Chức năng nhiệm vụ Số lượng
Trình độ Chun mơn TĐ tiếng anh 1. Trưởng phịng 1 Trên ĐH KS xây dựng C 2. Bộ phận Marketing 5 Đại học KS cơ khí C
3. Bộ phận xuất nhập khẩu 15 Đại học QTKD Toeic 500 (Nguồn: tài liệu phịng nhân sự cơng ty tháng 6/2012)
Kết cấu phòng như vậy là tương đối gọn nhẹ, nhưng trưởng phòng phải kiêm quá nhiều việc. Tất cả các nhân viên trong phịng đều ở trình độ đại học, có chun mơn về cơ khí và xây dựng khoa máy, ngồi ra cịn được trang bị thêm các kiến thức về quản trị kinh doanh, kiến thức về Marketing. Kỹ năng giao tiếp và trình diễn tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh, sử dụng thành thạo phần mềm thiết kế AutoCAD, lập kế hoạch MS Profect, tin học văn phòng, các phần mềm hệ thống và Internet. Về độ tuổi, những người trong phịng có độ tuổi dưới 30 tuổi, chiếm 80%. Với cơ cấu trên, Phịng có thể hồn thành tốt cơng việc với cơ cấu độ tuổi và trình độ đồng đều hợp lý, kết hợp được sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, cũng như kinh nghiệm trong công tác lâu năm. Tuy nhiên các chức năng nhiệm vụ của của từng nhân viên trong phòng chưa được phân cơng rõ ràng, cịn thiếu nhân viên chịu trách nhiệm về đấu thầu và đầu tư.
2.2.2.3. Phịng tài chính kế tốn
Nhiệm vụ của trưởng phịng
- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm của cơng ty trình TGĐ phê duyệt. - Tổ chức các hoạt động ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ và hạch tốn chi phí cho hoạt động kinh doanh theo các quy trình kế tốn của cơng ty và đảm bảo tuân thủ các quy định của Nhà nước.
- Tổ chức các hoạt động tiền gửi ngân hàng và thanh toán với ngân hàng và đơn vị bạn.
- Xây dựng báo cáo tài chính định kỳ theo quy định. Tiến hành phân tích đánh giá tình hình tài chính của cơng ty và kiến nghị cho TGĐ để cho có các quyết
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 40 LỚP 08DQD1
định kinh doanh hợp lý.
- Tổ chức các hoạt động tiền mặt để đảm bảo chi phí cho các hoạt động cần thiết. Giám sát tính hợp pháp của các hợp đồng kinh tế, các chứng từ thanh toán và tính tốn giá thành sản phẩm.
- Xây dựng các quy định về thanh quyết toán, chứng từ hoá đơn và lưu trữ các văn bản chứng từ về tài chính kế tốn.
- Đưa ra các giải pháp tài chính nhằm quản lý có hiệu quả nguồn vốn. Xây dựng các định mức tài chính.
- Tổ chức hệ thống văn thư lưu trữ hồ sơ.
- Tổ chức hệ thống quản lý tài sản văn phịng của cơng ty,lập sổ sách theo dõi, cập nhật biến động, tổ chức kiểm kê định kỳ.
Chức năng phịng tài chính kế tốn
Phịng tài chính kế tốn có chức năng tham mưu giúp TGĐ trong công tác huy động và phân phối vật tư, tiền vốn theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty. Tổ chức bộ máy tài chính kế tốn từ cơng ty đến nhà máy, đồng thời tổ chức và chỉ đạo thực hện tồn bộ cơng tác tài chính kế tốn, thơng tin kinh tế và hạch toán kinh tế, hạch toán kế tốn nhằm giải quyết tốt tài sản của Cơng ty, ghi chép phản ánh đầy đủ chính xác q trình hình thành, vận động và chu chuyển của đồng vốn biểu hiện bằng số lượng và giá trị theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê và những quy định cụ thể của công ty về công tác quản lý kinh tế, tài chính.
Bảng 5: Cơ cấu phịng tài chính kế tốn
STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng
Trình độ Chun mơn
1 Kế toán trưởng 1 Đại học Tài chính kế tốn 2 Kế tốn viên 4 Đại học Tài chính kế tốn 3 Thủ quỹ 1 Đại học Tài chính kế tốn 4 Văn thư 1 Trung cấp Ngoại ngữ
(Nguồn: tài liệu phịng nhân sự cơng ty tháng 6/2012)
Qua bảng trên ta thấy phịng tài chính kế tốn có 7 người. Trong đó số lao động có độ tuổi số lao động có độ tuổi từ 30 đến 40 là 2 người chiếm 40%, dưới
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 41 LỚP 08DQD1
30 tuổi có 5 người chiếm 60%. Về trình độ đào tạo thì cả phịng có 1 người đạt trình độ trên đại học cịn lại là đại học và trung cấp chuyên nghiệp, chuyên ngành đào tạo đúng công việc, đặc biệt văn thư được đào tạo từ trường đại học ngoại ngữ nên rất thuận lợi trong công việc dịch văn bản bằng tiếng Anh. Phịng chưa có những nhân viên chịu trách nhiệm về tài chính và tín dụng ngân hàng, do vậy cơng việc của kế tốn trưởng cịn nặng nề chưa đạt hiệu quả cao trong cơng tác tài chính kế tốn của Cơng ty.
2.2.2.4. Phòng kỹ thuật
Nhiệm vụ của trưởng phịng
- Chủ trì tổ chức các đơn vị liên quan thực hiện sửa chữa lớn theo phân cấp và theo ủy quyền của công ty.
- Thẩm định các hồ sơ thiết kế, sơ đồ kỹ thuật, dự tốn các loại cơng trình theo phân cấp và ủy quyền của công ty.
- Thực hiện và phối hợp với các đơn vị liên quan giám sát, thi cơng các cơng trình xây lắp hoặc sản xuất sản phẩm trong khu vực công ty quản lý. Quản lý hồ sơ tài liệu kỹ thuật, thiết bị và máy móc trong các xí nghiệp, nhà máy của cơng ty.
- Xây dựng các biện pháp tăng năng suất lao động bằng kỹ thuật nghiệp vụ, các biện pháp tận dụng cơng suất các thiết bị máy móc, các biện pháp tiết kiệm vật tư kỹ thuật, sử dụng vật tư nguyên liệu mới thay cho vật tư nguyên liệu cũ khan hiếm.
- Đề xuất và tham gia việc sửa đổi bổ sung hoặc xây dựng mới thế hệ thủ tục chế độ khai thác nghiệp vụ, quy trình, quy phạm chỉ tiêu định mức kỹ thuật, bảo dưỡng vận hành các thiết bị máy móc. Nghiên cứu xây dựng các quy chế quản lý kỹ thuật cần thiết cấp cơ sở, nhằm quản lý thống nhất, cụ thể tại toàn khu vực.
- Lập dự toán, triển khai các hợp đồng, lập dự trù vật tư, cung cấp tồn bộ thơng số kỹ thuật, bản vẽ chế tạo cho xưởng. Lập kế hoạch thuê thầu phụ, cung cấp thông số kỹ thuật các yêu cầu nhập khẩu để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu. Lập các quy trình chế tạo và kiểm tra chất lượng sản phẩm, t hiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự tốn giá thành, lập quy trình chế tạo và kiểm tra
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 42 LỚP 08DQD1
chất lượng sản phẩm.
- Trưởng phịng kỹ thuật chịu trách nhiệm phân cơng kỹ sư phụ trách dự án theo đúng chuyên môn và năng lực của họ. Tiến hành thực hiện các hợp đồng thầu phụ theo chỉ đạo của Giám đốc điều hành. Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự phòng kỹ thuật, xây dựng môi trương làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chuyên mơn của từng người. Ngồi ra thực hiện các cơng việc khác của TGĐ và Giám đốc điều hành.
Chức năng của phòng
- Chủ trì trong cơng tác phát triển và quy hoạch các cơng trình xây dựng, xây dựng phương án, củng cố, tối ưu hóa các trang thiết bị máy móc và đề xuất biện pháp thực hiện.
- Hướng dẫn kiểm ta việc thực hiện và các biện pháp kỹ thuật an tồn trong cơng tác bảo dưỡng, vận hành, thiết bị đo thử, thiết bị máy móc ở các xí nghiệp và nhà máy trực thuộc cơng ty theo quy định.
- Lập báo cáo định kỳ hay đột xuất về số lượng và chất lượng thiết bị máy móc. Đề xuất việc di chuyển các thiết bị máy móc trong các xí nghiệp, nhà máy trực thuộc phạm vi quản lý của công ty.
- Khảo sát và phản ánh các yếu tố liên quan tới các vấn đề chất lượng và bảo hành các trang thiết bị máy móc. Đề xuất các biện pháp khắc phục các sự cố, tồn tại trong việc xây dựng, sản xuất trong các xí nghiệp, nhà máy và công ty.
- Kiểm ra định kỳ, đột xuất về tình hình thực hiện kế hoạch và sử dụng vật tư, tài sản, thiết bị máy móc của các đơn vị trong cơng ty.
Các mối quan hệ của phòng
- Quan hệ với phòng Kinh doanh: Cung cấp thông tin giá thành và thiết kế sơ bộ theo yêu cầu của khách hàng cho phịng kinh doanh. Cung cấp các thơng tin bóc tách vật tư để phòng kinh doanh tiến hành nhập khẩu.
- Quan hệ với Nhà máy: Cung cấp cho Nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối lượng cơng việc, thời gian hồn thành định mức tiêu thụ vật tư để triển khai hợp đồng ( hồ sơ thực hiện dự án), quy trình chế tạo sản phẩm.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 43 LỚP 08DQD1
việc, triển khai hợp đồng chuyển cho phịng kế tốn nhằm thanh lý hợp đồng, cung cấp cho phòng kế tốn các thơng tin về định mức vật.
Bảng 6: Cơ cấu phòng kỹ thuật
STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng Trình độ Chun mơn Độ tuổi 1 Trưởng phòng 1 Trên ĐH Ths. Cơ khí >40 2 Bộ phận điện 3 Trên ĐH Ths. Điện tử <30 3 Bộ phận sửa chữa 5 Đại học KS. Cơ khí <30 4 Bộ phận thiết kế và
bóc tách vật tư
4 Đại học KS. Cơ khí <30 (Nguồn: tài liệu phịng nhân sự cơng ty tháng 6/2012)
Qua bảng số liệu trên ta thấy cơ cấu phòng kỹ thuật như vậy là rất hợp lý. Đội nhân viên trong phịng có trình độ cao, đạt 100% đại học và trên đại học, trình độ đào tạo đúng chun mơn. Về độ tuổi thì cả phịng đạt 90% độ tuổi dưới 30, độ tuổi như vậy rất phù hợp với chức năng và nhiệm vụ trong phòng, thể hiện sự năng động sáng tạo trong cơng việc. Với tuổi trẻ và trình độ đào tạo cao như vậy phòng đã từng bước đáp ứng được những yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng trong và ngồi nước.
2.2.2.5. Phịng đầu tư xây dựng cơ bản
Nhiệm vụ của trưởng phòng
- Nghiên cứu xây dựng các cơ chế về kế hoạch hóa trong nội bộ cơng ty, bao gồm từ khâu thống kê, dự báo, lập kế hoạch, báo cáo và bảo vệ kế hoạch được xây dựng với công ty.
- Nghiên cứu, theo dõi thu thập thông tin thị trường vật tư để nắm được thông tin thị trường và các xu hướng biến động của giá cả.
- Lập và thường xuyên cập nhật để bổ sung danh sách các nhà cung cấp trong và ngoài nước, giữ mối liên hệ với các nhà cung cấp để nắm được các sản phẩm, dịch vụ họ có thể cung cấp.
- Nhận vật tư, trang bị, phương tiện do công ty giao. Mua vật tư, trang bị và phương tiện phục vụ cho công tác bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn và ứng cứu thơng tin cho tồn cơng ty trên cơ sở cân đối nguồn vốn cũng phù hợp theo phân cấp về đầu tư và được công ty ủy quyền.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 44 LỚP 08DQD1
- Tiếp nhận và giải quyết các thủ tục để đưa đi bảo hành, sửa chữa các thiết bị đang trong thời gian bảo hành, theo hợp đồng kinh tế đã ký hoặc theo chỉ đạo của công ty.
- Lập kế hoạch mua vật tư và thiết bị cho Nhà máy, căn cứ vào dự trù vật tư cho các hợp đồng do phòng kỹ thuật cung cấp, căn cứ vào nhu cầu thiết bị và thực trạng vật tư dự trữ trong kho do quản đốc Nhà máy đề xuất, rồi căn cứ vào khả năng cung ứng và các điều kiện thị trường để tiến hành để xuất lập kế hạch mua vật tư và trang bị cho Nhà máy, cho từng hợp đồng sản xuất khác.
- Lập và đề xuất quy trình mua sắm vật tư thiết bị phù hợp với chính sách mua sắm vật tư, thiết bị của công ty.
- Lập báo cáo tuần và hàng tháng gửi Giám đốc điều hành và TGĐ. - Thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của TGĐ.
Bảng 7: Cơ cấu phòng đầu tư xây dựng cơ bản
STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng
Trình độ Chun mơn Độ tuổi 1 Trưởng phòng 1 Trên ĐH Ths. Xây dựng >40 2 Bộ phận kho 6 Trung cấp Kế toán TC <30 3 Bộ phận thiết bị 8 Đại học KS. Điện tử <30
(Nguồn: tài liệu phịng nhân sự cơng ty tháng 6/2012)
Chức năng của phòng
- Lập kế hoạch mua vật tư.
- Chủ động đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt kế hoạch công ty đã xây dựng theo kế hoạch dự kiến của cơng ty.
- Chủ trì xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm và hướng dẫn đôn đốc các đơn vị thực hiện theo kế hoạch đề ra.
- Cập nhật theo dõi và tổng hợp kế hoạch sản xuất kinh doanh của cơng ty, báo có kịp thời để lãnh đạo công ty hướng dẫn, chỉ đạo các đơn vị thực hiện.
- Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch nguồn vốn được cơng ty giao, tính tốn điều chỉnh và chỉ đạo cả đơn vị thực hiện trên cơ sở đảm bảo cân đối chung, phân bổ một cách đồng đều và hợp lý theo từng tháng và quý, thời kỳ hoạt động sản xuất
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 45 LỚP 08DQD1
xuyên suốt và hợp lý theo từng tháng và năm, và các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
- Tham mưu cho TGĐ và Giám đốc điều hành trong việc lựa chọn nhà cung cấp hoặc trực tiếp lựa chọn khi được uỷ quyền.
- Tham gia thương thảo giá cả và các điều kiện mua cùng với TGĐ và Giám đốc điều hành.
- Ký các đơn hàng mua vật tư, thiết bị và dụng cụ được uỷ quyền. Mối quan hệ bên trong Cơng ty
- Phối với kế tốn để làm các thủ tục mua vật tư thiết bị, cung cấp cho nhà cung cấp.
- Phối hợp với phòng kỹ thuật và Nhà máy để kịp thời xác định các yêu cầu về vật tư, thiết bị và những phát sinh về các yêu cầu này.
Hiện nay phòng đầu tư xây dựng cơ bản có trách nhiệm đảm bảo cung cấp vật tư và thiết bị cho toàn Cơng ty. Phịng này là có khả năng làm việc với cường độ cao, năng động, sáng tạo và quyết tốn trong cơng việc. Phịng đầu tư xây dựng cơ bản này cịn gặp những khó khăn và vướng mắc trong công việc nhập kho, phân phối vật tư và giúp cán bộ trong công tác lên kế hoạch mua vật tư và cung cấp vật tư cho Nhà máy làm hạn chế đến quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm.
2.2.2.6. Phòng nhân sự
Bảng 8: Cơ cấu phòng nhân sự
STT Chức năng nhiệm vụ Số lượng
Trình độ Chun mơn Độ tuổi 1 Trưởng phòng 1 Đại học KS. Xây dựng >50
2 Nhân viên 3 Cao đẳng QTKD <30
(Nguồn: tài liệu phịng nhân sự cơng ty tháng 6/2012)
Chức năng phòng nhân sự
Trợ lý TGĐ trong các vấn đề về thực hiện các phương án sắp xếp, cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tạo bồi dưỡng, tuyển dụng và điều phối sử dụng hợp
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 46 LỚP 08DQD1
lý thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ cơng nhân viên, nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Cơng ty.
Nhiệm vụ của trưởng phịng nhân sự
- Thực hiện các chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương giúp TGĐ giải quyết đúng đắn và hợp lý chính sách lao động tiền lương cũng như các chế độ chính sách khác đối với cán bộ cơng nhân viên.
- Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
- Tổng hợp văn bản.
- Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên.
- Nghiên cứu đề xuất các phương án tổ chức sản xuất và quản lý, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chức trách và quan hệ lề lối công tác giữa các đơn vị, phòng ban theo điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng