Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty tnhh tiến minh trong thời gian tới 1

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Vĩnh Giang MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU .1 NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN Cơ cấu Tổ chức Cơ cấu tổ chức Quản lý Bộ máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý II CÁC LOẠI CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ .8 Cơ cấu trực tuyến Cơ cấu theo chức Cơ cấu trực tuyến – chức 10 Cơ cấu trực tuyến – tham mưu 12 III CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ 13 Phân công lao động (chuyên môn hóa cơng việc) 13 Phạm vi kiểm soát máy quản lý (phạm vi quản lý) 13 Hệ thống điều hành 14 Bộ phận hóa .14 Tập quyền phân quyền 15 Chính thức hóa 15 IV CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BỘ MÁY QUẢN LÝ 16 V NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG 17 Những nhân tố chủ quan .17 Những yếu tố khách quan 17 VI SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC 18 Tính tất yếu khách quan phương hướng hồn thiện 18 Quy trình hồn thiện cấu tổ chức máy quản lý tổ chức 18 CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH TIẾN MINH 21 I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY 21 Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Vĩnh Giang Quá trình hình thành phát triển .21 Chức năng, nhiệm vụ 22 Quy trình sản xuất phân xưởng 23 Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh 26 II ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH TIẾN MINH 27 Đánh giá ảnh hưởng cấu tổ chức tới hiệu hoạt động công ty TNHH Tiến Minh 27 1.1 Sơ đồ cấu tổ chức máy quản lý 27 1.2 Đánh giá hiệu hoạt động cấu tổ chức máy quản lý 28 Phân tích đánh giá hoạt động chức 31 2.1 Ban giám đốc 31 2.2 Phịng Tài – Kế tốn 32 2.3 Phòng Kinh doanh .33 2.4 Phân xưởng sản xuất 34 2.5 Tổ kỹ thuật 35 2.6 Phòng Bảo vệ 36 2.7 Bộ phận chuyên trách Nhân 36 2.8 Bộ phận nhà bếp 38 Đánh giá cấu tổ chức máy quản lý công ty TNHH Tiến Minh theo yếu tố cấu thành 38 3.1 Phân công lao động (chuyên mơn hóa) .38 3.2 Phạm vi kiểm soát máy quản lý (Phạm vi quản lý) 39 3.3 Hệ thống điều hành .40 3.4 Bộ phận hóa 41 3.5 Tập quyền phân quyền 41 3.6 Tính thức hóa 42 Phân tích đánh giá mối quan hệ phận 43 4.1 Mối quan hệ hàng ngang 43 4.2 Mối quan hệ hàng dọc 44 Đánh giá nhân 45 5.1 Theo tuổi 45 5.2 Theo giới tính .46 5.3 Theo trình độ chun mơn 46 Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Vĩnh Giang 5.4 Tỷ lệ lao động không sản xuất tổng số lao động công ty47 Các yếu tố ảnh hưởng 48 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠNG TY 50 I SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH TIẾN MINH 50 Những đổi công ty tương lai 50 Hướng phát triển công ty thời gian tới .51 II MỤC TIÊU, PHƯƠNG HƯỚNG VÀ QUAN ĐIỂM VỀ HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH TIẾN MINH 52 Mục tiêu hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý 52 Phương hướng hoàn thiện 52 Quan điểm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý 53 3.1 Đảm bảo tính tối ưu, linh hoạt, tin cậy kinh tế 53 3.2 Hoàn thiện phải gắn liền với việc phân cấp, phân quyền, huy tập trung thống .54 3.3 Hồn thiện phải đơi với việc khuyến khích tính độc lập sáng tạo nhân viên, đề cao vai trò phận quản lý 54 III MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH TIẾN MINH 55 Mơ hình cấu tổ chức máy quản lý đề xuất 55 Xây dựng phận chuyên trách nhân thành phòng nhân 56 Bổ sung thêm phòng điều độ kế hoạch vật tư .58 Hoàn thiện yếu tố cấu thành cấu tổ chức máy quản lý 59 4.1 Tính phận hóa cấu tổ chức máy quản lý 59 4.2 Hồn thiện tính chun mơn hóa cấu tổ chức máy quản lý 60 4.3 Hoàn thiện hệ thống điều hành 64 4.4 Hồn thiện tính thức hóa 65 Định biên lại lao động phòng ban 66 Đào tạo, bồi dưỡng trình độ cho cán quản lý .71 Đánh giá thực công việc cán quản lý .72 KẾT LUẬN 73 Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Vĩnh Giang DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ Đ Bảng 1: Kết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty năm 26 Bảng 2: Cơ cấu lao động theo tuổi .45 Bảng 3: Cơ cấu lao động theo giới tính 46 Bảng 4: Cơ cấu lao động theo trình độ chun mơn 46 Bảng 5: Tỷ lệ lao động quản lý .47 Bảng 6: Điều chỉnh lao động phận, phòng ban 70 Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến .9 Sơ đồ 2: Sơ đồ cấu chức 10 Sơ đồ 3: Sơ đồ cấu theo trực tuyến – chức 11 Sơ đồ 4: Sơ đồ cấu theo trực tuyến – tham mưu .12 Sơ đồ 5: Sơ đồ cấu tổ chức Công ty TNHH Tiến Minh 28 Sơ đồ 6: Cơ cấu tổ chức máy quản lý đề xuất 51 Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Vĩnh Giang LỜI NÓI ĐẦU Trong hoạt động doanh nghiệp nói chung vấn đề hiệu coi thước đo đánh giá thành công Hiệu kinh tế doanh nghiệp đạt nhiều đường: Thông qua doanh số bán hàng, yếu tố kỹ thuật đạt thơng qua cấu tổ chức hợp lý nhằm phát huy tốt mạnh thành viên nhằm phục vụ cho phát triển tổ chức theo thời gian Đặc biệt điều kiện Việt Nam gia nhập WTO doanh nghiệp khơng phải cạnh tranh nước mà phải chịu sức ép lớn từ phía doanh nghiệp nước ngồi với trình độ tổ chức chuyên nghiệp Vì vậy, cấu tổ chức lại doanh nghiệp vừa mang tính khách quan vừa mang tính chủ quan cạnh tranh lớn mạnh không ngừng tổ chức doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức không vấn đề doanh nghiệp xét góc độ vi mơ mà cịn vấn đề quản lý nhà nước xét góc độ vĩ mô Một cấu tổ chức tốt tiết kiệm nguồn lực, nâng cao khả hoạt động không doanh nghiệp mà kinh tế Công ty TNHH Tiến Minh doanh nghiệp thành lập phát triển không ngừng nên cấu tổ chức cịn có bất cập cần khắc phục nhằm nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Chính thời gian thực tập Công ty TNHH Tiến Minh em cho em hội nghiên cứu, tổng hợp lý thuyết thực tế để chọn chuyên đề thực tập là: “ Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty TNHH Tiến Minh thời gian tới ” Do khả nhận thức hạn chế kiến thức nên chuyên đề thực tập chắn cịn nhiều thiếu sót mong nhận góp ý giúp đỡ thầy Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Vĩnh Giang NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC I MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN Cơ cấu Có hai khái niệm cấu đề cập đến chuyên ngành kinh tế lao động, tùy theo mục đích cách tiếp cận khác mà ta có khái niệm khác Thứ nhất, cấu hiểu phân chia tổng thể thành phận nhỏ theo tiêu thức khác nhau, phận thực chức năng, nhiệm vụ khác tổng thể chúng có quan hệ chặt chẽ với nhằm thực mục tiêu chung Thứ hai, cấu hiểu phân chia vai trò trách nhiệm thành viên, phận, đơn vị tổng thể sở phối hợp chặt chẽ phận cấu thành nên tổng thể Cơ cấu cịn phân chia thành hai hình thức : Cơ cấu thức cấu khơng thức Cơ cấu thức hình thành dựa vào mối quan hệ đa chiều phận tổng thể sở chức năng, nhiệm vụ xác định thể hình thức quy định tổ chức Cơ cấu khơng thức xác định luật lệ mối quan hệ thành viên khơng có quy định tổ chức mà xây dựng dựa yếu tố tình cảm kinh nghiệm sống thành viên tổ chức Tổ chức Năm 1981, Ducan đưa định nghĩa tổ chức nhiều nhà kinh tế sử dụng sau: Tổ chức tập hợp cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, họ làm việc hướng tới mục tiêu chung mối quan hệ họ xác định theo cấu định Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Vĩnh Giang Theo định nghĩa tổ chức có đặc điểm bật: - Định nghĩa nhấn mạnh yếu tố người, người tạo nên tổ chức, người quan trọng máy móc, nhà xưởng - Ở chừng mực người tổ chức làm việc phải hướng tới mục tiêu chung phối hợp hoạt động với để đạt mục tiêu - Mối quan hệ người tổ chức cần phải xác định rõ ràng theo cấu định Cơ cấu tổ chức Có nhiều định nghĩa khác cấu tổ chức có hai định nghĩa đề cập nhiều tài liệu chuyên ngành: - Năm 1998, Roobin đưa định nghĩa: Cơ cấu tổ chức xác định công việc tập hợp, phân cơng phối hợp xác - Năm 2001, Griffin Moorhead lại cho rằng: Cơ cấu tổ chức hệ thống nhiệm vụ, mối quan hệ báo cáo quyền lực nhằm trì hoạt động tổ chức Quản lý Có nhiều khái niệm quản lý khác quan điểm quản lý được nhà kinh quản lý sử dụng nhiều là: Quản lý tác động chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu đặt điều kiện biến động môi trường Theo định nghĩa quản lý có đặc điểm: - Bao gồm chủ thể quản lý đưa định đối tượng quản lý thức định - Một mục tiêu chung cho đối tượng quản lý chủ thể quản lý làm sở cho chủ thể quản lý đưa định - Chủ thể quản lý phải thực hành động Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Vĩnh Giang Bộ máy quản lý Mỗi tổ chức cần có máy quản lý để thực chức năng, nhiệm vụ tổ chức cách có hiệu Bộ máy quản lý hệ thống người phương tiện tổ chức, liên kết theo số nguyên tắc quy tắc định mà tổ chức thừa nhận để lãnh đạo, quản lý toàn hoạt động hệ thống nhằm đạt mục tiêu định Bộ máy quản lý bao gồm hai hệ thống có tách rời: - Hệ thống huy bao gồm công cụ quản lý định quyền lực chủ thể quản lý để tác động vào đối tượng bị quản lý - Hệ thống chức bao gồm công việc, chức nhiệm vụ xác định cụ thể cho đối tượng, cấp, lĩnh vực Cơ cấu tổ chức máy quản lý Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng thể phận hợp thành, phận có mối quan hệ hữu phụ thuộc lẫn chun mơn hóa thực phần việc định với trách nhiệm quyền hạn định nhằm thực có hiệu chức mục tiêu chung tổ chức Cơ cấu tổ chức máy quản lý bao gồm: - Bộ phận quản lý: phòng marketing, phòng kế hoạch - Cấp quản lý: cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng II CÁC LOẠI CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Tùy thuộc vào đặc điểm, nhiệm vụ phương pháp khác mà có kiểu tổ chức: Cơ cấu trực tuyến Đây cấu đơn giản nhất, có cấp cấp dưới, tức người cấp chịu quản lý trực tiếp từ người cấp mà chịu quản lý trưởng phận khác Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Vĩnh Giang Sơ đồ 1: Cơ cấu trực tuyến Người lãnh đạo Người lãnh đạo tuyến Người lãnh đạo tuyến Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý - Ưu điểm: mệnh lệnh thực nhanh, tránh trùng lặp định, quyền hạn trách nhiệm phân định rõ ràng tỏ phù hợp tổ chức thành lập mà hoạt động tổ chức chưa vào ổn định chưa phức tạp cần có đạo thống nhất, bảo vệ nguyên tắc chế độ thủ trưởng - Nhược điểm: người lãnh đạo phải có kiến tồn diện để giải nhiều công việc chuyên môn lúc, không tận dụng nhà chuyên môn giúp việc đưa định, cấu cứng nhắc làm giảm hiệu trao đổi thông tin phận ảnh hưởng đến tính linh hoạt, nhạy bén hoạt động máy quản lý Cơ cấu theo chức Cơ cấu có đặc điểm nhiệm vụ quản lý phân chia cho phận riêng biệt theo chức quản lý hình thành nên người lãnh đạo chun mơn hóa, đảm nhận chức định Mối quan hệ phận, thành viên tổ chức phức tạp, phải tuân thủ theo đạo cấp Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: TS Nguyễn Vĩnh Giang Sơ đồ 2: Sơ đồ cấu chức Người lãnh đạo Người lãnh đạo chức A Người lãnh đạo chức B Đối tượng quản lý Đối tượng quản lý Người lãnh đạo chức C Đối tượng quản lý - Ưu điểm: giảm gánh nặng cho người lãnh đạo chung, thu hút chuyên gia vào công tác quản lý chuyên mơn - Nhược điểm: có nhiều cấp dẫn đến vi phạm chế độ thủ trưởng, khó khăn việc xác định trách nhiệm phòng ban, dễ dẫn đến rối loạn quản lý nhân viên phải chịu tác động nhiều phía Cơ cấu trực tuyến – chức Cơ cấu kết hợp hai cấu trên, phận chức làm nhiệm vụ chuẩn bị lời dẫn, lời khuyên kiểm tra hoạt động cán trực tuyến Mối quan hệ cấp người lãnh đạo theo trực tuyến, đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức tồn diện để thường xuyên giải mối quan hệ phận trực tuyến phận chức hoạt động tổ chức Vũ Minh Cường Kinh tế lao động 46A