Chng I Lý luËn chung vÒ c cÊu tæ chøc Chuyªn ®Ò thùc tËp tèt nghiÖp Khoa Khoa häc qu¶n lý MỤC LỤC Lời mở đầu 3 Chương I Lý luận chung về cơ cấu tổ chức 5 I Cơ cấu tổ chức 5 1 Khái niệm 5 2 Các thuộc[.]
Lý luận chung về cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức chính thức là tổng hợp các bộ phận ( đơn vị và cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới các mục tiêu đã xác định 1
Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức phân công hoạt động của tổ chức giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân Cơ cấu tổ chức còn thể hiện mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ của tổ chức và tương quan giữa các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức.
2 Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức.
Khi xem xét một tổ chức thì các yếu tố cơ bản thường được quan tâm và đề cấp đến bao gồm: (1) chuyên môn hoá công việc, (2) phân chia tổ chức theo phương thức hình thành các bộ phận, (3) thuộc tính về mối quan hệ quyền hạn, (4) thuộc tính về cấp quản lý và tầm quản lý, (5) tập trung và phân quyền trong quản lý, và (6) sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của cơ cấu.
Sau đây chúng ta sẽ đi vào xem xét cụ thể từng yếu tố thuộc tính cơ bản của tổ chức.
2.1 Chuyên môn hoá công việc.
Chuyên môn hoá sẽ phân chia công việc ra thành nhiều việc nhỏ, đơn giản, độc lập, nhờ vậy mà mỗi người sẽ dễ dàng chọn cho mình một công
1 TS Đoàn Thị Thu Hà - TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền – Giáo trình Khoa học Quản lý tập 2 – NXB Khoa việc phù hợp để thực hiện và nhờ đó năng suất lao động được tăng lên rõ rệt.
Bên cạnh đó, chuyên môn hoá cũng có những nhược điểm, đó là sự nhàm chán của người lao động đối với những công việc nhỏ lẻ, tách rời nhau, sự đối địch giữa người lao động.
2.2 Phân chia tổ chức theo phương thức hình thành các bộ phận.
Các bộ phận trong tổ chức thường mang tính độc lập tương đối, mỗi bộ phận thực hiện những hoạt động nhất định Cơ cấu của tổ chức thể hiện cách thức hợp nhóm tạo nên các bộ phận, phản ánh quá trình chuyên môn hoá và quản lý tổ chức theo chiều ngang Việc hợp nhóm các hoạt động tạo điều kiện cho việc mở rộng số thuộc cấp có thể quản lý và mở rộng hoạt động tổ chức
Trên thực tế, các bộ phận trong tổ chức được hình thành dựa trên những tiêu chí khác nhau, tạo ra các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cụ thể là: (1) mô hình tổ chức đơn giản, (2) mô hình tổ chức theo chức năng, (3) mô hình tổ chức theo sản phẩm, (4) mô hình tổ chức theo khách hàng, (5) mô hình tổ chức theo địa dư, (6) mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược,
(7) mô hình tổ chức theo quá trình, (8) mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ, và (9) mô hình tổ chức ma trận.
Sau đây, chúng ta sẽ xem xét cụ thể các mô hình tổ chức trên để thấy được đặc điểm của các mô hình và ưu nhược điểm của chúng.
2.2.1 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng
Cơ sở của mô hình là các cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng (như marketing, R&D, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực…) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng được sử dụng khá phổ biến và rộng rãi trong một giai
Trưởng phòng MarketingTrưởng phòng kỹ thuậtTrưởng phòng sản xuấtTrưởng phòng kế toán
Quảng cáo Quản lý bán hàng
Trưởng phòng nhân sự Trợ lý giám đốc đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường.
Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng Ưu điểm của mô hình này là: (1) Đối với các công việc có tính lặp đi lặp lại hàng ngày thì mô hình này có hiệu quả rất cao, (2) đơn giản hoá việc đào tạo, (3) việc kiểm tra của cấp cao rất thuận lợi.
Phó GĐ Mar Phó GĐ nhân sự Phó GĐ sản xuấtPhó GĐ Tài chính
Trưởng phòng phụ trách Mỹ phẩmTrưởng phòng phụ trách dược phẩmTrưởng phòng phụ trách hoá chất
Sản xuất Bán hàng Sản xuất Bán hàng
Nhược điểm của mô hình là: (1) thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng, (2) đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất, (3) chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản lý,
2.2.2 Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm
Cơ sở của mô hình là các hoạt động gắn liền với một nhóm sản phẩm và tuyến sản phẩm thì được hợp nhóm vào một bộ phận để thực hiện Mô hình tổ chức loại này có vai trò quan trọng và ngày càng gia tăng trong các tổ chức quy mô lớn với nhiều dây chuyền công nghệ.
Mô hình hợp nhóm bộ phận theo sản phẩm ở một Cty hoá mỹ phẩm Ưu điểm của mô hình này là: (1) lợi ích của khách hàng được chú ý nhiều hơn, (2) các phòng ban có sự phối hợp tốt hơn để đạt được mục tiêu chung, (3) các cán bộ quản lý có điều kiện phát triển.
Phó TGĐ Mar Phó TGĐ nhân sự Phó TGĐ Tài chính
Giám đốc khu vực châu ÁGiám đốc khu vực Châu ÂuGiám đốc khu vực Châu Mỹ
Kỹ thuật Sản xuất Nhân sự Kế toán Bán hàng
Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức
Chiến lược được hiểu là hướng và cách giải quyết nhiệm vụ đặt ra mang tính toàn cục, tổng thể và trong thời gian dài chiến lược trong tổ chức được xác định dựa trên cơ sở: các cơ hội và sự đe doạ của môi trường, các điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời trong cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, khi chiến lược có sự thay đổi thì cơ cấu tổ chức sẽ có sự thay đổi cho phù hợp với chiến lược mới.
2 Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động.
Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng rất lớn tới cơ cấu của một tổ chức Các tổ chức có quy mô lớn và thực hiện những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, hình thức hoá, tiêu chuẩn hoá cao hơn nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ và thực hiện những hoạt động không quá phức tạp.
Công nghệ được hiểu là hạ tầng máy móc và khoa học kỹ thuật mà tổ chức sử dụng tính chất và mức dộ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Các tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp Trong thời đại công nghệ luôn có sự thay đổi một cách nhanh chóng thì cơ cấu cần phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi đó
4 Thái độ của người lãnh đạo và năng lực của đội ngũ nhân lực.
Thái độ của người lãnh đạo có ảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu tổ chức. Những nhà lãnh đạo theo phương thức truyền thống thích sử dụng những mô hình tổ chức điển hình, tổ chức theo chức năng với hệ thống thứ bậc, ít khi vận dụng các hình thức theo ma trận hay mạng lưới. Đội ngũ nhân lực là một nhân tố quan trọng khi chọn mô hình tổ chức. Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản lý mở Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội.
Cơ cấu tổ chức bị ảnh hưởng lớn bởi các tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi của môi trường Tổ chức thường có cơ cấu cơ học trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định Những tổ chức có nguồn lực khan hiếm, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, việc ra quyết định mang tính chất phi tập trung, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau.
Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Phát hành báo chí Trung ương
Giới thiệu tổng quan về Công ty
Công ty Phát hành Báo chí Trung ương có tên giao dịch quốc tế là NATIONAL NEWSPAPERS DISTRIBUTION COMPANY ( viết tắt là NNDC).
Công ty phát hành Báo chí Trung ương có trụ sở chính đặt tại số 17 phố Đinh Lễ quận Hoàn Kiếm - Hà Nội.
2 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh
Công ty Phát hành báo chí Trung ương là tổ chức kinh tế - đơn vị thành viên, hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính – Viễn thông Việt nam theo điều lệ tổ chức và hoạt động của Tổng công ty Bưu chính - Viễn thông Việt nam được phê chuẩn tại nghị định 51/CP ngày 01/08/1995 của Chính phủ, là một bộ phận cấu thành của hệ thống tổ chức và hoạt động của Tổng công ty, hoạt động kinh doanh và hoạt động công ích trong lĩnh vực phát hành báo chí cùng các đơn vị thành viên khác trong một dây chuyền công nghệ bưu chính – viễn thông liên hoàn, thống nhất cả nước, có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lưới, lợi ích kinh tế, tài chính, phát triển dịch vụ bưu chính – viễn thông để thực hiện những mục tiêu, kế hoạch Nhà nước do Tổng công ty giao; Được thành lập theo Quyết định số 218/ QĐ-TCCB ngày 23/8/1996 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện.
Công ty có quan hệ với các toà soạn báo trong nước, các bưu điện tỉnh,các tổ chức Đảng, chính quyền ở địa phương, các toà soạn địa phương để thúc đẩy công tác phát hành báo chí.
Công ty quản lý 8 điểm in trong cả nước ( chủ yếu là báo nhân dân ) tại
Hà Nội, Đà nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh ( công ty đang trực tiếp khai thác), Nghệ An, Bình Định, Cần Thơ, Đắc Lắc, Điện Biên Trong đó có Hà Nội, Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh do công ty trực tiếp quản lý. Thành phố Hồ Chí Minh có chi nhánh 2, Đà nẵng có chi nhánh 3.
* Các điểm in báo còn lại trên cả nước: (tại Nghệ An, Bình Định, Đắc Lắc, Cần Thơ, Điện Biên) có nhiệm vụ khai thác các loại báo chí Trung ương được in tại địa phương và phục vụ nhu cầu báo chí của khách hàng trong nội tỉnh và các tỉnh thành khác trong khu vực.Các điểm in này công ty ký hợp đồng uỷ thác với Bưu điện tỉnh để khai thác giúp, các chi phí đếu do công ty trả cho Bưu điện tỉnh.
* Một điểm in của công ty ở Khánh Hoà mới được hình thành nhưng công ty chưa ký hợp đồng phát hành.
3 Tiềm năng về vốn, lao động.
Công ty phát hành Báo chí Trung ương là đơn vị kinh doanh hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Bưu chính viễn thông, với chức năng phục vụ nhân dân là chính, mục đích kinh doanh không phải là mục tiêu hàng đầu của Công ty.
Mặc dù vậy, Công ty kinh doanh vẫn hiệu quả và lợi nhuận từ việc kinh doanh của Công ty ngày càng tăng lên.
