3.1 .Căn cứ để đề xuất các biện pháp
3.3. Đề xuất các biện pháp quản lý Thƣ viện Trƣờng Đại học Tây Bắc theo
3.3.4. Đổi mới công tác phục vụ tạo sự hấp dẫn và hứng thú cho bạn đọc
3.3.4.1. Mục đích của biện pháp
Nhằm tạo ra sự hấp dẫn, làm cho bạn đọc thấy thoải mái và hứng thú khi sử dụng thư viện, nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện, góp phần nâng cao chất lượng giáo dục trong nhà trường.
Thư viện càng phục vụ nhiều bạn đọc thì vai trị, tác dụng của nó càng lớn. Kho sách dù nhiều vơ kể, sách có q, hiếm đến đâu chăng nữa mà khơng có người đọc thì sách đó cũng bị mất giá trị. Thư viện đó cũng là "thư viện chết".
3.3.4.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
a. Nghiên cứu hứng thú và nhu cầu đọc sẽ giúp cho việc phục vụ bạn đọc có hiệu quả, bao gồm nghiên cứu trực tiếp và nghiên cứu gián tiếp;
+ Nghiên cứu trực tiếp
- Trao đổi ý kiến với bạn đọc: Khi bạn đọc đến đăng ký mượn, trả sách, thông qua cách trao đổi, tiếp xúc, cán bộ thư viện sẽ phát hiện được những nhu cầu, hứng thú, kỹ năng sử dụng thư viện, đọc sách của bạn đọc.
- Phỏng vấn: Dùng các câu hỏi trúng trọng tâm, ví dụ như: Bạn có thích đọc sách khơng? Bạn thích đọc loại sách nào? Bạn vừa đọc cuốn sách gì ? Sách đề cập đến vấn đề gì ?...
- Quan sát khoa học: Là hình thức nghiên cứu trực quan bạn đọc. Quan sát khoa học giúp ta có những đánh giá khách quan, chính xác về bạn đọc. Ví dụ: Bạn đọc lựa chọn sách như thế nào? Bạn đọc có phản ứng gì khi đọc sách trong phòng đọc? Bạn đọc tiếp nhận những giới thiệu của cán bộ, nhân viên thư viện như thế nào?
+ Nghiên cứu gián tiếp: Phân tích các tài liệu thống kê thư viện, phân tích thẻ bạn đọc, phân tích các tài liệu tra cứu thư mục, trưng cầu ý kiến...
- Phân tích các tài liệu thống kê thư viện: Nhật ký thư viện, báo cáo số lượng bạn đọc, lượt bạn đọc, thành phần bạn đọc theo các đối tượng, vòng quay của sách... Các số liệu này sẽ giúp cán bộ thư viện xác định được những bạn đọc nào thích đọc loại sách gì? mơn loại nào? ...
88
của bạn đọc, 1 tháng bao nhiêu lần đến thư viện? Hay đến vào những thời điểm nào? Hay đọc loại sách gì?...
b. Xây dựng hệ thống kho mở, tạo điều kiện thuận lợi cho bạn đọc tiếp xúc và trực tiếp lựa chọn tài liệu. Khác với mơ hình kho truyền thống (kho đóng), chỉ cán
bộ phụ trách kho mới được vào trong kho tiếp xúc với tài liệu. Cách sắp xếp tài liệu theo môn loại tri thức trong kho mở cho phép bạn đọc dễ dàng trong việc lựa chọn tài liệu để đọc tại chỗ hoặc mượn về nhà, hình thức kho mở đem lại nhiều tiện lợi cho bạn đọc và giảm tải được nhiều khâu trong chu trình phục vụ bạn đọc.
c. Mở lớp đào tạo bạn đọc, giúp cho bạn đọc hiểu về thư viện, biết cách khai thác tìm kiếm thơng tin, biết sử dụng thư viện hiệu quả phục vụ cho việc học tập. Hướng dẫn đọc, giúp nghiên cứu tự học, giúp bạn đọc trong việc lựa chọn tài liệu, kỹ năng lựa chọn sách, tọa đàm về sách, có thể chọn cả những hình thức đề nghị bạn đọc viết thu hoạch sau khi đọc sách
d. Tuyên truyền, giới thiệu những sách, báo cần thiết, tốt nhất cho bạn đọc giúp cho mỗi người chọn được sách mà họ cần đọc.
