KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Trong hoạt động doanh nghiệp, chức năng kiểm tra và kiểm soát đóng vai trò quan trọng cho nhà quản lý Các nhà quản lý luôn tìm kiếm phương pháp hiệu quả để kiểm soát doanh nghiệp của mình Kiểm soát nội bộ (KSNB) được thiết lập nhằm giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra và tuân thủ các tiêu chí hoạt động Hơn nữa, KSNB còn hỗ trợ doanh nghiệp ứng phó kịp thời với những thay đổi trong kinh tế và môi trường cạnh tranh, đồng thời nhận diện nhu cầu phát triển trong tương lai.
Trên thế giới có nhiều định nghĩa khác nhau về kiểm soát nội bộ:
Theo Liên đoàn Kế toán quốc tế (IFAC), kiểm soát nội bộ được định nghĩa là hệ thống kế hoạch và các phương pháp mà nhà quản lý doanh nghiệp tuân thủ Hệ thống này giúp các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách hiệu quả, đảm bảo tuân thủ quy chế quản lý, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, đồng thời ghi chép kế toán đầy đủ và chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời và đáng tin cậy.
Theo mô hình COSO của Ủy ban Treadway, KSNB được định nghĩa là quy trình do HĐQT, nhà quản lý và các cá nhân khác thực hiện, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.
Theo như định nghĩa của COSO, KSNB chú trọng đến các vấn đề sau:
KSNB là một quá trình bao gồm chuỗi hoạt động liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận trong đơn vị, tạo thành một thể thống nhất Để đạt hiệu quả tối ưu, KSNB cần được xây dựng như một phần thiết yếu trong doanh nghiệp.
Quá trình kiểm soát không chỉ là một hoạt động bổ sung mà còn là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu Nó không phải là gánh nặng từ cơ quan quản lý, mà là công cụ cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất và phát triển bền vững.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) không chỉ là các chính sách và thủ tục, mà còn bao gồm con người trong tổ chức, từ Ban Giám đốc đến nhân viên Con người đóng vai trò quan trọng trong việc đặt ra mục tiêu và triển khai cơ chế kiểm soát để đạt được những mục tiêu đó Đồng thời, KSNB cũng ảnh hưởng đến hành vi của con người, giúp họ nhận thức rõ nhiệm vụ và phối hợp hành động nhất quán nhằm hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
Báo cáo tài chính (BCTC) của đơn vị chỉ có thể được đảm bảo một cách hợp lý bởi Kiểm toán Nhà nước (KSNB), không thể đảm bảo tuyệt đối.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) gặp phải nhiều hạn chế như chi phí không được vượt quá lợi ích mang lại, thường chỉ tập trung vào các sai phạm dự kiến mà bỏ qua những sai phạm bất thường Ngoài ra, các kiểm soát có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng giữa các cá nhân hoặc sự kiểm soát từ Ban Giám đốc Sai phạm của nhân viên thường xảy ra do thiếu thận trọng, sai lầm trong đánh giá hoặc hiểu sai hướng dẫn Sự biến động của tình hình cũng có thể làm cho các thủ tục kiểm soát trở nên không còn phù hợp, và cuối cùng, sự lựa chọn của nhà quản lý về phạm vi và mức độ rủi ro có thể chấp nhận cũng ảnh hưởng đến hiệu quả của KSNB.
KSNB được thiết kế và duy trì để quản lý rủi ro kinh doanh, bao gồm các yếu tố như điều kiện, sự kiện và hành động có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu và thực hiện chiến lược của đơn vị Rủi ro này có thể phát sinh từ việc xác định mục tiêu và chiến lược không phù hợp, dẫn đến nguy cơ không đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, việc xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu cần dựa trên hiểu biết sâu sắc về đơn vị được kiểm toán và môi trường hoạt động của nó Điều này giúp kiểm toán viên nhận diện các yếu tố có thể ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và đưa ra những biện pháp kiểm soát phù hợp Việc phân tích này không chỉ đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính mà còn nâng cao độ tin cậy của quá trình kiểm toán.
5 trường của đơn vị, thì “Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban
Giám đốc và các cá nhân trong đơn vị có trách nhiệm thiết kế, thực hiện và duy trì hệ thống kiểm soát nhằm đảm bảo khả năng đạt được mục tiêu, bao gồm độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động, và tuân thủ pháp luật cùng các quy định liên quan Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là tất cả các khía cạnh liên quan đến các thành phần của kiểm soát nội bộ.
Mục tiêu mà đơn vị thiết lập có thể chia thành 3 nhóm nhƣ sau:
Mục tiêu kết quả hoạt động của tổ chức liên quan đến hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động, bao gồm kết quả tài chính và bảo vệ tài sản Quá trình kiểm soát nội bộ (KSNB) đảm bảo rằng nhân sự trong tổ chức làm việc hiệu quả và liêm chính để đạt được mục tiêu, tránh chi phí vượt ngân sách hoặc phát sinh chi phí ngoài ý muốn, đồng thời không để lợi ích cá nhân vượt lên trên lợi ích chung của doanh nghiệp.
Mục tiêu của báo cáo là cung cấp thông tin liên quan đến báo cáo tài chính và các yếu tố phi tài chính, phục vụ cho cả bên trong và bên ngoài tổ chức Điều này bao gồm việc đảm bảo độ tin cậy, tính đúng thời hạn, sự minh bạch, cũng như tuân thủ các quy định của nhà lập pháp, các tiêu chuẩn được chấp nhận và chính sách nội bộ của tổ chức.
Mục tiêu tuân thủ là đảm bảo rằng tất cả các hoạt động kinh doanh của đơn vị đều tuân thủ các quy định và luật lệ hiện hành, đáp ứng các yêu cầu giám sát cũng như các chính sách và thủ tục nội bộ của doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục, bao gồm các hoạt động tích hợp ở mọi bộ phận của đơn vị, tạo thành một hệ thống thống nhất Để đạt hiệu quả cao, kiểm soát nội bộ cần được xây dựng như một phần thiết yếu trong hoạt động kinh doanh, thay vì là một hoạt động bổ sung hay gánh nặng từ các cơ quan quản lý Quá trình này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra.
CÁC THÀNH PHẦN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, cùng với quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban Giám đốc về KSNB Nó không chỉ định hình đặc điểm chung của đơn vị mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến ý thức của từng thành viên về công tác kiểm soát Một môi trường kiểm soát tốt là nền tảng cho hoạt động hiệu quả của KSNB, đồng thời cũng hỗ trợ các thành phần khác trong việc xây dựng nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp.
Các yếu tố của môi trường kiểm soát bao gồm:
Đơn vị cần thể hiện cam kết mạnh mẽ về tính trung thực và các giá trị đạo đức, đồng thời truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và yêu cầu thực thi những tiêu chuẩn này.
Sự cam kết của người quản lý trong việc thiết lập và giám sát các chuẩn mực đạo đức rất quan trọng, bao gồm việc đưa ra các biện pháp chấn chỉnh kịp thời đối với hành vi vi phạm Ngoài ra, người quản lý cần làm gương cho cấp dưới trong việc tuân thủ các chuẩn mực này và phổ biến quy định đến tất cả thành viên bằng các hình thức phù hợp.
Cam kết về năng lực là rất quan trọng để đáp ứng yêu cầu cho từng nhiệm vụ cụ thể Người quản lý cần xác định các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho từng vị trí, kiểm tra trình độ ứng viên trong quá trình tuyển dụng, và khuyến khích những người có năng lực phù hợp Đồng thời, việc thiết lập các chương trình đào tạo nhân viên nhằm nâng cao kiến thức và kỹ năng của họ cũng là một phần không thể thiếu trong chiến lược phát triển nhân lực.
Sự tham gia của Ban quản trị là yếu tố quan trọng, với sự độc lập so với Ban Giám đốc và có kinh nghiệm cũng như vị thế Mức độ tham gia của Ban quản trị bao gồm việc nhận thông tin đầy đủ và xem xét kỹ lưỡng các hoạt động của đơn vị Tính hợp lý trong hành động của Ban quản trị thể hiện qua độ phức tạp của các câu hỏi được đặt ra, sự theo dõi chặt chẽ đối với Ban Giám đốc, cùng với sự phối hợp giữa Ban Giám đốc và các kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán độc lập.
Ban Giám đốc áp dụng triết lý quản lý linh hoạt, chú trọng đến việc chấp nhận rủi ro kinh doanh một cách thông minh Họ có quan điểm rõ ràng về việc lập và trình bày báo cáo tài chính, đảm bảo tính minh bạch và chính xác Bên cạnh đó, họ cũng chú trọng đến việc xử lý thông tin hiệu quả, quản lý công việc kế toán và nhân sự một cách chuyên nghiệp, nhằm tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất làm việc.
Cơ cấu tổ chức là khung pháp lý cho việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá hoạt động của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đề ra Một cơ cấu tổ chức hiệu quả cần xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, mối quan hệ phối hợp, cũng như phân chia quyền lực và trách nhiệm một cách minh bạch Đặc biệt, trong công tác kiểm soát, cần làm rõ nhiệm vụ và quyền hạn của các cấp kiểm soát, như phòng kinh doanh, phòng kế toán và lãnh đạo đơn vị trong việc quản lý quy trình nhập xuất nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất kinh doanh.
Phân công quyền hạn và trách nhiệm là yếu tố quan trọng trong quản lý hoạt động của đơn vị Cần thiết lập cách thức phân công rõ ràng và hệ thống báo cáo hiệu quả, đồng thời phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các cấp một cách hợp lý Đơn vị nên thể chế hóa quy định này bằng văn bản để đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
Các chính sách nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông điệp của doanh nghiệp về tính chính trực, hành vi đạo đức và năng lực mà họ kỳ vọng từ nhân viên Những chính sách này không chỉ định hướng hành vi của nhân viên mà còn góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực.
Bài viết này đề cập đến 8 thông lệ quan trọng trong quản lý nhân sự, bao gồm các hoạt động tuyển dụng, định hướng nhân viên, đào tạo, đánh giá hiệu suất, hướng dẫn phát triển, thăng tiến, cũng như các chính sách về lương, thưởng và biện pháp khắc phục sai sót Những thông lệ này đóng vai trò thiết yếu trong việc xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Quy trình đánh giá rủi ro là hoạt động quan trọng giúp nhận diện và đánh giá các rủi ro kinh doanh Qua đó, nhà quản lý có thể quyết định các hành động phù hợp để đối phó với những rủi ro này Quy trình này tạo nền tảng vững chắc cho việc quản lý rủi ro hiệu quả trong đơn vị.
Quy trình đánh giá rủi ro trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính bao gồm việc nhà quản lý xác định các rủi ro kinh doanh liên quan, ước tính độ rủi ro và đánh giá khả năng xảy ra rủi ro Điều này giúp quyết định các hành động cần thiết để xử lý và quản trị rủi ro hiệu quả Ví dụ, quy trình này có thể bao gồm việc đánh giá khả năng ghi nhận thiếu các giao dịch và phân tích các ước tính quan trọng được ghi nhận trong báo cáo tài chính.
Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC) có thể xuất phát từ các sự kiện bên trong hoặc bên ngoài đơn vị, cũng như các giao dịch hoặc tình huống phát sinh, ảnh hưởng đến khả năng lập, ghi chép, xử lý và báo cáo dữ liệu tài chính Ban Giám đốc có thể xây dựng các chương trình và kế hoạch để quản lý những rủi ro cụ thể hoặc quyết định chấp nhận rủi ro dựa trên hiệu quả kinh tế và các yếu tố khác Những rủi ro này có thể phát sinh hoặc thay đổi trong nhiều tình huống khác nhau.
Những biến động trong môi trường pháp lý hoặc hoạt động có thể gây ra sự thay đổi trong áp lực cạnh tranh và làm gia tăng các rủi ro khác nhau.
Nhân sự mới: Những nhân sự mới có thể có hiểu biết và những trọng tâm khác về kiểm soát nội bộ;
Hệ thống thông tin mới hoặc được chỉnh sửa có thể gây ra những thay đổi đáng kể và nhanh chóng, ảnh hưởng đến các rủi ro liên quan đến kiểm soát nội bộ.
