LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Khi hoạt động kinh doanh phát triển, việc kiểm soát trở nên ngày càng quan trọng trong quản lý Các nhà quản lý sử dụng biện pháp kiểm soát để đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đạt mục tiêu với hiệu quả cao nhất Công cụ chủ yếu để thực hiện chức năng này là kiểm soát nội bộ (KSNB), ban đầu được áp dụng để hỗ trợ kiểm toán viên độc lập trong việc lập kế hoạch kiểm toán, nhưng sau đó đã trở thành một phần thiết yếu của hệ thống quản lý hiệu quả.
Thời kỳ tiền COSO (từ năm 1992 trở về trước)
Khái niệm Kiểm soát nội bộ (KSNB) xuất hiện vào đầu thế kỷ 20 trong lĩnh vực kiểm toán, ban đầu được hiểu là biện pháp bảo vệ tiền khỏi gian lận của nhân viên Tuy nhiên, khái niệm này đã được mở rộng để không chỉ bảo vệ tài sản, mà còn đảm bảo tính chính xác trong ghi chép kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động và khuyến khích tuân thủ các chính sách của nhà quản lý.
Năm 1997, sau vụ bê bối Watergate, Quốc hội Hoa Kỳ đã thông qua Luật Hành vi Hối lộ ở nước ngoài (FCPA), nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng và duy trì hệ thống kiểm soát kế toán nội bộ Luật này nhằm đảm bảo độ tin cậy của thông tin tài chính trong các tổ chức, trong đó kiểm soát nội bộ đóng vai trò chủ yếu trong việc ngăn ngừa sai phạm, thất thoát tài sản và đảm bảo thực thi pháp luật hiệu quả.
Vào năm 1985, sự sụp đổ của các công ty cổ phần niêm yết đã thu hút sự chú ý của các nhà lập pháp Hoa Kỳ đối với kiểm soát nội bộ (KSNB) của doanh nghiệp Kể từ đó, nhiều quy định và hướng dẫn về KSNB đã được các cơ quan chức năng Hoa Kỳ ban hành, bao gồm Ủy ban chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ vào năm 1998, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ vào năm 1988, và tổ chức nghiên cứu kiểm toán nội bộ vào năm 1991.
Các quy định này không chỉ làm phong phú thêm khái niệm Kiểm soát nội bộ (KSNB) mà còn đặt ra yêu cầu cần thiết phải xây dựng một hệ thống lý luận chuẩn mực về KSNB.
Sự ra đời của báo cáo COSO năm 1992
Quá trình phát triển của các công ty ở Hoa Kỳ đã dẫn đến sự gia tăng gian lận, gây thiệt hại lớn cho nền kinh tế Để khắc phục tình trạng này, nhiều ủy ban đã được thành lập, trong đó có Ủy ban Treadway về chống gian lận báo cáo tài chính vào năm 1985 COSO, một ủy ban gồm nhiều tổ chức nghề nghiệp như AICPA, AAA, FEI, IIA và IMA, đã hỗ trợ Ủy ban Treadway trong việc nghiên cứu gian lận COSO nhận thấy rằng kiểm soát nội bộ (KSNB) có ảnh hưởng lớn đến khả năng xảy ra gian lận, từ đó đề xuất nghiên cứu và phát triển một khuôn khổ chung về KSNB Báo cáo COSO 1992 đã ra đời từ quá trình nghiên cứu này, cung cấp hệ thống lý luận đầy đủ nhất về KSNB và kế thừa các nghiên cứu trước đó.
Lý luận về kiểm soát nội bộ ở Việt Nam gắn liền với sự phát triển của kiểm toán độc lập, bắt đầu từ những năm 90 khi Nhà nước thực hiện kiểm tra kế toán Để hội nhập kinh tế toàn cầu, hoạt động kiểm toán độc lập được hình thành với sự ra đời của Công ty kiểm toán Việt Nam (VACO) vào tháng 5/1991, sau đó nhiều công ty kiểm toán quốc tế và công ty liên doanh cũng được thành lập.
Sau khi thể chế hóa hoạt động kiểm toán, vào tháng 10/1997, Bộ Tài chính đã ban hành Quy chế kiểm toán nội bộ cho các doanh nghiệp nhà nước Tiếp theo, chuẩn mực kiểm toán 400 “Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ” được ban hành theo quyết định 143/2001/QĐ-BTC vào ngày 21/12/2001 Gần đây, chuẩn mực kiểm toán 315 “Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị” đã được ban hành kèm theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC vào ngày 06 tháng 12 năm 2012 của Bộ Tài chính.
1.1.2 Định nghĩa và phân loại kiểm soát nội bộ
1.1.2.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ (KSNB) hiện có nhiều quan điểm khác nhau trên toàn cầu Theo báo cáo của COSO năm 1992, KSNB được định nghĩa là một quá trình do con người quản lý, trong đó hội đồng quản trị và nhân viên của đơn vị có vai trò quyết định Mục tiêu chính của KSNB là cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt được ba mục tiêu quan trọng.
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy
- Các luật lệ và quy định được tuân thủ
- Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
Kế thừa quan điểm của COSO, Robert R Moeller trong tác phẩm “Kiểm toán nội bộ hiện đại” đã mở rộng khái niệm về kiểm soát nội bộ cho kiểm toán nội bộ, nhấn mạnh rằng kiểm soát nội bộ là một quá trình được thiết kế bởi các nhà quản lý và áp dụng trong đơn vị nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý về các mục tiêu quan trọng.
Độ tin cậy của thông tin tài chính và thông tin hoạt động
Tuân thủ các chính sách, thủ tục, nội quy, quy chế và luật pháp
Đảm bảo hiệu quả hoạt động
Thực hiện được sứ mệnh, mục tiêu và các kết quả của các hoạt động hoặc chương trình của đơn vị
Đảm bảo tính chính trực và các giá trị đạo đức
Theo khái niệm mới, ngoài các mục tiêu truyền thống của kiểm soát nội bộ (KSNB), tính chính trực và các giá trị đạo đức được coi là điểm nhấn quan trọng Vai trò của kiểm soát không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo mà còn hỗ trợ đơn vị trong việc thực hiện sứ mệnh và tạo ra giá trị gia tăng.
Theo ISA 315, kiểm soát nội bộ là quá trình do các nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức thiết kế và thực hiện, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu về độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động, hiệu năng quản lý và tuân thủ quy định, luật lệ.
Kế thừa quan điểm của COSO và IFAC, khái niệm kiểm soát nội bộ được áp dụng cho kiểm toán nội bộ tại Việt Nam Theo quyết định số 143/2001/QĐ-BTC và chuẩn mực kiểm toán VSA 400, Bộ Tài chính định nghĩa Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục do đơn vị kiểm toán xây dựng nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật, kiểm tra và kiểm soát gian lận, sai sót; lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; cũng như bảo vệ và quản lý hiệu quả tài sản của đơn vị.
Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam tập trung chủ yếu vào kiểm soát nội bộ kế toán, hơn là kiểm soát quản trị nội bộ Điều này không chỉ phản ánh trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam mà còn thể hiện tinh thần chung của các chuẩn mực kiểm toán quốc tế và các chuẩn mực kiểm toán của từng quốc gia, chẳng hạn như chuẩn mực của AICPA.