Số bưu cục đóng thẳng
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty PHBCTW ( giai đoạn 2001-2005) 11
- Tổng số lao động tại Công ty PHBCTW là 447 người, trong đó lao động Nữ: 196 người, chiếm 43.85%; lao động Nam: 251 người, chiếm 56.15%.
- Về kết cấu lao động:
+ Lao động quản lý: 57 người (chiếm 12.75%).
Trình độ ĐH,CĐ TC
11 Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty PHBCTW qua các năm
12 Nguồn: Số liệu của phòng tổ chức – nhân sự – hành chính, Công ty Phát hành Báo chí Trung ương tính đến hết năm 2005.
+ Lao động trực tiếp sản xuất: 390 người ( chiếm 87.25%).
Phòng Kinh doanh 62 22 10 26 3 Đội Bảo vệ 11 0 2 2 7 Đội Kiểm soát 14 4 5 5 Đội xe 18 1 2 15
Chi nhánh 3 15 5 2 7 1 Điểm in Điện Biên 2 1 1 Điểm in Bình Định 3 1 2 Điểm in Đắc Lắc 2 1 1 Điểm in Cần Thơ 3 1 2 Điểm in Nghệ An 5 1 4
49+ Về trình độ lao động:
Đại học, cao đẳng: 115 người chiếm 25.73%
Chưa qua đào tạo: 54 người 12.08%
+ Tuổi đời bình quân: 37.5 tuổi.
+ Tuổi nghề bình quân chung: 15 năm.
+ Thâm niên công tác bình quân : 10 năm
4 Quá trình hình thành và phát triển.
Từ tháng 10 năm 1955 khi Đảng và Nhà nước giao toàn bộ nhiệm vụ PHBC từ Nhà in Quốc gia sang ngành Bưu điện, các bộ phận, đơn vị tiền thân của Công ty PHBCTW được mang nhiều tên gọi khác nhau, trực thuộc nhiều cấp quản lý khác nhau (lúc thì thuộc Tổng cục Bưu điện, lúc thuộc Sở Bưu điện Hà Nội, lúc thuộc Cục Bưu chính) Để đáp ứng với sự phát triển và yêu cầu thực tế, năm 1977 các bộ phận thuộc Cục Bưu chính đã được tách ra với các nhiệm vụ, chức năng riêng về khai thác báo chí, vận chuyển Bưu chính và báo chí, sản xuất-kinh doanh Tem Bưu chính Từ đó hình thành lên các đơn vị hoạt động độc lập trực thuộc Tổng cục Bưu điện đó là Trung tâm vận chuyển, Công ty Tem và Trung tâm PHBCTW.
Công ty chính thức được thành lập năm 1977 theo quyết định thành lập số 1799/ QĐ/ TCBĐ ngày 22/8/1977, dưới tên gọi là Trung tâm Phát hành Báo chí Trung ương, đến ngày 16/1/1989 được đổi tên thành Công ty Phát hành Báo chí trung ương theo Quyết định 64/QĐ/ TCBĐ.
Năm 1996, sau khi Tổng Công ty Bưu chính-Viễn thông Việt nam quyết định thành lập lại doanh nghiệp Nhà nước, Công ty PHBCTW được thành lập lại, Công ty được ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động theoQuyết định số 218/QĐ-TCCB-HĐQT ngày 23/8/1996 của Hội đồng quản trị Tổng công ty Bưu chính – Viễn thông Việt nam, ban hành chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty.
Từ đó đến nay Công ty hoạt động theo Quyết định số 218.
5 Chức năng nhiệm vụ của công ty.
Công ty Phát hành Báo chí Trung ương là trung tâm đầu mối chính khai thác về phát hành Báo chí trong nước ( quốc văn) và báo chí nước ngoài nhập khẩu, phát hành trong phạm vi cả nước
Công ty có mối quan hệ trực tiếp với gần 400 nhà in-xuất bản, các toà soạn báo, tạp chí, với 64 Bưu điện tỉnh thành, các cơ quan đoàn thể, các đơn vị trong và ngoài Ngành từ cấp Trung ương đến cấp địa phương.
Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động được Tổng công ty Bưu chính-Viễn thông Việt Nam phê chuẩn tại Quyết định 218/TCCB-LĐ ngày 23/8/1996, Công ty PHBCTW có chức năng và nhiệm vụ sau:
- Tổ chức, xây dựng, quản lý mạng lưới phát hành báo chí để kinh doanh và phục vụ theo quy hoạch, kế hoạch và phương hướng phát triển do Tổng công ty giao.
- Khai thác các nguồn báo chí trong nước và ngoài nước, cung cấp cho các Bưu điện tỉnh, thành phố để phát hành tới người đọc, đảm bảo phục vụ sự chỉ đạo của các cấp uỷ Đảng và Chính quyền các cấp, đáp ứng nhu cầu về báo chí trong đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của các ngành và nhân dân.
- Xuất khẩu, nhập khẩu báo chí theo quy định của pháp luật.
- Kinh doanh vật tư thiết bị chuyên ngành Bưu chính-Viễn thông và các ngành nghề khác trong phạm vi pháp luật cho phép.
