Chương 1 : Cơ sở lý luận chung về bộ máy quản lý
3.2. Mục tiêu hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty
3.2.1. Những mục tiêu cơ bản của việc hồn thiện bộ máy quản lý của Cơng
ty
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 58 LỚP 08DQD1
chức năng, văn phịng Nhà máy và các tổ sản xuất. Về cơ bản thì Cơng ty đã có những đổi mới hồn thiện tổ chức bộ máy quản lí nhằm điều hành sản xuất kinh doanh đảm bảo những yêu cầu và nhiệm vụ đặt ra. Song như phân tích ở trên thì bộ máy quản lí của Cơng ty cịn tồn tại những hạn chế cần khắc phục. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải đảm bảo thực hiện được một số mục tiêu sau:
- Đảm bảo phát huy vai trị của bộ máy quản lí Cơng ty trong điều hành sản xuất kinh doanh và tuân theo các quy định của pháp luật. Đồng thời nâng cao tính năng động, gọn nhẹ của bộ máy quản lí, đem lại hiệu quả cao hơn, làm cho các chỉ tiêu của Công ty tăng lên như chỉ tiêu: n ăng suất lao động, tiết kiệm quỹ lương, giảm chi phí trong q trình sản xuất.
- Xây dựng cơ cấu gọn nhẹ, phản ứng linh hoạt trong bất kỳ tình huống nào xảy ra, các quyết định được thực hiện nhanh chóng hơn, khắc phục tình trạng trùng lặp hoặc chia cắt chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, tìm kiếm được nhiều khách hàng và nhiều bản thầu., đảm bảo việc làm và thu nhập cho người lao động.
- Đảm bảo mối quan hệ chỉ đạo giữa ban giám đốc, các phòng ban, văn phòng Nhà máy, tổ chức sản xuất tạo nên một khối quản lí thống nhất hoạt động nhịp nhàng với nhau.
- Gắn việc kiện toàn tổ chức với việc sắp xếp cán bộ, tổ chức, đào tạo thi nâng bậc, đào tạo lại đội ngũ cán bộ. Chuẩn bị một đội ngũ cán bộ kế cận bằng cách đổi mới.
- Chức danh, nhiệmvụ của từng bộ phận công nhân viên được xác định rõ ràng, sắp xếp lao động đúng người đúng việc, đảm bảo điều kiện làm việc cho các người lao động.
Tóm lại việc hồn thiện tổ chức bộ máy quản lí sẽ giúp Cơng ty nâng cao hiệu lực quản lí , cải thiện điều kiện làm việc, kích thích hoạt động lao động sản xuất kinh doanh, tạo uy tín của Cơng ty với các đối tác liên doanh và với khách hàng, thu hút được nhiều nhân tài có khả năng đảm nhận được một khối lượng công việc lớn, chất lượng sản phẩm được đảm bảo.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 59 LỚP 08DQD1
3.2.2. Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý
- Trong cơ chế thị trường, cơ cấu bộ máy quản lý phải được hoàn thiện theo hướng ngày càng thích hợp với mục tiêu và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đảm bảo với số lượng người và số đầu mối trong quản lý là ít nhất. Có như vậy cơng việc quản lý mới năng động, gọn nhẹ và hiệu quả thì cơng ty phải bố trí, sắp xếp lại cán bộ, những vị trí khơng cần thiết nên cắt giảm.
- Để nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý của các bộ phận chức năng, quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các chức năng nhiệm vụ trong mỗi bộ phận phải ln được hồn thiện. Tức là các phịng ban phải được hồn thiện, giữa các phòng ban, các cấp lãnh đạo phải có mối quan hệ chặt chẽ, hỗ trợ cùng nhau cùng sản xuất kinh doanh. Muốn thực hiện vấn đề nêu trên cần phải tiến hành phân tích đánh giá thực hiện tình hình thực hiện chức năng quy định, khối lượng cơng việc, phát hiện ra khâu yếu nhất trong công tác, phân chia quyền hạn, tỷ lệ lao động gián tiếp so với lao động trực tiếp, sự phù hợp của trình độ chun mơn so với cơng việc. Trên cơ sở đánh giá đó để đề ra các biện pháp nhằm hoàn thiện chức năng nhiệm vụ giữa các phịng ban.
- Được kiểm sốt chặt trên cơ sở vốn liên doanh và Hội đồng quản trị, sự kiểm sốt chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Bộ máy quản lý phải chuyên tinh, gọn nhẹ, không cồng kềnh, phát huy tối đa nguồn lực, nâng cao hiệu quả hoạt động với chi phí thấp nhất.
3.2.3. Một số điểm cần lưu ý khi hồn thiện bộ máy quản lí của cơng ty
- Qua phân tích tình hình bố trí lao động lao động của cơng ty ở chương 2, ta tấy một số bộ phận có khối lượng cơng việc lớn nhưng chưa được bố trí đầy đủ cán bộ đảm nhiệm nên hiệu quả làm việc khơng cao. Bên cạnh đó lại có một số bộ phận khác số lượng cán bộ được bố trí quá nhiều trong khi yêu cầu khối lượng cơng việc khơng lớn, do đó khối lượng cơng việc được giao cho từng người thấp hơn khả năng làm việc của họ, dẫn đến lãng phí thời gian làm việc. Sở dĩ có hiện tượng như vậy là do sự sắp xếp bố trí lao động chưa hợp lý. Một số lao động có trình độ khơng cao nên những công việc phức tạp không đảm đương được, do đó cơng việc phải chia nhỏ ra nhiều khâu khơng cần thiết làm lãng phí thời gian và bộ
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 60 LỚP 08DQD1
máy quản lý cồng kềnh và hoạt động không hiệu quả.
- Hồn thiện bộ máy quản lí để tránh tình trạng cấp dưới chịu hai hệ thống quyền lực tạo lên một sự chồng chéo, cấp dưới không biết phải thực hiện theo các hệ thống quyền lực nào.
- Hồn thiện tổ chức bộ máy quản lí phải chú ý đến việc phân cơng rõ ràng nhiệm vụ và chức năng của cán bộ và nhân viên trong từng phịng ban.
- Hồn thiện tổ chức bộ máy quản lý đi đôi với việc nâng cao nguồn vốn của Công ty và đổi mới thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình sản xuất.
3.2.4. Cơ sở để hồn thiện bộ máy quản lí
- Số lượng lao động quản lý trong doanh nghiệp càng ít càng thể hiện tính hiệu quả của cơng tác quản lý. Theo các nhà kinh tế thì 01 cán bộ có thể phụ trách 20 – 25 lao động. Mục tiêu phấn đấu của các doanh nghiệp là số lao động gián tiếp không quá 12% tổng số lao động trong doanh nghiệp và không quá 18% trong trường hợp đặc biệt.
- Việc hồn thiện bộ máy quản lí phải dựa trên những yêu cầu của Hội đồng quản trị và Công ty để bộ máy của Cơng ty hoạt động có hiệu quả nhất, đảm bảo đời sống cho người lao động trong mọi tình huống, mọi điều kiện của nền kinh tế thị trường.
3.3. Các phương pháp hoàn thiện bộ máy quản lý tại cơng ty
3.3.1. Hồn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí
Bộ máy quản lí là trung tâm đầu não chỉ huy toàn bộ hoạt động của tổ chức, do vậy nó ảnh hưởng rất lớn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức. Qua một thời gian tìm hiểu về bộ máy quản lí của Cơng ty, cộng với những kiến thức đã được học, em mạnh dạn đưa ra ý kiến nhỏ để thay đổi một phần cơ cấu tổ chức cũ với mong muốn nâng cao hiệu quả quản lí của bộ máy quản lí.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 61 LỚP 08DQD1
Sơ đồ 3.3.1: Mơ hình cơ cấu tổ chức mới của Cơng ty
Mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy theo kiểu này vẫn đảm bảo được chế độ một thủ trưởng. Cơ cấu này nói rõ những ưu điểm như: Việc nắm bắt thông tin giữa TGĐ với Giám đốc điều hành và các phòng ban chức năng được thực hiẹn nhanh chóng hơn, giảm bớt được rất nhiều, giảm bớt được rất nhiều sự dối giữa mệnh lệnh và thông tin giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. TGĐ Công ty nhận được sự giúp đỡ tích cực của các phịng ban và các quyết định kinh doanh tiến triển có hiệu quả hơn các mệnh lệnh từ TGĐ sẽ được thực hiện nhanh chóng và có hiệu lực hơn. HĐQT TGĐ P. Kỹ thuật P. Tổ chức hành chính P. Kế tốn TC GĐ điều hành Quản đốc Nhà máy
P. Kinh doanh Phòng đầu tư và xây
dựng cơ bản Nhà máy gạch Tunnel AG Nhà máy gạch Tunnel LX Nhà máy Acera Nhà máy Acifa
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 62 LỚP 08DQD1
Ban Giám đốc
Bảng 10: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc Công ty
Stt Chức năng nhiệm vụ Ngành đào tạo Trình độ chun mơn Ngoại ngữ Tin học 1 Tổng GĐ KS. Xây dựng Trên ĐH C C 2 GĐ Điều Hành KS. Xây dựng Trên ĐH C C 3 QĐốcNhàmáy Ks.XD khoa máy Đại học B B
Qua bảng trên ta thấy cơ cấu Ban Giám đốc tương đối hợp lí với quy mơ và tình hình sản xuất kinh doanh của Cơng ty. Tuy nhiên để hồn thiện một cách tối ưu, đáp ứng được những đòi hỏi của cơ chế thị trường thì Ban giám đốc cần bổ sung thêm Giám đốc kinh doanh (vị trí này do trưởng phịng kinh doanh kiêm nhận) vì Cơng ty chỉ sản xuất theo đơn đặt hàng và đấu thầu nên vai trò của Giám đốc kinh doanh là rất lớn, mặt khác Trưởng phòng kinh doanh có đủ năng lực và trình độ về kinh doanh do đã từng tham gia vào các khoá đào tạo về quản trị, về Marketing, giao tiếp tiếng Anh và sử dụng tin học thành thạo. Vì thế để tận dụng tiềm lực sẵn có và khích lệ nhân viên Cơng ty nên đề bạt Trưởng phòng kinh doanh làm Giám đốc kinh doanh và chỉ đạo các các mối quan hệ của Công ty với thị trường bên ngồi. Ngồi ra có thể bố trí thêm Thư ký giúp việc cho Giám đốc công ty thực hiện công việc
Bảng 11: Đề xuất cơ cấu Ban Giám đốc mới
Stt Chức năng nhiệm vụ
Ngành đào tạo TĐ chuyên môn
Ngoại ngữ
Tin học
1 TGĐ Ks Xây dựng Trên ĐH C C
2 GĐ Kinh doanh QTKD Trên ĐH C C
3 GĐ Điều hành Ks Cơ khí Trên ĐH C C 4 QĐ Nhà máy Ks.xây dựng
khoa máy
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 63 LỚP 08DQD1
3.3.2. Hồn thiện cơ cấu các phịng ban
- So với mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy cũ của Cơng ty thì ở trong mơ hình mới ta sẽ có thêm Phịng tổ chức hành chính và bỏ hai bộ phận đó là: bộ phận trợ lí nhân sự và bộ phận cố vấn. Sở dĩ như vậy vì bộ phận nhân sự có vai trị rất quan trọng đối với mỗi tổ chức, và bộ phận này phải thực hiện các công việc theo sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ trong các vấn đề về tiền lương, lao động.... Mặt khác kế tốn trưởng khơng thể làm tốt khi kiêm cả cơng việc của một kế tốn trưởng và các cơng việc thuộc về bộ phận hành chính.
- Do vậy cơng ty cần phải bổ sung thêm phịng Tổ chức hành chính, dưới sự chỉ đạo của TGĐ và tham mưu cho TGĐ các vấn đề về tổ chức bộ máy, sắp xếp nơi làm việc, tuyển dụng lao động.... và có quyền thay mặt TGĐ trong một số trường hợp nếu được sự uỷ quyền của TGĐ. Khi hình hành nên phịng này thì trợ lí nhân sự của cơng ty chuyển sang làm trưởng phịng hành chính dữ. Do nhiệm vụ và chức năng của phịng Tổ chức hành chính tương đối nhiều, mà cán bộ nhân sự này không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ do vậy mọi công việc được tiến hành còn nhiều gượng ép, mặt khác độ tuổi của cán bộ nhân sự này khá cao là 42 tuổi nên không phù hợp với việc đào tạo thêm. Do vậy Công ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn và nghiệp vụ để cùng với cán bộ cũ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ trong phòng.
- Còn bộ phận cố vấn đo không làm việc thường xuyên tại Công ty nên khơng nhất thiết phải thể hiện trên mơ hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Để thấy rõ sự cần thiết của việc bổ sung phịng Tổ chức hành chính ta đi tìm hiểu về chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức hành chính:
Chức năng
- Giúp cho TGĐ Cơngty trong việc thực hiện các phương án sáp xếp , cải tiến tổ chức sản xuất, quản lý, đào tao bồi dưỡng, tuyển dụng, quản lí và điều phối thực hiện đúng đắn các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên nhằm đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty.
- Giúp TGĐ điều hành và chỉ đạo thống nhất tập trung những công việc trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Là chiếc cầu nối trong quan hệ
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 64 LỚP 08DQD1
công tác với cấp trên, cấp dưới, ngang cấp và chính quyền nhân dân địa phương và ngược lại. Thực hiện tốt nhiệm vụ trưyền tin, truyền mệnh lệnh của lãnh đạo một cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác.
- Quản lí tồn bộ nhà cửa và trang thiết bị của cơ quan Công ty đảm bảo các điều kiện làm việc cơ sở vật chất, không ngừng cải tiến và mua sắm những trang thiết bị văn phòng tiên tiến, hợp lý đưa vào sử dụng phục vụ công việc.
Nhiệm vụ
- Nghiên cứu, đề xuất và tổ chức các phương án tổ chức sản xuất quản lý. Hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện chế độ chức trách và quan hệ lề lối cơng tác giữa các đơn vị , phịng ban theo thể lệ tổ chức hoạt động của Công ty và các quy chế chức năng cụ thể.
- Nghiên cứu xây dựng, đề xuất tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt các bộ, thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng cao năng lực tay nghề, bổ sung cán bộ công nhân viên, điều phối hợp lý, quản lý tốt hồ sơ, giải quyết đúng đắn việc thuyên chuyển, kỷ luật, nghỉ chế độ theo lao động, các nghị định, pháp pháp lệnh, chính sách đối với người lao động.
- Thực hiện chức năng nhận xét cán bộ, thực hiện công tác nâng lương Giúp TGĐ giải quyết đúng đắn, hợp lí chính sách lao động tiền lương cũng như các chế độ chính sách khác đối với cán bộ cơng nhân viên.
- Cùng các phòng ban chức năng khác nghiên cứu đề xuất biện pháp giải quyết đơn thư khiếu lại, khiếu tố khi cần thiết.
- Tổng hợp văn bản.
- Quản lý công tác giấy tờ, tổ chức tốt công tác văn thư và công tác lưu trữ. - Quản lý sử dụng con dấu của Công ty đúng nội quy, quy định của Nhà nước và pháp luật cũng như của Hội đồng quản trị và Công ty đề ra.
- Thực hiện tốt công tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ máy cơ qua hoạt động có hiệu quả.
- Làm tốt cơng tác quản trị, hành chính để đảm bảo cho bộ Nhà máy của công ty tại P. Mỹ Xuyên, An Giang.
SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 65 LỚP 08DQD1
trong cơ quan.
- Phục vụ nơi làm việc của các đồng chí lãnh đạo, tiếp khách, hội họp. - Mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, đảm bảo điện thoại, Fax, điện nước trong cơ quan.
- Có phương án chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ, khám và điều trị bệnh cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
Qua nghiên cứu cho thấy, hiện nay tồn Cơng ty chỉ có một cán bộ nhân sự. Cán bộ này tuy không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ về quản lí nhân sự, Nhưng có rất nhiều kinh nghiệm trong công tác này. Khi chuyển cán bộ này về Phịng tổ chức hành chính thì cán bộ này giữ chức trưởng phịng. Như phân tích ở trên, cơng việc của phịng này rất nhiều, các nhiệm vụ về lĩnh vực hành chính từ phịng tài chính kế tốn chuy ển sang, cộng với các cơng việc mà trợ lí nhân sự đang làm thì một cán bộ không thể đảm đương được hết các nhiệm vụ trong phịng. Do vậy Cơng ty cần tuyển thêm một cán bộ nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ vào phịng Tổ chức hành chính để hỗ trợ Trưởng phịng