LỜI MỞ ĐẦU 1Chuyên đề tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý do lựa chọn đề tài Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, cho dù doanh nghiệp đó hoạt động sản xuất hay dịch vụ Quá[.]
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
KHÁI NIỆM VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt:
Thứ nhất, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì mục đích chung.
Thứ hai, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch Khi đó tổ chức bao gồm ba chức năng của quá trình quản lý: xây dựng những hình thức cơ cấu làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch.
Thứ ba, tổ chức là một chức năng của quá trình quản lý bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là những nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công công tác kế hoạch của tổ chức.
Về bản chất, tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học, là cơ sở để tạo ra năng suất lao động cao cho tổ chức
1.1.2 Khái niệm cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức thể hiện các mối quan hệ chính thức hoặc phi chính thức giữa những con người trong tổ chức Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu tổ chức là cơ cấu tổ chức chính thức và cơ cấu tổ chức phi chính thức.
Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.
Cơ cáu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ chức được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân Nó xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức và các mối quan hệ quyền hạn bên trong tổ chức.
1.1.3 Các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức:
1.1.3.1 Chuyên môn hoá công việc:
Chuyên môn hoá công việc chỉ mức độ ở đó các công việc của tổ chức được phân chia thành những bước công việc hoặc những nhiệm vụ khác nhau được thực hiện bởi những người lao động khác nhau.
Chuyên môn hoá công việc cho phép tổ chức sử dụng lao động một cách có hiệu quả Tổ chức có thẻ giảm được chi phí đào toạ vì có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm được và đào tạo được người lao động thực hiện những nhiệm vụ cụ thể đó Mặt khác hiệu quả và năng suất lao động có thể nâng cao do họ thành thạo tay nghề khi thực hiện chuyên sâu một hoặc một số loại công việc.
Tuy nhiên, ở mức độ nào đó chuyên môn hoá công việc có thể ảnh hưởng tới năng suất lao động, sự thoả mãn công việc và sự luân chuyển công việc Mức chuyên môn hoá quá cao dẫn tới năng suất lao động của người lao động bị giảm xuống ảnh hưởng tới toàn bộ hoạt động của tổ chức Mặt khác mức độ chuyên môn hoá quá cao dễ gây nhàm chán, căng thẳng cho người lao động ảnh hưởng đến chất lượng công việc và năng suất làm việc của người lao động.
1.1.3.2 Phân chia tổ thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận:
Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định Việc hình thành các bộ phận của cơ cấu phản ánh qua trình chuyên môn hoá và hợp nhóm chức năng quản lý theo chiều ngang.
Các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau làm xuất hiện các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cụ thể là:
* Mô hình tổ chức theo bộ phận chức năng:
Là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng (như marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực ) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
Kỹ thuật Phó giám đốc
Sản xuất Phó giám đốc
Hiệu qủa tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính chất lặp đi lặp lại; phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề; giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu; đơn giản hoá việc đào tạo; chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên; tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất.
Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và chiến lược; thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban chức năng; chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở cán bộquản lý; hạn chế việc phát triển đội gnũ cán bộ quản lý chung; đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung cho lãnh đạo cấp cao nhất. Áp dụng: Được hầu hết các tổ chức áp dụng trong một giai đoạn phát triển, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường.
Sơ đồ 1.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng
* Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm:
Là việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
Nhân sự Phó giám đốc Sản xuất Phó giám đốc Tài chính
Xưởng Xe máy Xưởng Ô tô Xưởng Hàng điện tử Ưu điểm:
Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dễ dàng; việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn; tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung; các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm; có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi đề ra quyết định.
HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC
1.2.1 Yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức:
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải đảm bảo những yêu cầu sau đây:
- Tính thống nhất trong mục tiêu: Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
- Tính tối ưu: Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người (không thừa và không thiếu) để thực hiện các hoạt động cần thiết Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ họp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đản bảo phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.
- Tính linh hoạt: Được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường.
- Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất.
1.2.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện cơ cấu tổ chức:
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức không chỉ là một tất yếu khách quan mà nó còn là một yếu cầu và chiến lược phát triển lâu dài của bất kỳ một tổ chức, doanh nghiệp nào Quản lý là một nhân tố quyết định đến toàn bộ hiệu quả của hệ thống Để công tác quản lý được tốt thì tổ chức, doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, ổn định, phù hợp đồng thời có một đội ngũ con người có trình độ năng lực và có tinh thần trách nhiệm với công việc.
Cơ cấu tổ chức có vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội Bất kỳ doanh nghiệp nào muốn đạt hiệu quảỉan xuất cao mọi hoạt động phải thông suốt đồng bộ, thống nhất, và vấn đề được quan tâm đầu tiên là cơ cấu tổ chức Vì thế một doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển.
Nền kinh tế thị trường phát triển cùng với xu thế hội nhập ngày nay tạo ra những đòi hỏi hết sức khắt khe vđôânh nghiệp vềỉan phẩm và cả dịch vụ, đồng thời sự thay đổi về cơ chế quản lý của Nhà nước đối với các doanh nghiệp đặt các doanh
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 nghiệp trước yêu cầu tự đổi mới, hoàn thiện mình cho phù hợp với định hướng của Nhà nước và bắt kịp với hoàn cảnh thực tế của thị trường.
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức làm cho tổ chức ngày càng hoạt động hiệu quả hơn, hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao đồng thời phù hợp với tính chất ngành nghề, quy mô sản xuất kinh doanh thích ứng với điều kiện kinh tế xã hội, khoa học kỹ thuật và công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cđôânh nghiệp.
1.2.3 Nguyên tắc hoàn thiện cơ cấu tổ chức:
- Xác định được khối lượng công việc, điều kiện của công việc Từ đó xác định được chính xác chức năng, nhiệm vụ, số lượng lao động trong mỗi đơn vị, phòng ban.
- Tổ chức mô hình cơ cấu tổ hcức gọn nhẹ, linh hoạt, ổn định, phù hợp trước những biến động bên trong và bên ngoài doanh gnhiệp.
- Sắp xếp, phân công lại đội ngũ lao động một cách hợp lý Đào tạo đội ngũ cán bộ, công nhân viên có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao Đào toạ thường xuyên khi nhu cầu công việc đòi hỏi đáp ứng yêu cầu.
- Cắt giảm những chi phí không thật sự cần thiết, đặc biệt là chi phí quản lý.
- Xây dựng hệ thống các quy tắc, các luật lệ, thực hiện chế đọ phê bình, tự phê bình, đánh giá năng lực của đội ngũ cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp.
- Phối hợp giữa các đơn vị, phòng ban chức năng với nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp Các yếu tố trong doanh nghiệp phải cân xứng, hài hoà với nhau.
- Đảm bảo thực hiện tốt các kế hoạch và chiến lược mà doanh nghiệp đã đưa ra.
- Đáp ứng đòi hỏi và các quy chế hoạt động của doanh nghiệp.
- Nâng cao chất lượng và số lượng sản phẩm, phát triển khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Nâng cao năng lực tài chính.
- Nâng cao năng lực quản lý.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
Hoàn thiện cơ cấu tổ chức trong mỗi tổ chức có nghĩa là làm cho tổ chức đó hoạt động tốt hơn, làm việc hiệu quả hơn, phát huy được những điểm mạnh và khắc phục những điểm yếu của tổ chức Cơ cấu tổ chức hoàn thiện giúp cho tổ chức thực hiện được các mục tiêu đề ra và ngày càng phát triển hơn.
1.2.4 Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức:
Quá trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức được thực hiện thông các bước sau:
1.2.4.1 Nghiên cứu, đánh giá chiến lược:
Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong cơ sở phân tích: (1) các cơ hội và sự đe doạ của môi trường, (2) những điểm mạnh điểm yếu của tổ chức trong đó có cơ cấu đang tồn tại Là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức sẽ phải thay đổi khi thay đổi chiến lược Động lực khiến các tổ chức phải thay đổi cơ cấu tổ chức là sự kém hiệu quả của những thuộc tính cũ trong việc thực hiện chiến lược Để đảm bảo sự tương thích giữa quá trình phát triển của một tổ chức với chiến lược phải trải qua các bước:
- Xây dựng chiến lược mới.
- Phát sinh các vấn đề quản lý.
- Cơ cấu tổ hcức mới, thích hợp hơn được đề xuất và triển khai.
- Đạt được thành tích mong đợi.
Chiến lược Cơ cấu tổ chức
Kinh doanh đơn ngành nghề Chức năng Đa dạng hoạt động dọc theo dây chuyền sản xuất
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH
Tên doanh nghiệp: Công ty xi măng Hoàng Thạch.
Tên giao dịch quốc tế: HoangThach Cement Company.
Trụ sở giao dịch: Kinh Môn - Minh Tân - Hải Dương. Điện thoại: 0320.3821092 Fax: 0320.3821098
Công ty xi măng Hoàng Thạch được thành lập từ năm 1980 theo Quyết định 33/BXD-TCCB của Bộ Xây dựng Công ty chuyên sản xuất và tiêu thụ clinker, xi măng bao; sản xuất và tiêu thụủan phẩm vật liệu chịu lửa các loại; sản xuất và tiêu thụ vỏ bao xi măng phục vụ cho nhu cầu của thị trường trong nước Kể từ ngày thành lập đến nay, Công ty xi măng Hoàng Thạch đã không ngừng phát triển với những dấu ấn rất tự hào Công ty đã trải qua các giai đoạn phát triển sau:
2.1.1 Giai đoạn đầu xây dựng và phát triển (1976 - 1985):
Ngày 19/5/1977, Nhà máy xi măng Hoàng Thạch chính thức được khởi công xây dựng với tổng số vốn ban đầu để xây dựng dây chuyền I là 73.683.000 USD. Nhà máy xi măng Hoàng Thạch nay là Công ty xi măng Hoàng Thạch có tổng diện tích mặt bằng là 751.000 m 2 (thiết kế cho cả 3 dây chuyền), nằm trên địa bàn 2 tỉnh Hải Dương và Quảng Ninh Trung tâm của Nhà máy được đặt tại thôn Hoàng Thạch, xã Minh Tân, huyện Kinh Môn, tỉnh Hải Dương nơi có nguồn nguyên liệu đá vôi, đá sét dồi dào, giao thông đường thuỷ, đường bộ, đường sắt rất thuận lợi.
Ngày 4/3/1980, Nhà máy chính thức được thành lập theo Quyết định 33/BXD - TCCB của Bộ Xây dựng Sau khi thành lập Nhà máy đã vượt qua khó khăn, từng bước làm chủ công nghệ sản xuất đưa Nhà máy vào hoạt động Ngày 25/12/1983 mẻ clinker đầu tiên ra lò trước sự vui mừng khôn siết của cán bộ, công nhân viên Nhà máy Sau khi sản xuất được mẻ clinker đầu tiên, ngày 16/10/1984 bao xi măng đầu tiên mang nhãn hiệu Hoàng Thạch xuất xưởng Đây là một thành
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 tích to lớn niềm tự hào không chỉ riêng cho Nhà máy, mà còn khẳng định sự phát triển của ngành Công nghiệp sản xuất xi măng Việt Nam.
2.1.2 Giai đoạn Công ty thực hiện công cuộc đổi mới của Đảng (1986 - 1995):
Từ năm 1986 - 1992 là thời kỳ Nhà máy gặp rất nhiều khó khăn, trong đó khó khăn lớn nhất đối với Nhà máy là sự chuyển đổi từ cơ chế quản lý hành chính quan liêu bao cấp sang cơ chế quản lý hoạch toán kinh doanh theo định hướng xã hội chủ nghĩa Mặc dù gặp phải khó khăn nhưng Nhà máy đã từng bước khắc phục khó khăn của thời kỳ quan liêu bao cấp Ngày 30/11/1986, Nhà máy sản xuất bao xi măng thứ 1 triệu chào mừng Đại hội Đảng Toàn quốc lần thứ VI. Để đáp ứng nhu cầu phát triển và phù hợp với nền kinh tế thị trường ngày 12/8/1993, Bộ Xây dựng ra Quyết định số 363/QĐ - BXD về việc thành lập Công ty xi măng Hoàng Thạch trên cơ sở hợp nhất Công ty kinh doanh xi măng số 3 Hoàng Thạch với Nhà máy xi măng Hoàng Thạch Kể từ đó Nhà máy xi măng Hoàng Thạch được đổi thành Công ty xi măng Hoàng Thạch Nhiệm vụ của Công ty lúc này là tổ chức kinh doanh sản phẩm trên địa bàn các tỉnh theo quy định của Tổng Công ty xi măng Việt Nam, vì vậy để hoàn thành nhiệm vụ được giao và cung ứng kịp thời nhu cầu của thị trường ngày càng cao Công ty chủ trương xây dựng dây chuyền Hoàng Thạch II Ngày 28/1/1998, Bộ Xây dựng có Quyết định số 28 BXD/KH - ĐT phê duyệt dây chuyền Hoàng Thạch II Dây chuyền Hoàng Thạch II có công suất thiết kế là 1,2 triệu tấn xi măng/năm, như vậy công suất của Công ty sau khi hoàn thành dây chuyền II là 2,3 triệu tấn xi măng/năm.
2.1.3 Giai đoạn thực hiện sự công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước
Sau thời gian khẩn trương khởi công và xây dựng ngày 12/5/1996 dây chuyền Hoàng Thạch II chính thức đi vào hoạt động đưa sản lượng xi măng từ 1,1 triệu tấn lên 1,7 triệu tấn năm 1996, tăng lên 2,03 triệu tấn năm 1997 và 2,19 triệu tấn năm 1998.
Năm 1999 Công ty xi măng Hoàng Thạch đã cổ phần hoá xưởng may Bao thành Công ty Cổ phần Bao bì Hoàng Thạch, năm 2004 cổ phần đoàn vận tải thuỷ
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 thành Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ vận tải Hoàng Thạch, đồng thời năm
2004 Công ty tiếp nhận Nhà máy Vật liệu chịu lửa kiềm tính Việt Nam từ TổngCông ty Thuỷ tinh gốm sứ và năm 2006 tiếp nhận Xí nghiệp Bao bì Vĩnh Tuy thuộcCông ty Vật tư kỹ thuật xi măng thành đơn vị chính thức của Công ty.
MĂNG HOÀNG THẠCH
Chiến lược phát triển của Công ty
Bảo đảm các điều kiện để Công ty phát triển vững chắc và ổn định khi có sự thay đổi mô hình quản lý; giữ vững nhịp điệu sản xuất liên tục và ổn định của cả 2 dây chuyền để sản xuất clinker hàng năm đạt sản lượng cao, chất lượng tốt giữ uy tín thương hiệu xi măng Hoàng Thạch trên thị trường; bảo đảm an toàn, môi trường xanh sạch đẹp; tăng cường pha phụ gia và sản xuất xi măng PCB40 khi thị trường yêu cầu Thị trường tiêu thụ xi măng truyền thống được giữ vững, đồng thời mở rộng thêm thị trường mới, tập trung trước hết là ở các tỉnh phía Bắc Về công tác quản lý: sử dụng tốt, có hiệu quả các nguồn vốn và các máy móc, thiết bị hiện có; tiếp tục thực hiện các biện pháp để giảm các định mức tiêu hao vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu trên một đơn vị sản phẩm, trên cơ sở các định mức thiết kế, các định mức của khu vực và trên thế giới; quan tâm đến các loại vật tư, thiết bị trong nước sản xuất thay thế hàng nhập ngoại Đầu tư theo chiều rộng: xây dựng dây chuyền III và nghiên cứu đầu tư phát triển theo chiều sâu: cải tạo, nâng công suất của lò nung số
1 Thực hiện nghiêm túc các chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng và Nhà
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 nước; quy chế dân chủ được thực hiện tốt hơn, đời sống của cán bộ, công nhân viên được cải thiện.
Tiếp tục xây dựng và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công nhân viên Công ty không những có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng sản xuất xi măng đáp ứng yêu cầu sản xuất 3 dây chuyền, mà còn phải tiếp tục xây dựng phong cách làm việc mới; giữ gìn sự đoàn kết, thống nhất và xây dựng Đảng bộ trong sạch vững mạnh, giữ vững danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới.
Thực hiện chủ trương tập trung đầu tư mở rộng, nâng cấp các Nhà máy xi măng hiện có nhằm tận dụng cơ sở hạ tầng, giảm chi phí vốn đầu tư, nhanh chóng phát huy hiệu quả kịp thời đáp ứng cân đối cho nhu cầu tăng trưởng tiêu thụ xi măng "Dự án mở rộng dây chuyền III Công ty xi măng Hoàng Thạch" đã được ưu tiên bố trí sắp xếp vào danh mục các dự án đầu tư giai đoạn 2005 - 2008 trong quy hoạch phát triển ngành Công nghiệp xi măng năm 2005 - 2008 được Chính phủ phê duyệt và đang triển khai thi công xây dựng dự kiến đưa dây chuyền III đi vào sản xuất vào quý I năm 2009.
Dự án dây chuyền Hoàng Thạch III sau khi hoàn thành đầu tư xây dựng sẽ góp phần đưa tổng công suất Công ty đạt 3,1 triệu tấn clinker/năm tương ứng công suất 4,5 triệu tấn xi măng/năm Do khâu sản xuất ban đầu còn hạn chế việc tiêu thụ xi măng Hoàng Thạch (cho cả 3 dây chuyền) vẫn được xác định tại thị trường trong nước Tuy nhiên do điều kiện khá thuận lợi so với các Công ty khác trong Tổng Công ty Công nghiệp xi măng Việt Nam, sản phẩm gia tăng của dự án đầu tư dây chuyền III của Công ty sẽ được xác định chủ yếu phục vụ việc điều tiết, chiếm lĩnh thị trường xi măng khu vực phía Nam.
Sản phẩm dây chuyền III cùng với sản phẩm dây chuyền I và II của Công ty xi măng Hoàng Thạch sẽ bổ sung đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường xi măng trong nước, làm tăng hiệu quả kinh doanh và ổn định tình hình hoạt động của Công ty xi măng Hoàng Thạch.
Trong những năm qua nhờ hoạch định và thực hiện đúng chiến lược, Công ty đã đạt được những kết quả khả quan trong hoạt động sản xuất kinh doan:
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
STT Tên chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
3 Nộp ngân sách Tỷ đồng 127 156 138
5 Thu nhập bình quân Đồng 3.580.000 3.760.000 4.120.000
6 Đầu tư chiều sâu Tỷ đồng 24 27 29
Bảng 2.1 : Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty xi măng Hoàng Thạch
(Nguồn: Báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2005, 2006,
Đặc điểm công nghệ sản xuất
Công ty xi măng Hoàng Thạch có dây chuyền sản xuất xi măng khá hiện đại. Công nghệ sản xuất xi măng theo phương pháp lò quay Công ty có 2 dây chuyền sản xuất chính: Dây chuyền I là dây chuyền sản xuất xi măng lò quay, phương pháp khô, chu trình kín, có hệ thống trao đổi nhiệt 4 tầng (cyclon) và hệ thống làm nguội kiểu hành tinh gồm 10 lò con Dây chuyền Hoàng Thạch I từ khâu cấp nguyên liệu đến nghiền, đóng bao và xuất xi măng được tự động hoàn toàn từ phòng điều khiển trung tâm của Công ty thông qua hệ thống các máy tính điện tử và thiết bị vi xử lý. Dây chuyền Hoàng Thạch II là dây chuyền sản xuất xi măng lò quay, công nghệ tiên tiến, có hệ thống tiền nung (canciner) nên tiêu hao nhiệt lượng thấp 715 Kcal/kg clinker (dây chuyền I: 780 Kcal/kg clinker), làm nguội kiểu ghi nên tăng hiệu quả làm mát, chất lượng sản phẩm tốt, dễ nghiền, hệ thống điều khiển hiện đại PJC Master Piêc ABB (dây chuyền I là hệ thống điều khiển tự động 625), khí thải ra ống khói lò nung 100 mg/m 3 không khí (dây chuyền I là 255 mg/m 3 ).
2.2.3 Trình độ chuyên môn của đội ngũ lao dộng trong Công ty:
Hiện tại Công ty có trên 2912 cán bộ, công nhân viên, được chia thành nhiều loại đối tượng lao dộng Đội ngũ lãnh đạo cấp cao của Công ty đều có trình độ từ
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 Đại học trở lên, giám đốc và các phó giám đốc đều là cao cấp lí luận Công ty có
627 người có trình độ Đại học, 1252 người có trình độ từ bậc thợ 5 trở lên. Đội ngũ có trình độ kỹ sư, cử nhân gồm các loại sau: kỹ sư hoá Silicat, kỹ sư điện tự động hoá, kỹ sư điện, kỹ sư cơ khí, kỹ sư động lực, kỹ sư thuỷ khí, kỹ sư xây dựng, kỹ sư khai thác mỏ, kỹ sư vật liệu xây dựng, kỹ sư điện lạnh cử nhân kinh tế, cử nhân luật, cử nhân quản lý kinh tế lao dộng, cử nhân kinh tế kế toán, cử nhân tóng kê kinh tế, cử nhân công đoàn, cao cấp lí luận và cử nhân ngoại ngữ Anh, Pháp. Đội ngũ cao đẳng gồm: cao đẳng kế toán, cao đẳng hoá và cao đẳng văn thư văn phòng Đội ngũ công nhân gồm: Công nhân vận hành thiết bị xi măng, công nhân nồi hơi, công nhân vận hành lò, công nhân sửa chữa cơ khí, công nhân sửa chữa điện, công nhân sửa chữa thiết bị xe máy, công nhân vận hành máy đóng bao, công nhân vận hàn băng tải, công nhân vận hàn trung tâm
Chỉ tiêu phản ánh Số lượng (Người) Tỷ lệ (%)
Bảng 2.2 : Cơ cấu lao động theo trình độ của Công ty xi măng Hoàng Thạch
(Nguồn: Phòng Tổ chức lao động Công ty xi măng Hoàng Thạch)
2.3 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH:
2.3.1 Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty:
Mỗi doanh nghiệp có một cơ cấu tổ chức riêng phù hợp với các đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình Với tính chất ngành nghề, nhiệm vụ sản xuất, đặc tính sản phẩm và quản lý điều hành, Công ty đã xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức của mình như sau:
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
GIÁM ĐỐC PH Ó G IÁ M Đ Ố C Đ Ầ U T Ư X Â Y D Ự N G K IÊ M TR Ư Ở N G B A N
PH Ó G IÁ M Đ Ố C K IÊ M G IÁ M Đ Ố C PH Ó G IÁ M Đ Ố C K IN H D O A N H PH Ó G IÁ M Đ Ố C C Ơ Đ IỆ N PH Ó G IÁ M Đ Ố C SẢ N X U Ấ T
Ban Quản lý dự án dây chuyền 3 Nhà Máy Vật liệu chịu lửa Kiềm tính Văn phòng đại diện Lạng Sơn Văn phòng đại diện TP HCM Văn phòng đại diện Hải Dương Văn phòng đại diện Bắc Ninh Văn phòng đại diện Quảng Ninh Trung tâm tiêu thụ SP xi măng Phòng Đời sống Phòng Y tế Văn phòng Công ty Xưởng Xe máy Xưởng Khai thác Phòng Kỹ thuật Mỏ
Phòng Bảo vê - Quân sự Phòng Kế toán thống kê tài chính
Phòng Vật tưPhòng Kế hoạchPhòng Tổ chức lao độngXưởng NướcTổng KhoXưởng Cơ khíXưởng Điện- Điện tửPhòng Kỹ thuật Cơ điệnPhòng Kỹ thuật an toàn - môi trường Xưởng Sửa chữa công trìnhPhòng Thí nghiệm- KCSXưởng Đóng baoXưởng Lò nungXưởng Xi măngXưởng Nguyên liệuPhòng Điều hành trung tâmPhòng Kỹ thuật sản xuất
Sơ đồ 2.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch
(Nguồn: Hoàng Thạch 28 năm xây dựng và trưởng thành)
Qua sơ đồ trên ta thấy mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng, là mô hình đã và đang được áp dụng rộng rãi, phổ biến trong các doanh nghiệp
Hệ thống quyền lực được phân bổ theo hướng trực tuyến từ trên xuống. Trong đó giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất, đại diện theo pháp luật của Công ty, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và chịu trách nhiệm trước Công ty, cũng như Tổng Công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Các phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong việc ra quyết định, chịu sự điều hành của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
Cùng giúp việc cho giám đốc còn 34 đơn vị, phòng ban chức năng, trong đó có 33 đơn vị, phòng ban hoạt động chính cho Công ty, còn 1 đơn vị là doanh nghiệp thành viên chịu sự quản lý và phụ thuộc vào Công ty và phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty 33 đơn vị, phòng ban được chia thành 5 khối hoạt động: khối cơ quan, khối công nghệ, khối cơ - điện, khối khai thác vận chuyển và khối kinh doanh Các đơn vị, phòng ban này trực tiếp thực hiện các kế hoạch của Công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc chuyên môn của mình.
Việc áp dụng mô hình này có ưu điểm là thực hiện nghiêm được chế độ một thủ trưởng, mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên, mọi mệnh lệnh trong Công ty được thi hành nhanh chóng.
Tuy nhiên nó lại có nhược điểm là số lượng đơn vị, phòng ban quá nhiều đòi hỏi có sự phối hợp công tác và phân công trách nhiệm phải ở tầm cao hơn, đồng thời sự giám sát của Ban giám đốc đối với các đơn vị, phòng ban khó khăn hơn.
2.3.2 Thực trạng cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch xét theo các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức:
2.3.2.1 Chuyên môn hoá trong lĩnh vực quản lý:
Một doanh nghiệp dù quy mô hoạt động lớn hay nhỏ, để có thể hoạt động tốt lĩnh vực của mình phải có sự thực hiện tốt trong lĩnh vực quản lý Để làm được điều
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 này đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng trong cơ cấu tổ chức hay chính là sự phân chia chức năng quản lý Mỗi đơn vị, mỗi bộ phận, phòng ban sẽ đảm nhiệm những chức năng quản lý nhất định.
Công ty xi măng Hoàng Thạch có một cơ cấu tổ chức có tính chuyên môn hoá tương đối cao Hiện nay Công ty được chia thành các chức năng quản lý sau:
- Chức năng Sản xuất: chức năng này được qui định cụ thể cho 8 đơn vị, phòng ban là Phòng Thí nghiệm KCS, Xưởng Đóng bao, Xưởng Xi măng, Xưởng
Lò nung, Xưởng Nguyên liệu, Phòng Điều hành trung tâm, Phòng Kỹ thuật sản xuất và Nhà máy vật liệu chịu lửa kiềm tính Các đơn vị, phòng ban này có nhiệm vụ sản xuất trực tiếp cho Công ty đồng thời quản lý quá trình SX của Công ty Phòng Thí nghiệm KCS kiểm tra chất lượng hàng hoá bao gồm nguyên nhiên, vật liệu đầu vào, kiểm tra chất lượng thành phẩm của Công ty theo đúng tiêu chuẩn TCVN và tiêu chuẩn cơ sở, duy trì hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm Xưởng Đóng bao đóng xi măng thành bao và phối hợp với Trung tâm tiêu thụ sản phẩm xi măng để tổ chức xuất hàng cho khách hàng, bảo đảm số lượng, chất lượng và yêu cầu tiêu thụ sản phẩm của Công ty Xưởng Lò nung nung bột liệu sau khi đã được trộn với xỉ Pirit theo tỷ lệ nhất định, nhằm sản xuất clinker có chất lượng tốt, năng suất cao Xưởng Nguyên liệu quản lý vận hành các thiết bị máy đạp đá vôi, đá sét để nghiền các loại đá thành bột liệu phục vụ cho việc sản xuất clinker Phòng Điều hành trung tâm điều độ sản xuất hàng ngày giữa các đơn vị trong dây chuyền sản xuất chính và các đơn vị phụ trợ của Công ty thông qua hệ thống máy tính, nắm vững nguyên tắc hoạt động của dây chuyền sản xuất chính, tình trạng hoạt động của chúng để đảm bảo việc sản xuất của Công ty được liên tục Phòng Kỹ thuật sản xuất chuyên sâu về kỹ thuật công nghệ để tổ chức sản xuất clinker, xi măng từ các nguyên liệu đá vôi, đá sét, thạch cao, than, dầu, phụ gia đảm bảo chất lượng sản phẩm phục vụ sản xuất kinh doanh Nhà máy vật liệu chịu lửa kiềm tính sản xuất kinh doanh sản phẩm vật liệu chịu lửa các loại, xây dựng và lắp đặt các loại lò công nghiệp, dân dụng.
THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH
2.3.1 Mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty:
Mỗi doanh nghiệp có một cơ cấu tổ chức riêng phù hợp với các đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình Với tính chất ngành nghề, nhiệm vụ sản xuất, đặc tính sản phẩm và quản lý điều hành, Công ty đã xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức của mình như sau:
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
GIÁM ĐỐC PH Ó G IÁ M Đ Ố C Đ Ầ U T Ư X Â Y D Ự N G K IÊ M TR Ư Ở N G B A N
PH Ó G IÁ M Đ Ố C K IÊ M G IÁ M Đ Ố C PH Ó G IÁ M Đ Ố C K IN H D O A N H PH Ó G IÁ M Đ Ố C C Ơ Đ IỆ N PH Ó G IÁ M Đ Ố C SẢ N X U Ấ T
Ban Quản lý dự án dây chuyền 3 Nhà Máy Vật liệu chịu lửa Kiềm tính Văn phòng đại diện Lạng Sơn Văn phòng đại diện TP HCM Văn phòng đại diện Hải Dương Văn phòng đại diện Bắc Ninh Văn phòng đại diện Quảng Ninh Trung tâm tiêu thụ SP xi măng Phòng Đời sống Phòng Y tế Văn phòng Công ty Xưởng Xe máy Xưởng Khai thác Phòng Kỹ thuật Mỏ
Phòng Bảo vê - Quân sự Phòng Kế toán thống kê tài chính
Phòng Vật tưPhòng Kế hoạchPhòng Tổ chức lao độngXưởng NướcTổng KhoXưởng Cơ khíXưởng Điện- Điện tửPhòng Kỹ thuật Cơ điệnPhòng Kỹ thuật an toàn - môi trường Xưởng Sửa chữa công trìnhPhòng Thí nghiệm- KCSXưởng Đóng baoXưởng Lò nungXưởng Xi măngXưởng Nguyên liệuPhòng Điều hành trung tâmPhòng Kỹ thuật sản xuất
Sơ đồ 2.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch
(Nguồn: Hoàng Thạch 28 năm xây dựng và trưởng thành)
Qua sơ đồ trên ta thấy mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng, là mô hình đã và đang được áp dụng rộng rãi, phổ biến trong các doanh nghiệp
Hệ thống quyền lực được phân bổ theo hướng trực tuyến từ trên xuống. Trong đó giám đốc là người có quyền quyết định cao nhất, đại diện theo pháp luật của Công ty, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và chịu trách nhiệm trước Công ty, cũng như Tổng Công ty về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao Các phó giám đốc có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc trong việc ra quyết định, chịu sự điều hành của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
Cùng giúp việc cho giám đốc còn 34 đơn vị, phòng ban chức năng, trong đó có 33 đơn vị, phòng ban hoạt động chính cho Công ty, còn 1 đơn vị là doanh nghiệp thành viên chịu sự quản lý và phụ thuộc vào Công ty và phục vụ yêu cầu sản xuất kinh doanh của Công ty 33 đơn vị, phòng ban được chia thành 5 khối hoạt động: khối cơ quan, khối công nghệ, khối cơ - điện, khối khai thác vận chuyển và khối kinh doanh Các đơn vị, phòng ban này trực tiếp thực hiện các kế hoạch của Công ty và chịu trách nhiệm trước giám đốc về công việc chuyên môn của mình.
Việc áp dụng mô hình này có ưu điểm là thực hiện nghiêm được chế độ một thủ trưởng, mỗi cấp dưới chỉ có một cấp trên, mọi mệnh lệnh trong Công ty được thi hành nhanh chóng.
Tuy nhiên nó lại có nhược điểm là số lượng đơn vị, phòng ban quá nhiều đòi hỏi có sự phối hợp công tác và phân công trách nhiệm phải ở tầm cao hơn, đồng thời sự giám sát của Ban giám đốc đối với các đơn vị, phòng ban khó khăn hơn.
2.3.2 Thực trạng cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Hoàng Thạch xét theo các đặc trưng cơ bản của cơ cấu tổ chức:
2.3.2.1 Chuyên môn hoá trong lĩnh vực quản lý:
Một doanh nghiệp dù quy mô hoạt động lớn hay nhỏ, để có thể hoạt động tốt lĩnh vực của mình phải có sự thực hiện tốt trong lĩnh vực quản lý Để làm được điều
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 này đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng trong cơ cấu tổ chức hay chính là sự phân chia chức năng quản lý Mỗi đơn vị, mỗi bộ phận, phòng ban sẽ đảm nhiệm những chức năng quản lý nhất định.
Công ty xi măng Hoàng Thạch có một cơ cấu tổ chức có tính chuyên môn hoá tương đối cao Hiện nay Công ty được chia thành các chức năng quản lý sau:
- Chức năng Sản xuất: chức năng này được qui định cụ thể cho 8 đơn vị, phòng ban là Phòng Thí nghiệm KCS, Xưởng Đóng bao, Xưởng Xi măng, Xưởng
Lò nung, Xưởng Nguyên liệu, Phòng Điều hành trung tâm, Phòng Kỹ thuật sản xuất và Nhà máy vật liệu chịu lửa kiềm tính Các đơn vị, phòng ban này có nhiệm vụ sản xuất trực tiếp cho Công ty đồng thời quản lý quá trình SX của Công ty Phòng Thí nghiệm KCS kiểm tra chất lượng hàng hoá bao gồm nguyên nhiên, vật liệu đầu vào, kiểm tra chất lượng thành phẩm của Công ty theo đúng tiêu chuẩn TCVN và tiêu chuẩn cơ sở, duy trì hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm Xưởng Đóng bao đóng xi măng thành bao và phối hợp với Trung tâm tiêu thụ sản phẩm xi măng để tổ chức xuất hàng cho khách hàng, bảo đảm số lượng, chất lượng và yêu cầu tiêu thụ sản phẩm của Công ty Xưởng Lò nung nung bột liệu sau khi đã được trộn với xỉ Pirit theo tỷ lệ nhất định, nhằm sản xuất clinker có chất lượng tốt, năng suất cao Xưởng Nguyên liệu quản lý vận hành các thiết bị máy đạp đá vôi, đá sét để nghiền các loại đá thành bột liệu phục vụ cho việc sản xuất clinker Phòng Điều hành trung tâm điều độ sản xuất hàng ngày giữa các đơn vị trong dây chuyền sản xuất chính và các đơn vị phụ trợ của Công ty thông qua hệ thống máy tính, nắm vững nguyên tắc hoạt động của dây chuyền sản xuất chính, tình trạng hoạt động của chúng để đảm bảo việc sản xuất của Công ty được liên tục Phòng Kỹ thuật sản xuất chuyên sâu về kỹ thuật công nghệ để tổ chức sản xuất clinker, xi măng từ các nguyên liệu đá vôi, đá sét, thạch cao, than, dầu, phụ gia đảm bảo chất lượng sản phẩm phục vụ sản xuất kinh doanh Nhà máy vật liệu chịu lửa kiềm tính sản xuất kinh doanh sản phẩm vật liệu chịu lửa các loại, xây dựng và lắp đặt các loại lò công nghiệp, dân dụng.
- Chức năng Cơ điện: Được qui định cụ thể cho 6 đơn vị, phòng ban đảm nhiệm Đó là Xưởng Nước, Tổng kho, Xưởng Cơ khí, Xưởng Điện - Điện tử, Phòng
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
Kỹ thuật cơ điện, Phòng Kỹ thuật an toàn - môi trường Chức năng này có nhiệm vụ nắm bắt toàn bộ thiết bị điện và cơ khí trong dây chuyền sản xuất, điều phối năng lượng cho quá trình sản xuất để có kế hoạch gia công, sửa chữa, thay thế thiết bị bảo đảm ổn định cho hoạt động sản xuất của Công ty Xưởng Nước quản lý hệ thống cấp nước phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, đảm bảo các thiết bị hoạt động liên tục, an toàn và phục vụ nước sinh hoạt của cán bộ, công nhân viên Tổng kho quản lý, cấp phát, thu hồi vật tư, bảo quản thiết bị, phụ tùng, nguyên nhiên vật liệu, dầu mỡ phục vụ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh Xưởng Cơ khí thực hiện công tác gia công, chế tạo chi tiết, phục hồi, lắp đặt và sửa chữa thiết bị thuộc lĩnh vực cơ khí Xưởng Điện - Điện tử tổ chức vận hành, sửa chữa các thiết thuộc hệ thống cung cấp điện dùng cho sản xuất Phòng Kỹ thuật cơ điện quản lý chuyên sâu về kỹ thuật cơ điện, xây dựng, lắp đặt mới, sửa chữa, bảo dưỡng, vận hành máy móc, thiết bị cơ điện Phòng Kỹ thuật an toàn - môi trường kiểm tra theo dõi tình hình an toàn lao động, vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường, an toàn của thiết bị sản xuất.
- Chức năng Khai thác mỏ: Do 3 đơn vị, phòng ban đảm nhiệm Đó là Xưởng
Xe máy, Xưởng Khai thác và Phòng Kỹ thuật mỏ Xưởng Xe máy vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị xe máy (ô tô, máy xúc ) và các thiết bị khác phục vụ bốc xúc, vận chuyển Xưởng Khai thác quản lý và sửa chữa các loại máy xúc, máy ủi tổ chức khai thác, bốc xúc đá vôi, đá sét cung cấp nguyên liệu cho sản xuất. Phòng Kỹ thuật mỏ chỉ đạo công tác khai thác, vận tải, sửa chữa phương tiện thiết bị xe máy đối với Xưởng Xe máy và Xưởng Khai thác.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH
TỔ CHỨC CÔNG TY XI MĂNG HOÀNG THẠCH
3.1 Phương hướng, quan điểm hoàn thiện:
Công ty xi măng Hoàng Thạch là một doanh nghiệp đã đứng vững và phát triển trong nền kinh tế thị trường đầy biến động trong những năm qua, song bất cứ sự phát triển nào cũng tồn tại bên trong nó là những điểm tồn tại cần củng cố.
Thế nhưng củng cố phải theo hướng ngày càng hoàn thiện chứ không nên gây xáo trộn ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty.
Ngày nay trong hoàn cảnh mới, việc củng cố lại cơ cấu tổ chức đòi hỏi có sự nỗ lực rất lớn cả về đội ngũ nhân sự, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như vấn đề tài chính Mặt khác việc thay đổi không thể thực hiện chốc lát mà đòi hỏi phải có thời gian lau dài và có phương hướng đã đặt ra Cụ thể Công ty xi măng Hoàng Thạch đã đưa ra các phương hướng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình như sau:
- Cơ cấu lại với mục tiêu vì nhu cầu của khách hàng.
- Cơ cấu phải khuyến khích được sự phát triển của đội ngũ cán bộ, công nhân viên.
- Cơ cấu phải hoàn thành tốt mục tiêu kế hoạch của Công ty.
- Cơ cấu lại để hoạt động ăn khớp, nhịp nhàng hơn.
3.2 Một số giải pháp hoàn thiện:
Cơ cấu tổ chức có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Do đó việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức là vô cùng cần thiết và phải được thực hiện triệt để trong tất cả các cấp của doanh nghiệp Để hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty xi măng Hoàng Thạch, em xin đưa ra một số giải pháp hoàn thiện sau:
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
3.2.1 Chuyên môn hoá kết hợp với tổng hợp hoá:
Hiện nay Công ty có tới 34 đơn vị, phòng ban thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, chuyên môn riêng của mình Mỗi đơn vị, phòng ban chỉ phải thực hiện nhiệm vụ mà đơn vị mình được giao giúp quá trình hực hiện công việc mang lại hiệu quả cao, do mỗi đơn vị, phòng ban được đi sâu nghiên cứu chuyên môn của mình Tuy nhiên việc chuyên môn hoá cao ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty vì khi gặp sự cố trong sản xuất nếu không thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình thì việc xử lý tình huống là rất chậm chễ, phải xác định xem vấn đề đó thuộc đơn vị nào xử lý Cũng như việc trao đổi thông tin, chuyên môn nghiệp vụ giữa các đơn vị, phòng ban gặp nhiều khó khăn do chuyên môn khác nhau. Để quá trình hoạt động của Công ty được diễn ra liên tục cần sắp xếp lại các đơn vị, phòng ban theo hướng chuyên môn hoá kết hợp với tổng hợp hoá, vẫn đảm bảo tính chuyên môn nghiệp vụ mà lại tăng cường phát huy được năng lực của mỗi cá nhân, đồng thời san sẻ bớt gánh nặng cho nhau, tăng hiệu quả của các đơn vị, phòng ban Việc có thể sát nhập một số đơn vị, phòng ban lại với nhau tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ để cùng thực hiện tất cả các công việc của Công ty Mặt khác làm giảm bớt số lượng đơn vị, phòng ban tạo điều kiện dễ dàng trong khâu quản lý Việc thực hiện này đòi hỏi phải có sự vững mạnh về đội ngũ nhân sự giỏi về trình độ chuyên môn, cũng như đáp ứng được yêu cầu về mặt tài chính, đồng thời phải phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty
3.2.2 Sắp xếp lại các phòng ban chức năng:
Với cơ cấu tổ chức hiện nay, ta thấy Ban giám đốc trong đó giám đốc là người đứng đầu và 6 phó giám đốc tham mưu, trợ giúp với vai trò là trung tâm điều khiển mọi hoạt động của Công ty Giám đốc là người chịu trách nhiệm chung mọi hoạt động của Công ty, cùng một lúc vừa phải quản lý 6 phó giám đốc, vừa phải
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46 quản lý trực tiếp 6 đơn vị, phòng ban chức năng Như vậy dễ dẫn tới sự chậm chễ, thiếu chính xác trong việc ra các quyết định quản lý.
Việc thêm 2 phó giám đốc sẽ giảm bớt gánh nặng trách nhiệm cho giám đốc, giảm bớt gánh nặng quản lý cho các phó giám đốc khác, chuyển bớt các đơn vị, phòng ban do các phó giám đốc đang đảm nhiệm sang cho 2 phó giám đốc này quản lý Mặt khác còn lam tăng tính tổng hợp hoá trong lĩnh vực quản lý Cụ thể là:
- Phó giám đốc phụ trách chung quản lý các đơn vị, phòng ban: Phòng Đầu tư xây dựng, Phòng Kế toán thống kê tài chính, Phòng Kế hoạch vật tư và Phòng Tổ chức lao động.
- Phó giám đốc hành chính quản lý các đơn vị, phòng ban: Phòng Chăm sóc cán bộ, công nhân viên, Văn phòng Công ty và Phòng Bảo vệ quân sự.
Trong đó một số đơn vị, phòng ban đã được sát nhập lại với nhau và có tên gọi mới: Phòng Đầu tư xây dựng (gồm Phòng Thẩm định và Xưởng Sửa chữa công trình), Phòng Kế hoạch vật tư (gồm Phòng Kế hoạch và Phòng Vật tư), Phòng Chăm sóc cán bộ, công nhân viên (gồm Phòng Đời sống và Phòng Y tế), Xưởng Cơ
- điện (gồm Xưởng Cơ khí và Xưởn Điện - điện tử), Xưởng Sản xuất xi măng (gồm Xưởng Xi măng và Xưởng Đóng bao).
Khi đó mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty là:
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
PH Ó G IÁ M Đ Ố C K IÊ M G Đ PH Ó G IÁ M Đ Ố C K IN H D O A N H PH Ó G IÁ M Đ Ố C H À N H C H ÍN H PH Ó G IÁ M Đ Ố C K H A I T H Á C M Ỏ P.G IÁ M Đ Ố C P H Ụ T R Á C H C H U N G PH Ó G IÁ M Đ Ố C C Ơ Đ IỆ N PH Ó G IÁ M Đ Ố C S Ả N X U Ấ T
Sơ đồ 3.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty xi măng Hoàng Thạch
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
Ban Quản lý dự án dây chuyền 3 Nhà máy Vật liệu chịu lửa kiềm tính Văn phòng đại diện Lạng Sơn Văn phòng đại diện TP.HCM Văn phòng đại diện Hải Dương Văn phòng đại diện Bắc Ninh Văn phòng đại diện Quảng Ninh Trung tâm tiêu thụ SP xi măng
Phòng Chăm sóc CBCNV Văn phòng Công ty Phòng Bảo vệ quân sự Xưởng Xe máy
Phòng Kế toán thống kê tài chính Phòng KH vật tư Phòng Tổ chức LĐ
Xưởng Cơ - điện Phòng Kỹ thuật cơ điện Phòng Kỹ thuật an toàn - môi trường Phòng Thí nghiệm KCS Xưởng SX xi măng Xưởng Lò nung Xưởng Nguyên liệu Phòng Điều hành trung tâm Phòng Kỹ thuật SX
Xưởng Khai thác Phòng Kỹ thuật mỏ Phòng Đầu tư xây dựng
Như mô hình cơ cấu tổ chức trên, sau khi sát nhập lại với nhau các đơn vị, phòng ban đã có thể thực hiện thêm nhiều nhiệm vụ mà trước đây bản thân một đơn vị, phòng ban không đảm nhận được Khi đó chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng ban mới sẽ có nhiều bổ sung Cụ thể là:
* Phòng Đầu tư xây dựng:
- Xây dựng, sửa chữa công trình nội bộ, xây vá lò nung, vệ sinh công nghiệp.
- Xây dựng sửa chữa lớn thiết bị công nghệ và công trình kiến trúc.
* Phòng Kế hoạch vật tư:
- Lập kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, tổ chức và giám sát việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Tiếp nhận hàng hoá, thiết bị, phụ tùng phục vụ cho sửa chữa, bảo dưỡng, xây dựng cơ bản.
* Phòng Chăm sóc cán bộ, công nhân viên:
- Chăm sóc sức khoẻ, điều trị và cấp cứu cho cán bộ, công nhân viên.
- Phòng dịch, phòng bệnh, vệ sinh môi trường.
- Phục vụ ăn ca cho cán bộ, công nhân viên, bữa ăn cho khách.
- Vận hành hệ thống thiết bị cơ khí trong dây chuyền sản xuất.
- Vận hành hệ thống thiết bị cung cấp điện, hệ thống nóng lạnh và hệ thống đo lường điều khiển.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
* Xưởng Sản xuất xi măng:
- Bốc xúc, vận chuyển nguyên, nhiên vật liệu vào kho.
- Vận hành hệ thống thiết bị vận chuyển clinker, thạch cao, phụ gia, thiết bị nghiền, xi măng bột.
- Vận hành hệ thống thiết bị trong dây chuyền đóng bao.
- Vận chuyển hàng về kho và xuất hàng rời kho.
3.2.3 Giảm bớt gánh nặng tầm quản lý:
Với cơ cấu tổ chức đang áp dụng của Công ty, Ban giám đốc gồm có 1 giám đốc và 6 phó giám đốc cùng với 34 đơn vị, phòng ban chức năng Giám đốc phải quản lý, điều hành 6 phó giám đốc và 6 đơn vị, phòng ban chức năng khác Mỗi phó giám đốc phải đảm nhiệm quá nhiều đon vị, phòng ban dẫn tới hiện tượng quá tải trong công việc Biện pháp cần thiết là cần giảm bớt gánh nặng tầm quản lý cho giám đốc và các phó giám đốc Việc thêm 2 phó giám đốc nữa là rất đúng với quy mô hoạt động hiện nay của Công ty, đó là phó giám đốc phụ trách chung và phó giám đốc Hành chính Phó giám đốc Hành chính sẽ phụ trách mảng hành chính của Công ty Một số đơn vị, phòng ban thuộc lĩnh vực hành chính trước đây do các phó giám đốc khác đảm nhiệm giờ được chuyển sang cho phó giám đốc Hành chính đảm nhiệm Còn phó giám đốc phụ trách chung sẽ đửm nhiệm các đơn vị, phòng ban mà trước đây do giám đốc quản lý trực tiếp Đồng thời việc sát nhập một số đơn vị, phòng ban lại với nhau sẽ làm giảm số lượng đơn vị, phòng ban, làm giảm gánh nặng tầm quản lý cho các phó giám đốc Sau khi đổi mới lại cơ cấu tổ chức Công ty chỉ còn lại 29 đơn vị, phòng ban chức năng chia đều cho 8 phó giám đốc quản lý.
- Phó giám đốc Đầu tư xây dựng kiêm truởng ban phụ trách: Ban Quản lý dự án dây chuyền 3.
- Phó giám đốc kiêm giám đốc phụ trách: Nhà máy Vật liệu chịu lửa kiềm tính.
Phạm Thị Ngọc Châm Kinh tế & Quản lý công 46
- Phó giám đốc Kinh doanh phụ trách: Văn phòng đại diện Lạng Sơn, Văn phòng dại diện TP.HCM, Văn phòng đại diện Hải Dương, Văn phòng đại diện Bắc Ninh, Văn phòng đại diện Quảng Ninh và Trung tâm tiêu thụ sản phẩm xi măng.
- Phó giám đốc Khai thác mỏ phụ trách: Xưởng Xe máy, Xưởng Khai thác và Phòng Kỹ thuật mỏ.
- Phó giám đốc Hành chính phụ trách: Phòng Chăm sóc cán bộ, công nhân viên, Văn phòng Công ty và Phòng Bảo vệ quân sự.
- Phó giám đốc phụ trách chung phụ trách: Phòng Đầu tư xây dựng, Phòng
Kế toán thống kê tài chính, Phòng Kế hoạch vật tư và Phòng Tổ chức lao động.
- Phó giám đốc Cơ điện phụ trách: Xưởng Nước, Tổng kho, Xưởng Cơ - điện, Phòng Kỹ thuật cơ điện và Phòng Kỹ thuật an toàn - môi trường.