Tuy có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ nhưng nhìn chung, kiểm soát nội bộ đều có đặc điểm là:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình tổng thể, bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi khía cạnh trong đơn vị, được kết hợp chặt chẽ để tạo thành một hệ thống thống nhất Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ đơn vị đạt được các mục tiêu đề ra.
VAI TRÒ VÀ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Bảo vệ tài sản cho doanh nghiệp là rất quan trọng, bao gồm cả tài sản hữu hình và vô hình, như thông tin trong các tài liệu Nếu không có các thủ tục kiểm soát chặt chẽ, tài sản có thể bị đánh cắp, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích Do đó, nhà quản lý cần yêu cầu nhân viên thực hiện các biện pháp cần thiết để giảm thiểu rủi ro liên quan đến tài sản.
Để đảm bảo độ tin cậy của thông tin trong quá trình ra quyết định và điều hành hoạt động doanh nghiệp, nhà quản lý cần tiếp cận nhiều loại thông tin khác nhau, bao gồm thông tin tài chính, thông tin hoạt động, thông tin chính thức và không chính thức, cũng như thông tin nội bộ và bên ngoài Thông tin cần phải được cung cấp kịp thời và đáng tin cậy, phản ánh đầy đủ và khách quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp Việc thực hiện các thủ tục kiểm soát thích hợp là cần thiết để đảm bảo thông tin khả dụng và hữu dụng cho quá trình quản lý.
Để đảm bảo sự phát triển bền vững, doanh nghiệp cần tuân thủ các chế độ pháp lý, vì hoạt động sản xuất kinh doanh liên quan đến mối quan hệ với các bên hữu quan Việc không tôn trọng các quy định pháp lý sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp Các thủ tục kiểm soát thích hợp giúp duy trì ý thức chấp hành luật pháp và nội quy, từ đó tạo điều kiện cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển.
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động và nâng cao năng lực quản lý, các nhà quản lý doanh nghiệp cần theo đuổi mục tiêu hiệu quả hoạt động Việc thực hiện các hoạt động kiểm soát hợp lý giúp ngăn ngừa và giảm thiểu lãng phí nguồn lực, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên Thông qua việc đánh giá khả năng đạt được mục tiêu và kế hoạch, kết hợp với cơ chế giám sát thường xuyên, hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ hỗ trợ quản lý mà còn thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đa dạng Với sự phát triển của nhận thức về kiểm soát nội bộ, vai trò này không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo các mục tiêu truyền thống, mà còn hỗ trợ tổ chức và tạo ra giá trị gia tăng Hệ thống này còn giúp doanh nghiệp hướng đến các giá trị phi vật chất như tính chính trực và giá trị đạo đức.
1.2.2 Nhân tố ảnh hưởng đến hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ
Chi phí thực hiện kiểm soát có thể là lý do khiến nhà quản lý quyết định không áp dụng một loại hình kiểm soát nào đó, nếu chi phí này vượt quá lợi ích mà nó mang lại.
Hạn chế vốn có của kiểm soát nội bộ là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ hệ thống nào, do không thể loại bỏ hoàn toàn sai sót do bất cẩn, thiếu hiểu biết và đãng trí của con người Nguy hiểm hơn, nếu nhân viên không kiểm soát được bản thân trước những cám dỗ vật chất, nguy cơ gian lận sẽ gia tăng, khiến cho hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ bị đe dọa.
Các thủ tục kiểm soát thường trở nên lạc hậu sau một thời gian ngắn do sự biến đổi của môi trường nội bộ và bên ngoài Điều này khiến chúng không còn phù hợp với thực tiễn Hơn nữa, trong quá trình thiết kế, các nhà quản lý thường chỉ tập trung vào các nghiệp vụ thông thường, trong khi những nghiệp vụ không thường xuyên, phức tạp và khó kiểm soát lại không được xem xét và điều chỉnh bởi các thủ tục kiểm soát hiện tại.
Hạn chế của kiểm soát nội bộ xuất phát từ sự vượt tầm kiểm soát, bao gồm các yếu tố như sự thông đồng giữa các nhân viên, thiếu hụt nhân sự, hoặc khối lượng công việc quá lớn Những yếu tố này có thể làm giảm hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Sự thiếu quan tâm của nhà quản lý đối với việc xây dựng và vận hành các chính sách kiểm soát có thể dẫn đến việc lạm dụng quyền hạn bởi những người thực hiện kiểm soát nội bộ Điều này cho thấy rằng một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả chỉ có thể được thiết lập khi nhà quản lý thực sự chú trọng đến vai trò và trách nhiệm của mình trong quá trình này.
KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
1.3.1.1 Xử lý các đơn đặt hàng
Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ do công ty khách hàng lập là bước khởi đầu quan trọng trong chu kỳ cung ứng Hình thức và nội dung của bản yêu cầu cùng với sự phê duyệt sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại hàng hóa, dịch vụ và chính sách của từng công ty.
Sự phê chuẩn chính xác trong nghiệp vụ mua hàng là yếu tố then chốt của chức năng này, giúp đảm bảo rằng hàng hóa và dịch vụ được mua sắm phù hợp với các mục đích đã được phê duyệt của công ty Điều này không chỉ ngăn chặn việc mua sắm quá mức mà còn hạn chế việc mua các mặt hàng không cần thiết.
Sau khi nhận yêu cầu mua hàng từ các bộ phận trong doanh nghiệp, bộ phận mua hàng sẽ tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp dựa trên ba tiêu chí chính: giá cả, chất lượng sản phẩm và độ tin cậy trong giao hàng Sau khi xác định được nhà cung cấp phù hợp, bộ phận mua hàng tiến hành đàm phán và lập đơn đặt hàng, trong đó nêu rõ các yêu cầu về sản phẩm và điều kiện giao hàng Một bản sao của đơn đặt hàng sẽ được gửi đến bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi hàng hóa được giao.
1.3.1.2 Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Khi nhận hàng, bộ phận nhận hàng kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đơn đặt hàng Sau đó, họ lập Biên bản nhận hàng và gửi bản sao đến bộ phận mua hàng và phòng kế toán Sau khi hoàn tất kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho để báo cáo về hàng nhận và tiến hành thủ tục nhập kho Cuối cùng, thủ kho ký vào phiếu nhập kho, chuyển giao trách nhiệm quản lý hàng cho bộ phận kho hàng.
1.3.1.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán
Khi nhận Hoá đơn bán hàng từ nhà cung cấp, kế toán cần kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của Hoá đơn, đồng thời tính toán trên Hoá đơn mua hàng Tiến hành đối chiếu thông tin như tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã và đơn giá giữa Hoá đơn bán hàng và các chứng từ gốc như Biên bản nhận hàng, Đơn đặt hàng, và Phiếu nhập kho Hoá đơn cùng với Phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng hoá dịch vụ mua vào, trong khi Hoá đơn được sử dụng để ghi vào tài khoản phải trả người bán nếu chưa thanh toán.
