Quản lý Thư viện Trường Đại học Tây Bắc theo định hướng đảm bảo chất lượng

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN KÝ HIỆU CỤM TỪ VIẾT TẮT MỤC LỤC DANH MỤC CÁC BẢNG DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ THƢ VIỆN THEO ĐỊNH HƢỚNG ĐẢM BẢO CHẤT LƢỢNG ..................................................................... 5 1.1. Tổng quan nghiên cứu vấn đề ............................................................................ 5 1.1.1. Quá trình phát triển thư viện trên thế giới ......................................................... 5 1.1.2. Quá trình phát triển thư viện ở Việt Nam .......................................................... 6 1.1.3.Vài nét về Thư viện đại học Việt Nam ............................................................... 7 1.1.4. Các quan điểm của V.l. Lênin về thư viện......................................................... 9 1.1.5. Các quan điểm của Đảng cộng sản Việt Nam về công tác thư viện ................. 9 1.2. Một số khái niệm ............................................................................................... 10 1.2.1. Khái niệm về thư viện ...................................................................................... 10 1.2.2. Khái niệm quản lý và chức năng của quản lý .................................................. 11 1.2.2.1. Khái niệm quản lý ......................................................................................... 11 1.2.2.2. Chức năng quản lý ......................................................................................... 13 1.2.3. Khái niệm chất lượng và đặc điểm của chất lượng ......................................... 14 1.2.3.1. Khái niệm chất lượng .................................................................................... 14 1.2.3.2. Những đặc điểm của chất lượng ................................................................... 15 1.3. Lý luận về đảm bảo chất lƣợng và đảm bảo chất lƣợng thƣ viện................ 16 1.3.1. Các cấp độ đảm bảo chất lượng ....................................................................... 16 1.3.1.1. Kiểm soát chất lượng .................................................................................... 16 1.3.1.2. Đảm bảo chất lượng ...................................................................................... 17 1.3.1.3. Quản lý chất lượng tổng thể .......................................................................... 20 1.3.2. Các yếu tố tác động đến quản lý thư viện theo định hướng đảm bảo chất lượng ........................................................................................................................... 23 1.3.2.1. Các yếu tố bên ngoài nhà trường .................................................................. 24 1.3.2.2. Các yếu tố bên trong nhà trường ................................................................... 26 1.3.3. Đảm bảo chất lượng thư viện ........................................................................... 28 1.4. Quản lý thƣ viện theo định hƣớng đảm bảo chất lƣợng ............................... 31 1.4.1. Nhiệm vụ quản lý thư viện theo định hướng đảm bảo chất lượng .................. 31 1.4.2. Nội dung quản lý thư viện theo định hướng đảm bảo chất lượng .................. 32 1.4.3. Giám đốc với việc quản lý thư viện ................................................................ 33 2.1. Vài nét về Trƣờng Đại học Tây Bắc ................................................................ 34 2.1.1. Quá trình thành lập, xây dựng và phát triển .................................................... 34 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ....................................................................................... 36 2.1.3. Cơ cấu, tổ chức hành chính của trường ........................................................... 36 2.2. Khái quát về Trung tâm thông tin thƣ viện Trƣờng Đại học Tây Bắc ....... 38 2.2.1. Khái quát chung................................................................................................ 38 2.2.2. Cơ cấu tổ chức hành chính của thư viện .......................................................... 38 2.2.3. Cơ cấu đội ngũ cán bộ thư viện ....................................................................... 39 2.3. Thực trạng quản lý TTTT-TV Trƣờng Đại học Tây Bắc ............................. 39 2.3.1. Thực trạng quản lý công tác lập kế hoạch ....................................................... 42 2.3.2. Thực trạng quản lý quy trình kỹ thuật TV trong TTTT-TV ............................ 45 2.3.3. Thực trạng quản lý công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu ........................... 48 2.3.4. Thực trạng quản lý công tác phục vụ bạn đọc ................................................ 52 2.3.5. Thực trạng quản lý công tác kiểm tra, báo cáo, đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện................................................................................................................. 56 2.3.6. Thực trạng quản lý nhân lực ở Trung tâm TT-TV .......................................... 59 2.3.7. Thực trạng quản lý hoạt động marketing và các dịch vụ TV .......................... 62 2.3.8. Thực trạng quản lý việc ứng dụng CNTT vào công tác thư viện .................... 64 2.4. Nguyên nhân thực trạng quản lý Trung tâm Thông tin- Thƣ viện của Giám đốc Trung tâm TT-TV Trƣờng Đại học Tây Bắc ...................................... 66 2.4.1. Những mặt mạnh .............................................................................................. 67 2.4.2. Những mặt yếu ................................................................................................. 68 2.4.3. Nguyên nhân của những tồn tại ....................................................................... 68 CHƢƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP QUẢN LÝ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC THEO ĐỊNH HƢỚNG ĐẢM BẢO CHẤT LƢỢNG .... 72 3.1.Căn cứ để đề xuất các biện pháp ...................................................................... 72 3.1.1. Căn cứ vào hệ thống lý luận đã trình bày ở chương 1 ..................................... 72 3.1.2. Căn cứ vào thực trạng đã khảo sát và những kết luận đã trình bày ở chương 2.................................................................................................................................... 72 3.1.3. Căn cứ vào mục tiêu đào tạo của Trường Đại học Tây Bắc ............................ 73 3.1.4. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Tây Bắc ......................................................................................................... 73 3.2. Yêu cầu của các biện pháp đề xuất.................................................................. 74 3.2.1. Tính cấp thiết .................................................................................................... 74 3.2.2. Tính đồng bộ, hỗ trợ lẫn nhau .......................................................................... 75 3.2.3. Tính hiệu quả .................................................................................................... 75 3.2.4. Tính thực tiễn và khả thi .................................................................................. 75 3.3. Đề xuất các biện pháp quản lý Thƣ viện Trƣờng Đại học Tây Bắc theo định hƣớng đảm bảo chất lƣợng ............................................................................. 76 3.3.1. Kế hoạch hoá hoạt động TV theo mục tiêu trong từng giai đoạn ................... 76 3.3.1.1. Mục đích biện pháp ....................................................................................... 76 3.3.1.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp.................................................. 76 3.3.1.3. Điều kiện thực hiện biện pháp ...................................................................... 79 3.3.2. Chỉ đạo chặt chẽ qui trình kỹ thuật thư viện nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện .................................................................................... 79 3.3.2.1. Mục đích của biện pháp ................................................................................ 79 3.3.2.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp.................................................. 80 3.3.2.3. Điều kiện thực hiện biện pháp ...................................................................... 82 3.3.3. Thực hiện có hiệu quả công tác bảo quản, bổ sung vốn tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu về tài liệu cho bạn đọc .................................................................................. 82 3.3.3.1. Mục đích của biện pháp ................................................................................ 82 3.3.3.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp.................................................. 83 3.3.3.3. Điều kiện thực hiện biện pháp ...................................................................... 86 3.3.4. Đổi mới công tác phục vụ tạo sự hấp dẫn và hứng thú cho bạn đọc ............... 87 3.3.4.1. Mục đích của biện pháp ................................................................................ 87 3.3.4.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp.................................................. 87 3.3.4.3. Điều kiện thực hiện biện pháp ...................................................................... 89 3.3.5. Tăng cường cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện............................................................................................................................. 90 3.3.5.1. Mục đích của biện pháp ................................................................................ 90 3.3.5.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp.................................................. 90 3.3.5.3. Điều kiện thực hiện biện pháp ...................................................................... 92 3.3.6. Tổ chức lao động khoa học, đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch, mục tiêu của thư viện................................................................................................................. 93 3.3.6.1. Mục đích của biện pháp ................................................................................ 93 3.3.6.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp.................................................. 93 3.3.6.3. Điều kiện thực hiện biện pháp ...................................................................... 95 3.3.7. Ứng dụng Marketing vào hoạt động thư viện .................................................. 95 3.3.7.1. Mục đích của biện pháp ................................................................................ 95 3.3.7.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp.................................................. 96 3.3.7.3. Điều kiện thực hiện biện pháp ...................................................................... 97 3.3.8. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá chất lượng và hiệu quả hoạt động của TV ............................................................................................................... 97 3.3.8.1. Mục đích của biện pháp ................................................................................ 97 3.3.8.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp.................................................. 98 3.3.8.3. Điều kiện thực hiện biện pháp ....................................................................100 3.4. Mối quan hệ giữa các biện pháp quản lý ......................................................100 3.5. Khảo nghiệm về tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp quản lý Thƣ viện Trƣờng Đại học Tây Bắc .......................................................................102 3.5.1. Quy trình khảo nghiệm ...................................................................................102 3.5.2. Kết quả khảo nghiệm các biện pháp đề xuất .................................................103 KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ ........................................................................110 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..............................................................113 PHỤ LỤC ................................................................................................................116

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, tôi xin chân thành cảm ơn tập thể các thầy giáo, cô giáo Trường Đại học sư phạm Hà Nội, Viện khoa học giáo dục Việt Nam, đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn tôi trong suốt khóa học

Đặc biệt tôi xin bày tỏ sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc đến Giáo

sư, Tiến sỹ Nguyễn Lộc, người thầy đã trực tiếp hướng dẫn,định hướng khoa

học, tận tình chỉ bảo,động viên và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu

và hoàn thành đề tài luận văn

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu Trường Đại học Tây Bắc, Trung tâm Thông tin Thư viện đã tạo điều kiện cho tôi đi học Cảm các đơn vị trong Trường đã tạo điều kiện giúp đỡ để tôi hoàn thành luận văn này

Cảm ơn gia đình đã giúp tôi trong suốt quá trình tôi làm đề tài Cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi trong quá trình tôi hoàn thành khóa học

Hà Nội, tháng 10 năm 2012

Tác giả

Trần Anh Dũng

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

KÝ HIỆU CỤM TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ THƯ VIỆN THEO ĐỊNH

HƯỚNG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG 5

1.1 Tổng quan nghiên cứu vấn đề 5

1.1.1 Quá trình phát triển thư viện trên thế giới 5

1.1.2 Quá trình phát triển thư viện ở Việt Nam 6

1.1.3.Vài nét về Thư viện đại học Việt Nam 7

1.1.4 Các quan điểm của V.l Lênin về thư viện 9

1.1.5 Các quan điểm của Đảng cộng sản Việt Nam về công tác thư viện 9

1.2 Một số khái niệm 10

1.2.1 Khái niệm về thư viện 10

1.2.2 Khái niệm quản lý và chức năng của quản lý 11

1.2.2.1 Khái niệm quản lý 11

1.2.2.2 Chức năng quản lý 13

1.2.3 Khái niệm chất lượng và đặc điểm của chất lượng 14

1.2.3.1 Khái niệm chất lượng 14

1.2.3.2 Những đặc điểm của chất lượng 15

1.3 Lý luận về đảm bảo chất lượng và đảm bảo chất lượng thư viện 16

1.3.1 Các cấp độ đảm bảo chất lượng 16

1.3.1.1 Kiểm soát chất lượng 16

1.3.1.2 Đảm bảo chất lượng 17

1.3.1.3 Quản lý chất lượng tổng thể 20

1.3.2 Các yếu tố tác động đến quản lý thư viện theo định hướng đảm bảo chất

lượng 23

1.3.2.1 Các yếu tố bên ngoài nhà trường 24

1.3.2.2 Các yếu tố bên trong nhà trường 26

1.3.3 Đảm bảo chất lượng thư viện 28

1.4 Quản lý thư viện theo định hướng đảm bảo chất lượng 31

1.4.1 Nhiệm vụ quản lý thư viện theo định hướng đảm bảo chất lượng 31

1.4.2 Nội dung quản lý thư viện theo định hướng đảm bảo chất lượng 32

1.4.3 Giám đốc với việc quản lý thư viện 33

2.1 Vài nét về Trường Đại học Tây Bắc 34

2.1.1 Quá trình thành lập, xây dựng và phát triển 34

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 36

2.1.3 Cơ cấu, tổ chức hành chính của trường 36

2.2 Khái quát về Trung tâm thông tin thư viện Trường Đại học Tây Bắc 38

2.2.1 Khái quát chung 38

2.2.2 Cơ cấu tổ chức hành chính của thư viện 38

2.2.3 Cơ cấu đội ngũ cán bộ thư viện 39

2.3 Thực trạng quản lý TTTT-TV Trường Đại học Tây Bắc 39

2.3.1 Thực trạng quản lý công tác lập kế hoạch 42

2.3.2 Thực trạng quản lý quy trình kỹ thuật TV trong TTTT-TV 45

2.3.3 Thực trạng quản lý công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu 48

2.3.4 Thực trạng quản lý công tác phục vụ bạn đọc 52

2.3.5 Thực trạng quản lý công tác kiểm tra, báo cáo, đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện 56

2.3.6 Thực trạng quản lý nhân lực ở Trung tâm TT-TV 59

2.3.7 Thực trạng quản lý hoạt động marketing và các dịch vụ TV 62

2.3.8 Thực trạng quản lý việc ứng dụng CNTT vào công tác thư viện 64

2.4 Nguyên nhân thực trạng quản lý Trung tâm Thông tin- Thư viện của Giám đốc Trung tâm TT-TV Trường Đại học Tây Bắc 66

2.4.1 Những mặt mạnh 67

2.4.2 Những mặt yếu 68

2.4.3 Nguyên nhân của những tồn tại 68

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂY BẮC THEO ĐỊNH HƯỚNG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG 72

3.1.Căn cứ để đề xuất các biện pháp 72

3.1.1 Căn cứ vào hệ thống lý luận đã trình bày ở chương 1 72

3.1.2 Căn cứ vào thực trạng đã khảo sát và những kết luận đã trình bày ở chương 2 72

3.1.3 Căn cứ vào mục tiêu đào tạo của Trường Đại học Tây Bắc 73

3.1.4 Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Tây Bắc 73

3.2 Yêu cầu của các biện pháp đề xuất 74

3.2.1 Tính cấp thiết 74

3.2.2 Tính đồng bộ, hỗ trợ lẫn nhau 75

3.2.3 Tính hiệu quả 75

3.2.4 Tính thực tiễn và khả thi 75

3.3 Đề xuất các biện pháp quản lý Thư viện Trường Đại học Tây Bắc theo định hướng đảm bảo chất lượng 76

3.3.1 Kế hoạch hoá hoạt động TV theo mục tiêu trong từng giai đoạn 76

3.3.1.1 Mục đích biện pháp 76

3.3.1.2 Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp 76

3.3.1.3 Điều kiện thực hiện biện pháp 79

3.3.2 Chỉ đạo chặt chẽ qui trình kỹ thuật thư viện nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện 79

3.3.2.1 Mục đích của biện pháp 79

3.3.2.2 Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp 80

3.3.2.3 Điều kiện thực hiện biện pháp 82

3.3.3 Thực hiện có hiệu quả công tác bảo quản, bổ sung vốn tài liệu nhằm đáp ứng

nhu cầu về tài liệu cho bạn đọc 82

3.3.3.1 Mục đích của biện pháp 82

3.3.3.2 Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp 83

3.3.3.3 Điều kiện thực hiện biện pháp 86

3.3.4 Đổi mới công tác phục vụ tạo sự hấp dẫn và hứng thú cho bạn đọc 87

3.3.4.1 Mục đích của biện pháp 87

3.3.4.2 Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp 87

3.3.4.3 Điều kiện thực hiện biện pháp 89

3.3.5 Tăng cường cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện 90

3.3.5.1 Mục đích của biện pháp 90

3.3.5.2 Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp 90

3.3.5.3 Điều kiện thực hiện biện pháp 92

3.3.6 Tổ chức lao động khoa học, đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch, mục tiêu của thư viện 93

3.3.6.1 Mục đích của biện pháp 93

3.3.6.2 Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp 93

3.3.6.3 Điều kiện thực hiện biện pháp 95

3.3.7 Ứng dụng Marketing vào hoạt động thư viện 95

3.3.7.1 Mục đích của biện pháp 95

3.3.7.2 Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp 96

3.3.7.3 Điều kiện thực hiện biện pháp 97

3.3.8 Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá chất lượng và hiệu quả hoạt động của TV 97

3.3.8.1 Mục đích của biện pháp 97

3.3.8.2 Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp 98

3.3.8.3 Điều kiện thực hiện biện pháp 100

3.4 Mối quan hệ giữa các biện pháp quản lý 100

3.5 Khảo nghiệm về tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp quản lý

Thư viện Trường Đại học Tây Bắc 102

3.5.1 Quy trình khảo nghiệm 102

3.5.2 Kết quả khảo nghiệm các biện pháp đề xuất 103

KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 110

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 113

PHỤ LỤC 116

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1- Thống kê trình độ của cán bộ TTTT - TV 39 Bảng 2.2- Số cán bộ quản lý, giảng viên, công nhân viên và SV được lấy ý kiến 39 Bảng 2.3 - Thực trạng các biện pháp quản lý TTTT- TV Trường ĐH Tây Bắc 40 Bảng 2.4 - Thực trạng thực hiện các nội dung quản lý công tác lập kế hoạch ở TTTT- TV Trường ĐH Tây Bắc 42 Bảng 2.5 - Đánh giá thực trạng các nội dung quản lý qui trình kỹ thuật TV 46 Bảng 2.6 - Thực trạng các nội dung quản lý công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu .48 Bảng 2.7- Thực trạng thực hiện các nội dung quản lý công tác phục vụ bạn đọc 52 Bảng 2.8- Thực trạng các nội dung quản lý công tác kiểm tra, báo cáo, đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện 56 Bảng 2.9 - Thực trạng việc thực hiện các nội dung quản lý nhân lực 59 Bảng 2.10 - Thực trạng về kết quả thực hiện các nội dung quản lý hoạt động marketing và các dịch vụ thư viện .62 Bảng 2.11 - Thực trạng về kết quả thực hiện các nội dung quản lý việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện .64 Bảng 3.1- Số nghiệm thể tham gia khảo nghiệm về tính cần thiết và tính khả thi 102 Bảng 3.2- Kết quả khảo nghiệm tính cần thiết của các biện pháp quản lý đề xuất 103 Bảng 3.3 - Kết quả khảo nghiệm tính khả thi của các biện pháp quản lý đề xuất 104 Bảng 3.4 - Tổng hợp kết quả khảo nghiệm giữa tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp quản lý đề xuất 106

DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ

Biểu đồ 2.1- Vị trí xếp thứ bậc thực trạng các biện pháp quản lý 41

Biểu đồ 2.2- Vị trí xếp thứ bậc các nội dung quản lý công tác lập kế hoạch 45

Biểu đồ 2.3 - Vị trí xếp loại các nội dung quản lý qui trình kỹ thuật TV 48

Biểu đồ 2.4- Vị trí xếp loại các nội dung quản lý công tác BS, phát triển VTL 51

Biểu đồ 2.5- Vị trí xếp loại các nội dung quản lý công tác phục vụ bạn đọc 56

Biểu đồ 2.6 - Vị trí xếp loại các nội dung kiểm tra, báo cáo, đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện 59

Biểu đồ 2.7 - Vị trí xếp loại các nội dung quản lý nhân lực thư viện 62

Biểu đồ 2.8- Vị trí xếp loại các nội dung quản lý hoạt động Marketing và các dịch vụ TV 64

Biểu đồ 2.9- Vị trí xếp loại các nội dung quản lý việc ứng dụng CNTT vào công tác TV 66

Biểu đồ 3.1- Kết quả khảo nghiệm tính cần thiết 104

Biểu đồ 3.2 - Kết quả khảo nghiệm tính khả thi 106

Biểu đồ 3.3 - Tương quan giữa tính cần thiết và tính khả thi 107

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1- Các cấp độ quản lý chất lượng (Theo Sallis, 1993) 23

Sơ đồ 2.1- Cơ cấu tổ chức hành chính của nhà trường 37

Sơ đồ 2.2- Cơ cấu tổ chức hành chính của TTTT - Thư viện 38

Trong những năm gần đây vai trò của thư viện đại học Việt Nam đã và đang được nhìn nhận như là một bộ phận cấu thành quan trọng của trường đại học, góp phần thiết thực vào nâng cao chất lượng đào tạo của trường đại học và trở thành một tiêu chí đánh giá chất lượng trường đại học Một số thư viện đã áp dụng hoặc đang triển khai để chuẩn bị áp dụng bộ ISO 9000 nhằm đảm bảo chất lượng hoạt động thư viện Các thư viện đã tiến hành tự đánh giá về chất lượng thư viện, dựa trên bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục trường đại học của

Bộ Giáo Dục và Đào tạo

Theo Quyết định số: 10/2007/QĐ - BVHTT ngày 04 tháng 5 năm 2007 phê duyệt quy hoạch phát triển ngành thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng

2

đến năm 2020 có nêu "Hết sức coi trọng vị trí của thư viện trường đại học trong công tác đào tạo nhân lực và trong công tác nghiên cứu khoa học Khẳng định vị trí của thư viện đại học tương ứng như một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của nhà trường "

Trường Cao đẳng sư phạm Tây Bắc với bề dày hơn 40 năm xây dựng và

trưởng thành, đến năm 2001 đã được nâng cấp thành Trường Đại học Tây Bắc Hoạt động Thư viện của Nhà trường đã góp phần quan trọng trong việc thực hiện mục tiêu đào tạo của Nhà trường Tuy nhiên, để đáp ứng tốt cho nhu cầu nghiên cứu, phục vụ cho giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên, HS-SV, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực, để cơ quan chức năng, kiểm định đánh giá

và công nhận Trường Đại học Tây Bắc đạt chuẩn chất lượng giáo dục thì hiện nay công tác quản lý các hoạt động của Thư viện Nhà trường vẫn còn nhiều hạn chế, bất cập Để cho Thư viện Nhà trường phát huy hết vai trò, chức năng và thực sự trở thành “giảng đường thứ 2” của HS – SV Đặc biệt hiện nay khi thư viện đại học đã trở thành điều kiện bắt buộc trong việc kiểm định, đánh giá chất lượng các trường đại học thì công tác quản lý thư viện càng có ý nghĩa lớn lao Đề góp phần tích cực vào việc nâng cao và đảm bảo chất lượng giáo dục thì việc đổi mới quản lý Thư viện Nhà trường theo định hướng đảm bảo chất lượng là hết sức cần thiết, đồng thời đây cũng là vấn đề mới chưa có tác giả nào nghiên cứu

Với lý do khách quan và chủ quan như trên, chúng tôi lựa chọn đề tài:

"Quản lý Thư viện Trường Đại học Tây Bắc theo định hướng đảm bảo chất lượng"

2 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và khảo sát thực trạng công tác quản lý Thư viện Trường Đại học Tây Bắc; đề xuất một số biện pháp quản lý thư viện theo định hướng đảm bảo chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ của thư viện từ đó góp phần nâng cao chất lượng giáo dục của Trường Đại học Tây Bắc

3 Khách thể nghiên cứu và đối tƣợng nghiên cứu

3.1 Khách thể nghiên cứu

3

Hoạt động quản lý thư viện trường đại học

3.2 Đối tượng nghiên cứu

Biện pháp quản lý Thư viện Trường Đại học Tây Bắc theo định hướng đảm

bảo chất lượng

4 Giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài

4.1 Giới hạn về đối tượng nghiên cứu

Một số biện pháp quản lý thư viện của Giám đốc Trung tâm thông tin Thư viện Trường đại học Tây Bắc

4.2 Giới hạn địa bàn nghiên cứu

Trường Đại học Tây Bắc

4.3 Giới hạn về khách thể khảo sát

106 người (sinh viên, giảng viên cán bộ quản lý trong trường)

5 Giả thuyết khoa học

Công tác quản lý Thư viện Trường đại học Tây Bắc trong những năm vừa qua

đã đạt được những kết quả nhất định, song vẫn còn có những bất cập, các vấn đề về quản lý này sẽ được giải quyết nếu đề xuất được các biện pháp quản lý thư viện hữu hiệu hơn

6 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để thực hiện mục tiêu của đề tài cần giải quyết các nhiệm vụ sau:

6.1 Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về quản lý và quản lý thư viện theo định hướng đảm bảo chất lượng

6.2 Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác quản lý Thư viện Trường ĐHTB 6.3 Đề xuất một số biện pháp quản lý Thư viện Trường Đại học Tây Bắc theo định hướng đảm bảo chất lượng

7 Phương pháp nghiên cứu

7.1 Phương pháp nghiên cứu lý luận

Tổng quan tài liệu, tư liệu, tham khảo các văn bản, nghị quyết và các công trình nghiên cứu khoa học có liên quan để xác định cơ sở lý luận chủ yếu của vấn đề nghiên cứu

4

7.2 Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

7.2.1 Phương pháp tổng kết kinh nghiệm

7.2.2 Điều tra, khảo sát: sử dụng gián tiếp bằng phiếu điều tra

7.2.3 Phỏng vấn, trao đổi: gặp gỡ, trao đổi, hỏi ý kiến (trực tiếp, gián tiếp) với

giáo viên, sinh viên và các nhà quản lý

7.3 Phương pháp thống kê toán học

Xử lý các thông tin thu được, các số liệu bằng thống kê toán học

8 Cấu trúc luận văn

Ngoài phần Mở đầu, luận văn có cấu trúc chia thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý TV theo định hướng đảm bảo chất lượng Chương 2: Thực trạng quản lý Thư viện Trường Đại học Tây Bắc

Chương 3: Đề xuất một số biện pháp quản lý Thư viện Trường đại học Tây

Bắc theo định hướng đảm bảo chất lượng

Kết luận và Khuyến nghị

- Danh mục tài liệu tham khảo

- Phụ lục

5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ THƯ VIỆN THEO

ĐỊNH HƯỚNG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG

1.1 Tổng quan nghiên cứu vấn đề

1.1.1 Quá trình phát triển thư viện trên thế giới

Thời cổ đại: Những phát hiện khảo cổ học cho biết thư viện đã có từ 3.000

năm trước công nguyên ở vùng châu thổ Lưỡng Hà Theo các nhà khoa học, khảo cổ học thì những thư viện đầu tiên của loài người gồm hàng nghìn bảng ký

hiệu đất sét đã có mặt trong các cung điện của Nippua (thuộc Irắc ngày nay) từ

3.000-2.000 năm trước công nguyên Ở những nơi là phát nguyên của nền văn minh cổ đại như cổ Ai Cập, cổ Hy Lạp, cổ La Mã, Trung Quốc đều đã có dấu tích của tài liệu thư viện Thời kỳ này, vật chất làm tài liệu là đất sét, mai rùa,

gỗ, tre, Papyrus, da, giấy [34;11]

Có một số dạng thư viện chủ yếu sau: thư viện của nhà vua; thư viện của các đền, miếu; thư viện tư nhân [34;11].Thời kỳ này có các thư viện nổi tiếng như: Thư viện của vua Atxuabanipan (Atxiri) thành lập vào thế kỷ VII trước công nguyên với 20.000 cuốn sách bằng đất sét Thư viện Pergam thế kỷ III trước công nguyên đến thế kỷ I có 200.000 sách chép tay Thư viện Ai Cập được thành lập vào thế kỷ III trước công nguyên Có người gọi đó là thư viện công cộng đầu tiên trong lịch sử loài người Vốn tài liệu là khoảng 700.000 bản sách Papyrus gồm nhiều loại khoa học khác nhau [34;12]

Thời kỳ phong kiến: Thư viện vẫn tiếp tục phát triển, đặc biệt trong các

nhà thờ, chùa chiền, trường học Thời kỳ Trung cổ, các thư viện Châu Âu do các thế lực tôn giáo chi phối, kiểm soát vốn tài liệu nên phát triển hết sức chậm chạp… Mãi đến khi xuất hiện các trường đại học đầu tiên ở Châu Âu (Thư viện trường đại học tổng hợp Pari, năm 1150 Thư viện Trường đại học tổng hợp Xoocbon, năm 1253)… thì sự nghiệp thư viện phát triển rất mạnh Thư viện dần thoát khỏi ảnh hưởng nhà thờ và phát triển, có những đóng góp tích cực và hữu ích cho xã hội [34;12]

6

Thời kỳ cận đại: Giai cấp tư sản xuất hiện Nền sản xuất máy móc xuất hiện

Yêu cầu đối với người sản xuất tăng lên: họ phải được đào tạo và nâng cao tay nghề thường xuyên để theo kịp sự đổi mới ngày càng nhanh của máy móc, công nghệ Điều đó cũng tạo nên sự phát triển của giáo dục Thư viện thực hiện tốt vai trò giáo dục ngoài nhà trường [34;12]

Các thành tựu; Xuất hiện các loại thư viện mới như Thư viện Quốc gia, Thư viện công cộng, Thư viện chuyên ngành… Luật pháp thư viện xuất hiện Các hệ thống thư viện được thành lập đánh dấu một hình thức tổ chức mới có hiệu quả của thư viện trên thế giới Đào tạo cán bộ thư viện Hội nghề nghiệp của những người làm công tác thư viện ra đời Báo chí ngành xuất hiện năm 1876 Xuất hiện các hình thức, phương pháp phục vụ mới [34;12]

Thời kỳ hiện đại: Các nước độc lập xuất hiện ngày càng nhiều, thế giới chia làm

2 phe đối địch nhau, ganh đấu nhau đồng thời cũng kìm hãm nhau phát triển [34;13] Các thư viện với đủ lại hình khác nhau phát triển rầm rộ Liên Xô có hơn 360.000 thư viện thuộc các loại hình khác nhau Thực chất các thư viện đã phát triển đến mọi làng xã Các thư viện này lôi cuốn hầu như toàn dân Liên Xô đọc sách (nhân dân Liên xô được coi là dân tộc đọc) [34;13]

Mỹ có hơn 15.000 TV công cộng phục vụ cho khoảng 80% người dân [34;13] Nhiều vật mang tin mới, đặc biệt các vật mang tin điện tử

1.1.2 Quá trình phát triển thƣ viện ở Việt Nam

Ở Việt Nam thư viện đầu tiên xuất hiện vào năm 1011 khi một số sứ thần của

nước ta sang Trung Quốc (từ năm 1007) và mang các sách kinh phật về (1009) Thời kỳ phong kiến nước ta cũng có một số thư viện công (của nhà nước), nhà nước

cũng có sắc phong một số quan chức thư viện nhưng chủ yếu là các thư viện trong nhà chùa, trong các nhà nho Không có một số liệu nào nói về sự phát triển của Thư viện Việt nam thời phong kiến Qua một số tác phẩm của Lê Quý Đôn, Phan Huy Chú ta biết rằng các thư tịch nước ta bị mất rất nhiều trong các cuộc xâm lược của phong kiến phương Bắc cũng như các cuộc chiến tranh giành quyền lực của các tập đoàn quyền lực nước nhà Tuy nhiên, có thể đưa ra một kết luận là các thư viện

(thành lập 1917) mà sau này được đổi tên là Thư viện Quốc gia Việt Nam Thời kỳ

Pháp thuộc, số lượng thư viện công cộng ở nước ta cũng rất ít (tất cả chỉ có 2-3 thư viện) Tuy nhiên các thư viện trong các trường học cả phổ thông và đại học, các công sở khá phát triển [34;17]

Nhưng chỉ sau cách mạng tháng 8 năm 1945 và đặc biệt là từ tháng 10 năm 1954 các thư viện nước ta mới bắt đầu phát triển mạnh và dần tạo nên một mạng lưới thư viện khá rộng trên toàn quốc và tương đối hoàn chỉnh [34;17]

1.1.3.Vài nét về Thƣ viện đại học Việt Nam

Trong hệ thống thư viện miền Bắc, thư viện đại học và cao đẳng xuất hiện khá sớm Từ năm 1902, khi thành lập trường Cao đẳng Đông Dương, người Pháp đã thành lập 7 trường cao đẳng thuộc đại học này, và kèm theo nó cũng là 7 thư viện trực thuộc các trường Sau khi tiếp quản thủ đô năm 1954, Nhà nước ta đã mở thêm một số trường như trường Kinh tế kế hoạch, Đại học Tổng hợp, Đại học Bách khoa, Đại học Sư phạm Hà Nội Thư viện của các trường này đã được bổ sung thêm các giáo trình, bài giảng của các giáo sư người Việt Nam như Phạm Ngọc Thạch, Hồ Đắc Di, Tôn Thất Tùng Thư viện các trường Đại học Tổng hợp, Đại học Sư phạm, Đại học Bách khoa được nhận một số sách vở từ Trường Viễn đông Bác cổ Ngoài

ra một số giáo trình, các tài liệu tham khảo do các giáo sư soạn luôn luôn được bổ sung cho thư viện Do đó, kho sách của các trường đã lên đến hàng chục vạn bản

Để tăng nguồn lực thông tin, tháng 5 năm 1986, Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp (nay là Bộ Giáo dục và Đào tạo) đã ra quyết định thành lập liên hiệp thư viện các trường đại học khu vực phía Bắc và liên hiệp thư viện các trường đại học khu vực phía Nam Trong quyết định này, Bộ đã nêu rõ mục tiêu: “ Liên hiệp thư viện nhằm cải tiến, phối hợp các hoạt động thư viện, phát huy tốt hơn tiềm năng

và hiệu quả sử dụng các thư viện

8

So với trước đây, chưa bao giờ thư viện đại học Việt Nam có được bước phát triển lớn như hiện nay Tuy nhiên nếu so với sự nghiệp thư viện ở các nước trên thế giới và trong khu vực, thì chúng ta đã bị lạc hậu rất nhiều, hiện tại mạng lưới thư viện đại học Việt Nam chưa đáp ứng được nhu cầu học tập, nghiên cứu của giảng viên và sinh viên Trong khoảng 5 năm trở lại đây, một số thư viện đại học được nâng cấp nhờ nguồn kinh phí nhà nước, nhờ vốn vay Ngân hàng thế giới và nhờ tài trợ của nước ngoài Dự án Giáo dục Đại học 1 đã đầu tư cho thư viện của 25 trường đại học với gần 1/3 tổng số tiền của Dự án (Dự án Giáo dục Đại học 1 có tổng kinh phí dự toán là 103 triệu USD) Những thư viện này đã bắt đầu tổ chức và hoạt động theo mô hình của những thư viện hiện đại Tuy nhiên, sự đổi mới đó vẫn chưa đủ, nguồn tài nguyên thông tin trong các thư viện này vẫn chưa được cải thiện đáng kể

Có thể khái quát những yếu kém thường gặp trong các thư viện đại học nước ta là;

- Về bộ máy tổ chức: có tới gần 25% trường đại học thư viện chưa phải là đầu mối trực thuộc ban giám đốc, mà thuộc các phòng chức năng như: đào tạo, quản lý khoa học Còn ở các trường cao đẳng con số này lên tới gần 70%

- Vốn tài liệu và nguồn lực thông tin quá nghèo nàn và lạc hậu Nhiều thư viện đại học có số lượng chưa đạt đến 10.000 đơn vị bảo quản tài liệu có giá trị, tài liệu chuyên sâu; tài liệu mới, tài liệu nước ngoài thường rất ít

- Cơ sở vật chất chật hẹp và thô sơ, vẫn còn nhiều thư viện đại học sử dụng trụ

sở, trang thiết bị của những năm giữa thế kỷ XX Tính chuyên dụng, công nghệ cao

và tiện nghi vẫn là “ước mơ” đối với một số thư viện

- Một số khá lớn cán bộ thư viện chưa được đào tạo chuyên môn, một số đã được đào tạo vẫn thiếu tính chuyên nghiệp, nhất là trong việc tái cấu trúc thông tin

và tư vấn người đọc

- Dịch vụ trong thư viện còn đơn điệu, hình thức phục vụ chủ yếu là cho mượn đọc tài liệu Các dịch vụ có khuynh hướng “đóng” hơn là “mở”, các dịch vụ mang tính định hướng cá nhân hầu như chưa được chú ý

- Nhiều thư viện đại học hiện nay vẫn còn nằm bên lề hoạt động giảng dạy và học tập của giảng viên và sinh viên trong các trường đại học

9

Tóm lại: Hệ thống các thư viện đại học Việt Nam xét về tất cả các phương

diện còn lạc hậu so với các hệ thống thư viện đại học ở các nước trong khu vực và trên thế giới một khoảng cách khá xa Điều đó làm cho nhiệm vụ phát triển và hoàn thiện hệ thống thư viện Việt Nam trở nên khó khăn, cần rất nhiều tâm sức, tiền của

và những nỗ lực lớn không chỉ của cán bộ thư viện mà còn của toàn bộ ngành giáo dục nói chung

1.1.4 Các quan điểm của V.l Lênin về thƣ viện

Lênin đánh giá cao vai trò của thư viện về mặt văn hoá, thư viện có một ý nghĩa quan trọng hàng đầu và là cơ quan văn hoá giáo dục phổ cập nhất trong nước, chỉ kém trường học [34;17]

Lênin cho rằng mức độ phát triển sự nghiệp thư viện là biểu hiện của trình độ văn hoá một dân tộc, một quốc gia [34;17]

Lênin luôn coi tri thức là một sức mạnh khổng lồ Và để tiếp thu được các tri thức của loài người thì Lênin cho rằng sách và thư viện là một trong những phương tiện tốt nhất [34;18]

1.1.5 Các quan điểm của Đảng cộng sản Việt Nam về công tác thƣ viện

Ngay sau khi thành lập, Đảng ta rất quan tâm đến công tác sách báo, coi đó là công cụ quan trọng để giáo dục cách mạng cho người dân [34;20]

Vào năm 1943, Đảng ta công bố “Bản đề cương văn hoá Việt Nam” trong đó

Đảng vạch ra con đường cách mạng văn hoá và sách lược đấu tranh trên mặt trận

văn hoá với 3 nguyên tắc vận động văn hoá mới “Dân tộc hoá; Khoa học hoá; Đại

10

chuyển sách trong xã hội [34;21]

Nghị quyết Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ III của Đảng (1960) đã chỉ

rõ “Về công tác thư viện, cần mở rộng các thư viện hiện có, xây dựng thêm một

số thư viện ở các khu công nhân, các thị xã và mở rộng phong trào quần chúng

đọc sách” [34;21]

Trong các văn kiện của Đại hội lần thứ IV (1976) Đảng đã nhấn mạnh tới 3 vấn

đề lớn của công tác thư viện: phát triển thư viện rộng khắp trong cả nước; nhà nước và

nhân dân cùng xây dựng thư viện; biến việc đọc sách, báo thành thói quen, nếp sống

hằng ngày của người Việt Nam, dù họ sống ở đâu [34;22]

Tóm lại: Ngay từ khi ra đời Đảng cộng sản Việt Nam đã coi sách báo là công

cụ để giác ngộ cách mạng cho quần chúng, là phương tiện để đạt tới những thành

công trong sản xuất và chiến đấu Vì vậy, Đảng ta luôn kiên định đường lối phát

triển một mạng lưới thư viện rộng khắp từ trung ương đến cơ sở, trong khắp các ngành,

các tổ chức và việc đọc sách, báo trở thành một thói quen của mọi người dân, để từ đó

các giá trị văn hoá của nhân loại và của dân tộc được phổ biến và tiếp thu Chính đường

lối như vậy đã chỉ đường cho công tác Thư viện Việt Nam hình thành và phát triển

trong 5-6 thập niên qua [34;22]

Những năm gần đây, đã có một số đề tài nghiên cứu liên quan đến các nội

dung quản lý về thư viện như:

* Đề tài của tác giả Đào Bích Lan (2008), với tiêu đề là: Nội dung quản lý

trung tâm thông tin thư viện ở Trường Đại học công nghiệp Quảng Ninh, Hà Nội;

* Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Lành (2008), với tiêu đề là: Nội dung quản lý

công tác bổ sung tài liệu tại Thư viện Trường Đại học Tây Nguyên, Hà Nội;

Các đề tài nêu trên đã đề cập đến các biện pháp quản lý trong công tác bổ sung

vốn tài liệu và các biện pháp quản lý Trung tâm thông tin thư viện, nhưng chưa tập

trung nghiên cứu tới định hướng đảm bảo chất lượng trong các biện pháp đã nêu

1.2 Một số khái niệm

1.2.1 Khái niệm về thƣ viện

Danh từ Thư viện (bibliotheque) xuất phát từ tiếng Hy Lạp, biblio là sách và

1.2.2 Khái niệm quản lý và chức năng của quản lý

1.2.2.1 Khái niệm quản lý

Ở mỗi góc nhìn khác nhau, quan điểm khác nhau, các tác giả đã đưa ra những khái niệm khác nhau về ‎quản lý;

Theo góc độ tổ chức thì quản lý là cai quản, chỉ huy, lãnh đạo, kiểm tra Dưới góc độ điều khiển học thì quản lý là điều hành, điều khiển, chỉ huy

Theo quan điểm điều khiển học: Quản lý là chức năng của những hệ có tổ chức với bản chất khác nhau: Sinh học, xã hội học, kỹ thuật Nó bảo toàn cấu trúc các hệ, duy trì chế độ hoạt động Quản lý là một tác động hợp qui luật khách quan làm cho hệ vận động, vận hành và phát triển

Theo quan điểm lý thuyết hệ thống: Quản lý là phương thức tác động có chủ định của chủ thể quản lý lên hệ thống, bao gồm hệ các qui tắc, các ràng buộc về hành vi đối với mọi đối tượng ở các cấp trong hệ thống, nhằm duy trì tính trội hợp

lý của cơ cấu và đưa hệ thống sớm đạt tới mục tiêu

Theo Nguyễn Ngọc Quang: "Quản lý là tác động có mục đích, có kế hoạch của

chủ thể quản lý đến những người lao động nói chung, là khách thể quản lý nhằm thực hiện được những mục tiêu dự kiến"

Theo Bùi Văn Quân: "Quản lý là quá trình tiến hành những hoạt động khai

thác, lựa chọn, tổ chức và thực hiện các nguồn lực, các tác động của chủ thể quản lý theo kế hoạch chủ động và phù hợp với qui luật khách quan để gây ảnh hưởng đến đối tượng quản lý nhằm tạo ra sự thay đổi hay tạo ra hiệu quả cần thiết vì sự tồn tại (duy trì), ổn định và phát triển của tổ chức trong một môi trường luôn biến động

12

Theo Stoner: Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

công việc của các thành viên tổ chức, và sử dụng tất cả các nguồn lực sẵn có của tổ chức để đạt được các mục tiêu của nó.[12;12]

Quản lý là những tác động có định hướng, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng bị quản lý trong tổ chức để vận hành tổ chức, nhằm đạt được mục đích nhất định [9;7]

Quản lý là tác động có mục đích đến tập thể những con người để tổ chức và phối hợp hoạt động của họ trong quá trình lao động [23;15]

Các khái niệm trên đây tuy khác nhau, song chúng có chung những dấu hiệu chủ yếu sau đây: hoạt động quản lý được tiến hành trong một tổ chức hay một nhóm xã hội; hoạt động quản lý là những tác động có tính hướng đích; hoạt động quản lý là những tác động phối hợp nỗ lực của các cá nhân nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức [9;9]

Đã có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý

* Quan niệm truyền thống: Quản lý là một quá trình tác động có ý thức của chủ thể vào một bộ máy (đối tượng quản lý) bằng cách vạch ra mục tiêu cho bộ

máy, tìm kiếm các nội dung tác động để bộ máy đạt tới mục tiêu đã xác định Như vậy quản lý có các thành phần: chủ thể quản lý, đối tượng quản lý, mục tiêu quản

lý Ba thành phần này gắn bó chặt chẽ tạo nên hoạt động của bộ máy [25;1]

Người ta cũng có thể xem xét quản lý theo 2 góc độ khác

- Góc độ chính trị xã hội: Quản lý là sự kết hợp giữa tri thức với lao động

Sự phát triển của xã hội từ thời kỳ mông muội đến nay bao giờ cũng bao gồm 3 yếu tố: tri thức, sức lao động và quản lý Để vận hành sự kết hợp này, cần có một

cơ chế quản lý phù hợp Quản lý được xem là tổ hợp các cách thức, phương pháp tác động vào đối tượng để phát huy khả năng của đối tượng nhằm thúc đẩy sự phát triển của xã hội [25;1]

- Góc độ hành động: Quản lý là quá trình điều khiển Chủ thể quản lý điều khiển hoạt động của người dưới quyền và các đối tượng khác để đạt tới đích đặt ra [25;1] Điều khiển người dưới quyền nghĩa là tổ chức họ lại, đưa họ vào guồng

13

máy bằng các quy định, quy ước tạo động lực và hướng họ vào mục tiêu theo một lộ trình nhất định Các đối tượng khác có thể là các vật hữu sinh, có thể là các vật thể vô tri, vô giác Các đối tượng này được khai thác phục vụ cho hoạt động của con người [25;1]

* Quan niệm ngày nay: Quản lý là những hoạt động có phối hợp nhằm định

hướng và kiểm soát quá trình tiến tới mục tiêu: quản lý là hoạt động phối hợp nhiều người, nhiều yếu tố; định hướng các hoạt động đó theo một mục tiêu nhất định; kiểm soát được tiến trình của hoạt động trong quá trình tiến tới mục tiêu [25;1]

Tóm lại: Quản lý là sự tác động có ý thức của chủ thể quản lý lên đối tượng quản

lý nhằm chỉ huy, điều hành, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi của cá nhân hướng đến mục đích hoạt động chung và phù hợp với quy luật khách quan [36;40]

