CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH HP TOÀN CẦU
2.4. Đánh giá thực trạng Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty
2.4.1. Kết quả đạt được
Bộ máy quản lý của một công ty là cái cốt lõi để hình thành nên một công ty. Bộ máy quản lý công ty mà tốt, thì các phòng ban trong công ty cũng được tổ chức tốt, hoạt động hiệu quả. Nó cũng như việc cái cây có tốt hay không, một phần tất yếu là do bộ rễ vậy.
Và ở công ty TNHH HP Toàn Cầu, bộ rễ ấy rất chắc chắn. Là một công ty điển hình cho loại hình công ty vừa và nhỏ, công ty đã tổ chức các phòng ban một cách tinh gọn nhất. Mỗi phòng ban, bộ phận được tổ chức chuyên môn hóa, tất cả công việc của phòng ban được xử lý hết trong bộ phận đó. Hàng tháng, mỗi bộ phận đều gửi báo cáo công việc cho giám đốc, giúp cho giám đốc nắm bắt được tiến độ của từng thành viên, kể cả những thành viên mà giám đốc không làm việc trực tiếp.
Bên cạnh đó, công ty luôn luôn quan tâm đến chất lượng công việc, trình độ chuyên môn cũng như là sức khỏe của nhân viên. Công ty thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ, tài trợ bữa ăn trưa cho cho nhân viên trong công ty.
b) Bộ máy kế toán
Công ty đã hoạt động với hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung và đem lại ưu điểm như: các nhân viên kế toán có thể học hỏi lẫn nhau để tăng kỹ năng kế toán, chuyên môn của các kế toán viên trong phòng kế toán tương đồng nhau, mỗi khi có những kỹ thuật mới hay thông tư mới tất cả kế toán viên đều nắm được ở mức độ như nhau. Từ đó, đảm bảo cung cấp cho Giám đốc những thông tin kế toán kịp thời và chất lượng.
c) Về chu trình luân chuyển chứng từ
Các chứng từ qua mỗi khâu luân chuyển đều có chữ ký của người phụ trách. Đó là một cách kiểm soát khá hữu hiệu đối với công ty. Nhờ chữ ký trên các chừng từ, khi một vấn đề sai sót nào xảy ra, công ty có thể truy ra trách nhiệm - làm sai từ khâu nào, ai là người làm sai.
61
Việc ký nháy trên mỗi bước như vậy đã đáp ứng nguyên tắc phân công, phân nhiệm. Các nhân viên nhận thức rõ được nhiệm vụ của mình là gì, mình cần hoàn thành đến đâu, và mình sẽ chịu trách nhiệm gì khi mắc phải sai phạm hay không hoàn thành công việc đó.
d) Về hình thức ghi sổ và hệ thống sổ sách
Thực tế đến hiện nay, công ty chỉ sử dụng phần mềm kế toán Fast và những sổ Nhật ký chung hay Sổ Cái tài khoản, Sổ chi tiết tài khoản đều được in ra từ phần mềm kế toán Fast. Bên cạnh đó, công ty còn sử dụng các bảng tổng hợp trên excel.
Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian, dễ dàng tra xét hơn việc sử dụng hình thức ghi sổ thù công rất nhiều. Công ty chỉ sử dụng một phần mềm kế toán duy nhất, tạo điều kiện cho các chính sách kế toán cũng như các phương pháp kế toán được nhân viên kế toán sử dụng thống nhất trong một kỳ kế toán nhất định. Từ đó, các thông tin kế toán đảm bảo được sự ổn định và có giá trị so sánh được qua các thời kỳ.
Bên cạnh đó, công ty cũng đầu tư cho việc lập hóa đơn và quản lý hóa đơn; bằng việc mua dịch vụ Hóa đơn điện tử Bkav. Bkav là một trang web dễ sử dụng, hạn chế được việc mất, thất lạc hay là hư hại các hóa đơn. Từ đó, giảm thiếu dược khối lượng công việc cho các kế toán viên, và cũng nâng cao năng suất tạo hóa đơn.
e) Ứng dụng phần mềm kế toán:
Phần mềm khá dễ sử dụng, thuận tiện trong việc tra cứu. Các nhân viên chỉ cần nhập liệu ban đầu mà không cần ghi nhiều lần, chuyển sổ như kế toán thủ công;
công việc chuyển sổ được lập trình sẵn trong phần mềm máy tính. Từ đó, nhân viên kế toán được giảm bớt khối lượng công việc. Cũng nhờ vậy mà công ty có thế tận dụng tối đa năng lực của các kế toán viên. Việc sử dụng phần mềm máy tính còn đảm bảo tính chính xác, số liệu được chuyển sổ theo khuôn mẫu nên thống nhất số liệu ở các sổ cũng như có sự thống nhất, đồng điệu của số liệu ở một nghiệp vụ giữa các báo cáo.
62
Hơn thế nữa, việc sử dụng phần mềm kế toán còn giúp nhân viên kế toán thực hiện việc kiểm tra các khoản phải thu khách hàng một cách nhanh chóng, tạo điều kiện tốt cho việc thu hồi công nợ.
f) Cơ cấu tiền có chuyển biến tích cực
STT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
1 Tiền và các khoản tương đương tiền
1.503.734.607 2.620.758.929 650.204.861
2 Tổng tài sản 2.782.022.567 10.647.600.932 7.039.827.711
3 Tỷ trọng của tiền trong tổng tài sản 54% 25% 9%
Bảng 2. 2: Một số chỉ tiêu về tiền của công ty trong giai đoạn 2020 - 2022 Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH HP Toàn Cầu Nhìn vào bảng số liệu, ta thấy được sự thay đổi rõ rệt trong cơ cấu tiền của công ty qua các năm, Theo số liệu trên báo cáo tài chính của công ty, các khoản tiền và các khoản tương đương tiền chỉ bao gồm các khoản tiền.
+ Năm 2020, các khoản tiền chiếm 54% tổng tài sản của công ty; đây là một mức quá an toàn, công ty đã để quá nhiều tiền tại công ty, dẫn đến khả năng sinh lời của tài sản công ty rất kém.
+ Năm 2021, việc quản lý tiền của công ty đã tiến bộ nhiều,các khoản tiền chiếm 25% tổng tài sản
+ Đến năm 2022, tiền chỉ còn chiếm 9% trong tổng tài sản của công ty
Đó là một bước tiến nhảy vọt, trong khi tổng tài sản vẫn có xu hướng tăng (đến năm 2022 có sự giảm) thì tỷ trọng của tiền trong tổng tài sản qua các năm luôn có xu hướng giảm. Điều đó cho thấy công ty đã biết sử dụng, cơ cấu lại vốn một cách hợp lý hơn.
63
g) Quản lý tiền
Việc quản lý thu chi ở công ty được phân chia rõ ràng. Kế toán trưởng là người thực thu và cũng là người thực chi. Tiền mặt của công ty luôn được để tại két - tại phòng của giám đốc, chỉ có kế toán trưởng và giám đốc biết mật mã két. Kế toán tiền luôn theo dõi, cập nhật số dư tài khoản với kế toán trưởng và kế toán công nợ, giúp các kế toán viên luôn nắm được số vốn khả dụng của công ty, để cân đối việc tiến hành việc thanh toán cho nhà cung cấp hay là thúc giục các nhân viên bán hàng đòi nợ khách hàng.
Theo tiến trình công nghệ mới, công ty đã đang và sẽ tiếp tục sử dụng hình thức thanh toán điện tử của các ngân hàng. Thanh toán điện tử tạo rất nhiều điều kiện thuận lợi cho công ty: linh hoạt - có thế thanh toán bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu (chỉ cần là nơi có sóng điện thoại và có mạng di động); giảm thiểu thời gian làm việc tại quầy giao dịch của ngân hàng.
h) Tích cực thực hiện thanh toán qua ngân hàng
STT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
1 Tiền và các khoản tương đương
tiền 1.503.734.607 2.620.758.929 650.204.861
2 Tiền mặt 29.378.274 1.815.340.403 26.344.250
3 Tiền gửi ngân hàng 1.474.356.333 805.418.526 623.860.611
4 Tỷ trọng của TM trong tổng tiền 2% 69% 4%
5 Tỷ trọng của TGNH trong tổng
tiền 98% 31% 96%
Bảng 2. 3: Cơ cấu về tiền và các khoản tương đương tiền giai đoạn 2020 - 2022 Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH HP Toàn Cầu Tỷ trọng tiền mặt trong tổng tiền chiếm tỷ trọng nhỏ so với tiền gửi ngân hàng là điều hợp lý, nhưng năm 2021 doanh nghiệp có tỷ lệ tiền mặt ở két chiếm 69% tổng
64
tiền, đó là một điều bất hợp lý. Và đến năm 2022 doanh nghiệp đã điều chỉnh lại (chỉ còn 4%). Việc điều chỉnh lại cơ cấu tiền là điều đúng đắn; bởi lẽ, khi để tiền quá nhiều ở két - có nhiều rủi ro mất cắp, mối mọt, không có khả năng sinh lời.
Đến năm 2022 công ty đã chuyển phần lớn tiền mặt thành tiền gửi ngân hàng, từ đó thấy được công ty đã có cái nhìn đúng đắn về việc quản lý tiền.
Công ty đang thực hiện theo xu hướng không dùng tiền mặt. Được thể hiện ở việc phần lớn các giao dịch của công ty đều được thanh toán qua ngân hàng, công ty chỉ thực hiện thanh toán bằng tiền mặt đối với những trường hợp bắt buộc như việc nộp phí hải quan, hay là thanh toán cho các dịch vụ phục vụ hoạt động quản lý doanh nghiệp của công ty: như việc thanh toán cước điện thoại,…
Việc thanh toán không dùng tiền mặt mang lại cho công ty rất nhiều lợi ích:
- Giúp giảm thiểu các rủi ro về tiền mặt: nhân viên trộm tiền, tiền giả hay hư hỏng mối mọt;
- Thực hiện việc thanh toán bằng ngoại tệ một cách dễ dàng và an toàn;
- Đảm bảo việc thanh toán diễn ra một cách nhanh chóng, an toàn (thanh toán qua app Ngân hàng);
- Hợp lý hóa khoản chi phí được trừ. Những khoản chi phí lớn hơn 20 triệu đồng chỉ khi được thanh toán qua ngân hàng - từ tài khoản của công ty mình sang tài khoản công ty nhà cung cấp - thì được xếp vào khoản phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
i) Về công tác kế toán các khoản phải thu
Công ty có chính sách linh hoạt đối với thời hạn tín dụng của khách hàng. Việc thu hồi công nợ phần lớn là do các nhân viên kinh doanh đi đòi nợ chính khách hàng của mình. Đối với những khách hàng thân quen hay những khách hàng mua với giá trị lớn, các nhân viên kinh doanh thường kéo dài thời hạn tín dụng hoặc chi nhỏ số tiền lớn để đòi khách hàng thanh toán theo từng lần. Điều này cũng giúp nhân viên kinh doanh giữ được khách hàng của mình, làm cho mối quan hệ của khách hàng với công ty bền chắc hơn.
65
Số liệu cũng chứng minh:
STT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
1 Doanh thu thuần 18.079.930.324 129.231.071.918 135.013.044.985 2 Khoản phải thu bình quân 1.019.427.168 4.288.600.280 5.637.512.811 3 Vòng quay khoản phải thu =
(1)/(2)
17,74 30,13 23,95
4 Kỳ thu tiền trung bình = 360/(3) (ngày)
21 12 15
Bảng 2. 4: Chỉ tiêu về các khoản phải thu giai đoạn 2020 - 2022
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH HP Toàn Cầu Trong năm 2020, công ty thực hiện thu tiền xấp xỉ 18 lần/năm, nghĩa là thời gian ước tính để công ty thu được tiền là 21 ngày. Sang đến năm 2021, chỉ số này đã phát triển theo chiều hướng tốt hơn, thời gian ước tính để công ty thu được tiền đối với việc cung cấp hàng hoá dịch vụ là 12 ngày. Tính đến năm 2022, chỉ số này có sự giảm sút, nhưng vẫn cao hơn so với năm 2020; thời gian ước tính để thu được tiền là 15 ngày.
Bên cạnh đó, kế toán công nợ lập và theo dõi “Bảng theo dõi công nợ” với thời hạn tín dụng linh hoạt - do sale tự định lượng. Kế toán công nợ sẽ tiến hành nhắc nhở nhân viên kinh doanh thu hồi công nợ nếu như quá thời hạn tín dụng mà nhân viên kinh doanh đăng ký cho khách hàng với bộ phận kế toán.