Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty kinh doanh nhà số 3

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty Kinh Doanh Nhà Số 3” GVHD: TS.Trần Việt Lâm ThS.Ngô Thị Việt Nga SVTH: Phạm Văn Hùng Lớp: QTKD - Tổng hợp 43A MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KINH DOANH NHÀ SỐ .4 Quá trình hình thành phát triển .4 Cơ cấu tổ chức Tình hình hoạt động kinh doanh nhà .15 CHƯƠNG II: CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY KINH DOANH NHÀ SỐ 20 Sự phân chia chức quản trị công ty 20 Cơ cấu tổ chức Công ty Kinh doanh Nhà số 20 Phân cấp, phân quyền, ủy quyền máy quản trị 23 Đánh giá thực trạng tình hình tổ chức máy quản trị Công ty KD Nhà số 26 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY KINH DOANH NHÀ SỐ 29 Mục tiêu, phương hướng công ty thời gian tới 29 Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty 30 KẾT LUẬN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO 42   LỜI MỞ ĐẦU Khi bước vào kinh tế chuyển đổi từ kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có quản lí nhà nước tổ chức, thành phần kinh tế phải tự chủ hoạt động kinh doanh mình, không chế bao cấp “xin cho” Thêm vào kinh tế Việt Nam bước ổn định để hoà nhập vào kinh tế khu vực giới, đặc biệt nhập AFTA tiến tới cắt giảm thuế quan hệ buôn bán nước khối Để tồn phát triển điều kiện cạnh tranh gay gắt đó, đòi hỏi doanh nghiệp luôn phải tự đổi để phù hợp, thích nghi môi trường thay đổi Một điều cần thay đổi xếp lại máy quản trị tổ chức Bởi lẽ, máy quản trị phận quan trọng để điều hành sản xuất kinh doanh có hiểu Hoàn thiện máy quản trị doanh nghiệp nhằm hoàn thiện trình sản xuất kinh doanh với hiệu cao, sử dụng tiết kiệm có hiệu yếu tố cấu thành sản xuất Đồng thời tạo máy gọn nhẹ, linh hoạt động, có bước đắn giai đoạn theo định hướng phát triển Công ty Sau thời gian nghiên cứu học tập, trang bị kiến thức trường qua thời gian thực tập công ty kinh Doanh Nhà Số em chọn đề tài: "Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty Kinh Doanh Nhà Số 3" để viết chuyên đề tốt nghiệp Trên sở tình hình thực tế máy quản trị công ty Kinh Doanh Nhà Số với trình khảo sát, thống kê, phân tích số liệu, vào nghiên cứu vấn đề tồn máy quản trị Công ty Kinh Doanh Nhà Số nhằm góp phần vào việc giải quyết, tháo gỡ vướng mắc máy quản trị công ty Kinh Doanh Nhà Số Nội dung chuyên đề thực tập gồm chương: Chương I: Tổng quan công ty Kinh Doanh Nhà số Chương II: Cơ cấu tổ chức máy quản trị công ty Kinh Doanh Nhà Số Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị Công ty Kinh Doanh Nhà Số CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY KINH DOANH NHÀ SỐ Giới thiệu khái quát Công ty Kinh doanh Nhà số 1.1 Quá trình hình thành phát triển Căn định số 33/TTg ngày 05/02/1993 Thủ tướng Chính phủ việc chuyển quản lý quỹ nhà thuộc Sở hữu Nhà nước sang phương thức kinh doanh Tại điều Quyết định có ghi: “Giao Chủ tịch UBND Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương xếp tổ chức lại đơn vị quản lý cho thuê nhà thuộc ngành nhà đất địa phương thành doanh nghiệp Nhà nước theo Nghị định 388-HĐBT ngày 20/11/1991 Hội đồng Bộ trưởng để tổ chức kinh doanh quỹ nhà thuộc sở hữu Nhà nước ngành nhà đất địa phương quản lý” Căn Nghị định 61/CP ngày 05/07/1994 Chính phủ mua bán kinh doanh nhà Ngày 06/08/1994 UBND Thành phố Hà Nội Quyết định số 1581/QĐ-UB thành lập Công ty Kinh doanh Nhà số sở sát nhập Xí nghiệp quản lý nhà cũ (Xí nghiệp kinh doanh nhà Thanh Xuân Kim Giang, xí nghiệp kinh doanh nhà Từ Liêm, xí nghiệp kinh doanh nhà Gia Lâm - Đông Anh) Công ty kinh doanh nhà số đơn vị kinh tế chịu quản lý trực tiếp Sở Tài nguyên môi trường Nhà đất Hà Nội, thực chế độ tự chủ sản xuất kinh doanh phạm vi pháp luật qui định Tên công ty: CÔNG TY KINH DOANH NHÀ SỐ Tên quốc tế: HOUSING BUSINESS COMPANY No3 Tên viết tắt: HOBUCO3 - Công ty có trụ sở giao dịch tại: 212 Trần Đăng Ninh - Cầu Giấy- Hà Nội - Tel: 04.8338021 - Fax: 04.8337992 - Email: kdnd_hcl@fpt.vn - Tài khoản: 7933-0099B Ngân hàng Đầu tư Phát triển Hà Nội - Website: hanoihou.com Ngành nghề kinh doanh chính: + Tư vấn nhà đất, kinh doanh bất động sản + Tư vấn đầu tư, xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp + Xây dựng công trình kĩ thuật, hạ tầng đô thị khu dân cư + Lập tổng mặt quy hoạch, thiết kế kĩ thuật công trình dân dụng công nghiệp Công ty hoạt động theo phương thức hạch toán kinh doanh xã hội chủ nghĩa, giải đắn mối quan hệ lợi ích Nhà nước, lợi ích tập thể, lợi ích người lao động, lợi ích CNVC động lực trực tiếp 1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.1 Chức a/ Lĩnh vực quản lý: - Tổ chức tiếp nhận, quản lý, ký hợp đồng cho thuê nhà thuộc quỹ nhà Nhà nước giao - Tổ chức thực định nhà UBND Thành phố Hà Nội b/ Lĩnh vực kinh doanh phát triển nhà: - Cải tạo, nâng cấp, mở rộng diện tích nhà giao quản lý để bán cho thuê - Mua nhà chủ sở hữu khác để sửa chữa cải tạo, nâng cấp, tăng thêm diện tích để bán cho thuê - Tổ chức xây dựng nhà theo kế hoạch qui hoạch duyệt Khai thác quỹ đất chuẩn bị mặt xây dựng công trình kỹ thuật hạ tầng cho khu đất, xây nhà để bán cho thuê - Tổ chức hoạt động dịch vụ tư vấn nhà đất, thông tin môi giới nhà cửa, thủ tục hành mua bán, chuyển nhượng nhà - Thi công công trình nhà qui mô vừa nhỏ 1.2.2 Nhiệm vụ - Xây dựng thực kế hoạch ngắn hạn dài hạn Công ty, không ngừng nâng cao hiệu mở rộng sản xuất kinh doanh, đáp ứng nhu cầu thị trường, tự bù đắp chi phí, chịu trách nhiệm bảo toàn phát triển vốn giao, làm nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước sở khai thác hết lực sản xuất, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật - Thực phân phối theo kết lao động đảm bảo công xã hội Tổ chức tốt đời sống cho CBCN hoạt động xã hội Có kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghề nghiệp CBCNV - Mở rộng liên doanh liên kết với thành phần kinh tế nước - Bảo vệ hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, đảm bảo vệ sinh môi trường, tham gia việc giữ gìn an ninh trật tự xã hội, làm tròn nhiệm vụ quốc phòng, tuân thủ pháp luật, hạch toán báo cáo trung thực theo pháp lệnh kế toán thống kê nhà nước, bảo toàn không ngừng tăng trưởng vốn Công ty Cơ cấu tổ chức công ty Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức Công ty Kinh doanh Nhà Số Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức Với tổng số CBCNV toàn Công ty là: 601 người, Bộ máy tổ chức quản lý Công ty Kinh doanh nhà số bao gồm: * Ban giám đốc Công ty - Giám đốc Công ty người chịu trách nhiệm trước UBND Thành phố, trước Giám đốc Sở Nhà đất pháp luật điều hành hoạt động Công ty Giám đốc có quyền điều hành cao Công ty - Hai phó Giám đốc giúp Giám đốc điều hành Công ty theo phân công uỷ quyền Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc nhiệm vụ Giám đốc phân công uỷ quyền * Các phòng chức văn phòng Công ty: 1) Phòng TCHC - Quản lý tổ chức cán Công ty theo phân công phân cấp Sở Nhà đất - Tham mưu cho Giám đốc công tác tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, kỷ luật đào tạo, - Chịu trách nhiệm trước giám đốc việc thực chế độ sách người lao động 2) Phòng Tàì vụ Sơ đồ 2: Tổ chức Kế toán Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán toán Kế toán tổng hợp Kế toán đội xây dựng, ban quản lý dự án (Nguồn: Phòng Tài vụ) - Kế toán trưởng: Là người đạo toàn diện công tác thống kê thông tin kế toán hệ thống kinh tế Công ty, phân tích thông tin kế toán đề xuất biện pháp cho lãnh đạo, kinh doanh chịu trách nhiện trước Giám đốc mặt Tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên kế toán, phân công nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên - Kế toán tổng hợp: Là người phụ trách công việc kế toán, giải việc kế toán trưởng vắng Mọi báo cáo giấy tờ từ đội, công trình dự án phải qua kế toán tổng hợp xem xét đề lên kế toán trưởng ký duyệt Kế toán tổng hợp thực lĩnh vực: Kế toán tổng hợp, kế toán TSCĐ, kế toán giá thành, kế toán tiền lương BHXH, báo cáo toán - Thủ quỹ: có nhiệm vụ giữ tiền mặt, xuất nhập quỹ - Kế toán toán: đảm nhận việc toán với người mua, người bán nội công ty - Kế toán đội xây dựng ban quản lý dự án: có nhiệm vụ hạch toán chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải tổ chức hạch toán chi tiết nghiệp vụ đơn vị mình, có nghĩa vụ báo sổ lên phòng kế toán chịu giám sát kế toán Công ty kế toán Công ty kế toán trưởng Tổ chức công tác hạch toán kế toán Công ty theo chế độ hành - Xét duyệt khoản chi tiêu, quản lý phí theo chế độ - Lập kế hoạch báo cáo tình hình kết hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Thực đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế với Nhà nước 3) Phòng Quản lý nhà: - Tiếp nhận xét duyệt yêu cầu dân nguyện, dân Xí nghiệp chuyển lên Công ty - Tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ cho Xí nghiệp trực thuộc, hướng dẫn thực quy chế, văn pháp quy Nhà nước, UBND Thành phố, Sở Nhà đất