đ. Xây dựng thói quen đọc sách, thực hiện tốt văn hóa đọc.
Cách thức thực hiện biện pháp
Việc tổ chức thực hiện biện pháp cần triển khai các hoạt động sau đây:
* Thống kê, phân loại nhu cầu bạn đọc bằng cách trực tiếp phỏng vấn, nói chuyện hoặc qua quan sát việc đọc sách của bạn đọc tại thư viện. Gián tiếp bằng cách qua các báo cáo thống kê qua phiếu mượn, thẻ bạn đọc... (cách thủ công) hoặc qua phần mềm quản lý bạn đọc và lưu thông.
* Tiến hành xử lý kỹ thuật tài liệu mới bổ sung, đảm bảo các tiêu chuẩn nghiệp vụ, chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất khác như kho, giá sách, cổng từ, hệ thống camera... sắp xếp tài liệu trong kho mở theo môn loại tri thức, tổ chức phục vụ bạn đọc.
* Xây dựng kế hoạch mở lớp đào tạo bạn đọc (thời gian, địa điểm), chuẩn bị về biện pháp, phân công cán bộ thực hiện, thông báo để bạn đọc đến học tập.
89
phải có những thay đổi trong quan niệm như sau: Quá trình phục vụ bạn đọc là quá trình "bán hàng"; Hàng hóa (sản phẩm) của thư viện là tài liệu, là các dịch vụ cung cấp thông tin; Bạn đọc của thư viện là "khách hàng"; thủ thư là người "bán hàng". Xét theo góc độ tâm lý thì người bán hàng luôn muốn bán được nhiều hàng và người mua muốn mua được thứ hàng mình cần. Sự thay đổi trong nhận thức sẽ giúp thủ thư thay đổi trong phong cách phục vụ bạn đọc, phải hướng tới tính chuyên nghiệp và tận tụy phục vụ bạn đọc của thủ thư. Quá trình phục vụ là quá trình chỉ diễn ra giữa thủ thư và bạn đọc do đó chất lượng của q trình phục vụ được quyết định bởi chính người lao động (thủ thư), được thiết kế và có kết quả ngay trong q trình phục vụ bạn đọc, đó là sự thỏa mãn hay không thỏa mãn của bạn đọc. Bạn đọc thỏa mãn là chúng ta đã đảm bảo chất lượng phục vụ, bạn đọc khơng thỏa mãn là cịn có những sai sót trong khâu nào đó của q trình phục vụ, cần tìm hiểu để có hướng khắc phục.Thực hiện như vậy là việc thực hiện kiểm soát và đảm bảo chất lượng trong biện pháp, điều đó sẽ đem lại hiệu quả cao trong công tác phục vụ bạn đọc.
Để công tác phục vụ bạn đọc ngày một tốt hơn thư viện cần thường xuyên tiến hành điều tra qua phiếu hỏi, hoặc phỏng vấn trực tiếp để tìm hiểu thị hiếu và nhu cầu của bạn đọc. Một số câu hỏi như: Bạn có hài lịng với cách phục vụ của nhân viên thư viện không? hãy cho biết lý do... Theo bạn cách phục vụ hiện nay của thư viện có điểm gì chưa tốt? Bạn có mong muốn và đề xuất gì?... Cùng với đó Giám đốc thư viện cần quan sát quá trình phục vụ bạn đọc của nhân viên thư viện để thấy ưu và nhược của nhân viên, từ đó thấy cần bồi dưỡng thêm cho họ những vấn đề gì. Thực hiện thống kê lượt bạn đọc đến thư viện tỷ lệ là bao nhiêu, cao hay thấp, xác định nguyên nhân và tìm cách khắc phục. Cách thực hiện như vậy là chúng ta đã vận dụng các cấp độ đảm bảo chất lượng vào quá trình phục vụ bạn đọc, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện, tạo sự hấp dẫn và hứng thú cho bạn đọc.
