Tính cấp thiết của đề tài
Dòng tiền đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc đảm bảo an toàn tài chính Khi dòng tiền ròng nhỏ hơn 0 hoặc các khoản nợ đến hạn thanh toán mà không có đủ dòng tiền dự trữ, doanh nghiệp sẽ đối mặt với rủi ro mất thanh khoản, và trong trường hợp xấu nhất, có thể dẫn đến phá sản.
Theo Tổng cục thống kê cho biết:
Trong tháng Hai, cả nước ghi nhận 3.802 doanh nghiệp đăng ký tạm ngừng kinh doanh có thời hạn, giảm 89,1% so với cùng kỳ năm trước nhưng tăng 9,7% so với tháng trước Số lượng doanh nghiệp ngừng hoạt động chờ làm thủ tục giải thể là 2.636, giảm 61,5% và tăng 37,5% Đồng thời, có 1.167 doanh nghiệp hoàn tất thủ tục giải thể, giảm 42,7% và giảm 5,4% so với tháng trước.
Trong hai tháng đầu năm 2023, có 51,4 nghìn doanh nghiệp rút lui khỏi thị trường, tăng 14,5% so với cùng kỳ năm trước Trung bình mỗi tháng, có khoảng 25,7 nghìn doanh nghiệp ngừng hoạt động.
Dòng tiền là yếu tố quan trọng phản ánh tình hình kinh doanh và khả năng thanh toán của doanh nghiệp Để có thông tin chính xác về dòng tiền, doanh nghiệp cần một bộ máy kế toán mạnh mẽ, có khả năng phân tích thông tin một cách nhanh chóng và rõ ràng Một hệ thống kế toán vững chắc về vốn và các khoản phải thu sẽ hỗ trợ các nhà quản trị trong việc đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả và đúng đắn.
Dựa trên kiến thức tích lũy tại Học viện Ngân Hàng và sự hỗ trợ từ giảng viên TS Lê Thanh Bằng, tôi đã chọn đề tài "Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH HP Toàn Cầu" cho khóa luận tốt nghiệp, nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại công ty.
Tổng quan các công trình nghiên cứu
Vốn bằng tiền và các khoản phải thu là những tài sản quan trọng, luôn được doanh nghiệp dự trữ để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ Mặc dù "Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu" là một chủ đề mới, nhưng nó cần được nghiên cứu kỹ lưỡng để nhận diện những hạn chế và hiểu rõ bản chất vấn đề nhằm đưa ra các biện pháp quản lý hiệu quả Hiện nay, đã có một số nghiên cứu liên quan, như đề tài của Lê Thị Phương (2021) về "Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty Cổ phần phát triển công nghệ Techpro", trong đó tác giả đã tổng hợp các lý luận cơ bản và đưa ra các đánh giá cùng giải pháp cho một doanh nghiệp tiêu biểu trong ngành công nghiệp nhà nước.
Vào năm 2021, Vũ Thùy Linh đã thực hiện khóa luận với đề tài “Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu khách hàng tại công ty TNHH Piaggio Việt Nam” Tác giả không chỉ trình bày các cơ sở lý luận theo thông tư 200/2014/TT-BTC mà còn đề xuất những giải pháp thiết thực, phù hợp với thực tế của doanh nghiệp chuyên sản xuất, lắp ráp và phân phối xe máy.
Vào năm 2020, tác giả Đặng Thị Quỳnh (K19) đã có bài viết về việc hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán tại Công ty Cổ phần bảo dưỡng công trình Dầu khí Bài viết nêu rõ các cơ sở lý luận theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, đồng thời phân tích sự vận động của dòng tiền và trình bày các sơ đồ khoa học liên quan đến luân chuyển chứng từ trong các nghiệp vụ vốn bằng tiền, phục vụ cho doanh nghiệp cung cấp giải pháp bảo trì cho các nhà máy công nghiệp và nhà máy lọc dầu.
Các bài viết khóa luận từ các tác giả trước đã truyền cảm hứng và động lực cho tôi trong việc nghiên cứu lĩnh vực kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu Mỗi ngành nghề đều có những đặc trưng riêng, vì vậy công tác kế toán cũng cần được điều chỉnh để phù hợp với từng lĩnh vực cụ thể.
Kế toán trong các ngành nghề khác nhau có những đặc thù riêng, vì vậy tôi xin kế thừa và phát huy tinh thần nghiên cứu của các tác giả, viết về đề tài “Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty TNHH HP Toàn Cầu” Công ty này chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển - logistics, một lĩnh vực không mới nhưng đang có những bước tiến vượt bậc, góp phần làm cho nền kinh tế đất nước ngày càng phát triển và thịnh vượng hơn.
Mục tiêu nghiên cứu
Công tác quản lý và sử dụng vốn bằng tiền là một yếu tố quan trọng tại công ty TNHH HP Toàn Cầu, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh Việc ghi nhận các khoản phải thu cần tuân thủ các điều kiện cụ thể để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính Đồng thời, công tác thu hồi công nợ cần được thực hiện một cách hiệu quả nhằm tối ưu hóa dòng tiền và giảm thiểu rủi ro tài chính cho công ty.
Bài viết này phân tích thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH HP Toàn Cầu, đồng thời đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý trong lĩnh vực này.
Câu hỏi nghiên cứu
- Thế nào là vốn bằng tiền và các khoản phải thu? Nghiệp vụ được ghi nhận khi nào? Ghi nhận như thế nào?
Công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH HP Toàn Cầu được thực hiện theo quy định pháp luật và phù hợp với cơ cấu tổ chức cũng như loại hình kinh doanh của công ty Việc quản lý và ghi chép các khoản tiền mặt và khoản phải thu đảm bảo tính chính xác và minh bạch, góp phần nâng cao hiệu quả tài chính và tuân thủ các quy định kế toán hiện hành.
Công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH HP Toàn Cầu có nhiều ưu điểm như quản lý tài chính hiệu quả và đảm bảo tính minh bạch Tuy nhiên, cũng tồn tại một số nhược điểm như khả năng kiểm soát chưa chặt chẽ và quy trình báo cáo chưa tối ưu Để khắc phục những nhược điểm này, công ty cần áp dụng các giải pháp như cải tiến quy trình kế toán, tăng cường đào tạo nhân viên và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý tài chính, nhằm phát huy tối đa các ưu điểm hiện có.
Phương pháp nghiên cứu
Bài khóa luận này được hoàn thành qua việc sử dụng các phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp thu thập số liệu: thu thập số liệu, thông tin sơ cấp, thứ cấp để chứng minh giả thuyết, lý luận của bài viết
Phương pháp quan sát khoa học trong kế toán tập trung vào việc theo dõi quy trình thực hiện các khoản phải thu và vốn bằng tiền Điều này bao gồm việc tạo lập chứng từ, luân chuyển chứng từ và ghi nhận thông tin vào sổ sách kế toán một cách chính xác.
Phương pháp phỏng vấn trực tiếp là cách thức hiệu quả để thu thập thông tin cần thiết cho nghiên cứu khóa luận, thông qua việc trao đổi trực tiếp với những người làm việc thực tế.
Phương pháp tổng hợp và phân tích được thực hiện dựa trên số liệu thu thập, nhằm đánh giá tình hình kinh doanh của công ty Bên cạnh đó, việc phân tích các ưu nhược điểm trong thực trạng thực hiện công tác kế toán cũng được tiến hành để rút ra những nội dung chính.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, Bài khóa luận gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH HP Toàn Cầu
Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH HP Toàn Cầu
Trong quá trình thực tập và hoàn thành khóa luận, tôi đã nhận được sự hướng dẫn tận tình từ các anh chị tại phòng Kế toán - Hành chính của công ty TNHH HP Toàn Cầu, cùng với sự hỗ trợ nhiệt tình từ giảng viên.