Tăng trưởng nhanh chóng có thể tạo ra áp lực lớn đối với các biện pháp kiểm soát, làm gia tăng rủi ro thất bại trong quản lý.
Việc áp dụng công nghệ mới vào sản xuất và hệ thống thông tin có khả năng thay đổi đáng kể rủi ro trong kiểm soát nội bộ.
Tham gia vào các lĩnh vực kinh doanh hoặc giao dịch mà đơn vị chưa có nhiều kinh nghiệm có thể tạo ra những rủi ro mới về kiểm soát nội bộ Việc này đòi hỏi các doanh nghiệp phải thận trọng trong việc đánh giá và quản lý những rủi ro tiềm ẩn để đảm bảo hoạt động kinh doanh hiệu quả và bền vững.
Tái cơ cấu đơn vị có thể dẫn đến việc giảm biên chế, thay đổi quản lý và điều chỉnh phân nhiệm, từ đó làm thay đổi rủi ro liên quan đến kiểm soát nội bộ.
Mở rộng hoạt động ở nước ngoài và thực hiện các giao dịch mua lại có thể mang đến những rủi ro mới, đặc biệt là liên quan đến kiểm soát nội bộ và rủi ro từ giao dịch ngoại tệ Đồng thời, việc áp dụng hoặc thay đổi các nguyên tắc kế toán mới cũng có thể ảnh hưởng đến các rủi ro trong quá trình lập và trình bày báo cáo tài chính.
Các bước của quy trình đánh giá rủi ro:
Bước 1: Xác định rủi ro kinh doanh có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị
Bước 2: Ước tính mức độ rủi ro
Bước 3: Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro
Bước 4: Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro đó
Để giảm thiểu thiệt hại do các yếu tố bên trong và bên ngoài, việc xác định thường xuyên mức độ rủi ro hiện tại và tiềm ẩn là rất quan trọng Cần phân tích ảnh hưởng của các rủi ro này, bao gồm cả tần suất xuất hiện, để từ đó đề ra các biện pháp ứng phó hiệu quả.
Để quản lý và giảm thiểu tác hại, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty cần được tổ chức một cách hiệu quả Điều này đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ và xác thực của thông tin, đồng thời giúp nó dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát của đơn vị Qua việc hình thành các báo cáo, hệ thống này cung cấp thông tin cần thiết về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ việc giao tiếp, ra lệnh và chuyển giao kết quả trong công ty, giúp nhân viên và quản lý thực hiện nhiệm vụ hiệu quả hơn Hệ thống này có thể được xử lý qua máy tính, hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là đảm bảo chất lượng thông tin phù hợp, kịp thời, đầy đủ, chính xác và dễ dàng truy cập.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin bao gồm hai thành phần chính: hệ thống thông tin phục vụ việc lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) cùng với các quy trình kinh doanh liên quan Việc trao đổi thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của hệ thống này.
Hệ thống thông tin liên quan đến hệ thống báo cáo tài chính bao gồm hệ thống kế toán và chu trình kinh doanh:
Chu trình kinh doanh bao gồm các hoạt động như bán hàng, mua hàng và quản lý nhân sự, được thiết kế nhằm đạt được những kết quả cụ thể Những giao dịch này được ghi chép, xử lý và báo cáo thông qua hệ thống thông tin của tổ chức.
Hệ thống kế toán bao gồm phần mềm kế toán, bảng kê điện tử, cùng với các chính sách và thủ tục để lập báo cáo định kỳ và báo cáo cuối năm Qua việc ghi chép, tính toán và phân loại các nghiệp vụ, hệ thống kế toán cung cấp thông tin thiết yếu cho quản lý và kiểm soát hoạt động của đơn vị, do đó, nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức.
Hệ thống kế toán cần đáp ứng các yêu cầu quan trọng như sự phê chuẩn, tính có thực, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính kịp thời, và khả năng chuyển sổ cùng tổng hợp chính xác.
Khi đánh giá hệ thống kế toán của một đơn vị, cần xem xét chính sách kế toán và hình thức kế toán Chính sách kế toán bao gồm các nguyên lý, quy tắc, cơ sở và thủ tục được Ban Giám đốc công nhận để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, từ đó đảm bảo việc lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) một cách trung thực về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh Hình thức kế toán đề cập đến phương pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ sách kế toán.
Hệ thống kế toán hiệu quả khi được thiết kế độc lập và thực hiện phù hợp với các chu trình kinh doanh trong đơn vị
Trao đổi thông tin là quá trình cung cấp và chia sẻ thông tin giữa các cấp trong tổ chức, bao gồm từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, và giữa các bộ phận ngang hàng, cũng như với các bên ngoài.
Việc trao đổi thông tin về vai trò và trách nhiệm liên quan đến BCTC là cần thiết, nhằm cung cấp hiểu biết rõ ràng về trách nhiệm cá nhân trong KSNB đối với BCTC Thông tin này có thể được trình bày dưới dạng tài liệu hướng dẫn chính sách, hướng dẫn kế toán và lập BCTC Ngoài ra, việc trao đổi cũng có thể diễn ra qua các hình thức điện tử, bằng lời nói và qua hành động của Ban Giám đốc.
Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin đóng vai trò cầu nối giữa các thành phần của KSNB, giúp nắm bắt và truyền đạt thông tin một cách chính xác và kịp thời, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho các thành phần khác thực hiện nhiệm vụ hiệu quả.
Các hoạt động kiểm soát
Môi trường kiểm soát tốt là điều kiện cần thiết để đảm bảo hoạt động kiểm soát hiệu quả Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả và hiệu lực, doanh nghiệp cần thiết lập và thực hiện nghiêm túc các hoạt động kiểm soát Các hoạt động này bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo rằng các chỉ đạo của Ban giám đốc được thực hiện đầy đủ.
Các hoạt động kiểm soát được chia thành hai loại chính: kiểm soát thủ công và kiểm soát tự động Kiểm soát tự động thường có độ tin cậy cao hơn do khả năng tránh bỏ sót và sai sót, đảm bảo tính nhất quán Ngược lại, kiểm soát thủ công phù hợp với khối lượng giao dịch lớn và lặp đi lặp lại, cũng như các tình huống có thể dự đoán Dù vậy, cả hai loại kiểm soát đều có những mục tiêu đa dạng và được áp dụng ở nhiều cấp độ và bộ phận khác nhau trong tổ chức.
Các hoạt động kiểm soát chính bao gồm:
Phê duyệt các hoạt động kiểm soát là cần thiết để đảm bảo rằng tất cả các nghiệp vụ đều được quản lý bởi nhân viên có thẩm quyền, nhằm tránh sự hỗn loạn trong việc mua sắm và sử dụng tài sản Các quy định về kiểm soát thẩm quyền nên được ủy quyền theo hướng dẫn cụ thể từ Ban quản trị, trong đó các giao dịch lớn có thể yêu cầu sự phê duyệt từ cấp cao hơn, thậm chí là đại hội đồng cổ đông Đánh giá tình hình hoạt động bao gồm việc phân tích sự khác biệt giữa hoạt động thực tế và kế hoạch, so với dự báo hoặc kỳ trước, đồng thời xem xét mối liên hệ giữa dữ liệu hoạt động và tài chính, nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời So sánh các số liệu nội bộ với thông tin bên ngoài cũng là một phần quan trọng trong việc đánh giá hiệu quả chức năng và hoạt động.
Xử lý thông tin bao gồm hai nhóm kiểm soát hệ thống thông tin phổ biến: kiểm soát chương trình ứng dụng và kiểm soát công nghệ thông tin chung.
Kiểm soát chương trình ứng dụng là quy trình quan trọng trong việc xử lý từng ứng dụng riêng lẻ, bao gồm việc kiểm tra tính chính xác số học của dữ liệu, duy trì và soát xét số dư tài khoản cùng bảng cân đối phát sinh Ngoài ra, các kiểm soát tự động như kiểm tra dữ liệu đầu vào và đánh số thứ tự cũng được thực hiện, kết hợp với việc theo dõi thủ công các báo cáo tổng hợp ngoại lệ để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của thông tin.
Kiểm soát chung về công nghệ thông tin bao gồm các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả của hệ thống thông tin Những biện pháp này hỗ trợ quản lý các ứng dụng và duy trì sự ổn định của hệ thống Ví dụ về kiểm soát này bao gồm việc quản lý thay đổi chương trình, kiểm soát truy cập hệ thống và dữ liệu, áp dụng phần mềm mới, cũng như hạn chế quyền truy cập và giám sát việc sử dụng các tính năng có thể ảnh hưởng đến dữ liệu tài chính hoặc thay đổi ghi chép mà không để lại dấu vết.
Kiểm soát về mặt vật chất: Là các kiểm soát bao gồm:
Để đảm bảo an toàn vật chất cho tài sản, cần thiết phải thuê nhân viên bảo vệ và áp dụng các phương tiện bảo đảm an toàn nhằm kiểm soát việc tiếp cận tài sản và hồ sơ tài liệu.
+ Thẩm quyền truy cập vào chương trình máy tính và tệp dữ liệu;
Định kỳ kiểm đếm và so sánh số liệu thực tế với số liệu ghi chép trong sổ sách là một bước quan trọng trong quản lý tài chính Việc này bao gồm so sánh kết quả kiểm kê tiền mặt, chứng khoán và hàng tồn kho thực tế với số liệu trong sổ kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
Mức độ và phạm vi kiểm soát vật chất để ngăn ngừa trộm cắp tài sản ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy của báo cáo tài chính, từ đó liên quan đến chất lượng kiểm toán Điều này phụ thuộc vào khả năng dễ bị mất cắp của tài sản.
Phân nhiệm là việc giao cho các cá nhân khác nhau các trách nhiệm liên quan đến phê duyệt giao dịch, ghi chép giao dịch và quản lý, bảo quản tài sản Mục tiêu của việc phân nhiệm là giảm thiểu khả năng mà một cá nhân có thể thực hiện cả hành vi vi phạm và quản lý tài sản cùng một lúc.
14 vừa che giấu sai phạm hoặc gian lận trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thông thường của mình
Các kiểm soát chu trình kinh doanh được phân loại thành:
Kiểm soát ngăn ngừa là biện pháp nhằm tránh lỗi và sự không tuân thủ trước khi chúng xảy ra, trong khi kiểm soát phát hiện tập trung vào việc phát hiện lỗi hoặc sự không tuân thủ sau khi đã xảy ra, từ đó cho phép thực hiện các hành động khắc phục kịp thời.
Kiểm soát sửa chữa: khắc phục các lỗi đã được phát hiện.
Giám sát các kiểm soát
Giám sát các kiểm soát là quá trình đánh giá hiệu quả hoạt động của Kiểm soát nội bộ (KSNB) trong từng giai đoạn, với phương thức kiểm soát thay đổi theo tổ chức quản lý Quá trình giám sát cung cấp thông tin quan trọng cho Ban Giám đốc về khả năng KSNB trong việc xác định các mục tiêu kiểm soát, mức độ hiểu biết và thực hiện của nhân viên, cũng như việc sử dụng và tuân thủ các quy định hàng ngày Đồng thời, giám sát cũng cho phép điều chỉnh và cải tiến KSNB để phù hợp với những thay đổi trong hoàn cảnh Có hai loại giám sát thường diễn ra song song trong quy trình này.
Giám sát thường xuyên là quá trình diễn ra liên tục trong hoạt động, thông qua các hoạt động quản lý và giám sát mà các nhà quản lý và nhân viên thực hiện theo trách nhiệm của mình.
+ Giám sát tách biệt: thường thực hiện qua các nhà quản lý và bộ phận kiểm toán nội bộ
Việc thiết lập KSNB là cần thiết cho doanh nghiệp, nhưng nhà quản lý cần cân nhắc giữa chi phí và lợi ích mà nó mang lại Không thể có một KSNB lý tưởng do chi phí có thể quá cao, đặc biệt là đối với công ty nhỏ Thay vì thuê nhiều nhân viên kế toán để cải thiện độ tin cậy của số liệu, thường thì việc thuê nhân viên kiểm toán để thực hiện kiểm toán toàn diện sẽ tiết kiệm chi phí hơn Đối với công ty nhỏ, một hệ thống kế toán đơn giản và một nhân viên trung thực, có năng lực là đủ để cung cấp thông tin kế toán hợp lý, trong khi công ty lớn sẽ cần một hệ thống phức tạp hơn.
