CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH HP TOÀN CẦU
2.3. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của Công ty TNHH
2.3.2. Kế toán Tiền gửi ngân hàng Việt Nam đồng
Công ty thực hiện quản lý và cập nhật thông tin về số dư của các tài khoản ngân hàng tại mọi thời điểm. Do vậy, công ty sử dụng tài khoản 112 - Tiền gửi ngân hàng chi tiết theo từng tài khoản để ghi nhận biến động số dư.
Hệ thống tài khoản trong phần mềm kế toán Fast gồm:
+ Đối với tài khoản VND, doanh nghiệp sử dụng 2 tài khoản chi tiết:
1121VCBThanhcong: Tiền VND gửi ngân hàng, tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại Thương Việt Nam - Vietcombank;
1121Tech: Tiền VND gửi ngân hàng, tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam - Techcombank.
+ Bên cạnh đó, HP Toàn Cầu là doanh nghiệp chuyên cung cấp các dịch vụ và cước vận chuyển quốc tế đường biển, cước vận chuyển quốc tế đường hàng không.
Để có thể cung cấp các dịch vụ đó một cách hoàn thiện và hợp lý nhất, thì doanh nghiệp cần làm việc với các đối tác nước ngoài. Do đó, các giao dịch bằng ngoại tệ cũng thường xuyên diễn ra trong doanh nghiệp
Công ty sử dụng 2 tài khoản ngoại - loại ngoại tệ Đô la Mỹ:
1122USDHatay: Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng, tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại Thương Việt Nam - Vietcombank;
1122USDTechcomb: Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng, tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam - Techcombank.
Chứng từ sử dụng: Ủy nhiệm chi, Giấy báo có, Giấy báo nợ, lệnh chuyển tiền, Debit Note, Freight Note,…
36
2.3.2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ a, Quy trình tăng Tiền gửi ngân hàng
Các nghiệp vụ làm tăng Tiền gửi ngân hàng gồm có: Thu tiền khách hàng, thu lãi tiền gửi ngân hàng, đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ (lãi)…
06
Sơ đồ 2. 5: Quy trình tăng tiền gửi ngân hàng
Nghiệp vụ bán hàng thu tiền gửi ngân hàng: Ngày 11/03/2023, Công ty TNHH Đá Granite Hòa Hương thanh toán phí dịch vụ theo hoá đơn số 00000453 ngày 06/03/2023, với tổng số tiền 7.828.042 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 10%).
Sau khi nhận được uỷ nhiệm chi của khách hàng từ nhân viên kinh doanh, kế toán tiền đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp để kiểm tra sự biến động của tiền (xác nhận số tiền nhận được, nội dung chuyển khoản, chủ tài khoản chuyển tiền) và đối chiếu nội dung thanh toán với các hoá đơn tương ứng của doanh nghiệp.
Hoá đơn số 00000453 - Phụ lục 2.7
1.0. Ghi sổ kế toán
Lưu ý: DLMT- Dữ liệu máy tính ở đây: tập tin Khách hàng, tập tin Tài khoản,…
Kế toán tiền có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra biến động số dư tài khoản ngân hàng và thông báo cho các nhân viên kinh doanh về số tiền nhận được.
Hoặc nhận thông báo từ các nhân viên kinh doanh về việc khách hàng đã trả tiền và đối chiếu với biến động số dư tài khoản.
Chỉ khi có sự xác nhận của Ngân hàng thông qua số dư trên tài khoản (sao kê), thì kế toán mới được phép tiến hành ghi sổ.
37
Khi đã xác nhận là chính xác, kế toán tiền tiến hành hạch toán phần hành tiền gửi ngân hàng trên phần mềm kế toán với bút toán:
Nợ TK 1121Tech: 7.826.042
Có TK 1311(Hoahuong) : 7.826.042
Hình 2. 3: Màn hình nhập liệu phiếu thu số PT/23/049/01, ngày 11/03/2023
38
b, Quy trình giảm Tiền gửi ngân hàng
Các nghiệp vụ làm giảm tiền gửi ngân hàng gồm có: Thanh toán tiền mua dịch vụ của nhà cung cấp, thanh toán tiền mua công cụ dụng cụ, đồ dùng văn phòng,..
Sơ đồ 2. 6: Quy trình giảm tiền gửi ngân hàng
Nghiệp vụ thanh toán cho NCC trong nước: Ngày 30/03/2023 Sale lập ĐNTT kèm theo chứng từ gửi đến kế toán tiền, yêu cầu thanh toán cho Ocean Network Express phí gia hạn cont hết ngày 02/04/2023, với tổng số tiền cả thuế là 631.578 đồng.
1.0. Lập Đề nghị thanh toán 2.0. Kiểm tra, ký duyệt
3.0. Tạo lệnh chuyển tiền
4.0. Duyệt lệnh chuyển tiền 5.0. Kiểm tra, đối chiếu với NCC 6.0. Ghi sổ Lưu ý: DLMT- Dữ liệu máy tính ở đây:
tập tin Khách hàng, tập tin Tài khoản, Tập tin hàng hoá dịch vụ,…
39
Sau khi nhận được đề nghị thanh toán kèm Debit Note từ nhân viên kinh doanh Kế toán tiền kiểm
tra thông tin (tên nhà cung cấp, số tài khoản, số tiền) khớp đúng số tiền giữa ĐNTT và Debit Note. Sau đó, kế toán tiền tiến hành đăng nhập trên tài khoản tạo lệnh và tạo lệnh chuyển tiền.
Sau khi hoàn thành lệnh chuyển tiền, kế toán tiền chuyển bộ chứng từ và thông báo với kế toán trưởng. Kế toán trưởng tiếp nhận bộ chứng từ, kiểm tra bộ chứng từ và duyệt lệnh chuyển tiền.
Sau đó gửi phiếu báo nợ cho người đề nghị chuyển tiền.
Biểu 2. 4: Debit Note của ONE, ngày 31/03/2023
Biểu 2. 5: Uỷ nhiệm chi chuyển tiền cho ONE
40
Căn cứ vào Phiếu báo nợ và sự xác nhận của nhà cung cấp thông qua nhân viên kinh doanh. Kế toán tiền nhập liệu trên phần mềm kế toán với bút toán:
Nợ TK 3311(One): 631.578
Có TK 1121Tech: 631.578
Hình 2. 4: Màn hình nhập liệu phiếu chi số PC/23/065/11, ngày 30/03/2023 Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động tổng hợp vào các sổ kế toán tổng hợp.
Sổ Nhật ký chung - Phụ lục 2.1