CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH HP TOÀN CẦU
2.4. Đánh giá thực trạng Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty
2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân
a) Công ty không tiến hành kiểm tra quỹ định kỳ
Hiện nay, việc kiểm kê tiền mặt tại quỹ của công ty vẫn chưa thực hiện thường xuyên và không có việc kiểm kê đột xuất quỹ tiền mặt. Thực tế thì chỉ đến cuối kỳ kế toán, trước khi lập báo cáo tài chính cuối năm thì nhân viên kế toán mới thực hiện việc kiểm kế quỹ tiền mặt. Công ty luôn tin tưởng nhân viên kế toán tiền của
66
mình, vì nhân viên kế toán ở công ty là một nhân viên kỳ cựu, luôn trung thực, có trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm lâu năm.
b) Công ty không quy định hạn mức tiền mặt tại quỹ
Theo số liệu ở Bảng 2.3: Cơ cấu tiền và các khoản tương đương tiền, ta thấy được lượng tiền mặt dự trữ tại két biến động rất mạnh qua các năm. Do công ty không có một quy định cụ thể, rõ ràng về mức tồn quỹ tiền mặt.
Sang đến năm 2022, công ty chủ yếu sử dụng tiền gửi ngân hàng nên không để ý đến hạn mức tiền mặt. Theo tiến trình công nghệ số, gần như mọi giao dịch đều sử dụng chuyển khoản, hay quét thẻ tín dụng, quét mã QR,..nên đôi khi ta lãng quên việc sử dụng tiền mặt.
c) Về phần mềm kế toán sử dụng
Một lưu ý nhỏ nhưng cũng ảnh hưởng rất lớn đến các công ty khi chỉ sự dụng một phần mềm kế toán đó là mạng nội bộ. Phần mềm kế toán Fast được kết nối, sử dụng bằng mạng nội bộ công ty. Trong thực tế thì tháng 08 năm 2022 vừa qua, công ty đã xảy ra việc máy chủ công ty bị lỗi do một lần mất điện đột xuất. Cả một tuần công ty làm việc mất hiệu quả, trì trệ. Khi máy chủ bị mất kết nối, kiến cho phần mềm kế toán - được kết nối trực tiếp với máy chủ: cũng không sử dụng được.
Việc trì trệ đó gây ra rất nhiều khó khăn cho phòng kế toán. Các công việc, nghiệp vụ phải ghi chép thủ công trong một tuần đó.
d) Thời hạn tín dụng của khách hàng
Hiện nay ở công ty, mỗi nhân viên kinh doanh sẽ tự chăm sóc khách hàng của mình. Do đó việc đòi nợ cũng do nhân viên kinh doanh thúc giục khách hàng. Tuy rằng công ty có đưa ra gợi ý về việc nhân viên kinh doanh nên chuyển việc đòi nợ sang cho kế toán công nợ; nhưng phần nhân viên kinh doanh đều tự đòi nợ.
Theo số liệu của Bảng 2.4: Chỉ tiêu về các khoản phải thu , ta thấy được thời gian ước tính để công ty thu hồi công nợ khách hàng đã tăng 3 ngày (từ 12 ngày - năm 2021; thành 15 ngày - năm 2022). Nguyên nhân lớn là do công ty có các khoản phải thu nhưng không thu được tiền; do thời hạn tín dụng được không được quy định rõ ràng, làm cho các sale không có cơ sở để đốc thúc khách hàng trả tiền.
67
e) Về công tác kế toán các khoản phải thu
Kế toán viên ở công ty không thực hiện việc trích lập dự phòng phải thu khó đòi ở thời điểm lập báo cáo tài chính. Đó là do thiếu sót của bộ máy chứng từ kế toán từ những năm đầu thành lập.
Điều kiện tiên quyết để trích lập dự phòng phải thu khó đòi là: phải có chứng từ gốc hoặc giấy xác nhận của khách hàng về số nợ chưa trả được (hợp đồng kinh tế, hợp đồng nguyên tắc, khế ước vay nợ, cam kết nợ, đối chiếu công nợ,..)
Do không có điều kiện tiên quyết đó nên công ty không thực hiện việc trích lập dự phòng.
68
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương 2, em đã trình bày về thực trạng về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của công ty TNHH HP Toàn Cầu.
Qua chương 2, có thể thấy:
Tổng quan về công ty TNHH HP Toàn Cầu - công ty mà em đang thực tập: thuộc loại hình gì, kết quả kinh doanh các năm qua như thế nào,…
Hiểu được cách thức vận hành, tổ chức luân chuyển chứng từ của các chứng từ liên quan đến tiền và khoản phải thu.
Bên cạnh đó, có cái nhìn tổng quát về các ưu, nhược điểm trong công tác kế toán các khoản vốn bằng tiền và các khoản phải thu của công ty TNHH HP Toàn Cầu.
Dựa vào những điều đã tìm hiểu được, cũng như các phân tích ở chương 2 này, em sẽ đưa ra các giái pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty TNHH HP Toàn Cầu trong chương 3 tiếp theo.
69