TS Lê Thanh Bằng Do thời gian hạn chế, bài luận của em không tránh khỏi những sai sót Em rất mong nhận được sự đóng góp và hỗ trợ từ các thầy cô để khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP
Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu
1.1.1 Khái ni ệ m v ố n b ằ ng ti ề n và các kho ả n ph ả i thu
1.1.1.1 Vốn bằng tiền a, Khái niệm: Vốn bằng tiền có chức năng là vật ngang giá chung trong các mối quan hệ trao đổi mua bán giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân khác b, Phân loại:
+) Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được phân chia thành:
Tiền Việt Nam, bao gồm giấy bạc và đồng xu, được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành, đóng vai trò là phương tiện giao dịch chính thức trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoại tệ là loại tiền tệ không do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành, nhưng được phép lưu hành tại thị trường Việt Nam, bao gồm các loại như đồng Đô la Mỹ (USD), đồng Euro (EUR), và đồng Yên Nhật (JPY).
Vàng bạc, kim loại và đá quý tại các doanh nghiệp không chuyên về lĩnh vực này được xem là loại tiền thực chất Tuy nhiên, chúng có khả năng thanh khoản thấp và chủ yếu được sử dụng với mục đích cất trữ.
+) Theo nơi quản lý, vốn bằng tiền được phân chia thành:
Tiền mặt tồn quỹ bao gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý và ngân phiếu, tất cả đều đang được lưu trữ an toàn tại két của doanh nghiệp.
Tiền gửi ngân hàng bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí và đá quý mà doanh nghiệp gửi tại các ngân hàng, tổ chức tài chính và kho bạc nhà nước.
1.1.1.2 Các khoản phải thu a, Khái niệm: Khoản phải thu là tất cả các khoản nợ cần thu hồi từ các tổ chức, cá nhân có quan hệ trao đổi, mua bán với doanh nghiệp b, Phân loại:
Việc phân loại các khoản phải thu được thực hiện theo nguyên tắc:
Phải thu khách hàng là các khoản phải thu thương mại phát sinh từ giao dịch mua - bán, bao gồm phải thu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ, cũng như thanh lý và nhượng bán Ngoài ra, còn có các khoản tiền từ bán hàng xuất khẩu thông qua bên nhận ủy thác với khách hàng.
Phải thu nội bộ bao gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới Đơn vị cấp dưới ở đây là các đơn vị trực thuộc, không có tư cách pháp nhân và thực hiện hạch toán phụ thuộc vào đơn vị cấp trên.
- Phải thu khác: gồm các khoản phải thu không có tính chất thương mại, không liên quan đến giao dịch mua bán như:
Các khoản phải thu tạo ra doanh thu tài chính: phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia
Các khoản chi hộ bên thứ ba có quyền nhận lại; các khoản bên nhận uỷ thác xuất khẩu phải thu hộ bên giao uỷ thác
Các khoản phải thu không mang tính thương mại bao gồm cho mượn tài sản phi tiền tệ, các khoản phải thu liên quan đến tiền phạt, bồi thường, và tài sản thiếu đang chờ xử lý.
1.1.2 Vai trò, nhi ệ m v ụ c ủ a k ế toán v ố n b ằ ng ti ề n và các kho ả n ph ả i thu
Vốn bằng tiền là yếu tố quan trọng để đánh giá sức mạnh tài chính của công ty, đặc biệt trong hoạt động sản xuất và kinh doanh Doanh nghiệp sẽ có lợi thế cạnh tranh rõ rệt khi sở hữu đủ vốn trong các giao dịch với đối tác bên ngoài.
Quản lý hiệu quả vốn bằng tiền và các khoản phải thu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì nguồn lực tối ưu Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng nắm bắt cơ hội mà còn gia tăng lợi nhuận một cách đáng kể.
Quản lý hiệu quả các khoản phải thu là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng vốn, đồng thời ngăn chặn tình trạng bị chiếm dụng vốn bởi các tổ chức và cá nhân liên quan.
1.1.2.2 Nhiệm vụ a, Kế toán vốn bằng tiền
- Phản ánh chính xác, kịp thời những khoản thu, chi và tình hình tăng giảm, thừa thiếu của từng loại vốn bằng tiền
Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện chế độ quản lý và sử dụng vốn bằng tiền, đồng thời giám sát kỷ luật thanh toán và tín dụng là rất quan trọng Việc này giúp phát hiện và ngăn chặn các hiện tượng tham ô cũng như lợi dụng tiền mặt trong hoạt động kinh doanh.
Hướng dẫn và kiểm tra ghi chép của thủ quỹ là rất quan trọng Cần thực hiện kiểm tra thường xuyên và đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối và thống nhất Ngoài ra, việc kế toán các khoản phải thu cũng cần được thực hiện một cách chính xác để duy trì sự minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu
(Theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT-BTC được Bộ tài chính ban hành ngày 26/08/2016)
1.2.1 K ế toán ti ề n m ặ t a, Nguyên tắc kế toán
Tài khoản 111 “Tiền mặt” ghi nhận tình hình thu, chi và số dư tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp, phản ánh chính xác số tiền Việt Nam và ngoại tệ thực tế xuất, nhập và tồn tại.
Khi thực hiện quá trình nhập và xuất quỹ tiền mặt, việc sử dụng phiếu thu và phiếu chi là bắt buộc Trên các phiếu này, cần đảm bảo có đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao và người có thẩm quyền cho phép việc nhập xuất quỹ.
Kế toán quỹ tiền mặt có trách nhiệm mở sổ kế toán và ghi chép liên tục các khoản thu, chi, nhập, xuất tiền mặt theo trình tự phát sinh Việc này giúp tính toán số tồn quỹ tiền mặt tại mọi thời điểm Đồng thời, cần sử dụng các chứng từ và sổ sách phù hợp để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán.
- Biên lai thu tiền, bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý
- Bảng kê kiểm quỹ, Bảng kê chi tiền
- Sổ kế toán sử dụng: Sổ tổng hợp, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết tiền mặt c Kết cấu và nội dung Tài khoản
Tài khoản 111 - "Tiền mặt" được sử dụng trong kế toán để ghi chép tình hình thu, chi và tồn kho của các loại tiền mặt Nội dung cấu trúc của tài khoản này phản ánh rõ ràng các giao dịch liên quan đến tiền mặt trong doanh nghiệp.
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ;
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
Chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh khi đánh giá lại số dư tiền mặt ngoại tệ tại thời điểm báo cáo, đặc biệt trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán.
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ xuất quỹ;
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;
Chênh lệch tỷ giá hối đoái xảy ra khi số dư tiền mặt ngoại tệ được đánh giá lại tại thời điểm báo cáo, đặc biệt trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán.
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo
Bảng 1 1: Kết cấu và nội dung Tài khoản 111 - Tiền mặt
Tài khoản 111 có 2 tài khoản cấp 2:
- TK 1111 - Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt
TK 1112 - Ngoại tệ phản ánh tình hình thu chi, chênh lệch tỷ giá và số dư quỹ tiền mặt, được quy đổi theo giá trị đồng tiền ghi sổ kế toán Một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan được trình bày trong Phụ lục 1.1.