ban hành liên quan đến hoạt động Công ty Chịu trách nhiệm công việc thuộc góc độ quản lý nhà 4) Phòng Kế hoạch kỹ thuật: - Lập kế hoạch sửa chữa ngắn hạn dài hạn nhà thuộc sở hữu Nhà nước trình Sở Nhà đất xét duyệt - Kết hợp với phòng Kinh tế tài phân bổ nguồn vốn Sửa chữa cải tạo hàng năm cho Xí nghiệp theo kế hoạch Giám đốc Sở duyệt - Kiểm tra thiết kế dự toán trước giao nhận thầu sửa chữa cải tạo, nghiệm thu toán công trình trước đưa vào quản lý sửa dụng theo phân cấp Công ty - Thực làm đầy đủ thủ tục pháp lý để cải tạo nâng cấp mở rộng diện tích nhà Công ty quản lý cho thuê nhà nguồn vốn khác - Xét duyệt yêu cầu xin phép xây dựng, sửa chữa cải tạo hộ dân thuê nhà quan thuê nhà để trình KTST Thành phố xét duyệt - Tham mưu cho Ban Giám đốc việc xây dựng sửa chữa cải tạo phát triển nhà địa bàn Công ty quản lý - Kiểm tra hướng dẫn thủ tục sửa chữa tu thực dự án Sở Thành phố giao 5) Phòng Tiếp nhận Bán nhà 61/NĐ-CP: - Lập kế hoạch hàng năm công tác bán nhà theo nghị định 61 /NĐ-CP tiếp nhận nhà tự quản xin chuyển giao - Phân bổ kế hoạch bán nhà, tiếp nhận nhà cho Xí nghiệp - Tham mưu cho Ban Giám đốc công việc thuộc phạm vi tiếp nhận Bán nhà thuộc sở hữu Nhà nước * Các xí nghiệp đơn vị trực thuộc Công ty Sơ đồ 3: Tổ chức máy xí nghiệp Giám đốc XN PGĐ kỹ thuật PGĐ hành Phòng Kế toán Đội mộc Đội điện, nước Phòng Vật tư Đội sắt thép Phòng kinh tế kỹ thuật Đội nề Đội… 1) Các XN Kinh doanh nhà Thanh Xuân, Kim Giang, Từ Liêm, Gia Lâm Đông Anh - Tổ chức quản lý tốt quỹ nhà Công ty giao khai thác có hiệu diện tích cho thuê, tổ chức tốt việc thu tiền cho thuê nhà - Lập kế hoạch bán nhà, tiếp nhận nhà kế hoạch dự toán kinh phí phục vụ công tác bán nhà theo nghị định 61/NĐ-CP - Thực việc bán nhà theo phân cấp Công ty địa bàn Xí nghiệp quản lý cho thuê - Tổ chức điều tra, khảo sát lên phương án, dự toán sửa chữa cải tạo, phát triển nhà theo cụm tuyến địa bàn quản lý giao - Tổ chức giám sát thi công công trình sửa chữa cải tạo nhà đảm bảo chất lượng quy trình, quy phạm kỹ thuật, biện pháp an toàn thi công tiến độ thi công theo kế hoạch giao - Tổ chức hạch toán kế toán cách đầy đủ, xác kịp thời hoạt động Xí nghiệp theo quy định Công ty Nhà nước 2) Ban Xây dựng Kinh doanh nhà: - Tổ chức thi công phương án thiết kế, dự toán sửa chữa tu nhà mà Công ty giao - Tổ chức thực dự án phát triển nhà Công ty giao 10 CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY KINH DOANH NHÀ SỐ Mục tiêu, phương hướng công ty thời gian tới 1.1 Mục tiêu Mục tiêu năm 2005: - Doanh thu: đạt 120 tỷ đồng, 124% so với năm 2004 - Lợi nhuận: đạt 3.600 triệu đồng, 133% so với năm 2004 - Thu nhập bình quân cán công nhân viên đạt 1.500.000 đồng/ người, 120% so với năm 2004 - Số lượng lao động 720 người 103% so với năm 2004 - Hiệu kinh doanh nâng cao lên 3%, 107% so với năm 2004 Mục tiêu đến năm 2006 - Doanh thu: đạt 135 tỷ đồng - Lợi nhuận: đạt 4.500 triệu đồng + Nhận thầu xây lắp 60% + Đầu tư kinh doanh sản xuất 30% - 35% + Dịch vụ thương mại kinh doanh xuất nhập đạt 5% - 10% 1.2 Phương hướng phát triển giai đoạn tới - Mở rộng thị trường sang tỉnh thành nước - Thực chế khoán nhằm tạo đòn bẩy kinh tế - Lựa chọn mô hình phát triển công ty theo tinh thần nghị TW3 khóa IX để đảm bảo công ty phát triển vững vàng tương lai - Tập trung vào việc hoàn thiện máy tổ chức quản lý tổ chức sản xuất theo định hướng quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, đề cao trách nhiệm quyền hạn cá nhân, quy định chế độ bổ nhiệm, khen thưởng, kỹ luật - Sắp xếp lại quy mô đơn vị xí nghiệp không hoàn thành kế hoạch năm liên tiếp - Đầu tư thiết bị thi công đổi công nghệ nhằm tăng lực sản xuất khả cạnh tranh đấu thầu xây lắp 30 - Xúc tiến mở rộng phát triển kinh doanh dịch vụ thương mại xuất nhập - Nâng cao chất lượng công trình, chất lượng sản phẩm - Phát huy nội lực, xây dựng quy chế huy động vốn cán công nhân viên, đơn vị để phát triển sản xuất kinh doanh - Tranh thủ giúp đỡ Sở Môi Trường Và Nhà Đất Hà Nội, ban, ngành, thành phố, đồng thời tích cực xây dựng mối quan hệ với đơn vị ngành để tiếp cận dự án, thị trường - Thực tiết kiệm quản lý, sản xuất để hạ giá thành sản phẩm công trình - Làm tốt công tác chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán công nhân viên công ty Một số giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy quản trị công ty 2.1 Sắp xếp phân công lại nhiệm vụ số phòng ban 2.1.1 Cơ sở đề biện pháp Theo thời gian vật thay đổi Xét riêng công ty chủ trương, sách Đảng nhà nước thay đổi, tình hình sản xuất kinh doanh thay đổi tất yếu máy quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh thay đổi cho phù hợp Bộ máy hoạt động có hiệu thể việc tổ chức phòng ban, phân bố công việc cho mỗ cá nhân phòng ban phải hợp lý, tránh chồng chéo, trùng lặp làm cản trở hoạt động sản xuất kinh doanh, có khoa học để cho phòng ban hoàn thành tốt nhiệm vụ đồng nghĩa với việc giảm chi phí quản trị Hiện nay, việc phân công phòng ban công ty nhiều điểm chưa hợp lý, chưa có hiệu số khâu quản trị, tình trạng chồng chéo quản trị số phòng ban Để hạn chế điều này, cần có phân công lại chức nhiệm vụ cho phòng Hoàn thiện máy quản trị phải đảm bảo phù hợp chức năng, lĩnh vực quản trị phận quản trị cho tất chức lĩnh vực quản trị có phòng ban, nhân viên phụ trách chức năng, lĩnh vực quản trị có phòng ban phụ trách 2.1.2 Phương thức tiến hành Trên sở biện pháp đề sau: Ghép phòng Tổ chức hành với tổ bảo vệ Công việc Phòng tổ chức hành chủ yếu nhận công văn đến tổ 31 chức họp, đánh máy văn tài liệu, trực điện thoại, đóng dấu, tiếp khách vào công ty Với nhiệm vụ việc tồn cách độc lập phòng không cần thiết mà ghép phòng với phận khác để tạo thành phòng chức máy quản trị, góp phần vào việc tinh giản số lượng phòng ban, chức máy quản trị công ty Tổ bảo vệ công ty phận máy quản trị Hiện nay, nhân tổ bảo vệ người với tổ trưởng nhân viên bảo vệ Nhiệm vụ tổ bảo vệ bảo vệ tài sản công ty, giữ gìn an ninh trật tự công ty, thường trực đón tiếp khách, tiếp nhận văn Với nhiệm vụ trên, việc tồn độc lập tổ bảo vệ với danh nghĩa phận máy quản trị công ty không cần thiết Nó làm tăng mối quan hệ phận máy quản trị công ty Qua trình khảo sát tình hàng hóaình thực tế công ty, em nhận thấy: xét tính chất công việc, phòng hành quản trị tổ bảo vệ có điểm tương đồng cụ thể hai phận có nhiệm vụ tiếp khách, tiếp nhận văn bản, tiếp nhận thư báo, sửa chữa biết bị hỏng công ty Hơn nữa, việc bố trí Phòng hành quản trị tầng nơi bao quát tất khách vào quản lý an ninh trật tự công ty việc vận chuyển công văn tương đối dễ dàng Do đó, theo ý kiến nhân em việc ghép hai phận: Phòng tổ chức hành quản trị với tổ bảo vệ vào làm phận lấy tên Phòng Hành bảo vệ có tính khả thi cao Biểu 9: Nhân phân công nhiệm vụ Phòng Hành bảo vệ STT Chức Số Chuyên người môn Trưởng phòng Kinh tế Phó phòng Kinh tế Nhân viên đánh máy Kỹ thuật Nhân viên trực điện thoại Nhân viên bảo vệ Kỹ thuật Nhân viên sửa chữa thiết bị Kỹ thuật Tổng 10 Trình độ ĐH CĐ 1 Tuổi đời TC 30 - 35 1 1 1 4 10 (Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính) Tác dụng biện pháp: - Góp phần làm giảm bớt số lượng phòng ban chức công ty đó, làm giảm số lượng lao động gián tiếp công ty - Giúp cho mệnh lệnh cấp đưa xuống tập trung Nếu 32 trước mệnh lệnh gửi tới hai phòng Phòng Hành Quản trị tổ bảo vệ gửi tới Phòng hành bảo vệ - Góp phần vào việc tiết kiệm nhiều chi phí chi phí quản lý, chi phí trang thiết bị văn phòng - Góp phần nâng cao hiệu hoạt động máy quản trị, tạo điều kiện thuận lợi cho cán lãnh đạo công tác quản trị phòng chức công ty Tuy nhiên, có số vấn đề phát sinh trình thực giải pháp là: cán nhân viên dư thừa chuyển làm công việc khác xuống xưởng nghỉ hưu sớm Bởi vì, phòng có số cán có thâm niên làm việc lâu sức khoẻ có hạn cán phải có kế hoạch cho nghỉ hưu sớm so với dự tính 2.2 Hoàn thiện chế độ phân quyền, uỷ quyền quy định lại chức năng, nhiệm vụ Giám đốc Phó Giám đốc 2.2.1 Cơ sở lý luận Giám đốc phó giám đốc thuộc đội ngũ nhà quản trị cấp cao công ty, có vai trò quan trọng việc xác định phương hướng, lc, kế hoạch, tồn phát triển doanh nghiệp Do vậy, việc xác định hợp lý đội ngũ quản trị cấp cao cần thiết đảm bảo đội ngũ hoạt động có hiệu Xác định hợp lý đội ngũ quản trị cấp cao xuất phát từ nguyên tắc: - Từ quan điểm giao quyền: có phân chia quyền lực phòng ban phòng phải phân chia nhiệm vụ, gắn trách nhiệm với quyền hạn rõ ràng với cá nhân - Từ quan điểm chế độ thủ trưởng trách nhiệm cá nhân: giám đốc người phụ trách mặt phòng phải phân chia nhiệm vụ, gắn trách nhiệm với quyền hạn rõ ràng với cá nhân - Từ quan điểm chế độ thủ trưởng trách nhiệm cá nhân: giám đốc người phụ trách mặt công ty phó giámd dốc quản lý số lĩnh vực giám đốc giao - Từ quan điểm đảm bảo công việc doanh nghiệp có người phụ trách người có việc làm Tránh tình trạng bỏ sót công việc công việc trùng lặp 33 Do cần phân định lại chức năng, nhiệm vụ đội ngũ quản trị cấp cao Ngoài ra, thực phân quyền, uỷ quyền nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho giám đốc khai thác lực chuyên môn phó giám đốc 2.2.2 Cơ sở thực tiễn Thực tế công ty việc phân công nhiệm vụ ban giám đốc có điểm chưa hợp lý Giám đốc công tu phụ trách nhiều mảng công việc, phó giám đốc công ty đóng vai trò người trợ lý, giúp việc cho giám đốc theo công việc cụ thể giám đốc định Theo em, việc phân công nhiệm vụ không đạt hiệu cao công tác quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh Bởi lẽ, việc trực tiếp phụ trách nhiều mảng công việc đòi hỏi giám đốc công ty phải tập trung sức lực cách cao độ quản lý hết khối lượng công việc đó, điều dẫn đến quan liêu, giảm hiệu công tác quản trị Thêm vào đó, việc trực tiếp phụ trách nhiều mảng công việc khiến cho giám đốc công ty phải tập trung sức lực, tâm trí vào công tác điều dẫn đến tình trạng bỏ sót, không quản lý triệt để hoạt động sản xuất kinh doanh công ty 2.2.3 Phương thức tiến hành Để tránh tình trạng bỏ sót, không quản lý hết hoạt động sản xuất kinh doanh công ty, em xin mạnh dạn trình bày số biện pháp phân định lại nhiệm vụ công tác ban giám đốc công ty sau: - Giám đốc công ty người quản lý điều hành toàn hoạt động công ty Trực tiếp lãnh đạo công tác đối ngoại Phụ trách điều hành phòng Tài kế toán, phòng kế hoạch kinh doanh - Phó giám đốc tổ chức kinh doanh: trực tiếp đạo phòng ban giám sát giám đốc công ty gồm: phòng tổ chức lao động tiền lương, phòng tổ chức bảo vệ, trực tiếp đạo hoạt động xưởng nội thất công trình công ty - Phó giám đốc kỹ thuật: trực tiếp đạo phòng ban giám sát giám đốc công ty gồm: phòng quản lý xây lắp, phòng kỹ thuật Tác dụng biện pháp trên: - Giúp cho giám đốc công ty giảm bớt khối lượng công việc đáng kể đồng thời tạo hội cho phó giám đốc thể lực - Tránh chồng chéo, giảm hiệu lực quản trị có quản trị kiểu phòng ban giám đốc phó giám đốc phụ trách Giúp cho hoạt động 34 quản trị ban giám đốc nói riêng máy quản trị công ty đạt hiệu cao - Giảm bớt tình trạng bỏ sót, không quản lý triệt để hoạt động sản xuất kinh doanh công ty - Tránh khả dẫn tới quan liêu, chuyên quyền công tác quản trị công ty - Giám đốc công ty tạo niềm tin cho cán cấp từ với công việc, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đạt hiệu cao Sơ đồ 4: đề xuất cấu máy tổ chức Công ty 2.3 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán quản trị công nhân công ty 2.3.1 Cơ sở đề giải pháp Cán quản trị đóng vai trò quan trọng việc điều hành hoạt động 35 diễn công ty Để định đưa thực đạt hiệu cao đòi hỏi cán quản trị phải có lực, trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kỹ khác phục vụ cho công tác quản trị Hiện nay, công ty có cán có trình độ đại học chiếm tỷ lệ 2,5% tổng số 200 nhân viên Trình độ đại học chiếm 29,5% lại có trình độ Cao đẳng, Trung cấp, Sơ cấp PTTH Hầu hết cán chức danh công ty có thời gian công tác dài 20 năm Chính vậy, để mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đưa công ty bước phát triển vững năm tới cần phải tổ chức lớp bồi dưỡng cho cán quản trị công nhana toàn công ty 2.3.2 Nội dung giải pháp Để thực công tác đào tạo nâng cao trình độ kiến thức cho đội ngũ cán quản trị công ty theo em công ty nên có kế hoạch tổ chức đào tạo sau: - Có kế hoạch nâng cao trình độ cho cán quản trị chức danh có sau đại học phải đạt tới năm 2008 Những cán chức danh chưa có trình độ đại học phải yêu cầu học thêm để đạt - Hàng quý có lịch, cử cán quản trị học lớp nâng cao nghiệp vụ, tổ chức công ty Điều này, giúp cho cán quản trị công ty đúc kết thêm kiến thức, kinh nghiệm công tác từ hoàn thành tốt công việc mà phụ trách Các hình thức đào tạo thực làm việc hành cán quản trị Với ngân quỹ trích từ quỹ phúc lợi công ty Ngoài ra, việc tổ chức đào tạo tin học co cán quản trị công ty việc cần làm Công ty nên mở lớp học vi tính công ty để nâng cao trình độ cho đội ngũ cán quản trị Bởi lẽ, tương lai việc sử dụng thành thạo máy vi tính yêu cầu bắt buộc cán quản trị Ngoại ngữ phương tiện cần thiết để giao tiếp nghiên cứu tài liệu Trước tình hình nay, việc mở rộng quan hệ hợp tác đất nước với kế hoạch tổng công ty mở rộng quan hệ hợp tác với nước Cho nên, cán quản trị có ngoại ngữ tiêu chuẩn cần, đặc biệt cán phụ trách mặt đối ngoại Do đó, công ty nên có sách khuyến khích cán học thêm ngoại ngữ cấp kinh phí cho cán có chứng Tác dụng biện pháp: 36 - Góp phần nâng cao trình độ kiến thức trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán quản trị công ty, qua góp phần nâng cao hiệu máy quản trị - Tạo hội cho cán quản trị công ty bồi dưỡng, nâng cao trình độ kiến thức trình độ nghiệp vụ cá nhân - Nâng cao chất lượng đội ngũ cán quản trị công ty, tạo điều kiện đội ngũ cán hình thành tốt công việc giao với hiệu cao - Nâng cao trình độ cán công nhân viên chức máy quản trị giúp hoạt động phối tham mưu định xác, kịp thời mang tính hiệu - Tạo động lực tinh thần, hưng phấn cho người lao động công việc, nhờ họ bố trí công việc phù hợp với ngành nghề đào tạo, với sở thích, từ làm tăng gắn bó người lao động với công ty, tăng suất lao động, hiệu kinh doanh 2.4 Tăng cường máy móc, thiết bị cho phòng ban chức công ty 2.4.1 Cơ sở lý luận: Công cụ lao động yếu tố quan trọng thiếu trình lao động Đặc biệt lao động quản trị trang thiết bị yếu tố vô canà thiết để thực nhiệm vụ phương tiện, dụng cụ quản lý kịp thời đảm bảo tiến độ kế hoạch đề Thực tế Công ty Kinh doanh Nhà Số 3, số máy móc thiết bị phục vụ văn phòng công ty chưa đầy đủ, có số máy sử dụng lâu, thiếu không đồng Do nhiều thông tin truyền không kịp thời, nhiều thời gian làm việc Do để nâng cao hiệu công tác quản trị, công ty cần phải trang bị thêm nhiều máy móc đại hơn, đầy đủ để đáp ứng nhu cầu cán công nhân viên 2.4.2 Phương thức tiến hành Trang bị thêm cho phòng máy vi tính là: - Phòng Hành - Bảo vệ - Trang thiết bị máy tính cá nhân có nối mạng cho phòng kế hoạch kinh doanh để phòng thu thập thông tin cập nhật - Phòng Tài vụ - Vì phòng có máy không đủ để thực nhiệm vụ theo yêu cầu Hơn máy sử dụng lâu, cần phải thay máy 37 đại để thực công việc dễ dàng, xác rút ngắn thời gian làm việc - Trang thiết bị máy in cho phòng để in loại văn phòng Hiện có phòng hành có máy in máy photo đó, công việc dồn xuống phòng hành chính, nhiều nhiều thời gian chờ đợi để có in - Trang bị máy fax cho phòng kế hoạch kinh doanh để liên lạc với khách Tác dụng biện pháp: làm tăng khả mở rộng thị trường, mặt khác quảng cáo công ty không nước mà giới - Nâng cao hệ thống thông tin liên lạc nội công ty giúp cho công việc thực nhanh hiệu Hơn thể quan tâm lãnh đạo cấp cán công nhân viên toàn công ty, động lực lớn khuyến khích cán công nhân viên toàn công ty hăng hái làm việc hơn, đoàn kết hơn, tạo môi trường văn hóa tốt công ty, người coi gia đình 2.5 Xây dựng văn cụ thể quy định tiêu chuẩn cán quản trị cấp Hiện nay, công ty kinh doanh nhà số chưa có văn cụ thể quy định tiêu chuẩn cán quản trị cấp công ty Hều hết cán đề cập số năm công tác lâu kinh nghiệm công tác không tạo điều kiện cho cán trẻ phát huy lực Điều sai lầm thường gặp doanh nghiệp Việt Nam Nếu so với ác doanh nghiệp liên doanh doanh nghiệp có vốn đầu tư nước công tác quản lý chất lượng nhờ tiết kiệm sức người thời gian lựa chọn nhân viên sọ ý nhiều tới lực trình độ phải nhiều có khả làm việc thực sự, đáp ứng yêu cầu họ sẵn sàng giao thức quyền cho Họ quan tâm nhiều tới kết làm việc Do vậy, việc xây dựng văn quy định tiêu chuẩn cán quản trị cấp để đề bạt cách cần thiết cho công ty thời điểm Theo Nghị V ban chấp hành TW Đảng khóa VI việc tăng cường đổi công tác tổ chức cán lãnh đạo doanh nghiệp cần có yêu cầu tiêu chuẩn sau đây: * Về lực chuyên môn - Tốt nghiệp đại học trở lên - Có trình độ hiểu biết tổng hợp kinh tế xã hội 38 - Biết rõ tiềm am hiểu công nhân sản xuất, môi trường kinh doanh - Biết tổ chức kinh doanh - Quản lý doanh nghiệp theo chế sản xuất kinh doanh pháp luật - Có khả giao tiếp, phối hợp liên kết mặt hoạt động kinh doanh doanh nghiệp - Đã đào tạo, bồi dưỡng có hệ thống lĩnh vực quản lý kinh tế, khoa học ky lý luận trị xã hội, biết sử dụng ngoại ngữ điều hành quản lý - Các kinh nghiệm quản lý sản xuất kinh doanh khâu chủ yếu doanh nghiệp - Có sức khoẻ đảm nhận nhiệm vụ lãnh đạo quản lý doanh nghiệp * Về phẩm chất: - Trung thành với đường lối xây dựng XHCN quan tâm tới công đổi - Trung thực - lợi ích tập thể, dấu hiệu tham ô lãng phí tư lợi cá nhân - Quan tâm tới đời sống nhiều lao động, thực công doanh nghiệp * Về phong cách: - Trong đạo phải đoán giám sát chịu trách nhiệm - Quản lý điều hành động sáng tạo động viên người phát huy thực đổi - Có phương pháp làm việc khoa học, tổ chức thu thập thông tin nhiều chiều xử lý thông tin xác - Thực giao việc cá nhân nhắc, kiểm tra kết có thưởng phạt Qua trình học tập với việc tham khảo nghiên cứu số tài liệu có liên quan em xin mạnh dạn đưa dự kiến việc xây dựng văn pháp quy định cụ thể tiêu chuẩn cán quản lý cấp cho công ty: a Tiêu chuẩn giám đốc doanh nghiệp gồm tiêu chuẩn sau: * Về trình độ lực chuyên môn: biểu mặt đào tạo chuyên môn kiến thức làm việc thực tế, phải có hiểu biết ngoại ngữ: giám đốc doanh nghiệp cần phải biết ngoại ngữ, giúp giám đốc đọc tài liệu nước 39 * Về lực tổ chức quản trị: - Biết tổ chức máy quản trị phù hợp với chế Biết sử dụng, phát cán có trình độ, lực Biết cân nhắc đề bạt cán quyền, thưởng phạt công bằng, nghiêm minh - Biết giải công việc có hiệu nhanh, nhạy bén - Có tư cách đạo đức tốt, hăng say, nhiệt tình công việc - Phải nắm vận dụng quan điểm, đường lối đổi Đảng Nhà nước thời kỳ - Tuân thủ nghiêm pháp luật Nhà nước qui định * Về sức khoẻ tuổi tác: - Có sức khoẻ tốt - Tuổi đời 30 - 40 tuổi b Tiêu chuẩn trưởng phòng Các trưởng phòng ban có kinh nghiệm chuyên môn lĩnh vực mà phụ trách, đòi hỏi cán trưởng phòng phải có lực vững vàng để có đủ khả đảm nhiệm khối lượng công việc giao Xuất phát từ nên cán trưởng phòng cần có tiêu chuẩn sau: - Tốt nghiệp đại học, có kinh nghiệm hiểu biết thực tế - Được đào tạo hệ thống kiến thức lý luận theo nghiệp vụ mà phụ trách - Hiểu khả nhân viên thuộc quyền phụ trách để từ phân công công việc cách có hiệu cho nhiệm vụ người phù hợp với khả năng, lực họ - Có khả tổ chức mối liên hệ công tác cộng đơn vị - Là người trung thực, động, sáng tạo, có tinh thần đoán dám làm, dám chịu - Có sức khỏe tốt, tuổi đời từ 25 đến 50 tuổi - Có khả giao tiếp tốt, biết sử dụng thành thạo máy tính biết ngoại ngữ tiếng anh c Tiêu chuẩn giám đốc phân xưởng Trong hệ thống sản xuất quản đốc phân xưởng có vai trò đặc biệt quan trọng Quản đốc phân xưởng có trách nhiệm giải vấn đề ky, tổ chức, kinh 40 tế vấn đề khác có liên quan tới đơn vị phụ trách Để tổ chức sản xuất có hiệu quả, quản đốc phân xưởng phải có hiểu biết kiến thức ky, hiểu biết công trình thực hiện, hiểu biết vận hành máy móc thiết bị hỏng hóc thường hay xảy để từ có biện pháp khắc phục giải kịp thời Tiêu chuẩn quản đốc phân xưởng - Có trình độ Trung cấp, Cao đẳng đại học chuyên ngành kỹ thuật - Có khả tổ chức bố trí phân công công việc phân xưởng phụ trách - Có kinh nghiệm lĩnh vực mà phụ trách - Có mối quan hệ tốt người quyền, biết dung hòa mối quan hệ - Có sức khoẻ tốt, tuổi đời từ 30 - 45 tuổi - Có tinh thần làm việc cao, người trung thực động, có tính đoán, chủ động lĩnh vực mà giao Tác dụng biện pháp - Góp phần khuyến khích cán bộ, công nhân viên chức công ty phấn đấu công tác học tập để đạt tiêu chuẩn cán quản lý phù hợp với người Tạo hội cho cán công nhân viên toàn công ty tham gia vào hoạt động quản trị có đủ điều kiện, tiêu chuẩn cán quản trị - Tạo hội cho cán quản trị trẻ tuổi, có được đảm nhận nhiệm vụ cán chức danh công ty lẽ hầu hết chức danh công ty đề bạt dựa vào số năm công tác kinh nghiệm làm việc họ - Góp phần vào việc đề bạt cán chức danh công ty cách khách quan công - Góp phần vào việc nâng cao hiệu hoạt động máy quản trị công ty đội ngũ cán quản trị có trình độ lực 41 KẾT LUẬN Khi môi trường kinh doanh biến đổi, để theo kịp biến đổi, doanh nghiệp phải tự tổ chức cấu máy quản trị để phù hợp với thay đổi Một máy quản trị gọn nhẹ, động, hoạt động phù hợp với đặc điểm doanh nghiệp yếu tố định thành công hay thất bại doanh nghiệp kinh tế thị trường Mặc dù, công ty Kinh Doanh nhà số có thay đổi máy quản trị đạt số thành công định tồn nhiều hạn chế cần giải Với chuyên đề thực tập tốt nghiệp "Một số giải pháp nhằm cấu tổ chức máy quản trị công ty Kinh Doanh Nhà Số 3" phân tích thực trạng tổ chức máy quản trị công ty đưa số giải pháp góp phần làm tăng khả cạnh tranh công ty thị trường cạnh tranh coi khốc liệt Mặc dù có nhiều cố gắng song trình độ thời gian có hạn nên viết tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp, bảo quý báu bạn đọc thầy giáo hướng dẫn: TS.Trần Việt Lâm, cô ThS.Ngô Thị Việt Nga Cuối em xin chân thành cảm ơn bảo, giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình thày TS.Trần Việt Lâm, cô ThS.Ngô Thị Việt Nga quan tâm giúp đỡ cô cán công ty Kinh Doanh Nhà số giúp đỡ em hoàn thành Chuyên đề thực tập 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Chiến lược kinh doanh phát triển doanh nghiệp, NXB Lao động Xã hội - 2002 Giáo trình quản trị kinh doanh tổng hợp, NXB Lao Động - Xã Hội 2004 Tổ chức điều hành doanh nghiệp nhỏ, NXB Khoa học Kỹ thuật - 1996 Tổ chức quản trị công ty, NXB Thống kê - 1995 Báo cáo kết hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Kinh Doanh Nhà Số Báo Doanh nghiệp Việt Nam 43 44 [...]... 39 .505 .31 7.959 90.678.421.5 03 Năm 2002 Năm 20 03 56.525.8 23. 639 56.115.928.196 3. 934 .792. 939 3. 920. 638 .728 32 . 933 .629.254 31 .066 .30 7.445 48.654.0 23. 3 53 19.010. 937 .979 4.0 03. 378.0 93 3.118.044.044 32 .549.506. 233 37 .888.870 .36 6 32 .549.506. 233 37 .888.870 .36 6 93. 075 .32 9.872 94.004.798.562 Năm 2004 58.549.959 .31 7 4.005.8 13. 391 31 .540.685.479 19.780.456.742 3. 026. 532 .976 37 .217.407.999 37 .217.407.999 94.670.896.557 (Nguồn:... 6.251 .32 1.686 486.861. 033 1.109.8 93. 916 12 .33 0.105 2.677. 735 .686 50 612.600.586 3. 760. 733 .090 23. 597. 533 150.1 93. 741 157.426.019 3. 902 .36 8 433 .098.265 138 .812. 733 12. 136 .098 3. 0 63. 8 43. 095 0 37 1.870.841 3. 8 63. 787.920 11.1 83. 084 149.192.706 1 63. 908 .36 9 5.572.4 83 4 23. 977 .36 6 17.172.227 11.945. 032 3. 504.657.826 ( Nguồn: Phòng Tài Vụ) Đóng góp vào kết quả trên, XN Kinh doanh nhà Thanh Xuân có mức doanh. .. triển không ngừng của Công ty Kinh doanh Nhà số 3 Với tinh thần, trách nhiệm cao, ra quyết định sáng suốt, đúng đắn, công bằng, thưởng phạt nghiêm, thực hiện tốt những quy định của Nhà nước và của Tổng công ty 3 Phân cấp, phân quyền, ủy quyền trong bộ máy quản trị 3. 1 Phân cấp trong bộ máy quản trị Hiện nay, việc phân cấp trong bộ máy quản trị của công ty Kinh doanh Nhà Số 3 được tổ chức, phân chia rất... tạo thành một phòng chức năng mới trong bộ máy quản trị, góp phần vào việc tinh giản số lượng các phòng ban, chức năng trong bộ máy quản trị của công ty Tổ bảo vệ của công ty cũng là một bộ phận trong bộ máy quản trị Hiện nay, nhân sự của tổ bảo vệ là 4 người với 1 tổ trưởng và 3 nhân viên bảo vệ Nhiệm vụ chính của tổ bảo vệ là bảo vệ tài sản của công ty, giữ gìn an ninh trật tự của công ty, thường... quản trị của công ty - Giám đốc công ty sẽ tạo được niềm tin cho cán bộ cấp dưới từ đó sẽ hết mình với công việc, thúc đẩy mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao hơn Sơ đồ 4: đề xuất cơ cấu bộ máy tổ chức mới của Công ty 2 .3 Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản trị và của công nhân trong công ty 2 .3. 1 Cơ sở đề ra giải pháp Cán bộ quản trị đóng... 2 .38 5.675 .38 5 149.5 63. 685 217.294.825 1 8 43. 958 .30 6 59.680.107 161.2 63. 698 1.776.666.667 92.218.487 2 83. 204.819 2 .37 4.880.57 831 .127 .36 2 1. 731 .718.1 93 6 2.242.856.714 132 .0 23. 862 151.865 .32 0 139 .020.5 13 12.844.807 225.787.999 784.297.706 46. 838 .709 82.612 .31 8 72.0 93. 2 83 20 .37 1.428 132 .9 43. 619 1. 633 .025. 033 78.4 93. 412 139 .39 0.281 131 . 937 .007 10.927 .38 2 139 .36 8.421 (Nguồn: Phòng Tài vụ) Tuy đây là kết quả kinh. .. số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty 2.1 Sắp xếp và phân công lại nhiệm vụ của một số phòng ban 2.1.1 Cơ sở đề ra biện pháp Theo thời gian mọi sự vật đều thay đổi Xét riêng một công ty khi chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước thay đổi, tình hình sản xuất kinh doanh thay đổi thì tất yếu bộ máy quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh ấy cũng thay đổi cho phù hợp Bộ máy. .. tại Công ty Kinh Doanh Nhà Số 3, em thấy hoạt động ủy quyền trong bộ máy quản trị nhìn chung là còn hạn chế, chủ yếu chỉ diễn ra dưới hình thức Giám đốc ủy quyền cho các bộ phận chức năng trong công tác ký kết với các đối tác mà công ty nhận thi công 4 Đánh giá thực trạng tình hình tổ chức bộ máy quản trị của Công ty Kinh Doanh Nhà số 3 4.1 Những thành quả Qua nhiều lần đổi tên và sáp nhập công ty gặp... đầu trong bộ máy quản trị của công ty Việc tổ chức các bộ phận trong bộ máy quản trị đều do công ty quyết định Giám đốc công ty lãnh đạo bộ máy quản trị theo phương pháp phân quyền có chọn lọc hầu hết các quyết định sản xuất kinh doanh quan trọng đều phải thông qua giám đốc công ty Các bộ phận phòng ban chức năng trong công ty chỉ quyết định những công việc có tầm quan trọng thấp tuỳ theo từng chức năng,... nguyên nhân cơ bản sau: - Do ảnh hưởng bởi hình thức làm việc theo cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị được áp dụng trong cơ chế bao cấp khiến cho việc đưa vào vận hành một cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị mới chưa triệt để - Do ý chí chủ quan của cán bộ lãnh đạo cấp cao trong việc xây dựng cơ cấu bộ máy quản trị Nguyên nhân chủ yếu là do trong công ty còn không ít cán bộ vẫn mang nặng tư tưởng của cơ chế cũ,