Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của khách hàng tại công ty tnhh đầu tư và phát triền bền vững việt nam

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU CỦA KH

Cơ sở lý luận về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của KH

1.1.1 Những vấn đề chung về vốn bằng tiền và các khoản phải thu của KH

1.1.1.1 Những vấn đề chung về kế toán vốn bằng tiền

* Khái niệm vốn bằng tiền

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, vốn bằng tiền là một phần của tài sản lưu động trong doanh nghiệp, tồn tại dưới hình thức tiền tệ và có tính thanh khoản cao nhất Vốn này bao gồm tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp, tiền gửi tại các ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang trong quá trình chuyển.

Theo Khoản 1, Điều 3 của Thông tư 33/2017/TT-BTC, tiền mặt được định nghĩa là các loại tiền giấy và tiền kim loại do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành.

Theo TS Nguyễn Văn Ngọc trong cuốn "Từ điển kinh tế học" của Đại học Kinh tế quốc dân, tiền gửi ngân hàng được định nghĩa là số tiền được gửi vào các tài khoản tại ngân hàng.

* Đặc điểm vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là một phần quan trọng của vốn sản xuất kinh doanh, nằm trong tài sản lưu động của doanh nghiệp Nó được hình thành qua quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.

Trong sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền không chỉ được sử dụng để thanh toán nợ và mua sắm vật tư, hàng hóa, mà còn là kết quả từ hoạt động mua bán và thu hồi nợ Do đó, doanh nghiệp cần quản lý vốn bằng tiền một cách chặt chẽ để ngăn chặn gian lận và thất thoát.

Vốn bằng tiền là loại vốn có tính thanh khoản cao, đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất và phát triển kinh doanh hiệu quả Trong bối cảnh hiện nay, các doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết cho việc thu, chi tiền mặt và thanh toán qua ngân hàng, nhằm không chỉ đáp ứng nhu cầu sản xuất mà còn tiết kiệm vốn lưu động, tăng thu nhập tài chính và thúc đẩy vòng quay nhanh của vốn lưu động.

* Phân loại vốn bằng tiền

- Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được chia thành

Tiền Việt Nam, bao gồm giấy bạc và đồng xu, được phát hành bởi Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, đóng vai trò là phương tiện giao dịch chính thức trong tất cả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Ngoại tệ là loại tiền tệ không do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam, ví dụ như đồng Đô la.

Mỹ (USD), đồng tiền chung Châu Âu (EURO),…

Vàng bạc, kim loại và đá quý, mặc dù không phải là loại tiền chính thức trong các doanh nghiệp không chuyên về lĩnh vực này, nhưng vẫn được coi là tiền thực chất Tuy nhiên, loại tiền này có khả năng thanh khoản thấp, chủ yếu được sử dụng cho mục đích lưu trữ hơn là thanh toán trong các giao dịch kinh doanh.

- Theo trạng thái tồn tại, vồn bằng tiền bao gồm:

+ Vốn bằng tiền được bảo quản tại quỹ của DN gọi là tiền mặt

+ Tiền gửi tại các ngân hàng, các tổ chức tài chính, Kho bạc Nhà nước gọi chung là tiền gửi Ngân hàng

+ Tiền đang chuyển là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với KH và nhà cung cấp

* Nguyên tắc vốn bằng tiền

Kế toán vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

- Kế toán vốn bằng tiền sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam

Các loại vàng bạc, đá quý và kim khí quý cần được định giá bằng tiền tệ tại thời điểm phát sinh dựa trên giá thực tế của việc nhập và xuất Bên cạnh đó, cần theo dõi chi tiết về số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.

Kế toán cần duy trì sổ kế toán để ghi chép liên tục các giao dịch thu, chi, xuất, nhập tiền và ngoại tệ hàng ngày Việc này giúp xác định số dư quỹ và từng tài khoản ngân hàng tại mọi thời điểm, thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu.

- Các khoản tiền do DN khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại DN được quản lý và hạch toán như tiền của DN

- Khi thu, chi phải có phiếu thu (PT), phiếu chi (PC) và có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán

Kế toán cần theo dõi chi tiết tiền tệ theo nguyên tệ Khi có giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ, kế toán phải chuyển đổi ngoại tệ sang đồng Việt Nam theo nguyên tắc quy định.

+ Bên Nợ các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế

+ Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền

Tại thời điểm lập báo cáo tài chính (BCTC) theo quy định pháp luật, doanh nghiệp (DN) cần thực hiện việc đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ dựa trên tỷ giá giao dịch thực tế.

1.1.1.2 Những vấn đề chung về các khoản phải thu của KH

* Khái niệm về các khoản phải thu của KH

Phải thu khách hàng là các khoản nợ mà doanh nghiệp thu từ khách hàng liên quan đến việc bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính và cung cấp dịch vụ.

* Đặc điểm về các khoản phải thu của KH

Khoản phải thu là tài sản nhạy cảm, dễ bị gian lận như chiếm đoạt hoặc tham ô từ nhân viên Nó có mối liên hệ chặt chẽ với kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, do đó thường bị lạm dụng để thổi phồng doanh thu và lợi nhuận.

Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của KH trong DN

1.2.1 Kế toán vốn bằng tiền

Tiền mặt là vốn bằng tiền của doanh nghiệp, được thủ quỹ bảo quản tại quỹ, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý và đá quý.

Công ty cần duy trì một lượng tiền mặt nhất định để đảm bảo chi tiêu hàng ngày diễn ra liên tục và không bị gián đoạn do thiếu hụt Tiền mặt trong quỹ doanh nghiệp phải được bảo quản an toàn trong két sắt, đáp ứng các tiêu chuẩn chống mất cắp và cháy nổ.

Thủ quỹ là người được giám đốc bổ nhiệm để quản lý thu chi và bảo quản tiền mặt của đơn vị Theo quy tắc bất kiêm nhiệm, thủ quỹ không được kiêm nhiệm công tác kế toán hoặc trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa Việc thu chi tiền mặt tại quỹ chỉ được thực hiện khi có đầy đủ chứng từ phù hợp và phải có chữ ký của người có quyền phê duyệt.

- Các chứng từ chủ yếu:

+ Bảng kê vàng bạc đá quý

- Các chứng từ liên quan:

+ Hoá đơn bán hàng, hoá đơn mua hàng

+ Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng

+ Giấy báo Có (GBC), giấy báo Nợ (GBN)

- Sổ chi tiết TK 111, Sổ cái TK 111,…

Kế toán sử dụng tài khoản 111 “ Tiền mặt” để hạch toán Nội dung kết cấu

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ

- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo

(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam)

- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ

- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê

- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam)

- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo

Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo

Tài khoản 111 - Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt

Tài khoản 1112 - Ngoại tệ ghi nhận tình hình thu chi, chênh lệch tỷ giá, và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt, được quy đổi ra Đồng Việt Nam.

- Tài khoản 1113 - Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ tại quỹ của DN

Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

Sơ đồ 1.1 Hạch toán kế toán tiền mặt VNĐ tại quỹ

( Nguồn: Theo thông tư 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016)

Sơ đồ 1.2 Hạch toán kế toán tiền mặt ngoại tệ tại quỹ

(Nguồn: Theo thông tư 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016) 1.2.1.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

Tiền gửi ngân hàng là số tiền gửi tại Ngân hàng, kho bạc Nhà nước hoặc các tổ chức tài chính của DN Đặc điểm

Theo quy định về quản lý tiền mặt, doanh nghiệp phải gửi toàn bộ số tiền, ngoại trừ số tiền giữ tại quỹ tiền mặt, vào tài khoản ngân hàng Số tiền này bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý và đá quý, được quản lý trên các tài khoản tiền gửi chính và các tài khoản chuyên dùng cho thanh toán không dùng tiền mặt như tiền lưu ký, Séc bảo chi, Séc định mức, Séc chuyển tiền và thư tín dụng Doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ sự biến động và số dư của từng loại tiền gửi để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.

GBN, GBC, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, các loại séc, hóa đơn GTGT, phiếu thu nợ, phiếu thanh toán nợ

Sổ chi tiết TK 112, Sổ cái TK 112,…

Kế toán sử dụng tài khoản 112 để phản ánh “Tiền gửi ngân hàng”

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ gửi vào Ngân hàng

- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo

(trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam)

- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ rút ra từ Ngân hàng

- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam)

- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo

Số dư bên Nợ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ hiện còn gửi tại Ngân hàng tại thời điểm báo cáo

Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng, có 3 tài khoản cấp 2:

- Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng đồng Việt Nam

Tài khoản 1122 - Ngoại tệ ghi nhận số tiền gửi vào và rút ra, cũng như số dư hiện tại bằng ngoại tệ đã được quy đổi sang đồng Việt Nam tại ngân hàng.

- Tài khoản 1123 - Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ của DN đang gửi tại ngân hàng tại thời điểm báo cáo

Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

Sơ đồ 1.3 Hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng VNĐ

( Nguồn: Theo thông tư 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016)

Sơ đồ 1.4 Hạch toán kế toán tiền gửi ngân hàng ngoại tệ

( Nguồn: Theo thông tư 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016) 1.2.2 Kế toán các khoản phải thu của KH

- Biên bản giao nhận hàng

- GBC, chứng từ liên quan khác

Kế toán sử dụng tài khoản 131 để phản ánh “Phải thu của KH”

- Số tiền phải thu của KH phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐSĐT,

TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính

- Số tiền thừa trả lại cho KH

- Đánh giá lại các khoản phải thu của

KH là khoản mục tiền tệ có nguồn gốc ngoại tệ tại thời điểm lập Báo cáo tài chính (BCTC), đặc biệt trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán.

- Số tiền KH đã trả nợ

- Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của KH

- Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của KH

- Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;

- Đánh giá lại các khoản phải thu của

Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của

Tài khoản này có thể có số dư bên Có:

Số dư Có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn phải thu

Doanh thu chưa thu tiền

Tổng giá phải thanh toán

KH ứng trước hoặc thanh toán tiền

Chiết khấu thương mại, giảm giá, hàng bán bị trả lại

Thu nhập do thanh lý, nhượng bán

Bù trừ nợ với người bán (cùng một đối tượng KH)

Chênh lệch tỷ giá tăng khi đánh giá các khoản phải thu KH bằng ngoại tệ cuối kỳ

Nợ khó đòi xử lý xóa sổ

KH thanh toán nợ bằng hàng tồn kho

Chênh lệch tỷ giá giảm khi đánh giá các khoản phải thu KH bằng ngoại tệ cuối kỳ

Phần chưa được dự phòng

Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu

Sơ đồ 1.5 Sơ đồ tổng quát hạch toán phải thu của KH

( Nguồn: Theo thông tư 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016)

DN trích lập dự phòng phải thu khó đòi khi:

Nợ phải thu quá hạn thanh toán theo hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ, dù đã được doanh nghiệp đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu hồi được, kể cả khi không có biên bản đối chiếu công nợ hoặc đối tượng nợ không ký xác nhận hoặc bỏ trốn Thời gian quá hạn của khoản nợ phải thu được xác định là khó đòi và cần phải trích lập dự phòng, dựa trên thời gian trả nợ gốc theo hợp đồng mua bán ban đầu, không tính đến việc gia hạn nợ giữa các bên.

Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng đối tượng nợ đã rơi vào tình trạng phá sản, giải thể, hoặc bỏ trốn Trong trường hợp này, nếu doanh nghiệp đã trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, họ có thể sử dụng số dự phòng này để bù đắp tổn thất Nếu số dự phòng không đủ để bù đắp, phần tổn thất còn lại sẽ được tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp.

Sơ đồ 1.6 Hạch toán Dư phòng phải thu khó đòi

( Nguồn: Theo thông tư 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016)

Tổ chức ghi sổ kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của KH trong DN

DN Đặc trưng của hình thức kế toán Nhật ký chung

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phải được ghi chép vào sổ Nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo thứ tự thời gian và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ Sau đó, số liệu từ sổ Nhật ký sẽ được sử dụng để ghi vào sổ Cái cho từng nghiệp vụ phát sinh.

Sổ kế toán sử dụng

- Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt

Sổ và thẻ kế toán chi tiết mang lại nhiều ưu điểm, bao gồm mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép và thuận tiện trong việc phân công lao động kế toán Chúng cũng hỗ trợ hiệu quả khi sử dụng máy vi tính để xử lý số liệu.

Nhược điểm của hệ thống kế toán hiện tại là sự trùng lặp trong việc ghi chép giữa các sổ Nhật ký thu tiền và Nhật ký chi tiền với Sổ Cái tài khoản tiền mặt, cũng như giữa Nhật ký mua hàng và Sổ Cái tài khoản mua hàng.

Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung

( Nguồn: Theo thông tư 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016)

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Kiểm tra đối chiếu, kết chuyển

Nhật ký chung Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp sổ chi tiết Bảng cân đối số phát sinh

Sổ quỹ, Nhật ký và Sổ cái là những công cụ quan trọng trong kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế Sổ Nhật ký tổng hợp các giao dịch trên cùng một quyển sổ, giúp quản lý và theo dõi tài chính hiệu quả.

Sổ cái Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Sổ kế toán sử dụng

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Ưu điểm: Mỗi sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ kiểm tra đối chiếu

Nhược điểm của việc sử dụng sổ kế toán cồng kềnh là khó khăn trong việc phân công lao động kế toán, do chỉ có một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ cái Đối với các đơn vị lớn với nhiều tài khoản kế toán và hoạt động kinh tế tài chính đa dạng, việc ghi chép sổ kế toán trở nên phức tạp và khó khăn hơn.

Sơ đồ 1.8 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái

( Nguồn: Theo thông tư 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016)

Nhật ký sổ cái Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp sổ chi tiết Bảng cân đối số phát sinh

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Kiểm tra đối chiếu, kết chuyển Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ” Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ

- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ được lập bởi kế toán dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ kế toán cùng loại, có nội dung kinh tế tương đồng.

Chứng từ ghi sổ phải được đánh số liên tục theo tháng hoặc năm, kèm theo chứng từ kế toán Trước khi thực hiện việc ghi sổ kế toán, các chứng từ này cần phải được kế toán trưởng duyệt.

Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ kế toán sau

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Các sổ và thẻ kế toán chi tiết mang lại nhiều lợi ích, bao gồm tính dễ dàng trong việc thực hiện và kiểm tra công việc kế toán được phân bổ đồng đều trong tháng Chúng rất phù hợp với các doanh nghiệp và thuận tiện cho việc áp dụng công nghệ kế toán.

Nhược điểm của hệ thống ghi chép hiện tại bao gồm việc ghi trùng lặp, khối lượng công việc ghi chép lớn, và việc kiểm tra đối chiếu thường chỉ được thực hiện vào cuối kỳ Điều này dẫn đến việc cung cấp số liệu và lập báo cáo tài chính thường bị chậm trễ.

Sơ đồ 1.9.Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ

( Nguồn: Theo thông tư 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016) Ghi chú:

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Kiểm tra đối chiếu, kết chuyển Đặc trưng của hình thức kế toán trên máy vi tính

Công việc kế toán hiện nay được thực hiện qua phần mềm kế toán trên máy tính, được thiết kế theo nguyên tắc của các hình thức kế toán quy định trong Thông tư 133/2016/TT-BTC Mặc dù phần mềm không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng vẫn đảm bảo in ấn đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính (BCTC) theo quy định Phần mềm kế toán sẽ có các loại sổ tương ứng với hình thức kế toán đã chọn, mặc dù không hoàn toàn giống với mẫu sổ kế toán ghi tay.

Bảng tổng hợp sổ chi tiết

Sổ cái Sổ đăng ký

Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Bảng đối chiếu số phát sinh

Sơ đồ 1.10 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính

( Nguồn: Theo thông tư 133/2016/TT-BTC Ngày 26/08/2016)

Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ

Kiểm tra đối chiếu, kết chuyển

Trong chương 1, chúng ta đã tìm hiểu về vốn bằng tiền và các khoản phải thu của khách hàng, bao gồm khái niệm, nguyên tắc kế toán, vai trò và nhiệm vụ, cũng như phương pháp kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC Để áp dụng lý thuyết vào thực tiễn và nhận thức rõ vai trò quan trọng của kế toán vốn bằng tiền trong quản lý sản xuất kinh doanh, tôi sẽ phân tích thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của khách hàng tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền vững Việt Nam trong chương 2 của bài khóa luận này.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU CỦA KH TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG VIỆT NAM

Tổng quan về Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền Vững Việt Nam

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền Vững Việt Nam

- Tên công ty: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền vững Việt Nam

- Tên giao dịch: VISUD CO., LTD

- Địa chỉ: Tầng 5, tòa nhà Vinachimex, số 04 đường Phạm Ngũ Lão - Phường Phan Chu Trinh - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội

- Giám đốc: Bà Đỗ Thị Thúy Nga

- Kế toán trưởng: Bà Trần Thị Thanh Thảo

- Quyết định thành lập: Ngày 02/05/2013, công ty được thành lập theo Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0106162106 - Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội

- Ngày thành lập: Ngày 02/05/2013 Đăng ký thay đổi lần thứ 5 ngày 14/07/2020

- Nơi đăng ký quản lý thuế: Chi cục Thuế Quận Hoàn Kiếm

- Loại hình DN: Là công ty trách nhiệm hữu hạn

Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền vững Việt Nam, viết tắt là Công ty, là một công ty TNHH một thành viên, hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0106162106 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu vào ngày 02 tháng 05 năm 2013, với lần thay đổi thứ 5 vào ngày 14 tháng 07 năm 2020.

Công ty cung cấp dịch vụ tư vấn chất lượng cao trong các lĩnh vực như tư vấn đầu tư quản lý dự án, hỗ trợ tăng cường năng lực Ban quản lý dự án, giám sát và đánh giá dự án, lập báo cáo đánh giá tác động môi trường, và kế hoạch tái định cư Với kinh nghiệm tham gia các dự án ODA, công ty am hiểu các chính sách và quy định của các nhà tài trợ quốc tế như ADB, WB, JICA, và KOICA.

Kể từ khi thành lập, công ty đã không ngừng mở rộng quy mô, tổ chức và chức năng, đồng thời nâng cao cơ cấu ngành nghề Sự phát triển mạnh mẽ trong sản xuất kinh doanh đã góp phần cải thiện đáng kể đời sống vật chất và tinh thần của người lao động.

Công ty không ngừng nâng cao chất lượng đội ngũ lao động và trang thiết bị kỹ thuật để đảm bảo dịch vụ tốt nhất Chúng tôi luôn giữ chữ tín với khách hàng, mở rộng quan hệ hợp tác và cạnh tranh lành mạnh để phát triển bền vững trên thị trường Với tư duy đổi mới mạnh mẽ, công ty đã xây dựng được một đội ngũ chuyên môn cao và giàu kinh nghiệm.

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền Vững Việt Nam

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền vững

( Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền vững Việt Nam)

* Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban

Giám đốc là người đứng đầu, chịu trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty Họ giám sát các bộ phận và chủ trì việc xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của tổ chức.

Phó Giám đốc là người hỗ trợ Giám đốc, có nhiệm vụ chỉ đạo và điều hành công việc của Công ty khi Giám đốc vắng mặt Ngoài ra, Phó Giám đốc còn phụ trách một số công việc cụ thể do Giám đốc giao, như mảng tổng hợp - nghiệp vụ và báo cáo Khi thực hiện các nhiệm vụ được phân công, Phó Giám đốc có quyền quyết định thay mặt Giám đốc và hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả công việc.

Phòng Môi trường – Xã hội có trách nhiệm tư vấn lập dự án đầu tư và thiết kế kỹ thuật cho các dự án môi trường Đồng thời, phòng cũng thực hiện tổng dự toán cho các dự án này, tư vấn đầu tư trang thiết bị và kiểm tra, đánh giá chất lượng của các thiết bị môi trường.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn lập dự án báo cáo đánh giá tác động môi trường và cam kết đạt tiêu chuẩn môi trường cho các dự án đầu tư, nhằm trình cấp thẩm quyền phê duyệt Ngoài ra, chúng tôi cũng tư vấn thẩm định Báo cáo ĐTM và công nghệ xử lý chất thải, cũng như lập hồ sơ mời thầu cho các gói thầu xây dựng và công nghệ xử lý môi trường Đặc biệt, chúng tôi thực hiện thi công và chuyển giao công nghệ xử lý nước thải, nước cấp và khí thải.

Phòng Kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất hàng tháng, quý và năm, đồng thời quản lý và theo dõi việc thực hiện kế hoạch dự án để đảm bảo các chỉ tiêu xuất khẩu phù hợp với thị trường Phòng cũng đánh giá và phân tích tình hình thị trường dịch vụ kinh doanh của công ty, dự báo kế hoạch tương lai, và tư vấn cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến kế hoạch, lựa chọn khách hàng và thị trường Ngoài ra, phòng phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra, cung cấp và đào tạo phát triển nhân viên Phòng Kế hoạch cũng hỗ trợ ban giám đốc trong công tác quản lý kỹ thuật và đấu thầu, là đầu mối chủ trì trong việc lựa chọn nhà thầu, thẩm định hồ sơ, quản lý chất lượng và các vấn đề kỹ thuật, dự toán chi phí cho các dự án Cuối cùng, phòng tổ chức dịch thuật, tuyển dịch các sản phẩm báo cáo và thực hiện các công việc khác được giao.

Phòng Kinh doanh hàng tháng và hàng quý lập kế hoạch đặt hàng từ các nhà cung cấp để đảm bảo luôn đủ hàng, theo dõi doanh số và đảm bảo doanh số bán ra của nhân viên thị trường và toàn công ty Đồng thời, phòng cũng thực hiện ký hợp đồng với khách hàng mua số lượng lớn và thường xuyên, theo dõi và triển khai các kế hoạch chiến lược kinh doanh đã đề ra Để đưa ra quyết định phù hợp, phòng nắm bắt tình hình tiêu thụ nhu cầu thị trường và theo dõi tình hình các đối thủ cạnh tranh.

Phòng Kế toán có vai trò quản lý công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị của công ty, đồng thời tư vấn cho Ban lãnh đạo về các vấn đề kế toán Nhiệm vụ chính của phòng là thu thập, phân loại và xử lý chứng từ kế toán phát sinh trong hoạt động kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật.

2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền Vững Việt Nam

* Lĩnh vực và phạm vi kinh doanh của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền vững Việt Nam:

- Nghiên cứu và phát triển thực nghiệm khoa học xã hội và nhân văn;

- Xử lý và tiêu huỷ rác thải không độc hại;

- Nghiên cứu và phát triển thực nghiệm khoa học tự nhiên và kỹ thuật;

- Nghiên cứu thị trường và thăm dò dư luận;

Hoạt động chuyên môn, khoa học và công nghệ chưa được phân loại cụ thể bao gồm các lĩnh vực như phiên dịch, tư vấn về môi trường, chuyển giao công nghệ, và lập báo cáo đánh giá tác động môi trường.

Hoạt động tư vấn quản lý bao gồm các dịch vụ tư vấn đầu tư và tư vấn quản lý, không bao gồm các lĩnh vực tư vấn pháp luật, tài chính, kế toán, kiểm toán, thuế và chứng khoán.

Đại lý và môi giới đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch thương mại, nhưng không bao gồm môi giới chứng khoán, bảo hiểm, bất động sản và môi giới hôn nhân có yếu tố nước ngoài Các hoạt động này thường liên quan đến việc kết nối người mua và người bán, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao dịch.

- Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại;

- Thoát nước và xử lý nước thải;

- Xử lý và tiêu huỷ rác thải độc hại;

- Xử lý ô nhiễm và hoạt động quản lý chất thải khác;

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu Chi tiết: Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh;

Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật bao gồm nhiều lĩnh vực quan trọng như thiết kế công trình thủy lợi, thiết kế hệ thống cấp thoát nước cho các công trình xây dựng, và giám sát xây dựng cũng như hoàn thiện các công trình đường bộ và thủy lợi Ngoài ra, thiết kế kết cấu cho các công trình cầu và đường bộ cùng với khảo sát địa hình cũng là những yếu tố thiết yếu trong quy trình này.

2.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Bảng 2.1 Báo cáo kết quả kinh doanh 2021 - 2022

Chỉ tiêu Năm 2022 Năm 2021 Chênh lệch

1 Doanh thu bán hàng và kết quả dịch vụ 8.685.461.465 8.811.611.972 (126.150.507) (1,43%)

2 Các khoản giảm trừ doanh thu 0 0 0

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 8.685.461.465 8.811.611.972 (126.150.507) (1,43%)

5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 433.691.756 709.723.498 (276.031.742) (38,89%

6 Doanh thu hoạt động tài chính 35.101 36.425 (1.324) (3,63%)

8 Chi phí quản lý kinh doanh 640.329.976 596.531.442 43.798.534 7,34%

9 Lợi nhuận thuần từ HĐKD (206.603.119) 113.228.481 (319.831.600) -282,47%

13 Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (206.603.834) 113.228.481 (319.832.315) -282,47%

15 Lợi nhuận sau thuế thu nhập DN (206.603.834) 113.228.481 (319.832.315) -282,47%

( Nguồn: Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền vững Việt Nam)

Nhận xét về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty:

Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của khách tại Công

Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền Vững Việt Nam

2.2.1 Đặc điểm kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của KH

2.2.1.1 Quản lý vốn bằng tiền

Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền Vững Việt Nam sử dụng Việt Nam đồng làm đơn vị tiền tệ Vốn bằng tiền chủ yếu phục vụ cho thanh toán các khoản vay và chi mua vật tư, tài sản, đồng thời cũng là kết quả từ việc bán và thu hồi công nợ Do đó, công ty cần kiểm soát chặt chẽ vốn bằng tiền vì tính thanh khoản cao của nó Quản lý vốn bằng tiền phải tuân thủ các quy định và cơ chế của Nhà nước, đặc biệt là đảm bảo rằng tổng lượng tiền mặt sử dụng hàng ngày không vượt quá số dư quỹ.

Kế toán đã thiết lập sổ kế toán để theo dõi hàng ngày các khoản thu, chi, xuất và nhập quỹ một cách có hệ thống Điều này giúp xác định số quỹ tồn tại mỗi ngày, tạo điều kiện thuận lợi cho việc so sánh và đối chứng.

- Để thực hiện nhập và xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu (PT), phiếu chi

(PC), có đầy đủ chữ kí của người chi, người nhận, người duyệt theo qui định của chế độ CT kế toán

Mỗi ngày, thủ quỹ cần kiểm tra số tiền mặt tồn quỹ và đối chiếu với sổ kế toán tiền mặt Trong trường hợp phát hiện sai lệch, thủ quỹ phải tiến hành kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và có biện pháp giải quyết kịp thời.

Kế toán quỹ hàng ngày phải theo dõi các khoản thu chi, xuất nhập quỹ tiền mặt và lập sổ kế toán quỹ tiền mặt một cách chính xác và kịp thời.

Kế toán tiền gửi ngân hàng

Tiền gửi ngân hàng (TGNH) là số tiền mà công ty gửi vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc công ty khác, bao gồm tiền Việt Nam, vàng, bạc và các kim loại quý.

Khi có GBC, GBN của ngân hàng thì kế toán tiến hành định khoản vào các sổ có liên quan

Tài khoản 112 - TGNH của Công ty TNHH ĐT và PT Bền Vững Việt Nam được sử dụng để theo dõi số dư hiện tại cũng như diễn biến tăng giảm của giá trị tiền gửi không kỳ hạn tại ngân hàng.

Bảng 2.2 Cơ cấu nguồn vốn bằng tiền tại công ty

Tiền và các khoản tương đương tiền

Căn cứ vào số liệu thu thập được từ BCTC của Công ty trong năm 2021-

2022, ta thấy TGNH chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng vốn bằng tiền Cụ thể, năm

2021 TGNH đã chiếm tới 99,16%, năm 2022 chiếm tới 87,56%

2.2.1.2 Quản lý các khoản phải thu của KH

Bảng 2.3 Tổng hợp số liệu khoản phải thu của KH

Theo báo cáo tài chính năm 2022, mức tăng trưởng so với năm 2021 không đáng kể, nhưng khoản phải thu từ khách hàng của công ty lại rất lớn Nhiều khách hàng đang nợ quá hạn và khả năng thu hồi nợ diễn ra chậm, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu và khả năng chi trả cho sản phẩm, hàng hóa Công ty đang gặp khó khăn do khách hàng chiếm dụng vốn lớn.

Công ty cần đánh giá và thực hiện trích lập dự phòng (DP) cho các khoản phải thu khách hàng nhằm giảm thiểu rủi ro Tuy nhiên, hiện tại công ty chưa chú trọng đến việc này và chưa có hướng dẫn cụ thể về quy trình trích lập DP.

2.2.2 Thực trạng kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của KH tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền Vững Việt Nam

- Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng

- Sổ Chi tiết tiền mặt (VNĐ)

❖ Sơ đồ luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán

Sơ đồ 2.3 Quy trình kế toán thu tiền mặt

( Nguồn:Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền vững Việt Nam)

Sơ đồ 2.4 Quy trình kế toán chi tiền mặt

( Nguồn:Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền vững Việt Nam)

❖ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Vào ngày 06/12/2022, Công ty TNHH ĐT và PT Bền Vững Việt Nam đã thực hiện giao dịch rút tiền từ tài khoản của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Công Thương Việt Nam, với số tiền 42.000.000 đồng, nhằm chuyển vào quỹ tiền mặt.

Biểu 2.2 Giao diện nhập liệu phần mềm

Ví dụ: Ngày 30/12/2022, Công ty TNHH ĐT và PT Bền Vững Việt Nam thu hoàn tạm ứng công tác về quỹ tiền mặt số tiền là 100.000.000 đồng

Biểu 2.4 Giao diện nhập liệu phần mềm

Vào ngày 12/12/2022, Công ty TNHH ĐT và PT Bền Vững Việt Nam đã thanh toán phí photo tài liệu theo hóa đơn số 00005422 của Công ty TNHH MTV in công nghiệp Ánh Dương.

Biểu 2.6 Hóa đơn GTGT số 00005422

Sau khi nhận được hóa đơn, kế toán lập phiếu chi tiền, tiếp đó điền đầy đủ thông tin vào phần mềm

Biểu 2.7 Giao diện nhập liệu phần mềm

Vào ngày 16/12/2022, Công ty TNHH ĐT và PT Bền Vững Việt Nam đã thanh toán chi phí tiếp khách cho dự án Cao Bằng, dựa trên hóa đơn số 00010162 gửi từ Công ty TNHH Hai.

Di Lao Viet Nam Holdings

Biểu 2.9 Hóa đơn GTGT số 00010162

Căn cứ vào hoá đơn lập phiếu chi

❖ Ghi sổ kế toán chi tiết

Kế toán thực hiện việc ghi chép các nghiệp vụ phát sinh trong tháng 12 năm 2022 dựa trên PT và PC, từ đó lập Sổ Quỹ tiền mặt, được thể hiện qua Sổ Chi tiết tiền mặt bằng tiền Việt Nam Đồng.

Biểu 2.11 Giao diện phần mềm kế toán máy

Biểu 2.12 Sổ Chi tiết tiền mặt

Ghi sổ kế toán tổng hợp

Sau khi kiểm tra các chứng từ ( PT, PC) kế toán hạch toán vào phần mềm và ghi sổ

Tiếp theo căn cứ số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái TK 111 được thể hiện qua Sổ Cái TK 111 - Tiền mặt

Biểu 2.14 Sổ Nhật ký chung (trích)

Biểu 2.15 Giao diện phần mềm kế toán máy

Biểu 2.16 Sổ Cái của TK 111 - Tiền mặt

2.2.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

❖ Sơ đồ luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán

Sơ đồ 2.5 Quy trình kế toán thu TGNH

Sơ đồ 2.6 Quy trình kế toán chi TGNH

❖ Nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Ví dụ: Ngày 13/12/2022, Công ty TNHH ĐT và PT Bền Vững Việt Nam nộp tiền vào tài khoản NH TMCP Công Thương Việt Nam số tiền là 200.000.000 đồng

Biểu 2.18 Giao diện nhập liệu phần mềm

Vào ngày 19/12/2022, Công ty TNHH ĐT và PT Bền Vững Việt Nam đã phát hành hóa đơn số 00000009 cho Ban quản lý dự án xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Bình Định, với tổng giá trị hóa đơn là 1.312.098.000 vnđ, đã bao gồm 8% VAT.

Biểu 2.19 Hóa đơn GTGT số 00000009

Vào ngày 20/12/2022, ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam đã nhận được Giấy báo có (GBC) từ Ban quản lý dự án xây dựng các công trình nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Bình Định, liên quan đến việc thanh toán chi phí tư vấn cho khoản vay trị giá 949.949.000 đồng.

Biểu 2.21 Giao diện nhập liệu phần mềm

Vào ngày 13/12/2022, Công ty TNHH ĐT và PT Bền Vững Việt Nam đã thực hiện thanh toán tiền vé máy bay cho Công ty TNHH TM PT du lịch Thành Hoàng dựa trên hóa đơn số.

0002007 và hóa đơn GTGT số 00020008 bằng tiền gửi tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam cụ thể như sau:

Biểu 2.22 Hóa đơn GTGT số 00020007

Biểu 2.23.Hóa đơn GTGT số 00020008

Biểu 2.25 Giao diện nhập liệu phần mềm

❖ Ghi sổ kế toán chi tiết

Kế toán căn cứ chứng từ gốc theo các nghiệp vụ phát sinh trong Tháng 12 năm 2022 làm cơ sở ghi vào Sổ chi tiết TGNH

Biểu 2.28 Giao diện phần mềm kế toán máy

Biểu 2.29 Sổ Chi tiết TGNH

❖ Ghi sổ kế toán tổng hợp

Đánh giá về công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của KH tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền Vững Việt Nam

Về tổ chức bộ máy quản lý:

Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền Vững Việt Nam có cơ cấu tổ chức quản lý chặt chẽ và hợp lý, với Giám đốc điều hành toàn bộ hoạt động và giám sát các bộ phận Giám đốc chủ trì xây dựng kế hoạch hoạt động kinh doanh và chiến lược phát triển của công ty Các phòng ban thực hiện theo chỉ đạo của cấp trên, đảm bảo sự phối hợp và quản lý hiệu quả Cơ cấu tổ chức này giúp dễ dàng theo dõi và giám sát công việc.

Về tổ chức công tác kế toán:

Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền vững Việt Nam được tổ chức hợp lý dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng có kinh nghiệm Tất cả nhân viên đều có trình độ Đại học và kỹ năng kế toán vững vàng Công ty chú trọng đến việc nâng cao kiến thức cho nhân viên thông qua các lớp tập huấn và đào tạo, giúp họ cập nhật các quy định mới trong pháp luật về kế toán.

Về hình thức và chế độ kế toán:

Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC, ban hành ngày 26/08/2016 Để thuận tiện cho việc ghi chép các nghiệp vụ kế toán, công ty sử dụng Sổ Nhật ký chung, trong đó mọi nghiệp vụ được ghi lại tuần tự theo từng ngày.

Về chứng từ kế toán:

Tất cả các chứng từ được sử dụng đều tuân theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo tính thống nhất trong việc áp dụng các chứng từ và tài khoản kế toán của công ty Quy trình luân chuyển chứng từ và sử dụng tài khoản kế toán luôn được thực hiện đúng theo quy định đã ban hành.

Về kế toán tiền mặt:

Công ty hàng ngày thực hiện nhiều nghiệp vụ luân chuyển tiền mặt và các giao dịch thu, chi lớn, cho thấy khả năng duy trì vốn kinh doanh liên tục Đặc biệt, trong hoạt động kinh doanh, công ty không gặp tình trạng khan hiếm tiền mặt và luôn tìm kiếm cơ hội để đồng tiền sinh lãi, mang lại hiệu quả ngày càng cao.

Công ty quản lý chặt chẽ việc nhận và xuất tiền tại tài khoản ngân hàng, đảm bảo tiền gửi lớn giúp thanh toán kịp thời các khoản vay, tránh lãi suất quá hạn Số tiền trong ngân hàng còn hỗ trợ chi trả cho các công việc quan trọng khác Hệ thống ghi chép rõ ràng và khoa học giúp dễ dàng theo dõi và kiểm tra, tạo điều kiện thuận lợi cho lãnh đạo trong việc điều hành mọi công việc.

Về kế toán các khoản phải thu:

Công ty có tổ chức kế toán hiệu quả, với đội ngũ kế toán làm việc nhịp nhàng, giúp thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng và thống nhất Để dễ dàng theo dõi thu chi, công ty đã lập sổ theo dõi công nợ cần thu, giúp việc kiểm soát và đối chiếu số liệu kịp thời Điều này đảm bảo số liệu chính xác, từ đó hỗ trợ đưa ra các quyết sách phù hợp.

* Về kế toán tiền mặt:

Hạn mức tiền mặt tồn quỹ của công ty hiện chưa được quy định rõ ràng, dẫn đến sự biến động lớn trong số tiền tồn quỹ Có những thời điểm, quỹ tiền mặt của công ty đạt mức cao, trong khi ở những thời điểm khác, số tiền tồn quỹ lại rất hạn chế.

Quản lý quỹ tiền mặt trong doanh nghiệp vẫn chưa được thực hiện một cách chặt chẽ và nghiêm ngặt, dẫn đến việc kiểm đếm tiền mặt tồn quỹ và so sánh với sổ kế toán đôi khi không đúng quy định Việc kiểm kê quỹ không được thực hiện thường xuyên hoặc theo định kỳ, gây ra sai sót Sự lỏng lẻo trong quản lý quỹ có thể gia tăng rủi ro và gây tổn thất cho doanh nghiệp Do đó, quản lý quỹ tiền mặt là một nhiệm vụ quan trọng cần được tiến hành để ngăn ngừa các nguy cơ có hại cho doanh nghiệp.

Qua phân tích tình hình tài chính của công ty, có thể thấy rằng lượng tiền gửi ngân hàng (TGNH) trong tháng tăng cao, nhưng số dư cuối tháng vẫn lớn, cho thấy công ty chưa tối ưu hóa việc sử dụng TGNH nhàn rỗi Ngoài ra, nhiều khoản thanh toán trên 20 triệu đồng vẫn được thực hiện bằng tiền mặt thay vì qua ngân hàng, điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn, sai sót và tốn nhiều thời gian, công sức trong việc kiểm đếm.

* Về kế toán các khoản phải thu KH:

Việc kế toán các khoản phải thu của khách hàng đã đạt được một số hiệu quả, nhưng chất lượng và tỷ lệ thu hồi nợ vẫn còn thấp Hậu quả của đại dịch Covid-19 đã gây thiệt hại lớn cho nền kinh tế Việt Nam, khiến nhiều doanh nghiệp, lớn nhỏ, rơi vào tình trạng phá sản do thiếu tiền trả nợ Do đó, công ty hiện đang tồn đọng một số khoản nợ phải thu Ngoài ra, công ty không có nhân viên chuyên trách thu hồi nợ, mà chủ yếu là nhân viên kế toán thực hiện, dẫn đến tình trạng công việc thu hồi bị gián đoạn do nghiệp vụ tài chính kế toán chưa tốt.

Công ty chưa mở sổ theo dõi các khoản phải thu từ khách hàng theo từng đối tượng cụ thể, dẫn đến việc không thể hiện số dư chi tiết của từng khách hàng Ngoài ra, các khoản nợ cũng không được theo dõi theo tuổi nợ, gây khó khăn cho công ty trong việc nắm bắt tình hình nợ và đôn đốc thu hồi.

Việc công ty chưa có biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng là một vấn đề cần khắc phục, bởi đối chiếu công nợ là yếu tố quan trọng trong công tác thu hồi công nợ phải thu Nó giúp kiểm tra tình trạng trả nợ của khách hàng và hỗ trợ kế toán trong việc quản lý số công nợ cần thu Đặc biệt đối với các công trình xây dựng cơ bản, việc thu hồi vốn thường diễn ra chậm, do đó, nếu không theo dõi chặt chẽ, sẽ dễ dẫn đến sự không khớp giữa hai bên, gây chậm trễ trong quá trình thanh toán.

Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền Vững Việt Nam chưa thực hiện việc trích lập dự phòng cho các khoản nợ quá hạn Nếu xảy ra rủi ro, công ty sẽ không có khả năng bù đắp thiệt hại do không thu hồi được nợ từ khách hàng.

Công ty hiện chưa áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán, điều này dẫn đến việc không khuyến khích khách hàng thanh toán sớm và làm gia tăng tình trạng chiếm dụng vốn lâu dài Hơn nữa, công ty cũng chưa triển khai chính sách chiết khấu thương mại dành cho những khách hàng mua dịch vụ lớn.

* Một số vấn đề khác:

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU CỦA KH TẠI CÔNG

Định hướng phát triển trong tương lai của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền Vững Việt Nam

Công ty cam kết “UY TÍN – TRÁCH NHIỆM – CHẤT LƯỢNG” thông qua sự đoàn kết và nỗ lực của tập thể CBCNV- LĐ Ban lãnh đạo chủ động nắm bắt cơ hội, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và linh hoạt trong chỉ đạo, khuyến khích CBCNV- LĐ làm việc với tinh thần trách nhiệm cao Công ty khuyến khích học tập, nghiên cứu và sáng tạo để nâng cao hiệu quả kinh tế, đồng thời triển khai các kế hoạch đầu tư đúng đắn và phát triển bền vững.

Trong bối cảnh dịch bệnh vẫn đang tiếp diễn phúc tạp, Công ty đã đưa ra những định hướng chiến lược cần tiến hành thực hiện như:

- Tiếp tục mở rộng thị trường ra các tỉnh thành lân cận và phát triển mạng lưới kinh doanh ra nhiều tỉnh hơn

Luôn cải thiện môi trường làm việc và thực hiện nghiêm các chính sách trách nhiệm xã hội nhằm ổn định nhân sự và tăng cường sự gắn bó của người lao động với doanh nghiệp Đồng thời, phát huy năng lực sẵn có và xây dựng kế hoạch đào tạo liên tục cho đội ngũ cán bộ công nhân viên, từ đó nâng cao trình độ quản lý, năng suất và chất lượng lao động.

- Tích cực tìm kiếm những phương án mới nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty.

Sự cần thiết hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của KH

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và tăng cường năng lực cạnh tranh là yếu tố sống còn đối với mọi công ty Để duy trì sự phát triển bền vững, các doanh nghiệp cần tập trung vào việc cải thiện quy trình làm việc và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.

Để nâng cao hiệu quả quản lý vốn bằng tiền và các khoản phải thu, DN cần xây dựng kế hoạch phát triển đúng đắn, tận dụng tối đa các thế mạnh về quản lý tài chính Vốn bằng tiền và các khoản phải thu đóng góp một tỷ trọng đáng kể trong tổng vốn kinh doanh, do đó, việc cải thiện quản lý tài chính sẽ mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty.

Mục đích và yêu cầu hoàn thiện

Đối với doanh nghiệp, điều kiện kinh tế và phương thức quản trị ảnh hưởng lớn đến tổ chức công tác kế toán Việc hiểu rõ đặc điểm của nền kinh tế thị trường và các yếu tố tác động đến kế toán là cần thiết để đề ra giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán, đáp ứng yêu cầu quản trị Đặc biệt, việc cải tiến tổ chức công tác kế toán, bao gồm quản lý vốn bằng tiền mặt và các khoản thu từ khách hàng, cần phải tuân thủ những nội dung cụ thể để đạt hiệu quả cao.

- Phải chấp hành chế độ thuế và pháp luật kế toán khác

- Phải gắn với HĐSXKD của Công ty

- Phải cập nhật số liệu đầy đủ liên tục

- Đáp ứng nhu cầu hội nhập kinh tế toàn cầu

- Thực hiện công việc kế toán phải tuân thủ một cách khoa học và hiệu quả

Với vai trò là kế toán, dưới sự hướng dẫn tận tình của giảng viên và kinh nghiệm thu được từ thực tập tại công ty, tôi xin đưa ra một số ý kiến nhằm cải thiện công việc kế toán liên quan đến tiền mặt và các khoản phải thu của khách hàng tại công ty.

Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu của KH tại Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Bền Vững Việt

3.4.1 Hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền

3.4.1.1 Xây dựng hạn mức cụ thể về tồn quỹ tiền mặt

Tiền mặt là một khoản mục đặc biệt dễ bị ảnh hưởng bởi cả yếu tố khách quan như thiên tai và hỏa hoạn, lẫn yếu tố chủ quan như thất lạc và mất cắp Do đó, việc quy định rõ ràng số lượng tiền mặt tồn quỹ là rất cần thiết để đảm bảo an toàn tài chính.

Công ty cần thiết lập một hạn mức chi tiêu hợp lý cho các khoản thanh toán, nhằm tối ưu hóa khả năng sinh lời từ vốn lưu động Việc này không chỉ giúp công ty kiểm soát hiệu quả việc sử dụng tiền mặt mà còn ngăn chặn lãng phí, sử dụng sai mục đích và giảm thiểu rủi ro thất thoát do mất cắp hay biển thủ.

3.4.1.2 Tăng cường công tác kiểm kê quỹ tiền mặt

Trong quá trình kiểm kê, khó tránh khỏi sai lệch giữa số liệu kế toán và sổ quỹ tiền mặt, vì vậy việc kiểm tra và xác minh nguyên nhân là rất cần thiết Kiểm kê thường xuyên và cẩn thận giúp phát hiện sai sót kịp thời, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý quỹ Theo “Khoản 1 Điều 32 Thông tư 33/2017/TT-BTC”, quản lý quỹ đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị thực của tiền mặt tồn quỹ, giúp tăng cường quản lý tài chính và lập sổ quỹ chính xác Do đó, việc quản lý quỹ là nhiệm vụ bắt buộc đối với các doanh nghiệp.

Công tác kiểm kê quỹ cần được thực hiện định kỳ vào cuối tháng, quý và năm, đồng thời tổ chức các cuộc kiểm kê đột xuất để ngăn ngừa tình trạng biển thủ và hạn chế thiệt hại cho doanh nghiệp Trong quá trình kiểm kê, thủ quỹ và kế toán trưởng phải cùng ký biên bản kiểm kê, trong đó nêu rõ lý do về sự dư thừa hoặc thiếu hụt quỹ, kèm theo ý kiến kết luận và khuyến nghị của Hội đồng kiểm kê Biên bản kiểm kê phải tuân theo mẫu quy định của Bộ Tài chính, được lập thành hai bản: một bản lưu tại bộ phận kế toán và một bản do thủ quỹ giữ Biên bản hợp pháp cần ghi rõ thời gian thực hiện và có đầy đủ chữ ký của Thủ quỹ hoặc Trưởng phòng kiểm kê và Kế toán.

Biểu 3.1 Bảng kiểm kê quỹ

(“Thông tư số 133/2016/TT-BTC” )

Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa:

- Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì phải chờ xử lý:

- Khi xác định được nguyên nhân thừa:

Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu:

- Khi kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân:

- Khi xác định được nguyên nhân thiếu:

3.4.1.3 Thực hiện thanh toán qua ngân hàng

Thanh toán qua ngân hàng mang lại nhiều lợi thế so với thanh toán bằng tiền mặt, đặc biệt khi công ty phải xử lý các khoản thanh toán lớn Việc sử dụng ngân hàng giúp giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn, đồng thời đơn giản hóa quy trình thanh toán Mọi giao dịch đều được kiểm soát chặt chẽ, tiết kiệm thời gian và nhân lực Hơn nữa, thanh toán qua ngân hàng còn gia tăng tính sinh lãi cho luồng tiền và cho phép các khoản chi phí trên 20 triệu đồng được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp Công ty cũng có thể thực hiện nhiều hình thức thanh toán khác qua ngân hàng như thanh toán tiền điện thoại, tiền internet, giúp mọi vấn đề trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết.

3.4.1.4 Nâng cao công tác luân chuyển chứng từ Để hạn chế tối đa việc nhầm lẫn và mất chứng từ trong thời gian di chuyển, Công ty cần có phiếu bàn giao chứng từ khi chuyển chứng từ kế toán giữa từng phòng và các bộ phận đến văn phòng công ty, có ký nhận và thể hiện ý thức trách nhiệm với từng người trong quá trình tiếp nhận và bàn giao chứng từ làm sao được chính xác và kịp thời

3.4.2 Hoàn thiện công tác kế toán các khoản phải thu của KH

3.4.2.1 Hình thành bộ phận đánh giá KH

Việc kế toán phải thu của khách hàng đã đạt hiệu quả, nhưng hiệu suất thu hồi nợ vẫn còn thấp Để cải thiện tình hình này và giảm thiểu các khoản nợ phải thu, Công ty cần thành lập một bộ phận chuyên đánh giá khách hàng.

Bộ phận này sẽ làm việc chặt chẽ với kế toán tài chính để đánh giá khả năng tài chính, nguồn vốn và khả năng hoàn trả nợ của khách hàng, từ đó đề xuất các phương án giải quyết hợp lý.

Trước khi ký hợp đồng, bộ phận đánh giá cần xem xét kỹ lưỡng các nhóm khách hàng và tình hình tài chính của họ, không chỉ dựa vào doanh số mà còn cần đảm bảo các điều kiện an toàn khi chọn đối tác Hợp đồng cần có sự thoả thuận rõ ràng về thời gian, phương thức thực hiện và chất lượng hàng hoá, dịch vụ Các điều kiện như yêu cầu thanh toán tiền mặt sớm hoặc thanh toán trước một phần lớn giá trị lô hàng cũng nên được áp dụng Ngoài ra, cần quy định các khoản bồi thường cụ thể cho việc huỷ hoặc thay đổi hợp đồng Bộ phận kế toán có trách nhiệm lưu trữ hợp đồng làm cơ sở pháp lý cho các giao dịch sau này.

3.4.2.2 Áp dụng linh hoạt các chính sách với KH

Công ty cần đặt mình vào vị trí của khách hàng để nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của các chính sách thương mại đối với nguồn thu Để nâng cao hiệu quả, công ty có thể áp dụng những biện pháp sau đây.

Công ty có thể hỗ trợ khách hàng có khả năng chi trả nhưng chưa đủ tài chính để đặt trước bằng cách áp dụng mức đặt trước thấp hơn hoặc gia hạn thời gian thanh toán.

Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh hơn trước thời điểm hợp đồng kết thúc, công ty có thể áp dụng chính sách giảm giá từ 0,5% đến 1% giá trị hợp đồng hoặc cung cấp các ưu đãi khác Điều này không chỉ giúp thúc đẩy thanh toán mà còn hạn chế tình trạng vốn của công ty bị chiếm dụng Công ty sẽ lựa chọn các chính sách phù hợp cho từng nhóm khách hàng khác nhau, đảm bảo tính hiệu quả trong việc quản lý vốn.

3.4.2.3 Quản lý hiệu quả các khoản phải thu

Công ty chưa mở sổ theo dõi khoản phải thu từ khách hàng theo từng đối tượng cụ thể, dẫn đến việc không thể hiện số dư chi tiết và gây khó khăn trong việc theo dõi nợ Đặc biệt, công ty cũng không theo dõi tuổi nợ, làm cho việc đôn đốc thu hồi nợ trở nên khó khăn Để cải thiện tình hình, công ty nên áp dụng hai phương pháp theo dõi khoản nợ: theo từng khách hàng và theo tuổi nợ Việc này sẽ giúp kế toán theo dõi chính xác các khoản nợ, nhanh chóng phát hiện nợ trong hạn và nợ quá hạn, từ đó thực hiện trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Hơn nữa, cần thiết lập một bộ phận thu hồi công nợ riêng để nâng cao hiệu quả thu hồi.

Biểu 3.2 Sổ chi tiết công nợ phải thu

Biểu 3.3 Mẫu báo cáo các khoản phải thu theo tuổi nợ

3.4.2.4 Trích lập DP phải thu khó đòi

Trích lập DP phải thu khó đòi là việc xác định toàn bộ giá trị thiệt hại từ các khoản nợ quá hạn và những khoản nợ chưa đến hạn nhưng có khả năng không thu hồi được.

Căn cứ vào tuổi nợ của các khoản phải thu, kế toán tiến hành trích lập DP như sau:

- Đối với khoản nợ phải thu quá hạn trên 6 tháng hoặc dưới 1 năm là 30% giá trị

- Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm là 50% giá trị

- Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm là 70% giá trị

Đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên, cần trích lập 100% giá trị Nếu khoản nợ chưa đến hạn thanh toán nhưng khách hàng đã rơi vào tình trạng vỡ nợ, đang lập hồ sơ thanh lý, phá sản hoặc đã rời đi, doanh nghiệp phải trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi Trong trường hợp sau này thu hồi được nợ, doanh nghiệp sẽ hạch toán vào tài khoản 711 - Thu nhập khác.

Việc trích hay hoàn nhập DP phải thu khó đòi tiến hành tại ngày lập BCTC