Tổ chức, chính sách và cơ chế kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc xác định rõ ràng trách nhiệm và quy trình kiểm soát Việc này không chỉ giúp cải thiện hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý.
Trách nhiệm của Ban Giám đốc là thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) một cách liên tục Ban Giám đốc cần giám sát các kiểm soát để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả và được điều chỉnh theo sự thay đổi của đơn vị Hoạt động giám sát bao gồm việc kiểm tra tính kịp thời của bảng đối chiếu ngân hàng, đánh giá sự tuân thủ của nhân viên phòng kinh doanh đối với quy định về hợp đồng bán hàng, và giám sát sự tuân thủ các chuẩn mực đạo đức của bộ phận pháp lý Việc giám sát này là cần thiết để bảo đảm rằng các kiểm soát vẫn hoạt động hiệu quả theo thời gian, tránh tình trạng nhân sự không thực hiện các tài liệu như bảng đối chiếu ngân hàng.
Kiểm toán nội bộ và nhân sự thực hiện các chức năng tương tự có vai trò quan trọng trong việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá riêng lẻ Họ cung cấp thông tin định kỳ về hoạt động của kiểm soát nội bộ (KSNB), tập trung vào việc đánh giá hiệu quả của KSNB Đồng thời, họ cũng trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra những khuyến nghị nhằm cải thiện KSNB.
Các hoạt động giám sát bao gồm việc thu thập thông tin từ các nguồn bên ngoài, giúp xác định các vấn đề và khu vực cần cải thiện Khách hàng thường kiểm tra thông tin trên hóa đơn qua việc thanh toán hoặc khiếu nại về số tiền Các cơ quan quản lý cũng cung cấp thông tin quan trọng có thể ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB), chẳng hạn như kết quả kiểm tra từ cơ quan quản lý ngân hàng Bên cạnh đó, Ban Giám đốc cần xem xét thông tin từ các kiểm toán viên độc lập liên quan đến KSNB trong quá trình giám sát.
CÁC NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Để xây dựng và thiết kế KSNB hữu hiệu và hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc toàn diện: KSNB phải được thiết kế và thực hiện một cách toàn diện;
Nguyên tắc phân công phân nhiệm là rất quan trọng trong tổ chức, nhằm đảm bảo rằng mọi thành viên đều có nhiệm vụ cụ thể Điều này giúp tránh tình trạng nhiều người cùng thực hiện một công việc trong khi những công việc khác lại không có ai đảm nhận Việc phân công rõ ràng không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn tối ưu hóa nguồn lực trong tổ chức.
Nguyên tắc cân nhắc lợi ích – chi phí: lợi ích thu được từ việc thiết kế
KSNB phải lớn hơn chi phí bỏ ra để thiết kế, vận hành chúng
Nguyên tắc “4 mắt”: mọi hoạt động đều phải được kiểm tra bởi ít nhất hai người
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm yêu cầu không để một cá nhân đảm nhiệm nhiều công việc liên quan cùng lúc, nhằm ngăn chặn việc lạm dụng quyền hạn và bảo vệ lợi ích cá nhân.
Trong một tổ chức, việc phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế là rất quan trọng và cần được thực hiện đúng đắn Mỗi cấp trong tổ chức sẽ có phạm vi phê chuẩn riêng, đảm bảo tính hợp lệ và hiệu quả trong quá trình quản lý.
Chứng từ và sổ sách đầy đủ: khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần có chứng từ và được ghi chép đầy đủ
Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách: cần có các biện pháp bảo vệ tài sản, sổ sách để tránh mất mát, hỏng hóc
Kiểm tra độc lập: các hoạt động giám sát phải được thực hiện một cách độc lập
Mỗi thủ tục kiểm soát được đưa ra cần phải dựa trên việc phân tích và rà soát toàn bộ quy trình nghiệp vụ của đơn vị.
HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ
Kiểm soát nội bộ được thiết lập và vận hành bởi con người trong tổ chức Mặc dù có thể đạt hiệu quả cao, nhưng kiểm soát nội bộ chỉ đảm bảo một mức độ hợp lý để giúp đơn vị đạt được các mục tiêu đã đề ra.
17 trình bày BCTC của đơn vị vì kiểm soát nội bộ luôn tồn tại những hạn chế vốn có như:
+ Yêu cầu thông thường là chi phí cho KSNB không vượt quá lợi ích mà nó mang lại
Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ (KSNB) thường tập trung vào việc xử lý các sai phạm dự kiến, dẫn đến việc bỏ qua những sai phạm đột xuất hoặc bất thường.
+ Sai phạm của nhân viên xảy ra do thiếu thận trọng, sai lầm trong xét đoán, hoặc hiểu sai hướng dẫn của cấp trên
+ Các kiểm soát có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng của hai hay nhiều người hoặc bị Ban Giám đốc khống chế
+ Do sự biến động tình hình, các thru tục kiểm soát có khả năng không còn thích hợp và do đó không còn được áp dụng
Phần mềm máy tính có chức năng phát hiện và báo cáo các giao dịch vượt quá hạn mức tín dụng cho phép, giúp người dùng quản lý tài chính hiệu quả hơn Ngoài ra, các giao dịch này có thể bị khống chế hoặc vô hiệu hóa để đảm bảo an toàn cho tài khoản.
Khi thiết kế và thực hiện các kiểm soát, Ban Giám đốc cần đưa ra các xét đoán về phạm vi và mức độ của các kiểm soát mà họ lựa chọn, cũng như xác định phạm vi và mức độ rủi ro mà họ sẵn sàng chấp nhận.
Nhà quản lý cần thường xuyên đánh giá và điều chỉnh hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo hiệu quả Việc thiết lập và vận hành tốt kiểm soát nội bộ không chỉ giúp giảm thiểu sai sót và gian lận, mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của đơn vị.
KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
Bản chất của chu trình bán hàng và thu tiền
Bán hàng - thu tiền là quá trình chuyển đổi sở hữu hàng hóa, sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng để nhận tiền hoặc khoản phải thu Quá trình này bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng, như đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán, và kết thúc khi hàng hóa được chuyển đổi thành tiền Hàng hóa và tiền tệ trong giao dịch này được xác định rõ ràng.
Hàng hóa là tài sản hoặc dịch vụ mang giá trị và có khả năng bán được, trong khi tiền tệ là phương tiện thanh toán giúp giải quyết nhanh chóng mọi giao dịch.
Chu trình bán hàng-thu tiền bao gồm các bước quan trọng như xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, và theo dõi nợ phải thu để thu tiền hiệu quả.
Chu trình bán hàng thu tiền đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của đơn vị, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động Sự thành công trong việc bán hàng hóa và dịch vụ, kiểm soát nợ phải thu, và ngăn ngừa tổn thất tài sản là những yếu tố mà nhà quản lý cần quan tâm, vì chúng quyết định đến hiệu quả kinh doanh tổng thể của đơn vị.
Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt hiện nay, việc mở rộng bán chịu là cần thiết để thu hút khách hàng Điều này dẫn đến nợ phải thu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp, đồng thời gia tăng nguy cơ gian lận và sai sót trong quy trình quản lý.
Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, nhà quản lý cần chú trọng kiểm soát chặt chẽ chu trình bán hàng và thu tiền của đơn vị.
Chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền
Chu trình bán hàng - thu tiền là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Việc giám sát chặt chẽ các nguồn thu là cần thiết để đảm bảo KSNB hoạt động hiệu quả Nếu không xây dựng KSNB đúng cách, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc thu hồi nợ và báo cáo tài chính có thể không phản ánh chính xác các khoản nợ phải thu từ khách hàng Điều này có thể xảy ra khi doanh nghiệp bán chịu cho khách hàng không có khả năng thanh toán hoặc khi việc theo dõi sổ sách không chặt chẽ, dẫn đến thất thoát công nợ và nhầm lẫn trong quản lý chi tiết từng khách hàng.
Để kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả trong chu trình bán hàng và thu tiền, cần tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho từng cá nhân hoặc bộ phận khác nhau Cách thức KSNB sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của từng doanh nghiệp Tuy nhiên, mọi doanh nghiệp đều cần xây dựng chính sách bán hàng rõ ràng, phân công nhiệm vụ cụ thể và theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi nợ.
Công việc kiểm soát cần thực hiện theo từng chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền:
Nhận đơn đặt hàng là bước đầu tiên trong chu trình kinh doanh, thường được thực hiện bởi bộ phận bán hàng Đơn đặt hàng có thể được ghi nhận qua nhiều hình thức như mẫu in sẵn, điện thoại, fax hoặc email Yêu cầu của khách hàng cần được ghi nhận cụ thể và chính xác về chủng loại, số lượng hàng hóa, thời gian, địa điểm giao hàng, người nhận và điều kiện thanh toán, để làm cơ sở cho các bước tiếp theo trong quy trình.
Xét duyệt bán chịu là quy trình quan trọng để đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng, giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và đảm bảo thu hồi nợ Doanh nghiệp cần thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, duy trì danh sách và cập nhật thông tin tài chính của khách hàng Ngoài ra, việc yêu cầu khách hàng cung cấp tài sản thế chấp, ký quỹ hoặc bảo lãnh từ ngân hàng cũng là một biện pháp cần thiết để tăng cường an toàn tài chính.
Khi lập lệnh bán hàng, các bộ phận liên quan cần xem xét đơn đặt hàng của khách hàng về số lượng và chủng loại để xác định khả năng cung ứng đúng hạn Nếu nhận đơn đặt hàng qua email hoặc điện thoại, cần có thủ tục xác nhận để đảm bảo tính pháp lý và hồi báo cho khách hàng về việc chấp nhận đơn hàng, nhằm tránh tranh chấp.
Xuất kho hàng bán dựa trên lệnh bán hàng và đơn đặt hàng đã được phê duyệt Thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng cho bộ phận gửi hàng và lập phiếu xuất kho để gửi cho các bộ phận liên quan.
Bộ phận gửi hàng có trách nhiệm lập chứng từ vận đơn để chuyển hàng cho khách hàng, bao gồm thông tin về quy cách, chủng loại, số lượng và các thông tin liên quan đến hàng hóa Để giảm thiểu sai sót trong quá trình xuất hàng và ngăn chặn gian lận giữa thủ kho và người nhận hàng, doanh nghiệp nên thành lập bộ phận gửi hàng độc lập.
Hóa đơn phải được lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng, có trách nhiệm kiểm tra chứng từ chuyển hàng và đối chiếu với các lệnh bán hàng, đơn đặt hàng cùng thông báo điều chỉnh Bộ phận này cần ghi dữ liệu và giá cả vào hóa đơn dựa trên bảng giá quy định, đồng thời đảm bảo các chứng từ hóa đơn được đánh số theo thứ tự liên tiếp.
Bộ phận kế toán thực hiện ghi sổ kế toán dựa trên hóa đơn và các chứng từ liên quan như phiếu xuất kho, lệnh bán hàng và vận đơn Qua đó, kế toán ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng, bao gồm doanh thu, giá vốn, tiền mặt hoặc khoản phải thu.
Theo dõi thanh toán là bước quan trọng sau khi lập hóa đơn và giao hàng cho khách hàng, trong đó kế toán cần phân loại các khoản nợ phải thu theo nhóm tuổi nợ Doanh nghiệp nên chỉ định hai người phụ trách: một cho kế toán chi tiết công nợ và một cho kế toán tổng hợp Ngoài ra, việc thường xuyên gửi thông báo nợ cho khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng thu hồi nợ và xác minh, điều chỉnh chênh lệch giữa hai bên.
Để quản lý hiệu quả các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại và hàng bán bị trả lại, cần thiết lập một bộ phận độc lập có trách nhiệm tiếp nhận, xét duyệt và khấu trừ các khoản liên quan đến hàng hóa này.
Xử lý xóa nợ là quy trình quan trọng khi doanh nghiệp không còn khả năng thu hồi các khoản nợ từ khách hàng Nhà quản lý cần xem xét và quyết định cho phép xóa nợ hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện việc này.
21 thẩm quyền xóa sổ các khoản nợ này, căn cứ vào đó kế toán sẽ ghi chép vào sổ kế toán.