3.3.4.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
Để thực hiện biện pháp cần một số điều kiện sau đây:
90
thư viện, cần phải hướng đến tính chuyên nghiệp và tận tụy phục vụ bạn đọc của nhân viên thư viện. Những phẩm chất cần có của cán bộ thư viện trong trường đại học là năng lực chọn lọc, đánh giá, tái cấu trúc và tổ chức thông tin. Năng lực phát hiện, xác định và kiến tạo nhu cầu thông tin. Năng lực tư vấn và cung cấp thông tin. b. Đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị đồng bộ đảm bảo các tiêu chuẩn về kỹ thuật. Thư viện phải trở thành trung tâm nghiên cứu trong nhà trường, tạo được sự hấp dẫn đối với giảng viên và sinh viên bởi tính chuyên dụng, tiện nghi và mỹ quan.
c. Xây dựng kế hoạch chi tiết, tổ chức thực hiện theo kế hoạch
3.3.5. Tăng cƣờng cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác thƣ viện
3.3.5.1. Mục đích của biện pháp
Tạo điều kiện tốt nhất về cơ sở vật chất đảm bảo chất lượng cho các hoạt động của thư viện. Vận dụng thành tựu của công nghệ thông tin vào các hoạt động nghiệp vụ, phục vụ và công tác quản lý thư viện, nhằm tin học hóa thư viện dần tiến tới tự động hóa, làm cho các hoạt động quản lý và nghiệp vụ được diễn biến thuận lợi, chính xác, mang lại hiệu quả cao.
3.3.5.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
a. Huy động tài lực, vật lực và sử dụng chúng có hiệu quả
Mục đích của việc huy động tài lực, vật lực để phát huy được một trong những yếu tố cơ bản có tác động đến chất lượng hoạt động của thư viện là cơ sở vật chất và các thiết bị phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ thư viện. Chủ thể quản lý nhà trường phải tạo ra được một hệ thống cơ sở vật chất và các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ và phục vụ của thư viện đầy đủ, đồng bộ, đạt chuẩn, hiện đại để tạo đủ điều kiện cho mọi hoạt động của Giám đốc thư viện, nhân viên và đặc biệt là sinh viên trong hoạt động nghiệp vụ, phục vụ, trong khai thác, tìm kiếm thơng tin và sử dụng thư viện.
Huy động mọi nguồn lực nhằm xây dựng cơ sở hạ tầng, tạo ra được đầy đủ các điều kiện tất yếu để duy trì mọi hoạt động của cơng tác quản lý và công tác nghiệp
91
vụ hướng vào việc thực hiện chức năng nhiệm vụ và chiến lược phát triển thư viện. Phát huy nội lực của trường trong việc tạo ra cơ sở vật chất và các thiết bị chuyên dụng.
b. Chuẩn bị các điều kiện phục vụ đảm bảo chất lượng thư viện
Chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho hoạt động nghiệp vụ và phục vụ về các trang thiết bị như diện tích các phịng đọc, các kho, vốn tài liệu cho từng chuyên ngành đào tạo, hệ thống máy tính và mạng máy tính, các cơ sở dữ liệu thư mục và cơ sở dữ liệu toàn văn.
Xây dựng cơ sở vật chất đáp ứng cho các hoạt động nghiệp vụ và công tác phục vụ. Hiện tại cơ sở vật chất của thư viện trường mới được đầu tư xây dựng, diện tích đủ rộng đảm bảo cho công tác nghiệp vụ và phục vụ bạn đọc. Tuy nhiên các thiết bị vẫn còn thiếu và đặc biệt số đầu giáo trình cho một số chuyên ngành đào tạo vẫn thiếu hụt, đặc biệt chưa xây dựng dược cơ sở dữ liệu thư mục và tồn văn, chưa có các tài liệu điện tử vì vậy cần nhanh chóng xây dựng và có kế hoạch bổ sung kịp thời.
c. Đẩy mạnh hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thông tin - thư viện sẽ giúp tăng nhanh tốc độ ở tất cả các công đoạn xử lý thơng tin, cải tiến tồn bộ qui trình hiện hành.
Về phía bạn đọc thì tiện lợi trong việc tìm kiếm và khai thác thông tin, làm thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc
Về phía thư viện thuận lợi trong công tác nghiệp vụ và phục vụ, trong công tác quản lý và làm các báo cáo thống kê, thực hiện được tin học hóa và tiến tới tự động hóa cơng tác thư viện. Hiện tại việc ứng dụng công nghệ thông tin ở thư viện cịn q yếu vì vậy cần có các biện pháp hữu hiệu để đem lại hiệu quả như mong muốn.
Thực hiện các biện pháp công tác trên là chúng ta đang thực hiện đảm bảo chất lượng thư viện; quy trình nghiệp vụ sẽ thực hiện nhanh, chính xác và khoa học, quá trình phục vụ bạn đọc sẽ nhanh chóng tiện lợi, làm thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc, nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện, là một trong
92
những điều kiện quan trọng quyết định tới việc hồn thành kế hoạch cơng tác.
Cách thức thực hiện biện pháp
Việc tổ chức thực hiện biện pháp cần triển khai các hoạt động sau đây:
* Xây dựng kế hoạch tăng cường cơ sở vật chất, mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động TV trong kế hoạch cơng tác năm trình Nhà trường phê duyệt.
* Chỉ đạo một cách khoa học việc xây dựng kế hoạch tuyển chọn cán bộ có năng lực, trình độ tham gia các lớp tập huấn nhằm sử dụng được các trang thiết bị hiện đại và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác thư viện.
* Thường xuyên theo dõi tình trạng của trang thiết bị để có kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa.
* Đào tạo nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thư viện đáp ứng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động thư viện. Tổ chức tập huấn sử dụng phần mềm thư viện hiện có cho cán bộ thư viện để sử dụng thành thạo trong công việc.
3.3.5.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
Để thực hiện biện pháp cần một số điều kiện sau đây:
a. Lãnh đạo Nhà trường cần phải có một cách nhìn tồn diện hơn để có một chính sách đầu tư hợp lý cho thư viện. Phải có một chính sách mang tính pháp lý về sự đầu tư cho thư viện, đó là một hạng mục chi tiêu chính thức và tương đối lớn trong ngân sách Nhà trường.
b. Xây dựng quy định về việc sử dụng các trang thiết bị, nhằm phát huy hiệu quả sử dụng. Nâng cao ý thức trách nhiệm của lãnh đạo và nhân viên thư viện trong việc sử dụng thành tựu của khoa học công nghệ vào công tác quản lý và các hoạt động nghiệp vụ.
c. Trang thiết bị dùng cho công nghệ thông tin cần được đầu tư đồng bộ đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật.
d. Cán bộ quản lý và đội ngũ nhân viên thư viện phải có trình độ tin học, và khả năng sử dụng các thiết bị chuyên dụng.
93
3.3.6. Tổ chức lao động khoa học, đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch, mục tiêu của thƣ viện mục tiêu của thƣ viện mục tiêu của thƣ viện
3.3.6.1. Mục đích của biện pháp
Nhằm khơng ngừng cải tiến làm giảm nhẹ sức lao động, mà đạt hiệu suất lao động cao với việc chi phí tiêu hao sức lực, thời gian và phương tiện ít nhất.
Thực chất của tổ chức lao động khoa học là thúc đẩy việc hồn thiện cơng tác tổ chức, trên cơ sở phân tích hợp lý, đi từ nguyên tắc đã làm tốt rồi, có thể làm tốt hơn.
3.3.6.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
a.Tổ chức môi trường và điều kiện làm việc là một trong những khuynh hướng chính của tổ chức lao động khoa học. Vì kết quả lao động phụ thuộc khá nhiều vào môi trường và điều kiện làm việc. Chẳng hạn, nơi làm việc sạch sẽ, thoáng mát sẽ ảnh hưởng tốt đến sức khoẻ cán bộ và bạn đọc; Điều kiện làm việc tốt, tiện nghi, phương tiện đầy đủ cũng sẽ ảnh hưởng tốt tới hiệu quả lao động.
b. Phân công lao động hợp lý nhằm nâng cao năng suất lao động, bằng việc điều hành phân công công việc hợp lý, khoa học, phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người, có như vậy mới nâng cao được hiệu suất lao động.
Khi phân công công việc cho cán bộ thư viện, không chia đều công việc cho mọi người, mà cần dựa theo chức năng, nhiệm vụ, chức danh của mỗi cán bộ mà phân công cụ thể, như vậy mỗi người sẽ có ý thức trách nhiệm, nỗ lực hồn thành nhiệm vụ được phân cơng một cách tốt nhất
c. Nghiên cứu cải tiến chu trình là tiến hành xem xét, sửa đổi một cách hợp lý, các quá trình, các thao tác trong chu trình, sao cho cả chu trình được tiến hành một cách liên tục, theo một đường ngắn nhất, với mục đích là rút ngắn thời gian thực hiện chu trình, đem lại hiệu quả lao động cao.
d. Cải tiến tổ chức định mức lao động: Định mức lao động đúng sẽ nâng cao được hiệu suất lao động, tránh tình trạng vi phạm giờ giấc lao động, tránh được tình