1.3.1.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đến khi thanh toán Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản, mà bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo người được thanh toán Người ký duyệt chứng từ chi phải kiểm tra các chứng từ như: Hoá đơn, Biên bản nhận hàng và Đơn đặt hàng Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ không được sử dụng lại Giấy báo Nợ của ngân hàng hoặc Phiếu chi là chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán Trong hầu hết các trường hợp, các ngân phiếu thanh toán được ghi vào sổ nhật ký chi tiền mặt, nhưng đôi khi ghi vào một số hồ sơ bằng số của các phiếu chi được lưu trữ có tác dụng như một sổ nhật ký chi tiền mặt
1.3.2 Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán
- Người không có thẩm quyền vẫn có thể đề nghị mua hàng được
- Gian lận trong việc đặt hàng với nhà cung cấp
- Nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để nhận khoản hoa hồng hoặc chiết khấu thương mại
- Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách
- Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp
Khi thực hiện thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi tiền mặt, có thể xảy ra rủi ro như thanh toán nhầm nhà cung cấp, sử dụng chữ ký không đúng hoặc thanh toán cho các khoản giả mạo Ngoài ra, việc thanh toán hai lần cho cùng một hoá đơn cũng có thể xảy ra.
- Các nhân viên thông đồng làm giả chứng từ để chuyển tiền vào tài khoản mang tên một công ty không có thật
1.3.3 Mục tiêu kiểm soát nội bộ trong chu trình mua hàng và thanh toán
1.3.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ mua hàng
Mục tiêu chính của việc quản lý nghiệp vụ mua hàng là đảm bảo rằng các giao dịch được ghi sổ một cách chính xác, được phê duyệt hợp lý và phù hợp với số hàng thực tế đã được thực hiện.
- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả hàng đã nhận được trong kỳ đều được ghi sổ đầy đủ
- Mục tiêu về sự đo lường tin cậy: giá trị hàng mua vào được đo lường dựa trên cơ sở giá gốc
- Mục tiều về sự ghi chép chính xác: các nghiệp vụ mua hàng được ghi đúng tài khoản, đúng giá trị và đúng kỳ kế toán
- Mục tiêu về sự khai báo: hàng mua vào cần phải được thuyết minh phù hợp với quy định của chuẩn mực kiểm toán
1.3.3.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thanh toán
- Mục tiêu về sự phát sinh: các khoản chi tiền được ghi sổ là thanh toán cho hàng mua đã được phê chuẩn và đã nhận
- Mục tiêu về sự đầy đủ: tất cả các khoản chi tiền mua hàng được ghi sổ đầy đủ
- Mục tiêu về sự ghi chép chính xác: các khoản chi thanh toán tiền mua hàng được ghi đúng tài khoản, đứng số tiền và đúng kỳ kế toán
1.3.4 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
1.3.4.1 Các thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ mua hàng
Thứ nhất, các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát
Mục tiêu về sự phát sinh và quyền kiểm soát
- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn
- Người ký duyệt Đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn
Người nhận hàng phải thực hiện việc đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách và mẫu mã của hàng hóa thực nhận với đơn đặt hàng cùng yêu cầu mua hàng đã được phê duyệt.
Kế toán có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ, đồng thời đối chiếu thông tin trên hóa đơn mua hàng với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng trước khi thực hiện việc ghi sổ kế toán.
Mục tiêu về sự đầy đủ
- Các Biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự trước và được đính kèm với các Hoá đơn tương ứng
- Hoá đơn được sắp xếp theo số thứ tự của Biên bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này
Các hóa đơn liên quan đến hàng hóa đã được mua và thuộc quyền kiểm soát của đơn vị, nhưng vẫn đang trong quá trình vận chuyển, cần được quản lý riêng trong hồ sơ "Hàng mua đang đi đường".
- Quy định thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng đến bộ phận kế toán để ghi sổ kịp thời
Mục tiêu về sự đo lường tin cậy
Theo quy định của chuẩn mực kiểm toán, cần lập bảng kê các khoản chi phí hợp lệ được tính vào giá gốc của hàng mua vào, và các khoản này phải được phê chuẩn bởi Kế toán trưởng.
- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của hàng mua vào
Mục tiêu về sự ghi chép chính xác
- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ
- Ghi định khoản trên hoá đơn mua hàng
- Đối với hàng đã nhập kho thì phiếu nhập kho phải được đính kèm với hoá đơn
- Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên hoá đơn trước khi ghi sổ
- Quy định, định kỳ ghi sổ kế toán
- Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết, và giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển sổ liệu từ Nhật ký mua hàng vào sổ cái
Mục tiêu về sự khai báo
Để tuân thủ yêu cầu của VAS 26 về "Thông tin về các bên liên quan", cần mở tài khoản chi tiết nhằm theo dõi các nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan như công ty mẹ, công ty con và công ty liên kết.
Thứ hai, một số rủi ro và thủ tục kiểm soát tương ứng:
Yêu cầu hàng không đúng nhu cầu thực tế
- Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết
- Yêu cầu giải thích việc mua hàng ngoài kế hoạch (báo cáo bất thường)…
Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất, mô tả…
- Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt)
- Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu)
- Chọn nhà cung cấp có uy tín…
Trả tiền hàng trước khi hàng được chấp nhận
- Chỉ trả tiền chỉ khi có đủ các chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)…
Trả tiền hàng không đúng hạn (quá sớm hoặc quá trễ)
- Phê duyệt cam kết trả tiền
- Theo dõi kế hoạch tiền mặt
- Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Kiểm tra và theo dõi)
- Phê duyệt thời điểm trả tiền và số tiền trả
- Người đề nghị mua khác người mua, người nhận hàng, người trả tiền, người ghi chép nghiệp vụ …
Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ & báo cáo
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với bộ phận mua hàng
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với Thủ kho
- Đối chiếu giữa bộ phận kế toán với nhà cung cấp
- Luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trong công ty…
Một số thủ tục kiểm soát khác
- Các báo cáo về các biến động bất thường :
+ Số mua hàng với từng nhà cung cấp
+ Tình hình giao hàng trễ
+ Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường)
- Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho
- Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng chỉ tiêu)
- Phân tích số ngày trả tiền bình quân (sử dụng chỉ tiêu)
1.3.4.2 Các thủ tục đối với nghiệp vụ thanh toán
Thứ nhất, các thủ tục kiểm soát tương ứng với các mục tiêu kiểm soát
Mục tiêu về sự phát sinh
Chứng từ chi được lập sau khi đã có Biên bản nhận hàng, đảm bảo rằng các chứng từ mua hàng đã được kiểm tra và đối chiếu Số tiền trên hóa đơn cũng đã được tính lại và phê duyệt chi.
