Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của các tổng công ty 91

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Lời nói đầu Bất kỳ doanh nghiệp muốn tồn đứng vững kinh tế thị trờng thiết phải đòi hỏi có máy quản trị hoạt động có hiệu qủa Nh vậy, coi nh điều kiện cần cho doanh nghiệp tồn phát triển Việt Nam, Tổng công ty Nhà nớc đóng vai trò chủ đạo kinh tế quốc dân, có 17 Tổng công ty 91 Các Tổng công ty 91 có 532 doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập, chiếm khoảng 9% số lợng doanh nghiệp Nhà nớc, 56% tổng vốn kinh doanh 35% lao động Xuất phát từ vai trò đó, đòi hỏi Tổng công ty 91 phải có cấu tổ chức máy quản trị hợp lý, gọn nhẹ, phù hợp với loại ngành nghề, lĩnh vực hoạt động Tổng công ty Đảng Nhà nớc ta đà nhận thấy, Tập đoàn kinh tế hình thức tổ chức kinh tế tồn kinh tế thị trờng, xuất phát từ lâu lịch sử phát triển kinh tế giới, năm 80 trở lại Tập đoàn kinh tế đóng vai trò to lớn phát triển kinh tế, tạo điều kiện cho nớc giành u cạnh tranh không nớc mà vơn lên chiếm lĩnh khai thác thị trờng khu vực giới Ngày tháng năm 1994 Thủ Tớng phủ có định số 91/QĐ-TTg việc thí điểm thành lập Tập đoàn kinh tế để hình thành 17 tổng công ty 91 Trong trình phát triển theo hớng tập đoàn kinh tÕ thêi gian qua cã nhiỊu vÊn ®Ị thùc tiễn đặt cần giải quyết, Đảng, Nhà nớc, ngành, cấp có liên quan đến vấn đề Từ thực tế trên, với kiến thức đà đợc trang bị trình học tập, với giúp đỡ tận tình cô giáo Tiến sĩ Ngô Kim Thanh dẫn, góp ý bác cô Vụ Doanh nghiệp-Bộ Kế hoạch & Đầu t, đặc biệt bác CVC Lê Trọng Quang chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị tổng công ty 91 Ngoài phần mở đầu kết luận, chuyên đề tốt nghiệp gồm ba ch¬ng : Ch¬ng 1: Tỉng quan vỊ c¬ cÊu tổ chức Bộ máy quản trị doanh nghiệp Chơng 2: thực trạng cáu tổ chức máy quản trị tổng công ty 91 Việt Nam Chơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị tổng công ty 91 Việt Nam Để hoàn thành đợc chuyên đề tốt nghiệp đà tìm hiểu , nghiên cứu nhiều loại sách báo, tài liệu tham khảo có liên quan đặc biệt xin chân thành cảm ơn cô giáo Ngô KimThanh bác CVC - Lê Trọng Quang đà giúp đỡ hoàn thành chuyên đề Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Chơng I Tổng quan cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp I Cơ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Khái niệm cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp 1.1 Khái niệm Trớc hết, để hiểu đợc cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp cần xem xét khái niệm quản trị Bất kỳ trình lao động xà hội lao động có tính cộng đồng đà đợc tiến hành quy mô lớn đêu cần có hoạt động quản trị để phối hợp chức năng, công việc nhỏ lại với Nh Mác đà nói Ngời chơi vĩ cầm cần điều khiển nhng dàn nhạc cần có nhạc trởng Do đó, kết luận rằng, hoạt động quản trị đóng vai trò quan quan trọng việc phối hợp hoạt động mang tính cộng đồng nói chung với hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp nói riêng để đạt đợc hiệu tối u Nh vậy, coi hoạt động quản trị doanh nghiệp nh đầu tàu dẫn dắt, đờng cho toàn doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, mà chủ thể tiến hành hoạt động quản trị không khác máy quản trị doanh nghiệp Tuy nhiên, để hoạt động quản trị mang lại hiệu cao doanh nghiệp cần thiết phải xây dựng đợc cho cấu tổ chức máy quản trị phù hợp, có nh đảm bảo cho doanh nghiệp đứng vững kinh tế thị trờng Hơn hết, thân nhà quản trị nhận thức rõ ràng đợc vai trò, cần thiết cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiƯp VËy chóng ta hiĨu nh thÕ nµo lµ cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Có nhiều cách định nghĩa khác cấu tổ chức máy quản trị nhng cách chung là: Cơ cấu tổ chức máy quản trị tổng hợp phận khác có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, đợc chuyên môn hoá, đợc giao trách nhiệm, quyền hạn định đợc bố trí theo cấp nhằm thực chức quản trị doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp hình thành phận quản trị cấp quản trị Bộ phận quản trị đơn vị riêng biệt có chức quản lý định Cấp quản trị thống tất phận quản trị trình độ định Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Khái niệm đà đợc nêu đầy đủ, đề cập đến việc xác định phận chuyên môn hoá trình độ nào? Đợc giao chức nhiệm vụ ? Tỷ trọng phận cấu thành sao? Sự xếp theo trình độ đẳng cấp định doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức máy quản trị phải đợc xây dựng sở cấu sản xuất, phản ánh cấu tạo hình thức bên hệ thống doanh nghiệp 1.2 Chức phân loại chức quản trị doanh nghiệp 1.2.1 Chức quản trị doanh nghiệp Mỗi phân doanh nghiệp đòi hỏi phải có chức hoạt động riêng biệt, từ hình thành chức quản trị doanh nghiệp Có thể hiểu chức nh sau: Chức tập hợp hoạt động (hành động) loại hệ thống Do thực chất, chức thể tính chuyên môn hoá nhiệm vụ (hoạt động) gắn với hệ thống xác định Với khái niệm trên, hoạt động tổ chức máy quản trị việc nghiên cứu chức việc nghiên cứu cách thức chuyên môn hoá định hoạt động quản trị doanh nghiệp Từ đó, chức quản trị doanh nghiệp đợc hiểu tập hợp hoạt động loại phạm vi doanh nghiệp Quản trị theo chức đợc thực phổ biến doanh nghiệp với hầu hết cấu tổ chức khác 1.2.2 Phân loại chức quản trị doanh nghiệp Phân loại chức cách khoa học điều kiện để xây dựng hoàn thiện máy quản trị theo hớng gọn, nhẹ chuyên tinh, đồng thời để sử dụng bồi dỡng nguồn nhân lực theo yêu cầu hoạt động quản trị Hiện có tồn nhiều quan điểm khác cách phân loại chức quản trị doanh nghiệp, nhiên có ba cách phân loại phổ biến sau: Thứ nhất, xét theo quan điểm định Nếu coi toàn bọ hoạt động quản trị doanh nghiệp hoạt động định có chức định mục tiêu, chức định phơng tiện chức định quản trị Thứ hai, xét theo trình quản trị Có thể chia toàn hoạt động thành năm chức là: dự kiến, tổ chức, phối hợp, huy kiểm soát Chức dự kiến: Chủ yếu đề cập đến mục tiêu doanh nghiệp đờng đề cập đến mục tiêu Chức quan trọng định hớng mà doanh nghiệp phải đạt dến tơng lai, đợc coi là tuyên bố sứ mạng công ty Sự quan trọng chức giống nh Lênin Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD đà nói :" Không thể làm việc điều kiện kế hoạch lâu dài, không dự tính đợc kế hoạch thực " Chức tổ chức bao gồm: tổ chức xây dựng (Nh xây cấu tổ chức sản xuất, xây dựng máy quản trị doanh nghiệp, ) tổ chức trình ( thực t tởng, chiến lợc, kế hoạch, đà đặt từ khâu định hớng) Chức phối hợp: Nhằm phối hợp phận doanh nghiệp, phối hợp nhiệm vụ, phân quyền điều hành phận Chức