Trong Qui định nghiệp vụ PHBC được ban hành theo Quyết định số202/QĐ-BC ngày 30/1/2004 của Tổng Giám đốc Tổng công ty Bưu chính-
Viễn thông Việt Nam cũng đề cập rất cụ thể về chức năng, nhiệm vụ của Công ty PHBCTW trong dịch vụ PHBC với các nội dung sau:
- Tổ chức quản lý, điều hành và phát triển mạng lưới PHBC theo qui định của VNPT.
- Được Tổng Công ty Bưu chính – Viễn thông Việt nam uỷ quyền là đầu mối quan hệ ký hợp đồng với cơ quan báo chí Trung ương, cơ quan được phép xuất nhập khẩu báo chí và báo địa phương phát hành trên cả nước hoặc trong khu vực.
- Biên soạn và xuất bản Mục lục báo chí trong nước do VNPT phát hành, bổ xung khi có thay đổi thể thức xuất bản Mục lục báo chí phải có đủ tên, mã số, thời hạn xuất bản, giá bán lẻ, giá bán dài hạn.
Thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty Phát hành báo chí Trung ương
1 Đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty.
1.1 Chuyên môn hoá công việc.
Tại Công ty PHBCTW, sự chuyên môn hoá công việc được thực hiện trên toàn công ty, Công ty bao gồm các phòng chức năng phụ trách các vấn đề chuyên môn và các đơn vị chuyên sản xuất, được chia thành hai khối: khối quản lý và khối sản xuất phụ trợ
Trong khối quản lý: sự chuyên môn hoá thể hiện rõ trong các phòng ban chức năng, mỗi cá nhân trong từng phòng ban đảm nhiệm một mảng nhiệm vụ khác nhau, từng người thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng của mình về công việc đã được giao
Trong khối sản xuất, mỗi cá nhân có một công việc độc lập, cụ thể trong dây chuyền sản xuất liên hoàn.
Ví dụ như tại phòng nghiệp vụ: phòng nghiệp vụ là phòng có vai trò rất quan trọng của Công ty, nhận nhiệm vụ liên hệ trực tiếp với các Bưu điện tỉnh thành trong cả nước để thu hút khách hàng đặt mua báo tại Công ty.Nhận thức được tầm quan trọng của mình nên phòng nghiệp vụ đã có những sự bố trí, sắp xếp số lượng nhân viên của mình cho phù hợp với công việc, cụ thể: Phòng có một trưởng phòng phụ trách toàn bộ công việc của phòng, chịu trách nhiệm với BGĐ Công ty, một phó phòng giúp trưởng phòng phụ trách các mảng hoạt động của phòng, có 6 chuyên viên phụ trách các mảng hoạt động độc lập nhau:
- 1 người phụ trách quan hệ với các BĐ tỉnh, thành, các toà soạn báo chí, lấy kế hoạch xuất bản tại toà soạn và thông báo cho các BĐ tỉnh, thành để các BĐ tỉnh thành thông báo cho độc giả giúp độc giả đặt mua báo, tạp chí được thuận lợi nhất.
- 3 người phụ trách mảng báo, tạp chí chuyển độc giả Báo, tạp chí chuyển độc giả là những báo và tạp chí mà độc giả trực tiếp đặt mua với toà soạn, toà soạn sẽ chuyển những địa chỉ này đến cho Công ty PHBCTW để Công ty làm nhiệm vụ chuyển báo đến tay bạn đọc thay cho toà soạn.
- 1 người làm nhiệm vụ quản lý chất lượng, bao gồm việc theo dõi số lượng đặt mua báo, chất lượng khai thác, vận chuyển báo, tạp chí, theo dõi thời gian báo đến Bưu điện các tỉnh, thành so sánh với thời gian kế hoạch và có những đề xuất điều chỉnh khi có sai sót xảy ra.
- 1 người phụ trách mảng thống kê về tổng sản lượng, thống kê số lượng báo ở từng điểm in, so sánh số lượng báo qua các năm, từ đó để Công ty có những điều chỉnh phù hợp nhằm thu hút thêm khách hàng.
1.2 Mô hình tổ chức theo phương thức hình thành các bộ phận.
Mô hình tổ chức của Công ty PHBCTW được chia theo khối chức năng bao gồm các phòng chức năng
Phòng Tổ chức - Nhân sự - Hành chínhPhòng Nghiệp vụPhòng Kế toán - Thống kê - Tài chínhPhòng
Kế hoạch - Đầu tư – Tiếp thị
Phòng Tin học và khối sản xuất – phụ trợ bao gồm:
BAN GIÁM ĐỐC Đội Bảo vệ Đội Kiểm soát
Trung tâm KTBC Ngoại văn Phòng Kinh doanh báo chíĐội xe Chi nhánh PHBCTW 2 - TP HCM Chi nhánh PHBCT W 3 - TP Đà Nẵng
Trung tâm KTBC Quốc văn
Như vậy, chúng ta có thể thấy mô hình tổ chức của công ty là mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng và có sự kết hợp của mô hình tổ chức theo địa dư với các trung tâm ở miền Trung, miền Nam và 5 điểm in phân bổ trên toàn quốc.
Mô hình tổ chức của công ty trong thời gian tới có thể có những thay đổi khi mà Tập đoàn BC-VT được thành lập và đi vào hoạt động.
Tập đoàn Bưu chính-Viễn thông Việt nam được thành lập theo quyết định số 58/2005/QĐ-TTg ngày 23/3/2005 của Thủ tướng Chính phủ
Mục đích của việc thành lập tập đoàn BC-VT là nhằm làm cho các doanh nghiệp Bưu chính, Viễn thông và Công nghệ thông tin có điều kiện thuận lợi trong việc tiếp thu công nghệ tiên tiến hiện đại, có khả năng cạnh tranh trong việc hội nhập kinh tế quốc tế, có năng lực điều tiết, hướng dẫn thị trường, đáp ứng được yêu cầu của sự nghiệp CNH - HĐH đất nước và đảm nhiệm tốt các nhiệm vụ công ích mà Nhà nước giao Là một trong các tập đoàn kinh tế mạnh có gần 100 đơn vị trực thuộc với hơn 80.000 người, nắm trong tay nguồn lực lớn, sở hữu và kiểm soát 95% hạ tầng viễn thông và công nghệ thông tin, Tập đoàn BCVT VN sẽ thúc đẩy mạnh mẽ hơn tiến trình phát triển BCVT và CNTT đạt trình độ của các nước phát triển trong khu vực vào năm 2020, huy động được sự tham gia rộng rãi của các thành phần kinh tế trong và ngoài nước và qua đó đóng góp ngày càng lớn cho nền kinh tế trên cả 2 phương diện: gián tiếp thông qua sự phát triển các ngành KT- XH khác và trực tiếp nộp cho ngân sách Nhà nước.
Tập đoàn BCVT sẽ hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con.
Bộ máy quản lý của Tập đoàn bao gồm: Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát, Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng và bộ máy giúp việc.
Công ty mẹ – Tập đoàn BCVT VN là Công ty Nhà nước, có chức năng đầu tư tài chính vào các doanh nghiệp khác, giữ quyền chi phối các Công ty con thông qua vốn, nghiệp vụ, công nghệ, thương hiệu, thị trường; trực tiếp quản lý, kinh doanh mạng lưới viễn thông đường trục và bảo đảm việc thực hiện các nhiệm vụ công ích do Nhà nước giao
Mô hình Tập đoàn Bưu chính – Viễn thông Việt nam được thể hiện qua hình vẽ sau: 14
14 ThS Lê Minh Toàn- LG Lê Minh Thắng – ThS Dương Hải Hà - Đổi mới doanh nghiệp Nhà nước và Tập đoàn Bưu chính _ Viễn thông Việt Nam – NXB Bưu Điện – 2005 – Trang 351.
T Ậ P Đ O À N B Ư U C H ÍN H V IỄ N T H Ô N G V IỆ T N A M (C Ô N G T Y M Ẹ ) Đ ầu tư tà i c hín h v ào c ác d oa nh n gh iệ p k há c G iữ q uy ền c hi ph ối cá c C ôn g t y c on th ôn g q ua v ốn , n gh iệ p v ụ, cô ng n gh ệ, th ươ ng h iệ u, th ị tr ườ ng ; T rự c t iế p q uả n l ý, kin h d oa nh m ạn g l ướ i v iễ n t hô ng đ ườ ng tr ục v à b ảo đ ảm th ực h iệ n c ác n hiệ m v ụ c ôn g í ch d o n hà n ướ c g ia o C Á C T Ổ N G C Ô N G T Y V IỄ N T H Ô N G I, II, C Á C C Ô N G T Y D O T Ậ P Đ O À N N Ắ M 1 00 % V Ố N Đ IỀ U L Ệ : C ôn g t y đ iệ n t oá n v à t ru yề n s ố l iệ u; C ôn g t y P há t tr iể n p hầ n m ềm v à T ru yề n t hô ng C Á C Đ Ơ N V Ị S Ự N G H IỆ P : H ọc v iệ n c ôn g n gh ệ b ưu c hín h v iễ n t hô ng ; C ác b ện h v iệ n t hu ộc T ổn g C ôn g t y b ưu c hín h v iễ n t hô ng V iệ t N am C Á C C Ô N G T Y L IÊ N D O A N H V Ớ I N Ư Ớ C N G O À I V Ề V IỄ N T H Ô N G V À C Ô N G N G H Ệ T H Ô N G T IN
Nguyễn Thị Hồng Thắm 56 Quản lý kinh tế 44A Ổ N G C Ô N G T Y V IỄ N T H Ô N G I, II, II I
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Khoa học quản lý
Như vậy có thể thấy Công ty Phát hành Báo chí trung ương thuộc Tổng Công ty Bưu chính Việt nam nằm trong Tập đoàn Bưu chính – Viễn thông Việt Nam Vì vậy khi mô hình Tập đoàn đi vào hoạt động thì Công ty cũng có những thuận lợi để phát triển, đồng thời cũng gặp không ít khó khăn.
Mô hình quy trình cung cấp dịch vụ và sự phối hợp giữa các đơn vị trong tập đoàn Bưu chính – Viễn thông 15
TẬP ĐOÀN BƯU CHÍNH – VIỄN THÔNG
TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM.
Các cơ quan ban ngành ở TW và địa phương
Tổ chức, đại lý báo chí nước ngoài nhập khẩu
Công ty XUNHASABA Một số tổng đại lý, doanh nghiệp khác ( sách báo, văn phòng phẩm)
Một số doanh nghiệp cung cấp dịch vụ BC-VT của VNPT
Bưu điện tỉnh, thành phố
Toà soạn, nhà xuất bản báo chí trong nước
Những kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty Phát hành Báo chí trung ương
Quan điểm hoàn thiện mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty trong thời
ty trong thời gian tới
Trong thời gian tới, khi mô hình tập đoàn Bưu chính-Viễn thông chính thức đi vào hoạt động theo quyết định số 58/2005/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ, Công ty PHBCTW sẽ trở thành chủ dịch vụ phát hành báo chí, công ty sẽ có quyền tự chủ hơn trong hoạt động phát hành báo chí, có thêm một số chức năng mới, đồng thời cũng có trách nhiệm lớn hơn trong hoạt động, công ty chịu trách nhiệm kinh doanh dịch vụ PHBC có hiệu quả trên cơ sở ký hợp đồng với các Toà soạn, các Bưu điện tỉnh, Thành phố và các đối tác khác để cung cấp dịch vụ PHBC tới khách hàng.
+ Kinh doanh sẽ được quản lý, điều hành thống nhất, giảm cấp trung gian.
+ Chủ động phát triển thị trường, phát triển sản phẩm và dịch vụ.
+ Chủ động xây dựng các cơ chế về tài chính, các chính sách kinh doanh, tiếp thị mở rộng thị trường, phát triển dịch vụ mới.
+ Chủ động điều chỉnh, bổ sung những quy định nghiệp vụ cho thích ứng với điều kiện kinh doanh của thị trường.
+ Chủ động trong việc thoả thuận với các đơn vị khác, các đối tác để triển khai các giải pháp kinh doanh hoặc hoạt động hỗ trợ thúc đẩy kinh doanh.
+ Làm đầu mối phân chia doanh thu, tính toán hiệu quả kinh doanh. + Quy trình ra quyết định quản lý sẽ nhanh chóng, hiệu quả.
* Mô hình tổ chức của Công ty được bố trí lại theo hướng gọn nhẹ, hiệu quả; phân định rõ chức năng của từng bộ phận
* Phân định báo chí theo hai loại: báo chí công ích và báo chí kinh doanh, hạch toán rõ hiệu quả kinh doanh hai loại báo chí này.
- Báo chí công ích theo chỉ đạo của Tổng Công ty là Nhân Dân, Quân Đội, các báo chí phát hành theo yêu cầu đặc biệt của Nhà nước.
+ Về chất lượng: như chất lượng hiện nay đang thực hiện ( điểm phục vụ, chấp nhận nhu cầu, thời gian khai thác, chuyển gửi, phát báo, hành trình thư báo).
+ Về giá cước: Tổng Công ty xây dựng giá phí phát hành các loại báo chí công ích, ăn chia giữa các đơn vị thành viên.
+ Xây dựng quỹ công ích PHBC trình Chính phủ: quy định rõ các nhà kinh doanh dịch vụ PHBC đều có nghĩa vụ góp phần phục vụ công ích
+ Chất lượng: Phải đáp ứng yêu cầu của cơ quan xuất bản, độc giả ( xây dựng chỉ tiêu toàn trình, xây dựng cơ chế thanh toán,hoa hồng linh hoạt phù hợp với từng thời điểm, địa bàn kinh doanh…).
+ Giá cước phát hành theo thoả thuận.
Kiến nghị nhằm hoàn thiện mô hình tổ chức của Công ty Phát hành Báo chí Trung ương
Hiện nay, bộ máy tổ chức của Công ty tồn tại một số bất cập cần được khắc phục.
Thứ nhất, phòng kinh doanh của công ty có chức năng và phạm vi hoạt động rất rộng Hoạt động của phòng bao gồm tất cả các bước công việc từ nhận đặt nhu cầu báo chí ngoài ngành, tổng hợp nhu cầu, chia chọn, khai thác báo đến vận chuyển báo, giao báo đến tận tay bạn đọc đối với các độc giả tại Hà Nội và chuyển cho trung tâm khai thác báo chí quốc văn đối với độc giả ở các tỉnh thành khác trong cả nước Phòng cũng có kế toán riêng phụ trách về hoạt động sản xuất kinh doanh của phòng Như vậy, phòng kinh doanh nên được đổi tên thành trung tâm kinh doanh cho phù hợp với chức năng của phòng.
Thứ hai, phòng TC-NS-HC có khối lượng công việc rất lớn, bao gồm nhiều mảng hoạt động như: tổ chức cán bộ cho toàn Công ty ( bao gồm trụ sở chính và các chi nhánh tại miền Trung và miền Nam, quản lý lao động tại 5 nhà in khác trong cả nước), lao động tiền lương cho toàn bộ CB, CNV của Công ty ( số lượng là gần 500 người), công tác thi đua, hành chính quản trị, phụ trách mảng y tế, bảo hiểm Xã hội cho CB, CNV, phụ trách về đời sống cho CB, CNV như bếp ăn, các chế độ phụ cấp, bảo hộ lao động, an toàn lao động, nghỉ ốm, sinh đẻ…Tổ chức tiếp đón khách đến làm việc với Công ty, thực hiện các nghĩa vụ ở địa phương nơi cơ quan đóng trụ sở, quan hệ với các cơ quan để giải quyết các nhiệm vụ được giao về lao động, hành chính quản trị của Công ty Như vậy, với số lượng lao động 19 người của phòng và khối lượng công việc là rất lớn mà phòng chỉ có một trưởng phòng và một phó phòng phụ trách mảng thi đua thì khối lượng công việc của trưởng phòng là tương đối lớn, phòng nên có thêm một phó phòng được trưởng phòng uỷ quyền phụ trách mảng lao động tiền lương của Công ty.
Thứ ba, từ sau khi Liên Xô sụp đổ thì hoạt động của trung tâm khai thác báo chí ngoại văn không còn sôi động và bận rộn như trước, khối lượng công việc của Trung tâm khá nhẹ nhàng, lượng khách hàng không còn lớn như trước, bên cạnh đó, Công ty phải qua một khâu trung gian là đăng ký số lượng sách báo nhập khẩu với Công ty Xuất nhập khẩu sách báoXUNHASABA, Công ty không có quyền tự chủ về thời gian sách báo được Công ty XNK sách báo XUNHASABA chuyển đến Công ty, và không có quyền ấn định giá cả các loại sách báo mà khách hàng của mình phải trả mà điều đó hoàn toàn phụ thuộc vào giá cả mà Công ty XNKXUNHASABA đưa ra Để khắc phục những hạn chế này, đảm bảo lợi ích cho khách hàng, Công ty nên đề xuất với Tổng Công ty được phép nhập khẩu sách báo trực tiếp từ nước ngoài không qua khâu trung gian.
Thứ tư, Công ty cần thực hiện việc uỷ quyền mạnh hơn cho trưởng các phòng, có quyền tự quyết trong các mảng hoạt động phù hợp với chức năng, quyền hạn, đặc biệt là trung tâm kinh doanh ( tên hiện nay là phòng kinh doanh ) và hai chi nhánh của Công ty là chi nhánh 2 và chi nhánh 3, bởi vì đặc thù của ba đơn vị này là tự tìm khách hàng tại địa bàn mình phụ trách mà không phụ thuộc vào lượng khách hàng của Công ty Việc uỷ quyền mạnh hơn cho trung tâm kinh doanh, chi nhánh 2 tại Thành phố Hồ Chí Minh và Chi nhánh 3 tại Đà Nẵng sẽ tạo điều kiện cho các trung tâm và chi nhánh này chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh, khuyến khích các đơn vị này mạnh dạn thử nghiệm các phương pháp mới trong việc tìm kiếm khách hàng, phương thức vận chuyển phù hợp với đặc điểm địa hình của từng địa phương.
Thứ năm, hiện nay Công ty có 5 điểm khai thác báo tại các điểm in nằm rải rác cả nước, đó là các điểm in ở Nghệ An, Bình Định, Cần Thơ, Điện Biên, Đắc Lắc hiện nay, Công ty đang ký hợp đồng uỷ thác khai thác với Bưu Điện các tỉnh nhờ họ quản lý hộ nhưng về lâu dài, Công ty nên chuyển các điểm khai thác này về các chi nhánh hoặc trung tâm để quản lý trực tiếp, đảm bảo hơn trong việc quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của các điểm khai thác trên Trước mắt, đối với các điểm khai thác tại Đắc Lắc và Điện Biên thì Công ty vẫn ký hợp đồng uỷ thác vì các vùng này số lượng báo chí phục vụ còn ít và có nhiều khó khăn trong việc nắm bắt địa bàn, vận chuyển báo chí Các điểm khai thác còn lại đều nằm ở những vùng dân cư đông đúc và đang có sự phát triển mạnh về kinh tế, ở đó sẽ có sự cạnh tranh mạnh mẽ của các cá nhân và tổ chức khác trong việc phát hành báo chí, để tăng khả năng cạnh tranh, các điểm khai thác này sẽ được chuyển về quản lý ở các đơn vị phù hợp như:
Điểm khai thác báo Nghệ An đưa về Trung tâm KTBC Quốc văn.
Điểm khai thác báo Cần Thơ đưa về Chi nhánh 2 - TP Hồ Chí Minh
Điểm khai thác báo Bình Định đưa về Chi nhánh 3 - Đà nẵng.
Sau khi được chuyển về các đơn vị trên thì các đơn vị phải có kế hoạch tiếp nhận, vấn đề cần đặt ra là có cần thiết phải đưa người của Công ty đến các khu vực này để trực tiếp quản lý hay tiếp nhận quản lý cũ đưa vào biên chế của Công ty, điều này cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng.
Bên cạnh những thay đổi về cơ cấu tổ chức, Công ty cũng cần kiến nghị với Tổng Công ty Bưu chính-Viễn thông về tỷ lệ phí phát hành của các loại báo chí, không nên duy trì một tỷ lệ phí là 22% cứng nhắc như hiện nay, đã có rất nhiều sự thay đổi so với trước kia, sự phân hoá về phát triển giữa các vùng, sự cạnh tranh về phát hành Thêm vào đó, các tờ báo hiện nay đều có các trang quảng cáo với số lượng ngày một lớn, điều đó gây khó khăn hơn trong quá trình khai thác của Công ty Các toà soạn cũng có thêm một nguồn thu khá lớn từ việc quảng cáo, và điều này là không hợp lý đối với Công ty trong việc duy trì một tỷ lệ phí phát hành cố định giữa các vùng miền, và giữa các loại báo khác nhau.
