3.1 .Căn cứ để đề xuất các biện pháp
3.1.2. Căn cứ vào thực trạng đã khảo sát và những kết luận đã trình bày ở chương
chƣơng 2
Căn cứ vào kết quả khảo sát và phân tích thực trạng quản lý Trung tâm Thơng tin thư viện của Giám đốc Trung tâm TT-TV Trường Đại học Tây Bắc, chúng tôi nhận thấy: Giám đốc trung tâm đã có nhiều cố gắng trong sử dụng các biện pháp quản lý, kết quả đã có những ưu điểm nhất định, song vẫn cịn nhiều mặt yếu kém tồn tại. Trình độ đội ngũ của cán bộ thư viện hiện tại chưa đảm bảo, phần lớn khơng có chun mơn thư viện, tiến hành các hoạt động thư viện đa phần theo phương thức truyền thống, theo kinh nghiệm cá nhân. Kinh nghiệm trong quản lý là yếu tố quan trọng của người làm công tác quản lý, nhưng các kinh nghiệm đó khơng được phân tích một cách khách quan, khoa học thì việc áp dụng hiệu quả sẽ thấp, thậm chí cịn ảnh hưởng khơng tốt đến chất lượng quản lý. Vì lẽ đó người làm cơng tác quản lý rất cần có kiến thức khoa học về lý luận để làm cơ sở phân tích thực tiễn và như vậy việc đánh giá mới khánh quan.
Trung tâm TT-TV Trường Đại học Tây Bắc mới được thành lập (tháng
7/2012). Nhiệm vụ cơ bản của trung tâm là phục vụ tài liệu cho việc học tập, nghiên
73
quản lý Trung tâm hữu hiệu để các hoạt động của Thư viện đem lại hiệu quả đích thực, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
3.1.3. Căn cứ vào mục tiêu đào tạo của Trƣờng Đại học Tây Bắc
Mục tiêu tổng quát:
Xây dựng Trường thành trường đại học đa ngành, đa cấp định hướng nghề nghiệp - ứng dụng, có đội ngũ cán bộ giảng viên đạt trình độ mức chung của ngành và có cơ cấu phù hợp, có quy mơ 15.000 sinh viên, đảm bảo uy tín chất lượng trong đào tạo và nghiên cứu, góp phần bảo tồn, phát triển văn hố các dân tộc Tây Bắc. Sinh viên được trang bị kiến thức và phương pháp có đủ năng lực trong mơi trường cạnh tranh. Từng bước phát triển nguồn tài chính để thực hiện tự chủ về tài chính, Trường xứng đáng là trung tâm đào tạo, nghiên cứu hàng đầu của Vùng, tiếp cận trình độ các trường đại học có đẳng cấp cao trong nước và khu vực.
3.1.4. Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin Thƣ
viện Trƣờng Đại học Tây Bắc * Chức năng
Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Tây Bắc có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến bộ khoa học cơng nghệ và quản lí của nhà trường thông qua việc sử dụng, khai thác các loại tài liệu có trong trung tâm (tài liệu chép tay, in, sao chụp, khắc trên
mọi chất liệu, tài liệu điện tử, mạng Internet…)
* Nhiệm vụ
a) Tham mưu giúp lãnh đạo nhà trường xây dựng quy hoạch, kế hoạch hoạt động dài hạn và ngắn hạn của trung tâm, tổ chức điều phối tồn bộ hệ thống thơng tin, tư liệu, thư viện trong Nhà trường;
b) Bổ sung, phát triển nguồn nhân lực thông tin đáp ứng nhu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Nhà trường; thu nhận các tài liệu do Nhà trường xuất bản, các cơng trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, giáo trình, tập bài giảng và
74
các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu, tặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện;
c) Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, quản lý tài liệu; xây dựng hệ thống tra cứu thích hợp; thiết lập mạng lưới truy nhập và tìm kiếm thơng tin tự động hóa; xây dựng các cơ sở dữ liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin theo quy định của pháp luật;
d) Tổ chức phục vụ, hướng dẫn cho bạn đọc khai thác, tìm kiếm, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu và các sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện thơng qua các hình thức phục vụ của trung tâm phù hợp với quy định của pháp luật;
đ) Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông tin vào công tác của trung tâm;
e) Xây dựng quy hoạch, kế hoạch,tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác;
g) Tổ chức, quản lí cán bộ, tài sản theo sự phân cấp của Hiệu trưởng; bảo quản, kiểm kê định kỳ vốn tài liệu, cơ sở vật chất kỹ thuật và tài sản khác của trung tâm; tiến hành thanh lọc ra khỏi kho các tài liệu lạc hậu, hư nát theo quy định;
h) Thực hiện báo cáo tình hình hoạt động hàng năm và báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của các cấp có thẩm quyền. [30]
3.2. Yêu cầu của các biện pháp đề xuất
Khi tiến hành đề xuất các biện pháp quản lý Thư viện Trường Đại học Tây Bắc theo định hướng đảm bảo chất lượng cần đảm bảo các yêu cầu sau:
3.2.1. Tính cấp thiết
Khi xây dựng các biện pháp quản lý Thư viện Trường Đại học Tây Bắc phải đảm bảo tính cấp thiết, phù hợp với nhu cầu và tình hình phát triển của Thư viện Trường Đại học Tây Bắc.