Phương thức bán hàng
Có hai phương thức bán hàng là bán buôn và bán lẻ:
Bán buôn là hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại và doanh nghiệp sản xuất, nhằm đưa hàng hóa vào quá trình sản xuất hoặc tiếp tục chuyển bán Đặc điểm chính của bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông và chưa được tiêu dùng, do đó giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chưa được thực hiện Hàng hóa thường được bán theo lô hoặc với số lượng lớn, và giá bán phụ thuộc vào khối lượng hàng bán cũng như phương thức thanh toán Có hai hình thức bán buôn chính: bán buôn hàng hóa qua kho với giao hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng, và bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng với hình thức giao hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng.
Bán lẻ là hình thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế với mục đích tiêu dùng nội bộ Đặc trưng của bán lẻ là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và được sử dụng, thể hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm Hàng hóa thường được bán lẻ theo từng đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ Có ba phương thức bán lẻ chính: bán lẻ thu tiền tập trung, bán hàng trả góp và gửi đại lý bán hoặc ký gửi hàng hóa.
Kế toán chu trình bán hàng và thu tiền
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan đến hoạt động của đơn vị đều cần lập chứng từ kế toán, đảm bảo nội dung đầy đủ, rõ ràng và trung thực với thực tế Mỗi nghiệp vụ chỉ được lập chứng từ một lần duy nhất, và chứng từ kế toán phải là bằng chứng xác thực cho các nghiệp vụ phát sinh Do đó, chứng từ không được tẩy xóa, viết tắt hay lập khống, đồng thời cần có chữ ký của những người có thẩm quyền.
Trong chu trình bán hàng – thu tiền, các chứng từ được sử dụng chủ yếu bao gồm:
+ Hợp đồng kinh tế: là văn bản thoat thuận những điều kiện, quyền lợi và trách nhiệm giữa người mua và người bán
+ Các đơn đặt hàng của khách hàng: đơn đặt hàng do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp Nõ có thể nhận bằng mail, điện thoại, fax
Lệnh bán hàng là tài liệu do phòng kinh doanh hoặc bộ phận bán hàng của doanh nghiệp lập ra, dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng Lệnh này cần ghi rõ số thứ tự của đơn đặt hàng và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết như trong đơn đặt hàng.
Phiếu xuất kho là tài liệu quan trọng do bộ phận kho lập dựa trên lệnh bán hàng đã được phê duyệt Phiếu này cần ghi đầy đủ thông tin về hàng hóa được bán và xuất khỏi kho, bao gồm số thứ tự của hàng bán đã sử dụng làm căn cứ ghi chép.
Hóa đơn GTGT là chứng từ quan trọng, ghi nhận chi tiết về mẫu mã, số lượng, giá cả hàng hóa đã bán, phương thức thanh toán và các thông tin liên quan khác.
+ Các chứng từ vận chuyển: chứng từ này được lập lúc giao hàng, trong đó ghi rõ mẫu mã, số lượng được giao
+ Phiếu thu (tiền mặt, séc): là chứng từ ghi sổ tiền khách hàng trả bằng tiền mặt
Giấy báo có, kèm theo sao kê ngân hàng, là chứng từ xác nhận số tiền mà khách hàng đã chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp.
+ Biên bản đối chiếu công nợ: là chứng từ xác nhận các phát sinh mua hàng và thanh toán tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng
1.5.4.2 Hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
Kế toán bắt đầu từ việc phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế, sau đó ghi chép vào các sổ kế toán tương ứng Việc mở các tài khoản kế toán sẽ được thực hiện dựa trên mục đích theo dõi các nghiệp vụ kinh tế.
Có 23 khoản và nhiều loại sổ kế toán chi tiết dành cho từng đối tượng cụ thể Các loại sổ sách tổng hợp sẽ phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng.
Sổ sách và tài khoản kế toán cần tuân thủ đúng quy định về mẫu sổ và tên gọi các tài khoản Đồng thời, các sổ kế toán phải được ký đầy đủ bởi những người có thẩm quyền phê duyệt.
Các loại sổ sách chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền:
Để quản lý tài chính hiệu quả, cần thiết lập sổ chi tiết theo dõi doanh thu, bảng tổng hợp doanh thu, sổ chi tiết tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, cùng với bảng tổng hợp tương ứng Bên cạnh đó, việc ghi chép sổ chi tiết giá vốn và bảng tổng hợp giá vốn bán hàng là rất quan trọng Cuối cùng, sổ chi tiết công nợ phải thu và bảng tổng hợp công nợ phải thu cũng không thể thiếu trong quá trình quản lý tài chính doanh nghiệp.
Các loại sổ tổng hợp trong kế toán bao gồm nhật ký sổ cái, nhật ký chung, chứng từ ghi sổ, bảng kê, nhật ký chứng từ và sổ cái các tài khoản Mỗi loại sổ này phù hợp với hình thức kế toán cụ thể, giúp quản lý và theo dõi các giao dịch tài chính một cách hiệu quả.
1.5.4.3 Hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo kế toán là bảng tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế và tài chính, phản ánh tình hình hoạt động kinh doanh và sử dụng vốn của đơn vị dựa trên số liệu từ sổ sách kế toán Những báo cáo này cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng, giúp kiểm soát hệ thống xử lý dữ liệu và hỗ trợ phân tích, lập kế hoạch cũng như ra quyết định trong hoạt động điều hành.
Bộ phận kế toán có khả năng lập báo cáo ở hai mức độ: chi tiết và tổng quát Ở mức độ chi tiết, báo cáo có thể bao gồm thông tin theo từng đơn đặt hàng và sản phẩm theo từng khách hàng trong khoảng thời gian cụ thể Mục tiêu chính của các báo cáo này là kiểm soát và đảm bảo rằng dữ liệu được cập nhật và xử lý một cách chính xác.
Bộ phận kế toán thực hiện việc lập các báo cáo tổng hợp quan trọng như báo cáo tổng doanh số bán hàng, báo cáo doanh thu, tổng hợp công nợ phải thu, và báo cáo nhập – xuất – tồn.
1.3.4.5 Điều kiện ghi nhận doanh thu
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14, doanh thu được định nghĩa là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán Doanh thu phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường, đồng thời góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm điều kiện sau:
Một là, doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua;
Hai là, doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
Ba là, doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
Bốn là, doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
Năm là, xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng
Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả bốn điều kiện sau:
Một là, doanh thu được xác định tương đối chắc chắn;
Hai là, có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó;
Ba là, xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán;
Bốn là, xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
Sai phạm thường gặp đối với chu trình bán hàng và thu tiền
Để nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng và thu tiền, cần chú ý đến các rủi ro và sai phạm thường gặp trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
+ Nhận những ĐĐH có những điều khoản, điều kiện không chính xác hoặc từ những khách hàng không được phê duyệt;
+ Nhận những ĐĐH về những hàng hóa, dịch vụ mà đơn vị không có khả năng đáp ứng;
+ Bộ phận hoặc cá nhân không có nhiệm vụ lại nhận ĐĐH;
Nhân viên bán hàng có thể cấp hạn mức bán chịu quá cao cho khách hàng nhằm tăng doanh số, nhưng điều này cũng làm gia tăng rủi ro tín dụng cho công ty.
Việc xuất và giao hàng có thể gặp phải sự cố khi nhân viên không đủ thẩm quyền thực hiện, dẫn đến tình trạng công ty giao hàng không đúng địa điểm hoặc không đúng khách hàng Ngoài ra, hàng hóa cũng có thể được giao cho khách hàng không đúng quy cách đã thỏa thuận.
Nhân viên có thể gặp phải những sai sót trong quá trình lập hóa đơn, bao gồm việc quên lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao, lập sai hóa đơn, lập trùng hóa đơn hoặc thậm chí lập hóa đơn khống cho hàng hóa chưa được giao.
+ Kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai khách hàng thanh toán;
+ Doanh thu bán hàng trả chậm nhưng kế toán chỉ hạch toán doanh thu khi thu được tiền bán hàng;
+ Kế toán quy đổi tỷ giá ngoại tệ sai; bán hàng không hạch toán vào doanh thu mà bù trừ thẳng vào hàng tồn kho hoặc nợ phải trả;
+ Hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ vào TK 511 và 131
Khách hàng không nộp tiền thu được vào quỹ tiền mặt hoặc tài khoản ngân hàng mà sử dụng cho mục đích cá nhân, dẫn đến việc giảm hiệu quả sử dụng vốn của đơn vị.
+ Khả năng hợp tác, móc ngoặc giữa thủ quỹ và kế toán thanh toán để thụt két
+ Bù trù công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán không cùng đối tượng
Để giảm thiểu và ngăn chặn rủi ro, nhà quản lý cần thiết kế các thủ tục kiểm soát phù hợp, giúp kiểm soát nội bộ (KSNB) thực hiện hiệu quả các mục tiêu đã đề ra.
Thủ tục kiểm soát nhằm ngăn chặn rủi ro đối với chu trình bán hàng và
Thứ nhất, kiểm soát khi nhận đơn đặt hàng từ khách hàng
Để đảm bảo tính hợp lệ của đơn đặt hàng bằng văn bản, bộ phận tiếp nhận cần kiểm tra chữ ký của người có thẩm quyền và dấu của doanh nghiệp mua Đơn đặt hàng phải bao gồm đầy đủ thông tin như tên và địa chỉ doanh nghiệp, tên hàng, số lượng, mẫu mã, quy cách, thời gian giao nhận, phương thức vận chuyển, địa điểm giao nhận và hình thức thanh toán.
Khi nhận đơn đặt hàng qua email, điện thoại hoặc fax, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục pháp lý để đảm bảo tính hợp lệ của đơn hàng Chẳng hạn, việc đặt hàng qua những kênh này chỉ nên áp dụng cho khách hàng quen thuộc, hoặc yêu cầu khách hàng phải thế chấp tài sản hoặc cung cấp sự đảm bảo thanh toán từ ngân hàng đại diện.
Trước khi chấp nhận đơn đặt hàng, bộ phận tiếp nhận và xử lý cần xem xét kỹ lưỡng về số lượng, chủng loại, mẫu mã và quy cách hàng hóa Nếu hàng hóa đáp ứng được yêu cầu của đơn đặt hàng, bộ phận này phải thông báo cho khách hàng để tránh những tranh chấp không mong muốn.
Để đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả, cần phân công nhiệm vụ rõ ràng và có quy định cụ thể, bao gồm việc bổ nhiệm bằng văn bản đối với người nhận nhiệm vụ và phê duyệt đơn đặt hàng Nếu người được giao không thực hiện nhiệm vụ, các bộ phận ở giai đoạn tiếp theo không được phép tiếp tục cho đến khi có sự ủy quyền hợp lệ.
Thứ hai, kiểm soát khi kiểm tra tín dụng
Doanh nghiệp cần thiết lập một chính sách bán chịu rõ ràng, bao gồm quy định về hạn mức tín dụng, tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng trả sớm, và tiêu chuẩn bán chịu để đảm bảo uy tín tín dụng của khách hàng Chính sách này, khi được phê duyệt bởi ban lãnh đạo, sẽ tăng cường trách nhiệm của nhân viên bán hàng trong việc xét duyệt và nghĩa vụ thanh toán của khách hàng.
Người phê duyệt hạn mức bán chịu cần được tách biệt khỏi bộ phận bán hàng để ngăn chặn gian lận trong việc cấp tín dụng cho khách hàng Sự phân chia này giúp đảm bảo tính minh bạch và bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp.
Trong môi trường lý tưởng, doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống kiểm tra chất lượng tín dụng của khách hàng, bao gồm việc đánh giá khả năng thanh toán và lập danh sách khách hàng thường xuyên giao dịch Việc cập nhật thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh toán và uy tín của khách hàng là rất quan trọng Công ty nên áp dụng hạn mức bán chịu chặt chẽ hơn đối với những khách hàng giao dịch một lần và khách hàng nhỏ, vì nhóm này thường có rủi ro không trả được nợ cao hơn so với khách hàng lớn và thường xuyên.
Đối với những khách hàng lần đầu giao dịch, doanh nghiệp có thể yêu cầu họ thế chấp tài sản, ký quỹ hoặc cung cấp thư bảo lãnh từ ngân hàng để giảm thiểu rủi ro trong việc thu hồi nợ.
Thứ ba, kiểm soát trong việc giao hàng
Trước khi hàng hóa được giao cho khách hàng, cần chuẩn bị các chứng từ quan trọng, bao gồm lệnh bán hàng từ phòng kinh doanh và phiếu xuất kho từ bộ phận kho.
Khi khách hàng nhận hàng, bộ phận giao hàng cần cung cấp các chứng từ như biên bản giao nhận đã được khách hàng xác nhận và chứng từ vận chuyển liên quan.
Thứ tư, kiểm soát về lập hóa đơn
Sau khi hàng được giao cho khách hàng, bộ phận lập hóa đơn cần kiểm tra các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển và thông báo điều chỉnh để đảm bảo tính hợp lệ trước khi lập hóa đơn.
Hóa đơn bán hàng là tài liệu quan trọng ghi nhận chi tiết về mẫu mã, số lượng và giá cả hàng hóa, bao gồm giá gốc, chi phí vận chuyển và các yếu tố khác theo quy định của luật thuế GTGT.
Để lập hóa đơn, cần tính toán số tiền cho từng loại hàng hóa và tổng hóa đơn Hóa đơn phải có chữ ký của người lập, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và khách hàng Trong trường hợp này, chữ ký của người đại diện có thể được thay thế bằng dấu treo Đối với các giao dịch bán hàng qua điện thoại, chữ ký của khách hàng không bắt buộc, nhưng hóa đơn phải được đóng dấu "Bán hàng qua điện thoại".
Hóa đơn được lập thành ba liên: liên 2 gửi cho khách hàng, liên gốc và liên 3 lưu tại phòng kế toán để theo dõi doanh thu và nợ phải thu Hóa đơn không chỉ giúp khách hàng nắm rõ số tiền và thời hạn thanh toán mà còn là căn cứ quan trọng để ghi sổ Nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu.
Hóa đơn cần được lập dựa trên chứng từ vận chuyển đã được khách hàng ký nhận và đơn đặt hàng đã được đối chiếu với chứng từ vận chuyển, nhằm ngăn chặn việc lập hóa đơn khống Ngoài ra, hóa đơn cũng có thể được lập khi đơn đặt hàng đã được phê duyệt.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TAXI CP HÀ NỘI
Quá trình hình thành và phát triển tại Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội
Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội, tên giao dịch là Taxi CP, được cấp giấy phép hoạt động vào ngày 17 tháng 8 năm 1995 và chính thức hoạt động từ ngày 25 tháng 9 năm 1997 Trụ sở chính của công ty tọa lạc tại số 105 phố Láng Hạ, Phường Láng Hạ, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.
Là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực vận chuyển hành khách công cộng bằng xe taxi ở Hà Nội Năm 2010, Công ty cổ phần Taxi CP
Hà Nội đã kết hợp với năm thương hiệu taxi khác để chính thức ra mắt thương hiệu Taxi Group
Sau hơn 20 năm hình thành và phát triển, Công ty đã vững bước trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ vận tải, bao gồm taxi và cho thuê xe.
Taxi CP đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng dựa trên các tiêu chí:
Giàn xe Toyota luôn được cập nhật và bảo trì định kỳ theo tiêu chuẩn kỹ thuật hiện đại nhất từ chính hãng, đảm bảo an toàn tối ưu cho người sử dụng.
Chúng tôi cung cấp hơn 700 chiếc xe với hai loại chính: xe 5 chỗ gồm Toyota Vios và Corolla J, cùng với xe 8 chỗ là Toyota Innova Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu di chuyển của khách hàng.
Ba là, Chu đáo: Áp dụng công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả điều hành và quản lý cuốc khách, đảm bảo chăm sóc và đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
Trong mỗi ca kinh doanh, lượt khách sử dụng dịch vụ được ghi nhận tự động bởi đồng hồ tính tiền Số cuốc khách sẽ được xác định khi tài xế nhấn cò trên đồng hồ hoặc khi cảm biến trong xe phát hiện có khách trên taxi.
32 trợ, phối hợp cùng khách hàng trong việc tìm kiếm và thu hồi lại tài sản quên trên xe khi sử dụng dịch vụ của Công ty
Taxi CP đã xây dựng được niềm tin và sự lựa chọn từ nhiều khách hàng, bao gồm các khách sạn lớn như Grand Plaza, Sheraton, Daewoo, Melia, Nikko, và các địa điểm nổi tiếng như Tháp Hà Nội, Tháp Hòa Bình Nhiều văn phòng, nhà hàng, và khách sạn nhỏ cũng thường xuyên sử dụng dịch vụ của Taxi CP Với tiêu chí "An toàn và Chất lượng", Taxi CP đã nhận được sự bình chọn từ nhiều tạp chí và tổ chức trong và ngoài nước.
+ Năm 2004, giải thưởng “Vận tải Quốc tế” của Câu lạc bộ Trade Leader của Tây Ban Nha
Năm 2005, dịch vụ này đã được bình chọn là “Dịch vụ uy tín chất lượng” bởi mạng Thương hiệu Việt Đồng thời, Hiệp hội tư vấn và quản lý Other Way của Pháp cũng trao giải thưởng “Công nghệ Bạch kim cho chất lượng và Thương hiệu” cho dịch vụ này.
Năm 2006, giải thưởng “Quốc tế ngành du lịch và giải trí” đã được trao cùng với hai giải thưởng danh giá khác: “Mặt kim cương cho sự hài lòng và cam kết về chất lượng chuẩn chương trình TQCS” và “Toàn cầu việc thực hiện chất lượng hoàn hảo và đạt tiêu chuẩn chương trình TQCS”.
+ Năm 2007 là giải thưởng “Công nghệ Bạch Kim cho chất lượng thương hiệu tốt nhất và tiêu chuẩn hài lòng khách hàng”
+ Từ năm 2006 đến 2010: liên tiếp được tạp chí “The Guide” bình chọn là dịch vụ vận tải taxi tốt nhất trong năm.
Đặc điểm hoạt động kinh doanh tại Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội
Xuất phát từ đặc điểm của loại hình dịch vụ nên kinh doanh dịch vụ vận tải taxi có những đặc điểm chính như sau:
Tính thời vụ trong kinh doanh taxi
Tính thời vụ trong kinh doanh taxi là quy luật phổ biến ở mọi khu vực hoạt động Các yếu tố ảnh hưởng đến sự hình thành tính thời vụ trong ngành taxi bao gồm: nhu cầu di chuyển theo mùa, các sự kiện đặc biệt, và biến động thời tiết.
Theo phong tục của người Việt Nam, ba tháng đầu năm là thời gian lễ tết và du lịch Trong giai đoạn này, khí hậu miền Bắc thường có mưa phùn lạnh, dẫn đến sự gia tăng mạnh mẽ nhu cầu di chuyển bằng taxi, biến đây thành mùa cao điểm trong năm cho các dịch vụ vận chuyển.
Số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ taxi có sự biến động theo chu kỳ ngày và đêm, với nhu cầu di chuyển vào giờ hành chính luôn cao hơn so với ban đêm.
Doanh thu taxi bị ảnh hưởng mạnh mẽ bởi điều kiện thời tiết Cụ thể, doanh số taxi thường tăng cao trong những ngày thời tiết khắc nghiệt như nắng gắt hoặc mưa bão Ngược lại, khi thời tiết dễ chịu, khách hàng có xu hướng ít sử dụng dịch vụ taxi hơn.
Nhu cầu sử dụng taxi phụ thuộc vào mức sống (thu nhập bình quân)
Mức sống của người dân có ảnh hưởng đáng kể đến nhu cầu sử dụng dịch vụ taxi Mặc dù taxi là phương tiện vận tải công cộng, nhưng giá cước của nó thường cao hơn nhiều so với các hình thức vận tải khác Do đó, ở những khu vực có thu nhập bình quân cao như khu đô thị cao cấp, khách sạn và sân bay, khách hàng thường chọn taxi làm phương tiện di chuyển chính, dẫn đến doanh thu của dịch vụ taxi tại những khu vực này luôn cao hơn so với các vùng khác.
Thời gian hoạt động của taxi là 24/7
Xuất phát từ yêu cầu di chuyển của khách hàng, do đó, taxi luôn phải hoạt động 24 tiếng một ngày và hoạt động đủ 7 ngày trên tuần
Giá cước được tính dựa vào đồng hồ tính tiền
Dịch vụ taxi vận tải đáp ứng nhu cầu di chuyển theo thời gian và địa điểm cụ thể của khách hàng, với mức phí tự động được tính toán dựa trên quãng đường và đơn giá cài đặt trong đồng hồ tính tiền.
Phương thức thanh toán chủ yếu bằng tiền mặt (do thói quen ưa dùng tiền mặt của người Việt Nam)
Hệ thống ngân hàng tại Việt Nam chưa phát triển mạnh mẽ, cùng với thói quen sử dụng tiền mặt trong các giao dịch thanh toán của người dân, đã dẫn đến việc doanh thu từ tiền mặt chiếm hơn 90% tổng doanh thu kinh doanh.
Doanh nghiệp cần hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) để quản lý hiệu quả doanh thu và giám sát các hoạt động của đơn vị.
34 cho đơn vị ngày càng phát triển hơn.
Sơ đồ bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội
Mọi doanh nghiệp, lớn hay nhỏ, đều cần một bộ máy quản lý hiệu quả để định hướng hoạt động trong nền kinh tế Bộ máy này đóng vai trò lãnh đạo và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội cũng áp dụng mô hình quản lý tương tự để tối ưu hóa quy trình hoạt động của mình.
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý c ủa Công ty Cổ phần Taxi
Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban:
+ Bổ nhiệm và bãi miễm giám đốc và kế toán trưởng
+ Chọn lựa và quyết định đưa ra sản phẩm mới vào thị trường
+ Thông qua các quyết định các chương trình xây dựng cơ bản mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn
+ Đưa ra các ý kiến, các khuyến cáo, điều chỉnh hoặc bổ sung các chiến lược, sách lược kinh doanh của các đơn vị
- Điều hành tuyến (Bộ phận trực tổng đài)
Nhận báo cáo từ tổng đài qua điện thoại về số liệu các chuyến xe đi sân bay, chuyến xe đường dài và doanh thu; tiếp nhận và xử lý khiếu nại của khách hàng Xác thực thông tin và lập báo cáo chi tiết.
- Phòng kinh doanh tiếp thị
+ Nghiên cứu thị trường taxi của các đơn vị trên địa bàn thành phố Hà Nội và các vùng lân cận
+ Xây dựng hệ thống bán vé thẻ, giá cước taxi
+ Lập báo cáo các thông tin thu thập được về thị trường và các đối thủ cạnh tranh
Hoạch định và thực hiện các chương trình kinh doanh tiếp thị bao gồm quảng cáo, khuyến mại, tiếp thị và xây dựng quan hệ cộng đồng với khách hàng là rất quan trọng.
+ Thực hiện chăm sóc khách hàng, xử lý, giải quyết các sự cố khách hàng và cung cấp các dịch vụ cho khách hàng
+ Thực hiện báo cáo và tổng hợp báo cáo theo quy định của ban giám đốc các đơn vị
Người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và là đại diện pháp luật, đảm nhận vai trò điều hành toàn bộ hoạt động và kết quả kinh doanh Đồng thời, cá nhân này cũng phụ trách trực tiếp về lĩnh vực tài chính của công ty.
+ Xem xét, bổ nhiệm và bãi miễn từ cấp trưởng phòng và các tổ trưởng trở xuống của các đơn vị
Ký kết hợp đồng kinh tế và các văn bản giao dịch với cơ quan chức năng phải tuân thủ pháp luật hiện hành, đảm bảo thực hiện chế độ chính sách và pháp luật của nhà nước trong hoạt động của đơn vị.
+ Báo cáo bằng văn bản cho HĐQT mọi hoạt động của các đơn vị định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất của HĐQT
Tổ chức bộ máy nhân sự của đơn vị bao gồm việc soạn thảo và trình giám đốc ký kết các hợp đồng lao động (HĐLĐ) Đồng thời, tham gia đề xuất ý kiến về việc bổ nhiệm và bãi miễn cán bộ nhân viên theo thẩm quyền Ngoài ra, cần chú trọng đến việc đào tạo đội ngũ cán bộ nhân viên để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực.
Lập kế hoạch chi tiêu cho việc mua sắm thiết bị phục vụ công tác kinh doanh là rất quan trọng Cần xác định định mức chi phí văn phòng phẩm và định mức xăng xe để trình lên Ban Giám đốc một cách rõ ràng và hợp lý.
+ Tổ chức định biên lao động, xây dựng thang bảng lương cho toàn công ty
Chịu trách nhiệm về việc xác định trách nhiệm vật chất của lái xe trong các trường hợp va chạm, sử dụng sai quy trình dẫn đến hư hỏng phương tiện, và việc sử dụng vật tư phụ tùng không đạt tiêu chuẩn Ngoài ra, công nhân BDSC cũng cần đảm bảo chất lượng trong công tác BDSC.
+ Hoàn tất thủ tục với bảo hiểm, công an, các cơ quan liên quan khi xảy ra tai nạn
+ Mua bảo hiểm cho phương tiện
Quản trị tài chính bao gồm việc lập kế hoạch tài chính, phân tích tình hình tài chính hiện tại, xác định định mức chi phí, và hoạch định cũng như kiểm soát kế hoạch tài chính dựa trên các chỉ tiêu giá thành.
Kiểm soát tiền mặt và vốn là việc hạch định các báo cáo ngân sách tiền mặt dự kiến cho từng kỳ Điều này giúp tham mưu cho Ban Giám đốc trong việc tạo ra và kiểm soát nguồn vốn sử dụng đúng mục đích, hiệu quả và tiết kiệm.
+ Kiểm soát tài sản: kiểm kê, đánh giá lại tài sản, trích khấu hao, lập kế hoạch sửa chữa lớn và thanh lý, nhượng bán tài sản
+ Tổ chức hệ thống kế toán
+ Kiểm soát ngân quỹ: quản lý thu chi và đề xuất các biện pháp phù hợp để giải quyết công nợ
+ Hạch toán, khai báo thuế
+ Chịu trách nhiệm đề xuất đặt in phiếu xăng và số lượng giấy in chốt cơ và bàn giao cho lái xe
+ Trực tiếp tổ chức quản lý, giám sát hoạt động của đội xe trong ca kinh doanh
+ Nghiệm thu xe sau ca kinh doanh
+ Chịu trách nhiệm phản ánh chốt cơ, nhận doanh thu tiền mặt từ lái xe
+ Quản lý kỹ thuật phương tiện, tư vấn tham mưu về dịch vụ kỹ thuật và các vấn đề có liên quan
Xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa (BDSC) phương tiện theo tháng, quý và năm là rất quan trọng Cần xác định các định mức tiêu hao nhiên liệu và định ngạch vật tư cho phương tiện Đồng thời, quy trình đưa xe vào BDSC và tiêu chuẩn nghiệm thu sau khi BDSC cũng cần được thực hiện chặt chẽ Ngoài ra, lập kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị, máy móc và dụng cụ kỹ thuật phục vụ cho công tác BDSC là điều không thể thiếu.
Sau khi được Ban Giám đốc phê duyệt, thực hiện các kế hoạch đã đề ra Nhận bàn giao phương tiện từ lái xe sau mỗi ca hoạt động, kiểm tra quy kết trách nhiệm và lập biên bản nếu xe gặp sự cố hỏng hóc, đồng thời tổ chức sửa chữa kịp thời để đảm bảo phục vụ sản xuất Cần tổ chức vệ sinh phương tiện để đảm bảo xe luôn sạch đẹp trước khi ra hoạt động trong ca tiếp theo.
Đặc điểm bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, với tất cả các công việc kế toán được thực hiện tại phòng kế toán dưới sự giám sát của kế toán trưởng Công ty không có kế toán riêng ở các bộ phận mà chỉ phân công nhiệm vụ cho các kế toán viên.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội
Để đạt được hiệu quả hiện tại, một phần lớn nhờ vào sự phân công công việc hợp lý và tinh thần làm việc nhiệt tình của bộ máy kế toán Cụ thể, mỗi nhân viên có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Kế toán trưởng là người quản lý và chỉ đạo toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty, đồng thời tham mưu cho giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính Họ có trách nhiệm đánh giá các phương án kinh doanh và lập báo cáo cung cấp thông tin cần thiết cho những người liên quan.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp doanh thu, chi phí và công nợ để lập báo cáo tài chính (BCTC), kê khai và quyết toán thuế cho Nhà nước, bao gồm thuế GTGT, thuế môn bài, thuế TNDN và thuế TNCN Bên cạnh đó, kế toán tổng hợp cũng chịu trách nhiệm lập báo cáo quản trị theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Thủ quỹ là người quản lý trực tiếp tiền mặt, có trách nhiệm kiểm soát số dư tiền mặt tại quỹ và đảm bảo tính chính xác của các phiếu thu, phiếu chi trong đơn vị.
- Kế toán viên: mỗi đơn vị vận tải có bảy kế toán viên, trong đó, bao gồm:
+ Kế toán tiền mặt (thu, chi tiền mặt)
Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
KT lập bảng kê TQ
+ Kế toán ngân hàng (giao dịch ngân hàng, thu, chi tiền gửi ngân hàng ) + Kế toán doanh thu (doanh thu tiền mặt, vé thẻ và thẻ Taxi Group)
+ Kế toán chi phí (xăng xe, mua sắm TSCĐ, vật tư sửa chữa, bồi thường tai nạn )
+ Kế toán công nợ (phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp )
+ Kế toán tiền lương (tiền lương cán bộ nhân viên, ban giám đốc, HĐQT, lái xe )
+ Kế toán lập bảng kê tổng quát
Đặc điểm tổ chức công tác kế toán chu trình bán hàng và thu tiền tại Công
2.1.5.1 Hệ thống chứng từ kế toán
Công ty sử dụng nhiều chứng từ quan trọng như phiếu xăng, chốt cơ, biên lai thu tiền, phiếu thu, bảng kê doanh thu, biên bản kiểm tra xe, giấy báo có, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, hợp đồng kinh tế kèm theo các cam kết, hợp đồng giao khoán, biên bản giao nhận xe, bảng kiểm kê quỹ và nhiều chứng từ khác.
2.1.5.2 Hệ thống tài khoản kế toán
Hiện tại, Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Một số tài khoản quan trọng được sử dụng trong hạch toán chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm:
- TK 131: Phải thu của khách hàng
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
- TK 521: Các khoản giảm trừ doanh thu
2.1.5.3 Hệ thống sổ sách kế toán a Hình thức sổ sử dụng
Công ty có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, do đó để ghi chép sổ sách một cách chính xác và hiệu quả, đã áp dụng phương pháp kế toán chứng từ ghi sổ.
Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán Cyber để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ sách trên máy vi tính Việc sử dụng công nghệ này không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tăng tốc độ xử lý thông tin, giúp việc lập báo cáo, bảng biểu và in ấn sổ sách kế toán trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
+ Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết b Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán đã được kiểm tra hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại làm cơ sở để lập Chứng từ ghi sổ Sau khi lập, Chứng từ ghi sổ sẽ được ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ và tiếp tục được sử dụng để ghi vào Sổ Cái Các chứng từ kế toán này cũng sẽ được dùng để ghi vào sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, doanh nghiệp cần khoá sổ để tổng hợp số tiền từ các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Việc này bao gồm việc tính toán Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Dựa vào Sổ Cái, doanh nghiệp sẽ lập Bảng Cân đối số phát sinh để có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính.
Sau khi thực hiện đối chiếu và xác nhận chính xác, số liệu từ Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết, được xây dựng từ các sổ và thẻ kế toán, sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu và kiểm tra cần đảm bảo rằng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải được cân đối chính xác.
Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có trên Bảng Cân đối số phát sinh cần phải bằng nhau, đồng thời số dư của từng tài khoản cũng phải tương ứng với số dư của các tài khoản trên Bảng tổng hợp chi tiết Điều này đảm bảo rằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ được phản ánh chính xác.
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
42 c Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính của công ty cổ phần Taxi
Kế toán phân loại chứng từ từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thực hiện định khoản và nhập liệu vào phần mềm kế toán Dữ liệu sau đó được xử lý tự động, ghi nhận vào các sổ tổng hợp, sổ chi tiết và sổ cái tài khoản Cuối kỳ, phần mềm sẽ tự động kết chuyển số liệu lên báo cáo tài chính (BCTC) và báo cáo kế toán quản trị.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAXI CP HÀ NỘI
Quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội
Doanh thu kinh doanh taxi bao gồm các nguồn thu từ tiền mặt, vé thẻ (như thẻ ATM, thẻ Visa, thẻ Master) và doanh thu từ thẻ Taxi Group (gồm thẻ trả trước và thẻ trả sau do Taxi Group phát hành).
2.2.1.1 Quy trình phát hành thẻ Taxi Group tại Công ty cổ phần Taxi CP
Bảng 2.1 Yêu cầu về thông tin và quản lý trong quy trình bán thẻ
Quy trình bán thẻ Taxi Group tại Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội được thực hiện như sau:
Phòng kinh doanh tiếp nhận đơn xin cấp thẻ taxi (trả trước, trả sau) đã được khách hàng ký nhận từ nhân viên bán hàng Sau đó, tiến hành ký kết hợp đồng và phát hành giấy yêu cầu xác nhận hạn mức trả sau gửi cho khách hàng, kèm theo phiếu yêu cầu đặt cọc 10 triệu/hợp đồng (đối với thẻ trả sau) Đối với thẻ trả trước, phòng cũng phát hành giấy yêu cầu thanh toán gửi cho khách hàng.
Phòng kế toán có nhiệm vụ thu tiền và lập phiếu thu cùng hóa đơn GTGT cho khách hàng Trong trường hợp khách hàng không yêu cầu hóa đơn, thông tin sẽ được tổng hợp vào bảng kê bán hàng để theo dõi.
+ Sau khi hoàn tất hợp đồng và thu tiền, phòng kinh doanh sẽ phát hành thẻ và giao các giấy tờ liên quan cho khách hàng
Phòng kế toán sẽ theo dõi nợ phải thu từ khách hàng đối với thẻ trả sau và thực hiện đối chiếu giảm trừ công nợ cho thẻ trả trước, chi tiết theo từng khách hàng Trong trường hợp khách hàng thanh toán toàn bộ công nợ một lần, kế toán sẽ xuất hóa đơn cho toàn bộ giá trị hợp đồng.
Khi khách hàng thanh toán theo hình thức nhiều lần, kế toán cần theo dõi nợ phải thu và nhắc nhở khách hàng thực hiện thanh toán đúng hạn theo hợp đồng Chỉ khi nhận đủ số tiền theo hợp đồng, hóa đơn mới được xuất cho khách hàng.
2.2.1.2 Quy trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính của công ty cổ phần Taxi
Hàng quý, đội trưởng lập đề xuất in phiếu xăng và số lượng giấy in chốt cơ dựa vào số lượng xe hoạt động quý trước và kế hoạch hoạt động trong quý tới Đề xuất này được trình lên trưởng Gara để xem xét và phê chuẩn Sau khi phê duyệt, trưởng Gara thực hiện đặt hàng với nhà cung cấp, theo dõi đơn hàng và nhận hàng từ nhà cung cấp Hóa đơn từ nhà cung cấp sau đó được chuyển cho kế toán để ghi nhận là khoản chi phí trong kỳ.
Hàng tuần, đội trưởng sẽ phát phiếu xăng cho nhân viên cấp phát, nhằm cung cấp cho các lái xe Các lái xe sẽ nhận phiếu xăng cùng với giấy in chốt cơ của tuần để phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
1 Đặt in giấy chốt cơ và phiếu xăng
5 Kế toán tổng hợp doanh thu
6 Theo dõi và thu hồi công nợ
2 Cấp phát giấy in chốt cơ và phiếu xăng
3 Lái xe đi kinh doanh
4a Nhân viên kỹ thuật kiểm tra xe
4b Nghiệm thu chốt cơ và phiếu xăng
Vào lúc năm giờ sáng mỗi ngày, lái xe sẽ nhận phương tiện từ đội và bắt đầu ca kinh doanh thứ hai Trước khi giao ca, lái xe cần đổ xăng đầy bình tại các cây xăng được công ty chỉ định và ghi lại số tiền mua xăng trên các phiếu xăng đã được phát.
Sau khi bàn giao xe, nhân viên kỹ thuật tại Gara sẽ kiểm tra toàn diện các yếu tố như giấy tờ đăng ký, chìa khóa, vết xước và các phụ tùng, phụ kiện đi kèm để đảm bảo tài sản của đơn vị được giữ nguyên vẹn Biên bản chỉ được lập trong trường hợp xe xảy ra va chạm hoặc có mất mát phụ kiện.
Thời gian hoạt động của lái xe taxi được xác định theo ca kinh doanh, tính theo ngày Nếu lái xe hoạt động liên tục mà không bàn giao xe vào thời điểm giao ca, ca kinh doanh sẽ vượt quá một (1) ngày.
46 tùng kèm theo xe Biên bản này được coi là hợp lệ khi có đủ chữ ký nhân viên kỹ thuật, đội trưởng và trưởng Gara
Hình 2.2 Biên bản kiểm tra xe
Sau mỗi ca kinh doanh, lái xe cần in và ký chốt cơ nộp cho đội trưởng, người sẽ xác nhận tính chính xác của thông tin bằng chữ ký Chốt cơ có đầy đủ chữ ký của lái xe và đội trưởng sẽ được bàn giao cho thu ngân cùng với doanh thu tiền mặt Thu ngân sẽ dựa vào các thông tin trên chốt cơ, biên lai của thẻ Taxi Group, vé thẻ và doanh thu tiền mặt để lập bảng kê doanh thu cho các lái xe, bao gồm tên lái xe, hô hiệu xe, ca kinh doanh, km có khách, doanh thu kinh doanh và doanh thu tiền mặt.
47 thu vé thẻ, doanh thu thẻ Taxi Group và tiền xăng Thu ngân trình bảng kê doanh thu lên đội trưởng và trưởng Gara ký xác nhận
Bảng kê doanh thu hoàn chỉnh, có đầy đủ chữ ký của thu ngân, đội trưởng và trưởng Gara, sẽ được gửi đến phòng kế toán kèm theo các chứng từ như chốt cơ, phiếu xăng, biên lai vé thẻ và doanh thu tiền mặt.
48 chứng từ trên, kế toán lập phiếu thu cho khoản doanh thu tiền mặt và ghi nhận doanh thu kinh doanh trong kỳ
Hình 2.4 Bảng kê doanh thu
Bước 6: Kế toán lập bảng kê chi tiết doanh thu thẻ Taxi Group dựa vào bảng kê doanh thu của thu ngân, bao gồm số thẻ khách hàng và số tiền cước tương ứng Bảng kê này được chuyển tới phòng kinh doanh hàng ngày và hàng tháng Nhân viên kinh doanh có trách nhiệm theo dõi và thu hồi các khoản phải thu hàng tháng.
Thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội
cổ phần Taxi CP Hà Nội
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả Tại công ty cổ phần Taxi CP, môi trường kiểm soát được hình thành từ nhiều yếu tố khác nhau.
Hình 2.5 Mẫu biên lai thu vé thẻ, thẻ Taxi Group
Ban Giám đốc và nhân viên cam kết thực hiện tính chính trực và các giá trị đạo đức thuần túy Chúng tôi luôn đề cao quy tắc đạo đức nghề nghiệp, được xây dựng trên nguyên tắc đạo đức cơ bản nhằm đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng và có trách nhiệm.
Chính sách nhân sự của công ty tập trung vào việc coi đội ngũ nhân viên là yếu tố then chốt cho sự thành công Công ty cam kết tạo ra môi trường làm việc thuận lợi, đảm bảo đời sống kinh tế cho nhân viên, khuyến khích sự sáng tạo và phát triển những điểm mạnh cá nhân của họ.
Chính sách nhân sự của công ty tập trung vào việc đánh giá hiệu quả làm việc dựa trên cách thức hoàn thành công việc và kết quả đạt được Công ty cam kết cung cấp chính sách lương, thưởng cạnh tranh cùng với cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp, đảm bảo sự minh bạch và công bằng Bên cạnh đó, các gói phúc lợi và ưu đãi phi tài chính được thiết kế nhằm bảo vệ sức khỏe nhân viên, đồng thời tạo ra một tương lai tài chính ổn định và bền vững.
Công ty áp dụng chính sách đãi ngộ tài chính hấp dẫn, bao gồm lương cơ bản và lương năng suất, cùng với các phụ cấp như ăn trưa và điện thoại cho nhân viên Ngoài ra, công ty còn tổ chức các chế độ phúc lợi, như tặng quà cho nhân viên vào các dịp lễ, Tết (Tết Nguyên Đán, ngày Quốc Khánh, ngày Quốc tế lao động) và thưởng cuối năm dựa trên đánh giá hiệu quả làm việc, ý kiến của cấp lãnh đạo và đánh giá lẫn nhau giữa các nhân viên.
Chế độ nghỉ phép của công ty là 12 ngày mỗi năm, kèm theo các hoạt động đoàn thể ngoài giờ làm việc, tạo không khí vui tươi và thân thiện cho nhân viên Ngoài ra, các chương trình và hoạt động cộng đồng mang tính nhân đạo xã hội cũng được tổ chức thường xuyên, nhận được sự hưởng ứng nhiệt tình từ đội ngũ nhân viên.
Ban Giám đốc và các trưởng bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý công ty Giám đốc là người đứng đầu, có quyền phê duyệt cuối cùng cho các khoản chi lớn Các lãnh đạo tại từng bộ phận không chỉ kiểm soát hoạt động mà còn đảm bảo sự tuân thủ trong quản lý tài chính.
Đánh giá năng lực là một phần quan trọng trong việc hướng dẫn và hỗ trợ các thành viên trong bộ phận vượt qua những khó khăn trong công việc Các cuộc họp phòng ban diễn ra thường xuyên nhằm thảo luận về những điểm mạnh, điểm yếu và xác định các mục tiêu cần đạt được Bên cạnh đó, việc trao đổi giữa lãnh đạo và từng cá nhân cũng được thực hiện thường xuyên để đảm bảo sự giao tiếp hiệu quả.
Chúng tôi cam kết về năng lực nhân sự với quy trình tuyển dụng công khai và nghiêm ngặt Đội ngũ nhân viên của công ty đều là những người nhiệt huyết, có năng lực và tận tâm với công việc.
Ban giám đốc công ty thể hiện một triết lý lãnh đạo rõ ràng, chú trọng đến hoạt động kinh doanh và cam kết thực hiện cạnh tranh lành mạnh Họ tận dụng tối đa nguồn lực để đáp ứng nhu cầu khách hàng, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật và nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên Ban giám đốc yêu cầu phản ánh trung thực số liệu trên báo cáo tài chính để có cái nhìn chính xác về tình hình tài chính và hoạt động của công ty, cung cấp thông tin đáng tin cậy cho các bên liên quan Dưới sự lãnh đạo linh hoạt và nhạy bén, công ty không ngừng nâng cao uy tín và giữ vững vị thế trên thị trường.
Mỗi nhân viên trong công ty đều được phân công quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, đảm bảo công việc tách biệt và không chồng chéo, phù hợp với năng lực và trình độ của từng cá nhân Việc phân công này tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm và phân công phân nhiệm Dù vậy, khi nhân viên vắng mặt, có thể xảy ra tình huống nhân viên khác phải đảm nhận nhiệm vụ thay thế Các thủ tục ủy quyền được thực hiện nghiêm ngặt, đảm bảo không ai vượt quá quyền hạn của mình mà không có sự cho phép.
Công ty thực hiện cơ cấu tổ chức theo mô hình đã nêu, đảm bảo nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban cũng như từng nhân viên được tuân thủ đúng quy định.
2.2.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro
Công ty chưa thiết lập quy trình đánh giá rủi ro cụ thể Hàng năm, thông qua kiểm toán nội bộ do phòng kiểm soát nội bộ của Taxi Group thực hiện, công ty xác định các sai phạm tồn tại và từ đó nhận diện các rủi ro có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu Quá trình này giúp xác định mức độ ảnh hưởng của rủi ro và đưa ra kế hoạch hành động phù hợp, tuy nhiên, hiện tại chưa có bước đánh giá khả năng xảy ra của các rủi ro này.
Qua kiểm toán nội bộ, có phát hiện một số vấn đề tồn tại có thể gây rủi ro đối với chu trình bán hàng thu tiền như sau:
Vấn đề Nội dung Rủi ro Giải pháp
Phát hành thẻ cho khách hàng không đúng quy định
Nhân viên kinh doanh phát hành thẻ trả sau khi khách hàng chưa đặt cọc hoặc đặt cọc chưa đủ theo quy định
Phát sinh nợ xấu nếu khách hàng không thanh toán
Quy định bằng văn bản về việc phát hành thẻ và tỷ lệ chiết khấu là cần thiết, đồng thời cần thiết lập các mức phạt cho nhân viên kinh doanh nếu không tuân thủ đúng quy định này.
Tỷ lệ chiết khấu cao không theo quy định mà được tính theo tổng doanh số tháng, không theo từng khách hàng
Tổng khách hàng kí hợp đồng trả sau lớn hơn số khách hàng sử dụng do nhân viên kinh doanh thể tạo khống hợp đồng
Nhằm tăng doanh số bán thẻ, chạy chỉ tiêu để tăng lương năng suất, lương thưởng => tăng chi phí
Thất thoát doanh thu thẻ trả sau
Không đòi được khách hàng => mất doanh thu Đối chiếu doanh thu theo GPS với tổng doanh thu trên biên lai thu tiền
Chốt cơ và phiếu xăng hiện đang được in tràn lan mà không có sự quản lý chặt chẽ về tồn kho Việc theo dõi chỉ diễn ra khi có yêu cầu và chủ yếu mang tính hình thức, dẫn đến nhiều bất cập trong quy trình quản lý.
Lãng phí tiền Quản lý chặt chẽ nhập xuất tồn, khi tồn thì không đặt in tiếp Đến cuối năm số tồn sẽ bị hủy
Do tồn kho vẫn đặt mua mới nên số thứ tự không được đánh liên tục
Không kiểm soát được việc mất, hủy => mất doanh thu Thiếu không xác định lý do, xe đi kinh doanh không báo cáo doanh thu
Giao phiếu theo từng ngày, có biên bản giải trình về việc thiếu, và phạt nếu không giải trình được
Tiền xăng lớn hơn % định mức trên doanh thu hoặc mất chốt cơ nhưng vẫn nộp phiếu xăng
Không in chi tiết cuốc khi nghiệm thu
In chi tiết từng cuốc khách trên chốt cơ
Thủ quỹ không ký nhận trên Bảng kê nộp doanh thu của kế toán
Kế toán có thể biến tấu kết quả nghiệm thu => Tranh chấp có thể
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAXI CP HÀ NỘI
HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAXI CP HÀ NỘI
SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI
3.1.1 Định hướng phát triển của Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội
Sứ mệnh và cam kết:
Taxi CP, đơn vị tiên phong trong lĩnh vực vận tải Thủ đô, cam kết mang đến dịch vụ sang trọng và đẳng cấp hàng đầu Chúng tôi luôn nỗ lực đáp ứng nhu cầu của khách hàng với sự thuận tiện, nhanh chóng và phong cách chuyên nghiệp, lịch sự.
Công ty cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao nhất cho khách hàng, không ngừng mở rộng thị trường và dẫn đầu trong lĩnh vực taxi cao cấp Chúng tôi luôn chăm sóc khách hàng 24/7, nhằm tạo ra giá trị gia tăng ngày càng nhiều cho người sử dụng dịch vụ.
Với uy tín đã được khẳng định, công ty cam kết mang đến những hành trình an toàn và chất lượng, đáp ứng sự hài lòng của khách hàng Khi lựa chọn dịch vụ của chúng tôi, quý khách hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng và đẳng cấp thương hiệu Chúng tôi luôn hướng tới việc phát triển bền vững và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Mục tiêu của Taxi CP trong giai đoạn 2016 - 2020 là nâng cao chất lượng dịch vụ, củng cố uy tín với khách hàng và phát triển bền vững, giữ vững vị thế hàng đầu trong lĩnh vực vận tải taxi tại Hà Nội Để đạt được điều này, công ty tập trung vào việc đào tạo và tuyển dụng nhân viên, lái xe có trình độ cao và kinh nghiệm lâu năm, đồng thời đầu tư, thay thế phương tiện taxi mới hàng năm.
74 tác quản lý, kiểm soát chất lượng dịch vụ, chuẩn bị tốt cho những bước nhảy trong tương lai
3.1.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội
Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội, được thành lập và phát triển từ năm 1995, đã nỗ lực xây dựng một bộ máy quản lý khoa học và nền tài chính vững mạnh Kế toán nội bộ (KSNB) ngày càng được các nhà quản lý coi trọng, do đó cần phải hoàn thiện và củng cố hệ thống này Một trong những mối quan tâm hàng đầu của công ty là làm sao để doanh thu không bị thất thoát và thu hồi tiền từ khách hàng, đặc biệt trong bối cảnh kinh tế khó khăn hiện nay.
Công ty hướng tới việc nâng cao hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu rủi ro Để đạt được điều này, cần cải thiện công tác quản lý và năng lực chuyên môn, đồng thời khắc phục những tồn tại hiện có Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả, đặc biệt trong chu trình bán hàng và thu tiền, là rất quan trọng Hệ thống này sẽ giúp công ty kiểm tra, kiểm soát và đánh giá toàn bộ hoạt động, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội đang đối mặt với nhiều hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) đối với chu trình bán hàng và thu tiền, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh Để cải thiện tình hình này, công ty cần khắc phục những bất cập hiện tại, hoàn thiện quy trình KSNB nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường vị thế trên thị trường.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TAXI CP HÀ NỘI
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập các nguyên tắc và cơ cấu hoạt động cho hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) Nó tạo nền tảng vững chắc cho các thành phần khác của KSNB, đảm bảo sự hiệu quả và tính nhất quán trong quản lý.
75 tốt sẽ là nền tảng cho KSNB hoạt động hiệu quả Do đó, để tạo một môi trường kiểm soát tốt, Công ty cần thực hiện:
HĐQT, Ban Giám đốc và trưởng các phòng ban cần cư xử đúng đắn và tuân thủ các quy định của nhà nước cũng như của công ty Để phát triển bền vững, công ty cần xây dựng các chuẩn mực đạo đức trong kinh doanh taxi.
Để nâng cao chất lượng đội ngũ lái xe và nhân viên văn phòng, cần đảm bảo năng lực và đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho họ Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân và phòng ban trong quá trình làm việc là rất quan trọng.
+ Luôn cập nhật các quy định mới về nghề kinh doanh một cách đầy đủ và kịp thời
Để giữ chân nhân viên có năng lực và khuyến khích họ phát huy tối đa khả năng, doanh nghiệp cần đưa ra mức lương, thưởng và chế độ đãi ngộ hợp lý Đồng thời, cần loại bỏ cơ chế "con ông cháu cha" trong tuyển dụng, chỉ nên tuyển dụng dựa trên năng lực thực sự của ứng viên.
Cần thiết lập bộ phận kiểm toán nội bộ với quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, nhằm giải quyết các vấn đề giữa kiểm toán nội bộ và các bộ phận khác Điều này sẽ giúp tăng cường hiệu quả hoạt động kiểm tra và giám sát thực hiện các thủ tục kiểm soát nội bộ (KSNB).
3.2.2 Quy trình đánh giá rủi ro Đơn vị phải thiết lập cơ chế nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro để xác định các rủi ro cần được quản trị Để phát huy tính hiệu quả trong quản trị rủi ro, đơn vị cần nhận diện rủi ro trên cả hai mặt: mức độ rủi ro và khả năng xảy ra Nhờ vậy, các phương án đối phó rủi ro mà đơn vị lựa chọn mới thật sự phát huy tính hiệu quả Nhận diện đầy đủ các rủi ro liên quan : doanh thu khai khống, đối thủ cạnh tranh lôi cuốn khách hàng, rủi ro đối với các lái xe trong việc thu tiền măt dễ biển thủ hàng hóa và tiền bán hàng, nên đưa ra các chính sách phù hợp để khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng hoặc qua thẻ Taxi Group
Bộ phận kinh doanh cần thực hiện khảo sát thị hiếu khách hàng nhằm tăng doanh thu cho công ty, đồng thời nghiên cứu các sản phẩm trên thị trường để xác định mức giá cạnh tranh.
Công ty nên thiết lập đường dây nóng, email và thùng thư góp ý để khảo sát và thu thập thông tin từ khách hàng cũng như nhân viên trong đơn vị.
3.2.3 Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin Đơn vị nên cập nhật phần mềm kế toán, cũng như các thông tư chuẩn mực mới ban hành đầy đủ, nhanh chóng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị chính xác nhất
Để phục vụ mục tiêu lập các Báo cáo quản trị, danh mục tài khoản cần được chi tiết hóa một cách tối đa Đồng thời, đơn vị sẽ tiếp tục tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ kế toán nhằm nâng cao trình độ chuyên môn cho kế toán viên, đảm bảo các nghiệp vụ được phản ánh một cách chính xác và đúng bản chất.
Hệ thống các BCTC cần thực hiện thoe đúng quy định của bộ tài chính
Cần thiết lập quy định, mẫu biểu cho các báo cáo hội đồng quản trị để từ đó tiện theo dõi, đối chiếu số liệu
Ban lãnh đạo nên khuyến khích việc truyền đạt thông tin và lắng nghe phản hồi từ nhân viên cấp dưới để đánh giá chính xác các vụ việc, từ đó đưa ra quyết định đúng đắn nhất.
Xây dựng một kênh thông tin cho phép nhân viên chia sẻ ý kiến, góp ý và báo cáo các hành vi sai trái Kênh này cũng sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phản ánh quan điểm cá nhân về hoạt động của công ty, các quy định hiện hành, và gửi khiếu nại khi cần thiết.
3.2.4 Các hoạt động kiểm soát
Hoàn thiện quy trình cấp thẻ Taxi Group
Bước đầu tiên là tiếp cận và tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, đồng thời tư vấn về các loại thẻ, quy định phát hành thẻ và các ưu đãi đi kèm.
Ban Giám đốc đã phê duyệt văn bản quy định chính sách cung cấp thẻ, trong đó nêu rõ các điều kiện, chính sách, mức giá ưu đãi cùng với các giấy tờ và thông tin cần thiết mà khách hàng phải cung cấp.
Bước 2: Tiếp nhận và xử lý đơn xin cấp thẻ của khách hàng
+ Có mẫu xin cấp thẻ riêng cho thẻ trả trước, trả sau để có thể ghi đủ thông tin cần thiết riêng cho từng loại thẻ trong đó
Giấy xin cấp thẻ cần được làm thành hai bản: một bản lưu tại phòng kinh doanh và một bản giao cho khách hàng Cả hai bản đều phải có đầy đủ chữ ký của nhân viên kinh doanh, trưởng phòng kinh doanh và khách hàng.
KIẾN NGHỊ VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ
3.3.1 Về phía cơ quan nhà nước
Nhà nước cần nghiên cứu và ban hành văn bản hướng dẫn chi tiết về thiết kế và vận hành KSNB trong các đơn vị, nhằm nâng cao nhận thức về tầm quan trọng và nội dung của KSNB Các văn bản này không chỉ giúp các đơn vị hiểu rõ hơn về KSNB mà còn là cơ sở để tổ chức thực hiện một cách hệ thống và hiệu quả Đồng thời, chúng cũng tạo điều kiện cho các Hiệp hội nghề nghiệp và các đơn vị đào tạo, nghiên cứu, giảng dạy đưa KSNB vào ứng dụng thực tế trong các đơn vị.
Thành lập Hội kiểm toán viên nội bộ nhằm nghiên cứu và ban hành hệ thống chuẩn mực kiểm toán nội bộ, cùng với các quy định chuyên môn và nghiệp vụ Điều này sẽ tạo cơ sở cho việc đào tạo và thực hiện kiểm toán nội bộ trong các đơn vị.
Trong quá trình nghiên cứu, sửa đổi và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến quản lý kinh tế, tài chính và kế toán của Nhà nước, cần chú trọng đến mục tiêu kiểm soát và tính đồng bộ của kiểm soát nội bộ (KSNB).
Nhà nước cần ban hành hệ thống văn bản pháp luật thống nhất quản lý nền kinh tế quốc dân, chú trọng đến cả năm thành phần của KSNB và mục tiêu chung của nó Khi nghiên cứu, sửa đổi và ban hành các văn bản pháp luật về quản lý tài chính kế toán, cơ quan có trách nhiệm cần kết hợp hiệu quả các thành phần để đạt được mục tiêu chung của KSNB.
3.3.2 Về phía bộ tài chính và viện kiểm toán nội bộ
Bộ Tài chính cần thiết lập các quy định chi tiết về kiểm toán nội bộ cho từng lĩnh vực cụ thể, đồng thời cung cấp hướng dẫn áp dụng rõ ràng cho từng doanh nghiệp Điều này sẽ giúp các đơn vị dễ dàng triển khai và thực hiện, cũng như tạo cơ sở để đánh giá hiệu quả thực hiện tại đơn vị.
Viện kiểm toán viên nội bộ cần xây dựng hệ thống chuẩn mực kiểm toán nội bộ phù hợp với đặc thù của từng loại hình đơn vị tại Việt Nam, trong bối cảnh nền kinh tế thị trường Hệ thống này cũng phải tương thích với hệ thống pháp luật và trình độ quản lý hiện có của Việt Nam.
Vào thứ ba, các cơ sở đào tạo và nghiên cứu cần tăng cường giảng dạy và bồi dưỡng kiến thức về kiểm soát nội bộ (KSNB) để giúp các đơn vị và nhà quản lý nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng và lợi ích của một KSNB vững mạnh Đồng thời, cần nghiên cứu và phát hành nhiều tài liệu, sách hướng dẫn chi tiết về thiết kế và vận hành KSNB trong các đơn vị.
3.3.3 Về phía công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội
Đầu tư vào trang thiết bị và công nghệ tính toán, xử lý thông tin là rất quan trọng cho dịch vụ vận tải taxi trong tương lai Điều này sẽ giúp chuẩn hóa quy trình quản lý, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận, nâng cao hiệu quả hoạt động và cải thiện đáng kể công tác kiểm soát an ninh bền vững trong đơn vị.
Nhận thức được ưu việt của công nghệ thông tin trong quản lý, các đơn vị đã triển khai ứng dụng phần mềm để nâng cao hiệu quả Phần mềm App Taxi Group, cho phép người dùng đặt cuốc nhanh chóng và theo dõi chi phí, giúp công ty quản lý doanh thu dễ dàng hơn và nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng.
Trong chương này, tác giả nhấn mạnh sự cần thiết phải cải thiện kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng và thu tiền, đồng thời đề xuất các giải pháp để nâng cao hiệu quả quản lý trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt Tác giả cũng đưa ra các kiến nghị đối với nhà nước, Bộ Tài chính, Viện Kiểm toán nội bộ, và Công ty Cổ phần Taxi CP Hà Nội nhằm hỗ trợ việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong các đơn vị.
Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội, em đã tích lũy được kiến thức về kiểm soát nội bộ (KSNB) trong chu trình bán hàng và thu tiền Mặc dù vậy, do thời gian thực tập và kiến thức còn hạn chế, những vấn đề nêu trong khóa luận này có thể còn thiếu sót Em rất mong nhận được sự góp ý từ Quý thầy cô, cô chú và anh chị trong công ty để khóa luận được hoàn thiện hơn.
Trong khuôn khổ phạm vi nghiên cứu, khóa luận đã giả quyết một số vấn đề sau:
Một là, tác giả đã trình bày những lý luận chúng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại các doanh nghiệp
Nghiên cứu này tập trung vào phân tích thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Taxi CP Hà Nội, nhằm xác định các vấn đề tồn tại và đề xuất giải pháp cải thiện quy trình này.
Khóa luận này dựa trên lý luận và thực tiễn công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) trong lĩnh vực bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Taxi CP Hà Nội Bài viết đã đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình KSNB trong chu trình bán hàng và thu tiền, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô Nguyễn Bích Liên, ban lãnh đạo và các cô chú, anh chị trong công ty đã hỗ trợ em hoàn thành khóa luận này một cách tốt nhất.
Hà Nội, ngày 18 tháng 5 năm 2016