Việc đổi mới tổ chức và quản lý của Công ty PHBCTW trong thời gian tới nhằm mục đích xây dựng bộ máy tổ chức gọn nhẹ, năng động và hoạt động có hiệu quả Việc đổi mới này được thực hiện từng bước và có thể đựoc chia thành hai giai đoạn như sau: a) Giai đoạn 2006-2007:
+ Đổi tên gọi của một số đơn vị trực thuộc để phù hợp với chức năng,nhiệm vụ được giao.
+ Tiếp tục ký hợp đồng uỷ thác khai thác báo chí mạng cấp 1 với 2 điểm in Đắc Lắc và Điện Biên Đồng thời tổ chức tiếp nhận 3 điểm khai thác báo Nhân Dân đang uỷ thác cho các Bưu điện tỉnh Nghệ An, Cần Thơ và Bình Định về các Đơn vị trực thuộc Công ty.
+ Xây dựng phương án nhập khẩu báo chí trực tếp qua Công ty làm cơ sở để trình Bộ Văn hoá thông tin cấp phép nhập khẩu.
Tổ chức bộ máy của Công ty PHBCTW giai đoạn 2006-2007 được thể hiện qua sơ đồ sau:
BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Phòng nghiệp vụ Phòng KT – TK - TC Phòng TC – NS - HC Phòng KH - ĐT - TT Phòng Tin học
Trung tâm KTBC Quốc văn Đội Kiểm soát
Trung tâm kinh doanh báo chíĐội Xe Đội Bảo vệ
Trung tâm KTBC Ngoại văn Chi nhánh PHBCTW 2(TP HCM) Chi nhánh PHBCTW 3(TP Đà Nẵng) b) Giai đoạn 2008-2010:
+ Bổ sung chức năng, nhiệm vụ cho một số đơn vị trực thuộc để đảm bảo kết hợp kinh doanh dịch vụ PHBC với các dịch vụ khác ( như làm dịch vụ Viễn thông, đại lý bảo hiểm, kinh doanh sách, văn phòng phẩm ) theo phương án kinh doanh đã đề ra.
+ Kiện toàn tổ chức của Trung tâm KTBC ngoại văn để đảm bảo đủ năng lực thực hiện phương án Nhập khẩu báo chí Dự kiến Trung tâm khai thác báo chí ngoại văn sẽ có các bộ phận sau:
Bộ phận giao dịch, ký kết hợp đồng.
Bộ phận kiểm duyệt báo chí.
Bộ phận soạn thảo, in ấn mục lục báo chí.
Bộ phận khai thác, chuyển phát báo chí.
Bộ phận kế toán nghiệp vụ.
+ Thành lập các bộ phận kinh doanh báo chí nhập khẩu tại chi nhánh 2 và Chi nhánh 3 theo phương án Nhập khẩu báo chí.
+ Tiến hành phân cấp mạnh cho các đơn vị trực thuộc, giao chỉ tiêu kế hoạch và đơn giá tiền lương cho 3 đơn vị sau:
Trung tâm KTBC ngoại văn.
Chi nhánh 2-TP Hồ Chí Minh.
Trung tâm KTBC Quốc văn.
Phòng Kinh doanh báo chí.
+ Tổ chức tiếp nhận 2 điểm khai thác báo Nhân dân đang uỷ thác cho các Bưu điện tỉnh Đắc Lắc và Điện Biên về các đơn vị trực thuộc Công ty.
Điểm khai thác báo Điện Biên đưa về Trung tâm KTBC Quốc
BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY
Phòng nghiệp vụ Phòng KT – TK - TC Phòng TC – NS - HC Phòng KH - ĐT - TT Phòng Tin học
Trung tâm KTBC Quốc văn Đội Kiểm soát
Trung tâm kinh doanh báo chíĐội Xe Đội Bảo vệ
Trung tâm KTBC Ngoại văn Chi nhánh PHBCTW 2(TP HCM) Chi nhánh PHBCTW 3(TP Đà Nẵng)
Điểm khai thác báo Đắc Lắc đưa về Chi nhánh 3-Đà Nẵng.
Tổ chức bộ máy Công ty PHBCTW giai đoạn 2008-2010 được thể hiện qua sơ đồ sau:
Ngoài việc hoàn thiện mô hình tổ chức sản xuất, khi Công ty trở thành chủ dịch vụ PHBC, được tự chủ hơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh,
Công ty cần có các giải pháp nâng cao khả năng cạnh tranh trong môi trường kinh doanh mới Sau đây là một số kiến nghị nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh về dịch vụ của Công ty.
1 Đề nghị Công ty cùng với tổng công ty tiến hành xây đựng một chiến lược phát triển, cạnh tranh có hiệu quả về phát hành báo chí
* Phân định rõ các thị trưòng cạnh tranh riêng biệt, mỗi thị trường mang tính đặc thù riêng, từ đó có những kế hoạch phát triển và sách lược cạnh tranh, cụ thể:
+ Đối với các địa bàn thành phố lớn nơi có điểm in báo: