Chuyên đề thực tập tốt nghiệp chuyên ngành Khoa học quản lý hay Quản lý kinh tế sẽ giúp người đọc có một nguồn tham khảo chất lượng. Chuyên đề được thực hiện bởi sinh viên trường Đại học Kinh tế Quốc dân một trong những trường Đại học danh tiếng nhất Việt Nam
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA KHOA HỌC QUẢN LÝ CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CƠNG ĐỀ TÀI: HỒN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ - VINATABA Họ tên : Đỗ Minh Phương MSV :11194183 Lớp chuyên ngành : Quản lý công 61 Giảng viên hướng dẫn : TS Trần Lan Hương Hà Nội, 2022 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu độc lập riêng em Các thông tin số liệu phân tích sử dụng làm đề án trung thực, có nguồn gốc rõ ràng công bố theo quy định Một số kết luận nghiên cứu dựa kết nghiên cứu trước Em xin chịu trách nhiệm lời cam đoan LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Trần Lan Hương Phó Giám đốc Công ty Thương mại Thuốc ông Vũ Quốc Hưng – người trực tiếp hướng dẫn, bảo hỗ trợ cho em trình nghiên cứu hoàn thành chuyên đề Em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trường, khoa ban ngành đoàn thể trường Đại học Kinh tế Quốc dân tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt trình học tập nghiên cứu trường Cuối cùng, xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Thương mại Thuốc tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực hiện, cung cấp tài liệu, số liệu liên quan đến đề tài Mặc dù em có nhiều cố gắng hoàn thiện luận văn bằng, nhiên với khả thân cịn hạn chế, khơng tránh có nhiều thiếu sót, mong nhận giúp đỡ, đóng góp q báu cảm thơng q thầy/cơ Xin trân trọng cảm ơn! Sinh viên thực Đỗ Minh Phương MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, BIỂU ĐỒ PHẦN MỞ ĐẦU 1.1 Cơ sở lý luận cấu tổ chức 11 1.1.1 Khái niệm 11 1.1.2 Các thuộc tính cấu tổ chức doanh nghiệp 12 1.1.3 Một số yêu cầu cấu tổ chức doanh nghiệp 14 1.2 Cơ sở lý luận hoàn thiện cấu tổ chức 15 1.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp 15 1.2.2 Quy trình hồn thiện cấu tổ chức doanh nghiệp 15 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CƠNG TY THƯƠNG MẠI THUỐC LÁ 19 2.1 Tổng quan công ty thương mại thuốc 19 2.1.1 Hình thức pháp lý tư cách pháp nhân 19 2.1.2 Mục tiêu hoạt động ngành nghề kinh doanh 19 2.1.3 Tên, trụ sở Công ty 19 2.1.4 Chủ sở hữu Công ty 20 2.1.5 Cơ cấu tổ chức quản lý 20 2.1.6 Kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty giai đoạn 2016-2021 20 2.2 Phân tích Thực trạng cấu tổ chức Công ty Thương mại Thuốc Vinataba 21 2.2.1 Sự cần thiết phải hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty TMTL 21 2.2.2 Phân tích yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức công ty 22 2.2.3 Cơ cấu tổ chức Công ty 28 2.2.4 Đánh giá cấu tổ chức công ty 35 CHƯƠNG 3: ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 39 3.1 Phương hướng phát triển Công ty Thương mại Thuốc giai đoạn 2022-2025 39 3.1.1 Tầm nhìn 39 3.1.2 Sứ mệnh 39 3.1.3 Giá trị cốt lõi 39 3.1.4 Mục tiêu kinh doanh 39 3.2 Yêu cầu, mục tiêu hoàn thiện cấu tổ chức Công ty 40 3.2.1 Yêu cầu 40 3.2.2 Mục tiêu 40 3.3 Giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức 41 3.3.1 Nhóm giải pháp hồn thiện chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phòng, ban 41 3.3.2 Nhóm giải pháp chun mơn hóa cơng việc 43 3.3.3 Nhóm giải pháp nguồn nhân lực 43 3.3.4 Nhóm giải pháp công nghệ thông tin 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Nội dung đầy đủ TCC Tổng công ty TMTL Thương mại Thuốc TNHH Trách nhiệm hữu hạn DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1 Quy trình hồn thiện cấu tổ chức 15 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ quy trình đánh giá mơ hình cấu tổ chức 17 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức máy 29 Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức đề xuất 42 DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty giai đoạn 2016-2021 20 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động cơng ty tính đến 31/12/2021 25 Bảng 2.3: Năng suất lao động giai đoạn 2019-2021 27 Bảng 2.4: Ứng dụng cơng nghệ thơng tin tính đến ngày 31/12/2021 27 Bảng 2.5: Nhân lực công nghệ thông tin tính đến thời điểm 31/12/2021 28 Bảng 3.1: Chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh giai đoạn 2022-2025 40 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mơi trường kinh tế ln có biến đổi khơng ngừng nhanh chóng đặt yêu cầu cho doanh nghiệp cần phải linh hoạt thích ứng khơng muốn bị đào thải, địi hỏi doanh nghiệp phải có điều chỉnh, thay đổi, hoàn thiện lại cấu tổ chức để nâng cao tính hiệu quả, hiệu lực việc quản lý nguồn nhân lực, tài lực, tăng cường lực hoạt động kinh doanh Trong suốt trình hình thành phát triển doanh nghiệp, cấu tổ chức ln đóng vai trị có ý nghĩa quan trọng hoạt động sản xuất phát triển doanh nghiệp Việc xây dựng cấu tổ chức tinh gọn, linh hoạt việc thích nghi với thay đổi mà đảm bảo tính khoa học, hợp lý vấn đề thiết yếu, quan trọng để đạt mục tiêu chung doanh nghiệp, đảm bảo tính hiệu sản xuất kinh doanh, từ giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu, kế hoạch đề Xuất phát từ thực trạng kết kinh doanh Công ty Thương mại Thuốc giai đoạn 2016-2021, đặt yêu cầu phải hoàn thiện cấu nội nhằm nâng cao hiệu hoạt động, khắc phục tồn hạn chế ảnh hưởng đến kết kinh doanh Cùng với mong muốn đóng góp, vận dụng kiến thức học vào phát triển chung công ty, em định lựa chọn đề tài “Hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty Cổ phần Thương mại Thuốc lá” làm đối tượng chuyên đề tốt nghiệp Mục tiêu nghiên cứu Trên sở phân tích liệu thực tế phân tích, đánh giá thực trạng cấu tổ chức Công ty Thương mại Thuốc để đề xuất số biện pháp giúp hoàn thiện cấu tổ chức công ty, nâng cao hiệu hoạt động Đối tượng phạm vi nghiên cứu Chuyên đề nghiên cứu với đối tượng cấu tổ chức Công ty Thương mại Thuốc Về phạm vi nghiên cứu nội dung quy trình hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty Thương mại Thuốc lá, không gian Công ty Thương mại Thuốc phạm vi thời gian giai đoạn 2016-2021 Từ phân tích đưa đề xuất giải pháp cho giai đoạn 2022-2025 Phương pháp nghiên cứu Sử dụng nguồn liệu thứ cấp từ tài liệu, số liệu nội Công ty Thương mại Thuốc Kết cấu chi tiết Ngoài phần mục lục mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo, nội dung chuyên đề chia thành chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận cấu tổ chức Chương 2: Phân tích thực trạng cấu tổ chức Cơng ty Thương mại Thuốc Chương 3: Đề xuất số giải pháp để hoàn thiện cấu tổ chức Công ty Thương mại Thuốc 10 tổ chức cán bộ; Cơng tác Nhân sự; Cơng tác Hành quản trị; Công tác Văn thư lưu trữ; Công tác Pháp chế b Phịng Kế tốn Tài - - Chức năng: Hoạch định chiến lược tài doanh nghiệp; Cơng tác tài chính; Cơng tác kế tốn; Cơng tác kiểm tra, giám sát đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp Nhiệm vụ chủ yếu: Hoạch định chiến lược tài doanh nghiệp; Cơng tác tài chính; Cơng tác kế tốn; Cơng tác kiểm tra, giám sát đánh giá hiệu hoạt động doanh nghiệp c Phòng Kinh doanh - Chức : Chiến lược, kế hoạch; Giám sát, quản lý khai thác kênh phân phối; Nghiệp vụ bán hàng; Quản lý chất lượng sản phẩm; Thống kê tổng hợp Nhiệm vụ chủ yếu: Công tác xây dựng chiến lược, kế hoạch kinh doanh; Giám sát, quản lý khai thác kênh phân phối sản phẩm thuốc điếu; Thực nghiệp vụ bán hàng sản phẩm thuốc điếu; Kiểm tra chất lượng sản phẩm thuốc điếu; Cơng tác thống kê tổng hợp d Phịng Thị trường - Chức : Nghiên cứu thị trường; Giám sát, quản lý vùng thị trường; phát triển kênh phân phối mới; Nghiệp vụ Marketing; Chống buôn lậu, gian lận thương mại - Nhiệm vụ chủ yếu: Công tác nghiên cứu thị trường; Giám sát, quản lý vùng thị trường; phát triển kênh phân phối sản phẩm thuốc điếu, đồ uống sản phẩm khác; Hoạt động Marketing sản phẩm thuốc điếu, đồ uống sản phẩm khác; Công tác chống buôn lậu, gian lận thương mại e Phòng Khách hàng chiến lược - Chức năng: Tham mưu cho Lãnh đạo mặt công tác sau đây: + Xây dựng kế hoạch định hướng phát triển sản phẩm thuốc công ty đối tác chiến lược + Thực theo cam kết, thỏa thuận xây dựng hình ảnh thương hiệu, nghiệp vụ Marketing sản phẩm thuốc hệ thống Vinmart Vinmart+ 31 + Giám sát, quản lý khai thác chuỗi Vinmart, Vinmart+; quản lý chẩt lượng sản phẩm hệ thống Vinmart Vinmart+ kệnh bán hàng đại + Thống kê tổng hợp, phân tích báo cáo cơng tác tiêu thụ phát triển sản phẩm chuỗi Vinmart, Vinmart+ kênh bán hàng đại – Nhiệm vụ: lập kế hoạch bán hàn theo tháng, quý, năm định hướng phát triển sản phẩm thuốc công ty đối tác chiến lược; Xây dựng hình ảnh nghiêp vụ Marketing; Giám sát, quản lý khai thác kênh bán hàng đại; Quản lý chất lượng sản phảm kênh bán hàng đại; Thống kê, tổng hợp, báo cáo liên quan đến thực hợp tác với kênh bán hàng đại.” 2.2.3.3 Cấp quản lý tầm quản lý Công ty Thương mại Thuốc Vinataba có cấu tổ chức quản lý, điều hành gồm cấp: - Cấp cao: Phụ trách Công ty, Kiểm soát viên, Ban giám đốc Cấp trung: Trưởng, Phó phịng Việc phân chia thành hai cấp phù hợp với trình độ, lực quản lý cán phân định rõ trách nhiệm cấp, tạo thuận lợi cho việc đạo điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh Cơng ty Các phịng chun mơn, nghiệp vụ: Tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc Công ty thực quản lý điều hành hoạt động kinh doanh Công ty 2.2.3.4 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức a Quyền hạn trách nhiệm Phụ trách Công ty - Chỉ đạo, hỗ trợ Giám đốc Công ty tổ chức thực kế Tổng cơng ty phê duyệt - Xem xét, có ý kiến trước Giám đốc ký trình Tổng cơng ty định vấn đề thuộc thẩm quyền Tổng công ty - Tham dự, phát biểu ý kiến họp Ban Giám đốc Công ty không kết luận; tham dự hội nghị sơ kết, tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty 32 - Tham dự họp chuyên đề Công ty (nếu thấy cần thiết) - Kiểm tra, giám sát Giám đốc việc thực chức năng, nhiệm vụ theo quy định Điều lệ Công ty; - Sử dụng máy giúp việc Cơng ty để tham mưu, giúp việc cho - Chịu trách nhiệm trước Tổng công ty hiệu sản xuất kinh doanh, kiến nghị, ý kiến thực nghĩa vụ theo quy định Điều lệ Cơng ty Chi phí hoạt động, điều kiện làm việc Phụ trách Công ty Công ty đảm bảo b Quyền hạn trách nhiệm Kiểm sốt viên - - Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng Giám đốc tổ chức quản lý điều hành công việc kinh doanh Công ty - Thẩm định báo cáo liên quan đến tình hình hoạt động Cơng ty trước trình lên Tổng cơng ty - Kiến nghị Tổng công ty giải pháp sửa đổi, bổ sung, cấu tổ chức quản lý, điều hành công việc kinh doanh Cơng ty Kiểm sốt viên có quyền xem xét tài liệu, hồ sơ Công ty - Chịu trách nhiệm trước pháp luật Tổng công ty việc thực quyền nhiệm vụ c Quyền hạn trách nhiệm Giám đốc - - Quyết định vấn đề thuộc phạm vi điều hành hoạt động hàng ngày Công ty - Tổ chức thực kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư, tài chính, lao động Tổng công ty phê duyệt - Ký kết hợp đồng kinh tế, lao động, dân giao dịch khác, ký văn bản, định thuộc thẩm quyền quy định Điều lệ Tổng cơng ty phê duyệt - Trình Tổng công ty định giá mua, giá bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc sở hữu Tổng công ty giao cho Công ty kinh doanh - Tuyển dụng lao động theo kế hoạch lao động hàng năm Tổng công ty phê duyệt; định mức lương, phụ cấp người lao động Công ty theo quy định pháp luật 33 - Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, định tiền lương, tiền thưởng lợi ích khác chức danh sau đây: Trưởng phịng sau Tổng cơng ty thơng qua; Phó phòng chức danh quản lý khác - Xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật, lao động, vật tư, quỹ tiền lương áp dụng Công ty trình Tổng cơng ty phê duyệt; xây dựng phương án trả lương trình Tổng cơng ty thơng qua - Báo cáo kết hoạt động kinh doanh, báo cáo tài báo cáo khác theo yêu cầu Tổng công ty - Kiến nghị Tổng công ty định vấn đề theo quy định Điều lệ Công ty 2.2.3.5 Tập trung phi tập trung quản lý Mối quan hệ quản lý tập trung phi tập trung thể qua thẩm quyền định hệ thống thứ bậc máy quản lý Công ty cụ thể sau: Phụ trách Công ty Tổng công ty bổ nhiệm với nhiệm kỳ năm cử lại thay Phụ trách Cơng ty có quyền đạo, hỗ trợ Giám đốc Công ty tổ chức thực kế hoạch sản xuất kinh doanh, đầu tư, tài chính, lao động Tổng cơng ty phê duyệt; xem xét, có ý kiến trước Giám đốc ký trình Tổng cơng ty định vấn đề thuộc thẩm quyền Tổng công ty kiểm tra; Giám sát Giám đốc Công ty việc thực chức năng, nhiệm vụ quy định Điều lệ Cơng ty Kiểm sốt viên có quyền xem xét hồ sơ, tài liệu Công ty Giám đốc người quản lý khác có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin thực quyền chủ sở hữu, quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh Công ty theo yêu cầu Kiểm sốt viên Giám đốc Cơng ty trình Tổng công ty định giá mua, giá bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc sở hữu Tổng cơng ty giao cho Cơng ty kinh doanh Có thể thấy rằng, mức độ tập trung Công ty TMTL rõ quyền lực tập trung cấp cao gồm Phụ trách Cơng ty, Kiểm sốt viên Giám đốc Công ty Điều 34 giúp đảm bảo thống chiến lược, sách dễ dàng kiểm soát cấp việc thực kế hoạch Cơng ty Ngồi giám sát lẫn máy cấp cao giúp đảm bảo tính minh bạch, khách quan xác việc đề kế hoạch, sách, kiểm sốt tình hình cơng ty 2.2.3.6 Phối hợp phận tổ chức Quan hệ phối hợp máy quản lý Công ty TMTL thực sau: Các phịng ban chun mơn, nghiệp vụ Cơng ty có trách nhiệm làm đầu mối tham gia đóng góp, kiến nghị với Tổng cơng ty, quan Nhà nước đối văn quy định lĩnh vực phân công; phối hợp việc nghiên cứu, tư vấn, xây dựng, góp ý lĩnh vực phạm vi chức năng, nhiệm vụ có u cầu; lĩnh vực cơng tác có liên quan tới nhiều phịng Giám đốc phân cơng cho phịng làm đầu mối phịng khác có trách nhiệm phối hợp thực phần cơng việc có liên quan 2.2.4 Đánh giá cấu