LỜI MỞ ĐẦU LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, nền kinh tế nước ta ngày càng phát triển, thu nhập của người dân tăng, mức sống được nâng lên rõ rệt Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thì các doanh[.]
LỜI MỞ ĐẦU Trong năm gần đây, kinh tế nước ta ngày phát triển, thu nhập người dân tăng, mức sống nâng lên rõ rệt Cùng với phát triển kinh tế doanh nghiệp trẻ đời ngày nhiều Hệ thống hàng hố tiêu dùng, thiết bị khoa học cơng nghệ xuất nhập nước ngày tăng…nhu cầu vốn đầu tư hình thức tốn thuận tiện, nhanh uy tín cần thiết Do đó, Ngân hàng đời đóng vai trị quan trọng để giải khó khăn Ngày nay, hệ thống Ngân hàng tổ chức tài quan trọng kinh tế Với ba chức bản, trung gian tài chính, trung gian toán tạo phương tiện toán, Ngân hàng cung cấp dịch vụ đa dạng cho cá nhân, tổ chức kinh tế, xã hội Không nhận tiền gửi tiết kiệm, cho vay, tốn, bảo quản vật có giá trị mà Ngân hàng tham gia vào nhiều lĩnh vực như: bảo lãnh, quản lý ngân quỹ, cho thuê thiết bị, uỷ thác, tư vấn, đầu tư, cung cấp dịch vụ mơi giới chứng khốn bảo hiểm…Vì vậy, quản lý xây dựng phát triển hệ thống Ngân hàng cần thiết quốc gia Ngân hàng hoạt động hiệu có máy quản lý tối ưu Do vậy, hoàn thiện máy tổ chức quản lý yêu cầu cần thiết doanh nghiệp nói chung hệ thống Ngân hàng nói riêng Qua q trình thực tập Ngân hàng HABUBANK, em thấy cấu tổ chức máy quản lý đạt thành tựu lớn năm qua.Tuy nhiên, kinh tế phát triển biến động Do vậy, hoàn thiện máy quản lý để Ngân hàng phát triển phù hợp với chế thị trường cần thiết Dưới hướng dẫn PGS.TS.Lê Thị Anh Vân, anh chị ban lãnh đạo Ngân hàng HABUBANK em mạnh dạn lựa chọn chuyên đề thực tập chuyên ngành “Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Ngân hàng HABUBANK” Mặc dầu kiến thức hạn chế em hi vọng đề tài đóng góp cho Ngân hàng điều cần thiết q trình hồn thiện cơng tác tổ chức quản lý, nhằm xây dựng máy quản lý linh hoạt, hợp lý hiệu cao trình hoạt động Ngân hàng CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP I CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.Khái niệm, đặc điểm tổ chức * Tổ chức: Là tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục đích chung (1) * Đặc điểm chung tổ chức: Mọi tổ chức đơn vị xã hội bao gồm nhiều người (tập thể) Mỗi thành viên tổ chức có chức năng, nhiệm vụ định có quan hệ chặt chẽ với Mọi tổ chức mang tính mục đích: Tổ chức thiết lập nhằm thực công việc định chủ thể Vì vậy, tổ chức công cụ nhà quản lý Mọi tổ chức hoạt động theo cách thức định để đạt mục đích - kế hoạch: Mỗi tổ chức có phương thức hoạt động riêng mình, mục đích cuối tổ chức đạt hiệu cao theo mục tiêu đề Mọi tổ chức phải thu hút phân bổ nguồn lực cần thiết để đạt mục đích mình: Ngày nay, nguồn lực nhân lực, tài lực, vật lực, thông tin yếu tố quan trọng hạn chế Do đó, tổ chức cần sử dụng tiết kiệm hiệu nguồn lực cách tốt Mọi tổ chức hoạt động mối quan hệ tương tác với tổ chức khác Mỗi tổ chức đơn độc hoạt động, mà cần có tổ chức khác có mối quan hệ chặt chẽ với Đó người cộng tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức kinh tế, xã hội, trị… Giáo trình Khoa học quản lý (Tập I) - TS Đồn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 2002 - Trang Mỗi tổ chức phải có người chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp người bên bên tổ chức với nguồn lực khác để đạt mục đích tổ chức Khái niệm quản lý tổ chức Quản lý tổ chức trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra nguồn lực hoạt động tổ chức nhằm đạt mục đích tổ chức với kết hiệu cao điều kiện môi trường biến động (2) Trong đó: * Lập kế hoạch: Là q trình xác định mục tiêu lựa chọn phương thức để đạt mục tiêu