Một số biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty xe máy xe đạp thống nhất

Lời nói đầu Việt Nam, kinh tế bớc chuyển sang chế thị trờng theo định hớng xà hội chủ nghĩa Trong bối cảnh này, doanh nghiệp có vai trò quan trọng, nhân tố định tới phát triển kinh tế đất nớc Sức mạnh kinh tế chÝnh lµ hƯ thèng doanh nghiƯp cđa nã qut định Để giải vấn đề sản xuất kinh doanh cách có hiệu doanh nghiệp đòi hỏi phải sử dụng nhiều biện pháp, công tác tổ chức máy quản lý phải đợc quan tâm hết Một máy quản lý hoạt động có hiệu góp phần vào kết sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đem lại lợi ích cho doanh nghiệp ngời lao động Công tác hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý biện pháp quan trọng góp phần nâng cao hiệu hoạt động máy quản lý Đây công việc thờng xuyên đợc nhà quản lý doanh nghiệp nghiên cứu để tìm phơng hớng giải cách tốt nhằm ngày hoàn thiện cấu máy chuyên tinh, gọn nhẹ có hiệu lực Giúp công ty xác định rõ chức năng, nhiêm vụ, mối quan hệ phòng ban, phận cấu tổ chức, nâng cao chất lợng quản lý phản ứng kịp thời với biến đổi môi trờng kinh doanh để nâng cao hiệu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh Qua mét thêi gian thùc tập công ty Xe máy- Xe đạp Thống Nhất, đợc hớng dẫn thầy giáo Th.S Nguyễn Thu Thủy cán phòng tổ chức công ty, em đà tập trung nghiên cứu vấn đề tổ chức máy quản lý Đây vấn đề mà công ty nhiều điểm cần phải giải tốt hơn, vật em đà định chọn đề tài: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý Công ty Xe máy- Xe đạp Thống Nhất Đề tài gồm phần: Chơng I Thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty xe máyxe đạp Thống Nhất Chơng II Một số biện pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty xe máy- xe đạp Thống Nhất Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày tháng năm 2005 Chơng I Thực trạng cấu máy quản lý công ty xe máy - xe đạp Thống I Quá trình hình thành phát triển công ty Xe máy-Xe đạp Thống Nhất Giới thiệu Công Ty xe máy - xe đạp Thống Nhất Vào năm 50 kinh tế nớc ta lạc hậu, sản xuất nớchầu nh không phát triển Hà nội, điều kiện sống thấp nhu cầu thị trờng cha cao sản xuất xe đạp lúc vài sở nhỏ bé, sản xuất cầm chừng Ngày 30/06/1960 sau thời gian dài hoạt động hiệu nhận thức đợc việc hợp tác làm ăn, mở rộng quy mô sản xuất mang lại hiệu kinh tế cao, hÃng sản xuất xe đạp Hà Nội gồm có tập đoàn: Bịnh Định, Sài Gòn, Đồng Tâm hÃng xe đạp Dân Sinh ngời Hoa đà liên kết, hợp thành công ty hợp doanh xe đạp Thống Nhất Năm 1962 công ty chuyển thành nhà máy xe đạp Thống Nhất Nhà máy xe đạp Thống Nhất trực thuộc công nghiệp nặng quản lý Đến 1969, Bộ Công nghiệp nặng tách nhà nớc trực thuộc Bộ khí luyện kim Trong giai đoạn này, việc