ sáu (6) : Đảm bảo tính khả thi, dễ áp dụng.
Để nâng cao chất lượng công tác nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ (KSNB) trong kiểm toán nội bộ, cần đảm bảo tính có thể ứng dụng và dễ dàng trong đào tạo Việc hoàn thiện quy trình này đòi hỏi sự đầy đủ và chi tiết, được sắp xếp theo trình tự logic, dễ hiểu và dễ vận dụng Nguyên tắc này giúp Kiểm toán nội bộ áp dụng quy trình một cách thuận lợi, tránh hiểu sai, trùng lặp và sử dụng không phù hợp.
Giải pháp hoàn thiện KSNB của công ty
Hoàn thiện công tác giám sát
Công ty cần tăng cường giám sát công việc hàng ngày bằng cách yêu cầu tất cả chứng từ phát sinh được kiểm tra chặt chẽ bởi bộ phận kiểm soát Việc thành lập ban kiểm toán nội bộ cũng rất quan trọng để đảm bảo quá trình giám sát và kiểm tra việc thực hiện được thực hiện hiệu quả.
Bộ phận kiểm toán nội bộ cần được tổ chức độc lập với các phòng ban khác trong công ty và trực thuộc sự điều hành của Giám đốc Họ có quyền kiểm tra và giám sát tất cả hoạt động của các bộ phận, đồng thời có trách nhiệm phát hiện sai phạm và gian lận, báo cáo kịp thời với Ban Giám đốc để đưa ra biện pháp xử lý thích hợp.
Bộ phận kiểm toán nội bộ tại công ty cần được tổ chức dưới sự quản lý của Ban kiểm soát, nhằm cung cấp thông tin chính xác và hữu ích cho Ban giám đốc trong việc đưa ra quyết định Đồng thời, bộ phận này cũng có trách nhiệm chỉ đạo và phê duyệt kế hoạch kiểm toán đầu năm, giao chỉ tiêu và nhiệm vụ cụ thể để thực hiện.
Bộ phận kiểm toán nội bộ trong cơ cấu quản lý của Công ty có thể bao gồm một kiểm toán trưởng và các kiểm toán viên nội bộ.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán trưởng:
- Chủ động xây dựng kế hoạch và lập chương trình kiểm toán hằng năm.
- Tổ chức các cuộc kiểm toán nội bộ theo nhiệm vụ kế hoạch và chương trình kiểm toán đã được Ban kiểm soát phê duyệt.
- Quản lý, bố trí, phân công công việc cho Kiểm toán viên nội bộ và thực hiện
Các biện pháp đào tạo và huấn luyện kiểm toán viên là rất quan trọng để nâng cao trình độ và năng lực làm việc của họ Việc này không chỉ giúp kiểm toán viên phát triển kỹ năng chuyên môn mà còn đảm bảo hiệu quả hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ Đầu tư vào đào tạo liên tục sẽ góp phần nâng cao chất lượng công việc và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong lĩnh vực kiểm toán.
Đề xuất về việc đề bạt, bổ nhiệm và khen thưởng cho kiểm toán nội bộ là rất quan trọng Khi phát hiện các vi phạm pháp luật hoặc quyết định trái với chủ trương, chính sách, chế độ, kiểm toán nội bộ cần có trách nhiệm báo cáo kịp thời với Ban kiểm soát để đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.
Kiểm toán viên nội bộ
- Kiến nghị thay đổi các chính sách, đường lối nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán viên nội bộ:
Thực hiện các nghiệp vụ theo kế hoạch đã đề ra, đồng thời đảm bảo tính trung thực và hợp lý của các báo cáo và bằng chứng kiểm toán là trách nhiệm quan trọng của mỗi kiểm toán viên.
- Trong quá trình tiến hành các công tác kiểm toán phải tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực của một kiểm toán viên nội bộ.
- Tuân thủ công tác bí mật số liệu về tình hình hoạt động và tài chính kế toán của công ty.
Hoàn thiện tổ chức quản lý thông tin giữa các bộ phận
Quy trình xử lý đơn đặt hàng tại công ty hiện đang gặp nhiều khó khăn do việc tổ chức thông tin còn thủ công Nhân viên phòng Kinh doanh không cập nhật đơn đặt hàng vào hệ thống, dẫn đến việc không thể truy xuất thông tin khách hàng và kiểm tra tín dụng kịp thời Để cải thiện, cần hoàn thiện chức năng nhập đơn hàng vào phần mềm, kiểm soát tồn kho và hạn mức tín dụng của khách hàng Khi nhận đơn hàng, nhân viên sẽ nhập thông tin vào chương trình, từ đó chương trình sẽ truy xuất dữ liệu khách hàng, hợp đồng và thông tin hàng hóa để kiểm tra tính hợp lệ của đơn hàng Sau khi đơn hàng được phê duyệt bởi trưởng phòng kinh doanh, nhân viên mới có thể in hóa đơn và thực hiện các thủ tục giao hàng Việc tổ chức thông tin trong quy trình này rất quan trọng, giúp cập nhật dữ liệu chính xác và chia sẻ tự động cho các bộ phận liên quan như kho hàng và kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả trong việc phục vụ khách hàng và quản lý công nợ.
Quy trình giao hàng bắt đầu từ việc thủ kho chuẩn bị hàng hóa dựa trên thông tin từ lệnh bán hàng Sau khi hoàn tất các thủ tục xuất kho, hệ thống sẽ cập nhật dữ liệu trên HĐKT và ghi nhận thông tin vào dữ liệu xuất kho và tồn kho Tiếp theo, thủ kho in phiếu giao hàng, trong đó một liên sẽ được giao cho khách hàng cùng với hàng hóa, và một liên sẽ được lưu trữ tại bộ phận kho hàng.
Quy trình lập hóa đơn bắt đầu khi phòng Kinh doanh hoàn tất đơn đặt hàng và chuyển một bản HĐKT cùng với phiếu xuất kho đến phòng kế toán Nhân viên lập hóa đơn sẽ kiểm tra và đối chiếu dữ liệu trong hệ thống với thông tin trên HĐKT, phiếu xuất kho, và đơn đặt hàng của khách hàng để đảm bảo tính chính xác Nếu dữ liệu khớp, họ sẽ nhập số hóa đơn, ngày hóa đơn, và chọn mã nghiệp vụ, sau đó chương trình sẽ tự động định khoản các tài khoản liên quan và in hóa đơn GTGT Ngược lại, nếu phát hiện sai sót, nhân viên lập hóa đơn sẽ thông báo cho nhân viên bán hàng để điều chỉnh dữ liệu.
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng
Cần phân loại các khoản nợ của khách hàng theo từng nhóm tuổi để theo dõi tình hình nợ một cách hiệu quả và nhắc nhở khách hàng thanh toán Đồng thời, cần phối hợp với bộ phận kinh doanh để đảm bảo không cấp hàng cho khách hàng khi họ đã quá hạn thanh toán.
Công ty cần thiết lập các chính sách khuyến khích khách hàng để mở rộng thị trường tiêu thụ, bao gồm chính sách chiết khấu và bán hàng tín dụng Việc hạn chế các khoản tín dụng sẽ giúp giảm tỷ lệ mất nợ, nhưng chính sách tín dụng rộng rãi có thể thu hút nhiều khách hàng hơn và gia tăng lợi nhuận Để đạt được điều này, ban lãnh đạo cần xây dựng một chính sách rõ ràng và nhất quán, từ đó giúp công ty chủ động trong việc định giá bán và tìm kiếm các biện pháp cắt giảm chi phí, đảm bảo lợi nhuận mà vẫn mang lại ưu đãi cho khách hàng.
Khách hàng sẽ nhận được chiết khấu ngay từ đơn hàng đầu tiên và có thể thanh toán chậm từ đơn hàng thứ hai, điều này sẽ thu hút nhiều khách hàng đến với công ty Tuy nhiên, công ty cần xác định rõ thời hạn thanh toán cho từng nhóm khách hàng, bao gồm cả khách hàng mới và khách hàng truyền thống, đồng thời phải thận trọng trong các quyết định liên quan.
Công ty luôn chủ động chiết khấu cho khách hàng truyền thống trong mỗi lần đặt hàng và cho phép thanh toán chậm trong một khoảng thời gian nhất định Nhờ vào những chính sách này, công ty không chỉ giữ chân được khách hàng hiện tại mà còn thu hút nhiều khách hàng mới đến đặt hàng.
Trước khi quyết định bán chịu, việc tìm hiểu kỹ về khách hàng là rất quan trọng Đối với khách hàng truyền thống, nhân viên bán hàng cần liên hệ với phòng kế toán để nắm bắt thông tin về tình hình công nợ và điều tra tình hình sản xuất kinh doanh qua các phương tiện truyền thông hoặc trực tiếp Điều này giúp xác minh khả năng tài chính của khách hàng, tránh những quyết định sai lầm chỉ dựa vào uy tín thanh toán trước đó Đối với khách hàng mới, nhân viên cũng cần nghiên cứu lĩnh vực kinh doanh và uy tín của họ, đảm bảo phù hợp với xu thế phát triển xã hội Sau khi thu thập thông tin, nhân viên lập báo cáo chi tiết về tình hình kinh doanh của khách hàng, từ đó trưởng phòng kinh doanh có thể đưa ra quyết định chính xác hơn.
Trước khi xuất kho, nhân viên bán hàng cần kiểm tra hàng hóa để đảm bảo số lượng và chất lượng đúng với yêu cầu, tránh tình trạng xuất quá số lượng hoặc hàng hóa không đạt tiêu chuẩn Trong phiếu xuất kho, cần có chữ ký của “nhân viên kiểm hàng” để xác nhận Việc này giúp bộ phận kiểm toán dễ dàng nhận thấy quy trình kiểm soát nội bộ được thực hiện hiệu quả, đảm bảo hàng hóa cung cấp cho khách hàng luôn đạt chất lượng cao.