1.2.2.2 Chức năng quản lý

Chức năng của quản lý là một thể thống nhất giữa những hoạt động tất yếu của chủ thể quản lý nảy sinh từ sự phân công, chuyên môn hoá trong hoạt động quản lý nhằm thực hiện mục tiêu chung của quản lý

Phân công gắn liền với hợp tác, phân công, chuyên môn hoá càng sâu đòi hỏi

sự hợp tác càng cao, mối liên hệ càng chặt chẽ với trình tự nhất định giữa các chức năng quản lý

Chức năng quản lý xác định khối lượng các công việc cơ bản và trình tự các công việc của quá trình quản lý, mỗi chức năng có nhiệm vụ cụ thể, là quá trình liên tục của các bước công việc tất yếu phải thực hiện Chức năng của quản lý có vai trò rất quan trọng, nó xác định vị trí mối quan hệ giữa các bộ phận, các khâu, các cấp trong hệ thống quản lý

Mỗi hệ thống quản lý đều có nhiều bộ phận, nhiều khâu, nhiều cấp khác nhau, gắn liền với những chức năng xác định nào đó, nếu không có chức năng quản lý thì

bộ phận đó không còn lý do để tồn tại Căn cứ vào chức năng quản lý mà chủ thể quản lý có thể theo dõi, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh sự hoạt động của mỗi bộ phận và toàn bộ hệ thống quản lý

Quản lý có 4 chức năng cơ bản;

14

* Chức năng lập kế hoạch: Là việc xác định mục đích, các mục tiêu, xác

định các giai đoạn phát triển; xây dựng các phương án tổ chức, tính toán những điều kiện đảm bảo, lựa chọn các giải pháp phù hợp; xác định bước đi cụ thể, hình dung quá trình diễn biến từ khởi đầu đến kết thúc; xác định các tiêu chí và công cụ đánh giá kết quả các giai đoạn thực hiện kế hoạch cũng như đánh giá cuối cùng [12;13]

* Chức năng tổ chức: Là quá trình sắp xếp, liên kết một cách hợp lý các yếu

tố công việc - con người - bộ máy - phương tiện để đảm bảo thực thi kế hoạch đạt hiệu quả tối ưu [12;13]

* Chức năng lãnh đạo: Là quá trình định hướng, điều phối, tác động đến hệ

thống tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, giải quyết những vướng mắc để

bộ máy tổ chức hoạt động thông suốt, nhịp nhàng, hiệu quả Hoạt động lãnh đạo là làm việc với con người, cá nhân, nhóm, tập thể [12;13]

* Chức năng kiểm tra: Là việc theo dõi, xem xét sự vận hành của bộ máy tổ

chức trong quá trình triển khai kế hoạch có khớp với những dự tính không; những bước đi và kết quả có phù hợp với mục tiêu đề ra không; phân tích những điều kiện đảm bảo, những khó khăn, vướng mắc để điều chỉnh kịp thời Kiểm tra gắn liền với quá trình điều chỉnh kế hoạch và các tác động quản lý để đạt tới các mục tiêu đã xác định [12;13]

Tóm lại: Các chức năng quản lý tạo thành một hệ thống nhất với một trình tự nhất định, trong đó từng chức năng vừa có tính độc lập tương đối, vừa có mối quan hệ phụ thuộc với các chức năng khác Quá trình ra quyết định quản lý là quá trình thực hiện các chức năng quản lý theo một trình tự nhất định Việc bỏ qua hoặc coi nhẹ bất cứ một chức năng nào trong chuỗi các chức năng đều ảnh hưởng xấu tới kết quả quản lý Các chức năng tạo thành một chu trình quản lý của một hệ thống [33;66]

1.2.3 Khái niệm chất lƣợng và đặc điểm của chất lƣợng

1.2.3.1 Khái niệm chất lượng

Chất lượng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của từng chủ thể Có thể nói chất lượng là một phạm trù tổng hợp về kinh tế,

kỹ thuật, văn hóa xã hội, tâm lý thói quen và sự khen chê…

15

Theo từ điển Bách khoa Việt Nam Chất lượng được hiểu là một phạm trù triết học biểu thị những thuộc tính bản chất của sự vật và hiện tượng, chỉ rõ nó là cái gì, phản ánh tính ổn định tương đối của sự vật - hiện tượng để phân biệt nó với sự vật hiện tượng khác Chất lượng được coi là thuộc tính khách quan của sự vật và hiện tượng Chất lượng của sự vật và hiện tượng luôn được biểu hiện ra bên ngoài qua các thuộc tính vốn có của nó Nó là cái liên kết các thuộc tính của sự vật - hiện tượng lại làm một, gắn bó với sự vật như một tổng thể, bao quát toàn bộ sự vật và không tách rời khỏi sự vật

Ở góc độ quản lý thì chất lượng được hiểu như là sự thực hiện mục tiêu và làm thỏa mãn nhu cầu của chủ thể và đối tượng Trong lĩnh vực sản xuất- kinh doanh, chất lượng của sản phẩm được đặc trưng bởi các yếu tố về nguyên vật liệu chế tạo, quy trình và công nghệ sản xuất, các đặc tính sử dụng kể cả về mẫu mã, thị hiếu, mức độ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng

Theo định nghĩa của ISO 9000-2010 thì chất lượng là mức độ đáp ứng các yêu cầu của một tập hợp các đặc tính vốn có

Theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 8402, người ta hiểu chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể (đối tượng) có tác dụng tạo cho nó có khả năng làm thỏa mãn những nhu cầu đã nêu ra hoặc nhu cầu tiềm ẩn Dưới góc độ cải tiến chất lượng sản phẩm thì người ta hiểu chất lượng sản phẩm như là tổng hợp các tính chất, đặc trưng của sản phẩm được cải tiến liên tục để tạo ra giá trị sử dụng cho phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng với chi phí thấp nhất, trong những điều kiện sản xuất, kinh tế -

xã hội nhất định

1.2.3.2 Những đặc điểm của chất lượng

Từ định nghĩa trên, chúng ta thấy chất lượng có những đặc điểm cơ bản như sau: 1- Chất lượng có thể được áp dụng cho mọi thực thể Đó có thể là kết quả của một sản phẩm, một hoạt động, một quá trình, một doanh nghiệp hay một con người 2- Chất lượng phải là một tập hợp các đặc tính của thực thể, thể hiện rõ khả năng làm thỏa mãn nhu cầu của xã hội cũng như của cá nhân Do đó khi đánh giá chất lượng của thực thể, ta phải xét đến mọi đặc tính của nó có liên quan đến sự

16

thỏa mãn những nhu cầu cụ thể

3- Chất lượng biểu hiện sự phù hợp với nhu cầu, nếu một thực thể dù đáp ứng được tiêu chuẩn nhưng không phù hợp với nhu cầu, không được thị trường chấp nhận thì vẫn bị coi là không có chất lượng

4- Chất lượng phải được gắn liền với điều kiện cụ thể của việc thỏa mãn nhu cầu thị trường về mặt kinh tế, xã hội, phong tục tập quán

5- Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu Sự thỏa mãn này phải được thể hiện trên nhiều phương diện như tính năng của sản phẩm, giá cả thời điểm cung cấp, dịch vụ Nhu cầu luôn thay đổi cho nên chất lượng cũng luôn thay đổi, biến động theo sự vận động của đối tượng trong thời gian và không gian

1.3 Lý luận về đảm bảo chất lƣợng và đảm bảo chất lƣợng thƣ viện

1.3.1 Các cấp độ đảm bảo chất lƣợng

Quá trình tiến hoá của quản lý nói chung đi từ mô hình hành chính tập trung (mọi chuyện được kiểm tra, kiểm soát) đến các hình thức phi tập trung hơn (thông qua các quy định, cơ chế chịu trách nhiệm nhất định) Quản lý chất lượng cũng tiến hoá cùng quá trình quản lý từ giai đoạn mà trọng tâm là kiểm soát chất lượng sang

bảo đảm chất lượng và quản lý chất lượng tổng thể Kiểm soát chất lượng nhằm

phát hiện sai sót và loại bỏ các sản phẩm kém chất lượng phù hợp với việc quản lý

tập trung; vai trò quyết định thuộc về những người điều hành cấp trên Bảo đảm chất lượng có trong tâm lý phòng ngừa sự xuất hiện những sai sót bằng các quy

trình và cơ chế nhất định Hình thức quản lý này có sự phối hợp rất chặt chẽ giữa người quản lý và người thừa hành, giữa cấp trên và cấp dưới Quản lý chất lượng kiểu

này phù hợp với quá trình quản lý phi tập trung Quản lý chất lượng tổng thể nhằm vào

cải thiện liên tục chất lượng và lấy việc thay đổi hệ thống giá trị và nền văn hoá của tổ chức làm trọng tâm Quản lý chất lượng tổng thể chỉ phù hợp với những tổ chức phát triển, có cấu trúc phi tập trung và các cơ chế điều hành mềm dẻo Ba hình thức quản lý

chất lượng này được đặt trong mối quan hệ tiến hoá theo Sơ đồ 1.1

1.3.1.1 Kiểm soát chất lượng

a Khái niệm kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng là hình thức có từ lâu được hình thành trong các dây

17

chuyền sản xuất Căn cứ vào các yêu cầu kỹ thuật, các tiêu chuẩn đã được thống nhất mà tiến hành kiểm tra chất lượng sau khi đã sản xuất Với mô hình này, muốn nâng cao chất lượng chỉ cần xác định đúng các tiêu chí kỹ thuật và kiểm soát gắt gao là đạt được chất lượng Việc kiểm soát chất lượng phải tập trung vào phát hiện

và loại bỏ toàn bộ hay từng phần sản phẩm cuối cùng không đạt các chuẩn mực chất lượng Quá trình kiểm soát được diễn ra sau quá trình sản xuất và hậu quả của nó là

có nhiều sản phẩm bị loại bỏ, gây lãng phí Trong GD&ĐT, việc thanh tra, kiểm tra cũng nhằm mục đích xác định xem các sản phẩm của GD&ĐT có đạt các chuẩn mực hay không Trong hoạt động của thư viện việc thanh tra, kiểm tra nhằm xác định xem các quy trình nghiệp vụ, công tác phục vụ bạn đọc, công tác bổ sung tài liệu…có đảm bảo chất lượng hay không Nhìn chung quá trình này diễn ra sau, việc kiểm soát chất lượng được diễn ra như vậy không hướng tới nâng cao chất lượng mà chỉ duy trì chất lượng Trong khi thực hiện nhiệm vụ của kiểm soát chất lượng vai trò của người thanh, kiểm tra là tối đa còn vai trò của người sản xuất là tối thiểu.[7]

b Một số nhược điểm

Kiểm soát chất lượng còn tồn tại một số nhược điểm:

- Không tìm được nội dung phòng ngừa để tránh lặp lại sai sót

- Tốn kém trong quá trình kiểm tra

- Không khai thác được tiềm năng sáng tạo của các thành viên [4][17]

1.3.1.2 Đảm bảo chất lượng

a Khái niệm đảm bảo chất lượng

* Theo tiêu chuẩn Việt Nam 5814 Đảm bảo chất lượng là toàn bộ hoạt động

có kế hoạch và hệ thống được tiến hành trong hệ chất lượng và được chứng minh là

đủ mức cần thiết để tạo sự tin tưởng thỏa đáng rằng thực thể (đối tượng) sẽ thỏa mãn đầy đủ các yêu cầu chất lượng

* Theo M.J.Fraser, đảm bảo chất lượng là sự cam kết và được minh chứng rằng

tổ chức đó có hệ thống chất lượng và hệ thống chất lượng đó được kiểm soát tốt

* Có quan niệm cho rằng “Đảm bảo chất lượng có nghĩa là đảm bảo một mức chất lượng của sản phẩm, cho phép người tiêu dùng tin tưởng mua và sử dụng nó

18

trong một thời gian dài Hơn nữa, sản phẩm đó phải thỏa mãn hoàn toàn những yêu cầu của người tiêu dùng” [31;16]

* Trong sản xuất - kinh doanh, đảm bảo chất lượng bao gồm các yếu tố bên trong

và bên ngoài doanh nghiệp nhằm mục đích tạo lòng tin của bản thân doanh nghiệp và khách hàng Nó bao trùm từ các chính sách, chiến lược kinh doanh, mô hình quản lý, kiểm tra, đến các hoạt động nghiên cứu hoạch định, thiết kế cung ứng sản xuất

* Từ các khái niệm và quan niệm trên ta nhận thấy bản chất của bảo đảm chất lượng là tạo lòng tin cho khách hàng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ [17;116]

Có thể xác định phạm trù đảm bảo chất lượng theo bốn chỉ số sau đây:

- Mỗi thành viên trong doanh nghiệp đều có trách nhiệm duy trì chất lượng sản phẩm hay dịch vụ

- Mỗi người trong doanh nghiệp có trách nhiệm nâng cao chất lượng sản phẩm

Trong hoạt động thư viện trường đại học thuật ngữ “doanh nghiệp” được thay thế bởi thuật ngữ “Trung tâm thông tin thư viện hoặc thư viện” gồm cộng đồng bạn đọc, cán bộ quản lý và các thư viện viên, tiến hành đảm bảo chất lượng bằng cách duy trì và nâng cao chất lượng ngay trong quá trình phục vụ và trong các hoạt động nghiệp vụ của thư viện

Như vậy, trong một tổ chức thì việc đảm bảo chất lượng bao gồm hai mục đích là; tạo lòng tin cho khách hàng đối với sản phẩm và tạo lòng tin cho lãnh đạo Đảm bảo chất lượng là cơ sở để quản lý chất lượng sản phẩm Do đó, việc đảm bảo chất lượng thực hiện theo đúng với thiết kế ban đầu, theo đúng nhu cầu thị trường

sẽ mang lại cho nhà trường nhiều khách hàng và nhiều thuận lợi hơn Trong nhà trường, đảm bảo chất lượng cần tuân thủ theo nguyên tắc “Chất lượng là trên hết” Theo nguyên tắc này, các nhà trường có thể thu được một số lợi ích như chất lượng đào tạo ngày càng ổn định và được nâng cao, khẳng định được thương hiệu, giảm chi phí trong đào tạo

b Nội dung đảm bảo chất lượng

i) Hệ thống đảm bảo chất lượng

Chất lượng không tự dưng mà có, mỗi đơn vị, doanh nghiệp hay mỗi nhà trường cần phải có một quá trình phấn đấu đạt chuẩn mực trước khi đăng ký kiểm định chất lượng đây là một quá trình phấn đấu lâu dài Chất lượng phải được hình thành và đạt chuẩn ở một mức độ nhất định trước khi kiểm định Một vấn đề đặt ra

là làm thế nào để nâng cao chất lượng và đạt tiêu chuẩn kiểm định chất lượng Mỗi đơn vị, doanh nghiệp hay mỗi nhà trường cần có một hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong để triển khai các hoạt động đảm bảo chất lượng, tự chăm lo chất lượng của mình Thư viện hay các trung tâm thông tin thư viện trong các Trường Đại học

20

cần có một kế hoạch nâng cao chất lượng hoạt động của thư viện, cùng với nhà trường xây dựng một hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong Hệ thống đó bao gồm chủ trương lãnh đạo của nhà trường về đảm bảo chất lượng, phù hợp với chức năng nhiệm vụ của thư viện và các nguồn lực của nhà trường, sự hoạt động phối hợp giữa các đơn vị Mỗi trường cần có đơn vị chuyên trách với chức năng làm đầu mối để điều phối các hoạt động đảm bảo chất lượng của trường, đơn vị chuyên trách này có thể là trung tâm kiểm định chất lượng của trường, thực hiện các nhiệm vụ tự đánh giá để hoàn thiện đơn vị trước khi thực hiện đánh giá ngoài

ii) Tự đánh giá

Chất lượng chỉ được đảm bảo một cách chắc chắn nhất bởi các hoạt động của chính các đơn vị, các nhà trường đó chính là tự đánh giá Thanh tra và kiểm soát chất lượng áp đặt từ bên ngoài không có tác dụng trong đảm bảo chất lượng Thế nhưng nếu thiếu ba sự hỗ trợ từ bên ngoài thì quá trình tự đánh giá không thể tiến hành tốt được Sự hỗ trợ thứ nhất là các cơ quan kiểm định, thẩm định, thanh tra tạo ra sự cam kết để nhà trường tự phê phán và nghiêm túc đánh giá hoạt động của mình Sự hỗ trợ thứ hai là đào tạo, tập huấn để cán bộ nhà trường biết cách tự đánh giá Sự hỗ trợ thứ ba là cung cấp các thông tin trong nước và quốc tế về các chỉ số thực hiện

iii) Đánh giá ngoài

Không chỉ dừng lại ở việc cung cấp tài liệu của các đoàn mà phải xuống tận cơ

sở để thẩm định là công việc quan trọng của đảm bảo chất lượng Các đoàn làm việc

không chỉ trao đổi với CBQL mà còn phải gặp cán bộ, giảng viên, sinh viên (bạn đọc) và cơ sở sử dụng lao động để tìm hiểu thực chất hoạt động của nhà trường (thư viện) Đánh giá bên ngoài được thực hiện thông qua: 1) Các tổ chức kiểm định đánh giá

chuyên môn do cơ quan quản lý cấp trên thành lập; 2) Các tổ chức kiểm định độc lập thực hiện; 3) Đánh giá của đơn vị sử dụng sản phẩm đào tạo của nhà trường; 4) Đánh giá của người học [7]

1.3.1.3 Quản lý chất lượng tổng thể

a Khái niệm về quản lý chất lượng tổng thể (TQM)

TQM (Total Qualiti Management) còn gọi là “quản lý chất lượng tổng thể” luôn là đối tượng nghiên cứu của các nhà khoa học quản lý mà đặc biệt là trong

21

khoa học quản lý giáo dục

Theo giáo sư Mỹ Feigenbaum định nghĩa TQM là một hệ thống hữu hiệu nhằm hội nhập những nỗ lực về phát triển, duy trì và cải tiến chất lượng của các tổ, nhóm trong một doanh nghiệp để có thể tiếp thị, áp dụng khoa học kỹ thuật, sản xuất và cung ứng dịch vụ nhằm thỏa mãn hoàn toàn nhu cầu của khách hàng một cách kinh tế nhất

Giáo sư Nhật Histoshi Kume trong hội tiêu chuẩn Nhật đã khẳng định giá trị của TQM: ông cho rằng TQM là một dụng pháp quản trị đưa đến thành công tạo thuận lợi cho tăng trưởng bền vững của một tổ chức thông qua việc huy động hết tất

cả tâm trí của tất cả các thành viên nhằm tạo ra chất lượng một cách kinh tế theo yêu cầu của khách hàng

Khi tra cứu trong ISO 8401-1994 thì TQM được hiểu là cách quản trị của một

tổ chức (một doanh nghiệp) tập chung vào chất lượng, dựa vào sự tham gia của các thành viên của nó nhằm đạt được sự thành công lâu dài nhờ việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng và đem lại lợi ích cho các thành viên của tổ chức đó và xã hội Như vậy khi bàn tới TQM có nhiều tác giả đã giải thích khác nhau nhưng đều muốn đề cập đến chất lượng của sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

b Đặc điểm của quản lý chất lượng tổng thể

Quản lý chất lượng tổng thể có một số đặc điểm sau:

1 Nhận thức chất lượng là hàng đầu Đây là vấn đề quan trọng được thực hiện theo quan điểm coi trọng lợi ích trước mắt, lâu dài Nếu trong sản xuất, kinh doanh, người ta hướng ngay vào lợi nhuận sẽ không có sự đầu tư thích đáng cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm và rút cục là sản phẩm không đứng vững được trong cuộc cạnh tranh khốc liệt trên thương trường

2 Định hướng vào người tiêu dùng Điều đó thể hiện ở chỗ sản phẩm làm ra thông thường phải thỏa mãn một hoặc nhiều tiêu chuẩn về thuộc tính sử dụng đã được đề ra từ trước

3 Các quá trình là khách hàng nội bộ của nhau, chất lượng của sản phẩm cuối cùng phụ thuộc vào chất lượng từng công đoạn trước đó Như vậy các chủ thể quản

22

lý đào tạo cần nhận thức nghiêm túc, coi các quá trình là khách hàng của nhau để từ

đó có mối quan hệ chặt chẽ trong tiếp nhận sản phẩm

4 Sử dụng toán thống kê như một công cụ quan trọng giúp cho nhà quản lý biết cách phân tích mức độ ảnh hưởng của các yếu tố tác động đến chất lượng của sản phẩm

5 Tính đồng bộ trong quản lý chất lượng

6 Yếu tố nhân văn trong quản lý Việc coi trọng con người đã giúp phát hiện ra một cách toàn diện nhất những khả năng của mọi người, mọi thành viên trong đơn vị

7 Quản lý theo chức năng và hội đồng chức năng Trong nhà trường luôn tồn tại cơ cấu dọc, dưới hình thức các phòng, khoa, trung tâm, bộ môn trực thuộc Sự phối hợp giữa các phòng, khoa, trung tâm, bộ môn trực thuộc là rất cần thiết Phải đảm bảo có được sự đan chéo, kết hợp những chức năng là vấn đề quan trọng, góp phần tạo

ra một cơ sở để phối hợp, chỉ đạo mối quan hệ giữa các bộ phận trong nhà trường

8 Liên tục cải tiến chất lượng là yếu tố giúp tổ chức phát triển bền vững

* Tuy nhiên, mối quan hệ giữa kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng và quản lý chất lượng tổng thể được diễn ra rất mềm dẻo Quản lý chất lượng tổng thể

là sự tiếp tục của sự đảm bảo chất lượng theo chiều sâu Đảm bảo chất lượng là sự

mở rộng phạm vi quản lý chất lượng cho tất cả những người thừa hành Điều đó không có nghĩa là việc kiểm soát chất lượng biến mất Ở nhiều khâu việc kiểm soát chất lượng vẫn còn có mặt trong môi trường bảo đảm chất lượng Chức năng kiểm soát chất lượng có thể được đẩy xuống các cấp quản lý thấp hơn và hầu hết các trường hợp nằm ngay trong tay người sản xuất Cả ba cấp độ quản lý chất lượng trên đây đều nhằm đảm bảo cho sản phẩm, dịch vụ được các tổ chức cung cấp có chất lượng theo những tiêu chuẩn nhất định Tuy nhiên, xét về bản chất chúng được tiến hành theo những quy trình khác nhau và tác dụng của các quy trình đó đối với việc duy trì chất lượng cũng rất khác nhau Trong kiểm soát chất lượng vai trò của thanh tra là tối đa, vai trò của người sản xuất là tối thiểu Khác với kiểm soát chất lượng, bảo đảm chất lượng vừa làm cho sản phẩm và dịch vụ ra đời ổn định về chất

23

lượng vừa tạo ra động lực để cải thiện chất lượng thông qua cơ chế chịu trách nhiệm với người tài trợ, người sử dụng dịch vụ…Quản lý chất lượng tổng thể là cấp độ quản lý chất lượng cao nhất, hướng tới việc thường xuyên nâng cao chất lượng, mỗi người trong tổ chức, từ lãnh đạo đến nhân viên đều thấm nhuần các giá trị văn hóa chất lượng cao Ở đây vai trò của người sản xuất là tối đa [17;115]

Sơ đồ 1.1- Các cấp độ quản lý chất lượng (Theo Sallis, 1993)

Quản lý chất lượng tổng thể (Cải tiến liên tục)

Bảo đảm chất lượng (Phòng ngừa)

Kiểm soát chất lượng

(Phát hiện)

Soi xét lý thuyết đảm bảo chất lượng vào các hoạt động quản lý thư viện chúng ta nhận thấy các cấp độ đảm bảo chất lượng đều có thể được vận dụng vào các nội dung công tác cũng như các nội dung về quản lý thư viện Đặc biệt ở cấp độ quản lý chất lượng tổng thể Với phương châm rất quan trọng là “làm tốt ngay từ đầu”, triết lý “liên tục cải tiến”, cùng với tinh thần của TQM coi khách hàng là trọng tâm sẽ mang lại hiệu quả cao trong công tác phục vụ và quản lý thư viện."

Khách hàng" của thư viện là "bạn đọc", sản phẩm của thư viện là các dịch vụ cung

cấp thông tin, thông qua quá trình phục vụ đáp ứng nhu cầu thông tin cho bạn đọc.Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà thư viện mỗi nhà trường phấn đấu xây dựng,

để đạt các mức độ khác nhau trong các giai đoạn phát triển của nhà trường

1.3.2 Các yếu tố tác động đến quản lý thư viện theo định hướng đảm bảo chất lượng

Các yếu tố tác động đến quản lý thư viện gồm các yếu tố trong nhà trường và các yếu tố ngoài nhà trường như sau:

24

1.3.2.1 Các yếu tố bên ngoài nhà trường

a Luật pháp chính sách

Cũng như các loại hình hoạt động xã hội khác quản lý thư viện bằng pháp luật

là một đặc trưng chung của các quốc gia trên thế giới Nước ta luật pháp được coi là công cụ dùng để bảo vệ lợi ích chính đáng của nhân dân và mọi tầng lớp xã hội Để luật pháp trở thành công cụ sắc bén đối với việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp và trở thành ý chí chung cho mọi người tự giác chấp hành nội dung của nó, chúng ta cần phải đẩy mạnh công tác giáo dục pháp luật cũng như hình thành ý thức chấp hành pháp luật trong mọi lĩnh vực cho công dân Quản lý hành chính nhà nước về thư viện được thực hiện khi chủ thể biết dựa vào nội dung của các văn bản pháp quy để giải quyết các nhiệm vụ quản lý Để phát triển sự nghiệp thư viện đòi hỏi phải có một quyền lực đủ mạnh tham gia vào tiến trình quản lý mới có thể làm cho hoạt động đó có được sự phát triển bền vững, hợp quy luật và đạt tới mục tiêu đã định Theo quan điểm của Đảng và Nhà nước, phát triển sự nghiệp thư viện “để xây dựng, bảo tồn, khai thác và sử dụng vốn tài liệu của thư viện: đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu thông tin giải trí của nhân dân và tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước về thư viện” [28] Do vậy chủ thể quản lý cần có những khả năng cơ bản như biết phát huy vai trò tích cực của yếu tố luật pháp, chính sách đồng thời biết làm hạn chế mọi sự vận dụng sai lệch luật pháp, chính sách vào hoạt động quản lý trong thực tiễn, biết tạo ra đầy đủ những cơ sở pháp lý cho việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, và định hướng mục tiêu phát triển của thư viện

b Cơ chế quản lý

Cơ chế quản lý được coi là nhân tố khách quan quy định nội dung của các mối quan hệ giữa các cấp quản lý hành chính nhà nước về thư viện Theo cơ chế quản lý thư viện thì phân cấp quản lý được thực hiện là nhằm mục đích làm cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả tối đa và có tác dụng nâng cao ý thức trách nhiệm cho chính người quản lý Nếu sự phân cấp quản lý không được xác định rõ ràng thì sẽ dẫn đến tình trạng vô trách nhiệm, làm cho chủ thể quản lý khi thực hiện nhiệm vụ quản lý không biết rõ nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong công việc Trước khi tiến hành

25

thực hiện nhiệm vụ quản lý, người quản lý phải biết rõ quyền hạn, nhiệm vụ của mình, khi đó mọi nhiệm vụ của hoạt động quản lý sẽ được chủ thể và đối tượng thực hiện tốt hơn

Trong quản lý thư viện các trường đại học hiện nay vẫn còn tồn tại những yếu kém và bất cập ( thư viện một số trường đại học vẫn trực thuộc phòng đào tạo hoặc phòng nghiên cứu khoa học…) [8] Chúng ta cần phải tiến hành đổi mới cơ chế quản lý mà đặc biệt phải biết chú trọng chỉ đạo việc nâng cao năng lực, chất lượng

và hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính nhà nước đối với thư viện Đổi mới

cơ chế quản lý nhằm mục đích phát huy tác dụng tích cực, đồng thời tháo gỡ được mặt kìm hãm của cơ chế quản lý cũ, tạo ra môi trường thuận lợi cho việc thực hiện mọi nhiệm vụ của hoạt động quản lý, nâng cao tinh thần trách nhiệm của CBQL, phát huy sức mạnh của tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của các chủ thể cũng như đối tượng trong quản lý thư viện

c Môi trường tự nhiên xã hội

Sự phát triển bền vững của môi trường có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thư viện phát triển Đồng thời, khi thư viện phát triển bền vững góp phần mạnh mẽ vào việc nâng cao chất lượng đào tạo trong mỗi nhà trường, sẽ trở thành nhân tố quan trọng thúc đẩy sự phát triển của môi trường Môi trường thực sự đã trở thành một yếu tố quan trọng không thể tách rời quá trình quản lý thư viện Việc xây dựng môi trường thư viện đã được coi như một phần của kế hoạch đảm bảo chất lượng thư viện Việc phát huy ảnh hưởng tích cực của môi trường tự nhiên và xã hội

có tác dụng tạo ra được điều kiện thuận lợi đối với việc giải quyết nhiệm vụ quản lý hoạt động của thư viện trong trường đại học Mục đích của việc phát huy tính tích cực của môi trường là để tạo ra được các thế mạnh cũng như làm giảm thiểu tới mức tối đa những tác động bất thuận có thể ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp từ các yếu tố tự nhiên và xã hội đến chất lượng hoạt động của thư viện Chủ thể quản

lý của thư viện cần phải phối hợp với các bộ phận chức năng trong trường học, với địa phương để kịp thời ngăn chặn những tác động và ảnh hưởng tiêu cực từ môi trường, phát huy những tác động tích cực từ môi trường để phát triển sự nghiệp TV

26

d Sự phát triển của khoa học và công nghệ

Khoa học và công nghệ được coi là yếu tố quan trọng góp phần không ngừng đảm bảo chất lượng của thư viện Việc ứng dụng được những thành tựu của khoa học công nghệ sẽ tạo điều kiện thuận lợi để từng bước đảm bảo chất lượng hoạt động của thư viện Muốn có được hiệu suất cao trong quản lý thì chủ thể cần phải

có năng lực tư duy sáng tạo và biết vận dụng thành tựu của khoa học - công nghệ vào quá trình quản lý Sự tham gia của khoa học - công nghệ vào chu trình quản lý

có tác dụng làm cho việc giải quyết nhiệm vụ quản lý của chủ thể quản lý được tiến hành thuận lợi và đạt hiệu quả cao hơn Chủ thể quản lý cần tập trung nghiên cứu và ứng dụng nhanh chóng những thành tựu của các công nghệ hiện đại vào các hoạt

động của thư viện Mục 4 Điều 24 Pháp lệnh thư viện đã nêu: “Tổ chức, quản lý hoạt động nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ trong lĩnh vực thư viện” Việc hiện đại hóa được thư viện sẽ giúp cho việc xây dựng vốn tài liệu

(cả tài liệu điện tử, tài liệu số), và việc cung cấp thông tin đạt hiệu quả cao góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học trong các trường đại học Vì vậy cần tăng cường hơn nữa khả năng làm chủ, tiếp thu, cải tiến các công nghệ, rút ngắn thời gian chuyển giao công nghệ, sớm đưa thành tựu của nó vào ứng dụng trong các lĩnh vực quản lý nói chung và quản lý thư viện nói riêng

“Nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến vào công tác thư viện, từng bước hiện đại hóa thư viện.” [32]

1.3.2.2 Các yếu tố bên trong nhà trường

a Chất lượng cán bộ quản lý và cán bộ thư viên (CBTV)

Đội ngũ CBTV và CBQL thư viện giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức, quản lý, điều hành các hoạt động của thư viện, CBTV và CBQL thư viện phải biết không ngừng học tập, rèn luyện để nâng cao phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn, năng lực quản lý và trách nhiệm cá nhân Mục 3 điều 24 Pháp lệnh thư viện đã

nêu: “Đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ chính trị , văn hóa chuyên môn, nghiệp

vụ cho đội ngũ những người làm công tác thư viện” Chỉ khi nào đội ngũ CBTV và

CBQL thư viện có đầy đủ những phẩm chất, năng lực, kỹ năng và kinh nghiệm

27

quản lý thì việc giải quyết nhiệm vụ của hoạt động quản lý và chất lượng hoạt động của thư viện mới đạt hiệu quả cao Do đó công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, bồi dưỡng trình độ chính trị cho đội ngũ CBTV và CBQL thư viện đã được Đảng, Nhà nước ta quan tâm chỉ đạo và thực hiện tốt

b Chiến lược xây dựng và phát triển của nhà trường

Mỗi một trường đại học, dù là trường có lịch sử phát triển lâu đời hay mới được thành lập, thì việc xây dựng chiến lược phát triển nhà trường có vai trò hết sức quan trọng đối với sự thành bại của nhà trường Để đảm bảo thực hiện thắng lợi chiến lược xây dựng và phát triển nhà trường, thì mỗi đơn vị trong trường phải xây dựng kế hoạch công tác trong từng năm và chiến lược phát triển của đơn vị phù hợp với chiến lược phát triển dài và ngắn hạn của nhà trường Thư viện trong trường đại học tương ứng như một đơn vị trong cơ cấu tổ chức của nhà trường [16] Với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn của mình, với thế mạnh của thư viện các trường đại học Thư viện các trường đại học đang phát huy một cách hiệu quả vai trò và nhiệm

vụ, góp phần tích cực vào việc nâng cao chất lượng giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học, góp phần vào việc đảm bảo chất lượng giáo dục trong trường đại học

c Điều kiện cơ sở vật chất và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện

Để xây dựng điều kiện, cơ sở vật chất cho các hoạt động nghiệp vụ và hoạt động quản lý thư viện, chúng ta cần phải biết huy động mọi nguồn lực phục vụ cho công tác quản lý, thực hiện quá trình chuẩn hóa, hiện đại hóa thư viện Từng bước chúng ta phải tiến hành trang bị đồng bộ và đầy đủ các phương tiện vật chất và kỹ thuật bố trí hợp lý các yếu tố của cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho công tác nghiệp vụ và quản lý Từ đó có thể sử dụng tối ưu sức mạnh của chúng để đảm bảo chất lượng thư viện, và nâng cao hiệu quả quản lý Cương quyết không để tồn tại hiện tượng là để cho các phương tiện vật chất, kỹ thuật nằm “chết” trong kho, mà phải làm cho các chủ thể quản lý được thụ hưởng chất lượng thông tin do chúng mang lại Ngoài ra chúng ta còn phải chú ý đến vấn đề sử dụng hợp lý và bảo vệ chúng, kéo dài tuổi thọ của thiết bị Các cơ sở vật chất, kỹ thuật đó được coi là tài

28

sản quý phục vụ hiệu quả cho các hoạt động nghiệp vụ và quản lý thư viện

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển mạnh, nó mang lại thông tin có giá trị cao cho hoạt động quản lý, và các hoạt động nghiệp vụ Do vậy việc ứng dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào tổ chức, theo dõi, kiểm tra, đánh giá quá trình cũng như kết quả hoạt động là một yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng thư viện Có được cơ sở vật chất tốt là điều kiện thuận lợi để hoạt động quản lý đạt hiệu quả theo đúng mục tiêu đã đề ra của chủ thể quản lý

d Vốn tài liệu của thư viện

Vốn tài liệu thư viện là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho người đọc của chính thư viện hoặc các thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu, cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được người đọc quan tâm Tuỳ theo diện bổ sung có thể chia ra vốn tài liệu tổng hợp, đa ngành, chuyên ngành, chuyên biệt [34;120]

Số và chất lượng vốn tài liệu của thư viện trường đại học ảnh hưởng mạnh mẽ tới chất lượng hoạt động của thư viện, và tác động tới công tác quản lý Đặc biệt trong thế kỷ XXI khi mà các loại hình tài liệu có trong thư viện hết sức phong phú

và đa dạng, không chỉ có các xuất bản phẩm truyền thống được in trên giấy mà tài liệu đã được xuất bản dưới dạng điện tử, tài liệu được số hóa được lưu giữ trong các

cơ sở dữ liệu Thực tiễn đó đòi hỏi các nhà quản lý thư viện phải thay đổi phương pháp quản lý để bảo quản, lưu giữ và cung cấp thông tin một cách hiệu quả nhất Xu hướng xây dựng thư viện điện tử, thư viện số kết hợp với thư viện truyền thống là

xu hướng quan trọng nhất trong việc phát triển hiện đại và tự động hóa thư viện trong các trường đại học Khi đó thư viện thực sự trở thành một lời giải cho bài toán

về chất lượng đào tạo trong các trường đại học

1.3.3 Đảm bảo chất lƣợng thƣ viện

Đảm bảo chất lượng thư viện là quá trình xảy ra trước và trong khi thực hiện các hoạt động nghiệp vụ và phục vụ, mối quan tâm của nó là phòng chống những sai phạm có thể xẩy ra ngay từ bước đầu tiên Chất lượng hoạt động của thư viện

29

được thiết kế ngay trong các hoạt động nghiệp vụ và phục vụ của thư viện, trong các quy trình kỹ thuật của thư viện từ khâu đầu đến khâu cuối theo những tiêu chuẩn, những định mức, quy định nghiêm ngặt của nghành đảm bảo không có sai phạm trong bất kỳ khâu nào

Đảm bảo chất lượng thư viện luôn có sự phối hợp của người quản lý và nhân viên thư viện, giữa cấp trên và cấp dưới Đảm bảo chất lượng thư viện phòng ngừa sai sót bằng những tiêu chuẩn, những định mức, quy định nghiêm ngặt Như vậy chất lượng được thiết kế trước và trong quá trình thực hiện Đảm bảo chất lượng thư viện phòng chống những sai phạm ngay từ những khâu đầu tiên, đảm bảo không có sai sót, không có lỗi trong tất cả các chu trình, quy trình của thư viện như vậy trách nhiệm của đảm bảo chất lượng thư viện là của chính nhân viên thư viện bằng cách tuân thủ các chuẩn mực, các định mức, các quy trình được đặt ra ngay từ đầu

Đảm bảo chất lượng thư viện được thực hiện dựa trên ba nguyên tắc cơ bản sau đây:

- Tiếp cận từ đầu với bạn đọc của thư viện nắm rõ những yêu cầu và mong muốn của họ, điều này có ý nghĩa hết sức quan trọng vì đó là cơ sở để thư viện xây dựng các tiêu chuẩn, các quy trình phục vụ khoa học đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của bạn đọc

- Tất cả nhân viên trong thư viện cùng tham gia ứng dụng triết lý bạn đọc là trên hết, mọi nhân viên thư viện đều quan tâm đến chất lượng và đều có trách nhiệm liên quan đến chất lượng Đảm bảo chất lượng thư viện chỉ có thể thực hiện khi từng người, từng tổ nhóm, từng bộ phận phối hợp với nhau một cách ăn ý nhịp nhàng và thống nhất

- Mọi bộ phận trong thư viện đều phải có trách nhiệm trong việc đảm bảo chất lượng, điều này có nghĩa khi có vấn đề về chất lượng thì Ban giám đốc và toàn thể nhân viên trong thư viện đều có trách nhiệm

Trong xu thế quốc tế hóa và toàn cầu hóa hiện nay, đảm bảo chất lượng giáo dục đang là chủ đề được quan tâm và thúc đẩy phát triển Ở Việt Nam đây là vấn đề khá mới, được Chính phủ, Bộ GD&ĐT, cũng như nhiều trường đại học quan tâm

30

Đặc biệt Bộ đã ban hành Bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục đại học (QĐ 65/2007 ngày 1/11/2007), gồm 10 tiêu chuẩn và 53 tiêu chí, trong đó tiêu chuẩn 9 là tiêu chuẩn nói về thư viện, trang thiết bị học tập, cơ sở vật chất khác Điều đó một lần nữa khẳng định vị trí quan trọng của thư viện trong việc nâng cao chất lượng giáo dục trong trường đại học Để đảm bảo tiêu chuẩn này, thư viện của trường đại học cần có đầy đủ sách, giáo trình, tài liệu tham khảo tiếng Việt và tiếng nước ngoài đáp ứng yêu cầu sử dụng của cán bộ, giảng viên và người học Có thư viện điện tử được nối mạng, phục vụ dạy, học và nghiên cứu khoa học có hiệu quả [21]

Tiêu chí này được cụ thể hóa ở các mức sau:

Mức 1: Có thư viện, phòng đọc sách, báo, tài liệu để phục vụ giảng dạy và

nghiên cứu khoa học Đảm bảo đạt 60 - 105 đầu sách cho một ngành đào tạo (đối với các đơn vị đào tạo kỹ thuật kinh tế) và 70 -120 đầu sách đối với các ngành khác

Mức 2: Hệ thống thư viện được tin học hóa và có các tài liệu điện tử; thư viện

của trường được nối mạng, liên kết khai thác tài liệu với các trường khác; thường xuyên cập nhật các tài liệu mới; có nội dung khuyến khích người học, giảng viên, cán bộ quản lý khai thác có hiệu quả các tài liệu của thư viện Tỉ lệ độc giả đến thư viện hàng năm trên tổng số người học và giảng viên của trường đạt tỷ lệ cao

Khi xem xét tiêu chuẩn về thư viện trong Bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng trường đại học chúng ta thấy tiêu chuẩn còn quá chung chung thiếu tính cụ thể, không toàn diện vì vậy rất khó cho công tác đánh giá, tiêu chí đưa ra mới chỉ chú ý

tới số lượng (số đầu sách cho một chuyên ngành đào tạo), chưa chú ý tới chất lượng

và hiệu quả phục vụ của thư viện, (lượt bạn đọc, vòng quay của tài liệu) đó mới là

vấn đề cơ bản, những vấn đề đó mới cho thấy giá trị của vốn tài liệu và hiệu quả hoạt động của thư viện Vì nếu đảm bảo về đầu sách cho một chuyên ngành đào tạo nhưng vòng quay của tài liệu thấp, lượt bạn đọc đến thư viện thấp thì vốn tài liệu có phong phú đến mức nào cũng không có giá trị Tiêu chí đưa ra không định lượng rõ

ràng, ví dụ (Tỉ lệ độc giả đến thư viện hàng năm trên tổng số người học và giảng viên của trường đạt tỷ lệ cao) Bao nhiêu là cao? cần được định lượng cụ thể Bên

cạnh đó các điều kiện về cơ sở vật chất trang thiết bị cũng cần phải cụ thể hóa ví dụ

31

(Hệ thống thư viện được tin học hóa và có các tài liệu điện tử), phải cụ thể về tỷ lệ

máy tính trên tổng số bạn đọc, hay số tài liệu điện tử cho mỗi chuyên ngành đào tạo

là bao nhiêu? tỷ lệ chỗ ngồi tại phòng đọc so với tổng số bạn đọc bao nhiêu là đạt tiêu chuẩn Ngoài ra còn phải có các tiêu chí thuộc về nghiệp vụ thư viện; như các chuẩn về nghiệp vụ, các định mức lao động Tất cả những vấn đề đó đều cần được định lượng một cách rõ ràng, đó sẽ là căn cứ để cho các nhà trường thực hiện đánh giá trong được chính xác khi thực hiện kiểm định chất lượng giáo dục, đồng thời giúp cho thư viện trong các nhà trường nhận diện chính xác về hiện trạng của thư viện, từ đó có kế hoạch xây dựng và phát triển thư viện để đảm bảo chất lượng thư viện và đảm bảo kiểm định chất lượng giáo dục đại học của nhà trường

1.4 Quản lý thư viện theo định hướng đảm bảo chất lượng

1.4.1 Nhiệm vụ quản lý thư viện theo định hướng đảm bảo chất lượng

Gồm quản lý con người, quản lý vốn tài liệu và quản lý trụ sở, trang thiết bị

* Quản lý con người thuộc quản lý xã hội là loại quản lý phức tạp nhất Đòi hỏi người quản lý phải hiểu biết kỹ về các thành viên dưới quyền quản lý của mình,

về trình độ, khả năng chuyên môn, ngoại ngữ và hoàn cảnh gia đình Từ những hiểu biết đó, dẫn đến những phân công, điều động và chế độ hưởng thụ, đãi ngộ hợp lý

để họ yên tâm với nghề nghiệp, cống hiến hết khả năng cho công việc Quản lý cán

bộ là công việc khó khăn, đòi hỏi không những về chuyên môn mà còn phải hiểu biết tâm lý và có phương pháp sư phạm

* Quản lý vốn tài liệu Với lý do kinh phí có hạn, nhưng phải bổ sung thế nào cho được đầy đủ và chất lượng nhất, phục vụ tốt nhu cầu người dùng tin, vòng quay của vốn tài liệu cao, kiểm tra việc bảo quản vốn tài liệu, tiến hành chính xác việc thống kê và báo cáo về vốn tài liệu

* Quản lý trụ sở, trang thiết bị Có kế hoạch xây dựng tăng cường cơ sở vật chất, mua sắm các trang thiết bị kỹ thuật đáp ứng cho hoạt động nghiệp vụ, và hiện đại hóa thư viện Chịu trách nhiệm về việc áp dụng thiết bị thư viện mới và trang bị các phương tiện kỹ thuật cho lao động thư viện, cải thiện điều kiện lao động của nhân viên thư viện Chịu trách nhiệm về việc sử dụng cẩn thận và hợp lý các diện