Lập kế hoạch khâu quan trọng giúp nhà quản lý tìm yếu tố khơng chắn xảy q trình thực dự án Nhà quản lý sở lập kế hoạch tìm yếu tố thuận lợi, khó khăn ảnh hưởng đến việc thực thi dự án Do đó, nên hay khơng nên đưa định * Tổ chức: Là trình xây dựng bảo đảm hình thái cấu định để đạt mục tiêu * Lãnh đạo: Là trình đạo thúc đẩy thành viên làm việc cách tốt lợi ích tổ chức * Kiểm tra: Là trình giám sát chấn chỉnh hoạt động để đảm bảo việc thực theo kế hoạch Bộ máy quản lý 3.1 Khái niệm Bộ máy quản lý: Là hệ thống phận, phân hệ, cá nhân với trách nhiệm quyền hạn định phân công thực điều hành hoạt động tổ chức nhằm thực mục tiêu tổ chức Giáo trình Khoa học quản lý (Tập I) - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 2002 - Trang 25 3.2.Vai trò máy quản lý Bộ máy quản lý đưa định tổ chức Vì vậy, máy quản lý quan đầu não tổ chức Bộ máy quản lý đạo, điều hành hoạt động đơn vị cấp Vì vậy, máy quản lý đóng vai trị quan trọng việc thực thi chiến lược toàn máy Một tổ chức hoạt động có hiệu máy tổ chức làm việc hiệu Tức là, máy quản lý đưa định tối ưu, thực chiến lược cách đơn giản, hạn chế chi phí Những hạn chế máy quản lý gây hậu lớn cho tổ chức, thiệt hại kinh tế, uy tín…hoặc tổ chức khơng đạt mục tiêu tổ chức đề Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ thức phi thức người tổ chức Trong đó: Cơ cấu tổ chức (chính thức) tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hố, có nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm định bù trừ theo cấp khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tìm thấy mục tiêu xác định (3) Cơ cấu phi thức, khơng tồn văn bản, quy định tổ chức cấu lại có ảnh hưởng lớn tới tồn phát triển lành mạnh cấu tổ chức Quyền hạn phân bổ quyền hạn tổ chức 5.1 Khái niệm quyền hạn Quyền hạn quyền tự chủ q trình định quyền địi hỏi tn thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản lý định cấu tổ chức (4) 5.2 Phân loại quyền hạn Giáo trình Khoa học quản lý (TậpII) - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang Giáo trình Khoa học quản lý (TậpII) - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang *Quyền hạn trực tuyến: Là quyền hạn cho phép người quản lý định giám sát trực tiếp cấp (5) * Quyền hạn tham mưu: Bản chất mối quan hệ tham mưu cố vấn Chức tham mưu điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích đưa ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm lao động cán hay phận tham mưu lời khuyên định cuối * Quyền hạn chức năng: Là quyền trao cho cá nhân hay phận định kiểm soát hoạt động định phận khác (6) 5.3 Sự phân bổ quyền hạn cấp * Tập trung: Là phương thức tổ chức quyền định tập trung vào cấp quản lý cao tổ chức (7) * Phân quyền: Là xu hướng phân tán quyền định cho cấp quản lý thấp hệ thống thứ bậc Phân quyền tượng tất yếu tổ chức đạt tới quy mơ trình độ phát triển định làm cho người đảm đương công việc quản lý (8) * Uỷ quyền quản lý tổ chức: Là hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực cơng việc định (9) Tuỳ hoạt động đơn vị, tổ chức, ngành nghề khác mà từ tổ chức đưa mức độ phân quyền khác Mức độ phân quyền lớn khi: Quyết định đề cấp thấp quan trọng Tỷ trọng định đề cấp quản lý thấp lớn 5, 6, Giáo trình Khoa học quản lý (TậpII) - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 23,29,40 8,9 Giáo trình Khoa học quản lý (Tập II) - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 31,40 Phạm vi tác động định đưa cấp lớn Sự phân quyền nhỏ nhà quản lý độc lập trình định Tầm quản lý phối hợp 6.1 Tầm quản lý Tầm quản lý (tầm kiểm soát): Là số người phận mà nhà quản lý kiểm sốt có hiệu Tầm quản lý rộng cần cấp quản lý, tầm quản lý hẹp dẫn đến nhiều cấp (10) Các mối quan hệ với tầm quản lý: - Tầm quản lý trình độ cán quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận - Tính phức tạp hoạt động quản lý tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch - Trình độ ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh cấp với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận - Tầm quản lý rõ ràng xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận - Năng lực hệ thống thơng tin có ảnh hưởng đến tầm quản lý Hệ thống thơng tin đầy đủ, xác kịp thời, rút ngắn khoảng cách cấp cấp 6.2 Sự phối hợp phận tổ chức Khái niệm Phối hợp: Là trình liên kết hoạt động người, phận, phân hệ hệ thống riêng rẽ nhằm thực có kết hiệu mục tiêu chung tổ chức (11) 10 Giáo trình Khoa học quản lý (Tập II) - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 40 11 Giáo trình Khoa học quản lý (Tập II) - TS Đoàn Thị Thu Hà, TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền - Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 2002 – Trang 44 Mục tiêu phối hợp: Đạt thống hoạt động phận bên phận bên tổ chức Khi tổ chức đặt cho mục tiêu lớn địi hỏi mức độ phối hợp ngày cao II THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC Những yêu cầu hình thành cấu tổ chức Xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức phải đảm bảo yêu cầu sau: 1.1 Tính thống mục tiêu Cơ cấu coi có kết cho phép cá nhân góp phần công sức vào mục tiêu tổ chức 1.2 Tính tối ưu Cơ cấu tổ chức coi tối ưu sử dụng cách chuẩn xác số lượng lao động, phận, phân hệ khơng thừa khơng thiếu, phát huy tốí đa chức phận Giữa phận cấp tổ chức thiết lập mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ Do đó, cấu tổ chức đạt hiệu cao, phù hợp với mục tiêu đề 1.3 Tính tin cậy Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác, kịp thời, đầy đủ thơng tin Thơng tin phải đảm bảo tính hai chiều từ cấp cao xuống cấp ngược lại 1.4 Tính linh hoạt Mơi trường ln thay đổi, có tác động tích cực tiêu cực đến cấu tổ chức Vì vậy, mơi trường làm chệch hướng tổ chức Do đó, cấu tổ chức phải ln đảm bảo tính linh hoạt trước mơi trường bên ngồi bên Chỉ có tổ chức tránh thiệt hại tác động xấu gây 1.5 Tính hiệu Cơ cấu tổ chức đạt hiệu cao thực mục tiêu tổ chức với chi phí thấp Những nguyên tắc việc thiết kế cấu tổ chức 2.1 Nguyên tắc xác định theo chức Mỗi vị trí, phận cấu tổ chức phải xác định cách rõ ràng, xác quyền hạn, chức năng, nhiệm vụ Từ đó, phận phải hồn thành cơng việc cách tối ưu Cũng với ngun tắc này, người có trách nhiệm riêng họ đóng góp hết khả vào cơng việc giao Việc quy trách nhiệm cho sai phạm dễ dàng 2.2 Nguyên tắc giao quyền theo kết mong muốn Trao quyền hạn cho người quản lý, tức giao công cụ cho họ làm việc, giúp họ hồn thành nhiệm vụ giao Tuy nhiên, quyền hạn giao phải tương xứng với nhiệm vụ họ Tránh tình trạng lạm dụng quyền hạn để làm việc tư, vi phạm quyền hạn 2.3 Nguyên tắc bậc thang Tuyến quyền hạn từ người quản lý tới cấp cụ thể, rành mạch, rõ ràng trình thơng tin có hiệu Đặc biệt, với nguyên tắc này, người giao nhiệm vụ biết quyền hạn trách nhiệm họ với công việc mà họ đảm nhiệm Nâng cao tính tự giác họ 2.4 Nguyên tắc thống mệnh lệnh Mệnh lệnh phải thống từ cấp xuống cấp Một cá nhân phải đảm đương nhiều nhiệm vụ Và người giao nhiệm vụ từ nhiều cấp khác lúc Chính vậy, nhầm lẫn khó tránh khỏi Khi đó, cần cẩn thận tránh chủ quan, dễ dẫn đến mâu thuẫn quyền hạn trách nhiệm 2.5 Nguyên tắc quyền hạn theo cấp bậc Quyền hạn trách nhiệm giao cụ thể cho người Do đó, phân quyền phân chia quyền hạn trách nhiệm cho người giao nhiệm vụ Tránh lạm dụng quyền hạn, không định vượt q quyền hạn Tránh lịng tham lợi ích cá nhân mà làm thiệt hại đến lợi ích tập thể.Để cơng việc đạt hiệu cao cần có uỷ quyền rõ ràng Từ đó, tổ chức quy trách nhiệm cho người 2.6 Nguyên tắc tương xứng quyền hạn trách nhiệm Do tính chất cơng việc khía cạnh tính tối ưu quản lý nên quyền hạn trách nhiệm phải tương xứng với Quyền hạn quyền cụ thể để tiến hành công việc giao trách nhiệm nghĩa vụ phải hoàn thành chúng Trách nhiệm hành động lớn trách nhiệm nằm quyền hạn giao phó, khơng thể nhỏ 2.7 Nguyên tắc tính tuyệt đối trách nhiệm Khi giao trách nhiệm cấp đưới, cấp phải chịu trách nhiệm nhiệm vụ trước cấp Tuy nhiên, cấp phải đạo cấp dưới, chịu trách nhiệm cơng việc mà giao cho cấp 2.8 Nguyên tắc quản lý thay đổi Tổ chức phải đảm bảo tính linh hoạt, phản ứng trước thay đổi tổ chức Tổ chức xây dựng cứng nhắc, thủ tục phức tạp, hay tuyến phân chia phận vững chắc, có nguy khơng có khả thích nghi trước thách thức mơi trường Vì vậy, tổ chức khó đứng vững 2.9 Nguyên tắc cân Mọi lĩnh vực cần áp dụng nguyên tắc Vì có đảm bảo cho tổ chức phát triển lành mạnh, phát huy tối đa khả sáng tạo thành viên Trong trình quản lý, nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, vào toàn kết cấu việc đáp ứng mục tiêu tổ chức Những nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng cấu tổ chức máy quản lý 3.1.Chiến lược Chiến lược tác động lớn tới cấu tổ chức Hầu hết tổ chức phải thay đổi cấu tổ chức hoạt động hiệu việc thực chiến lược.Tuy nhiên, lúc thiết phải thay đổi cấu tổ chức tổ chức hoạt động không hiệu Song chiến lược cấu tổ chức hai mặt khơng thể tách rời sở phân tích 3.2 Quy mô tổ chức mức độ phức tạp hoạt động tổ chức Quy mô mức độ phức tạp hoạt động tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cấu tổ chức Một dơn vị có quy mơ lớn thường kéo theo cấu nhiều cấp bậc hơn, đa dạng hơn, mức độ chun mơn hố, uỷ quyền cao Cịn đơn vị có quy mơ nhỏ thường có quản lý đơn giản, cấu tổ chức phức tạp Do vậy, tuỳ vào quy mơ mức độ phức tạp hoạt động để đưa cấu tổ chức cho phù hợp 3.3 Công nghệ Đơn vị áp dụng khoa học công nghệ phát triển có nhiều điều kiện để phát triển tốt Những đơn vị mà thường trọng đến cơng nghệ cao có tầm quản lý thấp Một thực tế cấu tổ chức thường sau nhu cầu cơng nghệ Chính vậy, doanh nghiệp, tổ chức cố gắng áp dụng khoa học công nghệ cách tốt cho nhu cầu, công việc đơn vị 3.4 Thái độ lãnh đạo cấp cao lực đội ngũ nhân lực Tuỳ theo quan điểm cách nhìn nhận khác mà nhà lãnh đạo lựa chọn cho tổ chức hình thức tổ chức khác Đôi quan điểm nhà lãnh đạo có sai sót mang tính chủ quan ý chí Vì vậy, vận dụng mơ hình cấu tổ chức, nhà lãnh đạo nên xem xét quan điểm đội ngũ cán nhân viên 3.5 Môi trường Môi trường luôn biến động, bao gồm môi trường bên mơi trường bên ngồi tổ chức Do đó, đơn vị, tổ chức cần phản ứng linh hoạt với điều kiện môi trường Cần xem xét yếu tố nguồn lực mục tiêu cần đạt tổ chức để đưa cấu thích hợp 3.6 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tuỳ vào chức năng, nhiệm vụ, khả sản xuất doanh nghiệp có cấu tổ chức khác ... LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP I CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.Khái niệm, đặc điểm tổ chức * Tổ chức: Là tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu. .. III NỘI DUNG CỦA CƠNG TÁC HỒN THIỆN BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI NGÂN HÀNG Tính tất yếu khách quan việc hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Ngân hàng Một máy quản lý không phù hợp với chức kinh doanh, ngành... chức khơng đạt mục tiêu tổ chức đề Khái niệm cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ thức phi thức người tổ chức Trong đó: Cơ cấu tổ chức (chính thức) tổng hợp phận (đơn vị cá nhân)