Chương 1 : Cơ sở lý luận chung về bộ máy quản lý
2.2. Thực trạng bộ máy quản lý của công ty
2.2.4.2. Điều kiện làm việc của lao động quản lý
Lao động quản lý là lao động trí óc, trong q trình làm việc những hao phí của người lao động chủ yếu là trí lực và những căng thẳng về thần kinh tâm lí. Vì vậy điều kiện làm việc của lao động quản lý có sự khác biệt so với loại lao động khác.
Về ánh sáng, màu sắc
- Lao động quản lý làm việc phần lớ n theo phương thức ghi chép, cập nhật, xử lý thơng tin nên địi hỏi lượng ánh sáng phù hợp để không ảnh hưởng tới thị lực và sức khoẻ.
- Qua nghiên cứu cho thấy mỗi phòng đều được trang bị đầy đủ đèn ống đảm bảo độ sáng cho phịng làm việc. Tuy nhiên nếu mất điện thì chỉ có những bàn gần cửa sổ mới có thể làm việc tiếp được cịn những bàn nghế khác thì khơng đủ ánh sáng cần thiết, các phịng đều qt sơn màu vàng hoặc trắng. Vì vậy các phịng nên được quét sơn lại màu xanh nhạt bởi màu này ảnh hưởng tốt tới lao động trí óc.
Thẩm mỹ lao động
- Qua nghiên cứu cho thấy Công ty không quan tâm nhiều đến thẩm mỹ lao động, vì cơ quan của Cơng ty khơng lớn, đó là ba ngơi nhà ba tầng liền kề. Văn phịng vì diện tích khá nhỏ nên khơng có chỗ cho những lọ hoa và cây cảnh, Cơng ty có phịng tiếp khách riêng nhưng khơng lớn lắm và nó được bố trí tại tầng một của cơ quan là nơi có một số cán bộ và nhân viên làm việc nên việc tiếp khách không được thoải mái. Cơng ty cần có những bình hoa ở trong mỗi phịng chức năng và bàn tiếp khách, chân cầu thang nên có một số chậu cây cảnh để tạo cảnh
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 53 LỚP 08DQD1
quan cho Cơng ty.
Bầu khơng khí tâm lí làm việc
- Bầu khơng khí tâm lí là nhân tố tác động rất lớn đến kết quả làm việc của lao động quản lý. Do đặc trưng của lao động quản lý là lao động trí óc nên thường xuyên phải làm việc tập trung và căng thẳng. Như vậy nếu cộng thêm một môi trường mà mọi mối quan hệ đều lạnh nhạt thì sẽ tạo ra sự căng thẳng rất lớn và từ đó ảnh hưởng xấu tới hiệu quả công việc. Thực tế cho thấy mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty rất thân mật và cởi mở, mọi người đều giúp đỡ nhau hồn thành cơng việc. Tuy nhiên mối quan hệ giữa các phịng ban đơi khi cịn thiếu nhịp nhàng, không đồng bộ nên đôi khi dẫn đến các cuộc tranh cãi nhỏ.
2.2.5. Đánh giá kết quả hoạt động của Công ty trong những năm gần đây
Hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp sản xuất kinh doanh gắn liền với kết quả sản xuất kinh doanh của donh nghiệp. Một bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả sẽ góp phần rất lớn vào kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này được thể hiện qua các chỉ tiêu tăng trưởng hàng năm của Công ty.
2.2.5.1 Một số kết quả nổi bật
- Từ khi cơng ty CP KHƠNG GIAN HỊA BÌNH đã đi vào hoạt động và đã lớn dần như ngày nay. Công ty đã từng bước tiếp cận và thích ứng với nền kinh tế thị trường với những sản phẩm chất lượng cao và giá cả cạnh tranh nhất. Cơng ty đã xây dựng được chính sách hoạt động của mình là: "An tồn, chất lượng, bền vững" và nó được coi là chìa khố cho sự thành cơng của Công ty.
- Được công nhận là doanh nghiệp nhà nước loại 1 của tỉnh.
- Công ty vinh dự được nhà nước tặng thưởng Huân chương lao động hạng 2 và hạng 3. Ban giám đốc công ty vinh dự được Nhà nước tặng Huân chương lao động hạng 3.
- Công ty được tổ chức QUACERT cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008.
- Nhiều năm liền được Chính phủ tặng cờ thi đua và bằng khen cao quý. - Sản phẩm của công ty nhiều năm được người tiêu dùng bình chọn là Hàng
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 54 LỚP 08DQD1
Việt Nam chất lượng cao. Sản phẩm của công ty đạt huy chương vàng tại các kỳ triển lãm quốc tế Vietbuild.
- Sản phẩm gạch Tunnel đạt giải thưởng chất lượng Việt Nam. Công ty được công nhận sản phẩm uy tín chất lượng. Nhiều cơng trình xây dựng đạt chất lượng cao.
- Về cơ bản Công ty đã giải quyết được công ăn việc làm cho cán bộ côngnhân viên với thu nhập tương đối cao, trung bình là 4 triệu đồng/ một người. Trình độ của cơng nhân viên ngày càng cao, số lượng lao động tăng lên theo hàng năm.
- Đẩy mạnh công tác đào tạo nâng cao nghiệp vụ và chun mơn cho tồn thể cán bộ CBCNV của công ty.
- Những năm trước quy mô sản xuất của Công ty rất hẹp, hạn chế về máy móc thiết bị. Đến nay quy mơ hoạt động của Công ty đã mở rộng thêm và được trang bị thêm máy móc thiết bị hiện đại được nhập từ các nước có nền cơng nghiệp hàng đầu thế giới. Việc khai thác và phục vụ nơi làm việc cho lao động quản lý đã chú ý nhiều đến sự thuận tiện trong hoạt động và không tạo ra chênh lệch quá lớn giữa các bộ phận cũng như các lao động quản lý.
- Trong những năm qua tuy mới đi vào sản xuất nhưng sản lượng của Công ty tăng hàng năm, thể hiện qua doanh thu hàng năm tăng khá cao: Năm 2011 doanh thu của Công ty là khoảng 100 tỷ đồng nhưng đến năm 2012 tổng doanh thu của Công ty là hơn 140 tỷ đồng.
- Công ty đã từng bước chú ý xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý, và đến nay Cơng ty đã hình thành các đơn vị phịng ban riêng tại nhiều khu vực.
2.2.5.2. Một số tồn tại hạn chế
- Tuy có tích cực và có một số biện pháp nhưng cịn thiếu tính linh hoạt, năng động. Khâu phục vụ khách hàng, khai thác máy và tiếp thị bán hàng cần đẩy mạnh và nâng cao. Khâu chăm sóc khách hàng chưa được làm tốt, kỷ luật lao động ở một số trường hợp chưa tốt. Công tác đào tạo chưa mạnh, và chưa có nhiều khóa chuyên sâu để có thể có được những cán bộ cho tương lai.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 55 LỚP 08DQD1
hợp với cơ chế thị trường. Chưa tạo được nguồn cán bộ cần thiết và khi bổ nhiệm cán bộ vào các nhiệm vụ chủ chốt để thực hiện các cơng việc đó cịn gượng ép như cán bộ nhân sự, các tổ trưởng... làm ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Cơng tác đầu tư cịn manh mún, chưa có những dự án lớn mang tính tổng thể thúc đẩy nhanh hoạt động sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả lớn về kinh tế.
- Chưa xây dựng được bộ phận hành chính nên mọi việc ký duyệt đều do TGĐ ký, do vậy rất khó khăn khi TGĐ đi cơng tác sẽ làm chậm q trình sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
- Chưa có nhiều nội quy lao động tồn Cơng ty nên các vấn đề như: đi làm muộn, nghỉ khơng có lí do chính đáng vẫn tồn tại. Cơng nhân sản xuất chưa thực hiện tốt các vấn đề về thực hiện an toàn trong sản xuất.
- Chất lượng lao động quản lý ở nhiều bộ phận còn chưa cao, nhất là tại các xí nghiệp và nhà máy, cơng ty cần có các lớp đào tạo ngắn hạn và dài hạn nâng cao nghiệp vụ cho lao động quản lý.
- Văn phòng nhà máy tập trung khá nhiều bộ phận, gây ra cảm giác chật hẹp ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của cán bộ và nhân viên.
- Có nhiều cơng việc mà người cán bộ làm không đúng chuyên môn và chức năng của mình, làm cho kết quả của cơng việc đó khơng cao.
2.2.6. Đánh giá chung về hiệu quả hoạt động bộ máy quản lý của Cơng ty
- Cơng ty có cơ cấu tổ chức bơ máy theo kiểu trực tuyến chức năng, và nó cũng thể hiện sự phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Với cơ cấu này, Cơng ty đã tận dụng được mọi tính ưu việt của việc hướng dẫn công tác qua các chuyên gia kỹ thuật và cán bộ nghiệp vụ chuyên môn ở các phòng ban chức năng. Ưu điểm của kiểu công tác quản lý này là công tác qu ản lý được chun mơn hố cao: mỗi bộ phận, mỗi phòng ban đảm nhiệm một phần công việc nhất định. Vận dụng được khả năng, trình độ chuyên sâu của cán bộ quản lý, giảm được gánh nặng cho TGĐ. Cơng ty có đội ngũ cán bộ có năng lực, có kinh nghiệm, có những cán bộ đã trải qua thực tế nhiều lần, có tầm nhìn chiến lược, có đủ năng lực đảm nhận vị trí mà cơng ty giao phó. Cơng ty đang tiến hành những biện pháp để hoàn thiện cơ cấu việc tổ chức bộ máy quản lý và nhiệm vụ của từng
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 56 LỚP 08DQD1
người trong các phịng ban và quy trình sản xuất dưới nhà máy.
- Tuy nhiên bộ máy quản lý của Công ty vẫn tồn tại một số hạn chế như: Một số cán bộ công nhân viên chưa thực sự đáp ứng được yêu cầu của công việc dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận không được nhịp nhàng, một số cán bộ và nhân viên phải đảm nhận quá nhiều cơng việc nên nhiều lúc có sự bế tắc trong công việc do phải làm quá nhiều việc và làm khơng đúng chun mơn của mình. Vì vậy Cơng ty cần phân bố lại nhiệm vụ chức năng và cần đào tạo, đào tạ o lại, bồi dưỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ cho họ. Nếu cần thiết thì có thể tuyển thêm nhân viên và thay thế cán bộ quản lý để đáp ứng những đòi hỏi khách quan của hoạt động sản xuất kinh doanh trong giai đoạn hiện nay; Cơng ty chưa có những chính sách khuyến khích lao đơng quản lý học hành, cử đi học nước ngoài và thuê chuyên gia nước ngoài đến giảng dạy để đội ngũ lao động của cơng ty có thể thích ứng và vận dụng nhanh chóng cơng nghệ mới vào cơng tác quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty; Cơng ty chưa có chính sách thu hút những người lao động trẻ, có trình độ đào tạo cao, nhiệt tình, năng động và thích ứng nhanh với sự thay đổi của môi trường cạnh tranh. Tuy quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty không lớn nên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có tính linh động cao nhưng Cơng ty không nên thay đổi cơ cấu tổ chức q uản lý và cán bộ quản lý theo hàng tháng mà có thể thay đổi cơ cấu tổ chức quản lý theo từng quý hoặc hàng năm để giảm sự xáo chộn về cơ cấu tổ chức và cán bộ quản lý chưa có đủ thời gian để phát huy năng lực của mình. Cơng ty cần xây dựng phịng tổ chức hành chính để chuyển trợ lý nhân sự về phịng này dưới sự chỉ đạo của TGĐ chứ khơng phải chỉ là trợ lý nhân sự cho TGĐ.
- Tóm lại, Cơng ty cần phải hoàn thiện hơn nữa trong công tác tổ chức quản lý, phân rõ nhiệm vụ và chức năng của từng cán bộ để kết quả công việc được thực hiện tốt hơn nhằm phát huy được những ưu điểm và hạn chế những tồn tại tạo ra thế mạnh mới để Công ty ngày càng phát triển với sản phẩm đáp ứng được các yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng trong và ngồi nước.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 57 LỚP 08DQD1
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ
CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN
KHƠNG GIAN HỊA BÌNH
3.1. Phương hướng và phương thức hoàn thiện
3.1.1. Phương hướng
- Trung tâm vừa được phân cấp quản lý, chức năng nhiệm vụ cần được tăng
trưởng. Vì vậy, u cầu phải có bộ máy quản lý phù hợp với nhiệm vụ về chính trị, đảm bảo được thực hiện tốt với các chức năng tham mưu, quản lý và phục vụ.
- Bộ máy chuyên tinh, gọn nhẹ không cồng kềnh, đảm bảo thực hiện chức năng và nhiệm vụ có hiệu quả.
- Cơ cấu bộ máy quản lý đầy đủ, thích ứng với từng nhiệm vụ cụ thể, tránh chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
3.1.2. Phương thức tiến hành
- Kế thừa một cách có chọn lọc từ bộ máy cũ, phát huy được thế mạnh nội tại về con người, mạnh dạn bồi dưỡng, bổ sung cán bộ trẻ chuẩn bị kế tiếp sự phát triển.
- Rà soát, phân chia chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận và đi đến hoàn thiện, kiện toàn bộ máy quản lý. Cải thiện mối quan hệ công tác, lề lối làm việc, bổ sung và hoàn thiện nội quy, quy chế, bố trí sắp xếp và bồi dưỡng cán bộ đúng chuyên môn, sở trường.
- Tăng cường mối quan hệ với các đơn vị trong và ngoài cơng ty.
- Hồn thiện thêm việc xây dựng chức trách cho từng cán bộ công nhân viên để đảm bảo hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao.
- Việc sắp xếp, bố trí phải có căn cứ khoa học và thực tiễn, thận trọng, không ồ ạt nhưng phải đồng bộ, thống nhất và dứt khốt.
3.2. Mục tiêu hồn thiện bộ máy quản lý của công ty
3.2.1. Những mục tiêu cơ bản của việc hồn thiện bộ máy quản lý của Cơng
ty
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 58 LỚP 08DQD1
chức năng, văn phòng Nhà máy và các tổ sản xuất. Về cơ bản thì Cơng ty đã có những đổi mới hồn thiện tổ chức bộ máy quản lí nhằm điều hành sản xuất kinh doanh đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra. Song như phân tích ở trên thì bộ máy quản lí của Cơng ty cịn tồn tại những hạn chế cần khắc phục. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu sau:
- Đảm bảo phát huy vai trị của bộ máy quản lí Cơng ty trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật. Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lí, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: n ăng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong q trình sản xuất.
- Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng và nhiều bản thầu., đảm bảo việc làm và thu nhập cho người lao động.
- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng Nhà máy, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lí thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau.
- Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ. Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới.
- Chức danh, nhiệmvụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho các người lao động.
Tóm lại việc hồn thiện tổ chức bộ máy quản lí sẽ giúp Cơng ty nâng cao hiệu lực quản lí , cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của Cơng ty với các đối tác liên doanh và với khách hàng, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng sản phẩm được đảm bảo.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 59 LỚP 08DQD1
3.2.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý
- Trong cơ chế thị trường, cơ cấu bộ máy quản lý phải được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Cơ cấu