tổ chức công ty 2.2.4.1 Đánh giá theo thuộc tính cấu tổ chức Nhìn vào mơ hình cấu tổ chức Cơng ty TMTL mơ hình tổ chức cơng ty đơn giản, rõ ràng; phân công rõ chức nhiệm vụ phịng, ban chun mơn nghiệp vụ gắn với trách nhiệm cá nhân, tập thể phận Tuy nhiên tồn số hạn chế sau: a Về mức độ chun mơn hóa: Cơ cấu tổ chức cơng ty mang tính chun mơn hóa cơng việc cao, phân chia tổ chức thành phận mang tính độc lập cao Ngồi ra, phịng chun mơn nghiệp vụ có phân chia nhiệm vụ cơng việc riêng biệt tạo Ví dụ phịng Tổ chức Hành phân chia thàng chuyên viên tổ chức cán bộ, chuyên viên lao động tiền lương, chuyên viên Chế độ sách – Quản lý hồ sơ, nhân viên Văn thư lưu trữ, nhân viên Hành Quản trị,…Điều cho thấy mức độ chun mơn hóa cao, phân chia cơng việc q cụ thể, chi tiết Từ kìm hãm linh hoạt, phối hợp cá nhân phòng ban phòng ban với 35 b Về cấp quản lý tầm quản lý: tầm quản lý rộng bao gồm cấp quản lý Điều gây khó khăn việc quản lý nhà quản lý phải bao quát nhiều đầu mục công việc Cấp trung gian cấp tác nghiệp động làm theo lệnh Trên thực tế, cơng ty tồn tình trạng cấp quản lý trung gian cán giám sát bán hàng chưa phát huy vai trò, trách nhiệm giao cịn yếu kỹ năng, chun mơn nghiệp vụ triển khai nhiệm vụ, suất lao động thấp kỷ luật lao động chưa nghiêm Một số cán bộ, có đội ngũ trưởng phó phịng tinh thần trách nhiệm tính chủ động xử lý công việc chưa cao c Phân chia tổ chức thành phận chức Các phòng ban phân chia theo chức nhiệm vụ Tuy nhiên thực tế, chức nhiệm vụ phòng Khách hàng chiến lược khơng phù hợp với tình hình kinh doanh Cơng ty Theo số liệu phân tích thực tế, việc hợp tác với Vincommerce bán hàng vào Hệ thống siêu thị VinMart chuỗi cửa hàng VinMart+ không đem lại hiệu mong đợi Hiện tại, Phòng Kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, giám sát quản lý thống kê báo cáo tổng hợp tình hình sản xuất kinh doanh kênh phân phối sản phẩm Trong phịng Khách hàng Chiến lược có trách nhiệm, nhiệm vụ phòng Kinh doanh thu nhỏ đối tượng kênh phân phối Vinmart Vinmart+ Ngồi ra, Phịng Khách hàng Chiến lược thực số nhiệm vụ phịng Thị trường Marketing, giám sát hoạt động bán hàng kênh phân phối Vinmart Vinmart+ d Mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm Về mối quan hệ, phân công nhiệm vụ Ban giám đốc: Trong trình thực cho thấy việc phân công nhiệm vụ phù hợp, quy định nguyên tắc chung phân công nhiệm vụ Ban Giám đốc, phân định rõ nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm cá nhân Về mối quan hệ phòng ban chức Đang có phân chia cơng việc chưa rõ ràng phòng Kinh doanh phòng Thị 36 trường Cụ thể: Ngày 16 tháng năm 2019, Công ty ban hành Quyết định số 45/QĐ TMTL việc phê duyệt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm máy quản lý, điều hành Cơng ty TMTL Tuy nhiên, q trình thực tồn chồng chéo việc thực nhiệm vụ phòng Kinh doanh phòng Thị trường thực Sự phối hợp phận: Chưa có quy định rõ ràng quy chế phối hợp phòng ban; chưa quy định với nhiệm vụ, cơng tác nghiệp vụ phịng chịu trách nhiệm Chưa xây dựng, quy định chi tiết cụ thể quy trình phối hợp phòng ban dẫn đến chồng chéo, quy đổ trách nhiệm có việc phát sinh e Các công cụ phối hợp công ty Các kế hoạch kinh doanh Các kế hoạch công ty TMTL có tính ngắn hạn Bên cạnh đó, Cơng ty ban hành sách, mục tiêu chất lượng mang tính tổng quát nhất, chưa có sách, quy định riêng cho lĩnh vực hoạt động sách sản phẩm, sách bán hàng, sách nhân sự,…Đây cản trở gây khó khăn việc phối hợp hoạt động phòng ban Công ty Các công cụ hệ thống thông tin, truyền thông - Như nêu phần yếu tố công nghệ thông tin công ty, Công ty quan tâm đến hệ thống thơng tin kế tốn, chưa quan tâm xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn quản trị, chưa chuẩn hóa hệ thống báo cáo quản trị nội - Hệ thống thơng tin cịn tồn dẫn đến việc thu thập, xử lý, báo cáo thông tin chưa đầy đủ, kịp thời xác, trở ngại trình định điều hành hoạt động Ban lãnh đạo Các kênh thông tin chưa xây dựng thực thông suốt, tạo khó khăn việc nắm bắt tình hình hoạt động hàng ngày Công ty - Các thông tin có chưa khai thác xử lý theo chiều sâu thông tin để phục vụ cho việc định, công nghệ đại xử lý kiểm sốt thơng tin chưa áp dụng 2.2.4.2 Đánh giá cấu theo yêu cầu thống nhất, tối ưu, linh hoạt, tin cậy hiệu 37 a Tính thống mục tiêu Nhân viên quyền tham gia đóng góp ý kiến vào việc xây dựng mục tiêu chung công ty Điều thể rõ ban lãnh đạo nhận thấy, bất cập, hạn chế, tồn cấu tổ chức từ có định thay đổi Khi đề tồn hạn chế chưa có tham gia đóng góp ý kiến cán nhân viên cơng ty Ngồi phối hợp phòng ban chưa tốt, nghiệp vụ phận, phòng ban khối văn phịng cịn có chồng chéo, chưa phân định rõ ràng b Tính tối ưu Hiện cấu tổ chức Cơng ty cịn bất hợp lý có trùng lặp, chồng chéo chức nhiệm vụ phòng ban, số phòng ban số lượng nhân viên cịn nhiều khối lượng cơng việc cần thực hiện, ví dụ Phịng Thị trường thiếu cán giám sát thị trường, cán phải đảm nhận phụ trách giám sát nhiều thị trường Trong phịng Tổ chức hành lại có tình trạng dư thừa lao động, phân chia nhiệm vụ công việc riêng lẻ, rời rạc, không tận dụng lực người lao động c Tính linh hoạt Lao động từ 41 tuổi đến 55 tuổi Công ty chiếm tỉ lệ lớn, nguồn nhân lực trẻ cịn ít, phối hợp hoạt động tổ chức cịn cứng nhắc, linh hoạt, thiếu tính sáng tạo, đổi thực nhiệm vụ d Tính tin cậy Các quy chế, quy định quản lý nội thiếu tính đồng bộ, hệ thống quản trị thiếu vận hành nhiều bất cập, chất lượng hệ thống thông tin báo cáo chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lý điều hành báo cáo cấp e Tính hiệu Lãng phí chi phí, nguồn lực q trình thực mục tiêu, đặc biệt việc bố trí nguồn nhân lực phòng ban Một số phòng ban có nhiều nhân viên lại khơng đem lại hiệu công việc cao, nhiều cán nhân viên cịn làm nhiệm vụ, cơng việc nên có nhiều thời gian rảnh rỗi gây lãng phí chi phí, nguồn nhân lực ảnh hưởng đến hiệu hoạt động Công ty 38 CHƯƠNG 3: ĐƯA RA CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.1 Phương hướng phát triển Công ty Thương mại Thuốc giai đoạn 2022-2025 3.1.1 Tầm nhìn Trở thành tổ chức kinh tế mạnh, giữ vị trí hàng đầu chuỗi sản xuất kinh doanh thuốc Việt Nam xuất khẩu, đóng góp ngày ca cho phát triển kinh tế đất nước 3.1.2 Sứ mệnh Vì người tiêu dùng, đáp ứng tốt nhu cầu khách quan xã hội Nắm bắt hội dẫn dắt ngành thuốc Việt Nam phát triển Tạo lực góp phần tích cực chống thuốc nhập lậu Bảo đảm yêu cầu hội nhập, thân thiện môi trường trách nhiệm xã hội 3.1.3 Giá trị cốt lõi Đoàn kết, thống để xây dựng Công ty phát triển bền vững Đổi tư duy, đáp ứng yêu cầu mở cửa hội nhập giai đoạn Sẵn sàng hợp tác, chia sẻ để đến thành công Hành động liệt, trách nhiệm cao với người lao động, khách hàng, đối tác cộng đồng Gia tăng hàm lượng trí tuệ để sản xuất sản phẩm tốt đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng Hiệu cao với lực làm việc chuyên nghiệp 3.1.4 Mục tiêu kinh doanh 3.1.4.1 Mục tiêu tổng quát Tiếp tục giữ vững vị trí, vai trị đơn vị chủ lực Tổng Công ty Thuốc Việt Nam, góp phần giúp Tổng Cơng ty tiếp tục giữ vững vị trí số lĩnh vực sản xuất kinh doanh sản phẩm thuốc lá, nguyên phụ liệu xuất nhập thuốc thị trường Việt Nam Nâng cao lực hoạt động, hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, sức cạnh tranh Công ty, tương xứng với nguồn lực 39 3.1.4.2 Mục tiêu cụ thể Đạt số tiêu chủ yếu sau: Bảng 3.1: Chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh giai đoạn 2022-2025 (Nguồn: Phòng Kinh doanh) 3.2 Yêu cầu, mục tiêu hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty 3.2.1 Yêu cầu Rà soát, xác định lại nhiệm vụ, xây dựng chiến lược phù hợp phát triển Cơng ty, khả vốn lực trình độ quản lý Thực đổi tổ chức, quản lý sản phẩm, phát triển thị trường, đào tạo, kiểm sốt lưu thơng, tiêu thụ thuốc thị trường, quản lý chặt chẽ việc bán buôn, bán lẻ sản phẩm thuốc Phù hợp với lộ trình thực Chiến lược phát triển Tổng công ty Thuốc Việt Nam phê duyệt Quyết định 1331/QĐ-BCT ngày 18/4/2017 Bộ Công Thương việc phê duyệt Chiến lược phát triển Tổng công ty Thuốc Việt Nam đến năm 2025, tầm nhìn đến năm 2030 Hướng tới quản trị đại, cần phải có thay đổi mạnh mẽ, đột phá tầm nhìn tư chiến lược việc hoạch định sách phát triển 3.2.2 Mục tiêu Từng bước hồn thiện cấu nội tồn diện Cơng ty phù hợp với nhiệm vụ yêu cầu, góp phần nâng cao lực cạnh tranh hiệu kinh doanh, 40 nâng cao lực tài chính, đảm bảo cấu tài hợp lý cho phát triển lành mạnh bền vững Tập trung đầu tư chiều sâu, hoàn thiện hệ thống quản trị, thực xếp, kiện tồn mơ hình tổ chức, máy quản lý điều hành theo hướng tinh gọn, chuyên môn hóa Hồn thiện chế kiểm tra, kiểm sốt; tăng cường lực, quyền hạn kiểm soát viên, trọng kiểm sốt rủi ro tài để kịp thời có biện pháp phịng ngừa Tăng cường nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, bố trí lao động hợp lý nhằm phát huy tối đa nguồn lực; đảm bảo việc làm, nâng cao thu nhập đời sống cho người lao động 3.3 Giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức 3.3.1 Nhóm giải pháp hồn thiện chức năng, nhiệm vụ đơn vị, phịng, ban • Phân cơng nhiệm vụ bố trí lực lượng lao động phịng ban theo • quy định chức năng, nhiệm vụ phòng ban máy quản lý điều hành Cơng ty Sáp nhập phịng Khách hàng Chiến lược vào phòng Kinh doanh Sau sáp nhập phòng Khách hàng Chiến lược với phòng Kinh doanh, ta có sơ đồ cấu tổ chức 41 Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức đề xuất (Nguồn: Tác giả) • - Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn phòng Kinh doanh phòng Thị trường tránh chồng chéo không quy trách nhiệm Xem xét điều chuyển số nhiệm vụ phòng Thị trường thực hiện: Tổ chức giám sát, đánh giá lực Nhà phân phối kênh phân phối Quản lý, khai thác tiếp nhận yêu cầu phản hồi hệ thống kênh phân phối Theo dõi giá bán hàng tồn kho hệ thống kênh phân phối Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng hệ thống kênh phân phối • Chuyển chức nhiệm vụ bán hàng vào kênh đại (hệ thống VinMart VinMart+) phòng Khách hàng Chiến lược phòng Kinh doanh • Chuyển chức nhiệm vụ Marketing, giám sát, quản lý khai thác kênh 42 bán hàng đại phòng Khách hàng Chiến lược phòng Thị trường 3.3.2 Nhóm giải pháp chun mơn hóa cơng việc • Xây dựng bổ sung hoàn thiện quy chế, quy định hệ thống quản trị cịn thiếu • Ban hành sửa đổi Quy định chức năng, nhiệm vụ phịng ban máy quản lý điều hành Cơng ty (sau sáp nhập phòng Khách hàng Chiến lược vào phòng Kinh doanh điều chỉnh nhiệm vụ hai phịng Kinh doanh • Thị trường) Bổ sung quy chế, quy định thiếu Hệ thống quản trị • Kiểm tra giám sát việc thực thi tính tuân thủ theo quy định hệ thống 3.3.3 Nhóm giải pháp nguồn nhân lực 3.3.3.1 Giải pháp giải lao động dơi dư • Kết hợp tổ chức Cơng đồn trực tiếp làm việc với đối tượng lao động dôi dư, đề xuất hướng giải thoả đáng theo Luật định • Đề xuất Tổng Công ty hỗ trợ giải lao động dôi dư thời điểm thực biện pháp như: hỗ trợ tiền, đạo, đề xuất đơn vị • • Tổng Cơng ty tiếp nhận có nhu cầu sử dụng Xây dựng phương án sử dụng lao động, thuyên chuyển, điều động, luân chuyển đổi vị trí cơng việc phù hợp chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định Cung cấp cho người lao động thông tin cần thiết liên quan đến lợi ích, nghĩa vụ trách nhiệm để người lao động có kế hoạch chủ động cơng việc 3.3.3.2 Giải pháp đào tạo nguồn nhân lực • • Thực công tác đào tạo cho cán quản lý nhân viên kiến thức cần thiết để có khả thích ứng với mơ hình mới, tiếp cận với vị trí mới, với cơng việc sau hoàn thiện lại cấu Định kỳ xây dựng hệ thống chương trình đào tạo hàng năm, chủ động đánh giá nhu cầu đào tạo tổ chức đào tạo theo kế hoạch Tiếp tục thực 43 • chương trình đào tạo theo kế hoạch năm Tổng công ty Xây dựng triển khai hệ thống đánh giá nhu cầu đào tạo gắn liền với nhu cầu cụ thể phòng ban chiến lược kinh doanh Cơng ty • Xây dựng triển khai Hệ thống đánh giá hiệu sau đào tạo; xây dựng áp dụng hệ thống phần mềm kiểm soát quy trình đào tạo thống kê đào tạo 3.3.4 Nhóm giải pháp cơng nghệ thơng tin • • Áp dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý bán hàng, giám sát nhà phân phối, tổ chức cán bộ, văn phòng điện tử, ); đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lý số liệu Tăng cường tuyển dụng cán công nghệ thông tin chuyên trách; tổ chức buổi tập huấn, đào tạo nâng cao trình độ cơng nghệ thơng tin cho cán công nhân viên để kịp thời xử lý, báo cáo 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Ngọc Chức (2013), “Hoàn thiện cấu tổ chức Ngân hàng Thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam (TECHCOMBANK)”, luận văn thạc sĩ, Đại học Kinh tế Quốc dân Lê Thanh Cường (2011), “Xây dựng cấu tổ chức, xếp, bố trí, sử dụng lao động Cơng ty Cổ phần Giấy Thanh Hóa”, luận văn thạc sĩ, Đại học Kinh tế Quốc dân Hoàng Việt Hùng (2013), “Hoàn thiện cấu tổ chức quản lý Công ty Cổ phần Xây dựng đường số Hà Tĩnh”, luận văn thạc sĩ, Đại học Kinh tế Quốc dân Nguyễn Thanh Hương (2015), “Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty cổ phần Đầu tư Xây dựng Toàn Cầu”, luận văn thạc sĩ, Đại học Kinh tế Quốc dân Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà, Đỗ Thị Hải Hà (2016), Giáo trình Quản lý học, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân Nguyễn Thị Minh Ngọc (2014), “Hoàn thiện cấu tổ chức công ty cổ phần Tổng cơng ty Xây lắp dầu khí Nghệ An”, luận văn thạc sĩ, Đại học Kinh tế Quốc dân Nguyễn Vinh Thanh (2007), “Xây dựng mơ hình tổ chức Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam”, NXB Lao động – Xã hội Công ty Thương mại Thuốc (2020), Quyết định số 45/QĐ-TMTL, Quy chế quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm máy quản lý, điều hành phịng chun mơn, nghiệp vụ thuộc Công ty Thương mại Thuốc Công ty Thương mại Thuốc (2020), Kế hoạch Sản xuất Kinh doanh Đầu tư phát triển giai đoạn 2022-2025 10 Công ty Thương mại Thuốc lá, Báo cáo Sản xuất kinh doanh giai đoạn 20162021 45