Luận văn tốt nghiệp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty xây dựng số 5 hà nội

Trường Đại học Cơng Đồn Khoa QTKD LỜI NĨI ĐẦU Trong kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp có nhiều hội để phát triển phải đương đầu với nhiều khó khăn thử thách Để tồn phát triển điều kiện như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh… địi hỏi doanh nghiệp phải có máy quản lý phù hợp với quy mô tình hình sản xuất doanh nghiệp Bộ máy quản lý ví người cầm lái hướng thuyền sản xuất kinh doanh hướng, đạt hiệu cao Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổ chức bất biến mà khả biến Nó tùy thuộc vào biến động mơi trường bên bên ngồi Khi yếu tố thay đổi kéo theo thay đổi cấu tổ chức máy quản lý Trong điều kiện cách mạng khoa học cơng nghệ thơng tin tác động yếu tố mạnh Chính cấu tổ chức máy quản lý luôn cần hoàn thiện Sự hoàn thiện giúp cho tổ chức nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh, tiếp tục tồn phát triển lên, nâng cao khả chiến thắng cạnh tranh Nhận thức tầm quan trọng việc xây dựng cấu máy quản lý phát triển doanh nghiệp, thời gian thực tập Công ty xây dựng số Hà Nội em chọn đề tài: “Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty xây dựng số Hà Nội” làm đề tài cho chuyên đề tốt nghiệp Với mong muốn kiến thức học để tìm hiểu đề biện pháp nhằm hoàn thiên cấu tổ chức máy quản lý Cơng ty Ngồi phần mở đầu kết luận, kết cấu đề gồm phần, cụ thể: Phần 1: Lý luận chung cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Phần 2: Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý Công ty cổ phần xây dựng số Hà Nội Phần 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty cổ phần xây dựng số Hà Nội Lê Hồng Nhung – Q14T2 Trường Đại học Cơng Đồn Khoa QTKD PHẦN LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN KHI NGHIÊN CỨU VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm quản lý Quản lý tác động có định hướng chủ thể lên đối tượng quản lý nhằm trì hoạt động hệ thống, sử dụng tốt tiềm có sẵn, hội để đưa hệ thống đến mục tiêu đề điều kiện biến động thị trường Quản lý trình vận dụng quy luật kinh tế, tự nhiên việc lựa chọn xác định biện pháp kinh tế, xã hội, tổ chức kỹ thuật Từ họ tác động đến yếu tố vật chất sản xuất kinh doanh Quản lý doanh nghiệp hoạt động tác động đến hành vi có ý thức người lao động tập thể người lao động, qua tác động đến yếu tố vật chất, kỹ thuật sản xuất kinh doanh nhằm đạt mục tiêu đề doanh nghiệp Cũng trình sản xuất, cơng tác quản lý cần có ba yếu tố: nhà quản lý, công cụ quản lý, đối tượng quản lý Sản phẩm quản lý định, biện pháp, thị, mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trưởng phát triển với hiệu cao 1.1.2 Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp a Khái niệm máy quản lý Bộ máy quản lý quan điều khiển hoạt động toàn doanh nghiệp Bộ máy quản lý bao gồm khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp khâu phụ trợ, phục vụ hoạt động sản xuất doanh nghiệp lao động tiếp Lê Hồng Nhung – Q14T2 Trường Đại học Cơng Đồn Khoa QTKD thị dây truyền sản xuất, hệ thống tổ chức quản lý hệ thống phương thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý lực lượng vật chất để chuyển ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh doanh nghiệp thành thực, biến nỗ lực chủ quan thành viên doanh nghiệp thành hiệu sản xuất kinh doanh b Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức hình thức tồn tổ chức, biểu thị việc xếp theo trật tự phận tổ chức mối quan hệ chúng c Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Là tổng hợp phận khác có mối quan hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa có trách nhiệm, quyền hạn định, bố trí theo cấp nhằm bảo đảm thực chức quản lý phục vụ mục đích chung xác định doanh nghiệp Đây hình thức phân cơng lao động lĩnh vực quản trị, tác động đến trình hoạt động hệ thống quản lý Cơ cấu tổ chức quản lý phần phản ánh cấu sản xuất, mặt khác tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 1.1.3 Những nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Khi hoàn thiện cấu quản lý, cần tính đến nhân tố ảnh hưởng trực tiếp gián tiếp việc hình thành, phát triển hoàn thiện cấu tổ chức quản lý Dưới nhân tố quan trọng có tác động đến cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp a Môi trường kinh doanh Doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh gắn liền với môi trường kinh doanh xác định Lê Hồng Nhung – Q14T2 Trường Đại học Cơng Đồn Khoa QTKD Mơi trường kinh doanh tổng hợp yếu tố, điều kiện có tính chất khách quan chủ quan, có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Môi trường kinh doanh thường ưuyeen vận đọng biến đổi, vây doanh nghiệp phải thường xun phân tích mơi trường kinh doanh để có khả thích ứng Với xu quốc tế hóa hoạt động kinh tế nay, môi trường kinh doanh khơng gói gọn nước mà cịn mở rộng môi trường khu vực môi trường tồn cầu Tính ổn định hay khơng ổn định mơi trường tác động lớn đến việc hình thành hoàn cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Phần lớn doanh nghiệp nước ta hình thành cấu tổ chức theo kiểu truyền thống, thích ứng với chế kế hoạch hóa tập trung, bao cấp Chuyển sang chế thị trường, môi trường kinh doanh doanh nghiệp thay đổi Trong chế thị trường tính khơng ổn định sản xuất kinh doanh cao, cấu tổ chức thích ứng với điều kiện phải cấu tổ chức không cứng nhắc, đảm bảo tính linh hoạt cao, dễ thích ứng với thay đổi mơi trường kinh doanh b Mục đích ,chức hoạt động doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp chịu ảnh hưởng mức khái quát nhân tố mục đích, mục tiêu, chức hoạt động doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với mục tiêu, từ mục tiêu mà đặt cấu trúc máy Mục đích thay đổi mở rộng mục tiêu thường dẫn đến thay đổi cấu tổ chức Ví dụ : doanh nghiệp tham gia thị trường sản xuất xe đạp Sau thời gian thấy việc sản xuất bàn ghế cao cấp có lãi, doanh nghiệp bắt tay vào sản xuất bàn ghế Như từ chỗ có 1, doanh nghiệp có mục tiêu để theo đuổi Do đó, cấu tổ chức doanh nghiệp phải thay đổi theo, bao gồm thêm phận nghiên cứu thị trường bàn ghế, phận kỹ thuật phân xưởng sản xuất bàn ghế Trong cấu tổ chức doanh nghiệp sản xuất phận sản xuất chiếm tỷ trọng chủ yếu, máy quản trị Lê Hồng Nhung – Q14T2 Trường Đại học Cơng Đồn Khoa QTKD doanh nghiệp thiết lập hướng vào việc phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất Còn doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, phận cung cấp đóng vai trị quan trọng, hoạt động máy quản trị hoạt động hướng vào phục vụ tốt cho hoạt động Có thể nói doanh nghiệp có mục đích, chức hoạt động khơng giống khơng thể có cấu tổ chức máy doanh nghiệp giống c Quy mô doanh nghiệp Quy mô doanh nghiệp ảnh hưởng trực tiếp đến cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Doanh nghiệp có quy mơ lớn cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp phức tạp Trong cấu tổ chức, máy quản lý doanh nghiệp có quy mơ lớn phải hình thành nhiều cấp quản trị hơn, cấp bao gồm nhiều nơi làm việc nhiều so với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ Trong nhiều trường hợp quy mơ doanh nghiệp cịn ảnh hưởng trực tiếp có tính chất định đến kiểu cấu tổ chức cụ thể Thông thường quy mô doanh nghiệp gia tăng cấu tổ chức gia tăng, không theo tỷ lệ gia tăng quy mô d Yếu tố kỹ thuật sản xuất, đặc điểm cơng nghệ, loại hình sản xuất Kỹ thuật sản xuất đề cập đến bao hàm đặc điểm công nghệ chế tạo sản phẩm, loại hình sản xuất,… Kỹ thuật sản xuất ảnh hưởng trực tiếp đến cấu tổ chức sản xuất doanh nghiệp, thơng qua tác động trực tiếp đến cấu tổ chức máy doanh nghiệp Công nghệ chế tạo sản phẩm có ảnh hưởng lớn đến cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Nếu giả sử doanh nghiệp có quy mơ, sản phẩm sản xuất doanh nghiệp sử dụng công nghệ đại bao nhiêu, thiết bị có xu hướng tự động hóa cao theo hướng hình thành dây chuyền thiết bị tự động hóa dẫn đến cấu sản xuất đơn giản hơn, xây dựng cấu tổ chức nói chung, máy quản lý doanh nghiệp nói riêng, doanh nghiệp có xu tập trung vào Lê Hồng Nhung – Q14T2 Trường Đại học Công Đoàn Khoa QTKD chức marketing, tiêu thụ sản phẩm,… tính chất phức tạp hay khơng phức tạp kết cấu sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp đến trình độ chun mơn hóa sản xuất, từ tác động đến cấu tổ chức doanh nghiệp nói chung tổ chức máy quản lý nói riêng e Trình độ lao động quản lý trang thiết bị quản lý Càng ngày nhân tố có tác động trực tiếp mạnh mẽ đến cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Nguyên tắc hiệu địi hỏi cơng tác quản lý nhân phải biết sử dụng lao động quản lý có lực quản lý phù hợp Với đội ngũ lao động quản lý có trình độ kinh nghiệm doanh nghiệp cần sử dụng số nhân lực song đảm bảo hồn thành cơng việc quản lý với chất lượng cao so với việc sử dụng đội ngũ lao động quản lý đào tạo kinh nghiệm Tính hiệu cịn nhân lên thêm với lượng lao động quản lý làm đơn giản hóa cấu tổ chức máy giảm bớt đầu mối, giảm bớt quan hệ nơi làm việc phận với Cùng với yếu tố trình độ đội ngũ lao động quản lý, trình độ trang thiết bị quản lý tác động trực tiếp đến việc tổ chức máy quản lý Một doanh nghiệp sử dụng đội ngũ lao động quản lý biết sử dụng thành thạo hệ thống máy vi tính cá nhân cần thiết làm giảm lớn thời gian thực nhiệm vụ quản lý cụ thể tăng sức hoạt động sáng tạo đội ngũ lao động quản lý nhiều, cấu máy quản lý đơn giản f Hình thức pháp lý doanh nghiệp Ngồi nhân tố hình thức pháp lý doanh nghiệp có ảnh hưởng trực tiếp đến hình thành cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Thơng thường nhân tố tác động có tính chất bắt buộc, phải thiết kế máy quản lý theo tiêu thức định Hình thức pháp lý doanh nghiệp pháp luật nước quy định Theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước ( Lê Hồng Nhung – Q14T2 Trường Đại học Cơng Đồn Khoa QTKD Quốc hội thơng qua ngày 20/04/1995 ) DNNN nước ta phân làm loại: - Tổng công ty Nhà nước doanh nghiệp độc lập có quy mơ lớn, có cấu tổ chức máy quản lý sau: HDDQT, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc Giám đốc máy giúp việc - Các doanh nghiệp không quy định khoản điều này, có Giám đốc máy giúp việc Theo Luật Doanh nghiệp ( Quốc hội thông qua ngày 12/06/1999 ) cơng ty TNHH cs từ thành viên trở lên phải có: Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc ( Tổng giám đốc ) Cơng ty TNHH có 11 thành viên phải có Ban kiểm sốt Cơng ty cổ phần phải có Đại hội đồng cổ đơng, Hội đồng quản trị Giám đốc ( Tổng giám đốc ); cơng ty cổ phần có 11 cổ đơng phải có Ban kiểm sốt g Cơ chế quản lý vĩ mơ sách nhà nước Nhân tố tác động khơng nhỏ đến việc hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp => Không yếu tố riêng lẻ định cấu tổ chức doanh nghiệp, mà cấu tổ chức chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố yếu tố thay đổi theo trường hợp cụ thể 1.2 CÁC KIỂU MƠ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY 1.2.1 Cơ cấu trực tuyến Kiểu mơ hình cấu trực tuyến thể qua sơ đồ sau : Lê Hồng Nhung – Q14T2 Trường Đại học Cơng Đồn Khoa QTKD Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cấu trực tuyến Lãnh đạo Lãnh đạo tuyến I A1 A2 … Lãnh đạo tuyến II An Bn … B2 B1 Trong : A1, A2,…, An ;B2 ,B1, …Bn người thực phận Đây cấu tổ chức đơn giản có cấp cấp Toàn vấn đề giải theo kênh theo mối liên hệ đường thẳng Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành chịu trách nhiệm tồn phát triển doanh nghiệp Đặc điểm cấu : Cấp trực tiếp lãnh đạo cấp Cấp tiếp thu ,chấp hành thị mệnh lệnh cấp Lê Hồng Nhung – Q14T2 Trường Đại học Cơng Đồn Khoa QTKD - Ưu điểm : Quyền lợi tập trung, quy trách nhiệm rõ ràng, trì tính kỷ luật kiểm tra, liên hệ dễ dàng, đơn giản, mau lẹ, định nhanh chóng, mệnh lệnh thống tiện cho Giám đốc Chính mà tạo điều kiện trì thủ trưởng - Nhược điểm : khơng có phân cơng hợp lý, khơng có quan hệ điều hịa theo chiều ngang Tất cá nhân định nên dễ đến chun quyền ,độc đốn Địi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức sâu rộng, tồn diện, tổng hợp Đồng thời không tận dụng tư vấn, giúp đỡ chun gia có trình độ cao mặt quản trị cần thiết liên hệ hai thành viên tuyến việc báo cáo thơng tin theo đường vịng 1.2.2 Cơ cấu theo chức Cơ cấu tổ chức chức thể qua sơ đồ : Sơ đồ1.2 Mô hình cấu tổ chức theo chức Lãnh đạo doanh nghiệp Lãnh đạo chức I A1 A2 Lê Hồng Nhung – Q14T2 Lãnh đạo chức II A3 … An Trường Đại học Cơng Đồn Khoa QTKD Trong A1, A2, … ,An người thực phận Theo cấu này, công tác quản lý tổ theo chức riêng Do đó, hình thành nên người lãnh đạo chun mơn hóa, đảm nhiệm chức nằng quản lý định Cấp không chịu lãnh đạo người chủ doanh nghiệp mà chịu lãnh đạo phận chức khác - Ưu điểm: Thu hút chuyên gia vào công tác quản lý, giải vấn đề chuyên môn cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng trách nhiệm quản lý cho người lãnh đạo - Nhược điểm: khơng trì tính kỷ luật ,kiểm tra phối hợp Người lãnh đạo tổ chức phải phối hợp với người lãnh đạo chức năng, có nhiều mệnh lệnh nên lãnh đạo tổ chức khơng phối hợp hết, dẫn đến tình trạng người thi hành lúc nhận nhiều mệnh lệnh, chí trái ngược 1.2.3 Cơ cấu tổ chức trực tuyến – chức Sơ đồ 1.3 Mô hình cấu tổ chức trực tuyến chức Lãnh đạo tổ chức Tham mưu B đạo tuyến II tuyÕn II Lãnh đạo tuyến I tuyÕn Lãnh I đạo chức nngLónh A o chc nng Lónh B A1 A2 … Lê Hồng Nhung – Q14T2 An B1 B2 … Bn