Đang tải... (xem toàn văn)
LỜI MỞ ĐẦU 1 LỜI MỞ ĐẦU Hoạt động xây dựng trong nền kinh tế quốc dân hiện nay đang phát triển mạnh mẽ Các doanh nghiệp mới thành lập cũng như các doanh nghiệp thành lập từ trước đều tiến hành đầu tư[.]
1 LỜI MỞ ĐẦU Hoạt động xây dựng kinh tế quốc dân phát triển mạnh mẽ Các doanh nghiệp thành lập doanh nghiệp thành lập từ trước tiến hành đầu tư trang thiết bị, xây dựng cơng trình mới, mở rộng sản xuất kinh doanh Cùng với phát triển mạnh mẽ ngành xây dựng, ngành liên quan khác phát triển mạnh mẽ Lắp máy điện nước số đó, cơng việc lắp máy điện nước công việc quan trọng Nó điều kiện cho q trình sản xuất Điện nước hai nguồn quan trọng bậc cơng trình, điều kiện tất yếu phải có để cơng trình vào hoạt động Qua thời gian thực tập tai Công ty lắp máy điện nước - cơng ty có chức lắp máy, điện nước thiết kế thi công công trình giao dân dụng, giao thong, khu cơng nghiệp,… Em muốn tìm hiểu xem mơi trường bên bên ngồi cơng ty có tác động đến cấu tổ chức công ty Thay đổi cấu tổ chức cho phù hợp với chiến lược phát triển công ty thời gian tới Do vậy, em chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức cơng ty lắp máy điện nước LICOGI” Qua đưa vài giải pháp góp phần tạo nên cấu tổ chức phù hợp Em xin chân thành cảm ơn Thầy Giáo: TS Bùi Đức Thọ trực tiếp hướng dẫn em thực đề tài Em xin cảm ơn cô chú, anh, chị Công ty lắp máy điện nước giúp đỡ em thực đề tài PHẦN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP I.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN I.1.1 TỔ CHỨC V.I Lênin, người thầy cách mạng vơ sản, nói: “Trong đấu tranh giành quyền, giai cấp vơ sản khơng có vũ khí khác tổ chức” có quyền, “lĩnh vực trọng yếu khó khăn cách mạng xã hội chủ nghĩa nhiệm vụ tổ chức” Có lúc q trình lãnh đạo cách mạng Nga, người nêu vấn đề cách gay gắt: “Toàn nhiệm vụ đảng cầm quyền tổ chức, tổ chức, tổ chức” (Theo V.I Lênin: toàn tập, NXB Sự Thật, Hà Nội,1963, tập 7) Đại hội lần thứ V đảng, năm 1982 khẳng định: “Tổ chức khâu định việc thực thắng lợi đường lối, sách đảng”(Theo Báo cáo trị ban chấp hành trung ương đại hội đại biểu tồn quốc lần thứ V đảng, NXB Chính Trị Quốc Gia, Hà Nội, năm 1982,tr.143) Đảng ta thể lĩnh tự chủ, độc lập, sáng tạo việc đề đường lối cách mạng, mà việc tổ chức thực hiện, nên nhân sức mạnh dân tộc ta lên gấp nhiều lần, chiến thắng kẻ thù hùng mạnh tàn bạo thời đại Có thể nói tổ chức quan trọng việc thực kế hoạch, sách Thành công kế hoạch bắt nguồn từ tổ chức từ công tác tổ chức quản lý Song tổ chức gì? Tổ chức chức thứ hai trình quản lý Khi chiến lược vạch phải tạo khn khổ mặt cấu nhân cho việc thực chiến lược, phần việc công tác tổ chức Đây vấn đề không dễ mà khơng q khó nhà quản lý Khơng q khó cơng việc bản, mang tính ổn định cao Khơng dễ vị phải nắm thành phần nhân phải biết phối hợp với chức chuyên môn khác tổ chức Theo giáo trình Khoa Học Quản Lý II tổ chức thuật ngữ hiểu theo hai nghĩa: Nghĩa danh từ nghĩa động từ Theo nghĩa danh từ “Tổ Chức” hệ thống gồm nhiều người hoạt động mục đích chung Như vậy, danh từ tổ chức tập hợp nhiều người có mối quan hệ ràng buộc lẫn theo quy tắc định để hoạt động nhằm đạt tới mục tiếu chung Ví dụ: Khoa Khoa Học Quản lý tổ chức, Bộ Giáo Dục Và Đào Tạo tổ chức,… Theo nghĩa động từ “Tổ Chức” hiểu theo nghĩa rộng nghĩa hẹp Theo nghĩa rộng: Tổ chức q trình triển khai kế hoạch Ví dụ tổ chức thực thi sách, hay tổ chức thực dự án,…Theo nghĩa hẹp: Tổ chức chức trình quản lý, bao gồm việc phân bổ, xếp nguồn lực người gắn liền với người nguồn lực nhằm thực thành công công tác kế hoạch tổ chức Như vậy, chức tổ chức hoạt động quản lý nhằm thiết lập hệ thống vị trí cho cá nhân phận cho cá nhân phận phối hợp với cách tốt để thực mục tiêu chiến lược tổ chức Một tổ chức làm cơng tác tổ chức tốt hoạt động có hiệu tình phức tạp I.1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức thể mối quan hệ thức phi thức người tổ chức Sự phân biệt hai loại mối quan hệ làm xuất hai dạng cấu tổ chức cấu thức cấu phi thức I.1.2.1 Cơ cấu tổ chức thức Giáo trình Khoa Học Quản Lý II định nghĩa: Cơ cấu tổ chức thức tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hố, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định Cơ cấu tổ chức thức có độ ổn định cao, xác định mối quan hệ rõ ràng hoạt động, nhiệm vụ cụ thể gắn liền quyền hạn trách nhiệm người, phận tổ chức Cơ cấu thức thường biểu sơ đồ cấu tổ chức Nó quy định vị trí, quyền hạn trách nhiệm người tổ chức Bởi vậy, ngiên cứu cấu tổ chức ta hiểu tính tổ chức doanh nghiệp, trách nhiệm quyền hạn vị trí I.1.2.2 Cơ cấu phi thức Cơ cấu phi thức cấu xây dựng dưa mối quan hệ cá nhân tự nguyện không tự nguyện thành viên chung lợi ích cá tính…tạo nên nhóm phi thức Cơ cấu phi thức có đặc điểm sau: - Các mối quan hệ cá nhân phận không rõ ràng - Người đứng đầu cấu phi thức gọi thủ lĩnh, họ chịu trách nhiệm hồn tồn nhóm không - Mối quan hệ người với người xây dựng trì để hướng tới mục đích cá nhân - Tồn nhiều tiêu chí làm hình thành cấu phi thức như: Có quan điểm, chí hướng, lợi ích,… I.1.3 CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC Cơ cấu tổ chức có thuộc tính sau: Chun mơn hố cơng việc; Phân chia tổ chức thành phận; Quyền hạn trách nhiệm; Cấp bậc phạm vi quản lý; Tập trung phân quyền quản lý; Phối hợp phận, phân hệ cấu I.1.3.1 Chun mơn hố cơng việc Adam smith mở đầu sách “của cải dân tộc” ví dụ tiếng chun mơn hố lao động xí nghiệp sản xuất kim khâu Miêu tả cơng việc xí nghiệp ông viết: “ người kéo sắt thành sợi mảnh, người khác làm thẳng sợi sắt, người thứ ba cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài dũa để tạo kim” Mười người ngày làm 4800 kim Còn làm việc hoàn toàn độc lập, người ngày làm 20 kim Lợi chun mơn hố lao động chỗ, thông qua việc phân chia nhiệm cụ phức tạp thành hoạt động đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho người tổng suất nhóm tăng lên gấp bội Tại chun mơn hố làm tăng suất lao động? Câu trả lời chỗ không người phương diện tâm sinh lý thực tất hoạt động nhiệm vụ phức tạp, người hội tụ đầy đủ kỹ cần thiết Ngược lại, chun mơn hố cơng việc tạo nên nhiệm vụ đơn giản, dễ đào tạo để thực Điều thúc đẩy chun mơn hố lực