chuyên sản xuất khung xe đạp số phụ tùng nh vành sắt 650, ghi đông, pô tăng, nan hoa nhà máy nhận phận khác xe đạp hợp tác xà lân cận để phục vụ cho việc lắp ráp hoàn chỉnh Năm 1978, xí nghiệp xe đạp Thống Nhất tách khỏi khí luyện kim trực thuộc sở công nghiệp Hà Nội, xí nghiệp xe đạp Thống Nhất với xí nghiệp xe đạp khác trực thuộc sở tiến hành hạch toán nội t cách pháp nhân Năm 1981, Liên hiệp xí nghiệp xe đạp Hà Nội (LIXEHA) đời theo định UBND thành phố, xí nghiệp xe đạp Thống Nhất đóng vai trò thành viên quan trọng, hạch toán độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân Thời gian xí nghiệp sâu vào sản xuất loại sản phẩm truyền thống khung xe đạp, vành, ghi đông, pô tăng, nồi, trục xe đạp Thời kỳ bao cấp đà kìm hÃm phát triển xí nghiệp thời gian dài, xí nghiệp không chủ động đợc vật t, thị trờng, kế hoạch sản xuất Sản phẩm làm đợc tiêu thụ theo địa mà Nhà nớc định sẵn, Nhà nớc bao tiêu Xe đạp xí nghiệp sản xuất mà không đợc cải tiến mẫu mÃ, không nâng cao đợc chất lợng thua sản phẩm xe đạp nớc nhiều Cơ chế quản lý míi ®· më réng qun tù chđ cho xÝ nghiƯp song đặt lên vai ngời quản lý trách nhiệm nặng nề Xí nghiệp phải tự tìm kiếm nguyên vật liệu, tự hạch toán tìm thị trờng tiêu thụ Kế hoạch sản xuất đợc xây dựng dựa sở nhu cầu thị trờng, thị hiếu ngời tiêu dùng Thời gian đầu xí nghiệp gặp nhiều khó khăn mô hình tổ chức cũ nhà máy không thích nghi với tình hình Tuy nhiên, sau thời gian, sản phẩm nhà máy đà có biến đổi đáng kể mẫu mÃ, chất lợng, chủng loại lấy lại niềm tin từ khách hàng nâng cao uy tín cho xí nghiệp Tháng 08/1989, UBND Thành phố đà định số 600 QĐ/UB tách xí nghiệp xe đạp Thống Nhất thành xí nghiệp xe đạp Thống Nhất 198B Tây Sơn xí nghiệp phụ tùng Đống Đa 1818 Tây Sơn với mục đích giải vớng mắc, tồn khâu quản lý, tổ chức sản xuất Để phù hợp với nhu cầu sản xuất ngày 21/10/1993 UBND Thành phố Hà Nội ban hành định 5563 QĐUB cho phép xí nghiệp xe đạp Thống Nhất đổi tên thành công ty xe máy-xe đạp Thống Nhất Giấy phÐp kinh doanh sè 109359 träng tµi kinh tÕ Hà Nội cấp ngày 21/10/1993, trụ sở công ty 198B Tây Sơn, với nhiệm vụ sản xuất - kinh doanh phụ tùng xe đạp - xe máy, lắp ráp hoàn chỉnh loại xe máy - xe đạp phục vụ nhu cầu nớc xuất Ngoài công ty đợc phép kinh doanh, xây dựng cho thuê văn phòng đại diện, nhà ở, kiốt bán hàng Số vốn ban đầu thành lập công ty 2,4 tỷ đồng Trong đó: Vốn cố định 1,335 tỷ đồng Vốn lu ®éng lµ 1, 065 tû ®ång DiƯn tÝch ®Êt lµ 760m2 Trải qua thăng trầm biến đổi, quy mô sản xuất công ty ngày đợc mở rộng Công ty không ngừng cải tiến nâng cao chất lợng sản phẩm , tăng thị phần tiêu thụ, đa sản phẩm lên đứng đầu toàn ngành Chính thế, tính đến đầu năm 2003 số vốn công ty đà lên tới 10,456 tỷ đồng, ®ã, sè vèn cè ®Þnh chiÕm 6,532 tû ®ång, vèn lu động chiếm 3,924 tỷ đồng Số vốn chủ yếu ngân sách cấp , vốn tự có không đáng kể Hàng năm, công ty vừa nhận vốn bổ xung Nhà nớc, vừa chích phần t quỹ để tăng vốn kinh doanh Trong thời gian tới, dây truyền sản xuất vào hoạt động chắn công ty gặt hái đợc nhiều thành công Đợc nh cố gắng nỗ lực thành viên công ty Họ đạng làm việc sinh tồn, lớn mạnh toàn công ty toàn xà hội Nhiệm vụ sản xuất Công Ty Nhiệm vụ Công Ty đặt là: - Trong quan hệ với LIX ERA, Công Ty xe máy - xe đạp Thống Nhất đợc chủ động tổ chức, tiến hành sản xuất kinh doanh theo chiến lợc kế hoạch phát triển riêng Công Ty nhng phải nằm tổng thể quy hoạch, chiến lợc phát triển chung LIX ERA - Đối với Nhà Nớc thực đầy đủcác nghĩa vụ thuế khoản phải nộp khác - Đối với cán công nhân viên phải tạo đủ công ăn việc làm đáp ứng đợc mức sống tối thiểu quyền lợi đáng cho anh chị em công nhân - Đối với Bộ công nghiệp, Công Ty phaỉ thực tiêu chuẩn sản phẩm, tiêu chuẩn công nghệ, định mức tiền lơng ban hành chịu kiểm tra, báo cáo việc thực tiêu định mức Đặc điểm tổ chức công nghệ Công Ty 3.1 Đặc điểm đội ngũ lao động điều kiện lao động Cùng với thay đổi quan trọng tổ chức sản xuất qua thời kỳ, quy mô sản xuất công ty có nhiều biến đổi cho phù hợp Số lợng lao động công ty lúc lớn 1500 công nhân viên công ty sát nhập với xí nghiệp phụ tùng xe đạp Đống Đa Ngày nay, với chế quản lý mới, hiệu sản xuất đợc đặt lên hàng đầu, đòi hỏi công ty phải tổ chức sản xuất, bố trí, xếp lao động cho khoa học để mang lại kết cao Đến năm 2003 lao động công ty đà giảm xuống 338 ngời năm 2004 326 ngời Do tính chất công việc đòi hỏi lao động có tay nghề nên lao động công ty thờng ngời gắn bó lâu năm với công ty, cã kinh nghiƯm vµ ti nghỊ cao HiƯn công ty tiến hành tuyển dụng thêm lao động trẻ, có lực để hoàn thiện thêm công tác quản lý Bảng 1: Sự biến động lao động, tuổi đời, bậc thợ công nhân STT Chỉ tiêu Tổng số lao động - Lao động gián tiếp - Lao động trực tiếp Tuổi đời bình quân Bậc thợ bình quân Đơn vị Ngời Ngời Ngời Tuæi BËc 2002 352 56 296 37,5 5,3 2003 338 55 273 35 5,5 2004 326 56 270 33,5 5,7 Lao động công ty qua năm từ 2002 đến 2004 biến động không nhiều có xu hớng giảm Lao động gián tiếp hầu nh không thay đổi, chủ yếu biến động lao động trực tiếp So với ngành kinh doanh khác lao động công ty có tuổi đời bậc thợ bình quân tơng đối cao Bảng 2: Cơ cấu lao động công ty năm 2004 đợc thể bảng sau: STT 10 11 12 13 Tên phận Ban giám đốc Phòng kinh doanh tổng hợp Phòng tổ chức lao động tiền lơng Phong hành bảo vệ Phòng tài vụ Phòng công nghệ Ban kiến thiết Trung tâm dịch vụ PX dụng PX linh kiện PX chế thử PX khung PX sơn Lao động Thờng xuyên 18 Lao động quản lý Lao động phục vô 11 20 16 43 24 25 17 46 15 2 1,5 2,5 1,5 Công nhân sản xuất 17 37 10 01 0,5 4,5 12 22 15 39 12,5 14 15 PX lắp ráp PX mạ Tæng 53 32 326 1,5 56 96 46 27,5 174 * Tỉng sè lao ®éng 326 ngêi Trong đó: - Lao động công nghệ: 174 ngời chiếm 53,4% tỉng lao ®éng - Lao ®éng phơc : 96 ngời chiếm 29,4 tổng lao động - Lao động quản lý: 56 ngêi chiÕm 17,2% tỉng lao ®éng * ChÊt lợng lao động: - Trình độ Đại học: 32 ngời chiếm 9,8% tổng lao động 57,1% lao động quản lý - Trình độ Trung cấp: 24 ngời chiếm 7,4% tổng lao động 42,9% lao động quản lý Qua số liệu thống kê kết cấu lao động công ty năm 2004 ta thấy số phòng ban , lao động quản lý tập trung nhiều đặc biệi nhân viên phục vụ, gây nên tình trạng không tận dụng đợc hết lực lao động, lao động bị lÃng phí, d thừa công ty lại cha có phòng marketing, phòng kế hoạch số lao động quản lý có trình độ cao công ty thấp, thể số ngời có trình độ đại học 32 ngời chiếm 57,1% tổng số lao động quản lý lại ngời có trình độ trung cấp Điều gây nên tình trạng khó khăn việc nắm bắt công nghệ mới, nghiên cứu mở rộng thị trờng, đa sáng kiến cải tiến độc đáo mẫu mÃ, chất lợng, kỹ thuật Để đáp ứng yêu cầu quản lý chế công ty cần có kế hoạch đầy đủ chơng trình đào tạo cần phải có xếp lại phận nhân viên quản lý cho phù hợp để công tác đào tạo đợc tổ chức thuận lợi có hiệu cao hơn, đáp ứng kịp thời cho công tác quản lý công ty 3.2 Đặc điểm máy móc thiết bị dây truyền công nghệ chế tạo sản phẩm Công ty xe máy-xe đạp Thống Nhất đứng trớc khó khăn thách thức lớn, vừa phải cạnh tranh với hÃng sản xuất xe đạp nớc vừa phải chống chọi với với hàng ngoại nhập Máy móc thiết bị công ty chủ yếu từ năm 1960 Liên Xô nớc Đông Âu viên trợ Số thiết bị tơng đối đầy đủ chủng loại, đáp ứng đợc yêu cầu sản xuất, trì đợc số lợng xe tiêu thụ thị trờng Song phần lớn thiết bị lạc hậu, cũ kỹ, suất lao động thấp Hàng năm công ty lợng tiền không nhỏ để sửa chữa máy móc thiết bị Quá trình sản xuất bị gián đoạn, nhiều sản phẩm làm không đợc cải tiến kỹ thuật, chất lợng mẫu mà khiến nhiều năm công ty không đa thị trờng sản phẩm Máy móc thiết bị công ty năm gần đợc thể bảng sau: Bảng 3: Cơ cấu máy móc thiết bị công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất Tên máy móc thiết bị Máy tiện Máy dập 40T 10 Máy cắt tôn Ba Lan 19.000.000 14.689.731 4.310.269 Cụm thuỷ lực Liên xô 10.200.200 6.023.720 4.176.280 Máy hàn 15 Tiệp 20.050.000 21.222.751 7.872.249 Máy nén khí Tiệp 10.000.000 2.187.550 7.812.500 Máy hàn CO2 Nhật Bản 34.184.000 6.341.100 27.842.900 Máy điều hoà Hàn Quốc 27.825.500 8.347.600 19.477.900 Hệ thống thoại Nhật Bản 17.120.000 4.280.000 12.839.900 STT điện Số lợng Nớc sản xuất Liên xô 12.155.476 đà khấu hao hết năm 2003 12.155.476 Giá trị lại năm 2004 7.026.950 6.273.983 752.967 Nguyên giá Đứng trớc thực trạng máy móc thiết bị lạc hậu, không đủ sức để đa thị trờng sản phẩm có khả cạnh tranh cao, công ty xe máy - xe đạp Thống Nhất đà định đầu t đổi công nghệ sản xuất Song công ty có quy mô sản xuất trung bình, nguồn vốn ngân sách hạn hẹp, vốn đầu t cho công nghệ năm khoảng 30 đến 40 triệu đồng, công ty không đổi đồng số máy móc thiết bị có mà tiến hành đổi phần u tiên cho máy móc lạc hậu, có ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng chất lợng suất sản phẩm Với nỗ lực để giảm giá thành, nâng cao thu nhập cho ngời lao động, tạo khả cạnh tranh cho sản phẩm Năm 2003 - 2004 công ty đà giành khoảng 45% số vốn kinh doanh để đổi công nghệ Năm 1999 2,4 tỷ; 2004 2,42 tỷ Năm 2003, việc thay kỹ thuật hàn lỗ hàn quay, công ty đà nâng cao độ bền cho khung xe Đầu năm 2005, công ty đà mua máy hàn khí CO2 với chi phí 120 triệu đồng, loại máy hàn cho độ gấp đôi máy hàn cũ rút ngắn đợc khâu đánh bóng, giúp công ty tiết kiệm đợc chi phí trung gian không cần thiết Đầu năm 2005, công ty mua dây chuyền công nghệ Đài Loan trị giá 800 triệu đồng Trong năm 2002 2003, công ty mua đa vào sử dụng dây truyền sản xuất vành hợp kim nhôm, xây dựng xong nhà xởng với diện tích lớn 2.400m2, dây chuyền thiết bị sản xuất khung xe không rắc co, ký kết xong hợp đồng ngoại thơng dây truyền sơn nớc tĩnh điện Ngoài ra, công ty vay vốn từ nguồn vốn ngân hàng đầu t xấp xỉ tỷ đồng xây dựng gồm 1000m nhà xởng để lắp đặt dây truyền sơn diện tích 5600m2 Sơ đồ 5: Sơ đồ dây chuyền công nghệ công ty Thép ống, thép loại Linh kiện khung,linh kiện NVL mua Phụ tùng xe đạp dạng mộc KCS Mạ Lắp ráp khung mộc Trà Tẩy KCS Sấy Sơn KCS Bán Khung xe hoàn chỉnh Phụ tùng xe đạp hoàn chỉnh Lắp ráp xe đạp hoàn chỉnh Phụ tùng mua Qua sơ đồ ta thấy phụ tùng xe trớc đến phân xởng lắp ráp phải qua phận KCS kiểm tra, thấy không đạt yêu cầu không đợc nhập kho Vấn đề chất lợng đợc công ty đặt lên hàng đầu, năm gần sản phẩm xe đạp Thống Nhất giữ đợc chữ tín với khách hàng, chiếm thị phần tiêu thụ lớn liên hiệp xí nghiệp sản xuất xe đạp Hà Nội (LIXEHA) Tuy nhiên công ty phải cải tiến công nghệ, máy móc thiết bị nhiều cạnh tranh đợc với xe đạp nớc Nhật, Trung Quốc, Đài Loan 3.3 Đặc điểm nguyên vật liệu (NVL) Nguyên vật liệu đối tợng trình sản xuất Việc sử dụng NVL tiết kiệm, hợp lý mang lại hiệu kinh tế lớn NVL công ty chủ yếu thép tấm, thép ống để làm yên xe, khung xe, may ơ, pô tăng Số NVL công ty phải nhập từ tỉnh xa Hà Nội, điều kiện vận chuyển phøc t¹p, thêi gian vËn chun nhiỊu, chi phÝ cao Do ảnh hởng nhiều đến giá thành sản phẩm, đến trình sản xuất liên tục Bảng 4: Chủng loại NVL công ty đợc thống kê nh sau: