Danh mục từ viết tắt 1 MỤC LỤC MỤC LỤC 1 DANH MỤC SƠ ĐỒ 4 DANH MỤC BẢNG BIỂU 4 LỜI NÓI ĐẦU 6 CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 8 1 1 Một số khái niệ[.]
LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP
Một số khái niệm cơ bản
Hiện nay có rất nhiều quan niệm về quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý là hành chính là cai trị; có quan niệm cho rằng:Quản lý là điều hành, điều khiển, chỉ huy Các quan điểm nay không khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau về cách dùng thuật ngữ Do vậy ta có thể hiểu quản lý theo cách thống nhất như sau:
Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được những mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường.
Hình 1.1 Sơ đồ Quản lý
Quản lý bao gồm các điều kiện :
Phải có một chủ thể quản lý tạo ra tác động và một đối tượng quản lý nhận tác động của chủ thể quản lý tạo ra
Phải có mục tiêu xác định cho cả đối tượng và chủ thể Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể quản lý tạo ra tác động
Chủ thể phải thực hành việc tác động
Mục tiêu đặt ra Đối tượng quản lý
Chủ thể có thể là một cá nhân, một nhóm người hoặc một tổ chức,được pháp luật thừa nhận,có quyền tổ chức,phối hợp hoạt động của hệ thống,được quyền ra các quyết định quản lý nhằm đưa hệ thống quản lý đạt được mục tiêu đã đề ra. Đối tượng quản lý có thể là cá nhân hoặc tập thể lao động hoặc các lực lượng vật chất khác(máy móc, thiết bị,đất đai,tiền vốn,tài nguyên…)
1.1.2.Bộ máy quản lý doanh nghiệp
Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, được hợp thành bởi một hệ thống các phòng ban chức năng Có nhiệm vụ cơ bản giúp cho giám đốc doanh nghiệp quản lý và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh,đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đạt được mục tiêu đề ra với hiệu quản cao nhất.
Hệ thống các phòng ban tạo nên bộ máy quản lý doanh nghiệp.Nhưng nếu các bộ phận này hoạt động riêng lẻ ,không liên hệ với nhau thì không mang lai hiệu quả,không đạt được mục tiêu đề ra,không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của quản lý Do đó phải đặt các bộ phận này trên một tổ chức nhất định,các bộ phận này phải hoạt động nhịp nhàng ăn khớp với nhau.
Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung
Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng Có thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại,nhưng chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau :
Mọi tổ chức đều mang tính mục đích: Tổ chức hiếm khi mang trong mình một mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định Đây là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào Mặc dù mục đích của các tổ chức khác
1 0 nhau có thể khác nhau ,nhưng không có mục đích thì tổ chức sẽ không có lý do để tồn tại
Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được mục đích-các kế hoạch Kế hoạch nhằm xác định những điều cần phải làm để thực hiện mục đích, thiếu kế hoạch không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển hiệu quả
Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác Một doanh nghiệp sẽ cần vốn ,nguyên vật liệu ,năng lượng ,máy móc ,thông tin từ các nhà cung cấp ,cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ mô của Nhà Nước, cần hợp tác hoặc cạnh tranh với doanh nghiệp khác ,cần các hộ gia đình và tổ chức mua sản phẩm của họ
Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hơn tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức sẽ gặp lúng túng
1.1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một tổng thể các bộ phận hợp thành ,các bộ phận này có mối liên hệ mật thiết hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, thực hiện các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý Nó có tác động đến toàn bọ quá trình hoạt động của doanh nghiệp Do đó bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh Một doanh nghiệp có bộ máy quản lý tốt sẽ đạt được kết quả cao trong kinh doanh Cơ cấu tổ chức bộ máy ngoài việc sắp xếp một cơ cấu hợp lý thì nhân tố con người đóng vai trò cực ký quan trọng, ở đây nhân tố con người là người quản lý Việc lựa chon ,săp xếp,tuyển dụng,đào tạo phải được quan tâm.
Sản xuất ngày càng phát triển thì mức độ tập trung hóa và chuyên môn hóa sản xuất ngày càng cao nó đòi hỏi phải có sự phố hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban và phân xưởng sản xuất ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất Như vậy, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là vấn đề trọng tâm của các doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh Việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên những nguyên tắc nhất định và phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.1.5.Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu cầu sau
Một số mô hình về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Quản lý có vai trò rất lớn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp khác nhau lại có cách quản lý khác nhau, do vậy mà dấn đến các mô hình quản lý khác nhau Việc áp dụng mô hình cơ cấu nào phụ thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp cũng như trình độ quản lý và khả năng áp dụng những tiến bộ khoa học công nghệ Sau đây e xin giới thiệu một số mô hình tiêu biểu: Mô hình cơ cấu trực tuyến, mô hình cơ cấu chức năng, mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng, mô hình cơ cấu ma trận…
1.2.1 Cơ cấu tổ chức trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2 Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý
Hình 1.2.Sơ đồ cơ cấu trực tuyến
Là kiểu cơ cấu tổ chức mà mỗi liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức được thực hiện theo một đường thẳng Người thừa hành chỉ tiếp nhận và thi hành mệnh lệnh từ người phụ trách cấp trên trực tiếp Người phụ trách chịu trách nhiệm toàn bộ kết quả hoạt động của những người dưới quyền.
Cơ trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng, tập trung, thống nhất trong quản lý làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với sự thay đổi của môi trường và có chi phí quản lý doang nghiệp thấp Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự lãnh đạo rất đẽ thực hiện mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra
Dễ dơi vào tình trạng độc đoán của quyền Không tận dụng được việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao về từng mặt quản lý nên thiếu linh hoạt trong khi ra quyết định Trong nền kinh tế như hiện nay việc chuyên môn hóa chức năng nghành nghề là rất cần thiết vì vậy đây chính là nhược điểm lớn nhất của cơ cấu này Cơ cấu tổ chức này cũng đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn Nhưng trong thực tế thì khả năng của con người có hạn, không thể bao quát được hết mọi vẫn đề nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao
Do những nhược điểm trên mà mô hình cơ cấu này thường không được áp dụng cho nhưng doanh nghiệp sản xuất lớn, việc quản lý phức tạp Nhưng với những ưu điểm trên mô hình này vẫn được áp dụng cho các đơn vị kinh doanh có quy mô sản xuất nhỏ, việc quản lý không quá phức tạp Trong nền kinh tế như hiện nay thì mô hình này không còn thích hợp lám.
1.2.2.Cơ cấu chức năng(song trùng lãnh đạo)
Hình 1.3.Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo chức năng
Là loại hình cơ cấu tổ chức, trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng ra, do một bộ phận hay một cơ quan đảm nhiệm Nhân viên chức năng là những người am hiểu chuyên môn thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.
Cơ cấu này có ưu điểm là :Thực hiện chuyên môn hoá các chưc năng quản lý, thu hút được các chuyên gia có kiến thức sâu về nghiệp vụ chuyên môn vào công tác quản lý ,tránh được sự bố trí chồng chéo chức năng ,nhiệm vụ giữa các bộ phận. Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kỹ năng nghề nghiệp, mỗi phòng ban chức năng thực
LĐ Cnăng A Đối tượng QL1 Đối tượng QL3
LĐ Cnăng B Đối tượng QL2
1 6 chất lượng và kỹ năng giải quyết vấn đề Do có sự giúp đỡ của các chuyên gia, các quyết định đưa ra có độ rủi ro thấp hơn so với cơ cấu trực tuyến Mặc dù vậy cơ cấu này cũng không tránh khỏi những nhược điểm.
Mô hình cơ cấu theo chức năng làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ đạo khác nhau của cùng một cơ quan quản lý cấp trên do đễ làm suy yếu chế độ thủ trưởng ,các nhà quản lý trở thành các chuyên gia trong lĩnh vực hẹp
1.2.3.Cơ cấu theo trực tuyến-chức năng
Hình 1.4.Sơ đò cơ cấu trực tuyến chức năng
Lãnh đạo các phòng chức năng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc, theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho lãnh đạo nhưng không có quyền ra quyết định cho các
Lãnh đạo tổ chức Đối tượng QL2 Lãnh đạo tuyến 2 Lãnh đạo cnăng A Đối tượng QL1 Lãnh đạo tuyến 1
Lánh đạo cnăng B đơn vị bộ phận sản xuất Ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuất chỉ mang tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận lệnh trực tiếp từ lánh đạo cấp trên sau khi đã tham khảo ý kiến của các phòng ban chức năng.
Tận dụng được ưu điểm của 2 mô hình trực tuyến và chức năng.Vừa phát huy được năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng lại vừa đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo(chế độ một thủ trưởng).
Mô hình cơ cấu này sẽ làm cho số cơ quan chức năng trong tổ chức tăng lên do đó làm cho bộ máy quản lý cồng kềnh ,nhiều đầu mối và đòi hỏi người lãnh đạo phải luôn điều hoà phối hợp hoạt động của các bộ phận để khắc phục hiện tượng không ăn khớp ,cục bộ của các cơ quan chức năng.
1.2.4.Cơ cấu trực tuyến-tham mưu
Tham mưu 1Lãnh đạo tuyến 2
Hình 1.5.Sơ đồ cơ cấu trực tuyến tham mưu
Cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng ,chuyên môn của các chuyên gia ,giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức Nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm và tuyển chọn được những chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực và đương nhiên chi phí để chọn được những chuyên gia này là rất lớn
Hình 1.6.Sơ dồ cơ cấu ma trận
Các đối tượng Ql Các đối tượng QL
Lánh đạo cnang A Lãnh đao cnăng C
Khi thực hiện dự án sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án,Các phòng chức năng sẽ cử ra các cán bộ tương ứng phù hợp với yêu cầu chức năng nhiệm vụ của dự án để thực hiện dự án Khi dự án được hoàn thành thì các cán bộ lại trở về vị trí mà mình đang công tác.
Nội dung cơ bản của bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.3.1.Thiết kế tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Việc xây dựng một cơ cấu bộ máy quản lý hợp lý là một việc làm quan trọng của quản trị,nó giúp cho việc quản lý hiệu quả Doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải thiết kế được bộ máy quản lý sao cho chi phí thấp nhất nhưng hiệu quả lại cao nhất. Thiết kế bộ máy hợp lý sẽ tạo động lực cho doanh nghiệp phát triển ,phải đảm bảo tính liên tục của thông tin Doanh nghiệp phát triển đó là mục tiêu chung mà thông tin là yếu tố rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp Bởi thực chất của hoạt động quản trị là việc ban hành các quyết định quản trị Do đó độ chính xác của thông tin có ý nghĩa hết sức quan trọng trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp.
A1 Để hoàn thiện một cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp cũng như việc xóa bỏ hay sửa đổi một cơ cấu tổ chức nào đó thì các nhà quản lý phải dựa trên cơ sở khoa học, cụ thể phải năm vững các kiểu cơ cấu tổ chức và xác định được nhiệm vụ của các bộ phận Qua lý luận và thực tiến hình thành lên 2 phương pháp cơ bản sau:
*Phương pháp tương tự Đây là phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý mới dựa vào việc thừa kế những kinh nghiệm đã thành công và gạt bỏ những yếu tố bất hợp lý của cơ cấu quản trị có sắn. Ưu điểm: Phương pháp này là quá trình hình thành cơ cấu nhanh,chi phí thiết kế nhỏ, kế thừa được những kinh nghiệm quý báu của những người đi trước.
Nhược điểm: Phương pháp này nhiều khi có sự sao chép máy móc, thiếu phân tích tình hình cụ thể.
*Phương pháp phân tích theo yếu tố
Phương pháp này dựa trên cơ sở việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị đang hoạt động, Bắt đầu bằng việc nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu hiện tại và tiến hành đánh giá hoạt động của nó theo những căn cứ nhất định Để tiến hành thực hiện công việc trên, người ta biểu thị cơ cấu tổ chức quản trị hiện hành và các bộ phận của nó dưới dạng sơ đồ Từ đó sẽ chỉ rõ quan hệ phụ thuộc giữa các bộ phận và từng chức năng mà nó phải thực hiện Nội dung phân tích với dạng cơ cấu hoạt động bao gồm: Phân tích tình hình thực hiện chức năng đã quy định cho từng bộ phận, từng nhân viên trong bộ máy quản trị, phân tích kết quản thực hiện trách nhiệm các nhân trong bộ máy quản lý, phân tích các yếu tố ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến bộ máy quản trị.
Kết quả phân tích sẽ là những đánh giá mặt tích cực hoặc mặt tiêu cực của bộ máy quản trị hiện tại, trên cơ sở đó dự thảo tổ chức mới sau đó mới đưa vào các yêu cầu để tổ chức xây dựng bộ máy mới.
Phương pháp phân tích theo yếu tố
Xây dựng sơ đồ cơ cấu tổng quát
Xác định các thành phần cho các bộ phận của cơ cấu
Xác định mỗi liên hệ giữa các bộ phận
Xác định các đặc trưng của các yếu tố trong cơ cấu
Quy định các hoạt động của cơ cấu tổ chức quản lý
Xây dựng những kết luận có tính nguyên tắc của cơ cấu Đây là phương pháp được áp dụng ở moi cấp, mọi đối tượng quản trị.Phương pháp này được tiến hành theo ba giai đoạn, mỗi giai đoạn có một đặc điểm riêng tùy thuộc vào từng giai đoạn mà ta tiến hành từng bước để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sao cho phù hợp nhất, được mô tả theo sơ đồ sau.
Hình 1.8 sơ đồ mô tả phương pháp phân tích theo yếu tố
B1: Dựa vào các văn bản hướng dẫn của các cơ quan quản lý vĩ mô, những quy định có tính luật pháp để xây dựng cơ cấu tổng quát và xác định các đặc trưng cơ bản nhất của cơ cấu Kết quản của bước 1 là xây dựng đươc mục tiêu của doanh nghiệp, Xây dựng được các phân hệ chức năng nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu, phân cấp nhiệm vụ các bộ phận, xác định mỗi quan hệ giữa các bộ phận.
B2: Nội dung cơ bản của bước này là việc xác định dược phân hệ trực tuyến –chức năng và chương trình mục tiêu cơ sở để xác định các thành phần Phân cấp phân chia chức năng nhiệm vụ quyền hạn của các cán bộ quản lý.
B3: Phân phối và cụ thể hóa các chức năng ,nhiệm vụ, quyền hạn, quy định số lượng cán bộ công nhân viên cho từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý.Từ đó xây dựng điều lệ quy tắc làm việc nhằm đạt được hiệu quả cao nhất cuat bộ máy.
1.3.2.Lựa chọn cán bộ quản lý Đây là công việc nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có một bộ máy quản lý riêng, do vậy việc lựa chọn cán bộ quản lý phải đảm bảo được chuyên môn của vị trí cần quản lý và phù hợp với cơ cấu của doanh nghiệp Phải làm cho người cán bộ quản lý tự chủ trong công viêc, năng động,sáng tạo,có trách nhiệm tạo điều kiện cho bộ máy hoạt động linh hoạt hiệu quả Để lựa chọn được cán bộ quản lý tốt doanh nghiệp cần xác định được chức danh và tiêu chuẩn cán bộ giúp cho việc quản lý và lựa chon thuận lợi.
Phân tích công việc là việc tìm hiểu và xác định nội dung, đặc điểm của từng công việc, đo lường giá trị và tầm quan trọng của nó để đề ra các tiêu chuẩn về năng lực, phẩm chất mà người thực hiện công việc cần phải có Phân tích công việc là một nội dung quan trong của hoàn thiện cơ cấu tổ chức, nó ảnh hưởng trực tiếp đến
Mục đích: Đưa ra các tiêu chuẩn cần thiết để tiến hành tuyển cán bộ quản lý sao cho việc tuyển dụng cán bộ quản lý đạt kết quả cao nhất Chuẩn bị nội dung đào tạo và bồi dưỡng trình độ để đáp ứng yêu cầu của công việc Phân tích công việc làm căn cứ để xây dựng và đánh giá hiệu quả công việc Ngoài ra nó còn giúp cho việc nghiên cứu và cải thiện điều kiện làm việc Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện công việc.Tóm lại kết quản của phân tích công việc là đưa ra được: Bảng mô tả công việc, bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc.
Việc tuyển dụng có vai trò hết sức quan trọng, chung ta cần dánh giá đúng và lựa chọn đúng người đúng việc Khi muốn tuyển dụng vào vị trí nào thì chúng ta cần phân tích công việc để đưa ra các tiêu chuẩn của công việc cũng như tiêu chuẩn của người thực hiện công việc, việc này đã được thực hiện ở bước trên.
*Đào tạo-Phát triển Đào tạo và phát triển đội ngũ quản lý : là hai nội dung cơ bản trong vấn đề nâng cao trình độ tinh thông nghề nghiệp cho cán bộ quản lý Ngoài ra nó còn bao gồm nội dung giáo dục nhân sự cho doanh nghiệp Phải đào tạo và phát triển cán bộ quản lý vì trong thời đại khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão, công nghệ kỹ thuật luôn đổi mới không ngừng, muốn bắt kịp với thời đại thì con người cần phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng nhất định về nghề nghiệp, đó vừa là một nhu cầu vừa là một nhiệm vụ. Đào tạo nâng cao năng lực quản trị: Hình thức đào tạo này được phát triển áp dụng cho các cấp quản trị từ quản trị viên cấp cao đến quản trị viên cấp cơ sở.Đào tạo năng lực quản trị để nâng cao khả năng quản trị bằng cách truyền đạt các kiến thức làm thay đổi quan điểm hay nâng cao năng lực thực hành của nhà quản trị.Đào tạo nâng cao năng lực quản trị là rất cần thiết đối với một doanh nghiệp vì các quản trị gia giữ một vai trò rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Các phương pháp đào tạo nâng cao năng lực quản trị:
Phương pháp luân phiên: thường xuyên thay đổi công việc, mục tiêu của người đào tạo là cho đối tượng đào tạo tiếp cận với nhiều công việc khác nhau, làm cho người lao động hiểu được công việc của doanh nghiệp một cách tổng thể nhất.
Các căn cứ hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy
1.4 Căn cứ hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.4.1.Các nguyên tắc khi xây dựng bộ máy quản lý doanh nghiệp
*Tổ chức bộ máy quản lý gắn với phương hướng, mục đích của hệ thống
Phương hướng, mục đích của hệ thống quy định cách thức tổ chức bộ máy quản lý của hệ thống Chính nó quy định các bộ phận hợp thành trong tổ chức của hệ thống Chính vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải gắn với mục tiêu và phương hướng hoạt động của hệ thống Có gắn với mục tiêu và phương hướng thì bộ máy quản lý hoạt động mới hiệu quả
*Chuyên môn hoá và cân đối
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý phải xác định rõ phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống và phải đảm bảo sự cân đối, loại trừ những chức năng ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng Mặt khác số lượng các cấp quản lý phải hợp lý phù hợp với thực tế.
* Linh hoạt và thích nghi với môi trường
Theo nguyên tắc này thì tổ chức bộ máy quản lý không được bảo thủ ,trì trệ,quan liêu mà luôn phải linh hoạt ,thích ứng với những thay đổi hay biến động của các yếu tố tác động Tuy nhiên cần phải hiểu đúng sự thay đổi ở đây không phải là thay đổi toàn bộ mà đó chỉ là những biến đổi nhỏ trong cơ cấu để thích nghi với môi trường mới ,để không bị môi trường đào thải Sự linh hoạt được thể hiện trong việc thíêt kế các bộ phận phù hợp với ít đầu mối trung gian, số lượng cấp quản lý phù hợp và đảm bảo cho mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo để đạt được hiệu quả cao nhất và phát triển được tài năng của cán bộ ,công nhân viên chức trong từng bộ phận
Nói như vậy không có nghĩa là cơ cấu tổ chức chịu sự chi phối của môi trường mà trong một chừng mực của sự thay đổi nó tác động vào môi trường theo những hướng nhất định phù hợp với mục đích của mình
*Bảo đảm tính hiệu quả quản lý.
Hiệu quả và hiệu lực luôn là mục đích và mục tiêu tiến tới của bất kỳ tổ chức nào Mỗi tổ chức luôn đặt ra cho mình những mục tiêu nhất định để đạt tới Vì thế tổ chức bộ máy quản lý phải :
Tăng cường sự lãnh đạo tập trung thống nhất ở cấp cao nhất, phát huy được tính tích cực của các cơ quan quản lý ở các cấp, khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc và phối hợp chặt chẽ với nhau trong công việc Dựa trên nguyên tắc nâng cao hiệu quả quản lý để xác định biên chế tổ chức và chế độ quản lý Đảm bảo phối hợp giữa các cấp một cách tốt nhất, phải lựa chọn phương thức truyền tin, trao đổi nghiệp vụ trong doanh nghiệp một cách nhanh nhất và phân công hợp lý để mỗi bộ phận, mỗi công việc đều có người phụ trách
Gắn các cấp quản lý thành một dây xích, trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận, các cấp rõ ràng, gắn bó với nhau Mỗi cấp chỉ có một người ra lệnh,tránh mâu thuẫn và làm tổn hao công sức và phải tăng cường sự hợp tác trong doanh nghiệp Gọn nhẹ ,phải có định biên rõ ràng ,tổ chức công việc và biện pháp kiểm tra
Tính tập hợp :Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp do nhiều yếu tố khác nhau như nhân lực ,vật lưc, thông tin hợp thành
Tính liên hệ :Các yếu tố tạo nên tập hợp đó luôn có mối liên hệ với nhau Trong tổ chức ,các yếu tố luôn tác động qua lại ,bổ xung cho nhau trong một chỉnh thể thống nhất Yếu tố này chịu sự chi phối của các yếu tố khác và ngược lại Đôi khi sự tác động có thể dẫn đến xung đột ,tuy nhiên sự xung đột đó lại là cơ sở để tạo ra một cái mới thích hợp hơn ,đảm bảo tổ chức hoạt động có hiệu quả
Tính mục đích :Mọi tổ chức đều có một mục đích nhất định ,rõ ràng Mục đích của tổ chức là cái mà mọi người trong tổ chức đều cố gắng để đạt tới Tuy nhiên tuỳ từng tổ chức khác nhau mà mục đích cũng khác nhau (một tổ chức tham gia sản xuất thì mục đích là đạt lợi nhuận tối đa còn các tổ chức phúc lợi xã hội thì mục đích là phục vụ được nhiều các công tác xã hội ) ,nhưng trong mọi tổ chức thì mục đích hoạt động luôn được xác định một cách ro ràng
Tính thích ứng với môi trường :Mọi tổ chức luôn chịu sự tác động của hai môi trường là môi trường bên trong và bên ngoài Trong đó môi trường bên ngoài hình thành nên môi trường bên trong của doanh nghiệp ,tác động lên môi trường bên trong và ảnh hưởng gián tiếp đến doanh nghiệp Song doanh nghiệp chỉ có thể tác động đến môi trường bên trong mà không thể tác động làm biến đổi môi trường bên ngoài ,mà nó chỉ thay đổi cho thích ứng với trước những thay đổi của môi trường bên ngoài ,từ đó điều chỉnh và tác động đến môi trường bên trong.
Tính chỉnh thể :Các yếu tố tổ chức nên doanh nghiệp kết hợp với nhau một cách hữu cơ ,phát huy hiệu quả của một chỉnh thể ,đó không phải là dàn trải hoặc cộng lại một cách giản đơn Để đảm bảo được nguyên tắc trên ,cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp cần phải: Tăng cường được mối liên hệ dọc và ngang ,mỗi bộ phận trong tổ chức vừa phải phục tùng sự lãnh đạo thống nhất vừa phải có tính linh hoạt ,chủ động ,tích cực để đạt được hiệu quả của chỉnh thể Sự phục tùng thể hiện sự chấp hành nội quy ,quy định từ trên đưa xuống tạo nên một chỉnh thể thống nhất Tuy nhiên sự phục tùng trên cơ sở sự linh hoạt bởi lẽ không phải lúc nào mọi sự vật cũng như nhau mà luôn biến động ,vì thế trong quá trình áp dụng các bộ phận cần có sự linh hoạt để đạt hiệu quả cao hơn
1.4.2.Xác định chức năng cụ thể cần thực hiện
Xuất phát từ mục tiêu của doanh nghiệp để xác định các lĩnh vực hoạt động cần quản trị,từ đó có sự phân cấp với các phòng ban chức năng.Mỗi phòng ban chức năng sẽ đảm nhân một chức năng riêng biệt nhu kế toán,kinh doanh,vật tư xe máy… và mỗi phòng lại chịu sự chi phối của các cấp quản trị cao hơn.
Việc phân chia chức năng cho các phòng ban căn cứ vào các đặc trưng khác nhau.Nếu phân chia theo đặc trưng có tính chất vật chất thì có thể phân chia theo đối tượng lao động và hoàn thành công việc nếu nhiệm vụ của các đối tượng lao động được tập hợp vào phòng ban chức năng thì mỗi phòng ban lại có thể đảm nhiệm nhiều công việc như phong kinh doanh sẽ phải thục hiện công việc khác nhau như nghiên cứu thị trương,tiêu thụ sản phẩm,lập kế hoạch kinh doanh.
1.4.2.2.phân tích và tổng hợp nhiệm vụ
Nhiệm vụ là sự quy định những hành động nhất định của con người nhằm đạt được những mục tiêu đã đặt ra.Việc phân công chức năng nhiệm vụ cho mỗi phòng ban xuất phát từ nhiệm vụ mục tiêu chung của doanh nghiệp.Trên cơ sở đó sẽ chia nhiều bộ phân đảm nhận các nhiệm vụ khác nhau, sự liên kết các nhiệm vụ đó sẽ tạo lên bộ máy hoạt động của doanh nghiệp Nhiệm vụ của xây dựng bộ máy quản lý doanh nghiệp là phân chia nhiệm vụ chung thành các nhiệm vụ nhỏ hơn ở các cấp quản trị khác nhau, sau đó liên kết các nhiệm vụ đó theo một nguyên tắc nhất định và cấu thành lên các phòng ban chức năng cùng với mỗi quan hệ giữa chúng Người ta gọi 2 quá trình đó là phân tích và tổng hợp nhiệm vụ.
*Phân tích nhiệm vụ Để tiến hành phân tích nhiệm vụ trước tiên ta phải mô tả nhiệm vụ, thông qua mô tả nhiệm vụ ta sẽ khái quát được nhiệm vụ Mô tả nhiệm vụ cần làm một số công việc như mô tả quá trình hành động, mô tả đối tượng cần tiến hành, mô tả các công cụ cần để thực hiện, mô tả không gian, thời gian để tiến hành nhiệm vụ.
CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG THĂNG LONG
Khái quát chung về công ty
2.1.1.Quá trình hình thành và phát triền
Tiền thân là một đội xây dựng, qua quá trình phát triển không ngừng càng ngày càng lớn mạnh về cả quy mô và khả năng về vốn.Với cơ cấu là một đội xây dựng không còn phù hợp nữa tất yếu dấn đến phải thay đổi lại bộ máy quản lý cho phù hợp Ngày 16/12/2002 công ty cổ phần xây dựng thang long được thành lập.
Công ty cổ phần xây dựng thang long là doanh nghiệp được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0103001658 ngày 16/12/2002 của sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp Đăng ký thay đổi lần 1 ngày 28/11/2003, đăng ký thay đổi lần 2 ngày 19/03/2004, đăng ký thay đổi lần 3 ngày 18/08/2004, đăng ky thay đổi lần 4 ngày 06/06/2005, đăng ký thay đổi lần 5 ngày 04/06/2007. Tên công ty : Công ty cổ phần xây dựng thăng long
Tên giao dịch: Thang long construction Joint stock company
Tên viết tắt : Thaloco.JSC Địa chỉ trụ sở chính Số nhà 1/162 Đường nguyễn văn cừ-Phường bồ đề-Quận long biên-Thành phố Hà Nội. Điện thoại: 8724842/8724843
Số đăng ký kinh doanh: 0103001658
Thay đổi lần cuối ngày:04/06/2007
Loại hình doanh nghiệp:Công ty cổ phần
Loại hình hoạt động:Doanh nghiệp
Người đại diện theo phám luật:Nguyễn kim Nhân
Chức vụ: Chủ tịch hội đồng quản trị
Vốn điều lệ:25.000.000.000(hai lăm tỷ đồng)
TT Tên cổ đông Số cổ phần Tỷ lệ góp vốn(%)
Bảng 2.1 Danh sách các cổ đông góp vốn 2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh
Thực hiện đầy đủ chức năng của một doanh nghiệp: Là doanh nghiệp đa ngành nghề, Công ty được cấp đăng ký kinh doanh và giấy phép hành nghề trong các lĩnh vực sau:
Xây dựng các công trình công nghiệp,đân dụng và trang trí nội thất, công trình giao thông, thủy lợi, hạ tầng đô thị, cấp thoát nước, khoan khai thác nước ngầm và hệ thống nước sạch nông thôn Xây dựng đường dây và trạm biến áp lên đến 35kw, kinh doanh bất động sản, buôn bán, chế biến hàng nông lâm sản, đại lý ký gửi hàng hóa, Sản suất các loại sản phẩm nhựa, thủy tinh và các loại bao bì khác, in các loại bao bì(trừ lĩnh vực nhà nước cấm), Dịch vụ thương mại, kinh doanh khách sạn nhà hàng
Chế tạo lắp đặt các thiết bị cơ khí, dịch vụ quản lý chợ gồm: Bảo vệ trật tự trị an, cứ hỏa vệ sinh công cộng, cung cấp điện nước,trông coi hàng hóa, trông giữ ô tô, xe máy, xe đạp Thuê và tro thuê kiốt bán hàng, dịch vụ san nền, nạo vét dong chảy,xây dựng các bến cảng sông biển, Sản xuất và buôn bán các vật liệu xây dựng, thiết kế tổng mặt bằng,kiến trúc nội ngoai thất.
Thiết kế kết cấu đối với công trình xây dựng dân dụng Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng Đầu tư lập dự án nhà ở để bán Đầu tư xây dựng kinh doanh khu công nghiệp, khu vui chơi giải trí và du lịch khai thác và kinh doanh dá, cát, sỏi, đất san nền Thiết kế kỹ thuật thi công các công trình thủy lợi Xuất nhập khẩu thiết bị, vật tư nông nghiệp, công nghiệp, xây dựng Dịch vụ kinh doanh thuê và cho thuê kho bãi chũa hàng Đảm bảo công ăn việc làm ổn định, cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên Bảo vệ doanh nghiêp,môi trường giữ gìn an ninh xã hội, tuân thủ các quy định của pháp luật, chính sách của nhà nước.
Cũng giống như các công ty xây dựng khác công ty cổ phần xây dựng thăng long thực hiện nhiệm vụ tham gia đáu thầu xây dựng các công trình mà mình đã chung thầu.Hoàn thành dúng với hợp đồng xây dựng và yêu cầu thiết kế cung nhu các van bản hưỡng dẫn của bộ xây dựng,phù hợp với pháp luật việt nam.
Xây dựng và thực hiện các chính sách về tài chính, tín dụng, giá cả và đầu tư phát triển nhằm nâng cao vị thế của công ty trên thị trường.
Ngiên cứu các luật, thông lệ quốc tế cũng như luật của nước ta và các quy định trong xây dựng
Tìm hiểu các dối thủ cạnh tranh năm bắt su thế phát triển của thị trường nhằm giữ vững thị phần và từng bước chiếm lĩnh thị trường
Thực hiện tốt chính sách cán bộ, chế độ quản lý lao động,tài sản tài chính tiền lương.
Xây dựng các công trình công nghiệp,đân dụng và trang trí nội thất, công trình giao thông, thủy lợi, hạ tầng đô thị, cấp thoát nước, khoan khai thác nước ngầm và hệ thống nước sạch nông thôn Xây dựng đường dây và trạm biến áp lên đến 35kw, kinh doanh bất động sản Sản suất các loại sản phẩm nhựa, thủy tinh và các loại bao bì khác, in các loại bao bì(trừ lĩnh vực nhà nước cấm) Dịch vụ thương mại, kinh doanh khách sạn nhà hàng.
Dịch vụ quản lý chợ gồm: Bảo vệ trật tự trị an, cứ hỏa vệ sinh công cộng,cung cấp điện nước, trông coi hàng hóa, trông giữ ô tô, xe máy, xe đạp Thuê và tro thuê kiốt bán hàng Dịch vụ san nền, nạo vét dong chảy, xây dựng các bến cảng sông biển Sản xuất và buôn bán các vật liệu xây dựng Thiết kế tổng mặt bằng, kiến trúc nội ngoai thất Thiết kế kết cấu đối với công trình xây dựng dân dụng
Tư vấn giám sát chất lượng xây dựng, đầu tư lập dự án nhà ở để bán Đầu tư xây dựng kinh doanh khu công nghiệp, khu vui chơi giải trí và du lịch, khai thác và kinh doanh dá, cát, sỏi, đất san nền Thiết kế kỹ thuật thi công các công trình thủy lợi Xuất nhập khẩu thiết bị, vật tư nông nghiệp, công nghiệp, xây dựng Dịch vụ kinh doanh thuê và cho thuê kho bãi chũa hàng
2.1.3.Cơ sở vật chất kỹ thuật,khả năng về vốn của doanh nghiệp
2.1.3.1.Cơ sở vật chất kỹ thuật
TT Tên thiết bị SL Thông số KT Nước SX
1 Máy NIPON SHARYO-ED400 01 Nhật
2 Máy khoan HICTACHI KH125/3 01 Nhật
4 Máy lọc dung dịch khoan IPC SO 03 Italia
6 Cẩu phục vụ HITACHI KH125 01 PT Nhật
7 Máy lọc cát SOILMEC-BE3 02 Nhật
1 Búa thủy lực KOBELKO KH65 02 6,5T Nhật
4 Máy ép cọc thủy lực(đến 40T) 04 60-140T Việt nam
1 Máy xúc lật KIMCO 01 V=1,8m3 Nhật
3 Máy đào HITACHI-EX200 01 V=0,73m3 Nhật
5 Máy san tự hành KOMASU 01 108CV Nhật
6 Máy lu rung YZ-14JA 01 14T Đức
7 Máy ASPLT DEMAG-14CSS 01 >8,5T Đức
9 Máy lu bánh lốp SAKAITS-7409 01 12T Nhật
10 Máy đầm bánh hơi 05 16T TQ
12 Máy đầm lu rung 03 25T TQ
13 Máy đầm rung tự hành 02 18T TQ
14 Máy đầm cọc MIKASA 54FW 15 1,8KW Nhật
15 Máy cắt bê tông nhự HONDA 02 2,5KW Nhật
16 Xe vận tải tự đổ HUYNDAI 05 8T TQ
17 Xe vận tải tự đổ IFA 05 5T Đức
18 Xe tự đổ KAMAZ 05 13T Nga
20 Máy ủi 06 140CV,180CV Nga
23 Máy rải 03 130-140CV Nga,TQ
6 Máy vận thăng trở người 10
3 Xe bơm bê tông HINO 01
1 Máy hàn điện 3 pha 03 15KW TQ,Nga
2 Máy phát điện HONDA 03 75KW Nhật
3 Máy cát thép 10 1,0KW Việt nam
4 Máy uốn thép 10 FiMa x