- Chứng từ chi tiền phải tham chiếu được đến các hoá đơn mua hàng tương ứng
- Thủ trưởng đơn vị trước khi ký chứng từ chi, kiểm tra các chứng từ liên quan đến khoản chi
- Người ký duyệt chi không được đồng thời là người lập chứng từ chi
- Thủ trưởng đơn vị không được ký khống trên chứng từ chi
- Các hoá đơn mua hàng đã được thanh toán được đánh dấu “đã thanh toán”
- Các chứng từ chi chưa sử dụng cần phải được bảo quản an toàn
Mục tiêu về sự đầy đủ
- Các chứng từ chi cần phải được đánh số trước và được ghi sổ theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn
- Cuối kỳ, đối chiếu các khoản chi TGNH trên sổ chi tiết của ngân hàng với các khoản chi trên sổ chi tiết TGNH của doanh nghiệp
Mục tiêu về sự ghi chép chính xác
- Ghi định khoản trên chứng từ chi tiền
- Khi ký duyệt chứng từ chi, kế toán trưởng kiểm tra định khoản trên chứng từ
- Bộ phận độc lập kiểm tra việc chuyển số liệu từ nhật ký chi tiền vào sổ cái các tài khoản liên quan
Thứ ba, các thủ tục kiểm soát khác
Trong bộ phận kế toán nợ phải trả, việc đóng dấu ngày nhận trên tất cả các chứng từ là rất quan trọng Ngoài ra, các chứng từ phát sinh trong bộ phận này cần được đánh số liên tục để đảm bảo kiểm soát hiệu quả.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY MAY 10- CTCP
Vào tháng 11 năm 1992, Xí nghiệp May 10, được biết đến với tên giao dịch quốc tế là Garco 10, đã chính thức được thành lập theo quyết định số 266/CNN-TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ Đặng Vũ, ký ngày 24 tháng 3 năm 1993.
Kể từ năm 1992, Công ty May 10 đã đạt được nhiều thành tựu nổi bật trong sản xuất kinh doanh, được vinh danh với Huân chương độc lập hạng 2 và nhiều Huân chương cùng cờ thi đua Đặc biệt, vào ngày 29/6/1998, Chủ tịch nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã trao tặng danh hiệu anh hùng lao động cho công ty Sản phẩm của Công ty May 10 cũng đã giành huy chương vàng về chất lượng tại các hội chợ triển lãm, đồng thời công ty đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9002, được công nhận bởi các đối tác quốc tế.
Tháng 4/2010 Công ty cổ phần May 10 đổi tên là Tổng Công ty May 10-CTCP Một số thông tin về Tổng Công ty May 10-CTCP
Tên giao dịch : Tổng Công ty May 10-CTCP
Tên tiếng anh : Garment company 10 (GARCO 10)
Trụ sở : Phường Sài Đồng, quận Long Biên, Hà Nội Điện thoại : +84 (4) 38276923
Email : ctmay10@garco10.com.vn
Garco10 is a prominent player in the textile industry, partnering with major brands such as Itochu, Prominent, Li & Fung, J.C Penny, MayDept, Gap Inc., Tommy Hilfiger, Seidensticker, SMK, New M, K-Mart, Target, Supreme, Mitsui, Neema Clothing, and Mangharam With a significant online presence, the website has garnered over 4.67 million views, showcasing its extensive network and commitment to quality in collaboration with leading global companies.
Nhãn hiệu của May 10: May 10 series, May 10-Expert, May 10-Prestige, Pharaton series, Bigman, Cleopatre, pretty Woman, Freeland, Tennisus, Jackhot, Chambray, MMTeen
2.1.2 Các hoạt động kinh doanh chủ yếu
Tổng Công ty May 10-CTCP sau khi tiến hành cổ phần hóa từ năm 2005 đã và đang hoạt động trong các lĩnh vực sau:
- Sản xuất kinh doanh quần áo thời trang và nguyên phụ liệu ngành may mặc
- Kinh doanh văn phòng, bất động sản, nhà ở cho công nhân
- Xuất nhập khẩu trực tiếp
Công ty chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc, chuyên cung cấp các sản phẩm như áo sơ mi nam, nữ, áo jacket, comple, veston và quần âu Sản phẩm được sản xuất phục vụ cho xuất khẩu và tiêu dùng thông qua ba phương thức chính.
Gia công toàn bộ là phương thức sản xuất trong đó khách hàng cung cấp kiểu dáng, mẫu mã và nguyên phụ liệu, trong khi công ty chịu trách nhiệm gia công và hoàn thiện sản phẩm theo tiêu chuẩn chất lượng mà khách hàng yêu cầu, sau đó giao trả sản phẩm hoàn chỉnh cho khách hàng.
Sản xuất hàng xuất khẩu theo hình thức FOB là phương thức mà công ty sản xuất mẫu chào bán theo yêu cầu của khách hàng Sau khi ký hợp đồng, công ty tự mua nguyên phụ liệu theo mẫu chào hàng, tổ chức sản xuất và xuất sản phẩm cho khách hàng khi hoàn tất Hàng xuất FOB được sản xuất theo tiêu chuẩn chất lượng quốc tế do khách hàng chỉ định.
- Xuất khẩu trực tiếp: DN tự thực hiện từ khâu thiết kế, mua nguyên phụ liệu sau đó sản xuất và xuất khẩu hàng để thu lợi nhuận
Sản xuất hàng nội địa là quá trình mà công ty đảm nhận từ khâu thiết kế, mua sắm phụ liệu, đến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm trên thị trường trong nước.
THỰC TẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10- CTCP
Tổng Công ty May 10-CTCP thuộc Tập đoàn Dệt May Việt Nam, được tổ chức theo mô hình công ty mẹ-con với vốn điều lệ 100 tỷ đồng, trong đó Nhà nước chiếm 35,51% Cơ cấu tổ chức và kiểm soát của Tổng Công ty bao gồm Đại hội đồng Cổ đông, Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và Ban Kiểm soát, đảm bảo hoạt động hiệu quả và minh bạch.
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty, bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Cơ quan này quyết định các vấn đề theo quy định của luật pháp và điều lệ công ty, thông qua báo cáo tài chính hàng năm và ngân sách cho năm tiếp theo Đồng thời, đại hội cũng thực hiện việc bầu hoặc bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát của công ty.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý chính của công ty, có quyền hạn đầy đủ để đại diện cho công ty trong việc thực hiện các quyết định liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ mà không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.
Hội đồng quản trị, được bầu ra bởi Đại hội đồng cổ đông, là cơ quan đại diện cho Đại hội đồng cổ đông và thực hiện các hoạt động trong khoảng thời gian giữa hai kỳ đại hội.
Ban tổng giám đốc bao gồm 05 thành viên, trong đó có 01 tổng giám đốc và
04 phó tổng giám đốc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của tổng công ty
Ban kiểm soát là cơ quan độc lập, hoạt động tách biệt với Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, được bầu ra bởi Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) Nhiệm vụ của Ban kiểm soát là giám sát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và báo cáo trực tiếp cho ĐHĐCĐ Thành phần của Ban kiểm soát bao gồm 03 thành viên.
- Các phòng, ban chức năng:
Phòng kế hoạch chịu trách nhiệm quản lý công tác kế hoạch và hoạt động xuất nhập khẩu, đảm bảo cung ứng vật tư phục vụ sản xuất, soạn thảo và thanh toán hợp đồng, cũng như tổ chức tiêu thụ sản phẩm xuất khẩu hiệu quả.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tổ chức kinh doanh sản phẩm may mặc trong nước, cung cấp kịp thời vật tư và trang thiết bị phục vụ sản xuất Đồng thời, phòng cũng nghiên cứu sản phẩm, thực hiện quảng cáo giới thiệu sản phẩm, đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng, cũng như tổ chức mạng lưới tiêu thụ trong nước hiệu quả.
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động kỹ thuật công nghệ và cơ điện, tổ chức sản xuất, cũng như nghiên cứu và ứng dụng các thiết bị hiện đại và công nghệ tiên tiến để phục vụ cho sản xuất Bên cạnh đó, phòng cũng tập trung vào việc nghiên cứu và đổi mới máy móc nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển của sản xuất.
Phòng tài chính – kế toán đảm nhiệm việc quản lý công tác kế toán tài chính của công ty, nhằm đảm bảo sử dụng đồng tiền và vốn đúng mục đích, đúng tiến độ và theo chính sách hợp lý, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng QA (quản lý chất lượng) đảm nhiệm việc kiểm tra và kiểm soát chất lượng sản phẩm từ giai đoạn đầu đến giai đoạn cuối, nhằm đảm bảo sản phẩm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật theo quy định Đồng thời, phòng QA cũng quản lý toàn bộ hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9000.
Phòng cơ điện đảm nhận việc quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị, đồng thời chế tạo công cụ và trang thiết bị phụ trợ Ngoài ra, phòng còn cung cấp năng lượng và lắp đặt các hệ thống điện, nước, hơi và khí nén.
Ban Tổ chức hành chính là đơn vị tổng hợp có nhiệm vụ quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh, cán bộ, lao động, tiền lương, hành chính, y tế, nhà trẻ và bảo vệ quân sự, đồng thời thực hiện các hoạt động xã hội theo chính sách và luật pháp hiện hành.
Quản lý quy hoạch và đầu tư phát triển là nhiệm vụ quan trọng của công ty, bao gồm lập dự án đầu tư, tổ chức thiết kế và thi công các công trình xây dựng cơ bản Đồng thời, công ty cũng chú trọng đến việc giám sát thi công và bảo trì các công trình xây dựng và kiến trúc để đảm bảo chất lượng và hiệu quả sử dụng.
Ban Y tế - Môi trường lao động đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu và quản lý khám chữa bệnh, bảo vệ sức khỏe cho cán bộ nhân viên Ngoài ra, ban cũng chú trọng đến vệ sinh phòng dịch và phòng chống bệnh nghề nghiệp, nhằm đảm bảo môi trường làm việc an toàn và lành mạnh cho tất cả nhân viên trong công ty.
Ban Nghiên cứu tổ chức sản xuất có nhiệm vụ cải tiến mô hình tổ chức sản xuất và quản lý mặt hàng sản xuất Ban sẽ kiểm tra, giám sát và duy trì việc thực hiện của các đơn vị khi áp dụng các mô hình sản xuất mới cùng với các biện pháp cải tiến trong toàn công ty.
Ban Marketing: Nghiên cứu và mở rộng thị trường trong nước và quốc tế; xây dựng và phát triển thương hiệu May 10
Ban Thiết kế thời trang: Nghiên cứu và phát triển các sản phẩm thời trang phục vụ cho việc kinh doanh của công ty
Ban bảo vệ quân sự: Chịu trách nhiệm trong công tác bảo vệ tài sản, an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, công tác quân sự địa phương
Trường Mầm Non: Chăm sóc nuôi dạy các cháu trong độ tuổi mầm non theo quy định của Công ty và chương trình của ngành Giáo dục – đào tạo
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10
2.3.1 Ưu điểm và những thành tích đạt được
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát
Cơ cấu tổ chức của Tập đoàn Dệt May Việt Nam được xây dựng theo mô hình thống nhất, phù hợp với định hướng của nhà nước nhằm tái cơ cấu các doanh nghiệp nhà nước Mô hình công ty mẹ - công ty con kết hợp với quản lý đầu tư tài chính đã giúp doanh nghiệp trở nên năng động và tự chủ hơn trong kinh doanh.
Chính sách nhân sự đã giúp nhà quản lý đạt được mục tiêu quan trọng trong việc quản lý nguồn nhân lực Các văn bản tuyển dụng, đào tạo, bố trí, khen thưởng và kỷ luật được ban hành đầy đủ và chính thức, tuân thủ Bộ Luật Lao động và tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội quốc tế Nhờ áp dụng chính sách tuyển dụng và đào tạo hợp lý cùng với chế độ lương thưởng hấp dẫn, nguồn nhân lực luôn ổn định về số lượng và chất lượng Mặc dù có biến động lao động, nhưng ở mức độ chấp nhận được, không ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh Đây là điểm tích cực nổi bật, đáng để các doanh nghiệp trong ngành học tập.
Thứ hai, về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin kế toán cần phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách và báo cáo theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính Ngoài các chứng từ, sổ sách và báo cáo bắt buộc, các đơn vị đã sáng tạo ra các chứng từ và mẫu biểu phù hợp với hoạt động để phục vụ cho thống kê và xử lý thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý Việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại đã trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc kiểm tra và kiểm soát hoạt động tài chính kế toán trong quản lý doanh nghiệp.
Thứ ba, về các thủ tục kiểm soát
Việc áp dụng hiệu quả nguyên tắc phân công phân nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm đã tạo ra cơ chế kiểm tra, kiểm soát chéo, mang lại kết quả tích cực cho đơn vị Hệ thống đo lường, phân tích và giám sát hoạt động đang được xây dựng, phản ánh quá trình đánh giá, giúp khẳng định tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Trong nghiệp vụ mua hàng, công ty thực hiện kiểm soát chặt chẽ, quy định rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận liên quan Đối với khoản phải trả người bán, bộ chứng từ thanh toán được sao chép và phân phối cho các phòng ban liên quan, đảm bảo tính chính xác trong ghi sổ.
- Có sự phân công rõ ràng về việc theo dõi khoản phải trả người bán, công việc này được thực hiện bởi kế toán công nợ
Để duy trì uy tín, công ty quản lý nợ một cách hợp lý, đảm bảo việc trả nợ cho nhà cung cấp không bị tồn đọng lâu, đồng thời vẫn có đủ vốn cho sự tăng trưởng Về quy trình chi tiền, chức năng kiểm tra và chấp nhận thanh toán được tách biệt với chức năng xét duyệt chi quỹ, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Để đảm bảo tính hợp lệ trong việc chi tiền, phiếu chi cần có sự ký duyệt của thủ quỹ, nhằm xác nhận rằng giao dịch đã được thực hiện và ngăn chặn việc sử dụng lại phiếu chi để yêu cầu thanh toán.
Các chính sách và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp được thiết kế và vận hành hiệu quả đã mang lại kết quả tích cực, đặc biệt là trong hiệu quả hoạt động Doanh nghiệp này đã liên tục dẫn đầu ngành về quy mô, tốc độ tăng trưởng thị phần và doanh thu, cùng khả năng sinh lợi Thành công trong việc xây dựng thương hiệu, mở rộng thị trường trong và ngoài nước, cũng như ổn định đội ngũ nhân sự, chứng tỏ rằng hệ thống kiểm soát nội bộ đã đóng góp quan trọng vào sự tăng trưởng và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
2.3.2 Hạn chế về kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng thanh toán
Thứ nhất, về môi trường kiểm soát
Cơ cấu tổ chức hiện tại không đảm bảo đầy đủ biên chế cho các bộ phận chịu trách nhiệm về nhân sự, tài chính, kế hoạch, cung ứng, sản xuất và tiêu thụ Việc phân công công việc và xác định trách nhiệm của cá nhân và bộ phận còn mơ hồ, thiếu quy định bằng văn bản chính thức, dẫn đến khó khăn cho nhà quản lý trong quá trình ra quyết định, triển khai thực hiện và kiểm tra kết quả.
Chính sách nhân sự tại một số chi nhánh của Công ty đang gặp nhiều khó khăn, bao gồm chất lượng lao động không đáp ứng yêu cầu sản xuất, thiếu hụt nghiêm trọng về số lượng lao động, sự biến động thường xuyên của lực lượng lao động, và tình trạng người lao động không gắn bó với nghề Những vấn đề này đang cản trở việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp trong cả ngắn hạn và dài hạn Giải quyết bài toán nhân sự không chỉ là trách nhiệm của từng doanh nghiệp mà cần được thực hiện ở cấp độ toàn ngành.
Bộ máy kiểm soát nội bộ hiện chưa được thiết kế đầy đủ, gây khó khăn trong việc đánh giá và giám sát chất lượng hoạt động Ban kiểm soát, mặc dù là yếu tố quan trọng nhất, chưa thực sự phát huy vai trò trong việc giám sát hội đồng quản trị và ban giám đốc, đặc biệt trong kiểm tra các hoạt động tài chính Kiểm tra tài chính chủ yếu dựa vào tự kiểm tra của bộ phận kế toán, dẫn đến kết quả không hoàn toàn khách quan Hơn nữa, việc thiếu bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập làm giảm khả năng đánh giá và giám sát các hoạt động, từ đó ảnh hưởng đến hiệu lực của quản trị nội bộ và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Thứ hai, hệ thống thông tin
Việc kết nối hệ thống thông tin kế toán với các phân hệ thông tin khác như cung ứng, sản xuất, tiêu thụ và nhân sự còn nhiều bất cập, dẫn đến thông tin không nhất quán giữa các bộ phận chức năng Hệ thống thông tin hiện tại gặp nhiều hạn chế, làm cho việc thu thập, xử lý và báo cáo thông tin trở nên không đầy đủ, kịp thời và chính xác, gây khó khăn cho nhà quản lý trong việc ra quyết định và điều hành Mặc dù việc áp dụng phần mềm mới nhằm tạo ra một hệ thống thông tin hoàn chỉnh đã được triển khai từ lâu, nhưng hiệu quả thực tế vẫn chưa đạt được như mong đợi.
Thứ ba, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Việc xây dựng quy trình đánh giá rủi ro cần dựa trên mục tiêu tổng quát mà doanh nghiệp hướng tới, đồng thời xác định các rủi ro chung trong toàn bộ hoạt động, đặc biệt là trong sản xuất Rủi ro trong chu trình mua hàng - thanh toán vẫn chưa được xác định rõ ràng và chưa được công bố rộng rãi, dẫn đến việc đánh giá và phân tích rủi ro trong chu trình này chưa được chú trọng đúng mức.
Thứ tư, thủ tục kiểm soát
Kiểm soát trong doanh nghiệp thường mang tính thụ động và phụ thuộc vào khách hàng, với các hoạt động sản xuất kinh doanh được giám sát bởi các trung gian thương mại hoặc khách hàng Khi công ty ký hợp đồng với nhà nhập khẩu nước ngoài, tính thụ động này thể hiện qua việc khách hàng hoặc bên thứ ba thực hiện đánh giá và giám sát định kỳ về tuân thủ các điều kiện an ninh, trách nhiệm với người lao động, môi trường và các vấn đề liên quan Những cuộc kiểm tra này thường gây ra chi phí lớn cho công ty do khối lượng công việc kiểm tra lớn và thời gian kéo dài, có thể làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.
Hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại May 10 còn thiếu sót, gây khó khăn trong việc nhận diện và đánh giá hiệu quả Mặc dù đã có quy định về đo lường và đánh giá, nhưng chỉ dừng lại ở quy trình thực hiện mà chưa xác định rõ các tiêu chí cần thiết Thiếu tài liệu hướng dẫn cụ thể khiến các cá nhân và bộ phận gặp khó khăn trong việc lựa chọn và xây dựng tiêu chí phù hợp với mục tiêu đánh giá Hơn nữa, việc áp dụng tiêu chí không đồng nhất làm giảm tính khách quan trong so sánh và đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận Đặc biệt, trong nghiệp vụ mua hàng, quy trình kiểm tra hàng hóa hiện chỉ mang tính hình thức, khi chỉ có hai bộ phận tham gia là phòng QA và Kho, trong khi phòng Kỹ thuật công nghệ và phòng kinh doanh không được tham gia, dẫn đến việc kiểm tra không đầy đủ.
Việc đối chiếu và kiểm tra chứng từ, sổ sách thường được thực hiện bởi các nhân viên phụ trách mà không có sự tham gia của nhân viên độc lập Điều này có thể dẫn đến thiếu sót trong quy trình kiểm tra và làm giảm tính chính xác của thông tin tài chính.
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10
Để đảm bảo hiệu quả trong quản lý doanh nghiệp, việc nhận diện, đánh giá và phân tích rủi ro là điều cần thiết Khi không thực hiện các bước này, doanh nghiệp không thể thiết lập các thủ tục kiểm soát phù hợp để hạn chế rủi ro, dẫn đến việc nhà quản lý không nhận ra các thiếu sót trong quy trình hiện tại Thiếu một quy trình đánh giá rủi ro rõ ràng sẽ khiến kiểm soát nội bộ trở nên lạc hướng Do đó, để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, nhà quản lý cần phải có nhận thức đúng đắn về việc nhận diện, phân tích và đánh giá rủi ro.
Nâng cao nhận thức của nhà quản lý về việc xây dựng hệ thống tiêu chí đo lường hiệu lực quản trị nội bộ và hiệu quả hoạt động là rất cần thiết Hiện nay, hoạt động đo lường và đánh giá trong các doanh nghiệp may Việt Nam chủ yếu tập trung vào tính tuân thủ các quy định pháp lý và độ tin cậy của thông tin tài chính, mà chưa chú trọng đến hiệu quả hoạt động Các cơ quan ngoại kiểm thường là chủ thể đánh giá, phục vụ nhu cầu thông tin của bên liên quan, không phải doanh nghiệp Mặc dù doanh nghiệp có thể gặp áp lực từ hoạt động đánh giá, nhưng nhà quản lý vẫn thiếu thông tin về hiệu quả và hiệu năng hoạt động Để khắc phục tình trạng này, cần thiết phải nâng cao nhận thức của nhà quản lý về việc chủ động thiết lập hệ thống đo lường và đánh giá, tập trung vào các mục tiêu hoạt động, từ đó tạo cơ sở cho quyết định hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ.
Hai là, hoàn thiện cơ cấu tổ chức: hoàn thiện tổ chức ban kiểm soát và bộ phận kiểm toán nội bộ
Nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn và tính độc lập của các thành viên ban kiểm soát
Hiện nay, các văn bản pháp lý như Luật Doanh nghiệp năm 2005 và Quyết định 15/2007/QĐ-BTC chưa xác định rõ ràng về trình độ chuyên môn và tính độc lập của thành viên ban kiểm soát Do đó, yêu cầu các doanh nghiệp bổ sung quy định chi tiết về tiêu chuẩn bổ nhiệm thành viên ban kiểm soát là không khả thi trong thời điểm hiện tại Giải pháp này chỉ có thể thực hiện khi Luật Doanh nghiệp và các văn bản dưới luật được sửa đổi, bổ sung cho phù hợp Điều này sẽ giúp chống lại tình trạng hình thức trong việc tổ chức ban kiểm soát tại các doanh nghiệp may, đặc biệt là tại Tổng Công ty may 10.
Tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ
Quyết định thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố quan trọng nhất là nhu cầu thực sự của đơn vị và nhận thức của nhà quản lý về vai trò của kiểm toán nội bộ Nhiều doanh nghiệp may Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp chủ lực trong ngành, vẫn chưa có bộ phận kiểm toán nội bộ Kiểm toán nội bộ đóng vai trò độc lập trong việc kiểm tra, đánh giá và tư vấn, giúp nhà quản lý cải thiện hoạt động thông qua cách tiếp cận hệ thống Việc thiếu bộ phận kiểm toán nội bộ dẫn đến việc không đánh giá được hiệu lực của các hoạt động kiểm soát, hiệu quả sử dụng nguồn lực và cơ hội tư vấn để nâng cao hoạt động của đơn vị.
Trong tương lai, ngành Dệt May sẽ tiếp tục phát triển với định hướng phân tán hoạt động sản xuất về các khu vực nông thôn, nhằm tận dụng nguồn lực lao động địa phương May 10 giữ vai trò chủ lực trong ngành, với nhiệm vụ xây dựng trung tâm nghiên cứu và thiết kế thời trang, đồng thời hỗ trợ các doanh nghiệp sản xuất phụ liệu phát triển Do đó, sự đa dạng hóa các ngành nghề kinh doanh trong lĩnh vực này sẽ ngày càng gia tăng.
Phân tích đặc điểm của các doanh nghiệp hiện tại và tương lai cho thấy công tác kiểm tra, kiểm soát của nhà quản lý gặp khó khăn do hoạt động phân tán và kinh doanh đa ngành Mối quan hệ phức tạp giữa công ty mẹ và các công ty con, bao gồm nhiều loại hình như công ty TNHH một thành viên, công ty cổ phần và công ty TNHH từ hai thành viên trở lên, làm gia tăng thách thức trong quản lý Nếu duy trì cơ chế kiểm tra hiện tại, nhà quản lý cấp tổng công ty sẽ khó đảm bảo thực hiện các kế hoạch và mục tiêu đề ra Do đó, việc tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ tại các doanh nghiệp này là giải pháp cần thiết để hỗ trợ nhà quản lý đạt được các mục tiêu mong muốn.
Mô hình tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ trong các doanh nghiệp chủ lực hiện nay thường trực thuộc sự quản lý của tổng giám đốc Việc này giúp bộ phận kiểm toán nội bộ tiếp cận thường xuyên với các vấn đề phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đó cung cấp các kết luận kiểm toán có giá trị tư vấn thiết thực và kịp thời cho bộ máy điều hành Để thực hiện tốt chức năng đánh giá và tư vấn, kiểm toán nội bộ cần đảm bảo tính độc lập với các bộ phận khác và cả các phó tổng giám đốc trong đơn vị.
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc
Tổ chức kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong các tập đoàn kinh tế của Việt Nam, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động tài chính Nghiên cứu của Nguyễn Thị Hồng Thúy (2010) chỉ ra rằng việc áp dụng các phương pháp kiểm toán hiện đại có thể cải thiện chất lượng kiểm soát nội bộ Hơn nữa, kiểm toán nội bộ không chỉ phát hiện sai sót mà còn cung cấp các giải pháp để tối ưu hóa quy trình hoạt động Điều này góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững cho các doanh nghiệp trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu.
Để xác định quy mô tổ chức bộ phận kiểm toán nội bộ, có nhiều căn cứ khác nhau như số lượng nhân viên của tổng công ty, doanh thu hợp nhất, tổng tài sản hợp nhất, sự đa dạng trong các lĩnh vực kinh doanh và phạm vi hoạt động theo khu vực địa lý Bảng 3.3 trình bày kết quả khảo sát thực tế về số lượng kiểm toán viên nội bộ tại 16 công ty trong các ngành công nghiệp, do Liên đoàn Kế toán quốc tế thực hiện.
Bảng 3.2: Kết quả điều tra về số lượng kiểm toán viên nội bộ theo quy mô do
Các phòng, ban trong bộ máy điều hành
Các đơn vị phụ thuộc Đại hội đồng cổ đông
Các công ty liên doanh, liên kết
Bộ phận kiểm toán nội bộ
Các chỉ tiêu về quy mô
Các mức yêu cầu về số lượng kiểm toán viên tương ứng
Mức thấp Mức trung bình
Doanh thu trên 1 tỷ USD
Tổng tài sản trên 1 tỷ USD
42,9 Tổng số nhân viên trên 1.000 người
4.1 (Nguồn: Kiểm toán nội bộ hiện đại, Nhà Xuất bản Tài chính)
Theo tiêu chuẩn về số lượng lao động, cần 1 kiểm toán viên nội bộ cho mỗi 1.000 lao động, May 10 sẽ cần 8 kiểm toán viên cho hơn 8.000 lao động Tuy nhiên, đây chỉ là phép tính máy móc và cần xem xét thêm các yếu tố như loại hình và phạm vi hoạt động Nếu doanh nghiệp tập trung vào sản xuất may mặc như May 10, số lượng kiểm toán viên có thể ít hơn Ngược lại, với May Nhà Bè, do có nhiều hoạt động đa dạng như sản xuất nguyên vật liệu, dịch vụ phụ trợ, bất động sản và du lịch, số lượng kiểm toán viên nội bộ sẽ cần nhiều hơn.
Việc tổ chức nhân sự kiểm toán viên nội bộ cần đảm bảo trình độ chuyên môn, duy trì năng lực và đạo đức nghề nghiệp trong quá trình làm việc Tính độc lập của kiểm toán viên nội bộ cũng là yếu tố quan trọng giúp họ hoàn thành tốt công việc Những quy định này phải được ghi rõ trong hệ thống văn bản chính thức của đơn vị, như quy định về vị trí, chức năng và nhiệm vụ trong điều lệ hoạt động của doanh nghiệp.
Ba là, hoàn thiện chính sách nhân sự
Sự phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên, vì họ là nhân tố quyết định trong việc thực hiện các quy trình kiểm soát Chính sách nhân sự cần tuân thủ Bộ Luật Lao động và các quy định pháp lý liên quan, đồng thời đáp ứng tiêu chuẩn trách nhiệm xã hội với người lao động Việc xây dựng chính sách tiền lương công bằng và hợp lý là rất quan trọng, với tính linh hoạt nhằm thúc đẩy năng suất lao động qua các hình thức trả lương theo sản phẩm hoặc kết hợp thưởng phạt, nhưng vẫn cần kiểm soát sản lượng và năng suất Đặc biệt, trong trường hợp tăng ca, doanh nghiệp nên hạn chế giờ làm thêm, nhất là với lao động nữ trong ngành may, và nếu cần thiết, cần có chính sách trả lương và thưởng hợp lý để người lao động cảm thấy được đối xử công bằng, kèm theo các chế độ trợ cấp phù hợp.
Để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, bên cạnh việc tăng thu nhập và cải thiện điều kiện làm việc, các chương trình đào tạo kỹ năng và rèn luyện ý thức kỷ luật cho người lao động là rất quan trọng Một chương trình đào tạo hợp lý và được thực hiện tốt sẽ đảm bảo chất lượng nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp chủ động và thành công Công ty cần xây dựng chiến lược đào tạo nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu sản xuất hiện tại và tương lai, đồng thời thiết kế các chính sách tuyển dụng hợp lý để thu hút người lao động, chẳng hạn như cam kết về lương, thưởng và thời gian làm việc.
Bốn là, hoàn thiện công tác kế hoạch phù hợp với yêu cầu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Hệ thống kế hoạch tại công ty đã được thiết lập nhưng chưa toàn diện do nhà quản lý chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của các loại kế hoạch Doanh nghiệp chỉ chú trọng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh, trong khi các kế hoạch quan trọng khác như kế hoạch tài chính, nhân sự, đào tạo, định hướng thị trường và đầu tư tài sản chưa được quan tâm đúng mức Để kiểm soát tiến độ sản xuất, doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống báo cáo để thống kê sản lượng và năng suất lao động theo thời gian cụ thể, yêu cầu các bộ phận sản xuất báo cáo kịp thời cho nhà quản lý về tiến độ thực hiện kế hoạch.
Báo cáo cung cấp thông tin nhanh chóng và kịp thời về kết quả sản xuất hàng ngày của từng tổ hoặc chuyền, theo từng mã hàng trong phân xưởng Thông qua các báo cáo này, ban lãnh đạo có thể kiểm soát tình hình sử dụng nguyên vật liệu và phụ liệu, từ đó triển khai mua hàng kịp thời để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn.
3.1.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP
3.2.1 Kiến nghị với Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam
Kiểm toán nội bộ đóng vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ (KSNB), là công cụ thiết yếu để đánh giá liên tục hiệu quả và tính hiệu lực của các chính sách, quy trình và thủ tục Qua đó, kiểm toán nội bộ giúp phát hiện và cải thiện những điểm yếu trong quản lý, hỗ trợ đơn vị đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Nhận thức được tầm quan trọng của kiểm toán nội bộ trong hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) và hoạt động quản lý, Bộ Tài chính đã ban hành các văn bản quy định cho các đơn vị đặc thù như bảo hiểm và tổ chức tín dụng Tuy nhiên, chưa có quy định cụ thể về kiểm toán nội bộ cho các đơn vị khác, gây khó khăn trong việc triển khai Để HTKSNB được áp dụng hiệu quả, VACPA cần thành lập ban kiểm toán nội bộ để phối hợp với cơ quan Nhà nước trong việc nghiên cứu và ban hành hệ thống chuẩn mực kiểm toán nội bộ, cũng như tổ chức đào tạo đội ngũ kiểm toán viên nội bộ cho các đơn vị.
Hệ thống chuẩn mực kiểm toán nội bộ cần được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn do Viện kiểm toán viên nội bộ quốc tế ban hành, đồng thời phải phù hợp với đặc thù của từng loại hình đơn vị tại Việt Nam Điều này đảm bảo tính tương thích với hệ thống pháp luật và trình độ quản lý hiện có trong nền kinh tế thị trường Việt Nam.
3.2.2 Kiến nghị với Hiệp hội Dệt May Việt Nam
Hiệp hội Dệt May Việt Nam đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường trao đổi kinh nghiệm quản lý và kinh doanh giữa các doanh nghiệp hội viên, đồng thời định hướng và xây dựng chiến lược phát triển toàn ngành Để cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc biệt là trong chu trình mua hàng và thanh toán, cần có một số kiến nghị gửi đến Hiệp hội Dệt May Việt Nam.
Hiệp hội Dệt May Việt Nam cần nâng cao vai trò của mình trong việc cung cấp thông tin, trở thành đầu mối quan trọng để thiết lập các kênh trao đổi giữa các thành viên Tổ chức này nên tăng cường hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân tích và dự đoán biến động của thị trường dệt may toàn cầu Điều này sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện điểm mạnh, điểm yếu, cũng như các thách thức và nguy cơ trong sản xuất kinh doanh, từ đó thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát rủi ro hiệu quả, đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Hiệp hội cần tăng cường tư vấn cho các đơn vị thành viên về quản lý sản xuất, công nghệ, tài chính và quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế Mục tiêu là hướng tới nền sản xuất ổn định, bền vững, đồng thời đảm bảo quản lý và kiểm soát tài chính một cách nề nếp và lành mạnh.
Hiệp hội cần tiến hành nghiên cứu và thiết kế các tiêu chí, tiêu chuẩn nhằm đo lường và đánh giá hiệu quả hoạt động của các đơn vị thành viên.
3.2.3 Kiến nghị với Tổng Công ty May 10- CTCP
Các nhà quản lý cấp cao của Tổng Công ty cần nhận thức rõ tầm quan trọng và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) vững mạnh, đồng thời xác định rằng việc hoàn thiện hệ thống này là cần thiết cho sự phát triển của đơn vị.
Các nhà quản lý cần nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) trong việc nâng cao hiệu quả quản lý Việc thiếu hiểu biết về các yếu tố của HTKSNB dẫn đến các chính sách và thủ tục kiểm soát không đầy đủ hoặc không phù hợp, gây ra rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của đơn vị Do đó, các nhà quản lý cấp cao cần chủ động nghiên cứu và nâng cao kiến thức về HTKSNB, đồng thời có quyết tâm mạnh mẽ trong việc hoàn thiện hệ thống này trong tổ chức của mình.
Tổ chức các khóa đào tạo và tuyên truyền kiến thức về Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (HTKSNB) cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong đơn vị, đồng thời khuyến khích họ tham gia tích cực vào việc thiết kế và vận hành HTKSNB một cách hiệu quả.
Đầu tư vào trang thiết bị tính toán và xử lý thông tin phù hợp với đặc điểm sản xuất và quản lý của công ty là cần thiết Điều này sẽ giúp chuẩn hóa các quy trình quản lý, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận, nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện đáng kể hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị.