CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH HP TOÀN CẦU
2.3. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của Công ty TNHH
2.3.1. Kế toán Tiền mặt
2.3.1.1 Hệ thống chứng từ, tài khoản
Tài khoản 111 - Tiền mặt tại quỹ theo thông tư có 3 tài khoản cấp hai. Nhưng doanh nghiệp không sử dụng tiền mặt ngoại tệ, hay vàng bạc đá quý, kim khí nên không sử dụng các tài khoản chi tiết TK 1112, 1113. Do đó, doanh nghiệp chỉ mở tài khoản chi tiết theo dõi cho TK 1111 - Tiền mặt VND. Tiền mặt của doanh nghiệp được để tại két, chịu sự giám sát của kế toán trưởng và giám đốc. Cuối mỗi năm, trước khi lập báo cáo tài chính; nhân viên kế toán thực hiện kiểm kê quỹ.
30
Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi, ĐNTT,…và các chứng từ kèm theo 2.3.1.2. Quy trình luân chuyển chứng từ
a, Quy trình tăng tiền mặt:
Nghiệp vụ tăng tiền mặt của công ty thường có: Rút TGNH nhập quỹ tiền mặt, thu tiền từ khách hàng,…
Sơ đồ 2. 3: Quy trình tăng tiền mặt
Nghiệp vụ tăng tiền mặt: Ngày 07/02/2023 , Công ty TNHH T&C Hùng Anh trả tiền phí dịch vụ làm hàng và cước vận chuyển nội địa, theo hoá đơn số 00000213, bằng tiền mặt; với số tiền chưa thuế GTGT 10% là 2.900.000 đồng.
Khi nhận được thông báo trả tiền và tiền từ nhân viên kinh doanh, kế toán tiền tiến hành kiểm tra số dư khoản phải thu của khách hàng Hùng Anh trên phần mềm kế toán; so sánh với số tiền nhận được và hoá đơn tương ứng.
Hoá đơn số 00000213 – Phụ lục 2.6
1.0. Lập Phiếu thu 2.0. Kiểm tra và ký xác nhận
Lưu ý: DLMT- Dữ liệu máy tính ở đây:
tập tin Khách hàng, tập tin Tài khoản.
31
Sau khi hoàn tất việc đối chiếu và so sánh các chứng từ, kế toán tiền tiến hành nhập liệu số tiền thu được vào phần mềm kế toán theo bút toán:
Nợ TK 1111: 3.190.000
Có TK 131(Hunganh): 3.190.000
Hình 2. 1: Màn hình nhập liệu phiếu thu số PT020, ngày 07/02/2023
Kết thúc nhập liệu, kế toán tiền in phiếu thu tiền mặt từ hệ thống thành 2 liên, và chuyển đến cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng nhận tiền và phiếu thu, kiểm tra lại thông tin trên phiếu thu và ký xác nhận, rồi chuyển lại cho kế toán tiền; tiền được kế toán trưởng cất vào két của công ty.
Kế toán tiền nhận lại phiếu thu đã ký duyệt, lưu lại liên 1 tại bộ phận và chuyển liên 2 cho nhân viên phụ trách khách hàng.
Biểu 2. 1: Phiếu thu số PT020, ngày 07/02/2023
(Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH HP Toàn Cầu)
32
b, Quy trình giảm tiền mặt:
Công ty có những nghiệp vụ chi tiền mặt tiêu biểu như: rút quỹ tiền mặt nộp vào tài khoản Ngân hàng, thanh toán trả tiền cho nhà cung cấp,…
Sơ đồ 2. 4: Quy trình giảm tiền mặt
Công ty tiến hành thanh toán cho các nhà cung cấp chủ yếu qua dịch vụ chuyển tiền trực tuyến của các ngân hàng. Do đó, chỉ có các nghiệp vụ không thể thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng hoặc thanh toán với số tiền nhỏ thì doanh nghiệp sử dụng tiền mặt để thanh toán.
Ví dụ điển hình là các nghiệp vụ thanh toán với các Chi cục Hải quan
1.0. Lập Đề nghị thanh toán 2.0. Kiểm tra, ký duyệt
3.0. Lập phiếu chi 4.0. Ký phiếu chi 5.0. Chi tiền 6.0. Ký và trả tiền cho NCC
Lưu ý: DLMT- Dữ liệu máy tính ở đây: tập tin Khách hàng, tập tin Tài khoản, Tập tin hàng hoá dịch vụ.
33
Nghiệp vụ giảm tiền mặt: Ngày 01/02/2023, công ty nộp tiền thuế Giá trị gia tăng hàng nhập khẩu cho khách hàng yêu cầu dịch vụ, theo Giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước số 0029232.
Sau khi nhận được đề nghị thanh toán Nhà cung cấp kèm Giấy nộp tiền (do bộ phận log tự lập - dùng để xác nhận với ngân hàng về việc nộp tiền), kế toán tiền kiểm tra bộ chứng từ. Khi bộ chứng từ thoả mãn các điều kiện cần thiết, kế toán tiền nhập liệu trên phần mềm kế toán với bút toán:
Nợ TK 3311(HQCPN) : 532.137 Có TK 1111: 532.137
Hình 2. 2: Màn hình nhập liệu phiếu chi số PC1620, ngày 01/02/2023
Kế toán tiền in phiếu chi tiền mặt thành 2 liên và chuyển cùng bộ chứng từ đến kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra lại tính chính xác, ký xác nhận và chi tiền.
Nhân viên log nhận tiền và 2 liên phiếu chi, ký xác nhận vào người nhận tiền. Sau đó chuyển 1 liên cho kế toán tiền để lưu trữ.
34
Biểu 2. 2: Phiếu chi số PC1620, ngày 01/02/2023
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH HP Toàn Cầu)
Nhân viên log mang tiền và giấy nộp tiền đến ngân hàng. Sau khi nộp tiền, nhận được giấy nộp tiền do ngân hàng Vietinbank phát hành, đem về công ty và chuyển giấy nộp tiền sang bộ phận kế toán.
Biểu 2. 3: Giấy nộp tiền vào Ngân sách nhà nước số 0029232
35
Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động tổng hợp vào các sổ kế toán tổng hợp.
Sổ Nhật ký chung - Phụ lục 2.1
Sổ chi tiết tài khoản tiền mặt - Phụ lục 2.2