2.3.3. Thực trạng quản lý công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu
Kết quả điều tra thực trạng các nội dung quản lý công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu được thể hiện trong bảng 2.6 dưới đây.
Bảng 2.6 - Thực trạng các nội dung quản lý công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu.
TT
Các nội dung quản lý công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu. Kết quả thực hiện X Thứ bậc Tốt Khá TB Yếu 4 3 2 1 SL % SL % SL % SL % 1 Tuân thủ các nguyên
tắc bổ sung tài liệu 39 36,8 55 51,9 12 13,3 0 0 3,26 1 2 Thực hiện qui trình bổ
sung tài liệu. 23 21,7 54 50,9 27 25,5 2 1,89 2,93 2
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 ND1 ND2 ND3 2.91 2.27 2.53 Điểm trung bình Nội dung Điểm trung bình
49
TT
Các nội dung quản lý công tác bổ sung phát triển vốn tài liệu. Kết quả thực hiện X Thứ bậc Tốt Khá TB Yếu 4 3 2 1 SL % SL % SL % SL %
3 Bổ sung tài liệu đa
ngành 2 1,88 24 22,6 73 68,9 7 6,6 2,19 4 4 Bổ sung tài liệu
chuyên ngành 20 18,8 56 52,8 27 25,5 3 2,83 2,88 3 5 Bổ sung tài liệu dưới
dạng tài liệu điện tử. 0 0 0 0 88 83,0 18 17,0 1,83 6
6 Xây dựng cơ sở dữ liệu về các đề tài NCKH, luận án, luận văn. 0 0 17 16,0 84 79,2 5 4,72 2,12 5
7 Điểm trung bình chung 2,53
Kết quả Bảng 2.6 cho thấy: việc thực hiện các nội dung quản lý công tác bổ
sung phát triển vốn tài liệu của Giám đốc Thư viện Trường Đại học Tây Bắc được đánh giá ở mức độ trung bình khá, thể hiện điểm trung bình chung của các nội dung quản lý là (2,53). Có (3/6) nội dung (1,2,4) được đánh giá khá tốt, ba nội dung cịn lại (3,5,6) được đánh giá ở mức trung bình.
Cụ thể trong bảng đánh giá thực trạng qua thăm dò cho thấy nội dung 1
Tuân thủ các nguyên tắc bổ sung tài liệu, được đánh giá khá tốt có điểm trung bình
cao nhất đạt (3,26), xếp vị trí (1/6) thực tiễn khi tiến hành bổ sung tài liệu Giám đốc thư viện đã chỉ đạo và giám sát việc bổ sung tuân thủ các nguyên tắc bổ sung và đã được bộ phận bổ sung chấp hành đúng qui định; đã thể hiện được tính Đảng, có nghĩa là việc chọn lựa bổ sung sách, tài liệu phù hợp với quan điểm, đường lối, chính sách của Đảng Cộng sản Việt Nam, khơng bổ sung xuất bản phẩm có hại đến an ninh quốc gia, thuần phong mỹ tục Việt Nam. Lựa chọn bổ sung các loại hình tài liệu phù hợp với chức năng nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của thư viện. Tuy nhiên để quản lý đúng được nguyên tắc: Bổ sung thường xuyên và có kế hoạch thì hiện tại cịn nhiều bất cập, trong đó ngun nhân chính là do nguồn kinh phí hạn hẹp và không được cấp thường xuyên theo tháng, quí...
50
Nội dung 2 Quản lý việc xây dựng qui trình bổ sung vốn tài liệu, cũng được
đánh giá khá cao, điểm trung bình là (2,93), xếp vị trí (2/6). Thực tế quy trình này đã được quản lý và chỉ đạo thực hiện theo đúng quy trình; Thư viện gửi danh mục tài liệu của các nhà xuất bản, các nhà sách về các khoa, các tổ bộ môn yêu cầu lựa chọn tài liệu cần mua, lập danh mục tài liệu cần bổ sung, có xác nhận của tổ trưởng chuyên môn, chủ nhiệm khoa, gửi lại cho thư viện, trên cơ sở đó thư viện tổng hợp, căn cứ vào kinh phí trong năm để cân đối số lượng mua cho phù hợp (có ưu tiên cho
các chuyên ngành mới ) và lập danh mục sách đề nghị bổ sung gửi hội đồng thẩm
định kèm theo báo giá của 3 nhà sách, để hội đồng thống nhất và lựa chọn nhà cung cấp, nhà cung cấp làm hợp đồng kinh tế, rồi bàn giao tài liệu cho thư viện theo hợp đồng, thư viện cùng kế toán nhận tài liệu, kiểm tra chất lượng và số lượng, nghiệm thu và thanh lý hợp đồng. Dù đã có nhiều cố gắng, song vẫn còn những bất cập, nguyên nhân do sự phối hợp giữa các khâu trong qui trình chưa thực sự đồng bộ (nhiều khoa chưa quan tâm đến việc lập danh mục tài liệu đề nghị mua, do vậy thường chậm trễ và lựa chọn tài liệu bổ sung chưa thật sát với chuyên ngành). Hiện tại, trung tâm TT-TV vẫn chưa sử dụng phần mềm trong công tác bổ sung vì vậy cơng tác bổ sung cũng chưa thật sự khoa học.
