LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Có hai khái niệm về cơ cấu được đề cập đến trong chuyên ngành kinh tế lao động, tùy theo mục đích hoặc cách tiếp cận khác nhau mà ta có những khái niệm khác nhau
Thứ nhất, cơ cấu được hiểu là sự phân chia tổng thể ra thành các bộ phận nhỏ hơn theo những tiêu thức khác nhau, các bộ phận này sẽ thực hiện các chức năng, nhiệm vụ khác nhau của tổng thể nhưng chúng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung.
Thứ hai, cơ cấu được hiểu là sự phân chia vai trò và trách nhiệm giữa các thành viên, các bộ phận, đơn vị của tổng thể trên cơ sở phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận cấu thành nên tổng thể đó Cơ cấu này còn được phân chia thành hai hình thức là : Cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức Cơ cấu chính thức được hình thành dựa vào mối quan hệ đa chiều giữa các bộ phận trong tổng thể trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đã được xác định nó được thể hiện dưới hình thức là các quy định trong tổ chức Cơ cấu không chính thức được xác định bằng các luật lệ và các mối quan hệ giữa các thành viên không có trong quy định của tổ chức mà nó được xây dựng dựa trên yếu tố tình cảm và kinh nghiệm sống của từng thành viên trong tổ chức.
Năm 1981, Ducan đã đưa ra một định nghĩa về tổ chức và đã được nhiều nhà kinh tế sử dụng như sau: Tổ chức là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, họ cùng làm việc hướng tới mục tiêu chung và các mối quan hệ của họ được xác định theo một cơ cấu nhất định.
Theo định nghĩa này thì tổ chức có những đặc điểm nổi bật:
- Định nghĩa này nhấn mạnh yếu tố con người, con người tạo nên tổ chức, con người quan trọng hơn máy móc, nhà xưởng.
- Ở một chừng mực nào đó thì con người trong tổ chức làm việc phải hướng tới mục tiêu chung và phối hợp các hoạt động với nhau để đạt được mục tiêu đó
- Mối quan hệ giữa những con người trong tổ chức cần phải được xác định rõ ràng và theo một cơ cấu nhất định.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về cơ cấu tổ chức nhưng có hai định nghĩa được đề cập nhiều trong các tài liệu chuyên ngành:
- Năm 1998, Roobin đưa ra định nghĩa: Cơ cấu tổ chức xác định các công việc được tập hợp, phân công và phối hợp một các chính xác như thế nào.
- Năm 2001, Griffin và Moorhead lại cho rằng: Cơ cấu tổ chức là hệ thống các nhiệm vụ, các mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức.
Có nhiều khái niệm về quản lý khác nhau nhưng quan điểm về quản lý được được các nhà kinh quản lý sử dụng nhiều là: Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường.
Theo định nghĩa này thì quản lý có các đặc điểm:
- Bao gồm chủ thể quản lý đưa ra các quyết định và đối tượng quản lý thức hiện các quyết định đó.
- Một mục tiêu chung cho đối tượng quản lý và chủ thể quản lý làm cơ sở cho chủ thể quản lý đưa ra các quyết định.
- Chủ thể quản lý phải thực hiện hành động.
Mỗi tổ chức đều cần có một bộ máy quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức một cách có hiệu quả Bộ máy quản lý là hệ thống những con người cùng các phương tiện của tổ chức, được liên kết theo một số nguyên tắc và quy tắc nhất định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo, quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đã định.
Bộ máy quản lý bao gồm hai hệ thống có sự tách rời:
- Hệ thống chỉ huy bao gồm công cụ quản lý là các quyết định và quyền lực của chủ thể quản lý để tác động vào đối tượng bị quản lý.
- Hệ thống chức năng bao gồm những công việc, chức năng và nhiệm vụ được xác định cụ thể cho từng đối tượng, từng cấp, từng lĩnh vực.
6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng thể các bộ phận hợp thành, trong đó các bộ phận này có mối quan hệ hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hóa thực hiện các phần việc nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng và mục tiêu chung của tổ chức.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý bao gồm:
- Bộ phận quản lý: phòng marketing, phòng kế hoạch
- Cấp quản lý: cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng
CÁC LOẠI CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Tùy thuộc vào đặc điểm, nhiệm vụ và phương pháp khác nhau mà có các kiểu tổ chức:
1 Cơ cấu trực tuyến. Đây là cơ cấu đơn giản nhất, trong đó chỉ có cấp trên và cấp dưới, tức là mỗi người cấp dưới chỉ chịu sự quản lý trực tiếp từ một người cấp trên mà không phải chịu sự quản lý của trưởng các bộ phận khác.
Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 1
Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý
Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến
- Ưu điểm: mệnh lệnh được thực hiện nhanh, tránh trùng lặp các quyết định, quyền hạn và trách nhiệm được phân định rõ ràng nó tỏ ra rất phù hợp đối với các tổ chức mới được thành lập khi mà mọi hoạt động của tổ chức chưa đi vào ổn định và chưa phức tạp cần có sự chỉ đạo thống nhất, nó bảo vệ nguyên tắc chế độ một thủ trưởng.
- Nhược điểm: người lãnh đạo phải có kiến toàn diện để có thể giải quyết nhiều công việc chuyên môn cùng một lúc, không tận dụng được các nhà chuyên môn giúp trong việc đưa ra các quyết định, cơ cấu này khá cứng nhắc làm giảm hiệu quả trao đổi thông tin giữa các bộ phận ảnh hưởng đến tính linh hoạt, nhạy bén trong hoạt động của bộ máy quản lý.
2 Cơ cấu theo chức năng.
Cơ cấu này có đặc điểm là nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý và hình thành nên những người lãnh đạo được chuyên môn hóa, chỉ đảm nhận một hoặc một số chức năng nhất định Mối quan hệ giữa các bộ phận, thành viên trong tổ chức rất phức tạp, đều phải tuân thủ theo sự chỉ đạo của cấp trên.
Người lãnh đạo chức năng C
Người lãnh đạo chức năng A
Người lãnh đạo chức năng B Đối tượng quản lý
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu chức năng
- Ưu điểm: giảm gánh nặng cho người lãnh đạo chung, thu hút được các chuyên gia vào công tác quản lý chuyên môn.
- Nhược điểm: có nhiều cấp trên dẫn đến vi phạm chế độ một thủ trưởng, khó khăn trong việc xác định trách nhiệm giữa các phòng ban, dễ dẫn đến rối loạn trong quản lý vì nhân viên phải chịu sự tác động nhiều phía.
3 Cơ cấu trực tuyến – chức năng.
Cơ cấu này là sự kết hợp hai cơ cấu trên, bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của cán bộ trực tuyến Mối quan hệ giữa cấp dưới và người lãnh đạo theo trực tuyến, đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức khá toàn diện để có thể thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến và bộ phận chức năng trong hoạt động của tổ chức.
Người lãnh đạo chức năng A
Người lãnh đạo chức năng A Đối tượng quản lý
Người lãnh đạo chức năng C
Người lãnh đạo chức năng B
Người lãnh đạo chức năng B
Người lãnh đạo chức năng C Đối tượng quản lý
Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – chức năng
- Ưu điểm: khắc phục được nhược điểm của hai loại cơ cấu trên, làm tăng tính linh hoạt trong hoạt động quản lý của tổ chức và thu hút được các nhà chuyên môn trong việc đưa ra các quyết định.
- Nhược điểm: Phải kết hợp được bộ phận trực tuyến và chức năng nếu không sẽ gây ra tình trạng nhiều ý kiến trái khác nhau cùng được đưa ra dẫn đến chậm chễ trong giải quyết công việc liên quan nhiều bộ phận chức năng.
