Khóa luận tốt nghiệp một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty CP không gian hòa bình

Sơ đồ 3.3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty

M ột số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái ni ệm về quản lý

- Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng quản lý là hành chính là cai trị, có quan niệm lại cho rằng: q uản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ huy Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất như sau:

• Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến đổi đối tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương pháp tác động khác nhau

• Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định

- Mục đích của quản lý doanh nghiệp: một mặt nhằm đạt được năng suất cao nhất trong sản xuất kinh doanh, mặt khác không ngừng cải thiện điều kiện tổ chức lao động

- Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý (hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý)

- Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý và mối quan hệ ngược có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra

1.1.2 Khái ni ệm về bộ máy quản lý

Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả

SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 4 LỚP 08DQD1 hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh

Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:

• Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý

• Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

• Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy

Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định

1.1.3 Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý

- Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng quản lý thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau

- Lao động quản lý là những cán bộ quản lý đang làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ điều hành sản xuất, trao đổi, mua bán một số loại sản phẩm hay dịch vụ nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, đồng thời tạo công ăn việc làm và thu nhập cho cả tập thể đơn vị mình

- Tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý được hiểu là lao động quản lý Bộ máy quản lý hoạt động tốt hay xấu phụ thuộc vào lao động quản lý có thực hiện tốt các chức năng quản lý hay không

1.1.3.2 Phân lo ại lao động quản lý

Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau:

•Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các vị phó giám đốc, kế toán trưởng Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc,

SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 5 LỚP 08DQD1 chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp

•Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng và phó quản đốc phân xưởng (còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp), trưởng, phó phòng ban chức năng Đội ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình

•Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, bao gồm những người thực hiện những công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại

Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp Trong đó cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản lý và đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởng của một giàn nhạc giao hưởng

1.1.3.3 Ch ức năng của lao động quản lý

T ổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

1.2.1 Khái ni ệm và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý

- Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất

- Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra

- Theo mối quan hệ: Tổ chức là bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức

1.2.1.2 T ổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất

Chủ thể quản lý Đối tượng quản lý

Các mục tiêu Mối quan hệ ngược

SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 8 LỚP 08DQD1

1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là gồm những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao nhận những nhiệm vụ nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện chức năng quản lý hệ thống Cơ cấu quản lý được hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý

1.2.2 Yêu c ầu đối với tổ chức bộ máy quản lý

Tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu sau:

•Thứ nhất, phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện đầy đủ, toàn diện các chức năng quản lý của đơn vị

•Thứ hai, phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở bảo đảm và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong đơn vị

•Thứ ba, phải phù hợp với khối lượng công việc, thích ứng với đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của đơn vị

•Thứ tư, phải đảm bảo chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực.

Các mô hình và nguyên t ắc tổ chức bộ máy quản lý

1.3.1 Các mô hình c ơ cấu tổ chức bộ máy quản lý

1.3.1.1 Mô hình c ơ cấu theo trực tuyến Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới

Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó mà thôi

(Nguồn: Kỹ năng quản lý doanh nghiệp_ Ths Nguyễn Thơ Sinh - Nhà xuất bản thống kê- Hà Nội 2002

Cơ cấu tổ chức trực tuyến thể hiện chế độ tập quyền, tập trung quy trách nhiệm rõ ràng, cho phép giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ Duy trì tính kỷ luật và kiểm tra Người lãnh đạo chịu trách nhiệm hoàn toàn về các kết quả hoạt động của cấp dưới quyền

Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp

1.3.1.2 Mô hình c ơ cấu theo chức năng

Hệ thống cơ cấu chức năng hay còn gọi là hệ thống cơ cấu nhiều tuyến, được Taylor xây dựng trong phạm vi phân xưởng Trong phân xưởng người lao động nhận nhiệm vụ không phải từ cấp trên (đốc công) mà nhiều cấp khác nhau, trong đó mỗi cấp trên có một chức năng quản lý nhất định Với tư cách thiết lập mối quan hệ giao nhận nhiệm vụ như thế, hệ thống cơ cấu chức năng đã bỏ qua tính thống nhất của giao nhận nhiệm vụ Có thể mô tả cơ cấu này qua sơ đồ sau:

Nhân viên quản lý 1 Nhân viên quản lý 2

Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý

Sơ đồ 1.3.1.1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến

Sơ đồ 1.3.1.2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng

(Nguồn: : Kỹ năng quản lý doanh nghiệp_ Ths Nguyễn Thơ Sinh - Nhà xuất bản thống kê- Hà Nội 2002

Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng Như vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho người cấp dưới

Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác l ãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo

Nhược điểm: Đào sâu sự phân chia giữa các đơn vị chức năng Đối tượng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng Mỗi đơn vị chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu chức năng của mình mà quên đi mục tiêu chung của tổ chức Chính vì chỉ tập trung vào các mục tiêu của đơn vị mình, các đơn vị chức năng dễ mâu thuẫn với nhau trong phối hợp công việc Sau cùng là mặt đào tạo các quản trị viên tương lai, mô hình này không tạo điều kiện thuận lợi để họ có cái nhìn tổng hợp về toàn bộ tổ chức

1.3.1.3 Mô hình c ơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt độngcủa các cán bộ trực tuyến Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải

Bộ phận chức năng A Bộ phận chức năng B Bộ phận chức năng C

B ộ phận SX 1 B ộ phận SX 2 B ộ phận SX B ộ phận SX

SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 11 LỚP 08DQD1 thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

Sơ đồ 1.3.1.3: Cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng

(Nguồn: Quản trị học_ PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp - Nhà xuất bản thống kê-

 Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức năng Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chứ c năng, đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức Đây là kiểu cơ cấu tổ chức được xem là có nhiều ưu điểm nhất so với các kiểu cơ cấu tổ chức đã nêu trên, vì nó đã t ận dụng các ưu điểm, đồng thời khắc phục nhiều nhược điểm các cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng và phù hợp hơn với những doanh nghiệp có qui mô lớn Chính vì vậy mà hiện nay hầu hết các doanh nghiệp thường tổ chức và vận hành theo kiểu này, chỉ có sự khác nhau ở việc phân chia các tuyến sản xuất – kinh doanh theo tiêu thức nào, hoặc chia theo lãnh thổ, hoặc

) theo khách hàng, hoặc theo sản phẩm

 Nhượcđiểm: thường có sự mâu thuẫn giữa các lãnh đ ạo chức năng và lãnh đạo các tuyến sản xuất – kinh doanh do nhiều nguyên nhân khác nhau Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng

1.3.1.4 Mô hình c ơ cấu trực tuyến - tham mưu

Người lãnh đ ạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đ ạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc Kiểu cơ cấu này cho phép

B ộ phận lãnh đạo tổ chức

B ộ phận tuy ến 1 Bộ phận tuyến 2

SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 12 LỚP 08DQD1 người lãnh đ ạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi h ỏi người lãnh đ ạo phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các lĩnh v ực Mô hình này có ưu và nhược điểm tương tự như mô hình tr ực tuyến – chức năng, có thể áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ

Sơ đồ 1.3.1.4.: Cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu

1.3.1.5 Mô hình c ơ cấu ma trận

Trong mô hình ma trận, các nhà quản trị sắp xếp nguồn lực theo hai chiều đồng thời: theo chức năng và theo sản phẩm Ưu điểm của mô hình này là các học viên khi được gom nhóm theo chức năng sẽ dễ dàng học hỏi chia sẻ kiến thức với nhau hơn, và gom nhóm theo sản phẩm giúp cho nhân viên dễ định hướng theo mục tiêu chung của sản phẩm Với cách bố trí này, mô hình ma trận cho phép nhà quản trị quản trị quản lý tổ chức của mình một cách linh hoạt Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của mô hình này là chính là một nhân viên phải báo cáo đến 2 người quản lý: người quản lí theo phòng chức năng và quản lý theo sản phẩm

Tham mưu 1 Tham mưu 2 Tham mưu 3

Người quản lý tuyến 2 Người quản lý tuyến 1

Tham mưu 1 Tham mưu 1 Tham mưu 2

Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý

Việc này gây nhiều khó khăn cho cả nhân viên và cả người quản lý Sự xung đột sẽ có nguy cơ xảy ra trong phân công công việc, đánh giá kết quả làm việc

S ơ đồ 1.3.1.5: Sơ đồ cơ cấu theo ma trận

1.3.1.6 Mô hình c ơ cấu theo dự án ( hay theo sản phẩm )

Mô hình tổ chức theo dự án sẽ khắc phục nhược điểm lớn nhất của mô hình tổ chức ma trận bằng cách các nhân viên sẽ gán dài hạn vào một dự án hay một sản phẩm Khi đó, nhân viên chỉ báo cáo trực tiếp cho trưởng dự án hay trưởng nhóm sản phẩm Người trưởng phòng ban chức năng lúc đó chỉ đóng vai trò tư vấn, hỗ trợ cho các nhân viên, tổ chức chia sẻ kiến thức chuyên môn cho các nhân viên chứ không trực tiếp phân công công việc cho các nhân viên này

Các nhân viên có 2 cấp trên trực tiếp

Các đơn vị dự án sản phẩm

Sơ đồ 1.3.1.6: Sơ đồ cơ cấu theo dự án

1.3.2 Nh ững phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp

Vai trò và các nhân t ố ảnh hưởng tới việc tổ chức bộ máy quản lý doanh

tiết để thiết kế nhỏ, kế thừa có phân tích những kinh nghiệm quý báu của quá khứ

 Nhược điểm: là dễ dẫn đến sao chép máy móc, thiếu phân tích những điều kiện cụ thể

1.3.2.4 Phương pháp phân tích thống kê

Theo phương pháp này, việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý hiện tại được bắt đầu bằng cách nghiên cứu kỹ lưỡng cơ cấu tổ chức hiện tại, tiến hành đánh giá những hoạt động của nó theo những tiêu thức nhất định, phân tích các chức năng, các quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận để đánh giá những mặt hợp lý của cơ cấu hiện hành và trên cơ sở đó dự kiến cơ cấu mới sau đó bổ sung, thay thế, thay đổi cán bộ, xây dựng điều lệ, nội quy, quy chế hoạt động cho từng bộ phận cũng như đối với cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, các nhân viên thừa hành chủ chốt

 Ưu điểm: Phương pháp này phân tích được những điều kiện thực tế của cơ quan, đánh giá được các mặt hợp lý và chưa hợp lý để hoàn thiện cơ cấu mới hiệu quả hơn

 Nhược điểm: Phương pháp này tốn nhiều thời gian và chi phí lớn để thiết kế cơ cấu tổ chức mới

1.4 Vai trò và các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp

1.4.1 Vai trò c ủa bộ máy quản lý

- Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện Đó chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp và hình thành nên bộ máy quản lý doanh nghiệp Để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp trong điều hành tổ chức kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý, thực hiện nhiệm vụ bố trí, sắp xếp nhân viên quản lý cho phù hợp vào từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu, nhằm khai thác khả năng chuyên trí sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra như năng suất, chất lượng hạ giá thành,tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp… Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm

SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 17 LỚP 08DQD1 vụ quản lý, ngược lại không có quá trình tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản lý

- Từ những lập luận trên cho ta thấy rõ vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức bộ máy, nó quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của tổ chức Cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, linh hoạt, phù hợp với yêu cầu của tổ chức sẽ giúp cho việc thực hiện các nhiệm vụ một cách nhanh chóng và đạt hiệu quả cao

1.4.2 Các nhân t ố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.4.2.1 Quy mô và m ức độ phức tạp của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có quy mô càng lớn, càng phức tạp thì hoạt động của của doanh nghiệp cũng phức tạp theo Do đó các nhà quản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu quản lý hợp lý sao cho đảm bảo quản lý được toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp đồng thời phải làm sao để bộ máy quản lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu Còn đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ thì bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ để dễ tay đổi phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.4.2.2 Phân công ch ức năng, n hiệm vụ và quyền hạn của từng phòng ban

- Việc phân chia chức năng nhiệm vụ của mỗi phòng ban xuất phát từ nhiệm vụ chung của doanh nghiệp Trên cơ sở đó sẽ chia thành nhiều bộ phận đảm nhận các chức năng khác nhau, sự liên kết các bộ phận đó sẽ xuất hiện sự phân công lao động và một trình tự hoạt động của doanh nghiệp

- Để đạt được điều đó bước đầu cần phân tích nhiệm vụ, rồi tổng hợp các nhiệm vụ cá biệt lại để hình thành các phòng ban, thông qua đó cũng hình thành mối quan hệ giữa chúng Mối quan hệ này tồn tại hai chiều: theo chiều dọc có mối quan hệ cấp quản lý ( mối quan hệ ra lệnh, nhận lệnh hay giao nhiệm vụ); theo chiều ngang thì đó là các mối quan hệ trao đổi thông tin hoặc đối tượng lao động trong quá trình làm việc, hoàn thành nhiệm vụ của mình

Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của doanh nghiệp đều có sự thay đổi về sự sắp xếp lao động nói chung và lao động quản lý nói riêng do đó dẫn

SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 18 LỚP 08DQD1 đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt động của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp

Việc sử dụng công nghệ của doanh nghiệp cũng ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý Nếu các doanh nghiệp trú trọng đến công nghệ thì thường có định mức quản lý tốt, bộ máy quản lý phải được tổ chức sao cho tăng cường khả năng của doanh nghiệp và cần thích ứng kịp thời với sự thay đổi công nghệ nhanh chóng Một hệ thống cơ cấu tổ chức phải phù hợp với hệ thống công nghệ và phải đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến công nghệ của doanh nghiệp

Tổ chức bộ máy quản lý hợp lý là điều kiện đủ cho các doanh nghiệp thành công trên thương trường Do vậy mức độ phức tạp của môi trường kinh doanh có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý Nếu môi trường luôn biến động và biến động nhanh chóng thì có được thành công đòi hỏi các doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy quản lý có mối quan hệ hữu cơ

1.4.2.6 Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ qu ản lý

Nhân tố này có ảnh hưởng mạnh đến tổ chức bộ máy quản lý Khi cơ sở kỹ thuật cho hoạt động quản lý đầy đủ, hiện đại, trình độ của cán bộ quản lý cao có thể đảm nhiệm nhiều công việc sẽ góp phần làm giảm lượng cán bộ quản lý trong bộ máy quản lý, nên bộ máy quản lý sẽ gọn nhẹ hơn nhưng vẫn đảm bảo được tính hiệu quả trong quản lý

1.4.2.7 Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên Đối với những người đã qua đào tạo, có trình độ tay nghề cao, có ý thức về làm việc thì họ sẽ hoàn thành công việc nhanh chóng hơn, khối lượng công việc lớn hơn do đó sẽ làm giảm số lao động quản lý dẫn đến việc tổ chức bộ máy quản lý dễ dàng và hiệu quả hơn Ngược lại, với những lao động không có ý thức làm việc, không tự giác sẽ dẫn đến số lượng lao động quản lý gia tăng và làm cho lãnh đạo trong tổ chức đông lên, việc tổ chức bộ máy quản lý khó khăn hơn

T ổ chức lao động trong bộ máy quản lý

1.5.1 Công tác tuy ển chọn, thuyên chuyển và đề bạt công nhân viên trong phòng ban

1.5.1.1 Công tác tuy ển chọn

- Con người vừa là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vừa vận hành tổ chức và quyết định sự thắng bại của tổ chức Do vậy, con người là nguồn lực quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào để nó hoạt đọng có hiệu quả Sự thành công của một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều phụ thuộc vào yếu tố hiệu suất của người lao động

- Lao động, đặc biệt là lao động quản lý là lực lượng quyết định phần lớn sự thành công của doanh nghiệp Việc tuyển chọn nhân viên bổ sung vào lực lượng quản lý là một việc làm hết sức quan trọng Việc tuyển chọn lao động quản lý không chỉ căn cứ vào năng lực, trình độ quản lý mà còn dựa trên tiêu chuẩn về phẩm chất chính trị Tuyển chọn đúng người, đúng việc bổ sung vào những chỗ còn trống và khuyết thiếu trong doanh nghiệp là một việc làm hết sức khó khăn Trước hết doanh nghiệp cần xác định những vị trí còn trống và khuyết thiếu trong các phòng ban chức năng trong bộ máy quản lý của doanh nghiệp để bổ sung lao động quản lý Nguồn này có thể xuất phát từ thị trường lao động, nội bộ doanh nghiệp, doanh nghiệp khác và các trường đại học Từ đó doanh nghiệp xây dựng nên các tiêu chuẩn cho đối tượng cần tuyển chọn của mình

1.5.1.2 Công tác thuyên chuy ển và đề bạt

- Thuyên chuyển người lao động nhằm kích thích khả năng giỏi nhiều nghề và linh hoạt Mục đích cốt yếu của việc thuyên chuyển là nâng cao hiệu quả trong công việc đạt tới mục tiêu và hoàn thiện tổ chức doanh nghiệp Tuy nhiêu một vấn đề đặt ra là phải làm thế nào để lao động quản lý sau khi thuyên chuyển vẫn hoàn thành nhiệm vụ của mình ở vị trí mới Do vậy, việc thuyên chuyển lao động quản lý phải rất thận trọng, nhất là trong việc chuyển những cán bộ cấp cao từ vị trí này sang vị trí khác Tiến hành thuyên chuyển lao động quản lý từ bộ phận phòng ban này sang bộ phận phòng ban khác đảm nhận vị trí nhiệm vụ mới nhằm bố trí đúng người đúng việc, phát huy tối đa khả năng của lao động quản lý

- Song song với việc thuyên chuyển lao động quản lý, doanh nghiệp tiến hành đề bạt những cán bộ công nhân viên thực sự có năng lực sang đảm nhận vị trí công tác mới cao hơn, kèm theo đó là trách nhiệm, uy tín lớn hơn và kỹ xảo cao hơn, được trả lương cao hơn và thời gian lao động hoặc điều kiện làm việc tốt hơn

1.5.2 Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

- Phát triển và đào tạo nguồn nhân lực là một loại hoạt động học tập có tổ chức, được điều khiển trong thời gian nhất định nhằm đem đến sự thay đổi nhân cách Theo nghĩa này, có ba loại hoạt động khác nhau: đào tạo, giáo dục và phát triển liên quan đến công việc, cá nhân con người và tổ chức

- Ba bộ phận hợp thành cảu đào tạo và phát triển nguồn nhân lực rất cần thiết cho sự thành công của tổ chức và phát triển tiềm năng con người Vì vậy, phát triển và đào tạo nguồn nhân lực, nhất là lao động quản lý trong doanh nghiệp là một khâu xung yếu trong nội dung hoàn thiện bộ máy quản lý của doanh nghiệp

- Mục tiêu cuối cùng của việc phát triển nguồn nhân lực là đạt hiệu quả cao về tổ chức Vì vậy, phát triển và đào tạo nguồn lực quản lý doanh nghiệp liên quan chặt chẽ đến quá trình bộ máy quản lý Chính vì thế, để không ngừng nâng cao năng lực cho cán bộ, nhân viên quản lý mỗi doanh nghiệp, coi đào tạo và phát triển là một khâu không thể thiếu được trong bộ máy quản lý

- Tiền lương là một phạm trù kinh tế thuộc về lĩnh vực quan hệ sản xuất, do đó tiền lương hợp lý sẽ tạo ra động lực mạnh mẽ để thúc đẩy sản xuất phát triển và ngược lại nó sẽ kìm hãm sản xuất Trong doanh nghiệp vấn đề khó khăn và phức tạp nhất là quản lý con người, mà cơ sở nảy sinh vấn đề đó chính là phải phân phối như thế nào Để quản lý đi vào nề nếp và đạt hiệu quả cao, một vấn đề quan trọng là phải phân phối tiền lương hợp lý Xét về mặt kinh tế thuần túy, tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc ổn định và phát triển kinh tế gia đình

Tiền lương thích đáng sẽ tạo điều kiện cho người lao động yên tâm hứng khởi làm việc, và đó cũng chính là động lực thúc đẩy người lao động hăng say làm việc và để họ cố gắng làm việc đạt năng suất và hiệu quả cao

- Ngoài chế độ tiền lương để động viên người lao động thì các doanh nghiệp còn áp dụng hình thức tiền thưởng Đây là một trong những biện pháp khuyến khích có hiệu quả đối với người lao động, nhất là người lao động quản lý

Cùng với tiền lương, tiền thưởng góp phần thỏa mãn nhu cầu vật chất cho người lao động và ở một chừng mực nào đó thì tiền thưởng còn có tác dụng khuyến khích về mặt tinh thần.

S ự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý

1.6.1 Tính t ất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý

- Trong hoạt động kinh tế các doanh nghiệp, tổ chức phải có bộ máy quản lý chuyên, tinh, gọn nhẹ và linh hoạt để thực hiện quá trình quản lý ở các hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả nhất

- Với bất kỳ một doanh nghiệp nào thì mục tiêu hoạt động lớn nhất là lợi nhuận Nhưng muốn đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh thì đòi hỏi nhà quản lý phải trau rồi cả về lý luận và thực tiễn Vì vậy công việc của hệ thống phải thường xuyên điều tra, phân tích, tính toán, cân nhắc, lựa chọn và soạn thảo các phương án kinh doanh tối ưu sao cho với chi phí thấp nhất mà mang lại hiệu quả cao nhất

- Công tác quản lý là một trong những nhân tố quyết định sự phát triển của hệ thống Mà để thực hiện được công tác quản lý tốt thì phải xuất phát từ một bộ máy quản lý ổn định và thích hợp Do đó hoàn thiện bộ máy quản lý là nhân tố quan trọng đảm bảo thực hiện có hiệu quả sản xuất kinh doanh, không ngừng nâng cao năng suất lao động của doanh nghiệp

1.6.2 Hoàn th ịên bộ máy quản lý có liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh c ủa tổ chức

- Hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh gọn nhẹ và có hiệu lực đ ể đáp ứng được những yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trongcơ chế thị trường khắc nghiệt như hiện nay cũng như để phát huy được hết vai trò, năng lực lãnh đạo và quản lý đối với mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của hệ thống thì việc hoàn thiện bộ máy theo hướng chuyên, tinh, gọn nhẹ là một tất yếu

- Bộ máy quản lý là lực lượng duy nhất có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý

Nó chỉ phát huy được sức mạnh khi nó phù hợp với yêu cầu của thực tiễn, còn không thì nó lại trở thành lực lượng làm kìm hãm sự phát triển của tổ chức Hoàn thiện bộ máy quản lý, làm cho bộ máy quản lý có hiệu lực hơn, hoàn thiện nhiệm vụ quản lý phù hợp với quy mô sản xuất kinh doanh, thích ứng với mọi đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của doanh nghiệp

- Tóm lại, ngày nay trong nền kinh tế thị trường, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì cần có một bộ máy hiệu quả Mặt khác hoàn thiện bộ máy quản lý sẽ làm cho bộ máy quản lý tinh giảm, gọn nhẹ mà tính hiệu lực vẫn cao

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

C ỦA CÔNG TY CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH

Gi ới thiệu về công ty Cổ phần KHÔNG GIAN HÒA BÌNH

2.1.1 Quá trình hình thành và phát tri ển công ty

Thực hiện Quyết định của Thủ Tướng Chính Phủ và Quyết định chuyển đổi số 1408/QĐ-UBND ngày 02/8/2010 của UBND Quận TP Hồ Chí Minh Từ ngày 01/7/2010 Công ty Xây Lắp An Giang sẽ chuyển đổi tên thành Công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH hoạt động theo luật doanh nghiệp Với thông tin cụ thể như sau

• Tên gọi bằng tiếng việt : Công ty cổ phần KHÔNG GIAN HÒA BÌNH

• Tên tiếng anh : PEACE SPACE COMPANY

• Tên viết tắt : Công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH

• Địa chỉ : 67 Nguyễn Thị Minh Khai, P Bến Thành, Q.1, TP Hồ Chí Minh

• Email : khonggianhoabinhco@hcm.vnn.vn

Xây dựng công trình dân dụng; công nghiệp; giao thông; cấp thoát nước; trang trí nội thất; sản xuất vật liệu xây dựng; kinh doanh vật liệu xây dựng; kinh doanh bất động sản; dịch vụ nhà đất; khai thác cát; chế biến gỗ; vận tải hàng hóa; kinh doanh xăng dầu ; than; khai thác chế biến khoáng sản; sản xuất kinh doanh bao bì; tư vấn thiết kế xây dựng, khoan khảo sát địa chất; san lấp mặt bằng; mua bán thiết bị máy công nghiệp; xây dựng; lắp đặt tượng đài, tranh hoành tráng; sửa chửa, đóng mới sà lan, tàu kéo; thi công công trình thủy lợi, gia công thiết bị cơ khí, sữa chữa ô tô,

Công ty cổ phần KHÔNG GIAN HÒA BÌNH (Công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH) chuyên sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, kinh doanh nhà ở, thi công cầu đường, thi công san lắp, khai thác đá xây dựng, đá granite ốp lát, khai thác cát sông, trang trí nội thất, tư

SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 24 LỚP 08DQD1 vấn thiết kế và kinh doanh xăng dầu Sản xuất Gạch ngói Tunnel, xi măng, gạch men, ván Okal, lưới B40, bao bì PP các loại, đóng mới và sửa chữa sà lan, tàu kéo, gia công thiết bị cơ khí, sửa chữa ô tô,

Các đơn vị trực thuộc Công ty bao gồm như sau :

• Xây dựng Nhà máy gạch Tunnel Long Xuyên Công suất 40 triệu sản phẩm qui chuẩn/năm, dây chuyền đồng bộ theo công nghệ của MORANDO-ITALY

• Nhà máy Xi Măng An Giang thuộc Sở Công Nghệ An Giang được UBND quận sáp nhập vào công ty Công suất hiện nay 400.000 tấn/năm, với 04 dây chuyền công nghệ hiện đại, tự động hóa hoàn toàn

 Năm 1998: Thành lập Xí Nghiệp Xây Dựng

• Xây dựng Nhà Máy Gạch Tunnel An Giang Công suất 40 triệu sản phẩm qui chuẩn/năm, dây chuyền đồng bộ theo công nghệ của MORANDO – ITALY

• Thành lập Xí Nghiệp Tư Vấn Thiết Kế Xây Dựng

• Xây dựng Nhà Máy Gạch Men An Giang (ACERA) Công suất 1.300.000 m 2

• Xí nghiệp Bao Bì An Giang (thuộc Công ty Thoại Hà) sáp nhập vào công ty Công suất 1.500 tấn sản phẩm/năm, sản xuất theo công nghệ của công ty NewLong – Nhật Bản

, sản xuất gạch men theo tiêu chuẩn Châu Âu EN177 và EN159, công nghệ hiện đại của SACMI – ITALY

 Năm 2002: Sáp nhập Xí Nghiệp Khai Thác & Chế Biến Đá An Giang vào công ty

• Thành lập Xí Nghiệp Ván Okal Sinh Thái, đạt công suất 80.000 tấm ván/ năm

• Xí nghiệp Đầu Tư Hạ Tầng & Kinh Doanh Nhà Ở ( hợp nhất trạm trộn Bê tông tươi và Đội thi công cầu đường)

• Thành lập Xí Nghiệp Cơ Khí Giao Thông – Xây Dựng

• Cửa hàng xăng dầu ACC

Ngoài ra năm 2004: công ty góp vốn liên doanh thành lập công ty cổ phần Fico Tây Ninh (TAFICO) Đến nay công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH có 12 đơn vị thành viên, 04 bộ phận trực thuộc và 04 chi nhánh Với tổng số CB.CNV hơn 1.500 người Doanh số hàng năm của công tu đạt trên 700 tỷ đồng

Cùng với những thiết bị hiện đại phục vụ cho chế tạo kết cấu, Công ty đã từng bước áp dụng công nghệ mới nhất trong ngành thiết bị nâng hạ vào các sản phẩm của mình, đồng thời tối ưu các sản phẩm hiện có nhằm đáp ứng tối đa các yêu cầu của khách hàng Công ty hiện đang cung cấp các giải pháp về kết cấu và thiết bị nâng hạ cho các ngành:

- Công nghiệp đóng tầu: Hệ thống cầu trục, cổng trục và thiết bị nâng hạ cho các nhà máy đóng tầu

- Công nghiệp xây dựng: Các hệ thống đúc bê tông ly tâm và đúc rung, kết cấu cho trạm trộn bê tông, nhà thép công nghiệp, hệ thống thiết bị nâng hạ

- Khai khoáng và vận tải: Các hệ thống băng tải, gầu xúc, hệ thống nâng và phân loại bằng tính từ

Hiện nay Công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH đang quản lý và khai thác một số mỏ khoáng sản để phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty, bao gồm:

1 Mỏ Đá Aplite Bà Đắt:

- Địa điểm: xã Thới Sơn, huyện Tịnh Biên, tỉnh An Giang

- Sản phẩm: đá xây dựng và đá Aplite

- Địa điểm: xã An Phú, huyện Tịnh Biên, tỉnh An Giang

- Sản phẩm: đá Granite ốp lát ( Đá Xám Hồng – OM)

- Địa điểm: xã Tân An, huyện Tân Châu, tỉnh An Giang

- Sản phẩm: cát xây dựng

- Địa điểm: xã Vĩnh Xương, huyện Tân Châu, tỉnh An Giang

- Sản phẩm: cát xây dựng

5 Mỏ Đá Xô Bồ Tà Pạ:

- Địa điểm: xã An Phú, huyện Tịnh Biên, tỉnh An Giang

- Sản phẩm: Đá Xô Bồ làm nền đường giao thông

Hiện nay các sản phẩm chính của công ty là:

• Đá Granite ốp lát, đá xây dựng, đá Aplite

• Kinh doanh vật liệu xây dựng

• Thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng giao thông, cấp thoát nước, thủy lợi

• Tư vấn thiết kế, thiết kế xây dựng, lập dự án đầu tư, quản lý dự án đầu tư xây dựng, khoan khảo sát địa chất, thử tĩnh tải, lập và phân tích đánh giá hồ sơ mời thầu, thiết kế quy hoạch xây dựng, thiết kế kiến trúc công trình, nhà ở, công cộng, công nghiệp, thiết

SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 27 LỚP 08DQD1 kế quy hoạch đô thị

• Đóng mới, sửa chữa sà lan, tàu kéo, cấu kiện bằng thép

• Bê tông nhựa nóng, Bê tông tươi cống, Bê tông ly tâm

- Công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH có trụ sở chính nằm ngay tại trung tâm thành phố TP HỒ CHÍ MINH, do đó thuận lợi cho các công tác giao dịch, nắm bắt thông tin và cũng nh ờ vị trí này đã t ạo ra môi trường văn hóa lành mạnh, văn minh tiến bộ cho toàn công ty, đồng thời giúp cho công ty nắm được các chính sách, chế độ pháp luật Nhà nước Từ đó có những thay đổi kịp thời, phù hợp với xu hướng sản xuất kinh doanh của công ty trên địa bàn tỉnh, một thị trường quan trọng và tiềm năng bậc nhất của đồng bằng sông Cửu Long

- Ngày nay, xu thế hội nhập toàn cầu cùng với sự phát triển kinh tế của các quốc gia khiến cho nhu cầu xây nhà ở, xí nghiệp và công ty không ngừng gia tăng và đặc biệt là ở vùng kinh tế trọng điểm như TP Hồ Chí Minh, các nhà đầu tư ở các vùng miền, thành phố lớn khác như An Giang, Cần Thơ, Tiền Giang cũng đổ xô về đây để đầu tư Xu hướng này là cơ hội kinh doanh tốt giúp công ty tối đa hóa nguồn thu, tăng lợi nhuận và đổi mới công nghệ

- Hiện nay, công ty đang phải cạnh tranh gay gắt với công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Sao Mai trong lĩnh vực xây dựng, đây là đối thủ cạnh tranh chính của công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH trong toàn thành phố

2.1.3 Trình độ quản trị viên

Trình độ quản lý được thể hiện ở trình độ chuyên môn nghiệp vụ, ngành nghề, trường đào tạo Trong điều kiện hiện nay khi nền kinh tế thị trường đang phát triển và mở rộng, trình độ và khả năng giao tiếp ngoại ngữ, trình độ nghiệp vụ chuyên môn là một trong những yêu cầu của cán bộ quản lý Ngoài ra, thâm niên nghề cũng ảnh hưởng trực tiếp với tác phong làm việc của cán bộ quản lý Người có thâm niên công tác càng cao thì càng có kinh nghiệm, nhưng một số công việc thì lại đòi hỏi sự năng động tích cực của những người trẻ tuổi

2.1.4 Đặc điểm về kỹ thuật và nguồn lực

2.1.4.1 Năng lực về thiết kế

Công ty được cấp giấy phép thực hiện Quyết định của Thủ Tướng Chính

Phủ và Quyết định chuyển đổi số 1408/QĐ-UBND

2.1.4.2 Năng lực về sản xuất

Th ực trạng bộ máy quản lý của công ty

2.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ 2.2.1: Cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty

(Nguồn: tài liệu phòng nhân sự công ty tháng 6/2012)

Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ Theo sơ đồ này TGĐ được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban về các quyết định kinh doanh nên công việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ đã được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn Bên cạnh đó cơ cấu mô hình còn có những hạn chế như bộ phận Trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn kinh doanh bố trí như vậy là chưa hợp lí

2.2.2 Tình hình t ổ chức các bộ phận chức năng trong công ty

Phòng kinh doanh Giám đốc điều hành Phòng TC k ế toán

Quản đốc Nhà máy Phòng kỹ thuật

Phòng đầu tư xây d ựng cơ bản

Nhà máy Acifa Nhà máy Acera Nhà máy g ạch

Nhà máy g ạch Tunnel AG

Bảng 3: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc

Stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn

1 Tổng giám đốc 55 Xây dựng Trên đại học

2 GĐ điều hành 52 Xây dựng Trên đại học

3 Trưởng phòng KD 45 QTKD Trên đại học

4 Kế toán trưởng 40 Kế toán Đại học

45 Xây dựng Trên đại học

6 Trưởng phòng nhân sự 42 Xây dựng Đại học

7 Trưởng phòng kỹ thuật 51 Cơ điện tử Trên đại học

8 Quản đốc nhà máy 37 Xây dựng Đại học

(Nguồn: tài liệu phòng nhân sự công ty tháng 6/2012)

 T ổng giám đốc công ty :

• Chức năng của tổng giám đốc

- Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty

- Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được Hội đồng quản trị thông qua

- Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng

- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý của công ty

• Nhiệm vụ của tổng giám đốc

- Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống văn hoá toàn công ty

- Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài chính; Công tác đầu tư, định hướng chiến lược của công ty; công tác tuyển dụng lao động và tổ chức thi đua khen thưởng

• Chức năng của giám đốc điều hành

- Trực tiếp phụ trách phòng kỹ thuật, phòng vật tư và phòng nhân sự và chỉ

SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 36 LỚP 08DQD1 đạo giám sát nhà máy

• Nhiệm vụ của giám đốc điều hành

Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự toán giá thành và lập các kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh để tiến hành nhập khẩu, mua vật tư và thầu phụ

- Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các công việc đã hoàn thành theo hợp đồng và chuyển cho phòng kế toán thanh toán hợp đồng

- Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện dự án

- Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động

- Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Tổng giám đốc

Giám đốc điều hành báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho Tổng giám đốc và chịu sự giám sát của Tổng giám đốc

• Các mối quan hệ của giám đốc điều hành

- Quan hệ với bên ngoài: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về triẻn khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng đ ược phòng kinh doanh bàn giao, quan hệ với các tru ng tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề

- Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng, cung cấp về tiến độ thực hiện công việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng, cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh

- Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho Giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự toán, triển khai các hợp đồng của phòng kỹ thuật, giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch và tiến hành phê

SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 37 LỚP 08DQD1 duyệt thầu phụ

- Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy sẽ báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành, GĐĐH cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối lượng công việc, thời gian hoàn thành, định mức tiêu tthụ vật tư để triển khai hợp đồng, kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lượng các công việc hoàn thành của nhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng

• Nhiệm vụ của trưởng phòng

- Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, các hướng phát triển công nghệ

- Lên kế hoạch kinh doanh của phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt: Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của công ty rồi trình TGĐ phê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho tường người nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng người

- Nghiên cứu tình hình kinh doanh, quảng cáo của các công ty cùng lĩnh vực, từ đó so sánh, đối chiếu và điều chỉnh kế hoạch, chiến lược của công tâm

- Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan như: chủ quản, chính quyền

- Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng, xác định giá bán, tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của TGĐ

- Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo và chăm sóc khách hàng

- Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho phòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công, tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộc phòng kinh doanh, xây dựng bầu không khí làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên môn của từng người

• Chức năng của trưởng phòng

- Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng

- Định giá bán và giá đấu thầu, đàm phán và ký kết các hợp đồng bán hàng và nhập khẩu theo sự uỷ quyền của TGĐ

- Quyết định các khoản chi theo định mức được phê duyệt

- Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thương mại theo kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt

- Báo cáo TGĐ về các vấn đề có liên quan đến tiến độ và chất lượng triển khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng được triển khai đúng kế hoạch

- Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các chi phí phát sinh, lãi lỗ của các hợp đồng

• Mối quan hệ trong nội bộ Công ty

Phương hướng và phương thức hoàn thiện

- Trung tâm vừa được phân cấp quản lý, chức năng nhiệm vụ cần được tăng trưởng Vì vậy, yêu cầu phải có bộ máy quản lý phù hợp với nhiệm vụ về chính trị, đảm bảo được thực hiện tốt với các chức năng tham mưu, quản lý và phục vụ

- Bộ máy chuyên tinh, gọn nhẹ không cồng kềnh, đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ có hiệu quả

- Cơ cấu bộ máy quản lý đầy đủ, thích ứng với từng nhiệm vụ cụ thể, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ

- Kế thừa một cách có chọn lọc từ bộ máy cũ, phát huy được thế mạnh nội tại về con người, mạnh dạn bồi dưỡng, bổ sung cán bộ trẻ chuẩn bị kế tiếp sự phát triển

- Rà soát, phân chia chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận và đi đến hoàn thiện, kiện toàn bộ máy quản lý Cải thiện mối quan hệ công tác, lề lối làm việc, bổ sung và hoàn thiện nội quy, quy chế, bố trí sắp xếp và bồi dưỡng cán bộ đúng chuyên môn, sở trường

- Tăng cường mối quan hệ với các đơn vị trong và ngoài công ty

- Hoàn thiện thêm việc xây dựng chức trách cho từng cán bộ công nhân viên để đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao

- Việc sắp xếp, bố trí phải có căn cứ khoa học và thực tiễn, thận trọng, không ồ ạt nhưng phải đồng bộ, thống nhất và dứt khoát.

M ục tiêu hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty

3.2.1 Nh ững mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty

Hiện nay Công ty gồm có hội đồng quản trị, ban giám đốc, các phòng ban

SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 58 LỚP 08DQD1 chức năng, văn phòng Nhà máy và các tổ sản xuất Về cơ bản thì Công ty đã có những đổi mới hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí nhằm điều hành sản xuất kinh doanh đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra Song như phân tích ở trên thì bộ máy quản lí của Công ty còn tồn tại những hạn chế cần khắc phục Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu sau:

- Đảm bảo phát huy vai trò của bộ máy quản lí Công ty trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lí, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: n ăng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong quá trình sản xuất

- Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng và nhiều bản thầu., đảm bảo việc làm và thu nhập cho người lao động

- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng Nhà máy, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lí thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau

- Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới

- Chức danh, nhiệmvụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho các người lao động

Tóm lại việc hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí sẽ giúp Công ty nâng cao hiệu lực quản lí , cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của Công ty với các đối tác liên doanh và với khách hàng, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng sản phẩm được đảm bảo

3.2.2 Yêu c ầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý

- Trong cơ chế thị trường, cơ cấu bộ máy quản lý phải được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đảm bảo với số lượng người và số đầu mối trong quản lý là ít nhất Có như vậy công việc quản lý mới năng động, gọn nhẹ và hiệu quả thì công ty phải bố trí, sắp xếp lại cán bộ, những vị trí không cần thiết nên cắt giảm

- Để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý của các bộ phận chức năng, quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các chức năng nhiệm vụ trong mỗi bộ phận phải luôn được hoàn thiện Tức là các phòng ban phải được hoàn thiện, giữa các phòng ban, các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ cùng nhau cùng sản xuất kinh doanh Muốn thực hiện vấn đề nêu trên cần phải tiến hành phân tích đánh giá thực hiện tình hình thực hiện chức năng quy định, khối lượng công việc, phát hiện ra khâu yếu nhất trong công tác, phân chia quyền hạn, tỷ lệ lao động gián tiếp so với lao động trực tiếp, sự phù hợp của trình độ chuyên môn so với công việc Trên cơ sở đánh giá đó để đề ra các biện pháp nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban

- Được kiểm soát chặt trên cơ sở vốn liên doanh và Hội đồng quản trị, sự kiểm soát chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty

- Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, phát huy tối đa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động với chi phí thấp nhất

3.2.3 M ột số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy quản lí của công ty

- Qua phân tích tình hình bố trí lao động lao động của công ty ở chương 2, ta tấy một số bộ phận có khối lượng công việc lớn nhưng chưa được bố trí đầy đủ cán bộ đảm nhiệm nên hiệu quả làm việc không cao Bên cạnh đó lại có một số bộ phận khác số lượng cán bộ được bố trí quá nhiều trong khi yêu cầu khối lượng công việc không lớn, do đó khối lượng công việc được giao cho từng người thấp hơn khả năng làm việc của họ, dẫn đến lãng phí thời gian làm việc Sở dĩ có hiện tượng như vậy là do sự sắp xếp bố trí lao động chưa hợp lý Một số lao động có trình độ không cao nên những công việc phức tạp không đảm đương được, do đó công việc phải chia nhỏ ra nhiều khâu không cần thiết làm lãng phí thời gian và bộ

Các gi ải pháp hoàn thiện bộ máy quản lý tại công ty

máy quản lý cồng kềnh và hoạt động không hiệu quả

- Hoàn thiện bộ máy quản lí để tránh tình trạng cấp dưới chịu hai hệ thống quyền lực tạo lên một sự chồng chéo, cấp dưới không biết phải thực hiện theo các hệ thống quyền lực nào

- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải chú ý đến việc phân công rõ ràng nhiệm vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phòng ban

- Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn của Công ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình sản xuất

3.2.4 Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lí

- Số lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp càng ít càng thể hiện tính hiệu quả của công tác quản lý Theo các nhà kinh tế thì 01 cán bộ có thể phụ trách

20 – 25 lao động Mục tiêu phấn đấu của các doanh nghiệp là số lao động gián tiếp không quá 12% tổng số lao động trong doanh nghiệp và không quá 18% trong trường hợp đặc biệt

- Việc hoàn thiện bộ máy quản lí phải dựa trên những yêu cầu của Hội đồng quản trị và Công ty để bộ máy của Công ty hoạt động có hiệu quả nhất, đảm bảo đời sống cho người lao động trong mọi tình huống, mọi điều kiện của nền kinh tế thị trường

3.3 Các phương pháp hoàn thiện bộ máy quản lý tại công ty

3.3.1 Hoàn thi ện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí

Bộ máy quản lí là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức, do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức Qua một thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lí của Công ty, cộng với những kiến thức đã được học, em mạnh dạn đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lí của bộ máy quản lí

Sơ đồ 3.3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty

Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu này vẫn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng Cơ cấu này nói rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin giữa TGĐ với Giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng được thực hiẹn nhanh chóng hơn, giảm bớt được rất nhiều, giảm bớt được rất nhiều sự dối giữa mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng TGĐ Công ty nhận được sự giúp đỡ tích cực của các phòng ban và các quyết định kinh doanh tiến triển có hiệu quả hơn các mệnh lệnh từ TGĐ sẽ được thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn

P K ỹ thuật P T ổ chức hành chính P K ế toán TC

P Kinh doanh Phòng đầu tư và xây d ựng cơ bản

Nhà máy g ạch Tunnel AG

Nhà máy g ạch Tunnel LX Nhà máy Acera

Bảng 10: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc Công ty

Stt Chức năng nhiệm vụ

Ngành đào tạo Trình độ chuyên môn

1 Tổng GĐ KS Xây dựng Trên ĐH C C

2 GĐ Điều Hành KS Xây dựng Trên ĐH C C

3 QĐốcNhàmáy Ks.XD khoa máy Đại học B B

Qua bảng trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lí với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Tuy nhiên để hoàn thiện một cách tối ưu, đáp ứng được những đòi hỏi của cơ chế thị trường thì Ban giám đốc cần bổ sung thêm Giám đốc kinh doanh (vị trí này do trưởng phòng kinh doanh kiêm nhận) vì Công ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng và đấu thầu nên vai trò của Giám đốc kinh doanh là rất lớn, mặt khác Trưởng phòng kinh doanh có đủ năng lực và trình độ về kinh doanh do đã từng tham gia vào các khoá đào tạo về quản trị, về Marketing, giao tiếp tiếng Anh và sử dụng tin học thành thạo Vì thế để tận dụng tiềm lực sẵn có và khích lệ nhân viên Công ty nên đề bạt Trưởng phòng kinh doanh làm Giám đốc kinh doanh và chỉ đạo các các mối quan hệ của Công ty với thị trường bên ngoài Ngoài ra có thể bố trí thêm Thư ký giúp việc cho Giám đốc công ty thực hiện công việc

Bảng 11: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới

Stt Chức năng nhiệm vụ

Ngành đào tạo TĐ chuyên môn

1 TGĐ Ks Xây dựng Trên ĐH C C

2 GĐ Kinh doanh QTKD Trên ĐH C C

3 GĐ Điều hành Ks Cơ khí Trên ĐH C C

4 QĐ Nhà máy Ks.xây dựng khoa máy Đại học B B

3.3.2 Hoàn thi ện cơ cấu các phòng ban

- So với mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Công ty thì ở trong mô hình mới ta sẽ có thêm Phòng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trò rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ trong các vấn đề về tiền lương, lao động Mặt khác kế toán trưởng không thể làm tốt khi kiêm cả công việc của một kế toán trưởng và các công việc thuộc về bộ phận hành chính

- Do vậy công ty cần phải bổ sung thêm phòng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động và có quyền thay mặt TGĐ trong một số trường hợp nếu được sự uỷ quyền của TGĐ Khi hình hành nên phòng này thì trợ lí nhân sự của công ty chuyển sang làm trưởng phòng hành chính dữ Do nhiệm vụ và chức năng của phòng Tổ chức hành chính tương đối nhiều, mà cán bộ nhân sự này không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc được tiến hành còn nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là

42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn và nghiệp vụ để cùng với cán bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong phòng

- Còn bộ phận cố vấn đo không làm việc thường xuyên tại Công ty nên không nhất thiết phải thể hiện trên mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Để thấy rõ sự cần thiết của việc bổ sung phòng Tổ chức hành chính ta đi tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính:

- Giúp cho TGĐ Côngty trong việc thực hiện các phương án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lí và điều phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty

- Giúp TGĐ điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Là chiếc cầu nối trong quan hệ

Tiêu đề	Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty CP không gian hòa bình
Tác giả	Lê Nhựt Trí
Người hướng dẫn	TS. Trương Quang Dũng
Trường học	Trường Đại học Kỹ thuật Công nghệ TP. HCM
Chuyên ngành	Quản trị Kinh doanh
Thể loại	Khóa luận tốt nghiệp
Năm xuất bản	2012
Thành phố	TP. Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	85
Dung lượng	1,39 MB