Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của công ty tnhh kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại hải nam

Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG I: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI Tính cấp thiết nghiên cứu cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Cùng với trình phát triển không ngừng lớn mạnh công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam, công tác cấu tổ chức công ty ln phải theo sát tình hình thực tế nhằm đảm bảo sở vững ổn định cho phát triển bền vững lâu dài trở nên cần thiết phải điều chỉnh cấu tổ chức nhằm đáp ứng yêu cầu quy tắc cấu, tình hình thực tế, việc thực cơng việc phân cơng trách nhiệm, quyền hạn, tính phối hợp thực công việc với nhău thông suốt an khớp hiệu Với mơ hình cơng ty TNHH kinh doanh đa mặt hàng đa lĩnh vực nên cấu tổ chức phức tạp.Do việc cấu tổ chức máy vận hành cơng ty cho phịng ban chức hoạt động hiệu phát huy hết lực từ thúc đẩy hiệu hệ thống tương đối phức tạp khó khăn.Cơng ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam doanh nghiệp đặc thù chuyên kinh doanh sản xuất gia công hàng may mặc phục vụ thị trường nước xuất chất lượng sản phẩm đặt lên hàng đầu Để đảm bảo chất lượng hàng hóa cấu tổ chức cơng ty ln phải hoạt động hiệu ổn định la não người phải đổi tổ chức lại người luôn phải học hỏi Cơ cấu tổ chức công ty vấn đề khơng dễ xuất phát từ nhu cầu công việc, chất lượng hiệu hệ thống, máy làm việc Đặc biệt cần phải xem xét đến chi tiết nhỏ thơng qua q trình quan sát thu thập, phân tích đánh giá hiệu kinh doanh để đảm bảo phù hợp với thực tế Mọi phịng ban chun mơn khác công việc chức năng, xong phải hướng đến mục tiêu, nằm quỹ đạo hoạt Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp động hiệu công ty sản phẩm dịch vụ công ty kết tổng hợp máy Mặt khác tình hình kinh tế xã hội gần có nhiều biến động khủng hoảng kinh tế giới, lạm phát tăng cao ảnh hưởng đến nhiều kinh tế giới Công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam doanh nghiệp có thị trường xuất nước ngồi thị trường cơng ty bị ảnh hưởng nhiều Nó tác động mạnh đến kế hoạch kinh doanh,các mục tiêu đề ngắn hạn tình hình cấu tổ chức cơng ty cần phải có nhũng thay đổi Phải hồn thiện lại cấu tổ chức để đáp ứng yêu cầu hoạt động công ty thời gian tới Xác lập tuyên bố đề tài Đề tài tập chung giải vấn đề cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Làm rõ số lý thuyết cấu tổ chức Là rõ thực trạng cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Từ đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam Trong thời gian thực tập công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam nhận thấy cấu tổ chức công ty tương đối ổn định, có hiệu xong qua có số điểm chưa phù hợp víi tình hình thực tế Tại công ty cấu tổ chức luôn đánh giá phần quan trọng việc hồn thiện cấu tổ chức trọng xem xét qua giai đoạn phát triển công ty nhằm đáp ứng yêu cầu đặt hoạt động kinh doanh cơng ty minh Chính thời gian thực tập công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam nghiên cứu chọn đề tài: “Hoàn thiện cấu tổ chức công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam” làm đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp Phạm vi nghiên cứu - Về mặt không gian + Đề tài nghiên cứu công ty TNHH kinh doanh sản xuất dịch vụ thương mại Hải Nam + Nội dung : Đề tài tập chung nghiên cứu cấu tổ chức công ty nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức cđa c«ng ty - Về măt thời gian: Đề tài nghiên cứu c¬ cÊu tỉ chøc liệu công ty từ năm 2006 đến năm 2008 Một số khái niệm phân định nội dung cấu tổ chức 4.1 Một số khái niệm - Khái niệm tổ chức: Là tông thể cấu tổ chức doanh nghiệp Nó bao gơm người đứng đầu tổ chức cơng ty với