Chương 1 : Cơ sở lý luận chung về bộ máy quản lý
2.1. Giới thiệu về cơng ty Cổ phần KHƠNG GIAN HỊA BÌNH
2.1.6. Quy trình sản xuất và thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty
2.1.6.1. Quy trình sản xuất của Cơng ty
Sơ đồ 2.1.6.1: Quy trình sản xuất của cơng ty
Nhận hợp đồng xây dựng, thiết kế
Triển khai, chuẩn bị vật tư
Tiến hành sản xuất: Lấy dấu chuyển NVL đầu vào dây chuyền tự động thành phẩm vận chuyển đến nơi xây dựng
(Nguồn: tài liệu phịng kỹ thuật cơng ty tháng 6/2012)
Kết qủa cuối cùng của quy trình sản xuất nếu giao cho khách hàng thì đó là sản phẩm hồn chỉnh, cịn là bán sản phẩm khi Công ty phải chịu trách nhiệm thi công tại công trường theo yêu cầu của khách hàng.
2.1.6.2. Thị trường tiêu thụ sản phẩm
Sản phẩm của công ty được tiêu thụ trên thị trường trong nước và quốc tế. Công ty chỉ tiến hành sản xuất the o đơn đặt hàng đấu thầu, cả thị trường trong nước và thị trường ngồi nước Cơng ty cũng hình thành lên các đại lý bán hàng. Để khách hàng biết đến sản phẩm của mình , Cơng ty đã tiến hành quảng cáo và giới thiệu sản phẩm và trao đổi với khách hàng bằng mạng máy tính, hay trực tiếp gặp khách hàng trao đổi về tính chất của sản phẩm. Mục tiêu của Công ty là mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước bằng các tăng cường giới thiệu sản phẩm, không ngừng nâng cao chất lượng và tính tối ưu của sản phẩm với các khách hàng trong nước.
2.1.7. Thuận lợi và khó khăn hiện tại của cơng ty
2.1.7.1. Thuận lợi
Kể từ khi hình thành và phát triển cơng ty CP KHƠNG GIAN HỊA BÌNH đã khơng nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng quy mơ hoạt động của mình
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 32 LỚP 08DQD1
để từng bước đưa sản phẩm của công ty trở thành sản phẩm hàng đầu về chất lượng và đã tạo dựng được uy tín với khách hàng trong và ngồi nước. Chính sự liên doanh này đã tạo dựng cô ng ăn việc làm cho những cán bộ và công nhân viên từ Cơng ty cơ khí xây dựng khác chuyển sang. Trình độ quản lý của cán bộ và trình độ tay nghề của công nhân ngày càng được nâng cao do nhận được sự hỗ trợ về kinh nghiệm, chuyên môn từ các thành viên quản lý trong công ty và quy trình cơng nghệ mới. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty ngày càng tiến triển tốt, doanh thu tăng hàng năm. Cơ cấu tổ chức lao động được kiện toàn và từng bước đi vào hoạt động đã có hiệu quả. Thể hiện ở chỗ, doanh thu tăng hàng năm, tiến độ sản xuất đáp ứng được yêu cầu về chất lượng và tiến độ giao hàng. Người lao động đủ việc làm thu nhập tương đối cao. Tập thể công ty là một khối thống nhất từ trên xuống dưới; bầu khơng khí làm việc hồ đồng vui vẻ, có tính năng động cao đã tạo ra thế và lực bền vững chắc làm tiền đề cho việc thực hiện kế hoạch sản xuất năm 2009 và các năm tiếp theo.
2.1.7.2. Khó khăn
Cơng ty vẫn cịn một số hạn chế là tốc độ tăng trưởng trong 5 năm qua tăng không đều, thiếu bền vững, vốn tồn đọng nơi khách hàng khá lớn. Nguyên nhân chính cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của cơng ty chưa được hồn chỉnh, cơ cấu tổ chức thường xuyên thay đổi (thay đổi hàng tháng) theo tình hình sản xuất của công ty; chưa xây dựng được nội quy lao động tồn cơng ty, lao động quản lý còn kiêm quá nhiều nhiệm vụ và chức năng nên hiệu quả quản lý chưa cao. Công tác quản lý kinh tế và tài chính vẫn cịn một số tồn tại như: một số đơn vị trực thuộc khối lượng giá trị dở dang, công nợ tồn đọng lớn dẫn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh còn hạn chế.
2.1.8. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Trên cơ sở định hướng và mục tiêu phát triển công ty trở thành một công ty hàng đầu về chất lượng, phương hướng của công ty từ nay đến năm 2015 là phát huy truyền thống của Cơng ty, tăng cường đồn kết, tích cực đổi mới và đa dạng hoá sản phẩm phù hợp với năng lực và sở trường của công ty và tăng cường nhanh giá trị sản xuất đạt hiệu quả cao.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 33 LỚP 08DQD1
Mục tiêu
- Phấn đấu tổng giá trị sản xuất của cơng ty giữ tốc độ phát triển bình quân là 35%, đến năm 2015 tổng giá trị đạt 400 tỷ VNĐ.
- Hồn thành đúng tiến đơ sản phẩm theo đơn đặt hàng.
- Đa dạng hoá sản phẩm từ kết cấu đơn giản đến phức tạp, sản xuất thêm mặt hàng nhà thép tiền chế để đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng trong nước và quốc tế.
- Phát triển vốn sản xuất của công ty: Phấn đấu đến năm 2015 vốn sản xuất kinh doanh của công ty trên 600 tỷ VNĐ, đảm bảo trả vốn vay trung và dài hạn.
- Hoàn chỉnh cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty nhằm đáp ứng điều kiện đủ để doanh nghiệp thành công trên thương trường.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý năng động có trình độ cao. Xây dựng một tập thể công nhân có tay nghề cao, có tác phong sản xuất cơng nghiệp đáp ứng yêu cầu của cơ chế thị trường.
2.2. Thực trạng bộ máy quản lý của công ty
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 34 LỚP 08DQD1
Sơ đồ 2.2.1: Cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty
(Nguồn: tài liệu phịng nhân sự cơng ty tháng 6/2012)
Mơ hình cơ cấu tổ chức của cơng ty đựơc tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng với chế độ một thủ trưởng được miêu tả như sơ đồ. Theo sơ đồ này TGĐ được sự giúp đỡ tích cực của các phịng ban về các quyết định kinh doanh nên công việc tiến triển hiệu quả hơn, mệnh lệnh từ TGĐ đã được thực hiện nhanh chóng và có hiệu quả hơn. Bên cạnh đó cơ cấu mơ hình cịn có những hạn chế như bộ phận Trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn kinh doanh bố trí như vậy là chưa hợp lí.
2.2.2. Tình hình tổ chức các bộ phận chức năng trong cơng ty
2.2.2.1. Ban giám đốc
HĐQT Tổng giám đốc
Phịng nhân sự
Phòng kinh doanh Giám đốc điều hành Phịng TC kế tốn
Quản đốc Nhà máy Phòng kỹ thuật Phòng đầu tư
xây dựng cơ bản
Nhà máy Acifa Nhà máy Acera Nhà máy gạch Tunnel LX
Nhà máy gạch Tunnel AG
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 35 LỚP 08DQD1
Bảng 3: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc
Stt Chức năng nhiệm vụ Tuổi Ngành đào tạo TĐ chuyên môn 1 Tổng giám đốc 55 Xây dựng Trên đại học 2 GĐ điều hành 52 Xây dựng Trên đại học
3 Trưởng phòng KD 45 QTKD Trên đại học
4 Kế toán trưởng 40 Kế toán Đại học 5 Trưởng phòng đầu tư
XDCB
45 Xây dựng Trên đại học
6 Trưởng phòng nhân sự 42 Xây dựng Đại học 7 Trưởng phòng kỹ thuật 51 Cơ điện tử Trên đại học 8 Quản đốc nhà máy 37 Xây dựng Đại học
(Nguồn: tài liệu phịng nhân sự cơng ty tháng 6/2012)
Tổng giám đốc cơng ty:
• Chức năng của tổng giám đốc
- Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về kết quả sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên của công ty.
- Lãnh đạo công ty thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được Hội đồng quản trị thông qua.
- Chỉ đạo cung cấp nguồn lực thực hiện dự án quản lý chất lượng.
- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty và bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý của cơng ty.
• Nhiệm vụ của tổng giám đốc
- Chịu trách nhiệm lãnh đạo toàn diện các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh và đời sống văn hố tồn cơng ty.
- Các lĩnh vực lãnh đạo: Công tác tổ chức cán bộ; công tác kinh tế tài chính; Cơng tác đầu tư, định hướng chiến lược của công ty; công tác tuyển dụng lao động và tổ chức thi đua khen thưởng.
Giám đốc điều hành:
• Chức năng của giám đốc điều hành
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 36 LỚP 08DQD1
đạo giám sát nhà máy.
• Nhiệm vụ của giám đốc điều hành
Thiết kế sản phẩm, dự tính định mức vật tư, dự tốn giá thành và lập các kế hoạch sản xuất về các đầu công việc, vật tư, tiến độ và chuyển giao kế hoạch cho quản đốc nhà máy để triển khai sản xuất, cho phòng kinh doanh để tiến hành nhập khẩu, mua vật tư và thầu phụ.
- Tổng hợp và phê duyệt hồ sơ về khối lượng các cơng việc đã hồn thành theo hợp đồng và chuyển cho phịng kế tốn thanh tốn hợp đồng.
- Lập quy trình và cơ chế nhằm theo dõi, kiểm sốt q trình thực hiện dự án.
- Chịu trách nhiệm về tiến độ triển khai chất lượng sản phẩm và an toàn lao động.
- Lập báo cáo về tình hình sản xuất, thực hiện hợp đồng, báo cáo giờ công thực hiện các công việc khác theo chỉ đạo của Tổng giám đốc.
• Báo cáo
Giám đốc điều hành báo cáo thực hiện nhiệm vụ cho Tổng giám đốc và chịu sự giám sát của Tổng giám đốc.
• Các mối quan hệ của giám đốc điều hành
- Quan hệ với bên ngồi: Chịu trách nhiệm chính với khách hàng về triẻn khai thực hiện các hạng mục công việc theo đúng hợp đồng đ ược phòng kinh doanh bàn giao, quan hệ với các tru ng tâm nghiên cứu, trường học nhằm cập nhật và thu nhận các thông tin về khoa học công nghệ, tuyển dụng, đào tạo cán bộ kỹ thuật và đào tạo nghề.
- Quan hệ với phòng kinh doanh: Giữ vai trò là đầu mối quan hệ với khách hàng trong triển khai hợp đồng, cung cấp về tiến độ thực hiện công việc triển khai hợp đồng nhằm phối hợp đảm bảo đáp ứng tốt nhất yêu cầu của khách hàng, cung cấp thông tin về năng lực sản xuất để phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh.
- Quan hệ với phòng kỹ thuật: Trưởng phòng kỹ thuật báo cáo tực tiếp cho Giám đốc điều hành, kiểm duyệt, lập dự tốn, triển khai các hợp đồng của phịng kỹ thuật, giám sát chỉ đạo phòng kỹ thuật trong việc lập kế hoạch và tiến hành phê
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 37 LỚP 08DQD1
duyệt thầu phụ.
- Quan hệ với nhà máy: Quản đốc nhà máy sẽ báo cáo trực tiếp cho Giám đốc điều hành, GĐĐH cung cấp cho nhà máy tất cả các yêu cầu kỹ thuật, khối lượng cơng việc, thời gian hồn thành, định mức tiêu tthụ vật tư để triển khai hợp đồng, kiểm tra và phê duyệt, nghiệm thu khối lượng các công việc hoàn thành của nhà máy để hoàn tất hồ sơ nghiệm thu hợp đồng.
2.2.2.2. Phịng kinh doanh
• Nhiệm vụ của trưởng phòng
- Lên kế hoạch và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường; nghiên cứu xu hướng phát triển thị trường, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, các hướng phát triển công nghệ.
- Lên kế hoạch kinh doanh của phịng trình Tổng giám đốc phê duyệt: Lập kế hoạch hàng năm và quý về phát triển kinh doanh của cơng ty rồi trình TGĐ phê duyệt, kế hoạch kinh doanh phải xác định rõ các mục tiêu về doanh số, thị phần, lợi nhuận, mức độ tăng trưởng, các mục tiêu kinh tế xã hội phù hợp khác. Lập kế hoạch thực hiện chi tiết hàng tháng và quý cho từng bộ phận kinh doanh với chỉ tiêu công tác và đầu công việc cụ thể cho tường người nhằm làm căn cứ cho công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc của từng người.
- Nghiên cứu tình hình kinh doanh, quảng cáo của các công ty cùng lĩnh vực, từ đó so sánh, đối chiếu và điều chỉnh kế hoạch, chiến lược của công tâm.
- Thiết lập hệ thống theo dõi, giám sát, đánh giá và hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của các nhân viên trong phòng, cũng như việc triển khai các hợp đồng của bộ phận khác ( kế toán và sản xuất), nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng; Lập báo cáo kinh doanh định kỳ trong hệ thống báo cáo cho các cơ quan có liên quan như: chủ quản, chính quyền.....
- Liên hệ với khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng, xác định giá bán, tiến hành các hoạt động tiếp cận với khách hàng, đấu thầu, chào giá, đàm phán ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của TGĐ.
- Tổ chức các hoạt động xúc tiến bán hàng, quảng cáo và chăm sóc khách hàng.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 38 LỚP 08DQD1
- Cung cấp thông tin về đặc điểm khách hàng, yêu cầu của khách hàng cho phòng kỹ thuật và Nhà máy, phục vụ công tác thiết kế, giám sát kỹ thuật thi công, tổ chức sản xuất nhằm đảm bảo tiến độ đấu thầu và thực hiện hợp đồng. Chịu trách nhiệm quản lý và điều hành nhân sự thuộc phòng kinh doanh, xây dựng bầu khơng khí làm việc lành mạnh và phát huy được năng lực và chun mơn của từng người.
• Chức năng của trưởng phòng
- Tổ chức, phân công, theo dõi, đánh giá công tác các nhân viên trong phòng.
- Định giá bán và giá đấu thầu, đàm phán và ký kết các hợp đồng bán hàng và nhập khẩu theo sự uỷ quyền của TGĐ.
- Quyết định các khoản chi theo định mức được phê duyệt.
- Thực hiện các kế hoạch quảng cáo, xúc tiến thương mại theo kế hoạch kinh doanh đã được phê duyệt.
- Báo cáo TGĐ về các vấn đề có liên quan đến tiến độ và chất lượng triển khai hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng nhằm đảm bảo hợp đồng được triển khai đúng kế hoạch.
- Theo dõi các thông tin phản hồi về thực hiện hợp đồng, các chi phí phát sinh, lãi lỗ của các hợp đồng.
• Mối quan hệ trong nội bộ Công ty
- Phối hợp với phịng kế tốn: Lập báo cáo tài chính, tiến hành bảo lãnh dự thầu, thực hiện hợp đồng và đặt cọc. Hỗ trợ với bộ phận kế toán làm thanh toán, thanh lý hợp đồng. Hỗ trợ với phịng kế tốn tiến hành nhập khẩu trang thiết bị.
- Với bộ phận kỹ thuật: Chuyển giao yêu cầu của khách hàng cho bộ phận kỹ thuật để triển khai dự án, tính khối lượng cơng việc và giá thành. Sau khi ký kết hợp đồng chuyển cho bộ phận sản xuất nhằm triển khai. Kết hợp với bộ phận kỹ thuật và Nhà máy để theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng. Phối hợp cùng Giám đốc sản xuất xác định nhu cầu và các thông số kỹ thuật để lập kế hoạch nhập khẩu và tiến hành nhập khẩu.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 39 LỚP 08DQD1
nhận thơng tin về năng lực sản xuất để lập kế hoạch kinh doanh.
Bảng 4: Cơ cấu phòng kinh doanh
Chức năng nhiệm vụ Số lượng
Trình độ Chun mơn TĐ tiếng anh 1. Trưởng phòng 1 Trên ĐH KS xây dựng C 2. Bộ phận Marketing 5 Đại học KS cơ khí C
3. Bộ phận xuất nhập khẩu 15 Đại học QTKD Toeic 500 (Nguồn: tài liệu phịng nhân sự cơng ty tháng 6/2012)
Kết cấu phòng như vậy là tương đối gọn nhẹ, nhưng trưởng phòng phải kiêm quá nhiều việc. Tất cả các nhân viên trong phịng đều ở trình độ đại học, có chun mơn về cơ khí và xây dựng khoa máy, ngồi ra cịn được trang bị thêm các kiến thức về quản trị kinh doanh, kiến thức về Marketing. Kỹ năng giao tiếp và trình diễn tốt bằng tiếng Việt và tiếng Anh, sử dụng thành thạo phần mềm thiết kế AutoCAD, lập kế hoạch MS Profect, tin học văn phòng, các phần mềm hệ thống và Internet. Về độ tuổi, những người trong phịng có độ tuổi dưới 30 tuổi, chiếm 80%. Với cơ cấu trên, Phịng có thể hồn thành tốt cơng việc với cơ cấu độ tuổi và trình độ đồng đều hợp lý, kết hợp được sự năng động, nhiệt tình của tuổi trẻ, cũng như kinh nghiệm trong công tác lâu năm. Tuy nhiên các chức năng nhiệm vụ của của từng nhân viên trong phòng chưa được phân cơng rõ ràng, cịn thiếu nhân viên chịu trách nhiệm về đấu thầu và đầu tư.
2.2.2.3. Phịng tài chính kế tốn