LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP
Những vấn đề chung về kế toán trong doanh nghiệp kinh doanh xuất – nhập khẩu
1.1 Khái niệm và đặc điểm hoạt động kinh doanh xuất – nhập khẩu:
Hoạt động kinh doanh XNK hàng hóa là hoạt động mua, bán hàng hóa của thương nhân Việt Nam với thương nhân nước ngoài theo các hợp đồng mua bán hàng hóa, được thực hiện dưới hình thức xuất khẩu; nhập khẩu; tạm nhập, tái xuất, tái nhập và chuyển khẩu hàng hóa.
Nhập khẩu hàng hóa là việc hàng hóa được đưa vào lãnh thổ Việt Nam từ nước ngoài, hoặc từ khu vực đặc biệt nằm trên lãnh thổ Việt Nam được coi là khu vực Hải quản riêng theo quy định của Pháp luật.
Hoạt động kinh doanh xuất – nhập khẩu có các đặc điểm chủ yếu sau:
Về thời gian luân chuyển hàng hóa XNK:
Thời gian luân chuyển hàng hóa XNK thường dài hơn so với thời gian luân chuyển hàng hóa nội địa, do phải thực hiện 2 giai đoạn mua hàng và 2 giai đoạn bán hàng Đối với hoạt động nhập khẩu là mua hàng hóa của nước ngoài và bán cho thị trường nội địa.
Về hàng hóa kinh doanh XNK:
Hàng hóa trong kinh doanh XNK bao gồm nhiều loại, trong đó các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là những mặt hàng mà trong nước không có, chưa sản xuất được hoặc chưa đáp ứng được nhu cầu cả về số lượng, chất lượng,thị hiếu (máy móc, thiết bị Hàng không; hàng tư liệu sản xuất;….); còn xuất khẩu chủ yếu những mặt hàng thuộc thế mạnh trong nước (lúa, gạo, cà phế,mây tre đan,…).
Về thời điểm giao, nhận hàng và thời điểm thanh toán:
Thời điểm giao nhận hàng XNK và thời điểm thanh toán tiền hàng thường không trùng nhau, mà có khoảng cách dài.
Về phương thức thanh toán:
Hiện nay, các doanh nghiệp Việt Nam chủ yếu sử dụng phương thức chuyển tiền (TTR) trong thanh toán quốc tế, ngoài ra còn một số phương thức khác như: thư tín dụng (L/C), mở tài khoản (Open account), nhờ thu (Collection of payment),……
Về tập quán, pháp luật:
Hoạt động kinh doanh XNK được thực hiện giữa hai quốc gia khác nhau, với hệ thống Luật pháp, tập quán khác nhau Do vậy, các doanh nghiệp XNK phải áp dụng điều ước quốc tế, Pháp luật nước ngoài và tập quán thương mại quốc tế Các bên trong giao dịch thương mại có yếu tố nước ngoài được thỏa thuận áp dụng Pháp luật nước ngoài, tập quán thương mại quốc tế nếu Pháp luật nước ngoài, tập quán thương mại quốc tế đó không trái với các nguyên tắc cơ bản của Pháp luật Việt Nam.
1.2 Các phương thức thanh toán quốc tế chủ yếu trong hoạt động ngoại thương:
Phương thức thanh toán quốc tế là toàn bộ quá trình, cách thức nhận trả tiền hàng trong giao dịch, mua bán ngoại thương giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu Mỗi phương thức thanh toán đều có những ưu điểm và nhược điểm, thể hiện thành mâu thuẫn quyền lợi giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu Vì vậy, việc chọn phương thức thanh toán thích hợp phải được hai bên bàn bạc thống nhất, ghi vào Hợp đồng mua bán ngoại thương.Mỗi phương thức thanh toán là một phương pháp bảo đảm thanh toán; việc chuyển giao “tiền thật sự” hay ‘chi trả” giữa người mua và người bán được thực hiện bởi các phương thức đó Các phương thức thanh toán quốc tế chủ yếu trong hoạt động ngoại thương bao gồm:
Ngân hàng chuyển tiền Ngân hàng đại lý
Người chuyển tiền Người hưởng lợi
1.2.1 Phương thức chuyển tiền (Remittance): Đây là phương thức thanh toán đơn giản nhất, trong đó: khách hàng (người trả tiền) yêu cầu ngân hàng của mình chuyển một số tiền nhất định cho một người khác (người hưởng lợi) ở một địa điểm nhất định bằng phương tiện chuyển tiền do khách hàng yêu cầu
Trong quan hệ mua bán, thanh toán quốc tế, phương thức chuyển tiền chỉ được chọn làm phương tiện thanh toán đối với các nhà kinh doanh XNK, cung ứng dịch vụ có quan hệ thân thiết, tin cậy lẫn nhau, nếu bên mua cố tình dây dưa, kéo dài việc ra lệnh thanh toán, trong khi phương thức chuyển tiền, đặc biệt là điện chuyển tiền là phương thức nhanh nhất hiện nay.
Có 2 hình thức chuyển tiền: thư chuyển tiền (MTR: Mail Transfer Remittance) và điện chuyển tiền (TTR: Telegraphic Transfer Remittance)
Sơ đồ 1: Trình tự thanh toán theo phương thức chuyển tiền
1.2.2 Phương thức mở tài khoản (Open account):
Theo phương thức mở tài khoản, người bán mở một tài khoản để ghi nợ cho người mua sau khi người bán đã hoàn thành giao hàng hay dịch vụ Định kỳ (tháng, quý, nửa năm,….), người mua trả tiền cho người bán.
Phương thức này thường áp dụng cho thanh toán nội địa, khi hai bên mua, bán có sự tin cậy lẫn nhau hoặc sử dụng cho phương thức mua, bán hàng đổi hàng thường xuyên trong một thời ký nhất định, hoặc dùng cho thanh toán tiền hàng, hàng gửi bán ở các nước, hay để trả tiền lệ phí dịch vụ sân bay, bến bãi, kho cảng…
Phương thức này thực chất là một hình thức tín dụng thương nghiệp.
1.2.3 Phương thức nhờ thu (Collection of payment):
Phương thức nhờ thu là phương thức thanh toán mà trong đó: người bán sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ cho người mua, sẽ tiến hành ủy thác cho ngân hàng của mình thu nợ số tiền ở người mua trên cơ sở hối phiếu do người bán lập ra.
Phương thức nhờ thu gồm 2 loại:
Nhờ thu kèm chứng từ
Phương thức này hoàn toàn dựa vào sự tín nhiệm lẫn nhau giữa nhà XK và nhà NK, nó bảo đảm hơn hai hình thức séc và chuyển tiền ở chỗ: nhà XK yêu cầu ngân hàng bên mua không giao chứng từ đi lấy hàng cho nhà nhập khẩu, khi người này chưa thanh toán tiền Tuy nhiên, tốc độ thanh toán vẫn chậm, rủi ro cho bên XK lớn.
1.2.4 Phưong thức thanh toán bằng thư tín dụng (L/C-Letter of credit):
Thanh toán bằng L/C là một sự thỏa thuận, trong đó một ngân hàng(ngân hàng mở thư tín dụng) theo yêu cầu của khách hàng (người xin mở thư tín dụng) sẽ trả một số tiền nhất định cho người khác (người hưởng lợi từ số tiền của thư tín dụng), hoặc chấp nhận hối phiếu do người này ký phát trong phạm vi số tiền đó khi người này xuất trình cho ngân hàng một bộ chứng từ thanh toán phù hợp với những quy định đề ra trong thư tín dụng.
Trong thanh toán quốc tế, thư tín dụng có các loại sau:
Thư tín dụng có thể hủy bỏ (Revocable L/C)
Thư tín dụng không thể hủy bỏ (Irrevocable L/C)
Thư tín dụng không thể hủy bỏ, miễn truy đòi (Revocable without recourse L/C)
Thư tín dụng không thể hủy bỏ, có xác nhận (Confirmed Irrevocable L/C)
Thư tín dụng đối ứng (Reciprocal L/C)
Thư tín dụng có thể chuyển nhượng (Transferable L/C)
Thư tín dụng tuần hoàn (Revolving L/C)
Thư tín dụng giáp lưng (Back to back L/C)
Thư tín dụng với điều khoản đỏ (Red clause L/C)
Thư tín dụng dự phòng (Stand by L/C)
Thanh toán theo phương thức thư tín dụng thường được sử dụng trong thanh toán hàng XNK, vì phương thức này đảm bảo quyền lợi cho cả người bán và người mua.
Chuẩn mực kế toán và văn bản Pháp luật có liên quan đến kế toán xuất – nhập khẩu
Cũng như các phần hành kế toán khác, kế toán XNK phải căn cứ vào
CMKT và CĐKT cùng các Quyết định, Thông tư hướng dẫn có liên quan để thực hiện công việc kế toán một cách chính xác, kịp thời và hợp pháp Trong đó, phần hành kế toán XNK chịu ảnh hưởng chủ yếu bởi các văn bản Pháp luật sau:
Văn bản liên quan đến tỷ giá hối đoái (TGHĐ):
CMKTVN số 10 (VAS 10): Ngày 31/12/2002, BTC ra quyết định
165/2002/QĐ-BTC về việc ban hành CMKT số 10 “ảnh hưởng của việc thay đổi TGHĐ”, sau đó là thông tư 105/2003/TT-BTC hướng dẫn thực hiện CMKT số 10 (VAS 10) VAS 10 và thông tư hướng dẫn được ban hành đã tạo ra khung pháp lý hướng dẫn hạch toán các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh cho hầu hết tất cả các loại hình doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế quốc dân và đã theo kịp với các quy định của CMKTQT Theo VAS 10, chênh lệch tỷ giá phát sinh được chia làm 2 loại: chênh lệch tỷ giá đã thực hiện và chênh lệch tỷ giá chưa thực hiện.
Thông tư số 201/2009/TT-BTC ngày 15/10/2009 của BTC, hướng dẫn xử lý các khoản chênh lệch tỷ giá trong doanh nghiệp
Văn bản liên quan đến thuế XNK:
Quyết định số 39/2006/QĐ-BTC ngày 28 tháng 7 năm 2006 của Bộ Tài chính Về việc ban hành Biểu thuế xuất khẩu, Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi (Quyết định này bị sửa đổi, bổ sung bởi các Quyết định:
67/2006/QĐ-BTC; 78/2006/QĐ-BTC, 69/2007/QĐ-BTC; 70/2007/QĐ- BTC)
Thông tư số 59/2007/TT-BTC của Bộ Tài chính ngày 14 tháng 06 năm
2007 Hướng dẫn thi hành thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
Văn bản liên quan đến thuế TTĐB:
Luật thuế TTĐB có hiệu lực từ ngày 01/04/2009.
Nghị định số 26/2009/NĐ-CP ngày 16/03/2009 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật thuế TTĐB, có hiệu lực từ ngày 1/4/2009.
Thông tư số 64/2009/TT-BTC ngày 27/03/2009, hướng dẫn thi hànhNghị định số 26/2009/NĐ-CP ngày 16/03/2009 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt, có hiệu lực từ ngày 01/04/2009.
Đặc điểm vận dụng hệ thống tài khoản sử dụng
Trong các doanh nghiệp kinh doanh XNK, để phản ánh các hoạt động của mình, kế toán cũng sử dụng các tài khoản tương tự như trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại nội địa Các tài khoản liên quan đến tập hợp chi phí sản xuất, chi phí sử dụng máy thi công không được sử dụng trong các doanh nghiệp này.
Kế toán nhập khẩu hàng hóa
Về thời điểm ghi chép hàng NK: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu khi mà người NK nắm được sở hữu về hàng hóa, và mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho người XK và đã có xác nhận của Hải quan qua biên giới.
Về giá thực tế của hàng NK:
Giá thực tế của hàng NK giá mua của
(CIF) các khoản thuế không được hoàn lại (thuế NK, thuế TTĐB, …) chi phí trực + tiếp phát - sinh liên quan các khoản GGHM và CKTM được hưởng
Căn cứ để ghi sổ kế toán: gồm các chứng từ sau:
Hóa đơn thương mại (Invoice)
Vận đơn (B/L- Bill of lading)
TK 151 “Hàng mua đang đi đường
TK 144 “Cầm cố, ký cược, ký quỹ ngắn hạn”
Các hình thức nhập khẩu:
4.2 Kế toán nhập khẩu trực tiếp: Định khoản một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu:
+ Khi doanh nghiệp xuất ngoại tệ để ký quỹ mở L/C:
Nợ TK 144 - CC, KC, KQNH( số tiền ký quỹ theo tủ giá thực tế)
Có TK 111(1112), 112(1122)(số ngoại tệ dùng ký quỹ tại ngân hàng) Đồng thời ghi: Có TK 007 - Ngoại tệ các loại (chi tiết theo nguyên tệ) Nếu doanh nghiệp vay ngoại tệ ngân hàng mở L/C, thì chuyển tiền vào tài khoản ký quỹ, ghi:
Nợ TK 144 - CC, KC, KQNH( số tiền ký quỹ theo tỷ giá thực tế)
Có TK 311 (số ngoại tệ vay dùng ký quỹ tại ngân hàng)
+Khi hàng về đến ga, đến cảng theo thông báo của cơ quan hải quan,doanh nghiệp tiến hành nhận hàng và kiểm hàng Căn cứ vào giấy báo nhận hàng và các chứng từ khác có liên quan hàng nhập khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan, ghi:
Nợ TK 151,156, 157 (tỷ giá thực tế)
Có TK 331, 111(1112), 112(1122),144… ( tỷ giá thực tế)
* Đối với doanh nghiệp sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ ngoại tệ, phần chênh lệch tỷ giá được ghi tăng chi phí tài chính (nếu tỷ giá hạch toán > tỷ giá thực tế) hoặc tăng doanh thu hoạt động tài chính (nếu tỷ giá hạch toán < tỷ giá thực tế):
Nợ TK 151,156,157,…(Tỷ giá thực tế)
Nợ TK 635 (phần chênh lệch tỷ giá hạch toán > tỷ giá thực tế)
Có TK 331 (Tỷ giá hạch toán)
Có TK 515 (phần chênh lệch tỷ giá hạch toán < tỷ giá thực tế)
+ Phản ánh số thuế nhập khẩu phải nộp theo thông báo:
Có TK 333 (3333) - Thuế XNK phải nộp
+Phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu, ghi:
Nợ Tk 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333(33312) - Thuế GTGT của hàng nhập khẩu phải nộp Đối với doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc không chịu thuế GTGT, kế toán ghi:
Có TK 333(3331) - Thuế GTGT phải nộp
+Trường hợp doanh nghiệp nhập khẩu những mặt hàng chịu thuếTTĐB, kế toán phản ánh số thuế TTĐB phải nộp như sau:
Có TK 333(3332) - Thuế TTĐB phải nộp
+Các chi phí giám định hải quan, thuê kho, thuê bãi, phí ngân hàng ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
+ Khi nhận được giấy báo của ngân hàng về khoản tiền trả cho thương nhân nước ngoài, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán (chi tiết người bán) (Tỷ giá ghi sổ )
Có TK 144 - CC, KC,KQNH (Tỷ giá ghi sổ )
Có TK 111(1112),112(1122) (Phần chênh lệch thiếu)
4.3 Kế toán nhập khẩu ủy thác:
4.3.1 Thủ tục nhập khẩu ủy thác:
Bên nhận UTNK phải thực hiện toàn bộ công việc của đơn vị trực tiếp nhập khẩu, làm thủ tục nhập khẩu, tiếp nhận hàng hóa và thông báo cho đơn vị UTNK đến nhận hàng khi hàng về Các chi phí về kiểm nhận, giám định, bốc dỡ, do bên UTNK chịu, nếu bên nhận UTNK trả thay thì sau đó sẽ thu lại của bên UTNK Bên nhận UTNK được hưởng phí ủy thác tính theo tỷ lệ % trên trị giá hàng nhập khẩu.
- Kế toán ở đơn vị giao UTNK:
+ Khi ứng trước một khoản tiền theo hợp đồng UTNK, cho đơn vị nhận UTNK mở L/C, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (chi tiết từng đơn vị nhận UTNK )
+ Khi nhận hàng do đơn vị nhận UTNK giao trả, cặn cứ vào hóa đơn xuất trả hàng của bên nhận ủy thác nhập khẩu và các chứng từ có liên quan, kế toán phản ánh giá trị hàng nhập khẩu ủy thác, thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu hoặc thuế TTĐB nếu có, ghi :
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả người bán (chi tiết từng đơn vị nhận UTNK)
* Đối với doanh nghiệp chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, hoặc không chịu thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 151,156, 157 (Giá mua và thuế NK, thuế TTĐB)
Có TK 331 – Phải trả người bán (chi tiết từng đơn vị nhận UTNK)
+Trường hợp đơn vị nhận UTNK làm thủ tục kê khai thuế, nhưng đơn vị ủy thác nhập tự nộp thuế vào ngân sách Nhà nước thì giá trị hàng nhập khẩu cũng được ghi theo bút toán trên, khi nộp các khoản thuế vào NSNN ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (chi tiết từng đơn vị nhận UTNK)
+ Phí UTNK phải trả cho đơn vị nhận ủy thác, ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả người bán (chi tiết từng đơn vị nhận UTNK) + Khi trả tiền cho đvị nhận UTNK về giá trị hàng nhập khẩu còn lại, tiền thuế nhập khẩu, thuế GTGT , thuế TTĐB, phí UTNK và các khoản chi hộ:
Nợ Tk 331 - Phải trả người bán (chi tiết từng đơn vị nhận UTNK)
* Trường hợp kế toán tại doanh nghiệp UTNK sử dụng tỷ giá hạch toán để phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, các bút toán liên quan đến ngoại tệ trong quá trình UTNK được kế toán ghi như sau:
+ Phản ánh số tiền chuyển cho bên nhận UTNK theo hợp đồng UTNK để bên nhận UTNK mở L/C,….theo tỷ giá hạch toán:
Nợ TK 331 (chi tiết đơn vị nhận UTNK)
+ Phản ánh trị giá hàng UTNK do đơn vị nhận UTNK giao trả:
Nợ TK 151,152,156,211,…(Tỷ giá thực tế)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT của hàng NK được khấu trừ
Nợ TK 635 (phần chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán > tỷ giá thực tế)
Có TK 331 (chi tiết đơn vị nhận UTNK) (tỷ giá hạch toán)
Có TK 515 (phần chênh lệch giữa tỷ giá hạch toán < tỷ giá thực tế)
Kế toán ở đơn vị nhận UTNK:
+ Khi nhận hàng của đơn vị UTNK một khoản tiền mua hàng trả trước để mở L/C, ghi theo tỷ giá hối đoái thực tế:
Có TK 131 - PTKH (chi tiết từng đơn vị giao ủy thác nhập khẩu)
+ Khi chuyển tiền hoặc vay Ngân hàng để ký quỹ mở L/C:
Nợ TK 144 - CC,KC, KQNH
Có TK 111(1112), 112(1122) Đồng thời ghi: Có TK 007 - Ngoại tệ các loại (chi tiết ngoại tệ)
- Phản ánh số tiền hàng UTNK phải thanh toán hộ với người bán nước ngoài cho bên giao UTNK theo tỷ giá thực tế:
Có TK 331 - PTNB(Chi tiết cho từng người bán nước ngoài)
* Trường hợp bên nhận UTNK nhận hàng không nhập kho mà chuyển thẳng cho đơn vị giao UTNK, căn cứ các chứng từ liên quan, kế toán ghi theo tỷ giá thực tế:
Nợ TK 331 (chi tiết đơn vị giao UTNK)
Có TK 331 (chi tiêt người bán nước ngoài)
- Thuế nhập khẩu, thuế GTGT phải nộp hộ cho bên UTNK:
Có TK 333 (3333) - Thuế NK phải nộp
* Trường hợp nhận hàng của người bán nước ngoài không nhập kho mà giao thẳng cho bên giao UTNK:
Nợ TK 331 (chi tiết đơn vị UTNK)
Có TK 333 (3333) - Thuế NK phải nộp
- Phản ánh số thuế TTĐB phải nộp hộ bên UTNK:
Nợ TK 331 (chi tiết đơn vị UTNK) (nếu không nhập kho mà giao thẳng cho bên giao UTNK)
Có TK 333(3332) - thuế TTĐB phải nộp hộ về hàng nhập khẩu
+ Phản ánh số thuế đã nộp hộ bên giao UTNK:
Nợ Tk 333(3333,33312,3332) (ghi giảm số thuế phải nộp)
+ Khi trả hàng cho đơn vị UTNK, căn cứ vào hóa đơn GTGT xuất trả hàng và các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ Tk 131 - PTKH(chi tiết từng đơn vị giao ủy thác nhập khẩu)
Có TK 511(5113) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có Tk 333 (33311)- Thuế GTGT phải nộp
+ Các khoản chi hộ cho đơn vị UTNK như phí ngân hàng, phí giám định hải quan chi phí thuê kho, bãi, bốc xếp, vận chuyển hàng ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (chi tiết từng đơn vị giao UTNK)
+ Khi đơn vị UTNK chuyển trả nốt số tiền hàng nhập khẩu, tiền thuế và các khoản khác cho bên nhận UTNK, ghi:
Có TK 131 - Phải thu khách hàng (chi tiết từng đơn vị giao UTNK) + Khi thanh toán hộ tiền mua hàng nhập khẩu với người bán nước ngoài:
Nợ Tk 331 (chi tiết người bán nước ngoài) (theo tỷ giá ghi sổ)
Có TK 144, 112 (theo tỷ giá ghi sổ)
* Trường hợp đơn vị nhận UTNK làm thủ tục nộp thuế nhập khẩu, đơn vị giao UTNK tự nộp các khoản thuế này vào NSNN, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán phản ánh số tiền đơn vị UTNK đã nộp vào NSNN:
Nợ TK 333 (3333,33312,3332) (ghi giảm số thuế phải nộp)
Có TK 131 - PTKH(chi tiết từng đơn vị giao ủy thác nhập khẩu)
Trong trường hợp bên nhận UTNK chưa nộp thuế GTGT, khi giao hàng cho bên giao UTNK, kế toán không được lập hóa đơn GTGT mà phải sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội Trị giá hàng bàn giao cũng ghi giống như khi đã nộp thuế GTGT.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT – NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG
Khái quát chung về công ty cổ phần xuất - nhập khẩu Hàng không (Airimex)
Tên tổ chức : CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU HÀNG KHÔNG
Tên giao dịch: GENERAL AVIATION IMPORT- EXPORT JOINT STOCK COMPANY
Tên viết tắt: AIRIMEX.,JSC
Trụ sở chính: 414 Nguyễn Văn Cừ- Quận Long Biên- Hà Nội
E-mail: airimex@hn.vnn.vn
Website: http://www.airimex.vn
Vốn điều lệ đăng ký: 20.000.000.000 VNĐ
Vốn điều lệ thực góp: 20.000.000.000 VNĐ
Giấy phép kinh doanh: Số 0103012269 do Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 18/05/2006, đăng ký lần 2 ngày 15/08/2007
Giám đốc hiện tại: Ông Lê Văn Kim
Kinh doanh máy bay, động cơ, thiết bị, phụ tùng và vật tư máy bay;
Bộ phận kế toán tổng hợp
Và kiểm tra kế toán
Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán Bộ phận kế toán tiền l ơng và các khoản trích theo l ơng Bộ phận kế toán vật t - nguyên vật liệu, TSCĐ Các nhân viên kinh tế ở bộ phận phụ thuộc
Kinh doanh phương tiện, thiết bị, vật tư và phụ tùng cho ngành Hàng không;
Dịch vụ nhận gửi, chuyển, phát hàng hóa trong nước và quốc tế;
Đại lý bán vé, giữ chỗ hàng không trong nước và quốc tế;
Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch ( không bao gồm kinh doanh phòng hát karaoke, vũ trường, quán bar);
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, với sơ đồ tổ chức như sau:
Sơ đồ 2: Mô hình bộ máy kế toán của AIRIMEX
Theo sơ đồ trên thì phòng kế toán chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, tài chính trong toàn công ty dưới sự quản lý và chỉ đạo của kế toán trưởng.
Bộ phận kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ thu thập và ghi chép một cách tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, và thực hiện các công việc kế toán do cấp trên yêu cầu.
Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán: có nhiệm vụ tiếp nhận các chứng từ liên quan đến tiền, các khoản vay, tình hình thanh toán với nhà cung ứng và khách hàng; tiến hành sắp xếp, xử lý chứng từ và phản ánh vào sổ kế toán liên quan đến phần hành kế toán của bộ phận mình.
Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: có nhiệm vụ theo dõi, chấm công, tính toán tiền lương và các khoản phải trả cho nhân viên trong công ty.
Bộ phận kế toán vật tư- nguyên vật liệu, TSCĐ: có nhiệm vụ thu nhận các chứng từ liên quan đến vật tư, nguyên vật liệu, tình hình sử dụng TSCĐ của công ty, thực hiện tính khấu hao TSCĐ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành và ghi sổ kế toán liên quan.
Các bộ phận trên hoạt động độc lập, tuy nhiên vẫn có quan hệ ràng buộc với nhau bởi một số yếu tố như: tiền, lương,….
Tại các đơn vị phụ thuộc (phòng vé máy bay, trung tâm thương mại,dịch vụ…), kế toán trưởng công ty phân công cho các nhân viên hạch toán tại các đơn vị phụ thuộc thực hiện một số phần hành kế toán và thống kê ngay tại đơn vị phụ thuộc và định kỳ lập báo cáo đơn giản về các phần hành công việc được giao, gửi về phòng kế toán (có kèm theo các chứng từ kế toán để kiểm tra và ghi sổ kế toán).
Chứng từ kế toán Sổ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Kiểm tra, đối chiếu số liệu
Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Airimex sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, cùng với hình thức sổ Nhật ký chung để tổ chức ghi sổ kế toán Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm “Effect” để thực hiện công việc kế toán
Quy trình kế toán sử dụng phần mềm được mô tả qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 3: Quy trình kế toán theo hình thức nhật ký chung, có sử dụng phần mềm kế toán
Theo sơ đồ trên, quy trình kế toán tại công ty cổ phần XNK Hàng không được diễn giải như sau:
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin tự động nhập vào sổ kế toán chi tiết và các sổ kế toán tổng hợp có liên quan.
(2) Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ), lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Quy trình luân chuyển chứng từ của phần hành “ kế toán nhập khẩu hàng hóa”:
Quá trình thu thập, kiểm tra chứng từ liên quan đến hoạt động nhập khẩu: công việc này sẽ do phòng XNK đảm nhiệm Sau mỗi thương vụ nhập khẩu, các phòng XNK sẽ tập hợp toàn bộ chứng từ liên quan đến hoạt động nhập khẩu và chuyển hết cho phòng kế toán xử lý.
Quá trình xử lý chứng từ: khi phòng XNK chuyển chứng từ đến, kế toán nhập khẩu sẽ căn cứ vào các chứng từ cần thiết để nhập dữ liệu vào máy bằng phần mềm Effect Kế toán lập sổ chi tiết (sổ Nhật Ký Chung, chi tiết các nghiệp vụ phát sinh theo ngày, tháng), sổ cái tài khoản 131, 331, 112,….theo từng hợp đồng thương mại Cuối tháng, kế toán tổng hợp và kế toán nhập khẩu sẽ tiến hành so sánh, đối chiếu số liệu, khi đã khớp sẽ in ra, đóng thành quyển và xin xác nhận của cấp trên và các bên liên quan.
Các chế độ và phương pháp kế toán áp dụng
4.1 Chuẩn mực kế toán áp dụng:
Trong năm 2009, công ty đã tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán tại Việt Nam trong việc hạch toán, ghi sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính.
Công ty đã đăng ký lập Báo cáo tài chính theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
4.2 Đơn vị tiền tệ sử dụng và Kỳ kế toán:
Công ty sử dụng Đồng Việt Nam làm đơn vị tiền tệ chính thức để ghi sổ kế toán.
Kỳ kế toán năm của công ty được bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm Dương lịch.
4.3 Về tỷ giá hối đoái dùng để kế toán:
Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để kế toán các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá này do Tổng công ty Hàng không Việt Nam quy định Hàng năm, phòng kế toán của Tổng công ty Hàng không Việt Nam sẽ gửi văn bản có quy định mức tỷ giá mà Airimex phải áp dụng trong hạch toán kế toán Ví dụ: mức tỷ giá hạch toán mà Airimex phải áp dụng năm 2009 là 18.544 VNĐ/USD
4.4 Cơ sở lập Báo cáo tài chính:
BCTC được trình bày bằng Đồng Việt Nam (VNĐ), theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các Chuẩn mực kế toán Việt Nam, Chế độ kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán tại Việt Nam.
Việc lập BCTC tuân thủ theo các Chuẩn mực kế toán Việt Nam yêu cầu Ban giám đốc phải có những ước tính và giả định ảnh hưởng đến số liệu báo cáo về các khoản công nợ, tài sản và việc trình bày các khoản công nợ và tài sản tiềm tàng tại ngày lập Báo cáo tài chính Kết quả hoạt động kinh doanh thực tế có thể khác với các ước tính, giả định đặt ra.
4.5 Phương pháp tính giá hàng tồn kho:
Hàng tồn kho được thể hiện theo giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được Giá gốc hàng tồn kho được xác định theo phương pháp bình quân gia quyền và bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí khác để mang hàng tồn kho đến đúng điều kiện và địa điểm hiện tại của chúng Trong trường hợp các sản phẩm được sản xuất, giá gốc bao gồm tất cả các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung dựa trên tình hình hoạt động bình thường.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá mà theo đó, hàng tồn kho có thể bán được trong chu kỳ kinh doanh bình thường trừ đi số ước tính về chi phí để hoàn thành và chi phí bán hàng Khi cần thiết thì dự phòng được lập cho hàng tồn kho bị lỗi thời, chậm luân chuyển và khiếm khuyết phù hợp với hướng dẫn tại thông tư số 228/2009/TT-BTC ban hành ngày 07/12/2009 của
Doanh thu được ghi nhận khi kết quả giao dịch, cung cấp dịch vụ được xác định một cách đáng tin cậy và công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi dịch vụ hoàn thành Doanh thu cho thuê tài sản trong năm là số tiền cho thuê tài sản được xác định tường ứng với thời gian thuê thuộc kỳ kế toán năm theo nguyên tắc làm tròn tháng.
Doanh thu hoạt động tài chính gồm lãi tiền gửi ngân hàng và các khoản tiền gửi có kỳ hạn, được ghi nhận trên cơ sở dồn tích, được xác định trên số dư các tài khoản tiền gửi ngân hàng, tiền gửi có kỳ hạn và lãi suất áp dụng cho từng thời kỳ của các ngân hàng Lãi từ các khoản đầu tư được ghi nhận khi công ty có quyền nhận khoản lãi.
4.7 Phương pháp tính thuế GTGT:
Công ty tính thuế theo phương pháp khấu trừ Thuế GTGT của các hàng hóa và dịch vụ do công ty cung cấp theo các mức sau:
Dịch vụ ủy thác nhập khẩu: 10%
Dịch vụ ủy thác vận chuyển: 5%
Các sản phẩm phục vụ cho ngành Hàng không: 5%
Các sản phẩm và dịch vụ khác: 5% - 10%
4.8 Các khoản phải thu của khách hàng và dự phòng phải thu khó đòi:
Các khoản phải thu của khách hàng được trình bày theo giá trị của hóa đơn gốc trừ đi dự phòng các khoản phải thu khó đòi, được ước tính dựa trên cơ sở xét đoán của Ban giám đốc đối với tất cả các khoản còn chưa thu tại thời điểm cuối năm
Dự phòng phải thu khó đòi được ước tính theo xét đoán của Ban giám đốc về khả năng thu hồi của các khoản nợ tương ứng Theo đó, các khoản nợ được xác định là khó đòi sẽ được xử lý theo hướng dẫn tại Thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 của Bộ tài chính.
5 Thực trạng tổ chức công tác kế toán nhập khẩu hàng hóa tại công ty Airimex:
5.1 Kế toán chi tiết hàng hóa nhập khẩu:
5.1.1 Loại hàng hóa nhập khẩu:
Cũng như hoạt động giao thông khác, giao thông Hàng không có 3 phần cơ bản là: phương tiện giao thông (máy bay), khu vực tập kết thực hiện dịch vụ giao thông (cảng Hàng không và các sân bay), tổ chức quản lý va điều hành, đảm bảo an toàn giao thông (quản lý bay dân dụng) Công ty XNKHàng không ngay từ khi thành lập luôn đảm bảo dịch vụ cho ngành phát triển.Công ty là đơn vị chủ chốt trong công tác nhập khẩu thiết bị Hàng Không.
Mặt hàng nhập khẩu chủ yếu của Công ty là các trang thiết bị máy móc phục vụ chuyên ngành hàng không Đây không phải là những hàng hoá tiêu dùng rộng rãi mà là hàng hoá công nghiệp thậm chí là những hàng bán công nghiệp đòi hỏi những tiêu chuẩn rất cao Nó cũng có những nét đặc thù riêng khác biệt với những hàng hoá khác
Bảng 1: Kết quả nhập khẩu theo mặt hàng
Hàng hóa khác (thiết bị giải trí, nghe nhìn,…) 30.24 3.1 26.45 7.6 14.7 3.7
Thiết bị quản lý bay 74.91 21 96.96 27 117.4 29.1
(Nguồn: Báo cáo nhập khẩu năm 2007-2009)
Phụ tùng máy bay: là các thiết bị lắp ráp của máy bay như: động cơ, lốp máy bay,….Đây là mặt hàng được công ty nhập khẩu với tỷ lệ cao nhất, các hợp đồng nhập khẩu ủy thác mà Airmex ký kết với khách hàng chủ yếu là nhập khẩu phụ tùng máy bay Nguyên nhân là do trình độ công nghệ chuyên ngành Hàng không của Việt Nam chưa phát triển, chưa đáp ứng được nhu cầu của ngành lắp ráp, sửa chữa máy bay ở Việt Nam, nên việc nhập khẩu mặt hàng phụ tùng máy bay là tất yếu.
Thiết bị sân bay: là thiết bị phục vụ cho máy bay khi tiếp đất như: xe chở khách, xe nâng hàng, xe khởi động khí Nhìn chung, với nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về chất lượng thì việc mua sắm các thiết bị hiện đại hóa sân bay là tất yếu Tuy nhiên, chúng ta vẫn gặp khó khăn trong việc huy động vốn nên mức nhập khẩu có sự sụt giảm.
Hàng hóa khác (thiết bị điện lực, dầu khí, giải trí, nghe nhìn,….): để nâng cao hoạt động chuyên chở, công ty Airimex còn phải nhập thêm các chi thiết bị như: radio, tai nghe, hệ thống nghe nhìn tiên tiến như: màn hình LCD sau mỗi ghế, thiết bị giải trí hiện đại,……Các nhân tố này tuy không nhiều ý nghĩa nhưng nó góp phần tạo dựng hình ảnh doanh nghiệp trên thị trường quốc tế.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NHẬP KHẨU HÀNG HÓA TẠI AIRIMEX
Đánh giá về công tác kế toán tại Airimex
Có thể nói, công tác tổ chức bộ máy kế toán của Airimex khá hiệu quả, cụ thể:
1.1.1 Về bộ máy kế toán:
Công ty vừa có kế toán tổng hợp, lại vừa có kế toán chi tiết, thủ quỹ riêng nên công việc kế toán được thực hiện khá nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng được yêu cầu quản lý của cấp trên Vị trí của kế toán tổng hợp nằm ở giữa phòng kế toán tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu số liệu, thu thập chứng từ giữa các kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp.
Đội ngũ nhân viên kế toán của Airimex có kinh nghiệm lâu năm, tinh thần trách nhiệm cao, tận tụy với công việc công việc của mỗi bộ phận kế toán được hoàn thành khá tốt.
1.1.2 Về công tác hạch toán kế toán và xử lý chứng từ:
Việc luân chuyển và lưu giữ chứng từ, sổ sách của công ty rất cẩn thận và có trật tự, tuân theo Quyết định 218/2000/QĐ-BTC về việc ban hành Chế độ lưu trữ tài liệu kế toán: các chứng từ sau khi được dùng cho công tác kế toán, sẽ được đóng thành quyển theo từng hợp đồng (được đánh số hiệu), theo tháng, năm; được sắp xếp trong thùng tôn theo loại tài khoản, tháng, năm của chứng từ và lưu trữ vào phòng cất giữ sổ sách, chứng từ của công ty việc tìm kiếm chứng từ rất dễ dàng, đảm bảo an toàn lưu trữ sổ sách, chứng từ.
Việc hạch toán và ghi sổ được thực hiện trên máy, với phần mềm kế toán “Effect” là một phần mềm có rất nhiều ưu điểm như: tự động hóa toàn bộ hoạt động kế toán, kết xuất hàng trăm loại báo cáo hay là đặc tính quản trị, bảo mật chi tiết, sẵn sàng cho thuế GTGT, hệ thống hướng dẫn trực tiếp, phạm vi sử dụng rộng rãi,… đã làm cho công tác kế toán của công ty nhanh chóng, hiệu quả hơn, chính xác hơn,….
1.2 Những hạn chế, nguyên nhân:
Bên cạnh những ưu điểm thì công tác tổ chức của Airimex có một số hạn chế sau:
1.2.1.Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty sử dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung, bên cạnh những ưu điểm như trên, còn có nhược điểm: khối lượng công việc của phòng kế toán trung tâm quá nhiều, dẫn đến khả năng chậm trễ trong việc vào sổ sách kế toán, khả năng sai sót trong công tác kế toán,…tăng lên Đặc biệt, với tình hình phát triển mạnh của công ty hiện nay, các thương vụ kinh doanh ngày càng tăng, trong tương lai công ty còn có kế hoạch mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh thì hình thức bộ máy kế toán này sẽ gây rất nhiều vất vả cho nhân viên kế toán công ty.
1.2.2.Về thời gian vào sổ sách kế toán:
Nhìn chung, thời gian vào sổ sách của các kế toán viên khi có chứng từ chuyển đến phòng kế toán là khá kịp thời, tuy nhiên vẫn còn một số hợp đồng, chứng từ đơn lẻ kế toán vào sổ chậm Nguyên nhân của tình trạng này:
Có thể do các phòng XNK chuyển giao chứng từ không kịp thời
Do khối lượng công việc của phòng kế toán quá nhiều: phòng kế toán không chỉ thực hiện công việc kế toán chuyên môn mà còn phải đảm nhiệm nhiều công việc khác như: tài chính, quản lý và giám sát công tác kế toán tại các văn phòng đại lý ở trong và ngoài nước, nên việc chậm trễ trong việc ghi sổ kế toán là không tránh khỏi.
1.2.3 Về công tác hạch toán kế toán:
Mặc dù công tác hạch toán kế toán của công ty khá nghiêm ngặt tuân theo quy định của Bộ tài chính, tuy nhiên do yêu cầu quản lý của cấp trên, một số nghiệp vụ kinh tế kế toán của công ty hạch toán hạch toán còn thiếu sót, gây khó khăn trong công tác quản trị tài chính của công ty
1.2.4 Về trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác kế toán tại công ty:
Mặc dù trang thiết bị, cơ sở vật chất của phòng kế toán được nâng cấp, sửa chữa qua mỗi năm, nhưng vẫn còn những thiết bị cũ, công nghệ lạc hậu, không gian phòng chưa đáp ứng tốt được hoạt động của các nhân viên trong phòng làm giảm chất lượng công việc và năng suất lao động của nhân viên kế toán Nguyên nhân: có thể do công ty chú trọng đầu tư vào công việc sản xuất kinh doanh, xây dựng các công trình cho thuê,…., mà không đầu tư cho văn phòng, đặc biệt trong 2 năm vừa qua (2008, 2009), do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng tài chính thế giới, bản thân công ty là XNK, hoạt động kinh doanh chính là nhập khẩu ủy thác nên việc chịu ảnh hưởng tiêu cực từ cuộc khủng hoảng là không tránh khỏi Trong khi đó, công ty vẫn phải duy trì kết quả kinh doanh tốt theo yêu cầu của tổng công ty Việc đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất cho phòng kế toán còn chưa được chú trọng.
Đánh giá chung về hoạt động nhập khẩu của Airimex
2.1.1 Về phương thức nhập khẩu:
Phương thức nhập khẩu chính của Airimex là nhập khẩu ủy thác và thường là nhập hàng về cảng/sân bay sẽ chuyển giao thẳng cho khách hàng, Airimex chỉ giao hàng và nhận hoa hồng ủy thác từ bên giao ủy thác Nguyên nhân: do đặc thù những hàng hóa mà công ty nhận nhập khẩu là các mặt hàng có tính chuyên môn và công nghệ cao, các công ty giao ủy thác thường ký hợp đồng ủy thác với Airmex khi họ cần dùng các thiết bị đó ngay, ví dụ như: các thiết bị, phụ tùng để lắp ráp máy bay…. điều này đã giúp công ty rút ngắn thời gian hoàn thành hợp đồng, giảm được các chi phí: lưu kho, lưu bãi,… Đồng thời, với phương thức nhập khẩu này cũng giúp công việc của kế toán được gọn nhẹ hơn, do quy trình hạch toán đơn giản, ít tài khoản liên quan…
2.1.2 Về phương thức thanh toán và tỷ giá sử dụng trong hạch toán:
Nói đến hoạt động thanh toán là nói đến những phức tạp và rủi ro, tuy nhiên trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế của mình, công ty chưa gây ra các thiệt hại lớn nào về mặt kinh tế, các hợp đồng phải đền bù không đáng kể.
Phương thức thanh toán chủ yếu hiện nay của công ty: điện chuyển tiền, là phương thức thanh toán đơn giản, nhanh chóng giúp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian hoàn thành hợp đồng, nhanh chóng chuyển sang hợp đồng mới Với lượng chứng từ ít và đơn giản hơn phương thức thanh toán bằng L/C giúp phòng kế toán tổng hợp và xử lý chứng từ dễ dàng và gọn nhẹ hơn.
Công ty sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ, nên việc hạch toán kế toán đơn giản hơn.
2.2 Hạn chế và nguyên nhân:
2.2.1 Về phương thức thanh toán quốc tế:
Việc thanh toán bằng phương thức điện chuyển tiền (TTR) chỉ áp dụng được với những nhà cung ứng đã có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty, còn đối với các đối tác khác, công ty vẫn phải dùng phương thanh toán bằng L/C.Thanh toán bằng L/C là một phương thức phức tạp, gây nhiều khó khăn cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng Điều này cũng làm cho công việc kế toán việc xử lý chứng từ của hợp đồng thanh toán bằng L/C phức tạp, vất vả hơn.
2.2.2 Về phương pháp tính giá hàng nhập khẩu:
Hiện nay, Airimex vẫn nhập khẩu hàng hóa với điều kiện giá CIF Việc nhập khẩu bằng giá CIF làm cho chi phí nhập khẩu tăng ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh, làm giảm lợi nhuận của công ty.
Kiến nghị và giải pháp hoàn thiện
3.1.1 Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán của Airimex:
+ Kiến nghị: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán hiện tại của công ty không phù hợp với quy mô của công ty Khối lượng công việc tại phòng kế toán trung tâm quá nhiều, trong khi đó kế toán tại các đơn vị phụ thuộc chỉ việc nhập dữ liệu kế toán ban đầu và truyền về phòng kế toán trung tâm thực hiện các công việc còn lại ( kết xuất, tổng hợp dữ liệu của toàn công ty).
+ Giải pháp: Công ty nên sử dụng mô hình bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán để tổ chức và quản lý công tác kế toán tại đơn vị mình
Sơ đồ của mô hình này như sau: (Xem trang bên)
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Trưởng phòng kế toán công ty)
Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán.
Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán.
Bộ phận kế toán vật tư – nguyên vật liệu, TSCĐ.
Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
KẾ TOÁN TRƯỞNG (Trưởng phòng kế toán các đơn vị phụ thuộc)
Bộ phận kế toán, quyết toán vốn, đầu tư xây dựng.
Bộ phận kế toán thành phẩm và tiêu thụ, thuế.
Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán.
Bộ phận tài chính, kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán.
Bộ phận kế toán vật tư – nguyên vật liệu, TSCĐ.
Bộ phận kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
Bộ phận kế toán thành phẩm và tiêu thụ, thuế.
Bộ phận kế toán, quyết toán vốn, đầu tư xây dựng.
Sơ đồ 8: Mô hình bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức vừa tập trung, vừa phân tán
+ Hiệu quả của giải pháp này: Với mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung,vừa phân tán, Airimex sẽ thấy được những ưu điểm mà mô hình này mang lại như:
Khối lượng công việc của phòng kế toán trung tâm sẽ giảm bớt giảm áp lực công việc cho nhân viên kế toán trung tâm, như vậy họ sẽ làm cẩn thận,chính xác và nhanh chóng hơn.
Mặt khác, với mô hình tổ chức này, kế toán trưởng tại công ty sẽ giao nhiệm vụ và trực tiếp quản lý kế toán trưởng của các đơn vị phụ thuộc, mà không phải trực tiếp quản lý nhân sự và công tác kế toán tại các đơn vị phụ thuộc. Như vậy, việc quản lý và tổ chức công tác kế toán của toàn công ty sẽ chặt chẽ và hiệu quả hơn.
Airimex có các nhiều chi nhánh ở xa như: TP.Hồ Chí Minh, Nga,….Đa số các chi nhánh này đều có khả năng tự chủ về tài chính, nên việc giao vốn cho các chi nhánh tự quản lý và thực hiện công tác kế toán khi sử dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung, vừa phân tán là rất hiệu quả và phát huy được tốt nhất tiềm lực kinh doanh của mình.
3.1.2 Về công tác hạch toán kế toán kế toán tại Airimex:
+ Kiến nghị: Việc hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ có phần còn thiếu sót: kế toán công ty chỉ hạch toán phần giá trị ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam, mà không hạch toán phần nguyên tệ đối với các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền có gốc ngoại tệ Điều này làm cho công tác quản lý tài chính của công ty không chặt chẽ, dễ xảy ra tình trạng gian lận, bị chiếm dụng vốn làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Giải pháp: Đối với các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền có liên quan đến ngoại tệ, bên cạnh việc hạch toán phần giá trị ngoại tệ bằng Đồng Việt Nam, kế toán nên hạch toán cả phần nguyên tệ theo loại tiền (Tiền mặt hay TGNH), và theo loại ngoai tệ (USd, GBP, EUR….) Để hạch toán phần nguyên tệ, kế toán sử dụng tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”.
Ví dụ: với ví dụ ở phần 4.1.5.2 (Hợp đồng nhập khẩu ủy thác phụ tùng máy bay của Hãng Global Airtech mà Airimex ký kết với Tổng công ty Hàng không Việt Nam) Việc hạch toán nghiệp vụ phát sinh bằng tiền ngày 23/1/2009 có liên quan đến ngoại tệ được hạch toán như sau: (ĐVT: VNĐ)
- Khi Tổng công ty trả tiền (gồm tiền hàng, chi phí tiếp nhận hàng hóa, tiền hoa hồng ủy thác) cho Airimex:
Tổng số tiền thu từ Tổng công ty Hàng không Việt Nam bằng VNĐ: (1.350 * 18.544) + 1.260.000 + (66 * 18.544) = 27.518.304
Số nguyên tệ thu được: 1.350 + 66 = 1.416 USd
Khi đó, kế toán căn cứ vào chứng từ ngân hàng (Giấy báo Có) ghi: a, Nợ TK 112 (1121): 1.260.000
Có TK 1312 (TCT): 27.518.304 b, Nợ TK 007 (TGNH): 1.416 USD
- Công ty tiến hành mua ngoại tệ thanh toán cho G.Airtech, căn cứ vào sổ phụ ngân hàng, kế toán ghi:
(Số tiền phải trả cho G.Airtech = 1.350 * 18.544 = 25.034.400) a, Nợ TK 3312 (G.Airtech): 25.034.400
Có TK 112(112211): 25.034.400 b, Có TK 007 (TGNH): 1.350 USD
+ Hiệu quả của giải pháp này: việc hạch toán cả phần nguyên tệ sẽ giúp cho công ty nắm được tình hình từng loại ngoại tệ của mình, từ đó sẽ có phương hướng quản lý và sử dụng sao cho hiệu quả, có thể mang đầu tư hay kinh doanh ngoại tệ,….nhằm thu lợi nhuận cho công ty Đồng thời, với giải pháp này, tình trạng chiếm dụng vốn, đặc biệt là chiếm dụng lượng ngoại tệ của công ty sẽ được giải quyết một cách hiệu quả hơn.
3.1.3 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị tại phòng kế toán của Airimex:
+ Kiến nghị: trang thiết bị văn phòng còn một số thiết bị quá cũ, làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc của kế toán viên.
+ Giải pháp: Công ty nên đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất cho phòng kế toán nói riêng và toàn công ty nói chung.
+ Hiệu quả của giải pháp: với trang thiết bị, cơ sở vật chất tốt, hiện đại sẽ tạo cho nhân viên tâm lý thoải mái trong công việc, có hứng thú làm việc Bên cạnh đó, để hưởng những lợi ích từ chính sách của công ty, các nhân viên sẽ tích cực làm việc hơn, làm cho năng suất lao động của nhân viên tăng, đạt hiệu quả công việc cao
3.1.4 Đối với đội ngũ nhân viên:
+ Kiến nghị: mặc dù công ty đã có nhiều chính sách đào tạo nhân viên để nâng cao trình độ, năng lực làm việc Tuy nhiên, vẫn còn một số nhân viên công ty còn hạn chế về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ.
Công ty nên tăng cường công tác đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên bằng cách:
Tổ chức đào tạo, cử các nhân viên đi học các lớp ngắn hạn, dài hạn.
Hoặc tổ chức đào tạo và bồi dưỡng các cán bộ, nhân viên theo hình thức tại chỗ.
- Bên cạnh đó, công ty phải có một chiến lược lâu dài và chính sách phù hợp với từng giai đoạn nhằm hỗ trợ và tạo điều kiện cho toàn thể cán bộ, nhân viên và đặc biệt là những cán bộ, chuyên viên nòng cốt, nắm giữ các khâu quan trọng, then chốt trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị có điều kiện được học tập và tham gia học tập kiến thức quản lý, chuyên môn nghiệp vụ và ngoại ngữ dưới nhiều hình thức đào tạo cơ bản và bồi dưỡng ngắn hạn, đồng thời có thể xây dựng quỹ khen thưởng kịp thời cho những cá nhân có thành tích cao trong học tập .
+ Hiệu quả của giải pháp: việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên giúp họ giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác hơn, hết lòng vì sự nghiệp phát triển của công ty, giúp cho hoạt động kinh doanh của công ty phát triển hơn, tăng lợi nhuận cho công ty.
3.1.5 Đối với phương thức thanh toán nhập khẩu:
+ Kiến nghị: công ty quá lạm dụng mối quan hệ thân thiết từ lâu với các công ty nước ngoài, nên việc sử dụng điện chuyển tiền làm phương thức thanh toán được áp dụng cho hầu hết các thương vụ mua bán quốc tế Tuy nhiên, độ an toàn của phương thức này không cao, nhưng do sự đơn giản, thuận tiện của nó mà công ty còn áp dụng cho nhiều hợp đồng kinh doanh với đối tác mới, độ rủi ro cao.