Luận văn tốt nghiệp đánh giá và các kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 hà nội

Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Vân Điềm LỜI MỞ ĐẦU Trong giai đoạn phát triển nay, đặc biệt nước ta gia nhập WTO để tồn đứng vững kinh tế thị trường mà đặc trưng cảu cạnh tranh doanh nghiệp cần phải xác định mục tiêu, hướng đi, chiến lược kinh doanh doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản lý cơng cụ quan trọng để thực chiến lược kinh doanh doanh nghiệp Để đạt đươc hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh, từ đầu doanh nghiệp cần phải xây dựng cho daonh nghiệp cấu tổ chức hợp lý để khai thác nguồn lực tổ chức cách hiệu quả.Việc thiết kế cấu tổ chức phù hợp tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức nâng cao hiệu hoạt động khả cạnh tranh Đặc biệt công ty Cổ phần đầu tư xây dựng số Hà Nội việc thiết kế máy cấu tổ chức quản lý hợp lý vào lúc quan trọng Năm 2007 vừa qua năm cơng ty bắt đầu vào hoạt động với hình thức cơng ty cổ phần Trong q trình thực tập công ty, quan sát hiệu cuả cấu tổ chức em định lựa chon đề tài “ Đánh giá kiến nghị nhằm hồn thiện cấu tổ chức cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng số Hà Nội” Kết cấu chuyên đề gồm phần: Phần một: Một số vấn đề lý luận cấu tổ chức Phần hai: Thực trạng cấu tổ chức quan rlý công ty cổ phần đầu tư xây dựng số Hà Nội Phần ba: Các kiến nghị nhằm hoàn thiện cấu tổ chức quản công ty cổ phần đầu tư xây dựng số Hà Nội Trịnh Thị Hồng Minh Lớp QTNL 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Vân Điềm PHẦN I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.Một số khái niệm 1.1.Tổ chức Tổ chức bao hàm chỉnh thể hoạt động độc lập, có danh tơn mục đích hoạt động Tổ chức doanh nghiệp, công ty quan, tổ chức, ngành… Có nhiều khái niệm khác tổ chức, khái niệm khác nhấn mạnh vào khía cạnh khác nhau: - Tổ chức tập hợp cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn làm việc hướng tới muc tiêu chung mối quan hệ làm việc họ xác định theo cấu định (giáo trình hành vi tổ chức) Theo định nghĩa tổ chức người tập hợp lại, nhấn mạnh yếu tố người tổ chức máy móc trang thiết bị, nhà xưởng Con người tổ chức cần phải làm việc hướng tới mục tiêu chung phối hợp những hoạt động họ để đạt mục tiêu chung Tuy nhiên điều khơng có nghĩa tất người tổ chức có mục tiêu ưu tiên cho mục tiêu giống tất mục tiêu rõ ràng tất người mối quan hệ người tổ chức xác định theo cấu định 1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp khơng phải Ngược lại, tượng phức tạp Về mặt này, ảnh hưởng người quản lý quan trọng- Cơ cấu tổ chức hệ thống nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm trì hoạt động tổ chức (giáo trình hành vi tổ chức) Khi nói đến cấu tổ chức doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến vấn đề chủ yếu như: bố trí xếp phận chuyên môn Trịnh Thị Hồng Minh Lớp QTNL 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Vân Điềm hóa theo chức phối hợp hoạt động người tổ chức cho phận phối hợp hoạt động nhịp nhàng, khơng chồng chéo, không trùng lặp nhằm đạt mục tiêu đề Cơ cấu tổ chức thể hiẹn thông qua sơ đồ cấu tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức thể vị trí, mối quan hệ báo cáo quyền lực kênh thơng tin thức tổ chức Sơ đồ cấu tổ chức cho biết số cấp quản lý, cấp quyền lực tồn tổ chức Trong tổ chức hoạt động SXKD nói chung doanh nghiệp nói riêng, cấu tổ chức gồm có cấu máy quản lý cấu tổ chức sản xuất, hai cấu có quan hệ chặt chẽ với hình thành nên cấu cấu tổ chức tổ chức 1.2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý Bộ máy quản lý tổ chức tổ chức trung tâm đầu não huy tồn hoạt động tổ chức, máy quản lý thực chức quản lý Để quản lý có hiệu hoạt động SXKD, người ta tách chức quản lý khỏi chức sản xuất, trở thành chức độc lập Bộ máy quản lý thường tổ chức theo loại cấu sau:  Các mơ hình cấu tổ chức quản lý - Cơ cấu theo trực tuyến: Là cấu giản đơn áp dụng cho tổ chức có quy mơ nhỏ Người lãnh đạo phải chịu hoan ftàon trách nhiệm kết công việc cảu người quyền, thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trưởng, nhiên địi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức tồn diện, tổng hợp Nhược điểm cấu hạn chế việc sử dụng chun gia có trình độ cao theo chuyên môn Sơ đồ 1: Sơ đồ cấu theo trực tuyến Người lãnh đạo Trịnh Thị Hồng Minh Lớp QTNL 46A Chuyên đề tốt nghiệp Người lãnh đạo tuyến Các đối tượng quản lý GVHD: Th.S Nguyễn Vân Điềm Người lãnh đạo tuyến Các đối tượng quản lý Nguồn: Giáo trình Phân tích lao động xã hội TS Trần Xuân Cầu - Cơ cấu theo chức năng: Trong cấu này, vai trò vị trí bố trí theo chức nhằm đạt mục tiêu, nhiệm vụ chung Quản lý phận chức năng: sản xuất, bán hàng, tài chính, marketing…sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại với giám đốc - người chịu trách nhiêm phối hợp hoạt động công ty người chịu trách nhiệm cuối kết hoạt động cuối cơng ty Lợi ích cấu chức có chun mơn hóa sâu sắc hơn, cho phép thành viên tập trùng vào chuyên môn họ hơn, hình thành nên người lãnh đạo chun mơn hóa đảm nhận số chức định, tạo điều kiện tuyển dụng nhân viên với kỹ phù hợp với phận chức Nhược điẻm cấu hiệu cơng ty có quy mơ lớn, hoạt động công ty tăng quy mơ, số lượng sản phẩm tập trung người quản lý lĩnh vực chuyên môn bị dàn mỏng, kiểu cấu làm suy yếu chế độ thủ trưởng đối tượng quản lý phải chịu lãnh đạo nhiều thủ trưởng Trịnh Thị Hồng Minh Lớp QTNL 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Vân Điềm Sơ đồ 2: Sơ đồ cấu theo chức năng: Người lãnh đạo Người lãnh đạo chức A Người lãnh đạo chức B Người lãnh đạo chức C Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Nguồn: Giáo trình Phân tích lao động xã hội TS Trần Xuân Cầu - Cơ cấu theo trực tuyến - chức năng: Là kế hợp hai cấu trên, mối liên hệ cấp người lãnh đạo đường thẳng, phận chức làm nhiệm vụ chuẩn bị lời dẫn trên, lời khuyên kiểm tra hoạt động cán trực tuyến.Cơ cấu đồi hỏi người lãnh đạo phải thường xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức Trịnh Thị Hồng Minh Lớp QTNL 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Vân Điềm Sơ đồ 3: Sơ đồ cấu theo trực tuyến - chức năng: Người lãnh đạo cấp Người lãnh đạo chức A Người lãnh đạo chức A Người lãnh đạo chức A Người lãnh đạo cấp Người lãnh đạo chức A Đối tượng quản lý Người lãnh đạo chức A Đối tượng quản lý Người lãnh đạo chức A Đối tượng quản lý Nguồn: Giáo trình Phân tích lao động xã hội TS Trần Xuân Cầu - Cơ cấu trực tuyến - tham mưu Đây kiểu cấu cho phép người lãnh đạo tận dụng tài , chuyên môn chuyên gia, giảm bớt phức tạp cấu với điều kiện người lãnh đạo phải tìm kiếm chuyên gia giỏi lĩnh vực Người lãnh đạo mệnh lệnh chịu hoàn toàn trách nhiệm người thừa hành trực tiếp tham khảo ý kiến chuyên gia phận tham mưu giúp việc gặp vấn đề khó khă Trịnh Thị Hồng Minh Lớp QTNL 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Vân Điềm Sơ đồ 4: Sơ đồ cấu thổ chức theo trực tuyến tham mưu Người lãnh đạo Tham mưu Tham mưu Tham mưu Người lãnh đạo tuyến Tham mưu Tham mưu Các đối tượng quản lý Người lãnh đạo tuyến Tham mưu Tham mưu Các đối tượng quản lý Nguồn: Giáo trình Phân tích lao động xã hội TS Trần Xuân Cầu 1.2.2 Cơ cấu tổ chức sản xuất Cơ cấu tổ chức sản xuất gồm phận có quan hệ trực tiếp với nhằm thực nhiệm vụ sản xuất Trong doanh nghiệp, phân xưởng, phận sản xuất phối hợp với trình sản xuất 1.3 Các cấp độ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức cơng ty phải gồm có cấp độ sau:  Cấp độ cấu vĩ mô: cách xếp, tổ chức vị trí, vai trị cá nhân công ty  Cấp độ vi mô: cách quy định quyền hạn, trách nhiệm vị trí mà cá nhân cơng ty nắm giữ Trịnh Thị Hồng Minh Lớp QTNL 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Vân Điềm  Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành, q trình quản lý phát triển cơng ty, hệ thống văn hóa cơng ty hệ thống quản lý hoạt động công ty 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức Yếu tố khách quan: - Quy định nhà nước hệ thống tổ chức phân cấp Nhà nước có quy định riêng bắt buộc doanh nghiệp Về hệ thống tổ chức phân cấp doanh nghiệp nhà nước nhà nước có quy định cụ thể công ty cổ phần Nhà nước quy định cơng ty phải có hội đồng quản trị, có cổ đơng, hội đồng kiểm soát… - Khối lượng nhiệm vụ kế hoạch giao - Trình độ cơng nghệ, kỹ thuật, mức độ trang bị lao động Trình độ cơng nghệ, kỹ thuật, mức độ trang bị lao động ảnh hưởng tới cấu tổ chức.trang thiết bị công nghệ kỹ thuật đầy đủ, đại… giúp công ty giảm bớt số lao động không cần thiết, giảm quy mô quản lý làm cho cấu tổ chức gọn nhẹ - Nhân lực trình độ thích ứng với nhiệm vụ giao Nếu nguồn nhân lực công ty đào tạo có trình độ thích ứng với nhiệm vụ dược giao đáp ứng yêu cầu sản xuất nhiệm vụ giao đươc hồn thành thời hạn, nhanh chóng xính xác - Mơi trường phạm vi hoạt động tổ chức Môi trường phạm vi hoạt động tổ chức ảnh hưởng trực tiếp tới cấu tổ chức.Thường tổ chức lớn phân cấp quản lý rộng Những cơng ty có quy mơ nhỏ thường áp dụng cấu trực tuyến, cịn cơng ty có quy mô vừa thường áp dụng cấu trực tuyến chức năng… Yếu tố chủ quan: Trịnh Thị Hồng Minh Lớp QTNL 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Vân Điềm - Trình độ, lực, ý chí người lãnh đạo Người lãnh đạo có trình độ cao giúp cho trình quản lý tổ chức làm việc tốt hơn, điềunày ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức tỏ hcức cấp, phận - Ảnh hưởng cấu tổ chức cũ Cơ cấu tổ chức cũ có ảnh hưởng định tới cấu tổ chức Có thể cản trở cá nhân thói quen làm việc… - Trình độ lực cán phận tham mưu Cán tham mưu có lực hỗ trợ nhiều cho igám đốc công tác quản lý, điềunày có vai trị quan trọng cấu tổ chức - Quan hệ bên tổ chức ( Mức dộ thể quyền lực, mức độ kiểm soát người lãnh đạo mức độ hợp tác nhân viên) Nó ảnh hưởng đến số cấp quản lý phạm vi quản lý, quan hệ bên tổ chức tốt việc trao đổi thông tin thực mênh lệnh thực nhanh chóng - Mức đảm nhận nhân viên tổ chức: cao thì máy quản lý gọn nhẹ linh hoạt 1.5 Các bước thiết kế cấu tổ chức yếu tố cần quan tâm 1.5.1 Những yếu tố cần quan tâm thiết kế cấu tổ chức - Chun mơn hóa cơng việc: Bản chất chun mơn hóa cơng việc là: cơng việc chia thành bước, bước cá nhân riêng biệt hoàn tất, cá nhân chuyên phần khơng phải tồn hoạt động Chun mơn hóa cho phép tổ chức sử dụng lao động cách có hiệu Tổ chức giảm chi phí đào tạo nhờ việc dễ dàng nhanh chóng tìm đào tạo người lao động thực nhiệm vụ cụ thể lặp lặp lại, nâng cao hiệu suất lao động người lao động thành thạo tay Trịnh Thị Hồng Minh Lớp QTNL 46A Chuyên đề tốt nghiệp GVHD: Th.S Nguyễn Vân Điềm nghề thực chuyên sâu loại công việc Tuy nhiên chun mơn hố q cao ảnh hưởng tiêu cực tới suất lao động, thỏa mãn công việc tốc độ luân chuyển lao động - Bộ phận hóa: Bộ phận hóa việc tập hợp công việc sau phân công công việc thông qua chun mơn hóa, để nhiệm vụ chung phối hợp với Nhà quản lý dùng phương pháp phận hóa sau để nhóm cơng việc, nhiệm vụ: Bộ phận hóa theo chức năng: việc tập hợp phối hợp nhiệm vụ, công việc dựa chức kinh doanh Theo cách người lao động thường xuyên giao tiếp, trao đổi thông tin, học hỏi lẫn nhau, chia xẻ kinh nghiệm, hội khó khăn cơng việc Nhược điểm phương pháp người lao động phịng ban hkác có xu hướng bị hạn chế trao đổi thông tin, hợp tác phối hợp với Bộ phận hóa theo sản phẩm: Theo phương pháp này, người lao động làm việc với mộtloại sản phẩm hay dịch vụ thành viên phận mà không quan tâm đến chức kinh doanh họ Ưu điểm phương pháp góp phần tăng cường giao tiếp, tương tác người lao động sản xuất loại sản phẩm làm giảm bớt khó khăn phối hợp hoạt động liên quan đến loại sản phẩm cụ thể đạo người quản lý ; làm tăng linh hoạt thích nghi tổ chức việc đáp ứng nhu cầu nhóm khách hàng quan trọng Nhược điểm phận hóa theo sản phẩm là: khơng huy đọng nhóm cá nhân đào tạo trình độ cao có chun mơn để giải vấn đề, có trùng lặp nỗ lực giải vấn đề tương tự nhau, mục tiêu phận ưu tiên Trịnh Thị Hồng Minh Lớp QTNL 46A