Tham mưu 1 Tham mưu 2 Tham mưu 3
Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2
Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý
4 Cơ cấu trực tuyến – tham mưu.
Cơ cấu này giống với cơ cấu trực tuyến – chức năng, người lãnh đạo là người chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định khi gặp khó khăn sẽ tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc Bộ phận tham mưu sẽ nhỏ gọn hơn, không cồng kềnh như các phòng ban do bộ phận tham mưu chỉ bao gồm một số chuyên gia giỏi.
Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu
- Ưu điểm: bảo vệ được nguyên tắc một thủ trưởng, khai thác được khả năng của các chuyên gia, mỗi cấp dưới chỉ thực hiện theo quyết định của thủ trưởng của mình, hạn chế được chốn tránh trách nhiệm khi có sai sót xảy ra.
- Nhược điểm: Người lãnh đạo ít tiếp xúc hơn với cấp dưới, các quyết định đưa ra sẽ chậm do phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia.
III CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
Các yếu tố cần thiết tạo nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý bao gồm:
1 Phân công lao động (chuyên môn hóa công việc)
Phân công lao động chỉ mức độ của các công việc trong tổ chức được phân chia thành những bước công việc hoặc những nhiệm vụ khác nhau do những người lao động có chuyên môn khác nhau thực hiện.
Phân công lao động chính là việc chia nhỏ một công việc thành các công việc nhỏ hơn hay các bước công việc mà mỗi bước này do một người đảm nhận, tức là mỗi người chỉ đảm nhận một phần của công việc chứ không thực hiện toàn bộ một công việc trọn vẹn.
- Ưu điểm: Tăng năng suất lao động do người lao động chỉ chuyên thực hiện một số công việc nhất định nên dễ đạt được trình độ lành nghề Do được chuyên môn hóa nên người lao động chỉ thực hiện một số thao tác nhất định thì việc đào tạo chỉ chú trọng vào một số thao tác từ đó thuận lợi việc đào tạo lao động, tiết kiệm được thời gian và chi phí đào tạo.
- Nhược điểm: do người lao động chỉ thực hiện một số thao tác nhất định nên dễ dẫn đến nhàn chán, stress cho người lao động và có thể dẫn đến tai nạn lao động
2 Phạm vi kiểm soát của bộ máy quản lý (phạm vi quản lý)
Phạm vi kiểm soát của bộ máy quản lý được hiểu là số lượng nhân viên ở các cấp mà một người quản lý có thể điều hành một cách có hiệu quả.
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ
- Chức năng định hướng: là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình quản lý Nó là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của tổ chức, gắn liền với việc lựa chọn chương trình hoạt động cho tương lai.
- Chức năng tổ chức: là chức năng đặc trưng của hoạt động quản lý bao gồm việc xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau trong tổ chức Chức năng này luôn đòi hỏi sự thích ứng và năng động.
- Chức năng phối hợp: thực hiện chức năng làm cho tổ chức hoạt động dựa trên những kế hoạch đã được thiết lập Chức năng này thực hiện nội dung chủ yếu là khởi động và duy trì hoạt động của tổ chức kế hoạch đề ra thông qua các hoạt động của các thành viên trong tổ chức và phối hợp các hoạt động một cách nhịp nhàng và hiệu quả.
- Chức năng kiểm tra: đây là chức năng cơ bản nó đòi hỏi người cán bộ quản lý phải thường xuyên xem xét lại quyết định của mình và có sự điều chỉnh cho phù hợp với những biến đổi mới trong thực tế.
- Chức năng điều chỉnh: luôn luôn đi cùng chức năng kiểm tra Tức là phải thường xuyên xem xét, đánh giá và phát hiện các yếu tố bất ổn trong hệ thống từ đó có các biện pháp điều chỉnh để tổ chức luôn luôn hoạt động trong trạng thái tốt nhất, đạt hiệu quả cao nhất.
NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chịu tác động của hai nhân tố:
1 Những nhân tố chủ quan.
Yếu tố chủ quan ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bao gồm:
- Năng lực, trình độ của người quản lý cũng như ý chí của họ: Bộ máy quản lý có trình độ cao sẽ giúp cho quá trình quản lý và tổ chức thực hiện công việc tốt hơn Đội ngũ cán bộ này được đào tạo chuyên sâu hay tổng hợp cũng sẽ ảnh hưởng tới cách thức tổ chức ở các bộ phận và ở các cấp.
- Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức cũ: Cơ cấu tổ chức cũ đã không còn phù hợp với điều kiện của tổ chức nữa chính vì vậy nó gây cản trở đối với cơ cấu tổ chức mới Sự cản trở này làm cho giảm hiệu quả của cơ cấu mới, giảm tính sáng tạo của người lao động, không khai thác được hết tiềm năng trong tổ chức.
- Năng lực, trình độ của người cán bộ tham mưu tổ chức: Đối với người cán bộ tham mưu là chuyên gia giỏi giúp cho quá trình quản lý được thực hiện tốt hơn.
- Quan hệ bên trong tổ chức: thể hiện quyền lực, mức độ kiểm soát của người lãnh đạo và sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức Nó ảnh hưởng tới số cấp quản lý và phạm vi quản lý trong tổ chức Nếu mức độ đảm nhận cao của các thành viên thì bộ máy quản lý của tổ chức sẽ tinh giản và linh hoạt hơn rất nhiều.
2 Những yếu tố khách quan.
- Quy định của nhà nước về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của nó:Một số tổ chức, doanh nghiệp phải tuân thủ theo những quy định của nhà nước về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Trong các tổ chức, doanh nghiệp của nhà nước đã đặt ra trong xây dựng và hoàn thiện cơ cấu bộ máy quản lý là giải quyết thỏa đáng mối quan hệ giữa tổ chức Đảng, bộ máy quản lý và tổ chức công đoàn Đối với các doanh nghiệp, tổ chức khác thì được quy định trong các văn bản pháp luật khác.
- Quy mô sản xuất: Tổ chức lớn về quy mô thường chuyên môn hóa sâu hơn, nhiều cấp quản lý hơn, nhiều quy định và điều lệ hơn, bộ phận hóa cao hơn tổ chức có quy mô nhỏ.
- Năng lực, trình độ kỹ thuật, công nghệ và trang bị kỹ thuật: Năng lực khoa học công nghệ cao hơn sẽ tác động đến khả năng thu thập và xử lý thông tin và do đó làm thay đổi cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp.
- Môi trường và phạm vi hoạt động của tổ chức: Các nhân tố thuộc môi trường kinh doanh thay đổi tác động trực tiếp đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp Với những mô hình cơ cấu tổ chức cũ nhiều khi khó tỏ ra phù hợp với môi trường và thị trường đang ngày càng biến động và không ngừng thay đổi Chính vì vậy doanh nghiệp cần tiến hành cơ cấu lại tổ chức của mình để tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC
1 Tính tất yếu khách quan và phương hướng hoàn thiện.
Việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý tổ chức là một điều kiện tất yếu, khách quan giúp các cơ quan tổ chức tồn tại, phát triển và phát triển bền vững trong thời kì chuyển đổi cơ cấu nền kinh tế như hiện nay Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cũng là để thực hiện đường lối phát triển một nền kinh tế mở theo xu hướng hội nhập đang diễn ra trên toàn cầu Để đáp ứng được những yêu cầu trong cơ chế thị trường khắc nghiệt hiện nay, để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý của bộ máy quản lý đối với mọi nhiệm vụ, hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ, có hiệu lực là một đòi hỏi tất yếu.
2 Quy trình hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tổ chức.
- Phân tích và đánh giá ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hiện tại đến hiệu quả hoạt động của tổ chức một cách khoa học nhằm phát hiện những mặt hạn chế từ đó tìn biện pháp khắc phục.
- Phân tích và đánh giá hiệu quả và hạn chế của việc phối hợp các phòng ban chức năng trong hoạt động của tổ chức.
- Xây dựng nội dung hoàn thiện dựa vào những phân tích, đánh giá trên: + Hoàn thiện sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
+ Hoàn thiện mối liên hệ giữa các bộ phận trong cơ cấu tổ chức bộ máy. + Hoàn thiện nhân lực quản lý cả về số lượng và chất lượng.
+ Hoàn thiện quy chế phối hợp, cơ chế quản lý giữa các bộ phận, phòng ban chức năng trong bộ máy quản lý.
- Thực hiện điều chỉnh các phòng ban, bộ phận theo yêu cầu của tình hình mới Việc tổ chức này được tiến hành theo các bước:
+ Phải phân tích và đánh giá sự phù hợp giữa chức năng, nhiệm vụ và bộ phận quản lý trong cơ cấu tổ chức mới Tùy vào tình hình thực tế của mỗi tổ chức mà việc bố trí lại khác nhau phụ thuộc vào quy mô và mô hình quản lý mà tổ chức sẽ áp dụng Chúng ta có thể để mỗi chức năng, nhiệm vụ sẽ được một bộ phận đảm nhận, cũng có khi một bộ phận phải thực hiện nhiều chức năng, nhiệm vụ có liên quan với nhau
+ Xây dựng sơ đồ tổ chức bộ máy mới nhằm mô hình hóa mối quan hệ giữa các phòng chức năng với giám đốc và phó giám đốc Căn cứ vào đó, sẽ quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cho các bộ phận, cũng như từng vị trí của các phòng ban.
+ Thông qua phân tích và đánh giá chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban và các bản yêu cầu công việc với người thực hiện, tiêu chuẩn thực hiện công việc để xác định số lượng cán bộ, nhân viên cho mỗi phòng ban. Việc tính toán phải có đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng nhiệm vụ các phòng ban nhưng cũng phải đảm bảo tính gọn nhẹ, tinh giản và hiệu quả.
- Cơ cấu tổ chức sau khi hoàn thiện thì các hoạt động quản lý phải áp dụng khoa học quản lý tiên tiến trên cơ sở phù hợp với tình hình thực tế của tổ chức để có thể phát huy hiệu quả quản lý với chi phí thấp hơn, đồng thời giảm bớt sự mệt nhọc, phát huy tính chủ động, sáng tạo, nâng cao tính thuận tiện trong hoạt động của cán bộ, nhân viên quản lý.
Trong quá trình thực tập ở Công ty TNHH Tiến Minh em nhận thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty còn có một số hạn chế trong cơ cấu nhân lực, số lượng bộ phận phòng ban làm giảm hiệu quả quản lý cần phải được hoàn thiện Sở dĩ còn có tồn tại như vậy là do công ty mới được thành lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý chưa ổn định, cần được bổ sung và hoàn thiện liên tục trong quá trình phát triển của công ty theo cả chiều rộng và chiều sâu Nguyên nhân quan trọng nhất có ảnh hưởng lớn tới những hạn chế trong cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty là do công ty hiện nay chưa có cơ sở sản xuất tập trung phải thuê địa điểm để tiến hành hoạt động sản xuất, việc phân xưởng sản xuất không tập trung có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty Trong thời gian tới khoảng tháng 10/2008 công ty sẽ hoàn thành việc xây dựng nhà máy sản xuất tập trung tại Khu công nghiệp Quế Võ nên công ty sẽ tiến hành tổ chức lại quá trình sản xuất tại một phân xưởng duy nhất, kèm theo sự thay đổi về tổ chức sản xuất thì cũng cần tiến hành hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý song song cho phù hợp với tình hình thực tế và khắc phục những mặt hạn chế trong cơ cấu cũ để nâng cao hiệu quả quản lý trong công ty Chính vì vậy việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tiến Minh là do yêu cầu khách quan và bắt buộc của thực tế sản xuất cùng với sự phát triển của công ty.
ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH TIẾN MINH
Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Tiến Minh được thành lập ngày 9 /10 / 2002, có trụ sở chính ở 404 Ngô Gia Tự - Tiền An - TP.Bắc Ninh – Tỉnh Bắc Ninh Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh các sản phẩm nhựa phục vụ các công trình xây dựng và các sản phẩm nhựa nội thất cao cấp Từ ngày đầu thành lập với bao khó khăn đội ngũ công nhân còn rất ít, quy mô vốn còn nhỏ, công ty mới thành lập nên khách hàng chưa biết đến nay đã hơn 5 năm công ty ngày càng khẳng định được vị trí của mình trên thị trường bằng chất lượng và mẫu mã sản phẩm Công ty hiện nay đang tạo ra 165 việc làm cho lao động trong và ngoài tỉnh, với 50 lao động giám tiếp và 115 lao động trực tiếp Là một doanh nghiệp sản xuất nên công ty rất chú trọng đến chất lượng sản phẩm khi cung cấp cho khách hàng, các sản phẩm trước khi giao cho khách hàng được kiểm tra kỹ về các yêu cầu kỹ thuật, hình thức mẫu mã Chất lượng là tiêu chí hàng đầu của công ty, công ty luôn coi con người là chủ thể của hoạt động sản xuất, làm chủ máy móc công nghệ tiến, phát huy thế mạnh của trang thiết bị máy móc kỹ thuật trong suốt quá trình hình thành và phát triển công ty Hiện nay công ty đang sử dụng dây chuyền công nghệ hiện đại của Nhật Bản, CHLB Đức, Hàn Quốc, Đài Loan đồng thời tiến hành thường xuyên nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm và thực hiện nghiêm túc hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 : 2000 Thực hiện mục tiêu đa dạng hóa sản phẩm và đáp ứng ngày càng tốt nhu cầu thị trường thời gian vừa qua công ty đã cho ra thị trường sản phẩm ống nhựa chịu nhiệt VIETPIPE với công nghệ hiện đại của CHLB Đức đây là một sản phẩm công nghệ cao phục vụ cho những công trình dân dụng và chung cư Với việc cung cấp ngày càng nhiều sản phẩm cho thị trường, đưa ra các giải pháp bảo hành, dịch vụ chăm sóc khách hàng nhằm phục vụ tốt nhất cho khách hàng, hệ thống đại lý bán hàng được mở rộng liên tục công ty đang khẳng định định chỗ đứng của mình trên thị trường sản phẩm nhựa xây dựng và nội thất.
Chức năng, nhiệm vụ
Từ khi thành lập đến nay công ty chuyên sản xuất các sản phẩm nhựa cung cấp cho thị trường với chủng loại và mẫu mã phong phú Các sản phẩm của công ty được sử dụng và bán tại nhiều tỉnh như Vĩnh Phúc, Bắc Giang,
Hà Tây, Hà Nội thông qua hệ thống 96 đại lý từ Miền Bắc đến Miền Trung. Với dây chuyền thiết bị hiện đại các sản phẩm của công ty luôn đảm bảo chất lượng không thua kém các sản phẩm cùng loại của các công ty khác trong và ngoài nước Cùng với sự lớn mạnh của công ty thì các sản phẩm được nghiên cứu và cung cấp ra thị trường ngày càng đa dạng và phong phú
Hàng năm công ty cung cấp ra thị trường nhiều loại sản phẩm, các sản phẩm nhựa dùng cho các công trình xây dựng và nội thất ngoại thất Các loại sản phẩm công ty đang sản xuất là:
- Ống và phụ kiện ống u.PVC và PP-R-VIETPIPE.
- Cửa nhựa và các phụ kiện đi kèm.
- Máng luồn dây điện u.PVC.
- Ống cấp thoát nước PVC.
