3.1 .Căn cứ để đề xuất các biện pháp
3.3. Đề xuất các biện pháp quản lý Thƣ viện Trƣờng Đại học Tây Bắc theo
3.3.1.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
Để thực hiện biện pháp cần một số điều kiện sau đây:
a. Kế hoạch lập ra phải được thảo luận kỹ lưỡng, phải được ký duyệt thông qua. Sau khi kế hoạch được duyệt thì sẽ trở thành nhiệm vụ bắt buộc cho TV.
b. Lập kế hoạch là một dự tính khoa học. Các chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu chất lượng phải được nghiên cứu, tính tốn cẩn thận, phải có cơ sở khoa học, phù hợp với thực tiễn nhà trường, đảm bảo tính khả thi.
c. Nâng cao nhận thức, trách nhiệm của Ban giám đốc và cán bộ thư viện trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị.
d. Giám sát và chỉ đạo sát sao việc thực hiện kế hoạch của các tổ, nhắc nhở động viên, khích lệ tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân viên.
đ. Có sự quan tâm tạo điều kiện của nhà trường về tài chính.
3.3.2. Chỉ đạo chặt chẽ qui trình kỹ thuật thƣ viện nhằm nâng cao chất lƣợng và hiệu quả phục vụ của thƣ viện
3.3.2.1. Mục đích của biện pháp
Quản lý qui trình kỹ thuật thư viện trong trung tâm TT-TV, nhằm rút ngắn thời gian của mỗi chu trình, đảm bảo hiệu quả và nâng cao chất lượng của mỗi chu trình trong quy trình kỹ thuật thư viện, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện.
80
Tài liệu từ khi đặt mua, được bổ sung về được xử lý kỹ thuật một cách chính xác, khoa học, hiện đại, được xếp lên giá để phục vụ bạn đọc với một khoảng thời gian ít nhất, một chặng đường ngắn nhất với hiệu suất lao động cao nhất. Đáp ứng yêu cầu của bạn đọc và người dùng tin một cách nhanh chóng và chính xác, để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện.
3.3.2.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
a. Quản lý chu trình đường đi của sách: Trong chu trình này phải thực hiện các quá trình: Đặt mua, tiếp nhận sách, xử lý kỹ thuật, mô tả, phân loại, sắp xếp lên giá. Mỗi q trình đó lại được chia ra thành các thao tác.Ví dụ, q trình đặt mua tài liệu có các thao tác sau:
- Tập hợp danh mục sách của các nhà xuất bản, các nhà sách gửi tới các khoa, các tổ chuyên môn lựa chọn tài liệu, lập danh mục sách đề nghị mua gửi về thư viện. (có yêu cầu về thời gian)
- Bộ phận phụ trách công tác BSTL sẽ chịu trách nhiệm lựa chọn, căn cứ vào kinh phí trong quý, năm để cân đối số lượng, lập danh mục tài liệu bổ sung, có tham khảo các ý kiến phản hồi từ các khoa, gửi lên Ban giám đốc lựa chọn duyệt lại và bổ sung thêm (nếu cần).
- Gửi danh mục đi các nhà sách để chuẩn bị về số lượng, nhà sách gửi về cho thư viện 3 báo giá.
- Hồn chỉnh các thủ tục, gửi phịng Tài vụ chọn giá (phịng Tài vụ có ý kiến), trình lãnh đạo Trường duyệt, lựa chon nhà cung cấp.
- Gửi đi các nhà sách, nhà sách gửi phản hồi - Làm tờ trình mua chính thức
- Nhà cung cấp làm hợp đồng kinh tế, chuẩn bị tài liệu rồi bàn giao tài liệu cho thư viện theo hợp đồng.
b. Quản lý chu trình thực hiện yêu cầu của bạn đọc. Gồm các quá trình; tiếp nhận yêu cầu của bạn đọc, kiểm tra độ chính xác của chúng, lấy sách trong kho, làm thủ tục cho mượn.
81
chọn tài liệu, sắp xếp tài liệu theo mơn loại, chỉnh lý và trình bày chỉ dẫn thư mục.
Cách thức thực hiện biện pháp
Việc tổ chức thực hiện biện pháp cần triển khai các hoạt động sau đây:
* Phân công cán bộ trong các tổ nghiệp vụ và tổ phục vụ phụ trách từng biện pháp công việc cụ thể và chịu trách nhiệm về cơng việc được phân cơng, tính tốn các quy trình trong mỗi chu trình để phân cơng số cán bộ phụ trách phù hợp, đảm bảo các quy trình phối hợp một cách nhịp nhàng.
* Tuần tự thực hiện từng thao tác trong mỗi chu trình đảm bảo tính logic, khoa học và tính chính xác.
* Giám sát chặt chẽ từng quy trình phát hiện sai sót để khắc phục kịp thời.
* Tăng cường công tác bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, giáo dục lịng u nghề, nhiệt tình, nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ thư viện.
* Thực hiện bổ sung tài liệu đều vào các q trong năm, khơng để tình trạng lúc q bận rộn, lúc khơng có việc làm.
* Phải có sự nghiên cứu tổng thể nắm bắt được quy luật của bạn đọc (Nhu cầu
đọc và mượn tài liệu thường rất cao vào đầu kỳ học và mùa thi), từ đó có điều chỉnh,
hỗ trợ về nhân lực để đáp ứng tốt nhất cho nhu cầu của bạn đọc.
Với cách thức thực hiện biện pháp quản lý như trên thì Giám đốc thư viện sẽ kiểm sốt và đảm bảo được chất lượng hoạt động của thư viện, vì trong hoạt động của thư viện có ba quy trình chính, song nếu xét về tính chất cơng việc thì có thể quy về hai quy trình đó là; quy trình nghiệp vụ và quy trình phục vụ, đảm bảo chất lượng và hiệu quả cơng tác của hai quy trình này là đã đảm bảo chất lượng hoạt động của thư viện. Chúng ta thực hiện kiểm soát chất lượng ở từng khâu để đối chứng với các chuẩn mực của mỗi khâu, nếu có sai sót, lệch chuẩn thì kịp thời điều chỉnh, tổ trưởng các tổ nghiệp vụ và phục vụ sẽ là người kiểm soát chất lượng ở từng khâu trong mỗi quy trình, Giám đốc có thể trực tiếp giám sát, kiểm tra hoặc nắm bắt tình hình cơng tác qua báo cáo công tác của các tổ trưởng, việc kiểm tra, giám sát từng khâu theo quy định trong mỗi quy trình sẽ phịng ngừa được những sai sót và như vậy chất lượng của mỗi quy trình đã được kiểm sốt và thiết kế ngay
82
trong mỗi quy trình. Với cách thức tiến hành như vậy chúng ta sẽ kiểm sốt và duy trì được chất lượng trong từng quy trình. Đồng thời chúng ta cũng có thể cải tiến chất lượng trong mỗi chu trình thơng qua việc quan sát tỷ mỷ mỗi khâu trong mỗi quy trình của mỗi chu trình để phát hiện những khâu thừa, khơng cần thiết phải cắt bỏ, xem xét về tính logic trong các khâu, có thể có những điều chỉnh để có một chu trình hợp lý, khoa học hơn. Chúng ta có thể phát phiếu điều tra đối với cán bộ thực hiện nhiệm vụ trong mỗi chu trình, với những câu hỏi đóng và mở như: Theo đồng chí các khâu trong chu trình... có đảm bảo tính logic và tính khoa học khơng? ... hãy cho biết lý do; Theo đồng chí có thể giảm bớt khâu nào trong quy trình...? Đồng chí có ý tưởng gì trong việc cải tiến các chu trình... Giám đốc xem xét kết quả, chắt lọc ý tưởng, có thể có những điều chỉnh cho phù hợp. Q trình cải tiến các chu trình sẽ nâng cao chất lượng của các quy trình trong thư viện, điều này đồng nghĩa với việc nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện, theo tinh thần "đã làm tốt rồi có thể làm tốt hơn".
3.3.2.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
Để thực hiện biện pháp cần một số điều kiện sau đây:
a. Cán bộ thư viện phải có chun mơn nghiệp vụ vững vàng, có tinh thần trách nhiệm cao đối với cơng việc, nhanh nhẹn, tận tình ln sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu về tài liệu cho bạn đọc.
b. Trang thiết bị cơ sở vật chất phải được trang bị đầy đủ, đồng bộ, đặc biệt để xử lý tài liệu đưa ra phục vụ ở các kho mở hay cho mượn qua đầu đọc mã vạch thì phải có các trang thiết bị hiện đại và đồng bộ.
c. Phải có phần mềm quản lý thư viện, ứng dụng được công nghệ thông tin vào trong các chu trình.
d. Cần có sự quan tâm, giúp đỡ, tạo mọi điều kiện của Ban giám hiệu Nhà trường.
3.3.3. Thực hiện có hiệu quả cơng tác bảo quản, bổ sung vốn tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu về tài liệu cho bạn đọc
3.3.3.1. Mục đích của biện pháp
83
liệu, đáp ứng nhu cầu về tài liệu cho các chuyên ngành đào tạo của nhà trường, qua đó làm thỏa mãn nhu cầu cần thiết về tài liệu của bạn đọc, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của nhà trường.
3.3.3.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
a. Chỉ đạo tổ chức định kỳ đánh giá nhu cầu của độc giả qua đó giúp nhà quản lý nắm vững được số lượng độc giả theo từng đối tượng, từ đó tổng hợp được số lượng tài liệu cần thiết phục vụ độc giả, trừ đi số lượng tài liệu hiện có trong thư viện để biết được số lượng tài liệu cần thiết phải bổ sung. Muốn thực hiện tốt biện pháp này chúng ta phải tiến hành các công việc sau:
- Nắm vững số lượng độc giả: Đối tượng độc giả chủ yếu của thư viện là giảng viên, sinh viên, tuy nhiên số lượng này không cố định mà thay đổi theo thời gian, nhất là số lượng sinh viên luôn biến đổi theo sự phát triển của Nhà trường, nên việc nắm vững số lượng độc giả là thông số cần thiết để xác định được nhu cầu độc giả.
- Nắm rõ số ngành học, số môn học của các khoa đào tạo: Hàng năm số ngành học của Nhà trường có nhiều biến động, thay đổi. Việc nắm rõ số ngành học, số môn học của các khoa đào tạo sẽ có được thơng số quan trọng để xác định nhu cầu tài liệu của độc giả, giúp cho thư viện chủ động trong công tác bổ sung tài liệu.
- Thống kê những tài liệu độc giả có nhu cầu mượn cao nhưng cịn thiếu để bổ sung kịp thời: Nhu cầu độc giả cũng thể hiện trực tiếp thông qua phiếu đăng ký mượn hàng ngày của độc giả. Thống kê những tài liệu độc giả có nhu cầu mượn cao nhưng cịn thiếu là một biện pháp trực tiếp có được nhu cầu tài liệu cần phải bổ sung của thư viện.
- Thống kê những tài liệu độc giả khơng có nhu cầu mượn để kịp thời thanh lý giải phóng kho.
- Kiểm sốt số lượng tài liệu hiện có để tránh tình trạng bổ sung trùng lặp
b.Tổ chức đánh giá thực trạng cung ứng tài liệu của các nhà cung cấp dịch vụ để đánh giá thực trạng về khả năng cung ứng tài liệu của thị trường, giúp cho công tác bổ sung tài liệu hiệu quả hơn. Muốn thực hiện tốt biện pháp này chúng ta phải tiến hành các công việc sau;
84
- Khảo sát, điều tra nắm rõ vị trí, tiềm năng các nhà cung ứng
- Luôn cập nhật danh mục những tài liệu đã có, đang có và sắp có của các nhà cung ứng
- Chú trọng đến chất lượng tài liệu bổ sung
- Xác lập mối quan hệ hợp tác chặt chẽ, có hiệu quả với các TV đại học khác c. Đa dạng hóa nguồn bổ sung và phương thức bổ sung tài liệu để tăng cường vốn tài liệu của thư viện ngày càng phong phú về chủng loại, chất lượng về chuyên môn, nâng cao hiệu quả trong công tác BSTL. Muốn thực hiện tốt biện pháp này chúng ta phải tiến hành các công việc sau;
- Thiết lập chính sách huy động đóng góp, nộp lưu chiểu tài liệu cho thư viện từ Hội nghị, hội thảo do nhà trường xuất bản hoặc do cán bộ, giảng viên nhà trường là tác giả, chủ biên.
- Chọn lọc bổ sung sách Giáo trình, tài liệu tham khảo, tài liệu quý hiếm, bổ sung báo, tạp chí chuyên ngành.
- Tăng cường bổ sung tài liệu điện tử
- Bổ sung băng ghi âm, ghi hình, CD-Rom...