1.2.2 K ế toán ti ề n g ử i ngân hàng a Nguyên tắc kế toán
Để hạch toán trên tài khoản 112 – tiền gửi ngân hàng, cần dựa vào giấy báo Có, giấy báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng, kèm theo các chứng từ gốc như uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi và séc chuyển khoản.
Khi nhận chứng từ thanh toán từ Ngân hàng, kế toán cần kiểm tra và đối chiếu với các chứng từ kèm theo Nếu phát hiện sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, chứng từ gốc và chứng từ của Ngân hàng, đơn vị phải thông báo ngay cho Ngân hàng để tiến hành đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời.
Tại các đơn vị không có tổ chức kế toán riêng cho các bộ phận phụ thuộc, việc mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc tài khoản thanh toán là cần thiết để thuận tiện cho giao dịch Kế toán cần lập sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi, bao gồm đồng Việt Nam và các loại ngoại tệ khác.
- Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở từng ngân hàng cho tiện việc kiểm tra, đối chiếu
Tỷ giá giao dịch thực tế khi mua bán ngoại tệ, bao gồm hợp đồng mua bán ngoại tệ giao ngay, là tỷ giá được thỏa thuận trong hợp đồng giữa doanh nghiệp và ngân hàng thương mại.
Khi doanh nghiệp áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế để ghi nhận bên Có tài khoản tiền gửi ngân hàng, vào thời điểm kết thúc kỳ kế toán, cần thực hiện việc điều chỉnh giá trị ngoại tệ để phản ánh chính xác tình hình tài chính.
Nếu không còn số dư ngoại tệ: Kết chuyển toàn bộ chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ vào báo cáo kết quả kinh doanh;
Nếu còn số dư nguyên tệ: Doanh nghiệp phải đánh giá lại ngoại tệ cuối kỳ theo quy định hiện hành
Doanh nghiệp cần thực hiện việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có nguồn gốc ngoại tệ dựa trên tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại mà họ thường xuyên giao dịch Điều này phải được thực hiện tại tất cả các thời điểm lập báo cáo tài chính theo quy định pháp luật.
Toàn bộ khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái phát sinh từ việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được xác định theo số thuần sau khi đã bù trừ giữa số phát sinh bên Nợ và bên Có của tài khoản.
413) được kết chuyển vào chi phí tài chính (nếu lỗ) hoặc doanh thu hoạt động tài chính (nếu lãi) để xác định kết quả hoạt động kinh doanh
11 b Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Giấy báo Có, giấy báo Nợ
- Bản sao kê của ngân hàng kèm theo chứng từ gốc (uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc báo chi,…)
- Sổ tiền gửi ngân hàng, sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp c Kết cấu và nội dung tài khoản
TK 112 - Tiền gửi ngân hàng là tài khoản phản ánh số dư hiện có và sự biến động tăng, giảm của các khoản tiền gửi tại ngân hàng của Công ty.
TK 112 - Tiền gửi ngân hàng
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ gửi vào ngân hàng;
Hình thức sổ kế toán
Các hình thức ghi sổ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài Chính:
- Hình thức kế toán Nhật ký chung
- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán trên máy tính
Mỗi hình thức kế toán đều có quy định cụ thể về số lượng, cấu trúc, mẫu sổ, trình tự ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán.
(Theo Khoản 1, Phụ lục 4, Thông tư 133/2016/TT-BTC) a, Hình thức kế toán nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào sổ Nhật ký theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ.
- Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để tiến hành việc ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ cái
20 b, Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
Các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh được ghi chép đồng thời theo trình tự thời gian và nội dung của chúng Tất cả các giao dịch này được ghi nhận trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất, đó là sổ Nhật ký - Sổ Cái.
Căn cứ để ghi chép vào sổ Nhật ký và Sổ Cái bao gồm các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại Hình thức kế toán áp dụng trong trường hợp này là chứng từ - ghi sổ.
- Căn cứ trực tiếp vào “Chứng từ ghi sổ” để ghi sổ kế toán tổng hợp;
Chứng từ ghi sổ được lập bởi kế toán dựa trên các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại với nội dung kinh tế tương tự.
Chứng từ ghi sổ kế toán cần được đánh số hiệu liên tục hàng tháng hoặc hàng năm theo thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Mỗi chứng từ phải có tài liệu kế toán đi kèm và được kế toán trưởng phê duyệt trước khi thực hiện ghi sổ kế toán, đặc biệt là trong hình thức kế toán trên máy tính.
- Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính;
Phần mềm kế toán cần đảm bảo in đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định, mặc dù không hiển thị toàn bộ quy trình ghi sổ kế toán.
Trong chương 1, chúng ta đã tìm hiểu về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu theo thông tư 133/2016/TT-BTC, đặc biệt là vai trò và nhiệm vụ của kế toán trong lĩnh vực này Chúng ta cũng đã nhận diện các chứng từ liên quan đến việc hạch toán từng tài khoản và có cái nhìn tổng quan về cách hạch toán các nghiệp vụ kế toán thông thường theo Luật kế toán hiện hành Để áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, chương 2 sẽ đi sâu vào thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại Công ty TNHH HP Toàn Cầu, nơi tôi thực tập.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH HP TOÀN CẦU
Khái quát về công ty TNHH HP Toàn Cầu
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH HP Toàn Cầu a, Sự hiện hữu của công ty
- Tên tiếng việt: Công ty TNHH HP Toàn Cầu
- Tên quốc tế: HP Global Company Limited
- Tên viết tắt: HP GLOBAL., LTD
- Địa chỉ: Số 9, nhà A4, Khu tập thể trường Đại học Hà Nội, phường Trung Văn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Người đại diện: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh
- Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Nam Từ Liêm
- Loại hình doanh nghiệp : Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà Nước
- Địa chỉ văn phòng làm việc:
Văn phòng Hà Nội: Số 13, LK3, dọc bún 1, khu đô thị Văn khê, La Khê, Hà Đông,
Chi nhánh Hải Phòng: Số 1 Ngô Quyền, quận Hải An, thành phố Hải Phòng
Chi nhánh Đà Nẵng: Số 55 Lê Văn Thiêm, Hải An, Sơn Trà, Đà Nẵng
Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh: 54b, khu biệt thự Chu Văn An, phường 26, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh
23 b, Quá trình hình thành và phát triển
Vào ngày 18 tháng 12 năm 2014, Công ty TNHH một thành viên HP Toàn Cầu đã chính thức đăng ký kinh doanh lần đầu tại Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội.
- Ngày 04/08/2016, chuyển đổi thành tên: Công ty TNHH HP Toàn Cầu
HP Toàn Cầu chính thức gia nhập Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) vào năm 2018 VCCI là một tổ chức phi lợi nhuận, độc lập, phi chính phủ, có tư cách pháp nhân và quyền tự chủ tài chính Mục tiêu chính của VCCI là thúc đẩy quan hệ kinh doanh và thương mại giữa các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài tại Việt Nam.
- Ngày 14/09/2021 HP Toàn Cầu là hội viên chính thức của VLA - Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ logistic Việt Nam
Công ty HP Toàn Cầu là thành viên của các tổ chức như Group WCA, GAA và Lognet, với mạng lưới hơn 5000 thành viên trải dài trên 200 quốc gia Ngoài ra, HP Toàn Cầu còn thuộc All World Shipping và được bảo lãnh thanh toán bởi Freight Deadbeats.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động và sản xuất kinh doanh
Công ty đang kinh doanh những ngành nghề chính như:
Dịch vụ vận chuyển xuyên quốc gia bao gồm cước biển và hàng không, cung cấp giải pháp cho việc nhập khẩu hàng hóa qua đường biển (bao gồm nguyên container và hàng lẻ) cũng như đường hàng không.
- Dịch vụ hải quan tại các cảng Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh
Dịch vụ giao nhận trọn gói cho các công ty gia công bao gồm đăng ký hợp đồng gia công, cung cấp dịch vụ hải quan cho các lô hàng nhập nguyên liệu và xuất thành phẩm Chúng tôi cũng hỗ trợ trong việc khai báo chuyển giao nguyên phụ liệu, báo cáo tồn kho nguyên phụ liệu và thực hiện quyết toán năm.
- Dịch vụ vận chuyển nội địa đường bộ: xe tải, xe container, xe ghép Dịch vụ vận chuyển nội địa đường biển (nguyên cont, ghép lẻ), đường hàng không
Dịch vụ tư vấn giải pháp logistics bao gồm hỗ trợ về mã HS (Hệ thống mã hóa và mô tả hàng hóa hài hòa), chính sách mặt hàng, thuế xuất nhập khẩu và các ưu đãi liên quan.
24 thuế; hợp đồng thương mại quốc tế; hồ sơ xuất nhập khẩu; tư vấn giấy tờ sau thông quan
Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ hỗ trợ cho hàng xuất khẩu, bao gồm dịch vụ làm Chứng nhận xuất xứ (C/O) cho tất cả các loại hình, dịch vụ đăng ký kiểm tra chất lượng, dịch vụ đăng ký hợp quy, dịch vụ phân tích và phân loại hàng hóa, cũng như dịch vụ kiểm dịch và hun trùng.
2.1.3 Đặc điể m t ổ ch ứ c b ộ máy qu ả n lý
Sơ đồ 2 1: Bộ máy quản lý công ty TNHH HP Toàn Cầu a,Giám đốc
Là người điều hành và quản lý, bạn có trách nhiệm đảm bảo các hoạt động kinh doanh của công ty b diễn ra hiệu quả và đạt được kết quả tốt Nhân viên kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh thu và xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
Bộ phận sales/ phòng kinh doanh là bộ phận có số thành viên chiếm đa số trong công ty
Nhân viên kinh doanh có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin và tư vấn cho khách hàng, đồng thời tìm kiếm khách hàng mới và chăm sóc khách hàng hiện tại Trong quá trình tư vấn, họ chủ động đề xuất giải pháp, báo giá và thực hiện hợp đồng với khách hàng.
Là bộ phận phụ trách lấy thông tin về giá đầu vào và quan hệ với nhà cung cấp
Công việc chính bao gồm tiếp nhận thông tin đơn hàng, liên hệ với nhà cung cấp để lấy giá, và phân tích để đưa ra bảng giá hợp lý cho bộ phận kinh doanh Ngoài ra, cần tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho các dịch vụ mà công ty cung cấp.
Nhân viên kinh doanh Rate Rate Doc Doc Log & Hiện trường
25 d, Doc/ Bộ phận chứng từ
Bộ phận Doc của công ty tiếp quản các chuyên môn liên quan đến chứng từ, làm việc trực tiếp với nhà cung cấp (hãng tàu, đại lý,…)
Doc chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm tra chứng từ lô hàng sau khi đã hoàn tất bộ chứng từ hàng hóa, khai E-manifest, phát lệnh, ủy quyền và gửi booking Công việc này bao gồm cả việc quản lý e-log và giám sát tại hiện trường.
Log, hay còn gọi là bộ phận nghiệp vụ hải quan, có nhiệm vụ tiếp nhận thông tin và tư vấn về khai báo hải quan Bộ phận này thực hiện các công việc như mở tài khoản, lập tờ khai, kiểm tra chứng từ và truyền tờ khai Đồng thời, Log phối hợp với bộ phận kinh doanh và bộ phận hiện trường để hoàn thiện thủ tục hải quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu.
Bộ phận hiện trường làm việc tại cảng, sân bay và kho/bãi, phối hợp với các bộ phận logistics và kinh doanh để thực hiện thông quan hàng hóa, nộp thuế, bốc dỡ hàng hóa và sắp xếp xe vận chuyển nội địa Đồng thời, bộ phận này cũng chú trọng đến chăm sóc khách hàng và các hoạt động marketing nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Bộ phận chăm sóc khách hàng chịu trách nhiệm theo dõi và lưu trữ thông tin khách hàng đang sử dụng dịch vụ của công ty Họ cũng thúc đẩy phòng kinh doanh chăm sóc khách hàng vào các dịp lễ tết và kỷ niệm Ngoài ra, bộ phận này còn đề xuất và lên kế hoạch quà tặng cho doanh nghiệp trong các dịp đặc biệt.
Marketing đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh và quảng bá thông tin cũng như thương hiệu của doanh nghiệp Nó tạo ra sự kết nối hiệu quả giữa doanh nghiệp và khách hàng, giúp họ tìm kiếm dịch vụ một cách dễ dàng.
Phụ trách các mảng: hành chính nhân sự, tài chính, kế toán, tín dụng
Tổng quan về công tác kế toán tại công ty TNHH HP Toàn Cầu
2.2.1 Cơ cấ u t ổ ch ứ c b ộ máy k ế toán t ạ i công ty TNHH HP Toàn C ầ u
Sơ đồ 2 2: Tổ chức bộ máy kế toán công ty TNHH HP Toàn Cầu
Kế toán trưởng, người đứng đầu phòng kế toán, có trách nhiệm hướng dẫn và chỉ đạo công tác kế toán theo đúng quy định của Nhà nước Họ phải chịu trách nhiệm trước công ty và Nhà nước về tất cả các hoạt động kế toán, bao gồm cả việc khai báo thuế của công ty Ngoài ra, kế toán trưởng còn đóng vai trò là cố vấn tài chính cho giám đốc, hỗ trợ trong các vấn đề liên quan đến tài chính của công ty.
Kế toán trưởng kiêm kế toán thuế tại công ty có nhiệm vụ phân phối và chia sẻ công việc cho từng nhân viên kế toán Đồng thời, kế toán trưởng còn đảm bảo tính hợp lý trong các hoạt động kế toán của công ty.
Để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ, cần lập báo cáo thuế GTGT và thu nhập doanh nghiệp, đồng thời nộp các báo cáo này đúng hạn Việc kiểm tra và theo dõi hóa đơn đầu ra, đầu vào là rất quan trọng để nắm bắt tình hình hoàn thuế và nộp thuế, từ đó báo cáo kịp thời cho giám đốc Ngoài ra, cần trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có nghiệp vụ phát sinh.
Công việc lập chứng từ thu chi trong doanh nghiệp thuộc quản lý của kế toán tiền, người sẽ kiểm soát các nhu cầu thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản ngân hàng Kế toán tiền cũng có trách nhiệm đối chiếu số dư tiền với các bên liên quan và xử lý chênh lệch nếu phát sinh.
Bên cạnh đó, kế toán tiền còn phụ trách việc thu thập, sắp xếp và lưu trữ hóa đơn chứng từ kế toán hàng ngày
Là nhân viên cung cấp thông tin cho Ban giám đốc, tôi chịu trách nhiệm theo dõi tình hình thanh toán cho các nhà cung cấp và quản lý việc thu hồi công nợ từ khách hàng.
Kế toán công nợ có nhiệm vụ ghi chép đầy đủ các giao dịch thanh toán và thu hồi công nợ phát sinh, đồng thời kiểm tra công nợ và lập biên bản xác nhận công nợ với từng nhà cung cấp và khách hàng Ngoài ra, kế toán công nợ cũng đảm bảo tính toán chính xác và kịp thời các khoản tiền lương, tiền thưởng và trợ cấp cho người lao động, tuân thủ đúng các chế độ kế toán hiện hành.
2.2.2 C hính sách, chế độ kế toán áp dụng tại Công ty TNHH HP Toàn Cầu
Báo cáo tài chính của công ty được lập và trình bày phù hợp với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành
- Công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 26/08/2016;
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, báo cáo tài chính được lập theo năm;
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VND;
- Công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kê khai thuế GTGT theo tháng từ năm 2021;
Tỷ giá hối đoái trong kế toán được áp dụng theo tỷ giá giao dịch thực tế tại Ngân hàng mà doanh nghiệp thường xuyên giao dịch, cụ thể là Ngân hàng TMCP Ngoại Thương Việt Nam.
Nguyên tắc ghi nhận và các phương pháp tính khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) bao gồm khấu hao theo đường thẳng, đảm bảo tuân thủ các quy định về quản lý, sử dụng và khấu hao TSCĐ.
- Hình thức ghi sổ kế toán: Công ty sử dụng hình thức nhật ký chung trên phần mềm kế toán Fast Accounting
+) Bộ báo cáo tài chính dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động liên tục mẫu B01a (thông tư 133/2016/TT-BTC), bao gồm:
- Báo cáo tình hình tài chính: Mẫu số B01a-DNN;
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B02-DNN;
- Bảng cân đối Tài khoản: Mẫu số F01-DNN
- Tờ khai thuế Giá trị gia tăng Mẫu số 01/GTGT;
- Tờ khai khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân Mẫu 05/KK-TNCN (TT80/2021);
- Tờ khai quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp ( Mẫu số 03/TNDN).
Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của Công ty TNHH
2.3.1.1 Hệ thống chứng từ, tài khoản
Tài khoản 111 - Tiền mặt tại quỹ bao gồm ba tài khoản cấp hai theo thông tư, nhưng doanh nghiệp không sử dụng tiền mặt ngoại tệ, vàng bạc đá quý hay kim khí, nên chỉ mở tài khoản chi tiết cho TK 1111 - Tiền mặt VND Tiền mặt của doanh nghiệp được lưu giữ tại két và được giám sát bởi kế toán trưởng và giám đốc Trước khi lập báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm, nhân viên kế toán thực hiện kiểm kê quỹ.
Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi, ĐNTT,…và các chứng từ kèm theo
2.3.1.2 Quy trình luân chuyển chứng từ a, Quy trình tăng tiền mặt:
Nghiệp vụ tăng tiền mặt của công ty thường có: Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt, thu tiền từ khách hàng,…
Sơ đồ 2 3: Quy trình tăng tiền mặt
Vào ngày 07/02/2023, Công ty TNHH T&C Hùng Anh đã thanh toán tiền phí dịch vụ làm hàng và cước vận chuyển nội địa bằng tiền mặt, theo hóa đơn số 00000213, với số tiền chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 2.900.000 đồng.
Khi nhận thông báo từ nhân viên kinh doanh về việc thanh toán, kế toán tiến hành kiểm tra số dư khoản phải thu của khách hàng Hùng Anh trên phần mềm kế toán, sau đó so sánh với số tiền đã nhận và hóa đơn tương ứng.
Hoá đơn số 00000213 – Phụ lục 2.6
2.0 Kiểm tra và ký xác nhận
Lưu ý: DLMT- Dữ liệu máy tính ở đây: tập tin Khách hàng, tập tin Tài khoản
Sau khi hoàn tất việc đối chiếu và so sánh các chứng từ, kế toán tiền sẽ nhập liệu số tiền thu được vào phần mềm kế toán theo bút toán.
Hình 2 1: Màn hình nhập liệu phiếu thu số PT020, ngày 07/02/2023
Sau khi hoàn tất nhập liệu, kế toán tiền in phiếu thu tiền mặt thành 2 liên và chuyển cho kế toán trưởng Kế toán trưởng nhận tiền cùng phiếu thu, kiểm tra thông tin trên phiếu và ký xác nhận trước khi chuyển lại cho kế toán tiền Cuối cùng, tiền sẽ được kế toán trưởng cất vào két của công ty.
Kế toán tiền nhận lại phiếu thu đã ký duyệt, lưu lại liên 1 tại bộ phận và chuyển liên 2 cho nhân viên phụ trách khách hàng
Biểu 2 1: Phiếu thu số PT020, ngày 07/02/2023
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH HP Toàn Cầu)
32 b, Quy trình giảm tiền mặt:
Công ty thực hiện các nghiệp vụ chi tiền mặt quan trọng, bao gồm việc rút quỹ tiền mặt để nộp vào tài khoản ngân hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.
Sơ đồ 2 4: Quy trình giảm tiền mặt
Công ty thực hiện thanh toán cho các nhà cung cấp chủ yếu thông qua dịch vụ chuyển tiền trực tuyến của ngân hàng Chỉ những giao dịch không thể thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hoặc có số tiền nhỏ mới được thanh toán bằng tiền mặt.
Ví dụ điển hình là các nghiệp vụ thanh toán với các Chi cục Hải quan
1.0 Lập Đề nghị thanh toán
3.0 Lập phiếu chi 4.0 Ký phiếu chi 5.0 Chi tiền
6.0 Ký và trả tiền cho NCC
Lưu ý: DLMT- Dữ liệu máy tính ở đây: tập tin Khách hàng, tập tin Tài khoản, Tập tin hàng hoá dịch vụ
Vào ngày 01/02/2023, công ty đã thực hiện nghiệp vụ giảm tiền mặt bằng cách nộp thuế Giá trị gia tăng cho hàng nhập khẩu theo yêu cầu của khách hàng Việc nộp thuế được thực hiện theo Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước số 0029232.
Sau khi nhận đề nghị thanh toán từ Nhà cung cấp cùng với Giấy nộp tiền do bộ phận log tự lập, kế toán tiền sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ Nếu bộ chứng từ đáp ứng đầy đủ các điều kiện cần thiết, kế toán tiền sẽ thực hiện nhập liệu trên phần mềm kế toán với bút toán tương ứng.
Hình 2 2: Màn hình nhập liệu phiếu chi số PC1620, ngày 01/02/2023
Kế toán tiền cần in phiếu chi tiền mặt thành hai liên và gửi cùng bộ chứng từ đến kế toán trưởng Sau đó, kế toán trưởng sẽ kiểm tra tính chính xác của phiếu, ký xác nhận và thực hiện việc chi tiền.
Nhân viên log nhận tiền và 2 liên phiếu chi, ký xác nhận vào người nhận tiền Sau đó chuyển 1 liên cho kế toán tiền để lưu trữ
Biểu 2 2: Phiếu chi số PC1620, ngày 01/02/2023
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH HP Toàn Cầu)
Nhân viên log thực hiện việc mang tiền và giấy nộp tiền đến ngân hàng Vietinbank Sau khi hoàn tất giao dịch, họ nhận được giấy nộp tiền từ ngân hàng và đem về công ty Cuối cùng, nhân viên chuyển giấy nộp tiền này cho bộ phận kế toán để xử lý.
Biểu 2 3: Giấy nộp tiền vào Ngân sách nhà nước số 0029232
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động tổng hợp vào các sổ kế toán tổng hợp
Sổ Nhật ký chung - Phụ lục 2.1
Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt - Phụ lục 2.2
2.3 2 Kế toán Tiền gửi ngân hàng Việt Nam đồng
2.3.2.1 Hệ thống chứng từ, tài khoản
Công ty quản lý và cập nhật thông tin số dư tài khoản ngân hàng liên tục Để ghi nhận sự biến động của số dư, công ty sử dụng tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng, chi tiết theo từng tài khoản.
Hệ thống tài khoản trong phần mềm kế toán Fast gồm:
+ Đối với tài khoản VND, doanh nghiệp sử dụng 2 tài khoản chi tiết:
1121VCBThanhcong: Tiền VND gửi ngân hàng, tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại Thương Việt Nam - Vietcombank;
1121Tech: Tiền VND gửi ngân hàng, tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam - Techcombank
HP Toàn Cầu chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế đường biển và đường hàng không Để đảm bảo chất lượng dịch vụ, doanh nghiệp cần hợp tác với các đối tác nước ngoài, dẫn đến việc thực hiện nhiều giao dịch bằng ngoại tệ.
Công ty sử dụng 2 tài khoản ngoại - loại ngoại tệ Đô la Mỹ:
1122USDHatay: Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng, tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại Thương Việt Nam - Vietcombank;
1122USDTechcomb: Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng, tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam - Techcombank
Chứng từ sử dụng: Ủy nhiệm chi, Giấy báo có, Giấy báo nợ, lệnh chuyển tiền, Debit Note, Freight Note,…
2.3.2.2 Quy trình luân chuyển chứng từ a, Quy trình tăng Tiền gửi ngân hàng
Các nghiệp vụ làm tăng Tiền gửi ngân hàng gồm có: Thu tiền khách hàng, thu lãi tiền gửi ngân hàng, đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ (lãi)…
Sơ đồ 2 5: Quy trình tăng tiền gửi ngân hàng
Vào ngày 11/03/2023, Công ty TNHH Đá Granite Hòa Hương đã thực hiện thanh toán phí dịch vụ theo hóa đơn số 00000453, phát hành ngày 06/03/2023, với tổng số tiền là 7.828.042 đồng, đã bao gồm thuế GTGT 10%.
Sau khi nhận uỷ nhiệm chi từ khách hàng, kế toán sẽ đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp để kiểm tra sự biến động của tiền Việc này bao gồm xác nhận số tiền đã nhận, nội dung chuyển khoản và chủ tài khoản chuyển tiền, đồng thời đối chiếu thông tin thanh toán với các hoá đơn tương ứng của doanh nghiệp.
Hoá đơn số 00000453 - Phụ lục 2.7
Lưu ý: DLMT- Dữ liệu máy tính ở đây: tập tin Khách hàng, tập tin Tài khoản,…
Đánh giá thực trạng Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty
ty TNHH HP Toàn Cầu
2.4 1 Kết quả đạt được a) Về bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý là yếu tố cốt lõi quyết định sự hình thành và phát triển của một công ty Khi bộ máy quản lý hoạt động hiệu quả, các phòng ban trong công ty cũng được tổ chức tốt và hoạt động hiệu quả Điều này tương tự như sự sống của một cây, nơi bộ rễ đóng vai trò quan trọng trong việc nuôi dưỡng và hỗ trợ sự phát triển của cây.
Công ty TNHH HP Toàn Cầu là một điển hình cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với cấu trúc tổ chức tinh gọn và chuyên môn hóa Mỗi phòng ban hoạt động độc lập, xử lý toàn bộ công việc trong phạm vi của mình Hàng tháng, các bộ phận gửi báo cáo công việc cho giám đốc, giúp ông theo dõi tiến độ của từng thành viên, kể cả những người không làm việc trực tiếp với ông.
Công ty chú trọng đến chất lượng công việc, trình độ chuyên môn và sức khỏe nhân viên Để nâng cao năng lực, công ty thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ và tài trợ bữa ăn trưa cho nhân viên.
Công ty đã áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, mang lại nhiều lợi ích như tạo điều kiện cho nhân viên kế toán học hỏi lẫn nhau, nâng cao kỹ năng và chuyên môn đồng đều Khi có kỹ thuật mới hoặc thông tư mới, tất cả kế toán viên đều tiếp cận và nắm bắt thông tin một cách đồng nhất Điều này giúp đảm bảo Giám đốc nhận được thông tin kế toán kịp thời và chất lượng, đồng thời cải thiện chu trình luân chuyển chứng từ trong công ty.
Mỗi chứng từ trong quy trình luân chuyển đều được ký bởi người phụ trách, tạo ra một hệ thống kiểm soát hiệu quả cho công ty Chữ ký này giúp xác định trách nhiệm khi có sai sót xảy ra, cho phép công ty truy rõ nguồn gốc vấn đề và xác định ai là người chịu trách nhiệm.
Việc ký nháy trên từng bước quy trình giúp đảm bảo nguyên tắc phân công và phân nhiệm rõ ràng Nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình, mức độ hoàn thành cần đạt và trách nhiệm khi có sai phạm hoặc không hoàn thành công việc Hệ thống ghi sổ và sổ sách cũng cần được tổ chức một cách khoa học để hỗ trợ quá trình này.
Hiện tại, công ty chỉ sử dụng phần mềm kế toán Fast để quản lý các sổ sách như Nhật ký chung, Sổ Cái tài khoản và Sổ chi tiết tài khoản, tất cả đều được in từ phần mềm này Ngoài ra, công ty cũng áp dụng các bảng tổng hợp trên Excel để hỗ trợ công tác kế toán.
Sử dụng phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian và dễ dàng tra cứu hơn so với ghi sổ thủ công Việc công ty chỉ sử dụng một phần mềm kế toán duy nhất đảm bảo cho các chính sách và phương pháp kế toán được áp dụng thống nhất trong một kỳ kế toán Điều này giúp thông tin kế toán trở nên ổn định và có giá trị so sánh qua các thời kỳ.
Công ty đã đầu tư vào việc lập và quản lý hóa đơn bằng dịch vụ Hóa đơn điện tử Bkav, một nền tảng dễ sử dụng giúp hạn chế tình trạng mất mát, thất lạc hay hư hại hóa đơn Điều này không chỉ giảm khối lượng công việc cho các kế toán viên mà còn nâng cao năng suất trong quá trình tạo hóa đơn.
Phần mềm kế toán dễ sử dụng và thuận tiện cho việc tra cứu, giúp nhân viên chỉ cần nhập liệu một lần mà không cần ghi chép nhiều lần như phương pháp thủ công Công việc chuyển sổ đã được lập trình sẵn, giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên kế toán và tối ưu hóa năng lực làm việc của họ Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm còn đảm bảo tính chính xác, với số liệu được chuyển theo khuôn mẫu, tạo sự thống nhất giữa các sổ sách và đồng bộ hóa số liệu trong các báo cáo.
Sử dụng phần mềm kế toán giúp nhân viên nhanh chóng kiểm tra các khoản phải thu từ khách hàng, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc thu hồi công nợ Bên cạnh đó, cơ cấu tiền cũng có sự chuyển biến tích cực.
STT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
1 Tiền và các khoản tương đương tiền
3 Tỷ trọng của tiền trong tổng tài sản 54% 25% 9%
Bảng 2 2: Một số chỉ tiêu về tiền của công ty trong giai đoạn 2020 - 2022
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH HP Toàn Cầu
Bảng số liệu cho thấy sự thay đổi rõ rệt trong cơ cấu tiền của công ty qua các năm Theo báo cáo tài chính, các khoản tiền và các khoản tương đương tiền chủ yếu chỉ bao gồm các khoản tiền.
Năm 2020, tiền mặt chiếm 54% tổng tài sản của công ty, cho thấy công ty đang giữ một lượng tiền quá lớn, dẫn đến hiệu quả sinh lời kém.
+ Năm 2021, việc quản lý tiền của công ty đã tiến bộ nhiều,các khoản tiền chiếm 25% tổng tài sản
Đến năm 2022, tỷ trọng tiền trong tổng tài sản của công ty chỉ còn 9%, cho thấy sự giảm đáng kể qua các năm, mặc dù tổng tài sản vẫn có xu hướng tăng Điều này chứng tỏ công ty đã cải thiện khả năng sử dụng và cơ cấu lại vốn một cách hợp lý hơn.
Quản lý thu chi tại công ty được phân chia rõ ràng, với kế toán trưởng đảm nhiệm cả vai trò thu và chi Tiền mặt được giữ tại két trong phòng giám đốc, chỉ có kế toán trưởng và giám đốc biết mật mã Kế toán tiền thường xuyên cập nhật số dư tài khoản cùng kế toán trưởng và kế toán công nợ, giúp các kế toán viên nắm rõ vốn khả dụng để cân đối thanh toán cho nhà cung cấp và thúc giục nhân viên bán hàng thu hồi nợ từ khách hàng.
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH HP TOÀN CẦU
Định hướng phát triển của công ty giai đoạn 2024 - 2030
Nền kinh tế Việt Nam hiện đang đối mặt với nhiều thách thức phức tạp và bất ổn, bao gồm sự gia tăng chi phí sản xuất đầu vào, sự sụt giảm đáng kể trong số lượng đơn đặt hàng, và tình trạng trì trệ trong sản xuất của nhiều doanh nghiệp Thêm vào đó, lãi suất vay vốn cao đã tạo ra khó khăn trong việc tiếp cận nguồn vốn cho các doanh nghiệp.
Trong giai đoạn 2024 - 2030, công ty TNHH HP Toàn Cầu định hướng trở thành doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp giải pháp dịch vụ logistics.
Công ty cam kết cung cấp giải pháp logistics chuyên biệt, chuyên nghiệp và cẩn thận, nhằm đảm bảo chất lượng và hiệu quả dịch vụ với giá cả cạnh tranh Để đạt được điều này, công ty chú trọng vào việc ứng dụng công nghệ mới và phát triển mạng lưới đối tác rộng lớn Gần đây, công ty đã gia nhập "Hiệp hội logistics Hà Nội - HNLA", khẳng định vị thế trong các mạng lưới logistics lớn.
HP Toàn Cầu cam kết xây dựng một tập thể đoàn kết và chuyên nghiệp trong lĩnh vực logistics Để hiện thực hóa cam kết này, công ty thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ và khuyến khích nhân viên tích cực tham gia học tập.
Trong môi trường kinh tế cạnh tranh khốc liệt hiện nay, công ty cam kết cung cấp dịch vụ tuyệt hảo với giá cả phải chăng, đồng thời đặt chữ tín lên hàng đầu Với sự tận tâm của đội ngũ nhân viên, công ty đồng hành cùng khách hàng từ những bước đầu tiên cho đến khi hoàn tất một lô hàng, bất kể hoàn cảnh nào.
Công ty đặt ra các mục tiêu nhỏ hàng tháng và hàng quý để giúp nhân viên và chủ sở hữu có cái nhìn tổng quát về khả năng kinh doanh Mục tiêu ngắn hạn sắp tới là nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng cường chiến dịch marketing và phát triển các tuyến hàng xuất nhập khẩu cho các mặt hàng chủ đạo.
Công ty đặt mục tiêu hoàn thiện quy trình làm việc hiệu quả, loại bỏ các bước tốn thời gian không mang lại lợi ích Điều này nhằm nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên và cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng.
Công ty cam kết xây dựng một môi trường làm việc năng động, trẻ trung và lành mạnh Để khuyến khích nhân viên phát triển bản thân, công ty áp dụng các chính sách lương thưởng hấp dẫn nhằm tạo động lực cho họ trong việc tự học hỏi và hoàn thiện kỹ năng.
Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán
Trong nền kinh tế thị trường, các thành phần kinh tế đang trải qua sự bình đẳng, dẫn đến môi trường cạnh tranh khốc liệt giữa chúng.
Để tồn tại trong môi trường cạnh tranh, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các yếu tố vật lực và trí lực Vật lực bao gồm nguồn vốn, cơ sở vật chất như nhà cửa, xe cộ và tài chính Trong khi đó, trí lực thể hiện qua đội ngũ nhân viên, phản ánh tiềm năng và tố chất lãnh đạo của công ty Sự vững mạnh của doanh nghiệp phụ thuộc vào việc đảm bảo đầy đủ cả hai yếu tố này.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong mỗi công ty, không chỉ là việc ghi chép và tính toán mà còn là công cụ quản lý tài chính hiệu quả Thông qua việc cung cấp thông tin hữu ích, kế toán hỗ trợ các nhà quản lý phân tích và nắm bắt cơ hội, từ đó đưa ra quyết định kinh tế kịp thời và chính xác.
Để đảm bảo thông tin kế toán chính xác và kịp thời, bộ phận kế toán của công ty cần hoạt động hiệu quả và phù hợp với chuyên môn Việc hoàn thiện công tác kế toán, đặc biệt là kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, là cần thiết cho mọi doanh nghiệp.
Yêu cầu hoàn thiện công tác kế toán
Để hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, ta cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Công tác kế toán tuân thủ theo đúng chế độ tài chính và kế toán hiện hành
Tuân thủ pháp luật là điều kiện tiên quyết cho mọi hoạt động doanh nghiệp, vì các doanh nghiệp phải hoạt động dưới sự quản lý và kiểm soát của Nhà nước thông qua các văn bản pháp luật và thông tư Chẳng hạn, để đăng ký kinh doanh, mã số thuế và tư cách pháp nhân, doanh nghiệp cần thực hiện theo các quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật.
- Sử dụng các công tác kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp
Mỗi loại hình doanh nghiệp đều có những đặc điểm riêng, do đó, việc áp dụng chế độ kế toán cần phải tuân thủ các quy định hiện hành và phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Để xây dựng một bộ máy kế toán hiệu quả, trình độ của đội ngũ kế toán viên là yếu tố quyết định, bên cạnh đó, cách tổ chức và quản lý các phòng ban trong công ty cũng ảnh hưởng lớn đến hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán.
- Hệ thống kế toán phải cung cấp được các thông tin một cách kịp thời, chính xác
Nhiệm vụ chính của kế toán là cung cấp thông tin kinh tế cho nhà quản lý, giúp họ đưa ra quyết định về hoạt động và phát triển doanh nghiệp Thông tin này cần được cung cấp kịp thời, nắm bắt cơ hội kinh tế, đồng thời phải chính xác và dễ hiểu để hỗ trợ quá trình ra quyết định hiệu quả.
- Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả
Tối ưu chi phí là vấn đề quan trọng đối với doanh nghiệp, yêu cầu các nhà lãnh đạo cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí và lợi ích Quyết định thường chỉ được thực hiện khi lợi ích thu về vượt trội hơn chi phí Một ví dụ điển hình là việc các công ty nhỏ phải quyết định giữa việc thuê thêm nhân viên kế toán hay vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm, khi một nhân viên kế toán đảm nhận nhiều chức năng khác nhau.
Một số giải pháp hoàn thiện kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH HP Toàn Cầu
a) Tiến hành kiểm kê quỹ định kỳ
Việc tin tưởng vào nhân viên là điều hoàn toàn hợp lý, nhưng con người không giống như máy móc, họ cũng có thể mắc sai sót và cảm thấy mệt mỏi Do đó, việc kiểm kê quỹ định kỳ là cần thiết để phát hiện những sai sót kịp thời Sự khác biệt giữa sổ sách và thực tế là điều bình thường, và nếu không thực hiện kiểm kê thường xuyên, chúng ta sẽ không nhận ra những vấn đề này Ngoài ra, kiểm kê quỹ đột xuất cũng giúp giảm thiểu khả năng kế toán viên chiếm dụng vốn của công ty, tránh những tình huống đáng tiếc như việc thủ quỹ vay tiền công ty mà không hoàn trả.
Để giảm bớt áp lực cho kế toán, tôi đề xuất công ty thực hiện kiểm kê quỹ định kỳ hàng tháng, cụ thể là sau ngày 21 Việc này sẽ giúp công ty có thời gian để lập và nộp báo cáo thuế GTGT trước hạn chót vào ngày 20 hàng tháng, tránh tình trạng dồn việc cho kế toán.
Biên bản kiểm kê quỹ: Bảng kê quỹ (dùng cho VND) mẫu 08-TT
Bên cạnh đó, nên tiến hành kiểm kê quỹ đột xuất, việc tiến hành kiểm kê quỹ đột xuất thì nên do giám đốc tự quyết định
Khi thực hiện kiểm kê, cần lập biên bản kiểm kê có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng và giám đốc Biên bản này được lập thành hai bản: một bản lưu tại phòng kế toán và bản còn lại do giám đốc giữ.
Khi các khoản thừa, thiếu được phát hiện do kiểm kê mà chưa rõ nguyên nhân Ta sẽ xử lý - ghi nhận như sau:
- Đối với số tiền thừa: Nợ TK 111/ Có TK 338
- Đối với số tiền thiếu: Nợ TK 138/ Có TK 111
73 b) Quy định hạn mức tiền mặt tại quỹ
Quy định hạn mức tiền mặt là rất cần thiết, vì việc giữ quá nhiều quỹ tiền mặt sẽ khiến doanh nghiệp không sử dụng vốn hiệu quả Ngược lại, nếu lượng tiền mặt tồn quỹ quá ít, công ty sẽ không có đủ vốn để ứng phó với các tình huống khẩn cấp.
Theo lý luận tài chính cơ bản, doanh nghiệp cần duy trì một mức tiền mặt hợp lý để đảm bảo khả năng chi trả lãi vay, các chi phí vốn và phòng ngừa rủi ro Do đó, công ty nên xác định hạn mức tiền mặt dựa trên số tiền cần thiết để thanh toán lãi vay của năm trước.
Minh hoạ: Lãi phải trả năm 2022 của công ty là 170.229.599 VND, dự trù các khoản tiền khác hàng tháng là 20.000.000 VND
(số liệu lấy từ các báo cáo của công ty)
Theo các số liệu trên trong năm 2023, công ty nên giữ tồn quỹ tiền mặt hàng tháng là: 170.229.599/12 + 20.000.000 = 34.185.800 VND c) Về phần mềm kế toán sử dụng
Việc đảm bảo máy chủ luôn hoạt động tốt, phần mềm kế toán luôn đáp ứng được yêu cầu của bộ phận kế toán là rất cần thiết
Công ty nên thuê dịch vụ chuyên nghiệp để duy trì và bảo vệ máy chủ trong tình trạng tốt Nhân viên kế toán cần đăng ký email với nhà phát hành phần mềm kế toán để nhận thông báo về các thay đổi và cập nhật mới, từ đó giúp bộ phận kế toán cập nhật nhanh chóng.
Nhân viên kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp xúc với khách hàng và đánh giá uy tín cũng như khả năng thanh toán của họ dựa trên các lô hàng đã hoàn thành Tuy nhiên, vẫn có những trường hợp nợ xấu tồn đọng Vì vậy, em kiến nghị công ty nên xây dựng một chính sách thu hồi công nợ linh hoạt và cụ thể để xử lý hiệu quả các khoản nợ này.
Nhân viên kinh doanh sẽ chủ động liên hệ và thu hồi nợ từ khách hàng mà họ đã đảm bảo Trong trường hợp lô hàng không thu được tiền, nhân viên đó sẽ phải tự bù đắp bằng tiền cá nhân để công ty không bị lỗ Điều này đảm bảo rằng công ty sẽ không chịu thiệt hại từ các lô hàng mà nhân viên đã cam kết.
Đối với khách hàng mà nhân viên không đảm bảo, nhân viên kinh doanh cần chuyển giao thông tin liên lạc cho bộ phận kế toán công nợ Kế toán công nợ sẽ lên lịch và thực hiện việc đòi nợ Sau khi chuyển giao, nhân viên kinh doanh không được phép tham gia vào quá trình đòi nợ.
- Đối với những công nợ đã lâu, công nợ xấu thì bắt buộc phải chuyển sang cho kế toán đòi nợ
Nhân viên kinh doanh phải cân nhắc kỹ lưỡng giữa lợi ích và chi phí khi quyết định có đảm bảo cho khách hàng X hay không Họ phải so sánh lợi nhuận từ việc giữ khách hàng với lợi nhuận cao hơn từ việc mất khách hàng Cụ thể, nếu lợi nhuận A từ việc giữ khách hàng thấp hơn nhiều so với lợi nhuận B từ việc không giữ khách, họ sẽ phải xem xét lại chiến lược kinh doanh của mình.
Công ty có thể áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán để giảm số tiền phải thu từ khách hàng khi họ thanh toán công nợ sớm, đồng thời cũng cần quy định các điều khoản phạt cho trường hợp khách hàng thanh toán chậm trễ.
Công ty hiện đang sử dụng hợp đồng nguyên tắc với các đối tác lớn theo yêu cầu của khách hàng và các hợp đồng từ các đại lý nước ngoài để phục vụ thanh toán tiền ngoại tệ Tuy nhiên, đối với những khách hàng không yêu cầu hợp đồng nguyên tắc, công ty không chủ động thực hiện Do đó, tôi đề xuất rằng công ty nên tiến hành ký kết hợp đồng với tất cả khách hàng hiện tại và các khách hàng tiềm năng trong tương lai.
Kế toán công nợ có nhiệm vụ theo dõi khách hàng mới và nhắc nhở nhân viên kinh doanh chuẩn bị hợp đồng nguyên tắc Hợp đồng nguyên tắc này được kế toán công nợ chuẩn bị sẵn, đảm bảo tính thống nhất cho tất cả các khách hàng.
75 hàng của công ty Trên hợp đồng cần thể hiện các chính sách chiết khấu thanh toán và các điều khoản phạt về việc khách trễ hạn thanh toán
Nhân viên kinh doanh sẽ hoàn thiện hai bản hợp đồng, bao gồm thông tin như tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ và thời hạn thanh toán Sau khi hoàn tất, hợp đồng sẽ được trình giám đốc công ty ký và sau đó chuyển đến đối tác để lấy chữ ký xác nhận.
Đối tác sẽ gửi lại cho công ty một bản kế toán công nợ, có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp và hợp lý của hợp đồng, đồng thời lưu trữ các tài liệu liên quan.