Quản lý Bổ sung vốn tài liệu đa ngành, được đánh giá ở mức trung bình, điểm trung bình là (2,19), xếp vị trí (4/6). Thực tiễn tài liệu đa ngành chưa được quan tâm chỉ đạo bổ sung thường xuyên. Nguyên nhân do kinh phí hạn hẹp vì vập phải ưu tiên cho tài liệu chun ngành, chính vì vậy cơng tác quản lý Bổ sung vốn tài liệu
chuyên ngành được đánh giá khá cao điểm trung bình là (2,88), xếp vị trí thứ (3/6),
thực tế thì giám đốc thư viện rất quan tâm và chỉ đạo sát sao trong việc cân đối, lựa chọn tài liệu chuyên ngành khi lập danh mục đề nghị bổ sung. Tuy nhiên do hạn hẹp về kinh phí và hạn mức về kinh phí thường muộn do vậy thư viện khơng tiến hành bổ sung được ngay khi sách mới xuất bản, khi bổ sung thì tài liệu đã hết do vậy nhiều tài liệu cần không bổ sung được, và số lượng tài liệu bổ sung không được nhiều do phải cân đối với kinh phí cho phù hợp, vì vậy vốn tài liệu chuyên ngành cũng chưa đáp ứng được cho nhu cầu nghiên cứu, học tập của giảng viên và SV nhà trường.
51 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quản lý công tác Bổ sung vốn tài liệu dưới dạng tài liệu điện tử, được đánh
giá thấp nhất vị trí (6/6), điểm trung bình là (1,83), thực tế trong những năm qua công tác này chưa được quan tâm tới. Nguyên nhân phần lớn là do việc đầu tư trang thiết bị điện tử cịn nghèo nàn, (thiếu thốn máy tính), kinh phí mua các tài liệu điện tử lại quá cao. Tuy nhiên loại hình tài liệu này có nhiều ưu điểm nổi trội; tiện lợi trong lưu giữ, bảo quản và sử dụng. Để đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của người dùng tin, cần phải tìm nội dung để xây dựng nguồn tài liệu điện tử cho trung tâm.
Thực trạng quản lý việc Xây dựng cơ sở dữ liệu về các đề tài nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, cũng được đánh giá thấp, điểm trung bình là (2,12), xếp vị
tri (5/6), Thực tế thì mới chỉ là bước đầu triển khai, và số lượng cịn nghèo, do từ trước đến nay cơng tác lưu trữ các tài liệu trên chưa được thực hiện (chỉ lưu bản cứng). Nguyên nhân, việc quản lý này chưa được quan tâm đúng mức, Nhà trường chưa có quy định bắt buộc đối với các nghiên cứu sinh và học viên trong việc nộp luận án và luận văn cho Thư viện Nhà trường khi được cử đi đào tạo, đồng thời rất khó trong việc đi thu thập loại hình tài liệu này. Do vậy, cần phải có nội dung quản lý hữu hiệu hơn trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu này.
Vị trí xếp loại các nội dung quản lý công tác bổ sung, phát triển vốn tài liệu được thể hiện trên Biểu đồ 2.4 dưới đây.