lượng lao động, biến người thành chuyên gia số cơng việc định Và chun mơn hố tạo vơ vàn cơng việc khác nhau, người lựa chọn cho cơng việc vị trí phù hợp với tài lợi ích họ Tuy nhiên, chun mơn hố có hạn chế Nếu nhiệm vụ bị chia cắt thành khâu nhỏ, tách rời người chịu trách nhiệm khâu, họ nhanh chóng cảm thấy cơng việc nhàm chán Bên cạnh đó, tình trạng xa lạ, đối địch người lao động gia tăng Để khắc phục người ta thường sử dụng kỹ thuật đa dạng hố phong phú hố cơng việc I.1.3.2 Phân chia tổ chức thành phận mô hình tổ chức bổ phận Cơ cấu tổ chức thể hình thức cấu tạo tổ chức, bao gồm phận mang tính độc lập tương đối thực hoạt động định Việc hình thành phận cấu phản ánh trình chun mơn hố hợp nhóm chức quản lý theo chiều ngang Nếu cách phân chia tổ chức thành phận hạn chế số thuộc cấp quản lý trực tiếp làm hạn chế quy mô tổ chức Việc hợp nhóm hoạt động người để tạo nên phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế Trong thực tế, phận hình thành theo tiêu chí khác nhau, làm xuất mơ hình tổ chức phận khác nhau, cụ thể là: (1)Mơ hình tổ chức đơn giản; (2)Mơ hình tổ chức theo chức năng; (3)Mơ hình tổ chức theo sản phẩm; (4)Mơ hình tổ chức theo khách hàng; (5)Mơ hình tổ chức theo địa dư; (6)Mơ hình tổ chức theo đơn vị chiến lược; (7)Mơ hình tổ chức theo q trình; (8)Mơ hình tổ chức theo dịch vụ hỗ trợ; (9)Mơ hình tổ chức ma trận Mỗi mơ hình có ưu nhược điểm riêng Tuỳ thuộc vào điều kịên đơn vị mà áp dụng mơ hình cho cấu tổ chức đơn vị Có thể kết hợp nhiều mơ hình cấu tổ chức khác để hạ chế nhược điểm I.1.3.3 Mối quan hệ quyền hạn tổ chức mơ hình cấu xét theo mối quan hệ quyền hạn I.1.3.3.1 Khái niệm Giáo trình Khoa Học Quản Lý II định nghĩa: “Quyền hạn quyền tự chủ trình định quyền đòi hỏi tuân thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản lý định tổ chức” Quyền hạn vị trí quản lý giao phó cho người nắm giữ vị trí Và vậy, quyền hạn khơng có liên quan đến phẩm chất cá nhân người cán quản lý Khi người rời khỏi chức vụ, quyền hạn không theo mà lại với vị trí quản lý thuộc người thay Khi nhà quản lý trao quyền hạn, họ phải chịu trách nhiệm bộn phận phải hoàn thành nhiệm vụ phân công Quyền hạn không gắn liền với trách nhiệm tương ứng tạo hội cho lạm dụng, ngược lại khong thể để nhà quản lý phải chịu trách nhiệm việc khơng có đủ quyền hạn để thực I.1.3.3.2 loại quyền hạn cấu tổ chức Quyền hạn chất kết dích cấu tổ chức, sợi dây liên kết phận với nhau, phương tiện mà nhừ nhóm hoạt động đặt huy nhà quản lý, phối hợp đơn vị nâng cấp dần Nó cơng cụ để nhà quản lý thực quyền tự chủ tạo môi trường thuận lợi cho việc thực nhiệm vụ người Trong tổ chức quyền hạn chia làm ba loại: Quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu quyền hạn chức năng, phân biệt chủ yếu mối quan hệ với trình định Quyền hạn trực tuyến Quyền hạn trực tuyến quyền hạn cho phép người quản lý định giám sát trực tiếp cấp Đó mối quan hệ quyền hạn cấp cấp trải dài từ cao xuống thấp tổ chức Mỗi nhà quản lý với quyền hạn trực tuyến có quyền định cho cấp trực tiếp nhận báo cáo từ họ Tổng giám đốc Trợ lý tổng giám đốc PTGĐ Marketing PTGĐ Sản xuất PTGĐ Tài Quản lý nhân Quản lý sản xuất Quản lý vật tư Quản đốc A Quản đốc B Quản đốc C Hình 1.1: Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến tham mưu Thuật ngữ trực tuyến hiểu theo nhiều nghĩa Trong thực tế, trực tuyến cịn dùng để phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực mục tiêu tổ chức phận thiết kế sản phẩm dịch vụ, sản xuất phân phối sản phẩm (đơi phận tài chính) Người đứng đầu phận trực tuyến gọi nhà quản lý trực tuyến hay quản lý tác nghiệp Quyền tham mưu Bản chất mối quan hệ tham mưu cố vấn Chức tham mưu điều tra, khảo sát, nghiên cứu phân tích đưa ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ Sản phẩm lao động phận tham mưu lời khuyên định cuối Hiện vai trò tham mưu ngày lớn địi hỏi tính phức tạp công việc môi trường Dù tổ chức nào, nhà quản lý định cần đến kiến thức chuyên gia lĩnh vực kinh tế, trị, xã hội, pháp lý, cơng nghệ,…Bên cạnh chun gia có kiến thức sâu giúp cho nhà quản lý có định đắn hơn, phù hợp với tình hình Tuy nhiên, việc sử dụng tham mưu có hạn chế sau: Thứ nhất: Nguy làm xói mịn quyền hạn trực tuyến: Nguy xảy tham mưu vượt qua quyền hạn tổ chức Họ quên họ phải góp ý, giúp thêm sức mạnh cho người quản lý trực tuyến lệnh Có nhiều trường hợp, người lãnh đạo lập tham mưu khốc lên họ quyền hạn (thường mơ hồ), lệnh cho nhà quản lý khác phải hợp tác Đề xuất chuyên gia nhà quản lý tiếp nhận cách hăng hái ép buộc người quản lý có liên quan phải thực Điều thực tế xảy quyền hạn nhà quản lý bị tước dần Thứ hai: Thiếu trách nhiệm tham mưu: Bộ phận tham mưu đưa kế hoạch Những phận khác phải xem có chấp nhận kế hoạch đem vào áp dụng hay khơng dẫn đến tình trạng đổ lỗi cho không đạt mục tiêu hay thất bại hoạt động tổ chức Thứ ba: Suy nghĩ vô cứ: Lập luận cho cương vị tham mưu cho phép người lập kế hoạch có thời gian để phân tích hấp dẫn, bỏ qua khả tham mưu suy nghĩ vơ họ khơng phải thực họ đề xuất Tính phi thực tiễn đề xuất tham mưu thường dẫn đến va chạm, nhụt ý, chí ngầm phá hoại Để làm cho cơng tác tham mưu trở nên có hiệu địi hỏi kỹ quản lý trình độ cao với tuân thủ yêu cầu sau: Một là: Nhận thức đắn mối quan hệ quyền hạn: trực tuyến có nghĩa định thực chúng Ngược lại , mối quan hệ lại chứa đựng quyền hỗ trợ cố vấn Trực tuyến lệnh, tham mưu phải đề xuất kiến nghị Hai là: Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ đời sống tổ chức Những nhà quản lý trực tuyến cần nhận rõ tham mưu thạo việc đưa đề xuất hộ trỡ không phải làm giảm uy tín họ Mặc dù mâu thuận trực tuyến tham mưu phát sinh từ bng lơi q hăng hái từ phía tham mưu, phiền phức nảy sinh uỷ viên quản lý trực tuyến giữ gìn mức quyền hành mà khơng lịng với trợ giúp mà họ thật cần tới Ba là: Bảo đạm cho tham mưu có đủ thơng tin Ngay tham mưu giỏi đưa lời khun xác khơng thơng tin thường xuyên vấn đề thuộc lĩnh vực họ Để tham mưu hoạt động mong muốn, người quản lý trực tuyến cần thông báo cho cố vấn định có liên quan đến công việc họ tạo điều kiện để họ có thơng tin cần thiết cho việc đề kiến nghị Bốn là: Đảm bảo tham mưu toàn diện Tham mưu toàn diện bao hàm