Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức công ty chứng khoán seabank

Báo cáo chuyên đề thực tập MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT………………………………………………… LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………………… Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC………………5 1.1 Cơ cấu tổ chức………………………………………………………………… 1.1.1 Khái niệm Tổ chức……………………………………………………… 1.1.2 Khái niệm cấu tổ chức…………………………………………………….6 1.1.3 Các thuộc tính tổ chức…………………………………………… 1.1.4 Phân loại cấu tổ chức…………………………………………………… 14 1.1.4.1 Theo phương thức hình thành phận……………………………… 14 1.1.4.2 Theo số cấp quản lý……………………………………………………… 23 1.1.4.3 Theo quan điểm tổng hợp………………………………………………… 25 1.1.5 Những yêu cầu cấu tổ chức…………………………………… 26 1.1.6 Những nguyên tắc tổ chức………………………………………………… 27 1.1.7 Các nhân tố ảnh hưởng tới cấu tổ chức……………………………… 29 1.1.8 Quá trình thiết kế tổ chức………………………………………………… 31 1.2 Tổng quan cấu tổ chức cơng ty chứng khốn………………………… 32 1.2.1 Cơng ty chứng khốn……………………………………………………… 32 1.2.2 Các dạng cấu cơng ty chứng khốn…………………………………… 33 1.2.2.1 Mơ hình cơng ty chứng khốn đa năng………………………………… 33 1.2.2.2 Mơ hình cơng ty chứng khốn chun doanh…………………………… 35 1.2.2.3 Một vài cơng ty chứng khốn điển hình………………………………… 36 QLKT46A Page Báo cáo chuyên đề thực tập 1.2.3 Mơ hình CTCK Việt Nam……………………………………………….41 1.2.3.1 Mơ hình CTCK đa phần Việt Nam………………………… 42 1.2.3.2 Mơ hình cơng ty chứng khốn chun doanh Việt Nam………………44 Chương 2: THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI SEABS………………… 46 2.1 Tổng quan Cơng ty chứng khốn SeABANK……………………………… 46 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển…………………………………………….46 2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ SeABS…………………………………………… 46 2.1.3 Chiến lược phát triển……………………………………………………… 47 2.1.4 Lực lượng nhân công ty………………………………………………….47 2.1.5 Tình hình hoạt động SeABS:…………………………………………… 49 2.2 Cơ cấu tổ chức SeABS…………………………………………………… 51 2.3 Nhận định cấu tổ chức cơng ty chứng khốn SeBANK……………… 60 Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI SEABS…… 64 3.1 Những nhân tố ảnh hưởng tới cấu tổ chức SeABS……………………… 64 3.2 Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức SeABS………………………… 66 3.2.1 Sáp nhập phận dịch vụ KH với phận PR&Marketing……………… 66 3.2.2 Thành lập phòng Marketing chi nhánh TP HCM……………………… 67 3.2.3 Mở phòng giao dịch Ngân hàng SeABANK sàn công ty……………… 68 3.2.4 Nâng cao vai trò, chức phòng PR & Marketing……………………… 70 3.2.5 Mở rộng địa bàn hoạt động………………………………………………… 71 3.2.6 Đưa Phòng Pháp chế vào hoạt động……………………………………… 72 3.2.7 Đầu tư phần mềm công nghệ hoạt động tác nghiệp………… 73 KẾT LUẬN……………………………………………………………………… 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………… 76 NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ TẠI CƠ SỞ THỰC TẬP………………………… 77 QLKT46A Page Báo cáo chuyên đề thực tập DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CCTC: Cơ cấu tổ chức; CTCK: Cơng ty chứng khốn; CTHĐQT: Chủ tịch Hội đồng quản trị; ĐHĐCĐ: Đại hội đồng cổ đông; HĐQT: Hội đồng quản trị; OTC (Over the Counter): Giao dịch chứng khoán chưa niêm yết; PR (Public Relation): Quan hệ công chúng; SCIC: Tổng công ty Đầu tư Kinh Doanh vốn Nhà Nước; SeABANK: Ngân hàng TMCP Đông Nam Á; SeABS: Cơng ty cổ phần Chứng khốn Ngân hàng TMCP Đông Nam Á; TGĐ: Tổng giám đốc; TMCP: Thương mại cổ phần; TNHH: Công ty trách nhiệm hữu hạn; TNHHMTV: Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên; TVTCDN: Tư vấn Tài Doanh nghiệp; UBCKNN: Uỷ ban Chứng khoán Nhà Nước QLKT46A Page Báo cáo chuyên đề thực tập LỜI MỞ ĐẦU Sau khoá học, việc thực tập nhằm tiếp xúc với thực tế kiểm định lý thuyết học trở thành phận khơng thể thiếu q trình học tập sinh viên kinh tế Được giới thiệu Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân đồng ý tiếp nhận Công ty Cổ phần Chứng khốn Ngân hàng TMCP Đơng Nam Á, tơi có hội tham gia thực tập quý công ty Trong thời gian thực tập, tơi có tiếp xúc ban đầu với công việc thực tế, tìm hiểu thơng tin cơng ty Dưới đây, tơi xin trình bày kết thu hoạch thời gian thực tập Là sinh viên Khoa Khoa Học Quản Lý, lựa chọn đề tài báo cáo cấu tổ chức công ty với đề tài mang tên:”Một số giải pháp hồn thiện cấu tổ chức Cơng ty Chứng khoán SeABANK” Là đề tài gắn liền với kiến thức học Khoa Bố cục viết chia thành: - Chương 1: Những vấn đề lý luận cấu tổ chức; - Chương 2: Thực trạng cấu tổ chức SeABS; - Chương 3: Giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Cty Chứng khốn SeABANK Do kiến thức cịn nhiều hạn chế nên khơng thể tránh khỏi sai sót trình thực đề tài, nhận định mang tính chủ quan thân Rất mong nhận cảm thông thầy, cô, Ban lãnh đạo Cơng ty Chứng khốn SeABANK bạn Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo cơng ty chứng khốn Seabank, anh chị Phịng Tư Vấn Tài Chính Doanh Nghiệp tồn thể cán nhân viên Cơng ty Chứng khốn SeABANK tiếp nhận vào thực tập quý công ty, tận tình hướng dẫn tơi q trình thực tập, cung cấp cho thông tin cần thiết trình viết đề tài Đặc biệt cảm ơn TS Bùi Đức Thọ tận tình giúp đỡ hướng dẫn tơi hồn thành viết Hà Nội, ngày 25 tháng năm 2008 Sinh viên thực QLKT46A Page Báo cáo chuyên đề thực tập Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1 Cơ cấu tổ chức I.1.4 Khái niệm Tổ chức: Cơ cấu tổ chức cách thức hình thành nên tổ chức Ở đây, tổ Chức hiểu theo nhiều nghĩa, tựu chung lại ta hiểu tổ chức theo phương diện sau: Thứ nhất, tổ chức theo nghĩa danh từ Tổ chức hệ thống gồm nhiều người hoạt động mục đích chung Điều có nghĩa tổ chức hệ thống, hệ thống gồm nhiều cá nhân, cá nhân hoạt động mục đích chung tổ chức Thứ hai, hiểu tổ chức động từ theo nghĩa rộng Tổ chức trình triển khai kế hoạch Quá trình quản lý bao gồm lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Việc xác định mục tiêu cách thức để đạt mục tiêu hoạch định trình lập kế hoạch Và để đạt mục tiêu cần thực thực tế việc tổ chức thực thi kế hoạch Theo nghĩa này, tổ chức bao gồm việc xây dựng hình thức làm khn khổ cho việc triển khai kế hoạch, đạo thực thi kế hoạch kiểm tra kế hoạch Thứ ba, tổ chức chức trình quản lý, động từ tổ chức hiểu theo nghĩa hẹp Chức tổ chức bao gồm việc phân bổ, xếp nguồn lực người gắn liền với nguồn lực khác nhằm thực tốt mục tiêu đề trình lập kế hoạch tạo tảng tốt cho việc thực thi chức lãnh đạo kiểm tra tổ chức Như vậy, tựu chung lại ta hiểu chức tổ chức hoạt động quản lý nhằm thiết lập hệ thống vị trí cho cá nhân phận cho chác cá nhân phận phối hợp với cách tốt nhằm thực mục tiêu chung tổ chức Về hoạt động tổ chức, ta chia thành cơng việc sau: - Phân tích mục tiêu chiến lược tổ chức; - Xác định phân loại hoạt động cần thiết để thực mục tiêu; QLKT46A Page Báo cáo chuyên đề thực tập - Phân chia tổ chức thành phận để thực hoạt động; - Xác định vị trí phận cá nhân bao gồm việc phân cấp phân quyền trách nhiệm phận; - Đảm bảo nguồn lực cho hoạt động tổ chức Về chất, tổ chức việc phân công lao động cách khoa học cho tiết kiệm nguồn lực tổ chức mà đảm bảo thực tốt mục tiêu đề Việc tổ chức phải đảm bảo phân cấp phân quyền cách rõ ràng, rõ nhiệm vụ, quyền hạn thành viên, quan trọng phối hợp nhịp nhàng hoạt động thành viên tổ chức để có kết tốt việc thực mục tiêu 1.1.2 Khái niệm cấu tổ chức: Trong tổ chức, việc xếp phân chia phận, cá nhân; việc quy định quyền hạn nhiệm vụ thành viên; việc tạo mối liên hệ phận, thành viên, xây dựng quy trình làm việc liên hồn cơng việc mang tính khoa học nghệ thuật Khoa học chỗ mang tính ổn định cao, có quy chuẩn định Nó cịn mang tính nghệ thuật địi hỏi với tổ chức khác nhau, hoạt động lĩnh vực đặc thù khác địi hỏi phải có mơ hình tổ chức phù hợp Đó nhiệm vụ khơng đơn giản việc xây dựng cấu tổ chức Xác định mối quan hệ người tổ chức việc xây dựng cấu tổ chức Mối quan hệ người với người tổ chức bao gồm có mối quan hệ thức mối quan hệ phi thức Mối quan hệ thức việc xác định trách nhiệm, quyền hạn, phân cấp tổ chức Mốí quan hệ phi thức thể việc mối quan hệ cá nhân tổ chức, bầu khơng khí tập thể Ở quan tâm tới mối quan hệ thức tổ chức, nghĩa xét tới cấu tổ chức thức tổ chức Theo đó, cấu tổ chức diễn đạt sau: Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hóa, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định QLKT46A Page Báo cáo chuyên đề thực tập Như thấy việc xây dựng cấu tổ chức bao gồm công việc chủ đạo là: - Xây dựng phận tổ chức, bố trí cá nhân vào vị trí phù hợp - Xác định vị trí phận tổ chức, quy định mối liên hệ, quyền hạn trách nhiệm phận, cá nhân tổ chức 1.1.3 Các thuộc tính tổ chức: 1.1.3.1 Chun mơn hố cơng việc: Trong cấu tổ chức, chun mơn hố đặc trưng bản, đồng thời để xếp cá nhân vào vị trí tổ chức, nhằm thực công việc cách tập trung mang lại hiệu cao Không người xét phương diện tâm sinh lý thực tất công việc vủa nhiệm vụ phức tạp, kể người có hội tụ đầy đủ kỹ cần thiết, nguồn lực người có giới hạn định, họ làm tốt khâu Chun mơn hố cơng việc tạo chia nhỏ nhiệm vụ phức tạp thành công việc đơn giản nhiều Nhiệm vụ trở nên dễ dàng thực hơn, dễ dàng việc đào tạo nguồn nhân lực Việc chuyên mơn hố biến người thành chun gia lĩnh vực, công việc cụ thể Việc chuyên mơn hố tạo nhiều loại cơng việc với mức độ phức tạp tính chất khác nhau, người lao động dễ dàng lựa chọn cho cơng việc phù với khả lợi ích họ Tuy vậy, việc chun mơn hố có hạn chế định Hạn chế thể chỗ công việc thực cách đơn điệu, lặp lặp lại Nó gây nên cảm giác nhàm chán Điều làm hạn chế khả sáng tạo người hành động mang tính dập khuôn 1.1.3.2 Phân chia phận tổ chức: Phân chia phận tổ chức việc phân chia tổ chức thành phận theo dựa việc phân tích tiêu chí để đưa mơ hình tối phù hợp với tổ chức điều kiện tương tác với ràng buộc môi trường Đây việc phân chia tổ chức thành nhiều phận tạo gắn kết phận với Mỗi phận giao cho quyền đảm nhận nhiệm vụ tổ chức QLKT46A Page Báo cáo chuyên đề thực tập Cơ cấu tổ chức thể hình thức cấu tạo tổ chức, bao gồm phận mang tính độc lập tương đối thực hoạt động định Việc hình thành phận cấu phản ánh q trình chun mơn hố tập trung chức quản lý theo chiều ngang Việc phân chia phận tổ chức phải dựa quy mơ tính chất hoạt động tổ chức Ngược lại, phân chia phận tổ chức điều kiện tiền đề để mở rộng quy mô tổ chức mở rộng lĩnh vực kinh doanh Dựa vào quy mơ tính chất hoạt động, tổ chức lựa chọn cho mơ hình cấu tổ chức, kết hợp nhiều dạng mơ hình phù hợp Có nhiều dạng mơ hình tổ chức khác nhau, ta kể đến: - Mơ hình tổ chức đơn giản; - Mơ hình tổ chức theo chức - Mơ hình tổ chức theo sản phẩm; - Mơ hình tổ chức theo khách hàng; - Mơ hình tổ chức theo địa dư; - Mơ hình tổ chức theo đơn vị chiến lược; - Mơ hình tổ chức theo q trình; - Mơ hình tổ chức theo dịch vụ hỗ trợ; - Mơ hình tổ chức ma trận Những mơ hình xin giới thiệu kĩ phần sau 1.1.3.3 Quyền hạn trách nhiệm: Mỗi phận tổ chức gắn liền với quyền hạn trách nhiệm định Hai nhân tố thường gắn liền với theo mối tương quan tỉ lệ thuận Quyền hạn nhiều trách nhiệm lớn Quyền hạn quyền tự chủ trình định quyền đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản lý định cấu tổ chức Quyền hạn không gắn liền với cá nhân mà gắn liền với vị trí mà cá nhân đảm nhiệm, nghĩa quyền khơng có liên quan tới phẩm chất cá nhân nắm giữ vị trí Khi người quản lý rời khỏi chức vụ quyền hạn khơng theo mà gắn liền với cá nhân thay vị trí QLKT46A Page Báo cáo chun đề thực tập Đi đơi với quyền hạn trách nhiệm Khi người cán giữ chức vụ cấu tổ chức, người nhận quyền hạn gắn liền với vị trí Tuy nhiên, kèm theo phải đảm bảo u cầu mà vị trí địi hỏi Trách nhiệm bổn phận phải hồn thành hoạt động phân công Trách nhiệm phải tương ứng với quyền hạn giao Nếu không gây tượng lạm dụng quyền hạn giao để chuộc lợi cá nhân, chuyên quyền độc đoán khơng quan tâm tới hậu việc làm Trái lại, muốn cá nhân có trách nhiệm cao cơng việc phải giao cho họ quyền lực tương ứng để đủ khả hồn thành trách nhiệm Quyền hạn trách nhiệm thể mối quan hệ quyền lực tổ chức, sợi dây gắn kết phận, cá nhân Đó phương tiện, công cụ để nhà quản lý định đạo, phối hợp đơn vị tổ chức Xét theo mối quan hệ trình định, quyền hạn phân chia thành: - Quyền hạn trực tuyến; - Quyền hạn tham mưu; - Quyền hạn chức a, Quyền hạn trực tuyến Quyền hạn trực tuyến quyền hạn cho phép người quản lý định giám sát hoạt động trực tiếp cấp Trong cấu tổ chức phân chia làm nhiều cấp bậc Một cấp tổ hoạt động theo đạo cấp giao nhiệm vụ cho cấp mình, quan hệ trực tuyến tổ chức Như vậy, cấp quản lý trực tuyến trở thành mắt xích dây chuyền quản lý Hoạt động theo đạo cấp trên, có trách nhiệm báo cáo lên cấp Giao quyền, giao việc giám sát cấp b, Quyền hạn tham mưu Tham mưu việc điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích đưa ý kiến tư vấn cho cấp quản lý cao quan hệ trực tuyến, sản phẩm lời khuyên định quản lý QLKT46A Page Báo cáo chuyên đề thực tập Việc thực thi quyền hạn tổ chức cần thiết, người thực người tiếp cận gần gũi với vấn đề cần giải quyết, có kiến thức kinh nghiệm để giải vấn đề Hiện nay, quan hệ quyền lực có pha trộn quyền hạn trực tuyến quyền hạn tham mưu Việc phân định rạch ròi hai mối quan hệ quyền lực ngày trở nên khó khăn theo mức độ phức tạp tổ chức Một vài yếu điểm gặp mối quan hệ là: - Nguy xói mòn quyền hạn trực tuyến, xảy người lãnh đạo không phân biệt tham mưu tư vấn khơng phải định, có ỷ lại vào thuộc cấp khơng có đủ lực để lãnh đạo - Thiếu trách nhiệm tham mưu Xảy phận tham mưu phận thực kế hoạch Họ đưa kế hoạch, khơng dựa thực tế, chí ngầm phá hoại Các phận khác có trách nhiệm thực Và xảy sai sót, phận đổ lỗi cho Vì vậy, để công tác tham mưa đạt hiệu cần phải: - Nhận thức đắn mối quan hệ quyền hạn, đâu trực tuyến đâu tham mưu; - Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu việc sử dụng tham mưu thường xuyên tổ chức - Đảm bảo cho tham mưu có đầy đủ thơng tin; - Đảm bảo tham mưu toàn diện; - Người tham mưu cần có trách nhiệm với vấn đề mà tư vấn Để thấy mối quan hệ quyền hạn trực tuyến quyền hạn tham mưu, ta xét qua mơ hình sau đây: GIÁM ĐỐC TRỢ LÝ GIÁM ĐỐC QLKT46A TP NHÂN SỰ TP SẢN XUẤT TP TÀI CHÍNH Page 10