Quy trình sản xuất của các phân xưởng
Các quy trình sản xuất của các xưởng của công ty do đặc thù sản phẩm nhựa nên khá giống nhau Vì vậy em chỉ miêu tả quy trình sản xuất của phân xưởng 1 Trong phân xưởng 1 bao gồm hai xưởng sản xuất ống và sản xuất máng luồn dây điện Sau đây là quy trình sản xuất của phân xưởng 1:
- Khu vực sào: sản phẩm của khu vực này là các hạt nhựa làm nguyên liệu đầu vào cho hai xưởng ống và máng luồn dây điện.
Quá trình tạo ra hạt nhựa bao gồm hai công đoạn: công đoạn sào và công đoạn tạo hạt.
+ Công đoạn sào: công đoạn này do 2 máy sào đảm nhận bao gồm 1 máy sào bột nhựa và 1 máy sào mảnh nhựa(nhựa phế ghiền nhỏ tái sử dụng). Mục đích chính của công đoạn này là trộn mảnh nhựa nhỏ hoặc bột nhựa với bột đá và một số phụ gia khác để tạo ra hỗn hợp đạt độ đồng nhất làm nguyên liệu cho quá trình tạo hạt Riêng đối với máy sào mảnh nhựa trước khi cho vào máy sào thì các phế phẩm nhựa phải được nghiền nhỏ bằng máy băm tạo ra các mảnh nhựa đạt kích thước tiêu chuẩn Mỗi một máy sẽ do một người công nhân phụ trách.
+ Công đoạn tạo hạt: công đoạn này do 3 máy tạo hạt đảm nhận bao gồm 1 máy tạo hạt từ bột nhựa và 2 máy tạo hạt từ mảnh nhựa Các hỗn hợp nhựa sau khi trộn đều sẽ được đưa vào các máy tạo hạt. Đối với máy tạo hạt từ bột nhựa thì quá trình tạo hạt sẽ tự động hoàn toàn từ hỗn hợp nhựa Công suất tạo hạt máy đạt trung bình khoảng 1,2 tạ / giờ, mức độ hạo hụt của cả công đoạn tạo hạt từ 3 - 5 kg / tạ nguyên liệu đầu vào. Đối với máy tạo hạt từ mảnh nhựa thì quá trình tạo hạt hầu như toàn bộ do máy đảm nhiệm nhưng do nguyên liệu đầu vào là nhựa phế được tái sử dụng có nhiều tạp chất nên cần sự tham gia thường xuyên của người công nhân Trong quá trình tạo hạt thì nhựa được làm nóng thông qua một hệ thống làm nóng trước khi được cắt thành hạt nhỏ thì nhựa được ép qua một hệ thống lọc có hai màng lọc các tạp chất để hạt tạo ra đạt tiêu chuẩn tạo ra các sản phẩm nhựa, trong quá trình sản xuất thì cứ 5 – 7 phút thì người công nhân sẽ phải thay hai màng lọc này và làm sạch hệ thống lọc Trong quá trình sản xuất thì thì máy cũng tạo ra hai loại phế không thể tái chế và có thể tái chế lại từ đầu Công suất một máy đạt từ 60 – 70 kg / giờ, mức độ hao hụt nguyên liệu đầu vào ở máy này là khá là cao do nguyên liệu được sử dụng lại quá trình tạo hạt chỉ đạt 70 – 80 kg / tạ nguyên liệu
- Khu vực sản xuất: đây là khu vực tạo ra các sản phẩm từ các hạt nhựa của khu vực sào Khu vực này bao gồm hai hệ thống sản xuất ống và sản xuất máng luồn dây điện.
Hệ thống sản xuất ống: đây là công đoạn cuối cùng đưa ra sản phẩm ống hoàn chỉnh của công ty Hệ thống sản xuất ống có 4 máy sản xuất ống với các kích cỡ khác nhau tùy theo nhu cầu của khách hàng mà công ty có thể sản xuất ra các ống Ф (phi: đường kính mm) 21, 27, 34, 42, 48, 60, đến Ф 200 là kích cỡ lớn nhất.
Quá trình sản xuất ống nhựa diễn ra trên các máy đùn (thổi) ống Đầu tiên các hạt nhựa được đưa vào phễu của máy, từ đây nhựa chạy qua hệ thống làm nóng (khuôn nóng) tại đây diễn ra quá trình tăng nhiệt độ nhựa bị nóng sẽ có độ dẻo cao để tiếp tục đi vào đầu hình, đầu hình là bộ phận tạo ra các ống nhựa với các kích cỡ khau, tức là với cùng một máy nhưng ta có thể sử dụng các đầu hình khác nhau để tạo ra các ống có kích cỡ khác nhau Từ đầu hình đi ra các ống đã có hình dạng như sản phẩm hoàn chỉnh mà ta nhìn thấy nhưng ống còn rất nóng, để làm nguội ống thì ống sẽ được cho chạy qua hệ thống làm lạnh (khuôn lạnh) ở đây ống sẽ được làm nguội rồi mới cho chạy qua máng nước tránh hiện tượng thay đổi nhiệt độ quá đột ngột, đây là khâu rất quan trọng để có sản phẩm ống đạt tiêu chuẩn nếu hệ thống này gặp trục trặc sẽ bị méo, bị vặn thành phế làm gia tăng chi phí Ống sau khi đã được làm nguội sẽ được cho chạy qua hệ thống kéo dẫn ống tới hệ thống cưa (dàn cưa), tại dàn cưa ống sẽ được cắt tự động bằng lưỡi cưa hơi dựa theo nguyên tắc về áp suất Tại dàn cưa này chúng ta có thể đặt chế độ cho lưỡi cưa này cắt theo thời gian tùy ý từ đó tạo ra các ống có độ dài tùy theo quy định Ống sau khi đã được cắt ra sẽ tiếp tục chạy tới dàn đổ ống sẽ tự động được cho vào dàn đỡ Ống để ở dàn đỡ sẽ được người công nhân phụ trách thường xuyên kiểm tra xem có đạt các tiêu chuẩn về kích thước, hình dạng và trọng lượng các ống đạt tiêu chuẩn sẽ được cho ra in nhãn hiệu của công ty còn các ống không đạt tiêu chuẩn sẽ thành phế sử dụng để tái chế, công đoạn in ấn sẽ do một công nhân đảm nhận Các ống sau khi đã in nhãn mác công ty sẽ được bốc dỡ vào trong kho chứa Tùy theo kích thước các ống sản xuất khác nhau mà công suất cũng khác nhau như đối với ống loại Ф 21 công suất đạt 100 ống / giờ, với ống có kích thước càng lớn thì số ống sản xuất được trong 1 giờ sẽ càng ít tức là công suất càng nhỏ nhưng tổng khối lượng sẽ lớn hơn do khối lượng ống to nặng hơn Mỗi một máy đùn này sẽ do một công nhân phụ trách trong 1 ca sản xuất
Hệ thống sản xuất máng luồn dây điện: chuyên sản xuất ra các loại máng luồn dây điện phục vụ cho công trình dân dụng và công trình xây dựng, bao gồm
4 máy sản xuất Hiện tại công ty đang sản xuất các loại máng có kích cỡ (chiều ngang, đơn vị: mm) 14, 18, 39, 40, 60, 80, 100 theo nhu cầu thị trường.
Quá trình sản xuất máng luồn dây điện trên máy đùn: các hạt nhựa cũng được đưa vào phễu tiếp đến là vào khuôn nóng nơi diễn ra quá trình gia nhiệt làm nhựa có độ dẻo cao rồi được đẩy qua đầu hình, sau đó qua khuôn lạnh làm nguội rồi qua dàn kéo Nhưng sau khi qua dàn kéo thì sản phẩm sẽ được in phun nhãn mác của công ty ngay tiếp theo thì sản phẩm sẽ được cắt thành từng khúc và để vào dàn dỡ cuối cùng là kiểm tra sản phẩm Cuối cùng sản phẩm sẽ được đưa vào kho cất trữ Tùy theo kích thước của sản phẩm mà công suất có sự khác nhau như đối với kích thước 18 thì đạt 100 tấm / giờ. Màu sắc của các sản phẩm tùy thuộc vào màu sắc của các hạt nhựa Mỗi máy ở đây do một người lao động phụ trách.
Trong mỗi ca làm việc sẽ có 1 đốc công, 1 ca trưởng, 1 ca phó và 17 người lao động, tổng số người trong 1 ca là 20 người.
Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh
Hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong 3 năm vừa qua:
Bảng 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh công ty trong 3 năm
Lợi nhuận trước thuế (triệu đồng) 115,2 136,0 190,0 Lợi nhuận sau thuế (triệu đồng) 78,34 97,92 136,8 Thu nhập bình quân (triệu đồng) 0,938 1,0 – 1,1 1,25
Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH Tiến Minh
Nhìn vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong thời gian vừa qua ta thấy có xu hướng tăng dần:
- Doanh thu năm 2007 tăng so với năm 2006 là 8 tỷ đồng (tức tăng 32%), trong khi doanh thu năm 2006 tăng so với năm 2005 là 7,2 tỷ đồng (tức tăng 40,45%) Từ đó có thể thấy rằng doanh thu của công ty tăng dần xét về số lượng tuyệt đối nhưng tỷ lệ tăng doanh thu thì lại giảm từ 40,45% xuống32%, mặc dù vậy thì tỷ lệ tăng doanh thu của công ty vẫn khá cao đạt 32%.Điều đó phản ánh hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đang trong xu thế phát triển nhanh tốc độ tăng doanh thu giảm dần nhưng lượng tuyệt đối năm sau cao hơn năm trước.
- Lợi nhuận trước thuế năm 2007 tăng so với năm 2006 là 54 triệu đồng (tức tăng 39,7%), trong khi lợi nhuận trước thuế năm 2006 so với năm
2005 là 20,8 triệu đồng (tức là tăng 18,06%) Nhìn vào kết quả cho thấy lợi nhuận trước thuế có xu hướng tăng dần cả số tuyệt đối và tương đối nhưng lợi nhuận trước thuế như vậy là quá thấp so với doanh thu phản ánh chi phí sản xuất là quá lớn
- Lợi nhuận sau thuế năm 2007 tăng so với năm 2006 là 38,88 triệu (tức tăng 39,7%), lợi nhuận sau thuế của năm 2006 so với năm 2005 là 19,58 triệu (tức là tăng 24,99%) Dựa vào kết quả trên ta có thể thấy rằng lợi nhuận sau thuế cũng có xu hướng tăng dần cả về mặt tuyệt đối và tương đối.
- Thu nhập bình quân năm 2007 tăng so với năm 2006 trong khoảng từ0,15 – 0,25 triệu đồng (13,64 – 25%), năm 2006 so với năm 2005 tăng 0,062– 0,162 triệu đồng (tức là tăng 6,61% - 17,27%) Như vậy ta có thể thấy là lương bình quân của doanh nghiệp có xu hướng tăng dần cả về số tuyệt đối và tương đối Như vậy có thể thấy rằng tiền lương bình quân của người lao động không ngừng được cải thiện là cả một cố gắng của công ty nhằm đảm bảo cuộc sống của người lao động làm việc cho công ty, đặc biệt là với tình hình giá cả không ngừng tăng cao như hiện nay.
ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY
1 Đánh giá ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức tới hiệu quả hoạt động của công ty TNHH Tiến Minh.
1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Trong thời gian qua Công ty TNHH Tiến Minh đang áp dụng mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo trực tuyến, mô hình này tỏ ra khá phù hợp với tình hình thực tế của công ty, nó đã phát huy được sức mạnh của cả bộ máy quản lý của công nói riêng và tập trung được tất cả mọi cán bộ công nhân
Phó Giám đốc Kinh doanh Phó Giám đốc Phụ trách chung
Phòng Bảo vệ viên của công ty hướng vào mục tiêu chung là sự lớn mạnh và phát triển không ngừng của công ty trên thị trường.
Sơ đồ 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Tiến Minh
Nguồn: Bộ phận chuyên trách nhân sự
1.2 Đánh giá hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Công ty TNHH Tiến Minh quy mô thuộc loại vừa và nhỏ mới thành lập được hơn 5 năm nên cơ cấu tổ chức của công ty chưa thể ổn định và còn trong giai đoạn tìm tòi một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp nhất với tình hình thực tế của công ty Chính vì vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty bên cạnh những điểm mạnh còn có những hạn chế nhất định không thể tránh khỏi, đặc biệt trong thời gian vừa qua công ty đã có sự phát triển nhanh chóng và trong thời gian tới công ty có sự thay đổi lớn khi mà hoạt động sản xuất của công ty sẽ được tổ chức lại đồng thời bộ máy quản lý cũng phải có sự thay đổi Sau đây là một số ưu điểm và những hạn chế còn tồn tại trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH Tiến Minh đang được áp dụng ở thời điểm hiện tại.
Với cơ cấu tổ chức theo trực tuyến tỏ ra khá phù hợp với quy mô vừa và nhỏ của công ty, nhất là công ty chỉ mới được thành lập chưa lâu nên tính ổn định của các hoạt động là chưa cao nên việc tổ chức theo trực tuyến sẽ hướng công ty theo đúng định hướng của ban giám đốc Cơ cấu này có ưu điểm là gọn nhẹ, các quyền hạn và trách nhiệm được quy định rõ ràng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước ban giám đốc về hoạt động của bộ phận thuộc phạm vi quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện.
Do mới thành lập nên đa số cán bộ công nhân viên trong công ty là lao động trẻ, đặc biệt là cán bộ quản lý có độ tuổi đa số là dưới 35 tuổi Đây chính là điểm mạnh của công ty vì đội ngũ cán bộ trẻ nên có tinh thần học tập tiếp thu kiến thức để nâng cao khả năng, họ có sự nhiệt tình, linh hoạt, sáng tạo trong công việc, dễ tiếp thu các kiến thức mới trong khoa học quản lý nâng cao hiệu quả công tác, áp dụng các phương tiện hiện đại trong quản lý như máy tính trong khi cán bộ có thâm niên cao thường khó khăn trong việc tiếp cận với các trang thiết bị hiện đại và khó khăn hơn trong việc tiếp nhận cái mới. Đội ngũ cán bộ quản lý trong công ty có tỷ lệ nam nhiều hơn đây cũng là một thế mạnh của công ty do cán bộ là nam giới thường có khả năng quyết đoán, nhanh nhạy hơn, đồng thời ít bị ràng buộc hơn cán bộ là nữ, do đặc thù của cán bộ là nam sẽ thuận lợi hơn trong quản lý Đây cũng là một thế mạnh của công ty nhưng không phải cán bộ nữ không có ưu điểm trong hoạt động quản lý, ở một số vị trí như tiếp xúc khách hàng, giới thiệu sản phẩm thì nữ sẽ có lợi thế hơn và công ty đã biết tận dụng những ưu điểm này.
Ngoài ra công ty còn tạo ra một môi trường thuận lợi cho đội ngũ cán bộ quản lý của mình phát huy khả năng của mình bằng việc áp dụng những trang thiết bị hiện đại trong quản lý như máy tính có nối mạng, hỗ trợ các phương tiện tạo thuận lợi cho quá trình quản lý Điều này vừa tiết kiệm được thời gian, nhân lực và chí phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, giúp cho đội ngũ cán bộ quản lý tiếp xúc với thông tin nhanh chóng thông qua hệ thống mạng Tạo ra môi trường lao động thuận lợi không những mang lại hiệu quả quản lý mà còn làm cho người lao động gắn bó hơn với công ty vì họ có thể phát huy hết năng lực của mình trong môi trường lao động tốt và sẽ cống hiến hết khả năng vì sự phát triển của công ty.
Mặc dù có nhiều điểm tích cực như trên nhưng cơ cấu tổ chức bộ máy công ty còn mắc phải một số hạn chế:
Do mới thành lập nên công ty có rất nhiều nhiệm vụ, chức năng cần thực hiện mà đội ngũ cán bộ công ty chưa đảm bảo về cả số lượng và chuyên môn để thực hiện tốt các nhiệm vụ phát sinh trong công ty Hơn nữa quy mô nhỏ và vừa đồng nghĩa với việc các hoạt động chức năng không nhiều nên phải kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc nên không thể hoàn thành công việc tốt nhất được do phải thực hiện quá nhiều chức năng khác nhau thậm chí cả những công việc không thuộc chuyên môn.
Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty chủ yếu là cán bộ trẻ tuy có nhiều ưu điểm nhưng không phải là không có những mặt hạn chế như thiếu kinh nghiệm, khó kiềm chế cảm xúc, thiếu tính kỷ luật hơn những cán bộ có thâm niên công tác Thêm vào đó tỷ lệ lao động nữ chiếm không nhỏ trong cơ cấu cũng làm ảnh hưởng tới công tác do họ còn phải chăm sóc gia đình nên không thể toàn tâm thực hiện công việc làm giảm hiệu quả hoạt động.
Do mới thành lập nên mọi hoạt động công ty phải vừa thực hiện vừa chỉnh sửa cho phù hợp với thực tế dẫn đến các hoạt động quản lý trong công ty thiếu tính ổn định cần thiết gây khó khăn cho cả nhà quản lý và đối tượng quản lý Cơ cấu hiện tại của công ty chưa phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh số lượng các bộ phận vẫn chưa đủ trong khi đó biên chế một số phòng còn lớn hơn mức cần thiết như Phòng Tài chính – Kế toán 10 người, Tổ kỹ thuật 12 người như vậy là quá lớn so với quy mô công ty cần phải được điều chỉnh.
Có nhiều vị trí trong công ty được bổ nhiệm không theo đúng chuyên môn điều đó làm cho hoạt động quản lý chỉ mang tính kinh nghiệm, cảm tính thiếu cơ sở khoa học do làm không đúng chuyên môn Như vậy sẽ làm tăng chi phí quản lý giảm khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
2 Phân tích và đánh giá các hoạt động chức năng.
Ban giám đốc bao gồm:
- Giám đốc: Ngô Minh Thơm là người có quyền quyết định cao nhất trong tất cả các hoạt động ở công ty, là người đại diện hợp pháp của công ty Đồng thời là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động của công ty trước pháp luật từ các vấn tài chính hay nhân sự đến các vấn đề liên quan đến môi trường
- Phó giám đốc phụ trách chung: Ngô Thế Toàn là chịu trách nhiệm cao nhất về các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất của công ty, các vấn đề kỹ thuật trong hoạt động sản xuất để quá trình tạo ra sản phẩm diễn ra liên tục hay vấn đề tìm kiếm, nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, sử dụng công nghệ mới vào trong quá trình sản xuất Chịu trách nhiệm trong vấn đề nhân sự như: các hoạt động tuyển dụng, sa thải, các quyết định về tiền lương, tiền thưởng, chế độ làm việc, nghỉ ngơi của người lao động.
- Phó giám đốc kinh doanh: Vũ Thành Nam là người chịu trách nhiệm trong các hoạt động tài chính kế toán của công ty với giám đốc, và trước công ty Ngoài ra còn phải chịu trách nhiệm trong các hoạt động kinh doanh của công ty như doanh số bán hàng, các hoạt động quảng cáo về sản phẩm, thị trường tiêu thụ sản phẩm.
2.1.2 Đánh giá hoạt động chức năng.
Ban giám đốc công ty bao gồm một giám đốc và hai phó giám đốc trực tiếp chỉ đạo các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thông qua các bộ phận quản lý, các quyết định của các bộ phận chức năng hầu hết đều phải trình lên cho ban giám đốc để đưa ra các quyết định cuối cùng Trong giai đoạn công ty mới thành lập thì việc chỉ đạo trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh của ban giám đốc là rất cần thiết để hướng mọi người vào mục tiêu chung của công ty. Nhưng cùng với sự phát triển của công ty thì việc chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cần phải được trao cho bộ phận quản lý chức năng, lúc này ban giám đốc chỉ thực hiện chức năng định hướng là chính khi thật sự cần thiết sẽ trực tiếp chỉ đạo đối với những vấn đề quan trọng
2.2 Phòng Tài chính – Kế toán
2.2.1 Chức năng, nhiệm vụ. Đây là phòng quan trọng không thể thiếu được trong công ty, ở đây tập trung tất cả các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ kế toán bên trong công ty và giữa công ty với bên ngoài Phòng này thực hiện các chức năng, nhiệm vụ:
- Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, hạch toán, kế toán theo quy định của hệ thống Tài chính – Kế toán hiện hành.
- Phòng còn phải thường xuyên theo dõi thu chi của doanh nghiệp,quản lý các hoạt động tài chính
- Trong quá trình ghi chép, tính toán, quản lý tài chính nếu có vấn đề phát sinh phòng có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận khác giải quyết, nếu có khó khăn phải xin ý kiến cấp trên.
- Kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động sản xuất của doanh nghiệp thông qua các báo cáo tài chính
- Ngoài ra, còn lập báo cáo kế toán theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của ban giám đốc hay cơ quan nhà nước có thẩm quyền
2.2.2 Đánh giá hoạt động chức năng.
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Những đổi mới của công ty trong tương lai
Trong thời gian sắp tới công ty sẽ xây dựng nhà máy tập trung Chính vì vậy công ty sẽ có những đổi mới gần như toàn diện mọi mặt ở các vấn đề như:
- Từ hai phân xưởng tách rời trở thành một nhà máy duy nhất như vậy sẽ giảm chi phí quản lý đồng thời thuận lợi cho kiểm tra, quản lý xưởng các xưởng sản xuất
- Tổ chức lại quá trình sản xuất một cách hợp lý.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới cho công ty cho phù hợp với điều kiện mới nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của công ty.
- Tiến hành việc sa thải một số lượng lao động nhất định do thừa lao động sau khi tổ chức lại sản xuất.
- Đầu tư mua sắn máy móc, thiết bị sản xuất tiên tiến thay thế máy móc cũ tăng hiệu quả sản xuất, giảm phế liệu, giảm hao hụt nguyên vật liệu.
- Hoàn thiện các thủ tục theo đúng các quy định của pháp luật đã được sửa đổi và bổ sung.
- Phát triển bộ phận chuyên trách nhân sự thành một phòng nhân sự phân tách ra nhiều chức năng nhỏ, mở rộng phòng kinh doanh, xây dựng thêm phòng văn thư lưu trữ thông tin đáp ứng kịp thời các yêu cầu thực tế phát triển của công ty trong tương lai.
- Đầu tư mua sắm máy móc phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm mới của công ty.
- Xây dựng khu nhà ăn tập trung và đảm bảo vệ sinh và dinh dưỡng cho mỗi bữa ăn của người lao động trong công ty, đây là vấn đề rất được ban giám đốc công ty quan tâm vì người lao động là nguồn lực hàng đầu của công ty.
- Ngoài ra công ty xây dựng kế hoạch tuyển lao động tại địa điểm sản xuất mới do việc di chuyển nhà máy sẽ dẫn đến một số lao động sẽ không thể làm việc cho công ty vì địa điểm sản xuất mới khá xa so với hai phân xưởng hiện tại.
2 Hướng phát triển của công ty trong thời gian tới.
Trong giai đoạn trước mắt một vài năm tới công ty TNHH Tiến Minh có một số mục tiêu trước ngắn hạn trong 5 – 7 năm như sau:
- Mở rộng quy mô nhà máy thông qua việc tăng cường sản xuất các sản phẩm mới đáp ứng nhu cầu thị trường đặc biệt là các sản phẩm nhựa công nghệ tiên tiến mà các công ty trong nước chưa sản xuất được hoặc sản xuất quy mô nhỏ chưa đáp ứng được nhu cầu của thị trường.
- Đa dạng hóa các sản phẩm nhựa nhưng vẫn chủ yếu tập trung vào các sản phẩm nhựa phục vụ công trình xây dựng.
- Thu hút, đào tạo lao động cho công ty phục vụ cho quá trình phát triển của công ty.
- Xây dựng, mở rộng thêm các phòng ban mới đầy đủ các chức năng cho một công ty sản xuất trung bình về nhựa xây dựng.
- Xây dựng thương hiệu cho sản phẩm, nắm giữ một phần thị trường sản phẩm nhựa xây dựng ổn định trong tỉnh và địa bàn lân cận.
- Mua sắm máy móc, thiết bị mới tăng cường khả năng sản xuất cho công ty, tạo ra các sản phẩm nhựa mới.
- Xây dựng một hệ thống đại lý ổn định tiêu thụ sản phẩm cho công ty tiến hành cung cấp sản phẩm cho một số thị trường mới.
- Xây dựng chế độ tiền lương, tiền thưởng, làm việc, nghỉ ngơi một cách hợp lý và dựa trên cơ sở khoa học.
MỤC TIÊU, PHƯƠNG HƯỚNG VÀ QUAN ĐIỂM VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH TIẾN MINH
1 Mục tiêu của hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
Khi tham gia vào thị trường bất cứ công ty nào cũng muốn tối đa hóa lợi nhuận hay đạt được một mục đích nhất định Để có thể đạt được mục tiêu đề ra có rất nhiều yếu tố chi phối sự thành công Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tiên tiến phù hợp với thực tế của công ty sẽ tạo ra giúp công ty dễ dàng đạt được mục tiêu hơn Vì khi có một cơ cấu tổ chức tốt sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí mà công ty lại không phải mất tiền hoặc có mất thì cũng rất nhỏ so với lợi ích thu được từ việc tổ chức lại cơ cấu bộ máy Ý thức được điều đó Công ty TNHH Tiến Minh luôn xem xét và đánh giá cơ cấu tổ chức của mình, khi có bất cập xảy ra thì công ty sẽ điều chỉnh cơ cấu cho phù hợp Đặc biệt trong thời gian tới công ty sẽ tiến hành hợp nhất quá trình sản xuất vào tháng 9 / 2008, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy công ty phải bảo đảm các mục tiêu:
- Xây dựng bộ máy quản lý gọn nhẹ, linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ Khắc phục tình trạng trùng lặp trong việc ra các quyết định để các quyết định được thực hiện nhanh nhất nhằm nâng cao hiệu quả quản lý.
- Nâng cao hiệu quả trong quá trình điều hành của bộ máy quản lý.
- Đảm bảo và nâng cao hiệu quả trong mối quan hệ chỉ đạo giữa các phòng ban trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Phân định rõ chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban cũng như người lãnh đạo.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý mới phải tận dụng ưu điểm của cơ cấu cũ, đồng thời phải phát huy hết khả năng của con người trong tổ chức tiết kiệm nhân lực nhưng vẫn phải đảm bảo hiệu quả quản lý.
Tạo mối liên hệ chặt chẽ hơn giữa các phòng ban trong công ty, nâng cao khả năng phối hợp giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh nhất.
Phân chia lại chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban một cách hợp lý tạo ra sự thuận tiện trong hoạt động quản lý.
Xây dựng hệ thống quy định, luật lệ rõ ràng, thống nhất, đồng bộ cho từng phòng, bộ phận và từng vị trí.
Bố trí cán bộ quản lý phải theo đúng nguyên tắc đúng người, đúng vị trí, đúng chuyên môn.
Bồi dưỡng, nâng cao kiến thức cho một số vị trí quản lý nhằm đáp ứng đòi hỏi công việc.
Việc tiến hành hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải được sự chỉ đạo tập trung, thống nhất và đồng bộ của bộ phận chuyên trách nhân lực và ban giám đốc.
Như vậy hoàn thiện cơ cấu tổ chức là hướng tới nâng cao hiệu quả quản lý cho bộ máy, tạo ra môi trường làm việc thuận lợi hơn, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, tạo ra lợi thế cạnh tranh với bộ máy quản lý hiệu quả, năng động, tiết kiệm chi phí về con người và vốn.
3 Quan điểm về hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
3.1 Đảm bảo tính tối ưu, linh hoạt, tin cậy và kinh tế
Theo quá trình phát triển của công ty thì việc sắp xếp lại cơ cấu tổ chức phải bảo đảm các yêu cầu đặt ra, tổ chức các bộ phận, phòng ban hướng tới chuyên, tinh, gọn nhẹ đồng thời phải chú ý đến bộ phận liên quan đến hoạt động sản xuất của công ty, đồng thời phải đảm bảo tính tin cậy khi ra các quyết định quản lý Chỉ có thể đạt được khi công ty đảm bảo được các yêu cầu:
- Các bộ phận, phòng ban phải thiết lập được mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý phù hợp.
- Phải nhanh nhạy ứng phó trong bất kỳ tình huống nào ở công ty cũng như với môi trường bên ngoài.
- Nâng cao hiệu quả quản lý của chủ thể quản lý, các thông tin quyết định quản lý phải chính xác, rõ ràng.
- Bảo đảm các quyết định quản lý được đưa ra nhanh chóng, kịp thời và thực hiện trọn vẹn Hệ thống thông tin quản lý phải thông suốt, linh hoạt và nâng cao khả năng chia sẻ thông tin giữa các bộ phận Hoạt động quản lý phải diễn ra liên tục và được phối hợp nhịp nhàng
3.2 Hoàn thiện phải gắn liền với việc phân cấp, phân quyền, và chỉ huy tập trung thống nhất Đó là xu thế tất yếu của việc tổ chức lại bộ máy quản lý nhằm thích ứng với điều kiện thị trường luôn biến động Phân cấp nhằm mục đích:
- Tránh được sự chuyên quyền, trì trệ thường nảy sinh trong việc điều hành của bộ máy quản lý.
- Xây dựng hệ thống thông tin kịp thời, nhanh chóng, liên tục nhằm phát huy được khả năng của các bộ phận, phòng ban trong công ty.
- Việc phân cấp này còn có tác dụng hướng bộ phận quản lý câp cao chú trọng vào các nhiệm vụ chiến lược và ưu tiên của công ty.
Khi áp dụng phân cấp trong quản lý thì cần chú ý đến mặt hạn chế của phân cấp, nó có thể làm giảm hiệu quả do sự phân tán trong quản lý, làm giảm hiệu quả quản lý của bộ phận quản lý cấp cao xuống cấp cơ sở.
3.3 Hoàn thiện phải đi đôi với việc khuyến khích tính độc lập và sáng tạo của nhân viên, đề cao vai trò của bộ phận quản lý
- Phải thu hút nhân viên tham gia đóng góp ý kiến xây dựng quy định, luật lệ, chiến lược phát triển cho công ty.
- Tạo điều kiện môi trường thuận lợi cho nhân viên phát huy hết khả năng của mình cống hiến cho công ty.
- Quy định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban trong công ty.
- Tránh tình trạng trùng lặp về chức năng giữa các bộ phận phòng ban.
Phó Giám đốc Kinh doanh Phó Giám đốc Phụ trách chung
Phòng điều độ và kế hoạch vật tư
- Xây dựng tiêu chuẩn cho cán bộ quản lý từ đó thu hút người có năng lực vào bộ máy quản lý.
- Phải đảm bảo chế độ một thủ trưởng để xác định quyền hạn và trách nhiệm của cán bộ quản lý.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
1 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đề xuất.
Căn cứ vào kế hoạch phát triển của công ty, công ty sẽ tiến hành cơ cấu lại cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức lại quá trình sản xuất Dựa vào những định hướng của công ty về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và tình hình thực tế của công ty em xin đề xuất mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Tiến Minh với một số thay đổi như: Thành lập Phòng Điều độ và kế hoạch vật tư, Xây dựng phòng Nhân sự từ bộ phận chuyên trách nhân sự Sau đây là mô hình cơ cấu tổ chức công ty em xin đề xuất:
Sơ đồ 6: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đề xuất
2 Xây dựng bộ phận chuyên trách nhân sự thành phòng nhân sự.
Theo quan điểm hiện đại thì vai trò con người là yếu tố cốt lõi làm nên sự thành công cho doanh nghiệp Vì thế quản lý nhân sự ngày càng đóng vai trò quan trọng Nhất là đối với các công ty có cả hoạt động hành chính và hoạt động sản xuất thì việc cần một đội ngũ nhân viên nhân sự có chuyên môn là điều rất cần thiết vì bộ phận này sẽ giúp công ty giải quyết các vấn đề chuyên môn có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của bộ máy Các nhân viên của phòng này sẽ giải quyết các công việc chủ yếu như:
- Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng cho công ty.
- Xây dựng chính sách thăng tiến, thay thế và tuyển dụng nhân sự.
- Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh và chiến lược phát triển của công ty.
- Xây dựng quy chế khen thưởng và các chế độ phúc lợi cho người lao động trong công ty.
- Xây dựng các quy định hành chính, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng trang thiết bị, tài sản của công ty.
- Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát thực hiện về an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty, các bộ phận và tổ chức thực hiện.
- Đề xuất cơ cấu tổ chức, bộ máy điều hành của công ty, xây dựng hệ thống các quy chế, quy trình, quy định cho công ty và giám sát thực hiện.
- Tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng có tính chất chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty.
- Hỗ trợ các bộ phận khác trong việc quản lý hành chính – nhân sự là cầu nối giữa Ban giám đốc và người lao động trong công ty.
- Hướng dẫn nhân viên giải quyết các công việc hành chính sự vụ phát sinh liên quan đến chuyên môn. Để đảm nhận vị trí này yêu cầu người lao động phải nắm rõ được nhu cầu và mong muốn của các nhân viên trong công ty và thỏa mãn nhu cầu đó trong điều kiện thực tế của công ty Chính vì vậy cần có một đội ngũ nhân viên nhân sự có chuyên môn nghiệp vụ được đào tạo bài bản Việc sử dụng cán bộ của phòng có thể được tuyển dụng mới những người có chuyên môn về nhân sự hoạt có thể sự dụng cán bộ trong công ty nhưng phải được bổ sung thêm các kiến thức về chuyên ngành nhân sự Việc đào tạo cần cung cấp cho cán bộ phòng nắm được các kiến thức tổng hợp và cơ bản của chuyên ngành nhân sự như:
- Tổng quan về nghề nhân sự và vai trò và nhiệm vụ của một cán bộ nhân sự Người học phải nắm được bản chất của nghề nhân sự, vai trò và trách nhiệm của cán bộ nhân sự hiện nay trong các doanh nghiệp.
- Các kỹ năng và quan điểm của một cán bộ nhân sự Người học sẽ phải nắm được các kiến thức và kỹ năng quan trọng của một cán bộ nhân sự và người học cũng phải hiểu được quan niệm đúng đắn của người quản lý nhân sự - người làm cầu nối giữa người lao động và cán bộ quản lý.
- Khả năng phân tích công việc Điều quan trọng cần nắm được là lợi ích của phân tích công việc, cách thức tiếp cận trong phân tích công việc, các bước và công cụ trong phân tích công việc và cuối cùng phải hiểu được những thách thức, khó khăn trong phân tích công việc.
- Phát triển hệ thống lương, thưởng, phúc lợi Ở giai đoạn này người học phải nắm được các quan điểm về tiền lương tiền thưởng và các cách lựa chọn chính sách tiền lương và tiền thưởng, hiểu được mục tiêu và nguyên tắc của hệ thống tiền lương, các bước xây dựng hệ thống tiền lương, xây dựng chính sách thưởng và phúc lợi.
- Tuyển dụng nguồn nhân lực Học viên phải nắm được quy trình tuyển dụng nhân lực trong tổ chức, sau khóa học phải xây dựng được chính sách, chiến lược tuyển dụng phù hợp với chiến lược của công ty, các kỹ năng cần thiết cho quá trình trong và sau tuyển dụng.
- Quản lý và đánh giá kết quả công việc Người học phải nắm được tầm quan trọng của đánh giá kết quả công việc, xây dựng được hệ thống chỉ tiêu đánh giá thực hiện công việc và mối quan hệ giữa đánh giá thực hiện công việc với công tác quản lý nhân sự khác trong công ty.
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong công ty Học viên phải nắm được thực trạng về đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của các doanh nghiệp ở Việt Nam, công việc của người cán bộ nhân sự ở mảng đào tạo, quản lý quá trình đào tạo và xây dựng chiến lược đào tạo và phát triển nguồn nhân lực và áp dụng vào thực tế công ty trong thời gian tới.
- Phát triển văn hóa doanh nghiệp Người học viên phải nắm được các kiến thức liên quan như: Văn hóa doanh nghiệp và tầm quan trọng của nó, vai trò của con người đặc biệt là của người cán bộ nhân lực trong xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, quy trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp và áp dụng xây dựng Văn hóa công ty trong thực tế
3 Bổ sung thêm phòng điều độ và kế hoạch vật tư. Đây là yếu tố sống còn đối với một công ty sản xuất để đảm bảo các nguồn nguyên nhiên vật liệu cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, đặc biệt là trong thời gian tới công ty sẽ hợp nhất hai xưởng sản xuất lại, và trong tương lai là việc mở rộng quy mô sản xuất Việc lập thêm Phòng Điều độ và Kế hoạch vật tư còn giúp cho việc quản lý xuất nhập của công ty được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi, chức năng cung ứng nguyên nhiên vật liệu của phòng kinh doanh sẽ được chuyển sang Phòng Điều độ và kế hoạch vật tư.Phòng sẽ thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ cơ bản sau:
- Xây dựng kế hoạch ngắn và dài hạn về cung ứng trang thiết bị, vật tư cho công ty.
- Mua sắm, khai thác các vật tư, thiết bị, phân phối đến các bộ phận có nhu có nhu cầu và quản lý các trang thiết bị vật tư cho công ty.
- Kiểm tra, giám sát quá trình nhập, quá trình khai thác và sử dụng vật tư, máy móc vật tư của các bộ phận trong công ty.
- Thu hồi và làm các thủ tục điều chuyển, thanh lý máy móc, trang thiết bị không còn sử dụng được hoặc hư hỏng để trình Ban giám đốc.
- Xây dựng các quy chế về sử dụng, quản lý trang thiết bị, vật tư và kiểm tra đôn đốc thực hiện các quy định đó.