Biểu đồ 2.4- Vị trí xếp loại các nội dung quản lý cơng tác BS, phát triển VTL
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 ND1 ND2 ND3 ND4 ND5 ND6 3.26 2.93 2.19 2.88 1.83 2.12 Điểm trung bình Nội dung Điểm trung bình
52
2.3.4. Thực trạng quản lý công tác phục vụ bạn đọc
Bảng 2.7- Thực trạng thực hiện các nội dung quản lý công tác phục vụ bạn đọc
T T
Các nội dung quản lý công tác phục vụ bạn đọc Kết quả thực hiện X Thứ bậc Tốt Khá TB Yếu 4 3 2 1 SL % SL % SL % SL % 1 Cấp thẻ bạn đọc 24 13,2 51 48,1 29 27,3 2 1,89 2,92 1 2 Hướng dẫn bạn đọc sử dụng TV. 4 3,78 23 21,7 68 64,1 11 10,4 2,19 6 3 Thống kê số lượng bạn đọc, thống kê lượt bạn đọc 12 11,3 41 38,7 48 45,2 5 4,7 2,57 3 4 Thống kê số lượng
tài liệu cho mượn. 8 7,55 32 30,2 58 54,7 8 7,5 2,38 4
5
Công tác thống kê phân loại nhu cầu của bạn đọc 7 6,61 29 27,3 64 60,4 6 5,66 2,35 5 6 Tổ chức giới thiệu sách mới, biện pháp khuyến khích, thu hút bạn đọc 2 1,89 20 18,9 72 67,9 12 11,3 2,12 7 7
Giải quyết các xung đột giữa cán bộ TV với bạn đọc
12 11,3 42 39,6 47 44,3 5 4,72 2,58 2
8 Điểm trung bình chung 2,45
Kết quả Bảng 2.7 cho thấy: việc thực hiện các nội dung quản lý công tác phục vụ bạn đọc của Giám đốc Thư viện Trường Đại học Tây Bắc được đánh giá ở mức độ trung bình khá, thể hiện điểm trung bình chung của các nội dung quản lý là (2,45). Trong 7 nội dung quản lý có (3/7) nội dung (1,3,7) được đánh giá ở mức độ khá tốt.Ý kiến đánh giá xếp loại khá, tốt trong từng nội dung ở cả ba nội dung này là đều trên 50%. Bốn nội dung quản lý còn lại (2,4,5,6) chiếm 57,15% được đánh giá ở mức trung bình. Thực tế này cho thấy quản lý cơng tác bạn đọc cần có sự đổi
53
mới mạnh mẽ hơn nữa để đáp ứng ngày một tốt hơn nhu cầu bạn đọc.
Trong 7 nội dung quản lý công tác bạn đọc thì cơng tác quản lý Cấp thẻ bạn đọc, được đánh giá cao nhất, xếp vị trí (1/7) điểm trung bình là (2,92), ý kiến đánh
giá khá, tốt chiếm 61,3%. Điều này hoàn toàn phù hợp với thực tiễn, mặc dù công việc cấp thẻ cho bạn đọc ở Thư viện Trường Đại học Tây Bắc chưa được quản lý bằng phần mềm, song việc làm thẻ cho bạn đọc được tiến hành nhanh thuận tiện. Làm thẻ bạn đọc thường được tiến hành đăng ký theo lớp, do đó việc làm thẻ tương đối nhanh, gọn và thuận tiện trong việc quản lý và thống kê số lượng bạn đọc theo khối, lớp và tổng số bạn đọc của thư viện. Số bạn đọc đăng ký làm thêm thì đăng ký trực tiếp với phịng làm thẻ, thủ tục thuận tiện nhanh chóng và được bổ sung vào danh sách của lớp để theo dõi và quản lý. Công việc này luôn được giám sát, đôn đốc thực hiện do vậy bạn đọc được cấp thẻ nhanh chóng, có thẻ sử dụng ngay từ đầu năm học. Tuy nhiên trong công việc này cũng bộc lộ những hạn chế đó là có những lớp đăng ký làm thẻ chậm do vậy khơng có thẻ dùng ngay đầu năm học, việc quản lý bạn đọc theo cách truyền thống bằng sổ sách khơng được tiện lợi, khó theo dõi được tình trạng bạn đọc đang sử dụng thư viện như thế nào, đang mượn bao nhiêu tài liệu của thư viện, bao nhiêu tài liệu mượn quá thời hạn...độ chính xác chưa cao, công tác thống kê báo cáo mất thời gian, do đó trong thời gian tới cơng tác quản lý cấp thẻ bạn đọc cần phải có sự đổi mới nhiều hơn.
Qua kết quả điều tra thể hiện việc Giải quyết các xung đột giữa cán bộ thư viện với bạn đọc, được đánh giá tương đối tốt, vị trí (2/7), ý kiến đánh giá khá, tốt
chiếm 51%. Trong thực tiễn cơng tác, cán bộ các phịng phục vụ tiếp xúc với bạn đọc hàng ngày vì vậy khơng tránh khỏi những xung đột, xung đột giữa cán bộ thư viện với bạn đọc chủ yếu xảy ra trong quá trình đáp ứng các u cầu thơng tin của người sử dụng thư viện. Thực tế cho thấy bất cứ một vấn đề gì cũng có thể trở thành ngun cớ của các cuộc xung đột, như: Tại sao chúng tôi lại không được sử dụng thư viện? Tại sao giá phôtôcopy ở đây lại đắt thế? Giá này được qui định trên cơ sở nào? Tại sao mãi tôi vẫn chưa nhận được sách theo yêu cầu? Trang sách này bị mất từ trước chứ không phải do tôi...Các vấn đề này đã được phần lớn cán bộ thư viện
54
nhận thức, những vấn đề kiểu như trên được cán bộ thư viện giải quyết một cách êm thấm thì xung đột khơng xảy ra, quan hệ giữa cán bộ thư viện và bạn đọc ngày càng tốt đẹp, bạn đọc đến thư viện với một tâm lý thoải mái và hứng thú, ngược lại thì hậu quả khơng mong muốn có thể xảy ra. Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng đòi hỏi việc quản lý này cần phải làm tốt hơn nữa vì thực tế cho thấy bản chất của các xung đột giữa cán bộ thư viện và bạn đọc thì phần lớn các cuộc xung đột đều có ngun nhân từ phía thư viện và cán bộ thư viện. Có thể những qui định của thư viện quá khắt khe gây cản trở cho bạn đọc tới sử dụng thư viện hoặc do nghệ thuật giao tiếp với bạn đọc chưa cao, hoặc do cán bộ thư viện chưa thật làm tròn chức trách khi giao sách cho bạn đọc theo qui định (kiểm tra tình trạng tài liệu trước mặt bạn đọc như: rách, mất trang...và ghi lại tình trạng đó). Tuy nhiên có những trường hợp bạn đọc có những biểu hiện ngang bướng, thách thức, thiếu tôn trọng cán bộ thư viện, thiếu ý thức trong bảo quản tài liệu mượn... thì cán bộ thư viện cũng cần nhẫn lại, biết kìm nén sự bực tức, mềm mỏng song cứng rắn xử lý một cách hiệu quả tình huống xẩy ra, trong cơng tác quản lý của giám đốc cũng cần trau dồi thêm cho cán bộ thủ thư kỹ năng và nghệ thuật giao tiếp với bạn đọc.
Qua kết quả điều tra nội dung 3 Thống kê số lượng bạn đọc, thống kê lượt bạn
đọc, cũng được đánh giá ở mức trung bình khá điểm trung bình là (2,57), xếp vị trí
(3/7), ý kiến đánh giá khá, tốt chiếm 50%. Việc quản lý số lượng bạn đọc, lượt bạn đọc tại trung tâm hiện nay vẫn tiến hành theo phương pháp thủ công. Quản lý số lượng bạn đọc theo lớp theo khối qua việc làm thẻ bạn đọc, và thống kê lượt bạn đọc bằng cách đếm phiếu yêu cầu hàng ngày, bằng cách này thường mất nhiều thời gian, việc quản lý, tổng hợp báo cáo không thuận tiện đơi khi độ chính xác chưa thật cao. Cần có những nội dung quản lý hữu hiệu hơn như ứng dụng phần mềm trong quản lý bạn đọc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bốn nội dung quản lý còn lại (2,4,5,6) chiếm 66,7% đều được đánh giá ở mức trung bình, thực tế việc thực hiện các nội dung quản lý này cũng còn tồn tại nhiều hạn chế. Theo kết quả điều tra việc quản lý Thống kê số lượng tài liệu cho mượn, có điểm trung bình là (2,38), xếp vị trí (4/7). Hiện nay việc quản lý thống kê số lượng
55
tài liệu cho mượn phải làm thủ công và mất nhiều thời gian và công sức, do vậy không được tiến hành thường xuyên. Để khẳng định được sách, tài liệu nào bạn đọc hay mượn đọc tại chỗ thì mới chỉ dừng lại ở mức độ định tính, chưa có định lượng chính xác được. do vậy cần có những đổi mới trong nội dung quản lý.
Quản lý việc Thống kê, phân loại nhu cầu của bạn đọc, cũng còn rất hạn chế,
xếp ở vị trí thứ (5/7), điểm trung bình đạt (2,35). Mặc dù đã quản lý bằng cách ghi chép lại những nhu cầu sách cần thiết của bạn đọc vào sổ ghi chép riêng, (nhật ký các phòng) nhưng nhiều khi "Bạn đọc cứ hỏi" và thủ thư thì cứ trả lời "Khơng có", thiếu sự quan tâm đến nhu cầu của bạn đọc. Nguyên nhân do chưa thấy được ý nghĩa quan trọng của việc nắm bắt được nhu cầu của bạn đọc để có những điều chỉnh và bổ sung trong thành phần vốn tài liệu, do vậy công việc này không được tiến hành thường xuyên, báo cáo khơng đảm bảo tính chính xác. Vì vậy, cơng việc này địi hỏi phải có sự khắc phục để tìm ra nội dung đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn đọc.
Việc quản lý công tác Hướng dẫn bạn đọc sử dụng thư viện, có điểm trung
bình tương đối thấp (2,19), xếp vị trí thứ (6/7). Thực tế cơng tác này chưa được chú ý tới, mới chỉ dừng lại ở việc dán hướng dẫn sử dụng và nội quy thư viện, nội quy