- Khai thác tài liệu liên quan đến ngành học, tài liệu tham khảo từ Internet. d. Sử dụng hiệu quả kinh phí cho cơng tác bổ sung tài liệu
- Dự trù kinh phí dựa trên khả năng kinh phí đào tạo hàng năm của Nhà trường - Cân đối kinh phí để lựa chọn loại hình tài liệu để bổ sung cho phù theo chương trình đào tạo của Nhà trường
- Xây dựng kế hoạch chu đáo hàng năm cho công tác bổ sung tài liệu
đ.Tổ chức thư viện trở thành môi trường mở, liên kết khai thác tài liệu với các thư viện khác trong cả nước. Đây là xu hướng các thư viện đang hướng đến, khi đó thư viện trở thành một trạm trung chuyển thông tin của một hệ thống thơng tin tồn quốc và tồn cầu.
e. Thường xun tiến hành cơng tác bảo quản và phục chế tài liệu quý hiếm để tăng tuổi thọ của tài liệu, tăng giá trị vốn tài liệu, xác định các nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu, tìm biện pháp hạn chế.
85 Cách thức thực hiện biện pháp
Việc tổ chức thực hiện biện pháp cần triển khai các hoạt động sau đây: * Thống kê số lượng bạn đọc qua làm thẻ bạn đọc.
* Thơng qua Phịng đào tạo để có được danh mục chương trình đào tạo tất cả các ngành học.
* Thống kê nhu cầu của độc giả thơng qua thống kê tình hình mượn tài liệu hàng ngày của các phòng mượn để có được số liệu cần thiết
* Cán bộ thư viện vào phần mềm quản lý thư viện để thống kê những tài liệu khơng có nhu cầu mượn trong những khoảng thời gian nhất định để xác định những tại liệu có tần suất sử dụng thấp và tiến hành các thủ tục cần thiết để thanh lý tài liệu, giải phóng kho.
* Kiểm tra danh mục tài liệu của thư viện trước khi bổ sung.
* Định kỳ tổ chức đánh giá nhu cầu độc giả thông qua diễn đàn, phiếu điều tra hay trang Web của thư viện.
* Thường xuyên liên hệ với các nhà xuất bản, các nhà cung cấp sách, có những yêu cụ thể chất lượng của tài liệu (Giấy,chất lượng in), tìm hiểu thơng tin trên mạng để có được thơng tin về tài liệu trên thị trường.
* Nhà trường nên có chính sách hợp lý để huy động giảng viên viết giáo trình cho các mơn học, là biện pháp hiệu quả để bổ sung VTL học tập chất lượng cho thư viện.
* Cán bộ thư viện chủ động tìm kiếm và giới thiệu các địa chỉ website cho sinh viên và cán bộ, giảng viên nhà trường tham khảo tìm kiếm tài liệu.
* Tổ chức đào tạo độc giả về sử dụng có hiệu quả Internet và phần mềm thư viện điện tử trong khai thác tài liệu.
* Liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện trong cả nước
Thực hiện các biện pháp và cách thức tiến hành biện pháp như trên là đảm bảo việc thực hiện kiểm soát và đảm bảo chất lượng trong biện pháp, trước hết chúng ta thực hiện kiểm sốt chất lượng vào từng khâu trong quy trình BSTL. Ngay từ khâu đầu tiên, kiểm soát danh mục tài liệu bổ sung (cả về số lượng), Đây là khâu quan trọng kiểm soát tốt khâu này sẽ giúp ta bổ sung được những tài liệu phù hợp, tránh
86
trùng lặp, cân đối được tài liệu giữa các chuyên ngành đào tạo và các loại hình tài liệu (tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử, tài liệu số). Trong hợp đồng mua tài liệu với nhà cung cấp có những yêu cầu cụ thể về chất lượng của tài liệu bổ sung (Giấy,
chất lượng in...), tránh tình trạng bổ sung những tài liệu kém chất lượng, Giám đốc
thư viện chỉ đạo và phối hợp với nhân viên phụ trách cơng tác bổ sung, kiểm sốt chặt chẽ từng khâu trong chu trình BSTL, thực hiện như vậy là phịng chống được sai sót trong cơng tác BSTL và chất lượng của VTL đã được thiết kế ngay trong quá trình bổ sung và như vậy chất lượng của tài liệu bổ sung được đảm bảo. Bên cạnh đó chúng ta có thể làm tốt hơn cơng tác này bằng cách tiến hành điều tra nắm bắt nhu cầu độc giả thông qua diễn đàn, phiếu điều tra hay trang Web của thư viện, trên