CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH HP TOÀN CẦU
2.1. Khái quát về công ty TNHH HP Toàn Cầu
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH HP Toàn Cầu
a, Sự hiện hữu của công ty
- Tên tiếng việt: Công ty TNHH HP Toàn Cầu
- Tên quốc tế: HP Global Company Limited
- Tên viết tắt: HP GLOBAL., LTD
- Vốn điều lệ: 1.000.000.000 đồng
- Mã số thuế: 0106718785
- Địa chỉ: Số 9, nhà A4, Khu tập thể trường Đại học Hà Nội, phường Trung Văn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Người đại diện: Nguyễn Thị Mỹ Hạnh
- Điện thoại: 0912646161
- Quản lý bởi: Chi cục Thuế Quận Nam Từ Liêm
- Loại hình doanh nghiệp : Công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà Nước
- Địa chỉ văn phòng làm việc:
Văn phòng Hà Nội: Số 13, LK3, dọc bún 1, khu đô thị Văn khê, La Khê, Hà Đông, Hà Nội.
Chi nhánh Hải Phòng: Số 1 Ngô Quyền, quận Hải An, thành phố Hải Phòng.
Chi nhánh Đà Nẵng: Số 55 Lê Văn Thiêm, Hải An, Sơn Trà, Đà Nẵng.
Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh: 54b, khu biệt thự Chu Văn An, phường 26, quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh.
23
b, Quá trình hình thành và phát triển
- Ngày 18/12/2014: công ty đăng ký kinh doanh lần đầu tại “Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội” với tên: Công ty TNHH một thành viên HP Toàn Cầu.
- Ngày 04/08/2016, chuyển đổi thành tên: Công ty TNHH HP Toàn Cầu.
- HP Toàn Cầu chính thức trở thành hội viên của “Liên đoàn Thương mại và công nghiệp Việt Nam” – VCCI vào năm 2018. VCCI hoạt động với tư cách là một tổ chức phi lợi nhuận, độc lập, phi chính phủ, có tư cách pháp nhân, có quyền tự chủ tài chính. Mục đích chính khi thành lập VCCI là thúc đẩy mối quan hệ kinh doanh và thương mại với các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.
- Ngày 14/09/2021 HP Toàn Cầu là hội viên chính thức của VLA - Hiệp hội doanh nghiệp dịch vụ logistic Việt Nam.
- Bên cạnh đó, công ty là thành viên của Group WCA, GAA, Lognet với hơn 5000 thành viên tại 200 quốc gia. HP Toàn Cầu cũng thuộc All World Shipping; được bảo lãnh thanh toán bởi Freight Deadbeats.
2.1.2. Đặc điểm hoạt động và sản xuất kinh doanh
Công ty đang kinh doanh những ngành nghề chính như:
- Dịch vụ vận chuyển xuyên quốc gia (cước biển, hàng không, cước nhập, cước xuất): cước vận chuyển quốc tế nhập khẩu đường biển (nguyên container, hàng lẻ) và đường hàng không.
- Dịch vụ hải quan tại các cảng Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh.
- Dịch vụ giao nhận trọn gói cho các công ty gia công: đăng ký hợp đồng gia công, dịch vụ hải quan cho các lô hàng nhập nguyên liệu, xuất thành phẩm, tờ khai chuyển giao nguyên phụ liệu, khai báo tồn kho nguyên phụ liệu và quyết toán năm.
- Dịch vụ vận chuyển nội địa đường bộ: xe tải, xe container, xe ghép. Dịch vụ vận chuyển nội địa đường biển (nguyên cont, ghép lẻ), đường hàng không.
- Dịch vụ tư vấn các giải pháp logistics: tư vấn về mã HS (Hệ thống mã hoá và mô tả hàng hoá hài hoà), chính sách mặt hàng, thuế xuất nhập khẩu; ưu đãi
24
thuế; hợp đồng thương mại quốc tế; hồ sơ xuất nhập khẩu; tư vấn giấy tờ sau thông quan.
- Các dịch vụ hỗ trợ khác: dịch vụ làm C/O cho hàng xuất khẩu (tất cả các form), dịch vụ đăng ký kiểm tra chất lượng, dịch vụ đăng ký làm hợp quy, dịch vụ đăng ký phân tích phân loại, kiểm dịch, hun trùng.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2. 1: Bộ máy quản lý công ty TNHH HP Toàn Cầu a,Giám đốc
Là người điều hành, quản lý và chịu trách nhiệm về các hoạt động cũng như hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty
b, Sale/ Nhân viên kinh doanh
Bộ phận sales/ phòng kinh doanh là bộ phận có số thành viên chiếm đa số trong công ty.
Công việc chính của nhân viên kinh doanh là tiếp nhận thông tin, tư vấn; tìm kiếm khách hàng mới; chăm sóc khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ. Trong quá trình tư vấn khách hàng, nhân viên kinh doanh sẽ chủ động đưa ra giải pháp, báo giá và làm hợp đồng với khách hàng.
c, Rate
Là bộ phận phụ trách lấy thông tin về giá đầu vào và quan hệ với nhà cung cấp.
Công việc chính: tiếp nhận thông tin về đơn hàng; liên hệ nhà cung cấp để lấy giá;
so sánh, phân tích và đưa ra bảng giá phù hợp cho bộ phận kinh doanh tham khảo;
tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp cho các dịch vụ mà công ty cung cấp.
Giám đốc Giám đốc
Nhân viên kinh doanh Nhân viên kinh
doanh RateRate DocDoc Log & Hiện
trường Log & Hiện
trường
Chăm sóc khách hàng &
Marketing Chăm sóc khách
hàng &
Marketing
Kế toán & Hành chính Kế toán & Hành
chính
25
d, Doc/ Bộ phận chứng từ
Bộ phận Doc của công ty tiếp quản các chuyên môn liên quan đến chứng từ, làm việc trực tiếp với nhà cung cấp (hãng tàu, đại lý,…)
Bên cạnh đó Doc cũng phụ trách việc theo dõi, kiểm tra chứng từ lô hàng sau khi đã có bộ chứng từ hàng hóa, khai E-manifest, phát lệnh, ủy quyền, gửi booking,…
e, Log và Hiện trường
Log - hay còn gọi là bộ phận nghiệp vụ hải quan, với nhiệm vụ chính là tiếp nhận thông tin, tư vấn về nghiệp vụ khai báo hải quan; thực hiện khai báo hải quan (mở tài khoản, lên tờ khai, kiểm tra chứng từ, truyền tờ khai); phối hợp cùng bộ phận kinh doanh và bộ phận hiện trường để hoàn thiện các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu cho lô hàng.
Bộ phận hiện trường có nhiệm vụ túc trực tại cảng, sân bay, kho/bãi; phối hợp cùng các bộ phận log, bộ phận kinh doanh để thực hiện thông quan lô hàng, nộp thuế, bốc dỡ hàng hoá và sắp xếp xe vận chuyển nội địa.
f, Chăm sóc khách hàng và Marketing
Bộ phận chăm sóc khách hàng có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra và lưu trữ thông tin khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ của công ty; thúc đẩy phòng kinh doanh chăm sóc khách hàng định kỳ, ngày lễ tết, ngày kỉ niệm/sinh nhật. Bên cạnh đó, đề xuất và lên kế hoạch quà tặng cho doanh nghiệp nhân các dịp đặc biệt.
Marketing chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng hình ảnh; quảng bá thông tin, thương hiệu của doanh nghiệp ra thị trường. Tạo sự kết nối giữa doanh nghiệp và các khách hàng đang tìm kiếm dịch vụ.
g, Kế toán & Hành chính
Phụ trách các mảng: hành chính nhân sự, tài chính, kế toán, tín dụng.
Nhiệm vụ chủ chốt là quản lý chi phí, doanh thu, kiểm soát toàn bộ luồng tiền ra và vào của công ty. Điều phối luồng tiền phù hợp để thanh toán cho nhà cung cấp;
thu hồi công nợ và quyết toán thuế theo quy định. Bên cạnh đó, còn quản lý giấy tờ, bảo hiểm của toàn bộ nhân viên, cũng như cơ sở vật chất trong công ty.
26
2.1.4. Phân tích một số chỉ tiêu cơ bản trong giai đoạn 2020 - 2022
Đơn vị tính: đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2020 Năm 2021 Năm 2022
1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
18.079.930.324 129.231.071.918 135.013.044.985
2 Lợi nhuận kế toán trước thuế
(34.451.006) 329.421.193 448.592.622
3 Tiền và các khoản tương đương tiền
1.503.734.607 2.620.758.929 650.204.861
4 Phải thu khách hàng 961.954.910 7.615.245.650 3.659.779.972
Bảng 2. 1: Một số chỉ tiêu cơ bản năm 2020 - 2022
(Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH HP Toàn Cầu) Trong năm 2020, công ty chịu ảnh hưởng nặng nề của đại dịch covid 19, lượng hàng hoá vận chuyển qua biên giới bị cắt giảm nhiều; khiến doanh thu thấp nhưng giá vốn vẫn cao, dẫn đến lợi nhuận trước thuế âm.
Nhưng đến năm 2021, công ty đã có sự đầu tư, chuẩn bị cho tình hình kinh tế mới.
Công ty đã thực hiện làm việc với nhiều hãng tàu lớn, đào tạo đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp - đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Từ đó, vẫn giữ vững được lượng khách hàng trong thời kỳ đại dịch. Bên cạnh đó, giá vốn của chi phí vận chuyển bị đội lên rất cao (gấp 2,3 lần bình thường) do nhu cầu vận chuyển tăng nhưng cơ sở vật chất hạ tầng cũng như con người không đủ để đáp ứng; để đảm bảo lợi nhuận chung toàn công ty, giá bán của công ty cũng cần tăng cao. Là một trong số ít các công ty logistics cung cấp được dich vụ cho khách hàng trong thời điểm đó; doanh thu của công ty đã có bước tiến nhảy vọt, thế hiện ở việc doanh thu năm 2021 (129.231.071.918 VND) tăng gấp 7 lần so với doanh thu năm 2020 (18.079.930.324 VND). Điều đó cũng dẫn đến sự tăng của tiền - vốn của công ty;
và các khoản phải thu (tăng gấp 9 lần) so với năm 2020.
27
Tiếp tục đà phát triển đó, doanh thu năm 2022 tăng nhẹ 4,5%. Việc tăng nhẹ này là sự phấn đấu hết mình toàn thể nhân viên công ty. Trong điều kiện chi phí vận chuyển đã bình ổn - về mức bình thường (không còn bị đội giá), giá vốn giảm mạnh dẫn đến giá bán giảm mạnh. Việc doanh thu tăng là do số lượng đơn hàng tăng lên - do các nhân viên kinh doanh giữ được những khách hàng cũ, trong đó có nhiều khách hàng vẫn đồng hành với công ty đến nay là do hài lòng với sự phục vụ của doanh nghiệp trong thời kỳ đại dịch. Bên cạnh đó, một phần khách mới là do công ty thu hút được từ chiến dịch marketing.
Các khoản phải thu giảm gần 50%, trong khi doanh thu của công ty vẫn tăng; điều đó chứng tỏ công ty đã tập trung, thu hồi được vốn của mình - ít bị các khách hàng chiếm dụng vốn. Bên cạnh đó, các khoản tiền của công ty cũng giảm mạnh, một phần do công ty đã chú trọng quản lý luồng tiền, mặt khác do công ty đem vốn đi đầu tư xây dựng văn phòng mới.