phịng ban mối quan hệ đan xen lẫn Các phịng ban có chức riêng có mối quan hệ qua lại phải đồng với muc tiêu công ty Việc hoạch định đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến biện pháp phương thức thiết kế Trong doanh nghiệp nào, biện pháp quan trọng chủ yếu vào nhiệm vụ đơn vị để hoạch định cấu quản lý kinh doanh Nhưng kết nghiên cứu cho thấy, cấu quản lý kinh doanh doanh nghiệp ra, cịn cần có số biện pháp tổng hợp khác tổ chức cách hữu hiệu hoạt động kinh doanh sản xuất doanh nghiệp Thí dụ, thiết lập doanh nghiệp phận tổng hợp chuyên trách cấu tổng hợp liên phận Nhìn chung cấu tổ chức việc tổ chức vấn đề quan trọng với sơng cịn cơng ty.nó có mối quan hệ mật thiết hữu với Cơ cấu tổ chức tạo nên khung (bộ máy )của công ty tạo ổn định cho hoạt động kinh doanh cua công ty Cơ cấu tổ chức tốt,phù hợp hiệu kinh doanh tốt ngược lại Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp - Khái niệm cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức khung hồn chỉnh mơ hình cụ thể cơng ty Cơ cấu tổ chức việc chia tổ chức làm nhiều phận khác nhău, xác định chức năng, nhiệm vụ cho phận thiết lập mối quan hệ phối hợp chúng để nhằm thực mục tiêu tổ chức Khi nói đến cấu doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến vấn đề chủ yếu phân công nội tổ chức việc xếp nhiệm vụ cơng tác cho phịng, ban khác nhau, làm để thực điều hòa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm thực mục tiêu tổng thể doanh nghiệp Trước hết phải phân biệt cách xác “cơ cấu bản” "cơ chế vận hành" Khi nói đến cấu doanh nghiệp, người ta cần phải xét đến vấn đề chủ yếu phân công nội tổ chức việc xếp nhiệm vụ cơng tác cho phịng, ban khác nhau, làm để thực điều hòa, phối hợp cần thiết nhằm bảo đảm thực mục tiêu tổng thể doanh nghiệp Các doanh nghiệp thường dùng hình thức biểu đồ để thể cấu tổ chức (như biểu đồ hệ thống tổ chức) Mặc dù đến nay, nhiều giám đốc sử dụng cách rộng rãi loại biểu đồ, có cấu khơng đủ mà cần phải thông qua chế vận hành để tăng cường cấu bản, đảm bảo thực ý đồ cấu Cơ chế vận hành trình tự điều khiển, hệ thống thơng tin, chế độ thưởng phạt chế độ quy phạm hóa Việc xác lập tăng cường chế vận hành làm cho công nhân viên hiểu rõ rằng, mà doanh nghiệp yêu cầu mong muốn họ gì? Một chế vận hành tốt khích lệ cơng nhân viên đồng tâm hiệp lực, gắng sức thực mục tiêu doanh nghiệp Điều có nghĩa chế vận hành đem lại nội dung sức sống cho cấu doanh nghiệp 4.2 Phân định nội dung cấu tổ chức 4.2.1 Phân định ni dung,nguyên tắc c cu t chc a Nguyờn tc Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp + Một nguyên tắc cần tuân thủ tổ chức cấu công ty phải đảm bảo cho công ty tổ chức theo hình thức làm tăng khả thực chức định công ty + Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính hiệu ổn định + Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng cụ thể.thể tính dân chủ công khai minh bạch + Chú trọng đến việc lập kế hoạch.Xác định mục tiêu lập kế hoạch chu đáo nhằm tạo cấu tổ chức hoàn thiện nhất.lập kế hoạch cấu tổ chức giúp cho việc xác định nhu cầu nhân tương lai.lập kế hoạch cấu tổ chức cịn vạch điểm yếu,công việc trùng lặp,tuyến quyền lực không rõ ràng ,các biện pháp lỗi thời…được thể rõ so sánh cấu tổ chức thực tế với cấu tổ chức cần thiết + Phân biệt rõ vị trí phận người tổ chức thông qua việc sử dụng sơ đồ tổ chức.mô tả cụ thể công việc phn b yêu cầu cấu tổ chức + Cơ cấu tổ chức gắn liền với phân chia phận cấu, phải đảm bảo yêu cầu phân chia phận cách rõ ràng phân chia phận theo số lợng, theo thời gian, theo sản phẩm, theo chức năng, theo khu vực, theo thị trờng + Xây dựng cấu tổ chức phải đảm bảo gắn liền với xác định quyền hạn tổ chức có phận trực tuyến, có phận tham mu đồng thời có quyền hạn trực tuyến quyền hạn tham mu quyền hạn theo chức + C cu t chc cần làm cho mối liên hệ điều hòa, phối hợp phận quán triệt đến phßng ban, tõng nhân viên cụ thể có khả đảm nhận nhiệm vụ + C¬ cÊu tỉ chức phải đảm bảo yêu cầu vừa linh hoạt theo kịp thực tế sản xuất kinh doanh vừa phải tinh giản gọn nhẹ không cồng kềnh gây lÃng phí nguồn lùc b Nội dung bước thiết kế cấu tổ chức doanh nghiệp Bước 1: Hoạch định đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp Căn vào nguyên tắc khái niệm dị biệt tổng hợp, trước hết người ta ghép nhiệm vụ loại với Điều vừa có ích, cho việc triệt tiêu dị biệt, vừa thường xuyên đơn giản hóa nhiệm vụ điều phối tổng hợp Sau đem đơn vị thường xuyên đòi hỏi điều hòa, phối hợp ghép lại với Như dễ cho việc thông qua tầng nấc quản lý để điều phối hoạt động sản xuất doanh nghiệp lãnh đạo thống Do đơn vị có mức độ dị biệt ít, mức độ tồng hợp cao cần phải ghép lại với Nhưng có số đơn vị mà mức độ dị biệt nhỏ, mức độ nương tựa lẫn tương đối ngược lại, mức độ dị biệt lớn, mức độ nương tựa lẫn cao việc phân định nhiệm vụ cho đơn vị theo xu hướng phức tạp hóa Trong tình người ta phải có la chọn, tức phân định cần nhấn mạnh chuẩn mực mức độ dị biệt đồng thời nhấn mạnh chuẩn mực mức độ tổng hợp Bước 2: Thiết kế tổng hợp Việc hoạch định đơn vị theo yêu cầu nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến biện pháp phương thức thiết kế Trong doanh nghiệp nào, biện pháp quan trọng chủ yếu vào nhiệm vụ đơn vị để hoạch định cấu quản lý kinh doanh Nhưng kết nghiên cứu Lorsch cho thấy, cấu quản lý kinh doanh doanh nghiệp ra, cịn cân có số biện pháp tổng hợp khác tổ chức cách hữu hiệu hoạt động sản xuất doanh nghiệp Thí dụ, thiết lập doanh nghiệp phận tổng hợp chuyên trách cấu tổng hợp liên phận Bước 3: Thiết kế tốt đơn vị trực thuộc Trọng điểm bước thiết lập chế vận hành tốt Việc giải tốt mối quan hệ nhiệm vụ phận nhu cầu thành viên có ý nghĩa đặc biệt vấn đề khích lệcơng nhân viên Do phải thiết kế tốt tiêu chuẩn công tác chế độ thưởng phạt chế độ quy tắc chặt chẽ doanh nghiệp Điều quan trọng việc thiết kế cấu lãnh đạo phận Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp chế giám sát phải có lợi cho việc điều hòa phối hợp mối quan hệ phận ngược lại Về chế vận hành, phải xét đến chế vận hành nội đơn vị, mà phải xét đến chế vận hành lớn phục vụ cho toàn doanh nghiệp, tức vừa phải thiết kế chế vận hành khuyến khích dị biệt, vừa phải thiết lập chế vận hành tổng thể nhằm xúc tiến việc tổng hợp điều hịa, phối hợp Để xí nghiệp thích ưng với thách thức hoàn cảnh, cần phải thiết kế chế độ khen thưởng tiêu chuẩn cơng tác vừa có lợi cho việc khuyến khích dị biệt vừa có lợi cho việc xúc tiến tổng hớp điều hòa, phối hợp Khi thiết kế cấu chế vận hành doanh nghiệp, cần phải xem xét vai trò ảnh hưởng việc giải mâu thuẫn xung đột nội doanh nghiệp.Cơ cấu cần làm cho mối liên hệ điều hòa, phối hợp phận quán triệt đến nhân viên cụ thể có khả đảm nhận nhiệm vụ Nếu bổ nhiệm nhân viên tham gia ý kiến vào sách doanh nghiệp hình thành chế giải mâu thuẫn xung đột nội doanh nghiệp cách hữu hiệu Cơ cấu tổ chức công ty phải gồm có cấp độ sau:  Cấp độ cấu vĩ mô: cách xếp, tổ chức vị trí, vai trị cá nhân công ty  Cấp độ vi mô: cách qui định quyền hạn, trách nhiệm vị trí mà cá nhân công ty nắm giữ  Hệ thống bổ trợ: bao gồm hệ thống điều hành tổ chức, trình quản lý phát triển cơng ty, hệ thống văn hố cơng ty hệ thống quản lý hoạt động cơng ty c Các hình thức cấu tổ chức công ty + Cơ cấu tổ chức chức Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp Trong cấu này, vai trò vị trí bố trí theo chức nhằm đạt mục tiêu, nhiệm vụ chung Quản lý phận chức năng: sản xuất, bán hàng, tài chính, marketing có nhiệm vụ báo cáo lại với giám đốcngười chịu trách nhiệm phối hợp hoạt động công ty người chịu trách nhiệm cuối kết hoạt động công ty Dạng biến thể cấu chức cấu tiền chức thường thấy doanh nghiệp có quy mơ nhỏ chưa phân định thành nhiều chức riêng rẽ Trong cấu tiền chức năng, người đảm nhiều chức khác Lợi ích cấu chức năng:  Có chun mơn hố sâu sắc hơn, cho phép thành viên tập trung vào chuyên môn họ  Tạo điều kiện tuyển dụng nhân viên với kỹ phù hợp với phận chức Nhược điểm: Khơng có hiệu cơng ty có quy mơ lớn Khi hoạt động công ty tăng qui mô, số lượng sản phẩm tăng tập trung người quản lý lĩnh vực chuyên môn bị dàn mỏng, làm giảm mối quan tâm tới phân đoạn sản phẩm cụ thể nhóm khách hàng sản phẩm + Cơ cu t chc trực tuyến- chức Cơ cấu tổ chức trực tuyến chức l c cu nhúm cỏc sản phẩm khách hàng có mối liên hệ với thành phòng ban Các phòng ban phân chia tập trung vào phân đoạn thị trường khách hàng định chịu trách nhiệm sản xuất quảng cáo, xúc tiến kinh doanh nhóm khách hàng Đồng thời, cơng việc chung phịng ban phân bổ tài chính, vấn đề liên quan đến luật pháp, cơng việc hành thực cấp công ty Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp Lợi ích: Tập trung vào phân đoạn thị trường sản phẩm cụ thể Nhược điểm: chức bị lặp lại phòng ban khác đòi hỏi phải có hợp tác phịng ban Chính thế, cơng ty phải tuyển dụng giám đốc có lực thực để vừa biết cách lãnh đạo cơng ty lại vừa biết hồ vào máy lãnh đạo chung tồn cơng ty + Cơ cấu tổ chức ma trận Cơ cấu ma trận phối hợp cấu chức cấu phịng ban Lợi ích: cho phép tập trung vào khách hàng sản phẩm, đồng thời cho phép có chuyên sâu vào chức Nhược điểm: đòi hỏi có hợp tác cao độ cấu hoạt động có hiệu Bí để điều hành hoạt động cấu ma trận thường xuyên tổ chức họp để xem xét lại tình trạng công việc giải bất đồng nảy sinh nhân viên phải chịu trách nhiệm công việc trước nhiều người quản lý Cơ cấu ma trận có nhiều ưu điểm song việc triển khai thực tế lại địi hỏi phải có hợp tác trao đổi thơng tin nhiều Vì vậy, để áp dụng cấu ma trận cho có hiệu quả, cơng ty phải đầu tư tiền bạc thời gian để đào tạo đội ngũ lãnh đạo nhân viên phát triển kỹ cần thiết.Mỗi loại hình cấu tổ chức có ưu nhược giểm định để đánh giá chung ta cân đưa tiêu chí sau: d Tiêu chuẩn đánh giá thiết lập cấu tổ chức công ty Mức độ hỗ trợ cấu mục tiêu chiến lược công ty Mức độ tạo giá trị chức chức cần thiết để hỗ trợ tốt cho mục tiêu công ty Mức độ hỗ trợ cho việc đạt mục tiêu vị trí, vai trị định Trần Văn Cường – K38A7 Chuyên đề tốt nghiệp Các vị trí cơng việc có đủ quyền hạn thực thi nhiệmvụ cách có hiệu hay khơng? Mối quan hệ người có nghĩa vụ báo cáo người báo cáo có xác lập rõ ràng? Mức độ việc kiểm soát số cấp độ cần có cơng ty để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt mục tiêu cách có hiệu Các thành viên ban lãnh đạo tổ kỹ thuật nhân viên có đủ lực kỹ để hồn thành vai trò giao? Mức độ phối hợp hoạt động phòng ban phận chức Các hệ thống hỗ trợ cần có để tổ chức thực chức đạt hiệu cao 4.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức Bao gồm hai nhóm nhân tố bên bên ngồi cơng ty - Nhân tố bên ngồi Các nhân tố nhắc đến mơi trường hoạt động doanh nghiệp Về mơi trường văn hóa đất nước có nên văn hố riêng thể sắc riêng dân tộc Do việc kinh doanh nói chung tổ chức cơng ty nói riêng chịu tác động định Về mơi trường pháp luật,Chính trị … Mỗi qc gia có quy định khác nhău cho phép cơng ty loại hình cơng ty phép hoạt động.các văn hóa khác nhau,luật pháp khác quy định mặt hàng phép kinh doanh.Chính ảnh hưởng tới loại hình doanh nghiệp cấu tổ chức doanh nghiệp + Môi trường kinh doanh công ty bao gơm đối thủ cạnh tranh tình hình xu kinh tế giới có ảnh hưởng định tới cấu tổ chức công ty Thời kỳ khủng hoảng kinh tế buộc doanh nghiệp phải cấu lại máy tinh giản gọn nhẹ nhằm tối thiểu chi phí Trần Văn Cường – K38A7