Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng
Phạm vi hàng bán
Đối với DNTM, hàng hoá được coi là thuộc phạm vi hàng bán được hạch toán vào doanh thu bán hàng phảI đảm bảo các điều kiện nhất định. Theo quy định hiện hành, các điều kiện đó là:
- Hàng hoá phải thông qua mua, bán và thanh toán tiền theo một phương thức thanh toán nhất định Tức là hàng hoá phải được bán ra theo phương thức, hình thức nào: bán buôn qua kho hay vận chuyển thẳng, bán lẻ…và việc thanh toán tiền hàng phải theo một phương thức thanh toán nhất định (thanh toán nhanh hay thanh toán chậm).
- DNTM mất quyền sở hữu về hàng hóa, đã thu được tiền hoặc được người mua chấp nhận thanh toán Thực tế có thể xảy ra các trường hợp:
+ DN mất quyền sở hữu về hàng hóa trước khi nắm giữ quyền sở hữu về tiền tệ thì thời điểm xác định hàng bán là khi khách hàng đã nhận hàng và ký nhận trên hóa đơn bán hàng.
+ DN nắm quyền sở hữu về tiền tệ trước khi mất quyền sở hữu về hàng hóa thì thời điểm xác định hàng bán là khi khách hàng đã nhận hàng.
Theo nguyên tắc quyền sở hữu, doanh nghiệp sẽ mất quyền sở hữu đối với hàng hóa đồng thời nắm quyền sở hữu đối với tiền tệ Do đó, thời điểm xác định hàng hóa được bán là khi khách hàng đã tiếp nhận hàng hóa và thanh toán tiền hàng Quy định này đảm bảo doanh nghiệp sẽ không phải chịu rủi ro mất hàng hóa mà không được thanh toán.
- Hàng hóa bán ra thuộc diện kinh doanh của DN, do DN mua vào hoặc sản xuất, chế biến.
Một số trường hợp sau cũng được coi là hàng bán như:
+ Hàng hóa xuất để đổi lấy hàng hóa khác, còn gọi là hàng đối lưu hay hàng đổi hàng.
+ Hàng hóa xuất để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập cho các thành viên của DN.
+ Hàng hóa xuất để làm quà biếu, tặng.
+ Hàng hóa xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của DN.
+ Hàng hóa hao hụt, tổn thất trong khâu bán mà theo hợp đồng bên mua chịu.
Xác định doanh thu, thời điểm ghi nhận doanh thu
Theo chuẩn mực kế toán số 14 về "Doanh thu và thu nhập khác", doanh thu là giá trị hợp lý của các khoản đã thu, sẽ thu trừ đi chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và giá trị hàng trả lại.
Việc trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ không tạo ra doanh thu khi chúng có bản chất và giá trị tương tự Ngược lại, nếu các mặt hàng trao đổi không tương tự thì giao dịch được coi là phát sinh doanh thu Trong trường hợp này, doanh thu được xác định dựa trên giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền được trả thêm hoặc thu thêm Nếu không xác định được giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ nhận được, doanh thu sẽ được xác định bằng giá trị hợp lý của hàng hóa hoặc dịch vụ được trao đổi sau khi điều chỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền được trả thêm hoặc thu thêm.
Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm điều kiện sau:
- DN đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
- DN không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- DN đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
DN phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua trong từng trường hợp cụ thể.Trường hợp DN vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa thì giao dịch không được coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không được ghi nhận Nếu DN chỉ còn chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa thì việc bán hàng được xác định và doanh thu được ghi nhận.
Ví dụ: DN còn nắm giữ giấy tờ về quyền sở hữu hàng hóa chỉ để đảm bảo sẽ nhận được đủ các khoản thanh toán
Doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi đảm bảo là DN nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch, DN đã thu được tiền hàng hoặc được người mua chấp nhận thanh toán Nếu lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc vào yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong.
Phải xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng nhằm đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí để tạo ra doanh thu đó.
Quản lý nghiệp vụ bán hàng
Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác bán hàng, các DN cần phải thực hiện tốt yêu cầu quản lý bán hàng Nghiệp vụ bán hàng phải được quản lý về cả hai mặt: hàng hóa và tiền tệ.
Việc quản lý nghiệp vụ bán hàng phải bám sát các yêu cầu cơ bản sau:
- Số lượng, chất lượng và giá trị hàng hóa: Phải nắm chính xác số lượng, chất lượng và giá trị của từng loại hàng hóa từ khi nhập vào, tồn kho và xuất bán cho khách hàng nhằm đảm bảo kế hoạch tiêu thụ hàng hóa và uy tín của DN.
- Giá vốn hàng bán trong kỳ: Giá vốn hàng bán là cơ sở để xác định giá bán và tính toán kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 “ Hàng tồn kho” ban hành theo Quyết định 149/2001/ QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, kế toán có thể áp dụng một trong bốn phương pháp sau để tính giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ:
+ Phương pháp tính theo giá đích danh: Hàng hóa xuất bán thuộc lần mua nào thì lấy đơn giá của lần mua đó để xác định giá vốn hàng bán Phương pháp này được áp dụng đối với các DN có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được.
+ Phương pháp bình quân gia quyền: Giá vốn hàng bán được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá trị trung bình có thể được tính sau mỗi lần mua hoặc tính theo thời kỳ kinh doanh. + Phương pháp nhập trước, xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng hóa mua trước thì được xuất bán trước Do đó, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ. + Phương pháp nhập sau, xuất trước: Phương pháp này dựa trên giả định hàng hóa mua sau thì được xuất bán trước Do đó, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng.
Chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp (DN) là các khoản chi tiêu cần thiết để phục vụ cho hoạt động bán hàng, bao gồm thuê nhân sự, quản lý, thuê cửa hàng, chi trả dịch vụ điện nước Những khoản chi này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá bán hàng hóa, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động bán hàng, tiêu thụ hàng hóa và kết quả kinh doanh của DN Do đó, quản lý hiệu quả các khoản chi phí này là điều cần thiết để tối ưu hóa lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của DN.
- Giá bán và doanh thu bán hàng:
Giá bán phải bù đắp chi phí, đảm bảo lợi nhuận và được chấp nhận bởi khách hàng Tuy nhiên, cần linh hoạt trong việc xây dựng giá bán Căn cứ vào chi phí và quan hệ cung cầu trên thị trường, giá bán được định hình sau khi nghiên cứu kỹ nhu cầu thị trường, tránh tình trạng biến động thất thường ảnh hưởng đến uy tín sản phẩm Giá bán đóng vai trò là công cụ tác động vào nhu cầu tiêu dùng, kích thích tăng cầu và thúc đẩy doanh số Trong một số trường hợp, có thể sử dụng giá ưu đãi để tăng tiêu thụ, tránh tình trạng hàng hóa ứ đọng.
Doanh thu bán hàng phải được quản lý cả về doanh thu thực tế tính theo giá bán ghi trên hóa đơn và các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại) trừ khỏi doanh thu thực tế Trên cơ sở đó xác định doanh thu thuần về bán hàng bằng doanh thu thực tế trừ (-) thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trừ (-) các khoản giảm trừ doanh thu Các DNTM cũng cần phải quản lý doanh thu theo từng mặt hàng, từng điểm bán, theo từng hình thức và phương thức bán hàng để cung cấp thông tin chính xác về hoạt động kinh doanh của
- Phương thức thanh toán và thời hạn thanh toán:
Bộ phận quản lý bán hàng phải tùy theo từng khách hàng mà thỏa thuận được phương thức, thời hạn thanh toán hợp lý: Thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua Ngân hàng Việc áp dụng thanh toán nhanh là diều kiện để DN rút ngắn chu kỳ thanh toán, thu hồi được vốn nhanh để trang trải các khoản chi phí và đáp ứng nhu cầu về vốn cho tái sản xuất Muốn vậy bộ phận quản lý bán hàng phải nắm rõ được khách hàng của mình mua hàng thường xuyên hay không thường xuyên, thanh toán sòng phẳng hay không sòng phẳng, trị giá lô hàng bán DN cần phải theo dõi chi tiết công nợ và tình hình thanh toán công nợ phải thu của từng khách hàng đối với DN cả về số tiền và thời hạn thanh toán, có thể đôn đốc khách hàng thanh toán khi đến hạn, nhanh chóng thu hồi vốn, tránh tình trạng DN bị chiếm dụng vốn trong kinh doanh DN nghiệp cũng cần phải trích lập các khoản dự phòng phải thu đối với những khách hàng có khoản nợ khó đòi
- Thuế liên quan đến hàng bán: Bao gồm thuế GTGT, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) Để quản lý tình hình thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách Nhà nước một cách chặt chẽ, phải xác định đúng đắn doanh thu bán hàng trong kỳ làm cơ sở xác định đúng số thuế phải nộp
Công tác bán hàng có ý nghĩa sống còn với sự tồn tại và phát triển của
DN Vì vậy, quản lý nghiệp vụ bán hàng có vị trí cực kỳ quan trọng Thực hiện tốt các yêu cầu trên sẽ đảm bảo DN đạt kết quả cao trong kinh doanh.
Nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong DNTM
Kế toán bán hàng trong DNTM có các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của DN trong kỳ Ngoài kế toán tổng hợp trên các tài khoản kế toán, kế toán bán hàng cần phải theo dõi, ghi chép về số lượng, kết cấu, chủng loại hàng bán, ghi chép doanh thu bán hàng, thuế GTGT đầu ra của từng nhóm, mặt hàng, theo từng cửa hàng, quầy hàng, đơn vị trực thuộc
- Tính toán giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng.
- Kiểm tra tình hình thu tiền bán hàng và quản lý tiền bán hàng Đối với hàng hóa bán chịu cần phải mở sổ sách ghi chép theo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ v.v
Hệ thống cung cấp thông tin quản lý bán hàng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin chi tiết về tình hình sản xuất kinh doanh, góp phần quan trọng trong việc hỗ trợ hoạch định chiến lược, chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả của doanh nghiệp.
- Tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh và kết chuyển chi phí bán hàng cho hàng đã tiêu thụ, làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh.
- Tham mưu cho lãnh đạo các giải pháp thúc đẩy quá trình bán hàng.
Nguyên tắc hạch toán kế toán bán hàng
Tổ chức công tác kế toán bán hàng là một bộ phận của công tác kế toán nói chung, do đó nó cũng phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán cơ bản của Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 01 “ Chuẩn mực chung”, ban hành theo Quyết định 165/2002/ QĐ-BTC ngày 31/12/2002 của Bộ trưởng Bộ tài chính:
- Thứ nhất, nguyên tắc cơ sở dồn tích:
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh của DN liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền.
Khi xuất bán hàng hoá cho khách hàng, kế toán phải ghi chép vào chứng từ (phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT) một cách khách quan theo đúng thực tiễn đã diễn ra, hàng hoá bán ra thoả mãn điều kiện ghi nhận doanh thu thì kế toán ghi sổ ghi nhận doanh thu hàng tiêu thụ mà không căn cứ vào thời điểm thực tế thu tiền
- Thứ hai, nguyên tắc DN hoạt động liên tục:
Việc ghi chép kế toán được đặt trên giả thuyết DN sẽ tiếp tục hoạt động vô thời hạn hoặc ít nhất không bị giải thể trong tương lai gần, nghĩa là DN không có ý định cũng như không buộc phải ngừng hoạt động hoặc phải thu hẹp đáng kể qui mô hoạt động của mình.
- Thứ ba, nguyên tắc giá gốc:
Tài sản được ghi nhận theo giá gốc, gồm giá mua và chi phí liên quan Giá gốc được xác định bằng số tiền hoặc tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc giá trị hợp lý của tài sản khi ghi nhận Giá gốc không được thay đổi, trừ trường hợp có quy định khác trong chuẩn mực kế toán.
- Thứ tư, nguyên tắc phù hợp:
Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải phù hợp với nhau Khi ghi nhận một khoản doanh thu thì phải ghi nhận một khoản chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí tương ứng với doanh thu gồm chi phí của kỳ tạo ra doanh thu và chi phí của các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ đó.
- Thứ năm, nguyên tắc nhất quán:
Các chính sách kế toán (hình thức kế toán, phương pháp hạch toán hàng tồn kho, phương pháp tính thuế GTGT) DN đã chọn phải áp dụng thống nhất ít nhất trong một kỳ kế toán năm.
- Thứ sáu, nguyên tắc thận trọng:
Thận trọng là việc xem xét, cân nhắc, phán đoán cần thiết để lập các ước tính kế toán trong các điều kiện không chắc chắn.
Nguyên tắc thận trọng đòi hỏi DN phải lập dự phòng nhưng không lập quá lớn; doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế, còn chi phí phải được ghi nhận khi có bằng chứng về khả năng phát sinh chi phí.
- Thứ bảy, nguyên tắc trọng yếu:
Thông tin chỉ được coi là trọng yếu khi sự thiếu hụt hoặc không chính xác của thông tin đó có thể làm sai lệch đáng kể Báo cáo tài chính, qua đó ảnh hưởng đến quyết định kinh tế của người sử dụng Báo cáo tài chính.
Kế toán bán hàng không chỉ tuân theo những nguyên tắc kế toán chung mà còn phải đáp ứng các nguyên tắc riêng biệt theo Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 14 "Doanh thu và thu nhập khác" và chế độ Kế toán Doanh nghiệp hiện hành.
- Việc xác định và ghi nhận doanh thu phải tuân thủ theo các quy định trong Chuẩn mực Kế toán số 14 “Doanh thu và thu nhập khác”.
- Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải theo nguyên tắc phù hợp.
Khi hàng hóa, dịch vụ được trao đổi với nhau, không có tiền hoặc tài sản khác được chuyển giao và giá trị của các mặt hàng trao đổi tương đương, thì giao dịch đó không được coi là bán hàng tạo doanh thu Do đó, không có doanh thu được ghi nhận cho giao dịch này.
- Doanh thu phải được theo dõi riêng theo từng loại hình kinh doanh (sản xuất, thương mại, dịch vụ, tài chính) Trong từng loại doanh thu lại được chi tiết theo từng loại sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, hoạt động tài chính nhằm phục vụ cho yêu cầu quản lý hoạt động kinh doanh và lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của DN.
- Các khoản giảm trừ doanh thu (chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại) phát sinh trong kỳ phải được hạch toán riêng biệt, được tính trừ vào doanh thu ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu thuần.
- Cuối kỳ kế toán, toàn bộ doanh thu thuần thực hiện trong kỳ kế toán được kết chuyển vào tài khoản 911 “xác định kết quả kinh doanh”.
Phương pháp kế toán bán hàng trong các DNTM theo Chế độ Kế toán
Các doanh nghiệp có thể sử dụng một trong hai phương pháp kế toán sau:
- Phương pháp kê khai thường xuyên: Theo phương pháp này, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được theo dõi, ghi chép thường xuyên.
- Phương pháp kiểm kê định kỳ: Theo phương pháp này, trong kỳ, kế toán chỉ theo dõi, ghi chép hàng hóa nhập vào Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kê hàng hoá, kế toán xác định hàng tồn kho cuối kỳ và trị giá hàng xuất kho trong kỳ. a) Chứng từ kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ kế toán:
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị đều phải được phản ánh vào chứng từ kế toán Việc lập, ghi chép, quản lý chứng từ phải tuân thủ theo đúng quy định của Luật Kế toán và Chế độ chứng từ kế toán hiện hành.
Kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng hai hệ thống chứng từ sau:
- Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc, bao gồm:
Chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định 15/ 2006/ QĐ- BTC gồm:
+ Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT): Dùng để xác định số tiền thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, sổ các khoản thu liên quan. Phiếu thu do kế toán lập thành ba liên (đặt giấy than viết một lần) Một liên thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu nơi lập phiếu Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán Nếu là thu ngoại tệ, kế toán phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ.
Chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác:
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 PXK - 3LL):Dùng để theo dõi số lượng hàng hóa di chuyển từ kho này đến kho khác trong nội bộ đơn vị hoặc đến các đơn vị nhận hàng ký gửi, hàng đại lý là căn cứ để thủ kho ghi vào Thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường Phiếu này do phòng cung ứng lập thành ba liên, liên 1 và liên 2 chuyển cho thủ kho xuất để ghi Thẻ kho và chuyển liên 1 cho phòng kế toán,liên 3 giao cho bên nhận hàng.
+ Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (Mẫu số 04 HDL - 3LL): Dùng để theo dõi số lượng hàng xuất kho gửi bán, làm chứng từ vận chuyển trên đường.
Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01 GTKT - 3LL) được sử dụng bởi các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thường áp dụng cho các giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ với số lượng lớn Hóa đơn này do đơn vị bán hàng lập ra khi thực hiện giao dịch Mỗi hóa đơn chỉ được lập cho một giao dịch cụ thể và sử dụng chung một loại thuế suất Trên hóa đơn cần ghi rõ thông tin của đơn vị bán hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế), thông tin của đơn vị mua hàng, hình thức thanh toán, số thứ tự hóa đơn, tên các mặt hàng giao dịch, đơn giá, thuế GTGT, thành tiền cho từng mặt hàng Hóa đơn GTGT thường được tạo thành 3 liên để phục vụ cho mục đích lưu trữ và kiểm soát.
Khi viết hóa đơn phải đặt giấy than viết một lần in sang các liên có nội dung như nhau Hóa đơn nào viết sai thì phải gạch chéo toàn bộ tờ hóa đơn đó và không được xé bỏ tờ hóa đơn đó đi.
+ Hóa đơn bán hàng (Mẫu số 02 GTTT - 3LL): Là hóa đơn sử dụng cho các DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Hóa đơn này cũng được lập thành ba liên như Hóa đơn GTGT.
+ Hóa đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền) Mẫu số 07 - MTT
- Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn: Bao gồm các chứng từ kế toán ban hành theo Quyết định 15/ 2006/ QĐ- BTC:
+ Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT): Dùng để theo dõi lượng hàng hóa xuất kho cho các đơn vị khác hoặc cho các bộ phận sử dụng trong đơn vị, làm căn cứ để hạch toán chi phí kinh doanh Phiếu xuất kho được lập thành ba liên:
Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào Thẻ kho và sau đó chuyển về phòng kế toán Liên 3: Giao cho người nhận hàng hóa
+ Bảng thanh toán hàng đại lý ký gửi (Mẫu số 01 - BH): Phản ánh tình hình thanh toán đại lý (ký gửi) giữa đơn vị có hàng và đơn vị nhận bán hàng Là chứng từ để đơn vị có hàng và đơn vị nhận đại lý, ký gửi thanh toán tiền và ghi sổ kế toán
+ Thẻ quầy (Mẫu số 02 BH): Theo dõi số lượng và giá trị hàng hoá trongquá trình nhận và bán tại quầy hàng, giúp cho người bán hàng thường xuyên nắm được tình hình nhập, xuất, tồn tại quầy Là căn cứ để kiểm tra, quản lý hàng hoá và nhập bảng kê bán hàng từng ngày (kỳ).
+ Biên bản kiểm nghiệm (Vật tư, sản phẩm, hàng hóa) Mẫu số 03 VT: Xác định số lượng, qui cách, chất lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá trước khi nhập kho, làm căn cứ để quy trách nhiệm trong thanh toán và bảo quản.
+ Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số 05 VT):
Xác định số lượng, chất lượng và giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá có ở kho tại thời điểm kiểm kê, làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tư, sản phẩm, hàng hoá thừa, thiếu và ghi vào sổ kế toán.
Tùy theo từng phương thức, hình thức bán hàng mà kế toán sử dụng các chứng từ cho phù hợp.
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán:
Trình tự, thời gian luân chuyển chứng từ kế toán được kế toán trưởng quy định Tất cả chứng từ gốc tập trung tại bộ phận kế toán Trước khi ghi sổ, các chứng từ đều được kiểm tra độ chính xác Chỉ những chứng từ hợp lệ sau khi kiểm tra xác minh mới được sử dụng để ghi sổ kế toán.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước:
+ Lập chứng từ kế toán và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ
+ Kiểm tra chứng từ kế toán
+ Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. b) Tài khoản kế toán :
Kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng các tài khoản kế toán chủ yếu sau:
Tài khoản 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của DN trong một kỳ kế toán.
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 511 như sau:
Thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu phải được xác định dựa trên doanh thu bán hàng của hàng hóa và dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng Các khoản doanh thu này phải được xác định là đã bán trong kỳ kế toán.
- Số thuế GTGT phải nộp của DN nộp thuế GTGT tính theo phương pháp trực tiếp.
- Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ.
- Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.
- Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của DN thực hiện trong kỳ kế toán.
Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ
Tài khoản 511 có 5 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 5111- Doanh thu bán hàng hóa: Tài khoản này chủ yếu dùng trong các DN kinh doanh hàng hóa.
- Tài khoản 5112- Doanh thu bán các thành phẩm: Tài khoản này chủ yếu dùng trong các DN sản xuất vật chất như: công nghiệp, nông nghiệp
- Tài khoản 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ: Tài khoản này chủ yếu dùng trong các DN kinh doanh dịch vụ như: giao thông vận tải, bưu điện
TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI
Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán bán hàng tại Công ty CP Hệ Thống Thông Tin Thiết Bị FOMAN
2.1.1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty CP Hệ Thống Thông Tin Thiết Bị FOMAN a) Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CP Hệ Thống Thông Tin Thiết Bị FOMAN
CP Hệ Thống Thông Tin Thiết Bị FOMAN là Công ty CP.
Ngành nghề kinh doanh chính của Công ty là công ty thiết kếWebsite ,viết phần mềm quản lí chuyên dùng ,dịch vụ webhosting ,tối ưu
SEO ,quảng cáo trên Google ,đăng kí tên miền ,quản trị web nâng cấp Web. Công ty hoạt động hợp pháp theo pháp luật Việt Nam, đã có giấy phép kinh doanh do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.
Công ty CP Hệ Thống Thông Tin Thiết Bị FOMAN được thành lập từ ngày 10 tháng 10 năm 2009
Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0102001606 do Sở Kế
Hoạch và Đầu Tư Hà Nội cấp này 10 tháng 10 năm 2009
Tên giao dịch : FOMAN.,JSC
Trụ sở :038/175 Xuân Thủy - Cầu Giấy - Hà Nội Điện thọai : 046.6845.748
Email :contact@foman.vn b) Chức năng, nhiệm vụ của công ty CP Hệ Thống Thông Tin Thiết Bị FOMAN
Foman ,jsc là doanh nhgiệp họat động trong lĩnh vực quảng cáo trực tuyến, ứng dụng công nghệ ,phát triển phần mềm , xây dựng, phát triển Website ,cung cấp các dịch vụ truyền thông
Foman ,jsc tập trung vào xây dựng ,phát triển công nghệ và ứng dụng phần mềm phục vụ công việc quản lý kinh doanh,quảng bá thương hiệu cho các tổ chức,doanh nghiệp trong và ngoài nước.
Foman , jsc triển khaivà đưa ra các ứng dụng CNTT,các kĩ năng công cụ truyền thông mới để phát huy tối đa hiệu quả các ứng dụng phần mềm đó vào trong công tác tổ chức của doanh nghiệp
Foman , jsc chú trọng tập trung xây dựng các dịch vụ truyền thông trọn gói,mang tính chuyên nghiệp và ứng dụng kết quả cao trong việc quảng bá hình ảnh và phát triển thương hiệu trên hệ thống truyền thông.
Mục tiêu làm việc của chúng tôi là : Tiết kiệm chi phí và thời gian cho khách hàng mang lại lợi ích trên sự mong đợi cho quý vị Sự hai flòn gcủa khách hàng chính là động lực cho chúng tôi phát triển , niềm tin và mối quan hệ lâu dài giữa FOMAN.,jsc với khách hàng là phương trâm để tập thể nhân viên công ty sáng tạo.
FOMAN., jsc ra đời với sứ mệnh "HỢP TÁC ĐỂ THÀNH CÔNG" Mỗi sản phẩm của công ty là sự kết tinh giữa kinh nghiệm và sáng tạo của đội ngũ kỹ sư chuyên nghiệp cùng công nghệ tiên tiến nhất FOMAN.,jsc mong muốn trở thành điểm đến uy tín của khách hàng trong tương lai.
Tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất của công ty CP Hệ Thống Thông Tin Thiết Bị FOMAN :
+ Tổ chức bộ máy quản lí : công ty CP Hệ Thống Thông Tin Thiết Bị FOMAN được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng Đây là loại hình cấu trúc tổ chức mang tính tập trung cao, mọi thông tin đều được tập trung về cho Giám đốc và mọi quyết định đều được phát ra từ đó Mô hình tổ chức bộ máy quản lý này có ưu điểm gọn nhẹ, nhanh, linh hoạt, chi phí quản lý thấp, việc kiểm soát và điều chỉnh các bộ phận, hoạt động bên trong Công ty được dễ dàng nhưng có thể làm cho bộ máy quản lý của Công ty rơi vào tình trạng “quá tảI” Tuy nhiên với DN có quy mô nhỏ thì mô hình quản lý này là thích hợp
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP Hệ Thống Thông Tin Thiết BịFOMAN
* Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
+Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty CP Hệ Thống Thông Tin Thiết Bị FOMAN.hội cổ đông có quyền và nhiệm vụ thông qua định hướng phát triển, quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh; quyết định sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ của Công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; và quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty và các quyền, nhiệm vụ khác theo quy định của Điều lệ Công ty.
Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao nhất của công ty CP Hệ Thống Thông Tin Thiết Bị FOMAN do ĐHĐCĐ bầu ra gồm 01 (một) Chủ tịch Hội đồng quản trị và 04 (bốn) thành viên với nhiệm kỳ là 5 (năm) năm Thành viên Hội đồng quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Tổng số thành viên Hội đồng quản trị độc lập không điều hành phải chiếm ít Đại hội cổ đông
Hội đồng quản trị Ban kiểm soát
Phòng kĩ thuật Phòng kinh doanh nhất một phần ba tổng số thành viên Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ HĐQT có trách nhiệm giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong Công ty Quyền và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị do Pháp luật, Điều lệ Công ty và Nghị quyết ĐHĐCĐ quy định.
Ban kiểm soát của công ty CP Hệ Thống Thông Tin Thiết Bị FOMAN (bốn) thành viên do Đại hội đồng cổ đông bầu ra Nhiệm kỳ của Ban kiểm soát là 05 (năm) năm; thành viên Ban kiểm soát có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập BCTC nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông Ban kiểm soát hoạt động độc lập với HĐQT và Ban Giám đốc.
Ban Giám đốc của Công ty bao gồm 03 (ba người): 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc Giám đốc điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Các Phó Giám đốc giúp việc Giám đốc trong từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nội dung công việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc được Giám đốc ủy quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty.
Là một đơn vị trực thuộc Công ty, có chức năng tham mưu cho Giám đốc nghiên cứu để đưa ra các sản phẩm mới Đồng thời Chịu trách nhiệm trước Giám đốc và kết quả hoạt động các lĩnh vực công tác đó
Phòng kỹ thuật chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Giám đốc kỹ thuật
Sự cần thiết của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng
Nghiệp vụ bán hàng giữ vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của DN Để có thể đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn, nâng cao hiệu quả vốn đầu tư thì những thông tin về doanh thu bán hàng, chi phí bán hàng v.v… là vô cùng cần thiết Những thông tin này có được từ công tác kế toán bán hàng của DN
Kế toán nghiệp vụ bán hàng trong DN sẽ theo dõi số lượng hàng hóa nhập vào, xuất bán, tồn cuối kỳ theo từng mặt hàng, theo dõi doanh thu hàng bán, chi phí mà DN đã bỏ ra, theo dõi tình hình công nợ và thanh toán công nợ của DN v.v… Tất cả những thông tin này được kế toán ghi vào sổ hoặc nhập vào máy, phân tích, tổng hợp chúng thành những thông tin hữu ích cho việc quản lý. Thông qua Bảng tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn hàng hoá mà kế toán cung cấp, nhà quản lý biết chính xác số lượng từng mặt hàng tiêu thụ trong kỳ và tồn kho cuối kỳ; từ đó đưa ra quyết định mặt hàng và số lượng từng mặt hàng cần nhập kỳ tới nhằm đảm bảo luôn có đủ hàng để bán ra, giúp quá trình tiêu thụ hàng hoá diễn ra liên tục, nâng cao uy tín của DN với khách hàng Doanh thu của từng mặt hàng bán ra được kế toán tổng hợp trên Bảng tổng hợp doanh thu, qua số liệu trên Bảng tổng hợp doanh thu nhà quản lý biết được doanh thu của từng mặt hàng và qua đó biết được mặt hàng nào tiêu thụ tốt, đem lại phần lớn thu nhập cho DN, mặt hàng nào tiêu thụ chậm để đưa ra chính sách phù hợp, thúc đẩy tiêu thụ hàng hoá;… Nói tóm lại nhà quản lý cần phải có được những thông tin về kế toán nghiệp vụ bán hàng một cách chính xác, trung thực, phản ánh đúng tình của DN trên thương trường.
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng, cần liên tục hoàn thiện công tác này cho phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế, đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Cùng với sự vận động không ngừng của nền kinh tế, Nhà nước ta cũng đã từng bước cải cách và hoàn thiện hệ thống Kế toán Việt Nam Mới đây, ngày 4 tháng 10 năm 2011 BTC đã ban hành TT 138 sửa đổi bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa ban hành theo QĐ 48/2006 –BTC ngày 14/8/2006 của
Hoàn thiện kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng bao gồm hoàn thiện về chứng từ kế toán, tài khoản sử dụng, hệ thống sổ kế toán…, giúp giảm khối lượng ghi chép của kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán mà vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin kinh tế cần thiết cho nhà quản lý DN và các đối tượng sử dụng thông tin khác (Cơ quan quản lý Nhà nước, bạn hàng của DN).
Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng
Thông tin của kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng giữ vai trò quan trọng không chỉ đối với nhà quản lý DN mà còn đối với các đối tượng ngoài DN Để có được thông tin kế toán chính xác, kịp thời, phục vụ hữu ích cho quản lý, Nhà nước ta đã từng bước ban hành các chính sách, chế độ kế toán cho phù hợp với tình hình kinh doanh hiện nay, đồng thời bản thân các DN cũng luôn phải tìm các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán của đơn vị mình. Tuy nhiên các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng đưa ra phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Các giải pháp về chứng từ, tài khoản, sổ kế toán cần phù hợp với chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ Đối với doanh nghiệp lớn, các giải pháp phải tuân thủ chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 15/2006 (thay thế Quyết định 1141).
Mặt khác, các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng còn phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, bộ máy kế toán và trình độ nhân viên kế toán của Công ty vì mỗi DN có sự khác nhau về mặt hàng kinh doanh, tổ chức bộ máy kế toán…
Do đó các giải pháp đưa ra phải đáp ứng được yêu cầu phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng vào thực tiễn.
Giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng phải đảm bảo yêu cầu thống nhất giữa bộ phận kế toán Công ty với đơn vị kế toán cơ sở về: phương pháp đánh giá hàng tồn kho, trích khấu hao tài sản cố định, thống nhất về việc sử dụng tài khoản, về nội dung, tên gọi, mẫu sổ… Đảm bảo được yêu cầu này thì công tác tổng hợp số liệu kế toán của DN được dễ dàng, giúp quản lý DN cũng như cơ quan Nhà nước đánh giá được chính xác tình hình, kết quả kinh doanh cũng như xu hướng phát triển của DN.
Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả:
Các giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng phải đáp ứng được yêu cầu tiết kiệm về thời gian, về chi phí Phải làm sao để các giải pháp đó khi thực hiện sẽ giúp cho khối lượng công việc của kế toán được giảm nhẹ, không đòi hỏi chi phí quá lớn mà đem lại hiệu quả cao, đáp ứng được yêu cầu quản lý DN.
Để đảm bảo hiệu quả quản trị theo nguyên tắc đồng bộ, doanh nghiệp cần kết hợp kế toán tài chính và kế toán quản trị Theo đó, mỗi bộ phận kế toán tài chính sẽ kiêm nhiệm thêm vai trò hành kế toán quản trị Kế toán tài chính cung cấp thông tin về quá khứ cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp thông qua hệ thống báo cáo tài chính Trong khi đó, kế toán quản trị lại tập trung cung cấp thông tin hỗ trợ quyết định kinh doanh hiệu quả cho nhà quản lý doanh nghiệp.
Yêu cầu chính xác và kịp thời:
Để đưa ra quyết định kinh doanh chính xác, quản lý doanh nghiệp cần được cung cấp thông tin kịp thời và chính xác Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, những doanh nghiệp nắm bắt được cơ hội kinh doanh và lựa chọn đúng phương án sẽ chiếm lợi thế lớn Do đó, giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng là tối ưu hóa quy trình tính toán, đảm bảo độ chính xác và tính thời gian để hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định hiệu quả.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng
Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần hệ thống thông tin thiết bị Foman , tìm hiểu công tác kế toán của Công ty kết hợp với việc nghiên cứu Chế độ kế toán DN em nhận thấy rằng công tác kế toán nói chung và kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng bên cạnh những ưu điểm đạt được vẫn còn những vấn đề còn tồn tại Chính những tồn tại này trong kế toán nghiệp vụ bán hàng đã có ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác kế toán bán hàngatrong doanh nghiệp Với mong muốn khắc phục những hạn chế và hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty cổ phần hệ thống thông tin thiết bị Foman , em xin mạnh dạn đưa ra một số giải pháp sau:
- Thứ nhất, về việc ghi chép chứng từ kế toán:
Công ty nên đăng ký với cơ quan thuế về việc sử dụng máy in để in nội dung hoá đơn GTGT thay cho việc ghi bằng tay Làm như thế sẽ tiết kiệm được thời gian và tránh được những sai sót thường gặp khi ghi bằng tay như về mã số thuế của khách hàng hay về số tiền trên hoá đơn, góp phần tăng hiệu quả công tác kế toán.
- Thứ hai, về chứng từ kế toán và kiểm tra chứng từ kế toán:
Công ty không được ghi hàng khuyến mại, chiết khấu thương mại ngay trên Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT mà cần phải mở chứng từ theo dõi riêng.
Phiếu xuất kho hàng hóa gồm 3 liên do phòng kinh doanh lập Các liên được luân chuyển tương tự như mẫu phiếu xuất kho của Bộ Tài chính Khi xuất kho hàng khuyến mại, giá đơn ghi trên phiếu xuất kho chính là giá bán của hàng hóa chưa bao gồm thuế GTGT.
Công ty nên theo dõi khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng vào chứng từ riêng Khoản này phải được theo dõi riêng cho từng khách hàng, cho từng loại hàng bán ra theo quy định của Chế độ kế toán hiện hành.
Em xin đưa ra mẫu chứng từ sau để theo dõi chiết khấu thương mại phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá.
Mỗi loại hàng hoá bán ra được ghi vào một dòng trên hoá đơn Hoá đơn này cũng được lập thành 3 liên như hoá đơn GTGT.
Công ty cần phải chú ý kiểm tra kỹ nội dung ghi trên Phiếu xuất kho với đơn đặt hàng, nội dung Hoá đơn GTGT trước khi giao cho khách hàng Đồng thời phải kiểm soát chặt chẽ hơn nữa tính hợp lý, hợp pháp, nội dung của các chứng từ ban đầu góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán của đơn vị.
- Thứ ba:Về giá vốn do đặc điểm của nghành ,sản phẩm dịch vụ nên việc các định giá vốn có gặp khó khăn.
+ Tài khoản 642: Chi phí quản lý kinh doanh cũng là yếu tố xác định kết quả kinh doanh của DN Việc tính toán chính xác chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ là một trong những yêu cầu quan trọng để tính toán chính xác kết quả hoạt động kinh doanh Vì vậy Công ty nên mở tài khoản cấp 2 để theo dõi chi tiết cho từng khoản chi phí như sau:
TK 6421: Chi phí bán hàng
TK 6422: Chi phí quản lý DN
Việc theo dõi chi tiết từng khoản chi phí này giúp DN nắm bắt được khoản chi nào lớn hơn và khoản chi đó có hợp lý hay không, tìm hiểu nguyên nhân để từ đó có thể đưa ra giải pháp nhằm sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả chi phí quản lý DN. nhằm xác định được giá trị thực của khoản tiền vốn nằm trong khâu thanh toán khi lập báo cáo tài chính cuối niên độ kế toán, doanh nghiệp nên trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi và tính trước vào chi phí sản xuất kinh doanh năm báo cáo.
Khi lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, DN phải thực hiện theo đúng chế độ kế toán DN hiện hành.
Công ty nên mở tài khoản 159 để phản ánh tình hình trích lập, sử dụng và hoàn nhập các khoản dự phòng Tài khoản 159 nên mở chi tiết như sau:
TK 1592: Dự phòng phải thu khó đòi
TK 1593: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 159 như sau:
- Khoản nợ phải thu khó đòi xử lý xoá sổ được bù đắp bằng dự phòng nợ phải thu khó đòi.
- Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập cuối năm trước ghi giảm chi phí kinh doanh (bằng chênh lệch giữa số phải trích lập năm nay thấp hơn số đã trích lập năm trước).
- Số dự phòng nợ phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí quản lý kinh doanh (tính lần đầu hoặc bằng chênh lệch giữa số phải trích lập năm nay cao hơn số đã trích lập năm trước).
- Các khoản dự phòng hiện có cuối kỳ.
Các khoản nợ khó đòi cần được theo dõi chi tiết theo từng khoản nợ, tên và địa chỉ của từng con nợ, nội dung công nợ và các chứng từ gốc kèm theo.
- Trình tự hạch toán, trích lập và hoàn nhập các khoản nợ phải thu khó đòi như sau:
Nợ TK642 Số trích lập dự phòng nợ phải thu
Có TK159(1592) khó đòi cho năm tới
+ Trong niên độ kế toán năm N+1 nếu khoản phải thu khó đòi thực sự bị mất kế toán tiến hành xoá sổ khoản phải thu khó đòi
Nợ TK159(1592): Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã trích lập DF)
Nợ TK642: Chi phí quản lý kinh doanh (nếu chưa trích lập DF)
Có TK131: Phải thu của khách hàng
Có TK138: Phải thu khác Đồng thời ghi Nợ TK004: Nợ khó đòi đã xử lý
+ Cuối niên độ kế toán năm N+1, xác định mức cần trích lập dự phòng nợ phải thu cho năm N+2
* Nếu số cần trích lập năm N+2 lớn hơn số trích lập ở cuối niên độ N+1 chưa sử dụng hết thì tiến hành trích lập bổ sung số chênh lệch lớn hơn:
Nợ TK642 Số trích lập bổ sung
* Nếu số cần trích lập năm N+2 nhỏ hơn số trích lập ở cuối niên độ N+1 chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh:
Nợ TK159(1592) Số hoàn nhập dự phòng
+ Các khoản phải thu khó đòi sau khi xử lý xoá sổ, nếu sau đó lại thu hồi được nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được, ghi:
Nợ TK111,112: Số tiền thu được
Có TK711: Thu nhập khác Đồng thời ghi Có TK004: Nợ khó đòi đã xử lý
- Thứ năm, về chiết khấu thanh toán:
Để khuyến khích khách hàng thanh toán trước hạn, doanh nghiệp nên áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán Việc này liên quan đến việc hạch toán tại tài khoản 635 "Chi phí tài chính" Khi phát sinh chiết khấu thanh toán, kế toán viên cần lập chứng từ theo dõi khoản chiết khấu cho từng khách hàng.
- Thứ sáu , giải pháp về kế toán quản trị:
Điều kiện thực hiện và hiệu quả
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về kế toán nghiệp vụ bán hàng và tìm hiểu thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng nói riêng tại công ty cổ phần hệ thống thông tin thiết bị Foman , em đã mạnh dạn đưa ra một số giải pháp không nằm ngoài mục đích là hoàn thiện hơn nữa kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty Tuy nhiên, để có thể thực hiện các giải pháp trên một cách có hiệu quả, Công ty phải quan tâm đến các điều kiện sau:
* Cán bộ kế toán phải thực sự nỗ lực để hoàn thành tốt phần việc của mình, phải thường xuyên cập nhật chế độ kế toán, kiểm toán, các chính sách mới ban hành của Nhà nước, các văn bản luật: Luật DN, luật kế toán… kịp thời nắm
* Ban lãnh đạo Công ty cần có sự chỉ đạo, giám sát chặt chẽ đối với quá trình kinh doanh nói chung và công tác kế toán nói riêng.
* Cần phải tổ chức bộ phận nhân sự cho hợp lý, phù hợp với trình độ nghiệp vụ của nhân viên nhằm nâng cao hiệu quả công tác kế toán và nâng cao trình độ chuyên môn của các nhân viên.
* Công ty cần phải chú ý tạo môi trường làm việc thuận lợi cho bộ phận kế toán: mua sắm trang thiết bị mới theo kịp với sự phát triển của công nghệ thông tin, tránh tình trạng bị lạc hậu nhằm đảm bảo cho việc luân chuyển, xử lý thông tin nhanh chóng.
* Các bộ phận, phòng ban trong Công ty cũng phải cố gắng hoàn thành tốt chức năng, nhiệm vụ của mình Điều đó sẽ góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán của Công ty.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng đã nêu ở trên đều có khả năng thực hiện trong công tác kế toán tại Nó được nêu ra dựa trên sự phù hợp với chính sách và chế độ kế toán quốc gia, tình hình thực tế tại Công ty, đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh doanh là quản lý theo từng nhóm hàng, mặt hàng kinh doanh, theo từng kho hàng, đảm bảo thông tin của kế toán đầy đủ, chính xác và kịp thời.
Nhân sự kế toán có trình độ, kinh nghiệm cùng sự phân công công việc rõ ràng Các bộ phận trong Công ty phối hợp chặt chẽ với nhau Các yếu tố này tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai các giải pháp cải tiến công tác kế toán Khi các giải pháp được thực hiện hiệu quả, công tác kế toán sẽ được cải thiện đáng kể.
