Hoàn thiện kiểm toán nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty cổ phần may 10 ctcp,

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN NGÂN HÀNG  - KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10 CTCP Giảng viên hướng dẫn Họ tên sinh viên Lớp Khoa : : : : TS PHAN THỊ ANH ĐÀO TRẦN THỊ THU TRANG KTDNE- K14 KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN Hà Nội, tháng 05 năm 2015 NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN NGÂN HÀNG  - KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TỔNG CƠNG TY MAY 10 CTCP Giảng viên hướng dẫn Họ tên sinh viên Lớp Khoa : : : : TS PHAN THỊ ANH ĐÀO TRẦN THỊ THU TRANG KTDNE- K14 KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN Hà Nội, tháng 05 năm 2015 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan khóa luận cơng trình nghiên cứu riêng em, em trực tiếp làm hướng dẫn cô giáo Phan Thị Anh Đào Các số liệu, kết khóa luận trung thực, xuất phát từ thực tế Tổng Công ty May 10 – CTCP Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Trần Thị Thu Trang MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1.1 KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.2 VAI TRÒ VÀ NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KIỂM SOÁT NỘI BỘ .17 1.2.2 Nhân tố ảnh hưởng đến hiệu hệ thống kiểm soát nội 18 1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN 19 1.3.1 Các chức chu trình mua hàng toán 19 1.3.2 Các gian lận sai sót thường gặp chu trình mua hàng tốn 21 1.3.3 Mục tiêu kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán 21 1.3.4 Các thủ tục kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn 22 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10 26 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ TỔNG CÔNG TY MAY 10- CTCP 26 2.1.1 Lịch sử hình thành trình phát triển 26 2.1.2 Các hoạt động kinh doanh chủ yếu 27 2.2 THỰC TẾ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TỔNG CƠNG TY MAY 10- CTCP 28 2.2.1 Môi trường kiểm soát 28 2.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro 33 2.2.3 Hệ thống thơng tin kế tốn 34 2.2.4 Thủ tục kiểm soát 36 2.2.5 Giám sát kiểm soát 52 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TỔNG CƠNG TY MAY 10 53 2.3.1 Ưu điểm thành tích đạt 53 2.3.2 Hạn chế kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn 55 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TỔNG CƠNG TY MAY 10 60 3.1 CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10 60 3.1.1 Các giải pháp hồn thiện mơi trường kiểm sốt 60 3.1.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin 67 3.1.3 Hồn thiện quy trình đánh giá rủi ro 68 3.1.4 Giải pháp hồn thiện thủ tục kiểm sốt 68 3.1.5 Giám sát kiểm soát 77 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 78 3.2.1 Kiến nghị với Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam 78 3.2.2 Kiến nghị với Hiệp hội Dệt May Việt Nam 78 3.2.3 Kiến nghị với Tổng Công ty May 10- CTCP 79 KẾT LUẬN .88 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán áp dụng doanh nghiệp may Việt Nam…………………………………………………………………….40 Sơ đồ 2.2: Lưu đồ mua hàng cơngty………………………….… ….43 Sơ đồ 2.3: Lưu đồ kiểm sốt chu trình tốn………… …….… 52 Sơ đồ 2.4 Lưu đồ kiểm soát chi tiền qua ngân hàng…………….…… 57 Sơ đồ 3.1: Tổ chức phận kiểm toán nội chịu đạo trực tiếp tổng giám đốc………………………………….……………………… ……70 Bảng 3.2: Kết điều tra số lượng kiểm tốn viên nội theo quy mơ IFAC thực hiện…………………………………….……………………71 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ISO 9000 Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế KSNB Kiểm sốt nội CTCP Cơng ty cổ phần ISA Chuẩn mực kiểm toán quốc tế VSA Chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam ĐHĐCĐ Đại hội đồng cổ đơng Công ty Tổng công ty May 10- CTCP HTKSNB Hệ thống kiểm soát nội VACPA Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt nam LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mọi tổ chức mong muốn hoạt động đơn vị hữu hiệu hiệu quả, báo cáo tài đáng tin cậy, tuân thủ pháp luật quy định Tuy nhiên, tiềm ẩn rủi ro có yếu sai phạm nhà quản lý, đội ngũ nhân viên hay bên thứ ba thực gây thiệt hại hay giảm hiệu hoạt động tổ chức Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội biện pháp trọng chúng giúp ngăn ngừa, phát sai phạm yếu kém, giảm thiểu tổn thất, nâng cao hiệu nhằm giúp tổ chức đạt mục tiêu Ngày nay, kiểm sốt nội đóng vai trị quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp tổ chức Kiểm soát nội giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế cơng ty như: người, tài sản, vốn ….,góp phần hạn chế tối đa rủi ro phát sinh trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng, phát triển lên doanh nghiệp Chu trình mua hàng tốn có vai trị quan trọng cơng ty nào, việc kiểm sốt chu trình việc cần thiết quan trọng Hơn nữa, Tổng Công ty May 10 lại công ty dệt may nên khâu mua hàng phức tạp, số lượng hàng mua lớn, mà cơng ty khơng mua nước mà cịn nhập từ nước ngồi Do đó, em thấy khâu mua hàng quan trọng định thành, bại đợt sản xuất công ty, địi hỏi cơng ty cần phải có quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá hợp lý để cơng ty cạnh tranh giá chất lượng thị trường Từ nhận thức đó, em nhận thấy vấn đề kiểm sốt chu trình mua hàng tốn công ty cần thiết cần quan tâm, vậy, em chọn đề tài HỒN THIỆN KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TỐN TẠI TỔNG CÔNG TY MAY 10– CTCP làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp 2 Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu đánh giá thực tiễn kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Tổng Cơng ty May 10, tìm ưu điểm, hạn chế cơng tác kiểm sốt nội chu trình nguyên nhân hạn chế đó, từ đề biện pháp nhằm cải thiện hạn chế đó, nâng cao tính hữu hiệu kiểm sốt nội Tổng Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Phạm vi nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát nội chu trình mua hàng tốn Tổng Cơng ty May 10- CTCP, tập trung vào nghiệp vụ mua nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất hàng may mặc Kết cấu khóa luận Tên khóa luận: Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Tổng Cơng ty May 10- CTCP Ngồi phần mở đầu kết luận, khóa luận gồm 03 chương: Chương I: Những lý luận chung kiểm sốt nội chu trình mua hàng toán Chương II: Thực trạng kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Tổng Công ty May 10 Chương III: Một số giải pháp kiến nghị nhằm hồn thiện kiểm sốt nội chu trình mua hàng tốn Tổng Cơng ty May 10 Để hồn thành khóa luận này, em xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo hướng dẫn giảng dậy suốt trình học tập, nghiên cứu rèn luyện Học Viện Ngân Hàng Xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn TS Phan Thị Anh Đào tận tình hướng dẫn em hoàn thiện đề tài Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SỐT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN 1.1 KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Lịch sử hình thành Từ có hoạt động kinh doanh, người điều hành phải sử dụng biện pháp để kiểm soát hoạt động đơn vị Hoạt động kinh doanh phát triển chức kiểm sốt chiếm vị trí quan trọng q trình quản lý Thơng qua hoạt động kiểm soát, nhà quản lý đánh giá chấn chỉnh việc thực nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề với hiệu cao Để thực chức kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu kiểm soát nội (KSNB) đơn vị Khái niệm kiểm soát nội lúc đầu sử dụng phương pháp giúp cho kiểm toán viên độc lập xác định phương pháp hiệu việc lập kế hoạch kiểm toán, đến chỗ coi phận chủ yếu hệ thống quản lý hữu hiệu Thời kỳ tiền COSO (từ năm 1992 trở trước) Khái niệm KSNB bắt đầu sử dụng vào đầu kỷ 20 tài liệu kiểm tốn Lúc đó, KSNB hiểu biện pháp để bảo vệ tiền không bị nhân viên gian lận Sau đó, khái niệm mở rộng: KSNB không dừng lại việc bảo vệ tài sản (khơng có tiền) mà cịn nhằm đảm bảo việc ghi chép kế tốn xác, nâng cao hiệu hoạt động khuyến khích tuân thủ sách nhà quản lý Năm 1997, sau vụ bê bối Watergate, quốc hội Hoa Kỳ thông qua Luật hành vi hối lộ nước (FCPA – Foreign Corrupt Practice Act) Trong luật nhấn mạnh việc cần phải xây dựng trì hệ thống kiểm sốt kế toán nội nhằm đảm bảo độ tin cậy thong tin tài tổ chức Theo quy định này, kiểm sốt nội có vai trò chủ yếu ngăn ngừa sai phạm, thất thoát tài sản, đảm bảo việc thực thi pháp luật đơn vị 71 - Khi hàng mà Tờ khai nhập Hóa đơn hàng nhập kho Thủ kho phải kiểm tra số lượng chủng loại thực tế để đối chiếu với Hóa đơn Sau làm thủ tục nhập kho ký nhận sau Hóa đơn hàng nhập đủ theo yêu cầu Cả hai trường hợp Thủ kho phải lập Biên nhận hàng, có chữ ký bên giao hàng Sau đó, phải chép gồm Hóa đơn có chữ ký Thủ kho mặt sau, Tờ khai, Đơn đặt hàng chứng từ có liên quan gửi cho Kế tốn cơng nợ làm sở để hạch tốn - Nếu hàng nhập vào xảy thừa, thiếu so với Packing list, Đơn đặt hàng, Hóa đơn, Thủ kho cần lập Biên thừa thiếu để làm sở theo dõi lơ hàng nhanh chóng thơng báo cho Sales mặt hàng có liên quan Trong lúc đó, hàng thiếu nhập số thực nhận, cịn hàng thừa nhập theo số Packing list hay Hóa đơn xem xét nguồn gốc hàng thừa, thiếu - Nếu hàng mà đưa vào sản xuất Thủ kho phải lập Biên tạm xuất ghi rõ số lượng, chủng loại, đơn vị nhận… có đầy đủ chữ ký bên có liên quan Trong trường hợp chứng từ phải có chữ ký cấp lãnh đạo có liên quan kế tốn Khi có vấn đề ngồi thẩm quyền Thủ kho phải có Giấy đề xuất có chữ ký người có thẩm quyền có liên quan Bộ phận Quản lý chất lượng (QA) kho: Kiểm tra chất lượng lơ hàng có u cầu hay khơng, sau lập Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu chuyển cho Sales để có kế hoạch liên hệ nhà cung cấp Các quy định chi tiết kiểm tra phụ liệu: - Thùng Carton: Kiểm tra thông tin in mặt thùng, kết cấu đóng thùng (đóng đinh ghim hay dán keo) - Các loại bao bì: Kiểm tra hình dáng, màu sắc, dày mỏng (bao gồm quy cách xếp đáy bao); kiểm tra thông tin in bao bì, chữ in bao khơng bị nhòe, chữ, độ bám chữ bao, vị trí in bao; kiểm tra vị trí đục lỗ, kích thước lỗ; kiểm tra độ bám keo dán bao bì,… 72 - Các loại nút thường: Kiểm tra thơng số, màu sắc, độ bóng loại nút; kiểm tra thông tin in mặt nút, đồng nút; kiểm tra quy cách lỗ nút, hình dáng xem có biến dạng hay bể, mẻ, độ dày mỏng nút - Các loại dây kéo: Kiểm tra màu sắc, thông số, dây kéo, vải dệt dây kéo Kéo đầu khóa lên xuống lần xoay đầu khóa vịng, bẻ gập dây kéo làm lần để kiểm tra độ bền Nếu dây kéo kim loại mạ kim loại dùng vải 100% Cotton trắng để lau kiểm tra màu kim loại độ bền màu dây - Những loại khác (nhãn loại, thẻ bài, dây viền, giấy lót, dây thun…) tùy theo yêu cầu quy định tài liệu mua sản phẩm mẫu để kiểm tra Nếu phát phụ kiện khơng phù hợp phải để riêng ghi rõ phụ liệu không đạt Khi kiểm tra xong lơ phụ liệu phải ghi vào Báo cáo kiểm tra chất lượng lô phụ liệu: - Nếu chấp nhận lô hàng: Ghi kiểm tra/đạt phiếu xác nhận chất lượng sản phẩm theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu) Sau đó, cán QA kho trình cho lãnh đạo phịng QA phê duyệt giao liên cho phận kho làm nhận hàng, liên lưu phòng QA - Nếu không chấp nhận lô hàng: ghi kiểm tra/không đạt vào phiếu kiểm tra chất lượng phụ liệu theo biểu Báo cáo kiểm tra chất lượng phụ liệu nhập kho (kèm biểu mẫu) Sau đó, trình lãnh đạo phòng QA phê duyệt chuyển cho đơn vị mua xem xét, xử lý Phụ liệu không đạt yêu cầu khơng nhập kho Bộ phận Kỹ thuật cơng nghệ: Kiểm tra tính phù hợp ngun phụ liệu lấy mẫu đưa vào Bảng phối màu 73 Bảng phối màu GARCO 10 BM/KTCN/7.5-03 Mã số: Lần sửa đổi: 00 Ngày hiệu lực: 23/09/2104 Trang 01/02 Khách hàng: BẢNG PHỐI MÀU ReSources Mẫu hàng: Quần dài (Wrinkle FREE) Mã hàng: Body : 21261 (PO#1009508/09) WS Số lượng: :21912 MX 61,184 pcs Đơn(Đây vị SX: B (Lưu) trangXN bìa II Bảng phối màu) Đã Nẵng, ngày 03 tháng 03 năm 2008 KTCN Bộ phận Kinh doanh: Kiểm tra lơ hàng có theoPhịng u cầu đặt hay không vào Báo cáo kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu từ QA Bảng phối màu từ phòng KTCN Cán phòng Kinh doanh kiểm tra mẫu hàng, mã hàng, số lượng ghi trang bìa Bảng phối màu với hàng thực nhận Phần bên Bảng phối màu nguyên phụ liệu mẫu thực tế cần thiết để may nên mặt hàng cụ thể, để đối chiếu với hàng thực nhận chất lượng, mẫu mã hàng mua Đối với lô hàng khơng đạt tiêu chuẩn chất lượng nhân viên phòng Kinh doanh tiến hành kiểm tra 100% để xác định chủng loại, tỉ lệ số lượng không phù hợp Từ giải với nguyên phụ liệu khơng phù hợp kịp thời khiếu nại với nhà cung cấp thời gian sớm nhằm bảo đảm an toàn cho sản xuất 74 Thứ ba, số thủ tục kiểm soát khác liên quan đến trình mua hàng - Các yếu tố trình bày đơn đặt hàng thường khơng thống Một số đơn đặt hàng có ghi rõ số PO (purchasing order) tức nhìn vào đơn đặt hàng ta hiểu hàng mua đáp ứng cho đơn đặt hàng nào, điều tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra theo dõi Tuy nhiên, số đơn đặt hàng cơng ty lại khơng có cột PO mà thay vào cột số thứ tự Xét mặt kiểm tra kiểm sốt việc tạo số thứ tự khơng có ý nghĩa gì, công ty nên xem xét việc biên soạn lại đơn đặt hàng để có mẫu đơn đặt hàng chuẩn thống - Phịng Kỹ thuật cơng nghệ sau đồng ý đơn đặt hàng cần đóng dấu xác nhận thể xem xét đồng ý trước chuyển sang phịng Kinh doanh cho trưởng phận Kinh doanh ký - Công ty nên giao trách nhiệm cho người độc lập kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách phòng ban - Để thuận lợi việc theo dõi, kiểm tra, đối chiếu đảm bảo việc kiểm soát mua hàng chặt chẽ công ty nên quy định việc phải đánh số thứ tự Đơn đặt hàng Hóa đơn để thuận tiện việc theo dõi, kiểm tra đảm bảo tất Đơn đặt hàng Hoá đơn xử lý, đồng thời dễ dàng kiểm tra liên tục Quan trọng số thứ tự đơn đặt hàng phải ký hiệu cho dễ dàng tham chiếu đến giấy yêu cầu mua hàng, tránh trường hợp cán mặt hàng đặt mua hàng hố sử dụng cho mục đích riêng - Để đảm bảo với quy định Bộ tài tiện lợi q trình theo dõi hàng hóa, công ty nên sử dụng TK 151 để theo dõi hàng mua đường: Khi kế tốn ghi: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 331 Khi hàng kế toán thực việc điều chỉnh lại: Nợ Tk 152 75 Có TK 151 Sau hàng nhập kho đầy đủ Thủ kho nhận đủ chứng từ mua hàng nên chứng từ thành bản: giao cho kế tốn cơng nợ, giao cho phòng Kinh doanh để chứng nhận quy trình mua hàng hồn tất Hơn nữa, việc giao cho phòng Kinh doanh làm để thuận lợi cho việc kiểm tra cán mặt hàng đặt mua hàng nhà cung cấp định khơng - Để tránh tình trạng gian lận khoản chiết khấu hưởng, công ty nên yêu cầu bảng phụ lục chiết khấu từ phía nhà cung cấp bảng báo giá để đảm bảo số tiền ghi nhận phù hợp xác 3.1.4.2 Hồn thiện kiểm soát việc toán tiền hàng Thứ nhất, hồn thiện kiểm sốt nợ phải trả - Cơng ty nên có quy định cụ thể thời gian luân chuyển chứng từ mua hàng cho kế tốn cơng nợ Sau ngày nhận hàng ngày phải chuyển chứng từ mua hàng cho kế tốn cơng nợ để tiến hành ghi nhận khoản nợ phải trả nhà cung cấp - Công ty nên xem xét việc sử dụng giá tạm tính để ghi sổ vào cuối tháng hàng nhận nhập kho mà Hóa đơn mua hàng chưa phải điều chỉnh giá thực tế nhận Hóa đơn thơng báo giá thức nhà cung cấp Giá tạm tính cần phải phịng Kinh doanh lập Bảng tổng hợp nguyên phụ liệu cần mua Costing sheet - Kế tốn cơng nợ nên hạch tốn rõ ràng, rành mạch khoản chiết khấu, giảm giá hàng bán nhà cung cấp, tức thay định khoản bút toán ghi tăng hàng tồn kho với giá trị sau trừ chiết khấu, kế tốn cơng nợ nên tách biệt hai định khoản trước nhập vào máy: bút toán phản ánh giá trị hàng mua vào thực tế bút toán phản ánh khoản chiết khấu giảm giá hưởng - Đinh kỳ, nên kiểm tra số dư TK 331 để phát nhà cung cấp có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ có kế hoạch cụ thể việc trả nợ Thứ hai, hồn thiện kiểm sốt việc chi tiền 76 Kế toán trưởng kế toán toán cần kiểm tra đối chiếu kỹ số liệu chứng từ kế tốn kho cung cấp gồm Hóa đơn GTGT, Tờ khai hàng hóa nhập khẩu, Hóa đơn thương mại (bản sao), Phiếu nhập kho (liên 2), Đơn đặt hàng,… với chứng từ gốc có khớp với khơng trước tiến hành duyệt chi Vì chứng từ tốn nên ngồi dấu “sao y chính” cần yêu cầu ký duyệt ban giám đốc công ty để tránh trường hợp dấu bị làm giả Công ty nên yêu cầu Bảng báo giá từ nhà cung cấp nguyên phụ liệu mua trước tiến hành duyệt chi để đảm bảo số tiền chi xác Trên Bảng báo giá nhà cung cấp nên có xác nhận nhà cung cấp để đảm bảo khơng có trường hợp nhân viên làm bảng báo giá giả để thực việc gian lận 3.1.4.3 Hồn thiện kiểm sốt nội mơi trường xử lí máy tính Thứ nhất, kiểm sốt việc xử lý liệu Phần mềm trước đưa vào sử dụng cần phải kiểm tra kỹ để đảm bảo nghiệp vụ không bị thay đổi phương pháp xử lý thay đổi phần mềm sai sót nhỏ thay đổi kết lớn Hàng năm, công ty xảy tình trạng số liệu liên quan tới hàng tồn kho bị xử lý khơng xác lỗi chương trình kế tốn máy Do vậy, định kỳ kế tốn kho phải lập bảng tổng hợp sai sót lỗi chương trình để trình cấp xử lý, việc kiểm tra thủ công tốn nhiều thời gian, yêu cầu phận tin học công ty phải thường xuyên kiểm tra nâng cấp phần mềm kế tốn để khắc phục tình trạng Có thể xóa bớt mã nhà cung cấp khơng giao dịch khỏi hệ thống để tránh tình trạng đầy nhớ giảm tốc độ xử lý liệu Thứ hai, kiểm soát thiết kế phần mềm Công ty nên đào tạo mặt nghiệp vụ cho nhân viên thuộc tổ tin học bố trí nhân viên có am hiểu kế tốn thực việc tư vấn cho phận trình thiết kế phần mềm Khơng nên để nhân viên kế tốn kho, kế tốn cơng nợ kế tốn toán… tham gia vào việc tư vấn thiết kế phần mềm, điều dễ dẫn đến thông đồng nhân viên để tạo lập nên chương trình có lợi cho họ 77 Thứ ba, kiểm soát việc lưu trữ liệu Việc lưu trữ liệu máy khơng phải lúc an tồn tuyệt đối, xảy trường hợp kẻ gian lợi dụng sơ hở cài chương trình virut vào máy để phá hủy liệu mà họ thực gian lận nhằm xóa dấu vết, cơng ty thực lưu liệu vào đĩa, USB, thẻ,… Tuy nhiên, việc lưu trữ vào ổ cứng tuyệt đối an tồn đơi lúc hỏng hóc hay bị lỗi, công ty nên thực hiện: - Định kỳ, nên tiến hành in ấn, lưu ghi tập tin quan trọng; nên lưu thành nhiều lưu nhiều nơi khác - Các thiết bị đĩa, USB,…các văn nên lưu trữ chỗ an tồn, người biết đến để đảm bảo an tồn phải giao cho người có trách nhiệm quản lý 3.1.5 Giám sát kiểm soát Thứ nhất, Định kỳ (cuối tháng) có nhu cầu Giám đốc u cầu Trưởng phịng cung ứng báo cáo tình hình thực hoạt động mua hàng so sánh với tiêu, kế hoạch định Từ đó, Giám đốc đưa biện pháp điều chỉnh thích hợp nhằm ngăn ngừa giảm thiểu rủi ro cho DN Bên cạnh đó, Giám đốc cần yêu cầu nhân viên báo cáo hoạt động bất thường xảy trường hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, vi phạm nội quy, quy định DN pháp luật hành có khả làm giảm uy tín DN Thứ hai, định kỳ đột xuất, Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê hàng tồn kho để ngăn chặn hành động biển thủ hàng hóa đồng thời xác định xác số lượng chất lượng hàng cịn lại kho để có kế hoạch mua hàng kịp thời nhằm đảm bảo có đủ hàng hóa tiêu thụ Trong trình kiểm kê, Trưởng ban kiểm kê cần ý số thủ thuật gian lận sau: Hoán chuyển vị trí để đếm nhiều lần cho số hàng nhằm làm tăng số lượng kiểm kê; mượn hàng từ bên để làm tăng số lượng hàng kho thời điểm kiểm kê, sau trả lại kiểm kê kết thúc; ngụy tạo hàng thùng, hộp rỗng; cố tình kiểm kê sai tác động để nhóm kiểm kê sai Thứ ba, định kỳ, phận kiểm toán nội cần đánh giá lại hệ thống KSNB để báo cáo cho Ban Giám đốc những khiếm khuyết hệ thống Khiếm 78 khuyết hiểu thiếu sót có thực tiềm ẩn mà người giám sát phát cần điều chỉnh hệ thống KSNB nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề đồng thời xem xét hậu khiếm khuyết gây ra, sau tìm hiểu nguyên nhân đưa giải pháp khắc phục 3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP 3.2.1 Kiến nghị với Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam Kiểm toán nội nhân tố KSNB, cơng cụ để kiểm tra đánh giá thường xuyên toàn hoạt động đơn vị tính hiệu lực, hiệu việc thiết kế vận hành sách, bước thủ tục KSNB, từ phát cải tiến yếu hoạt động quản lý, giúp đơn vị đạt mục tiêu đề Nhận thức tầm quan trọng kiểm toán nội HTKSNB hoạt động quản lý đơn vị, Bộ Tài nghiên cứu ban hành văn liên quan đến việc tổ chức hoạt động đơn vị đặc thù đơn vị bảo hiểm (Nghị định 45/2007/NĐ-CP, ngày 27/03/2007, điều 36 Thông tư số 124/2012/TTBTC) hay tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngồi (Thơng tư 44/2011/TT- NHNN) Tuy nhiên, Bộ Tài chưa ban hành quy định kiểm toán nội cho đơn vị khác không định hướng cụ thể văn Vì đơn vị khó triển khai thực Để HTKSNB vào đời sống thực tế, VACPA cần thành lập ban kiểm toán nội tham gia với quan Nhà nước tổ chức nghiên cứu, ban hành hệ thống chuẩn mực kiểm toán nội bộ, quy định chun mơn, nghiệp vụ kiểm tốn nội đồng thời tổ chức đào tạo đội ngũ Kiểm toán viên nội cho đơn vị Việc ban hành hệ thống chuẩn mực kiểm toán nội nên dựa sở hệ thống chuẩn mực kiểm toán nội Viện kiểm toán viên nội quốc tế ban hành có tính đến đặc thù loại hình đơn vị Việt Nam kinh tế thị trường, phù hợp với hệ thống pháp luật, trình độ, kinh nghiệm quản lý Việt Nam 3.2.2 Kiến nghị với Hiệp hội Dệt May Việt Nam Một nhiệm vụ lớn Hiệp hội Dệt May Việt Nam tăng 79 cường quan hệ trao đổi kinh nghiệm quản lý kinh doanh doanh nghiệp hội viên, đồng thời góp phần định hướng, xây dựng chiến lược nhằm thúc đẩy phát triển toàn Ngành Để giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội nói chung kiểm sốt nội chu trình mua hàng, tốn nói riêng doanh nghiệp may Việt Nam thực hiện, số kiến nghị Hiệp hội Dệt May Việt Nam bao gồm: Thứ nhất, nâng cao vai trò Hiệp hội Dệt May Việt Nam việc cung cấp thông tin đầu mối quan trọng thiết lập kênh trao đổi thông tin thành viên Hiệp hội Trên sở đó, Hiệp hội cần tăng cường hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn, xếp phân tích tồn hoạt động dự đoán biến động thị trường dệt may tồn cầu Việc có tác dụng giúp doanh nghiệp may nhận diện điểm yếu, điểm mạnh, thách thức nguy hoạt động sản xuất kinh doanh từ thiết kế vận hành thủ tục kiểm soát hữu hiệu phòng chống rủi ro, đảm bảo thực mục tiêu mà doanh nghiệp kỳ vọng Thứ hai, Hiệp hội cần thúc đẩy công tác tư vấn cho đơn vị thành viên quản lý sản xuất, công nghệ, tài chính, quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế, hướng đến sản xuất ổn định, bền vững đồng thời với quản lý kiểm soát tình hình tài nề nếp lành mạnh Thứ ba, Hiệp hội cần nghiên cứu, thiết kế ban hành việc áp dụng tiêu chí, tiêu chuẩn để đo lường đánh giá hoạt động đơn vị thành viên 3.2.3 Kiến nghị với Tổng Công ty May 10- CTCP Thứ nhất, nhà quản lý cấp cao Tổng Công ty phải nhận thức tầm quan trọng lợi ích mà HTKSNB vững mạnh đem lại cho đơn vị phải xác định việc hoàn thiện HTKSNB cần thiết đơn vị Các nhà quản lý quan tâm đến việc nâng cao hiệu công tác quản lý lại khơng biết họ tìm cách hồn thiện HTKSNB Khơng nhận thức đầy đủ yếu tố HTKSNB nên sách, bước thủ tục kiểm sốt cịn thiếu có thủ tục kiểm soát xây dựng lại không phù hợp không giám sát, thực triệt để dẫn đến rủi ro có 80 thể xảy ra, ảnh hưởng tới mục tiêu đơn vị Do vậy, nhà quản lý cấp cấp cao cần chủ động nghiên cứu, tìm hiểu nâng cao hiểu biết HTKSNB đồng thời phải có tâm cao việc hoàn thiện HTKSNB đơn vị Thứ hai, tổ chức đào tạo, tuyên truyền kiến thức HTKSNB tồn thể cán cơng nhân viên đơn vị, đưa biện pháp khuyến khích họ tham gia thiết kế vận hành cách có hiệu HTKSNB Thứ ba, quan tâm đầu tư trang thiết bị tính tốn, xử lý thông tin phù hợp với đặc điểm sản xuất, quản lý công ty thời gian tới tạo điều kiện chuẩn hóa quy trình quản lý, tăng cường phối hợp phận, nâng cao hiệu hoạt động, cải thiện đáng kể HTKSNB đơn vị 81 KẾT LUẬN Chu trình mua hàng tốn chu trình quan trọng doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực sản xuất kinh doanh, tác động mạnh đến đầu vào cho q trình sản xuất Do vậy, cơng tác kiểm sốt nội chu trình đóng vai trị cấp thiết trọng Tổng Cơng ty May 10- CTCP không ngoại lệ, thiết cần tăng cường KSNB để giảm thiểu rủi ro nâng cao hiệu Trên sở nghiên cứu lý luận, thực tế hoạt động công ty, luận văn hồn thành vấn đề sau: Thứ nhất, trình bày sở lý luận hệ thống KSNB: khái niệm, phân loại, mục tiêu yếu tố cấu thành hệ thống KSNB sở lý thuyết tổng quan chu trình mua hàng- tốn Thứ hai, tìm hiểu nghiên cứu cơng tác KSNB chu trình mua hàng- tốn Tổng Cơng ty May 10, qua đưa nhận xét ưu nhược điểm Thứ ba, sở lý nghiên cứu lý luận thực trạng KSNB chu trình mua hàng- toán, luận văn đưa số ý kiến nhằm tăng cường kiểm sốt chu trình, hồn thiện hệ thống KSNB Tổng Cơng ty Với hạn chế kiến thức kinh nghiệm thực tế, báo cáo em chắn cịn thiếu sót, em mong nhận hướng dẫn bảo thầy cô Một lần em xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình TS Phan Thị Anh Đào giúp em hồn thiện khóa luận Em xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO GS.TS.Nguyễn Quang Quynh – TS.Ngơ Trí Tuệ, Giáo trình Kiểm tốn tài chính,tái lần 2, Nhà xuất Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, 2006 Giáo trình kiểm toán, trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, Nhà xuất lao động xã hội Slide giảng kiểm toán tài 1, trường Học Viện Ngân Hàng Slide giảng hệ thống thơng tin kế tốn, trường Học Viện Ngân Hàng Bộ Tài (2006), Quyết định 15/QĐ-BTC ngày 20 tháng năm 2006 Bộ trưởng Bộ Tài việc Ban hành Chế độ kế toán doanh nghiệp Nguyễn Thị Hồng Thuý, 2010, Tổ chức kiểm tốn nội Tập đồn kinh tế Việt Nam, Luận án tiến sĩ kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân) Website: www.may10.com.vn (Trang thông tin điện tử Tổng Công ty Cổ phần May 10) www.vinatex.com.vn (Trang thơng tin điện tử Tập đồn Dệt May Việt Nam) www.vietnamtextile org.vn (Trang thông tin điện tử Hiệp hội Dệt May Việt Nam) http://www.tapchitaichinh.vn/tai-chinh -kinh-doanh/tai-chinh-doanhnghiep/nang-cao-hieu-qua-kiem-soat-noi-bo-trong-cac-doanh-nghiep-det-may-vietnam-26004.html Sơ đồ cấu tổ chức Tổng Công ty May 10- CTCP BAN KIỂM SỐT PHỊNG KẾ HOẠCH PHỊNG THỊ TRƯỜNG PHÒNG KINH DOANH PHÒNG KỸ THUẬT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC CÁC P.TGĐ VÀ CÁC GDĐH TỔNG CÔNG TY MAY 10- CTCP (CÔNG TY MẸ) CÁC CÔNG TY CON (> 50%) XN (5) XN XN VT I PHÒNG NC TCSX XN VT II PHÒNG CƠ ĐIỆN XN DỊCH VỤ PHÒNG TK THỜI TRANG PHÒNG QA XN HƯNG HÀ PHỊNG TCHC XN ĐƠNG HƯNG PHỊNG TỔ CHỨC KT PHÒNG ĐẦU TƯ XN THÁI HÀ PHÒNG BẢO VỆ XN BỈM SƠN PHÒNG Y TẾ XN HÀ QUẢNG TRƯỜNG MẦM NON TRƯỜNG CĐN LB Ghi Quan hệ giám sát Phụ lục 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức Tổng Cơng ty May 10 CƠNG TY TNHH MAY PHÙ ĐỔNG CÔNG TY CP THIỆU ĐÔ CÁC CÔNG TY LIÊN KẾT (