bao gồm phối hợp theo chiều dọc, phối hợp cấp quản trị phối hợp theo chiều ngang phối hợp chức , lĩnh vực quản trị Chức huy: Chủ thể quản trị tác động lên đối tợng quản trị để họ thực nhiệm vụ đợc giao Chức kiểm soát: chức cuối nhà quản trị, đánh giá hoàn thành công việc so với kế hoạch hay mục tiêu đề Tiến hành biện pháp sửa chữa có sai lệch nhằm đảm bảo tổ chức đờng để hoàn thành mục tiêu Năm chức có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng hình thành vòng tròn quản trị lấy sở trao đổi thông tin toàn trình định quản trị: Định hớng Kiểm tra Trao đổi thông tin Tỉ chøc ChØ huy Phèi hỵp Thø ba: XÐt theo nội dung quản trị cụ thể hay theo lĩnh vực quản trị: Lĩnh vực quản trị doanh nghiệp đợc hiểu nh hoạt động quản trị đợc xếp phận phận có ngời huy liên quan đến việc định quản trị Lĩnh vực quản trị đợc xem xét góc độ khác- góc độ quản lý thực tiễn Lĩnh vực quản trị hoạt động quản trị đợc thiết lập c¸c bé phËn cã tÝnh chÊt tỉ chøc (nh phòng, ban) đợc phân cấp, phân quyền Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD việc định quản trị Lĩnh vực quản trị đợc phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố nh: truyền thống quản trị, yếu tố xà hội chế kinh tế, quy mô nh đặc điểm kinh tế kỹ thuật doanh nghiệp Nó gắn liền với quốc gia, vùng cụ thể tiến nhận thức khoa học quản trị Trong doanh nghiệp phân chia lĩnh vực quản trị nh sau: * LÜnh vùc vËt t: cã nhiƯm vơ ph¸t hiƯn nhu cầu vật t; tính toán vật t tồn kho; mua sắm; nhập kho bảo quản; cấp phát vật t * Lĩnh vực sản xuất: có nhiệm vụ hoạch định chơng trình; xây dựng kế hoạch sản xuất; điều khiển trình chế biến; kiẻm tra chất lợng; giữ gìn quyền, bí quyết, kiểu dáng phát huy sáng chế phát minh thành phát huy sáng chế phát minh thành viên * Lĩnh vực marketing gồm nhiệm vụ : thu thập thông tin thị trờng; hoạch định sách sản phẩm; hoạch định sách giá cả; hoạch định sách phân phối; hoạch định sách hỗ trợ tiêu thụ * Lĩnh vực nhân bao gồm nhiệm vụ sau: lập kế hoạch nhân sự; tuyển dụng nhân sự; đánh giá nhân sự; phát triển nhân viên; thù lao, quản lý nhân thông qua hồ sơ liệu nhân sự, qua thống kê hoạt động nhân viên hỗ trợ đời sống * Lĩnh vực kế toán - tài bao gồm nhiệm vụ: - Lĩnh vực tài chính: tạo vốn; sử dụng; quản lý vốn (chủ yếu quản lý lu thông, toán quan hệ tín dụng) - Lĩnh vực kế toán: kế toán sổ sách; tính toán chi phí-kết quả; xây dựng cân đối; tính toán lỗ lÃi; nhiệm vụ khác nh thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tính toán, bảo hiểm, thuế * Lĩnh vực nghiên cứu phát triển gồm nhiệm vụ: thực nghiên cứu bản; nghiên cứu ứng dụng; đa tiến khoa học kỹ thuật vào áp dụng; thẩm định hiệu tiến kỹ thuật đợc áp dụng * Lĩnh vực tổ chức thông tin gồm nhiệm vụ: - Lĩnh vùc tỉ chøc: tỉ chøc c¸c dù ¸n; ph¸t triĨn cải tiến máy tổ chức doanh nghiệp; tổ chức tiến trình hoạt động toàn doanh nghiệp - Lĩnh vực thông tin: xây dựng kế hoạch thông tin liên quan cho doanh nghiệp; chọn lọc xử lý thông tin; kiểm tra thông tin giám sát thông tin *Lĩnh vực hành pháp chế dịch vụ chung: thực mối quan hệ pháp lý doanh nghiệp; tổ chức hoạt động quần chúng doanh nghiệp; hoạt động hành phúc lợi doanh nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Sự phân chia mang tính khái quát, thực tế quản trị lĩnh vực tiếp tục đợc chia nhỏ công việc, nhiệm vụ quản trị cụ thể 1.3 Phơng pháp xây dựng cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp 1.3.1 Các kiểu cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp * Cơ cấu tổ chức quản trị không ổn định Đây loại cấu tổ chức quản trị mô hình cụ thể, xuất phát từ quan điểm: cấu tổ chức tối u cho doanh nghiệp, trình độ lao động, để lựa chọn tìm kiếm mô hình phù hợp * Cơ cấu trực tuyến Theo cấu ngời thừa nhận thi hành mệnh lệnh ngời phụ trách cấp trực tiếp Cơ cấu có u điểm tăng cờng trách nhiệm cá nhân, tránh đợc tình trạng ngời thừa hành phải thi hành thị khác nhau, chí mâu thuẫn ngời phụ trách Tuy nhiên, có nhợc điểm đòi hỏi thủ trởng phải có kiến thức toàn diện thuộc nhiều lĩnh vực khác * Cơ cấu chức Kiểu cấu cho phép cán phụ trách phòng chức có quyền mệnh lệnh vấn đề có liên quan đến chuyên môn họ cho phân xởng, phận sản xuất u điểm cấu thu hút đợc chuyên gia vào công tác lÃnh đạo, giải vấn đề chuyên môn cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng cho cán huy chung doanh nghiệp Nhợc điểm vi phạm chế độ thủ trởng , dễ sinh tình trạng thiếu trách nhiệm rõ ràng, thiếu kỷ luật chặt chẽ * Cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức Là cấu kết hợp hai kiểu đà đợc trình bày trên, kiểu cấu tổ chức vừa phát huy lực chuyên môn phận chức năng, vừa ®¶m b¶o qun chØ huy cđa hƯ thèng trùc tun * Cơ cấu tổ chức quản trị phi hình thể Cơ cấu muốn nói lên số nhân viên có ngời suy tôn lên làm thủ lĩnh mà tổ chức định, ý kiến họ có ảnh hởng lớn đến nhóm nhân viên Cần phải phát tác động tới ngời để thông qua họ lôi đợc nhóm nhân viên làm việc có hiệu 1.3.2 Các phơng pháp xây dựng cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Xác định thành viên phân cấp đắn chức quản trị nắm vững kiến thức kiểu cấu tổ chức quản trị tiền đề để hoàn thiện cấu tổ Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD chức có, nh hình thành hay sửa đổi xoá bỏ kiểu cấu tổ chức đó, thiếu phân tích khoa học, làm theo ý muốn chủ quan, phiến diện thờng gây tác hại nghiêm trọng Qua lý luận thực tiễn việc xây dựng cấu tổ chức máy quản trị thực hành số quan điểm phơng pháp xây dựng sau: a Những quan điểm hình thành cấu tổ chức máy quản trị: Quan điểm thứ nhất: Cho việc hình thành cấu tổ chức quản lý việc xác định mục tiêu phơng hớng phát triển Trên sở tiến hành tập hợp yếu tố cấu tổ chức xác lập mối quan hệ qua lại yếu tố Quan điểm thứ hai: Cho việc hình thành cấu tổ chức quản trị trớc hết phải từ việc mô tả chi tiết hoạt động tất đối tợng quản trị xác lập mối quan hệ thông tin sau hình thành cấu tổ chức máy quản trị Quan điểm ngợc với quan điểm thứ Quan điểm thứ ba: Kết hợp hai quan điểm , tức hình thành cấu tổ chức máy quản trị có kết hợp cách hợp lí quan điểm quan điểm hai: Quan điểm cho rằng, trớc hết phải đa kết luận có tính nguyên tắc kiểu cấu tổ chức máy quản trị Sau tổ chức công việc nghiên cứu chi tiết phận cấu, soạn thảo điều lệ, nội quy cho phận cấu đồng thời xác định kênh thông tin cần thiết b Các phơng pháp xây dựng cấu tổ chức máy quản trị Phơng pháp tơng tự: Đây phơng pháp hình thành cấu tổ chức quản trị dựa vào việc thừa kế kinh nghiệm đà thành công gạt bỏ yếu tố bất hợp lý cấu tổ chức quản trị có sẵn Cơ cấu quản trị có tr ớc có số yếu tố tơng tự với yếu tố cấu tổ chức quản trị hình thành Cơ sở phơng pháp luận để xác định tơng tự phân loại đối tợng quản trị vào dấu hiệu định Chẳng hạn : tính đồng sản phẩm cuối hoạt động quản trị ( sản phẩm, quy trình công nghệ giống ); tính đồng chức quản trị đợc thực hiện, tơng tự lÃnh thổ, kết cấu hạ tầng; đặc điểm kinh tế kỹ thuật, phát huy sáng chế phát minh thành u điểm bật phơng pháp trình hình thành cấu tổ chức máy nhanh, chi phí để thiết kế cấu ít; kế thừa đợc kinh nghiệm quý báu ngời trớc Hạn chế phơng pháp nhiều dẫn đến chép máy móc, thiếu phân tích tình hình thực tế xây dựng cấu Phơng pháp đợc áp dụng phổ biến nhiêu nớc giới Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Phân pháp phân tích theo yếu tố: Đây phơng pháp đợc áp dụng cấp, đối tợng quản trị Phơng pháp đợc chia thành ba giai đoạn đợc mô tả sơ đồ dới đây: Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD Xây dựng sơ đồ cấu tổng quát Giai đoạn Xây dựng kết luận có tính nguyên tắc cấu Xác định thành phần cho phận cấu Phơng pháp phân tích yếu tố Giai đoạn Xác định mối liên hệ phận Xác định đặc trng yếu tố cấu Giai đoạn Quy định hoạt động cấu tổ chức quản trị Phơng pháp dựa sở việc hoàn thiện cấu tổ chức quản trị hoạt động, bắt đầu việc nghiên cứu kỹ lỡng cấu tiến hành đánh giá hoạt động theo định Để tiến hành thực công việc trên, ngời ta biểu thị cấu tổ chức quản trị hành phận dới dạng sơ đồ Từ sÏ chØ râ quan hƯ phơ thc cđa tõng bé phận chức mà phải thực Nội dung phân tích cấu tổ chức hoạt động bao gồm: Phân tích tình hình thực chức đà quy dịnh cho bô phận, nhân viên máy quản trị, phân tích kết thực chế độ trách nhiệm cá nhân máy quản trị, phân tích phù Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: QTKDCN &XD hợp quản trị với cấu tổ chức tại, phân tích nhân tố khách quan có ảnh hởng tích cực tiêu cực đến ổn định quản trị doanh nghiệp, Kết phân tích nhận xét, đánh giá mặt tích cực mặt tiêu cực cấu tổ chức máy quản trị tại, sở dự thảo tổ chức mới, sau dựa vào loạt nguyên tắc yêu cầu để xây dựng cấu tổ chức máy mơí doanh nghiệp Có thể gộp ba giai đoanh thành hai bớc cụ thể sau: Bớc : ( Bao gồm giai đoạn phần giai đoạn ) Dựa vào văn hớng dẫn quan quản lý vĩ mô, quy định xác định đặc trng cấu Kết thực bớc xây dựng mục tiêu doanh nghiệp, xây dựng phân hệ chức nhằm đảm bảo thực mục tiêu, phân cấp nhiệm vụ Quyền hạn cho cấp quản trị xác lập Mối quan hệ phận với quan cấp trên, mối quan hệ với bên ngoài, xác định nhu cầu nhân xây dựng hệ thống thông tin Nh vậy, bớc giải vấn đề có tính chất định tính cấu tổ chức quản trị Bớc : ( Bao gồm giai đoạn 3) Xác định thành phần phận cấu tổ chức xác lập mối quan hệ phận Từ làm sở để xác định thành phần, phận cấu phục vụ cho việc chuyên môn hoá hoạt động quản trị 1.4 Các mô hình tổ chức máy quản trị doanh nghiệp Từ kiểu cấu tổ chức quản trị phơng pháp xây dựng cấu tổ chức máy quản trị doanh nghiệp ngời ta có mô hình tổ chức máy quản trị doanh nghiệp nh sau: 1.4.1 Mô hình trực tuyến Sơ đồ minh hoạ mô hình quản lý kiểu trực tuyến Giám đốc Phó giám đốc kỹ thuật Quản đốc phân xởng Đốc công Phó giám đốc kinh tÕ Trëng phßng