CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH HP TOÀN CẦU
2.3. Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của Công ty TNHH
2.3.7. Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu bằng ngoại tệ
Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại Thương Việt Nam để ghi nhận các nghiệp vụ trên phần mềm kế toán.
+ Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá đích danh để hạch toán cho bên Nợ các tài khoản phải thu, bên Có các tài khoản phải trả bằng ngoại tệ;
+ Doanh nghiệp sử dụng tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán bên Có các tài khoản tiền, bên Có các tài khoản phải thu, Bên Nợ các tài khoản phải trả bằng ngoại tệ.
47
Trong quá trình học tập tại Học viện Ngân hàng, em được biết việc ghi nhận tỷ giá của bên Có tài khoản tiền, bên Có tài khoản phải thu, bên Nợ các tài khoản phải trả;
có thể được ghi nhận theo tỷ giá bình quân gia quyền hoặc tỷ giá giao dịch thực tế - Trường hợp ghi nhận theo tỷ giá bình quân gia quyền. Cuối kỳ, số tiền ngoại tệ sẽ
tỷ lệ với số tiền nguyên tệ theo tỷ giá bình quân Số tiền nguyên tệ = Số tiền ngoại tệ *Tỷ giá bình quân
- Trường hợp ghi nhận theo tỷ giá thực tế. Đến cuối kỳ, số tiền ngoại tệ và số tiền nguyên tệ sẽ không tỷ lệ với nhau. Do khi ghi nhận tăng, hoặc giảm; tiền ngoại tệ đều được ghi nhận theo tỷ giá thực tế tại thời điểm phát sinh.
Và khi đó, nếu cuối kỳ ngoại tệ dư Nợ, không chắc chắn là nguyên tệ sẽ dư Nợ, mà có thế là dư Có. Như trường hợp thực tế tại công ty dưới đây:
Nghiệp vụ tăng tiền gửi ngân hàng đặc biệt: Ngày 31/12/2022, kế toán tiền tiến hành đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ của tài khoản tiền gửi ngân hàng loại ngoại tệ USD tại Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam của công ty.
Hình 2. 8: Ảnh chụp màn hình Sổ chi tiết tài khoản TK 1122USD Ha Tay Tại thời điểm ngày 31/12/2022, Kế toán tiền kiểm tra số tiền gửi ngân hàng TK 1122USDHatay, thấy có sự khác biệt giữa số dư nguyên tệ được quy đổi ra VND (ghi sổ) với số dư nguyên tệ khi quy đổi ra VND theo tỷ giá mua của Vietcombank.
Tại thời điểm ngày 31/12/2023 tỷ giá mua của tiền USD được Vietcombank công bố của là: 23.730
- Cuối kỳ TK 1122USDHatay, trên sổ kế toán đang có:
Số dư bên Nợ: 38.67 USD
48
Số dư bên Có: 35.328.747 VND - Cuối kỳ TK 1122USDHatay, nên có:
Số dư bên Nợ: 38.67 USD
Số dư bên Nợ: 38.67*23.730 = 917.639 VND - Thực hiện bút toán đánh giá lại:
Với số tiền: 917.639 + 35.328.747 = 36.246.386 VND Nợ TK 1122USDHatay: 36.246.386 VND
Có TK 5152 : 36.246.386 VND
Hình 2. 9: Màn hình nhập liệu PKT2455, ngày 31/12/2022
* Thanh toán bằng ngoại tệ:
Khi thực hiện lệnh chuyển tiền quốc tế, công ty sẽ cần chi ra hai khoản tiền: Số tiền cần thanh toán cho NCC nước ngoài (thể hiện trên Invoice), và tiền bank charge (phí chuyển tiền quốc tế).
Trường hợp 1: Thanh toán bằng USD - công ty có tài khoản USD (Có đủ USD để thanh toán - không cần mua ngoại tệ)
Số tiền cần thanh toán và tiền phí thanh toán : Trừ vào tài khoản USD
49
Hình 2. 10: Màn hình thực hiện lệnh chuyển tiền quốc tế 1
Trường hợp 2: Thanh toán bằng USD - công ty có tài khoản USD (Không đủ USD để thanh toán - cần mua ngoại tệ)
- Số tiền cần mua thêm để thanh toán: Trừ vào tài khoản VND (Tăng tiền gửi ngân hàng USD, giảm tiền gửi ngân hàng VND)
- Số tiền cần thanh toán: trừ từ tài khoản USD - Tiền phí thanh toán: Trừ vào tài khoản VND
Hình 2. 11: Màn hình thực hiện lệnh chuyển tiền quốc tế 2
TK USD của HP
TK USD của HP
TK USD của HP
TK VND của HP
TK VND của HP
50
Trường hợp 3: Thanh toán bằng ngoại tệ khác: EUR, JPY,…
Số tiền cần thanh toán và tiền phí thanh toán: Trừ trực tiếp bằng lượng tiền VND được quy đổi theo tỷ giá của ngoại tệ cần mua vào tài khoản VND.
Hình 2. 12: Màn hình thực hiện lệnh chuyển tiền quốc tế 3 Quy trình thực hiện thanh toán cho NCC nước ngoài
Nhân viên kinh doanh đưa giấy Đề nghị thanh toán kèm bộ chứng từ đến Kế toán tiền. Bộ chứng từ bao gồm: Contract, Debit Note, Master Bill, House Bill, Bank details có xác nhận của công ty nước ngoài và ĐNTT có đủ thông tin và xác nhận của người đề nghị thanh toán.
Kế toán tiền nhận bộ hồ sơ và tạo bộ hồ sơ thanh toán với ngân hàng gồm:
Contract, Debit Note, Master Bill, House Bill (bản số và in một bản cứng). Sau đó, đăng nhập tài khoản tạo lệnh trên Fast Ebank, tạo lệnh chuyển tiền quốc tế.
Hồ sơ bản số được tải lên hệ thống Fast Ebank để chứng minh mục đích chuyển tiền.
Kế toán trưởng nhận bộ hồ sơ thanh toán bản cứng từ kế toán tiền, đăng nhập vào tài khoản duyệt lệnh và duyệt lệnh. Sau đó, ký xác nhận đã thanh toán trên bộ chứng từ và chuyển bộ hồ sơ đến kế toán tiền để lưu trữ.
TK VND của HP
TK VND của HP
51
Kế toán tiền đăng nhập vào gmail đã đăng ký với Ngân hàng và gửi Bank Slip (Điện chuyển tiền) cho nhân viên đề nghị thanh toán. Kế toán tiền dựa vào giấy báo nợ của Ngân hàng để nhập liệu vào phần mềm kế toán Fast.
Nghiệp vụ thanh toán cho NCC nước ngoài qua TK USD:
Ngày 25/03/2023, Sale gửi ĐNTT cho Mathez theo Invoice số 792278 với số tiền 815.61 USD.
Sau khi thực hiện theo trình tự các bước (trong quy trình). Căn cứ vào thông báo của NCC nước ngoài và sao kê của Ngân hàng, kế toán tiền thực hiện nhập liệu trên phần mềm kế toán Fast.
Tỷ giá được sử dụng để ghi nhận trong hai bút toán sau đây là tỷ giá bán của Vietcombank tại ngày thực hiện lệnh chuyển tiền (ngày 25/03/2023): 23.680.
+ Khoản tiền thanh toán cho NCC, hạch toán theo bút toán:
Nợ TK 331(Mathez) : 815.61 USD Có TK 1122USD: 815.61 USD
Hình 2. 13: Màn hình nhập liệu phiếu chi số 23/034/PC/01, ngày 25/03/2023 + Số tiền phí chuyển khoản quốc tế, hạch toán theo bút toán:
Nợ TK 6422(Techcomb): 11 USD Có TK 1122USD: 11 USD
52
Nghiệp vụ thanh toán cho NCC nước ngoài thông qua mua USD:
Ngày 05/04/2023, công ty thực hiện thanh toán 2.325USD cho nhà cung cấp nước ngoài - Annovative bằng tiền gửi ngân hàng.
Sau khi thực hiện theo trình tự các bước (trong quy trình). Đầu tiên, kế toán ghi nhận mua ngoại tệ thanh toán cho Annovative, với bút toán:
Nợ TK 1122USDTechcomb: 2.325 USD Có TK 1121Tech : 2.325 USD
Hình 2. 14: Màn hình nhập liệu phiếu chi số PC/23/069/03, ngày 05/04/2023 Tỷ giá được dùng để hạch toán là tỷ giá ghi trên hợp đồng mua bán ngoại tệ (tỷ giá trên lệnh chuyển tiền); và chính là là tỷ giá thực tế (tỷ giá tự động của Ngân hàng) khi sử dụng chức năng mua ngoại tệ tại thời điểm thực hiện giao dịch:
23.518.
Sau đó, ghi nhận thanh toán cước vận chuyển quốc tế Bút toán: Nợ TK 3311(Annovati) : 2.325 USD
Có TK 1122USDTechcomb: 2.325 USD
Tỷ giá ghi sổ được sử dụng để hạch toán nghiệp vụ thanh toán này là tỷ giá bán của Vietcombank tại thời điểm hạch toán (ngày 05/04/2023): 23.620.
53
Hình 2. 15: Màn hình nhập liệu phiếu chi số 23/039/PC/01, ngày 05/04/2023 Khi tạo lệnh, chọn tài khoản thu phí là tài khoản VND, nên kế toán ghi nhận vào phần mềm kế toán theo bút toán:
Nợ TK 6422 : 258.177 VND Có TK 1121Tech: 258.177 VND
Với mã khách hàng “Techcomb” - Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam - Techcombank.
Nghiệp vụ thanh toán cho NCC nước ngoài bằng ngoại tệ khác:
Ngày 12/04/2023, nhân viên kinh doanh gửi ĐNTT, yêu cầu thanh toán cho ASG theo Invoice số ASG2154 với số tiền 3.536,32 EUR.
Sau khi thực hiện theo trình tự các bước (trong quy trình).
Căn cứ vào thông báo của NCC nước ngoài và sao kê của Ngân hàng, kế toán tiền thực hiện nhập liệu trên phần mềm kế toán Fast.
+ Số tiền cần thanh toán cho NCC nước ngoài, ghi nhận:
Nợ TK 3311(Asgspel) : 92.046.873 VND Có TK 1121Tech: 92.046.873VND
54
Hình 2. 16: Màn hình nhập liệu phiếu chi số PC/23/075/10, ngày 12/04/2023 + Số tiền thanh toán cho ASG được tính theo công thức:
Số tiền VND = Số tiền ngoại tệ (trên Invoice) * Tỷ giá thực tế khi mua ngoại tệ Ở đây, số tiền ngoại tệ là 3.536,32 EUR;
Tỷ giá mua EUR khi tạo lệnh chuyển tiền là 26.029.
Do đó, số tiền VND cần thanh toán = 3.536,32 * 26.029 = 92.046.873 VND + Số tiền phí chuyển khoản quốc tế, được ghi nhận theo bút toán:
Nợ TK 642 : 1.110.104 VND Có TK 1121Tech: 1.110.104 VND
Với mã khách là Techcomb (ngân hàng Techcombank).
Nghiệp vụ ngân hàng: Ngày 10/02/2023, chuyển 8.646,50 USD từ tài khoản Vietcombank của công ty sang tài khoản Techcombank của công ty
Sau khi được kế toán trưởng xét duyệt chi, kế toán tiền viết Ủy nhiệm chi và đem uỷ nhiệm chi đến ngân hàng.Ngân hàng tiếp nhận ủy nhiệm chi và thực hiện chi tiền.
55
Sau khi chuyển tiền thành công, Ngân hàng đóng dấu “đã chuyển tiền” vào Ủy nhiệm chi do doanh nghiệp lập, và gửi lại uỷ nhiệm chi cho doanh nghiệp kèm theo Phiếu hạch toán.
Biểu 2. 9: Phiếu hạch toán số 100223.0008.000078 ngày 10/02/2023
Kế toán tiền, tiến hành hạch toán nghiệp vụ chuyển tiền vào phần mềm kế toán Fast dựa vào Ủy nhiệm chi và phiếu hạch toán của Ngân hàng với bút toán:
Nợ TK 1122USDTechcomb : 8.646,5 USD Có TK 1122USDHatay : 8.646,5 USD
Biểu 2. 8: Uỷ nhiệm chi ngày 10/02/2023
56
Hình 2. 17: Màn hình nhập liệu phiếu chi số NO/23/005/01, ngày 10/02/2023 Và ghi nhận bút toán phí chuyển khoản:
Nợ TK 6422 : 5,5 USD Có TK 1122VCBHatay: 5,5 USD
Với mã khách là Vietcomb, ngân hàng Thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam chi nhánh Hà Tây - Vietcombank.
Tỷ giá ghi sổ: Tỷ giá mua USD do Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt công bố tại thời điểm hạch toán (ngày 10/02/2023): 23.745.
2.3.7.2. Phải thu khách hàng ngoại tệ
Bên cạnh việc cung cấp các dịch vụ cho khách hàng trong nước, HP Toàn Cầu còn cung cấp các dịch vụ cho khách hàng nước ngoài. Quy trình tăng giảm khoản phải thu ngoại tệ tương tự như quy trình tăng giảm khoản phải thu Việt Nam Đồng.
Đối với giao dịch ngoại tệ, tỷ giá khi ghi nhận tăng khoản phải thu khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ chuyển khoản do Vietcombank công bố khi phát sinh.
57
Nghiệp vụ bán hàng cho khách nước ngoài: Ngày 21/02/2023, công ty nhận được 4.830 USD do Stamey Farm thanh toán qua tài khoản Techcombank USD.
Căn cứ vào số tiền nhận được, Kế toán công nợ lập “Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho”
tương ứng với bút toán:
Nợ TK 131 (Stamey): 4.830 USD Có TK 5111 : 4.830 USD
Tỷ giá sử dụng để ghi nhận là tỷ giá mua của đồng USD do Vietcombank công bố tại thời điểm tạo hoá đơn - ngày 21/02/2023.
Hình 2. 18: Màn hình nhập liệu hoá đơn số 0000328, ngày 21/02/2023
Cuối ngày, khi thực hiện ký Hóa đơn, kế toán công nợ kiểm tra lại tỷ giá mua vào của ngoại tệ tại thời điểm ký, và thực hiện điều chỉnh tỷ giá - nếu có sự thay đổi.
Cuối ngày, khi thực hiện ký Hóa đơn, kế toán công nợ kiểm tra lại tỷ giá mua vào của ngoại tệ tại thời điểm ký, và thực hiện điều chỉnh tỷ giá - nếu có sự thay đổi.
58
Biểu 2. 10: Hoá đơn số 00000328, ngày 21/02/2023 Nghiệp vụ thu tiền của khách hàng nước ngoài:
Ngày 21/02/2023, công ty nhận được 4.830 USD do Stamey Farm thanh toán qua tài khoản Techcombank ngoại tệ - USD (tiếp nối Nghiệp vụ bán hàng cho khách nước ngoài)
Kế toán tiền căn cứ vào số tiền nhận được, tiến hành nhập liệu phần hành ngân hàng với bút toán:
Nợ TK 1122Techcomb: 4.830 USD Có TK 131(Stamey): 4.830 USD
Bên cạnh việc thanh toán tiền ngoại tệ cho nhà cung cấp nước ngoài, công ty còn thu được tiền ngoại tệ do cung cấp dịch vụ logistics cho khách hàng nước ngoài.
Việc lập Hoá đơn ngoại tệ được chấp nhận, thể hiện qua:
+ Điểm e khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC + Điểm c khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP Tóm tắt: trên Hoá đơn, các khoản: đơn giá, thành tiền, tổng tiền ghi theo số ngoại tệ, mã ký hiệu ngoại tệ phải theo tiêu chuẩn quốc tế (USD, EUR); và cần thể hiện tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định.
59
Hình 2. 19: Màn hình nhập liệu phiếu thu số 23/020/PT/01
Tỷ giá ghi sổ: tỷ giá mua do Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam công bố tại ngày 21/02/2023: 23.560.
Khi soát xét lại sổ, kế toán tiền nhận thấy có việc chênh lệch tỷ giá giữa hóa đơn - bên Nợ TK 131 (23.540) và tiền thu về - bên Có TK 131 (23.560). Kế toán tiền thực hiện việc lập phiếu kế toán.
Với số chênh lệch = 4.830*(23.560 – 23.540) = 96.600 VND.
Hình 2. 20: Màn hình nhập liệu phiếu kế toán số KT2353, ngày 08/03/2023
60