Trường Đại học Tây Bắc là trường đa ngành, nằm trên địa bàn Tây Bắc, cách xa các trung tâm văn hóa và cơng nghệ lớn của Đất nước. Vì vậy thư viện sẽ là nguồn tài liệu chủ yếu đáp ứng cho nhu cầu học tập và nghiên cứu của giảng viên và
75
sinh viên. Quản lý thư viện hiệu quả sẽ giúp thư viện phát huy hết vai trò, và sức mạnh. Bởi vậy các biện pháp đưa ra đòi hỏi phải đáp ứng thiết thực nâng cao hiệu quả của công tác quản lý thư viện, giúp từng bước nâng cao chất lượng đào tạo trong nhà trường, góp phần thiết thực vào công tác đảm bảo chất lượng Trường Đại học Tây Bắc.
3.2.2. Tính đồng bộ, hỗ trợ lẫn nhau
Khi xây dựng các biện pháp quản lý Thư viện Trường Đại học Tây Bắc phải đảm bảo tính đồng bộ, phù hợp với điều kiện, hỗ trợ lẫn nhau để từng bước nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
Các biện pháp được xây dựng phải đảm bảo tính hệ thống, nghĩa là tổ chức thực hiện các biện pháp này là cơ sở, nền tảng để thực hiện biện pháp khác và ngược lại. Bên cạnh đó, các biện pháp quản lý phải đảm bảo thực hiện đồng bộ, tránh trường hợp kết thúc thực hiện biện pháp này mới tiến hành thực hiện biện pháp khác hoặc thực hiện biện pháp này gây cản trở hoặc ảnh hưởng đến kết quả thực hiện biện pháp khác.
3.2.3. Tính hiệu quả
Các biện pháp quản lý thư viện có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng phục vụ của thư viện, chất lượng đào tạo của nhà trường. Vì thế, việc áp dụng các biện pháp quản lý Thư viện Trường Đại học Tây Bắc phải đảm bảo tính hiệu quả, tính hiện đại, tính sáng tạo, tính kế thừa, tính sát thực và phù hợp với năng lực của chủ thể quản lý
3.2.4. Tính thực tiễn và khả thi
Trên cơ sở thực trạng công tác quản lý thư viện, phải xây dựng được hệ thống các biện pháp quản lý và hệ thống này phải có khả năng thực hiện được trong thực tế. Hơn nữa, việc thực hiện các biện pháp phải đảm bảo từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện.
Tính khả thi của các biện pháp đề xuất phải phát huy hiệu quả khi áp dụng vào tình hình của thư viện và phù hợp với điều kiện đào tạo của Nhà trường.
76
3.3. Đề xuất các biện pháp quản lý Thƣ viện Trƣờng Đại học Tây Bắc theo định hƣớng đảm bảo chất lƣợng định hƣớng đảm bảo chất lƣợng
3.3.1. Kế hoạch hoá hoạt động TV theo mục tiêu trong từng giai đoạn
3.3.1.1. Mục đích biện pháp
Nhằm xác định mục đích, các mục tiêu, xác định các giai đoạn phát triển; xây dựng các phương án tổ chức, tính tốn những điều kiện đảm bảo, lựa chọn các giải pháp phù hợp; xác định bước đi cụ thể, cụ thể hóa các biện pháp cơng tác, các chỉ tiêu cần đạt tới trong từng giai đoạn, đó là nhiệm vụ cụ thể để đơn vị phấn đấu thực hiện, nó đảm bảo cho việc thực hiện thành công kế hoạch công tác trong tháng, quý, năm và đảm bảo chất lượng và hiệu quả cho hoạt động thư viện.
3.3.1.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Để tiến hành các hoạt động có hiệu quả thì Giám đốc thư viện phải biết xây dựng cho đơn vị một kế hoạch công tác của đơn vị có chất lượng, hồn chỉnh trong từng khâu, từng bộ phận. Chỉ khi kế hoạch được xây dựng chính xác có chất lượng thì các hoạt động tiếp theo mới có khả năng thực hiện tốt. Trên cơ sở lập kế hoạch tốt thì chúng ta mới có thể dễ dàng lựa chọn và từng bước triển khai áp dụng hệ thống đảm bảo chất lượng phù hợp với điều kiện của thư viện, từ đó giúp thư viện phát huy được điểm mạnh, khắc phục điểm yếu của mình.
a. Nguyên tắc xây dựng kế hoạch
* Tính khoa học: lập kế hoạch là một dự tính khoa học, nghiên cứu khuynh hướng phát triển sự nghiệp, các chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu chất lượng của kế hoạch là những con số được tính tốn một cách cẩn thận dựa trên cơ sở khoa học, vạch ra những biện pháp để đạt được mục tiêu
* Tính thiết thực: Những nhiệm vụ được đặt ra trong từng giai đoạn, các chủ đề, biện pháp tuyên truyền phải luôn gắn với những sự kiện lớn trong năm, gắn với chủ trương đường lối của Đảng, Nhà nước, và phải tính tốn để sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm, chống lãng phí.
* Tính bắt buộc: Mỗi khi kế hoạch được lập ra, phải được thảo luận kỹ lưỡng, khi được ký duyệt thông qua, kế hoạch sẽ trở thành nhiệm vụ bắt buộc đối với đơn vị.
77
* Tính cụ thể: Khi lập kế hoạch phải dựa vào các đặc điểm thành phần bạn đọc. Kế hoạch tài liệu cho ngành học này phải khác với các ngành khác.
* Tính quần chúng: Kế hoạch đặt ra phải vì lợi ích của đơng đảo bạn đọc trong nhà trường, ưu tiên cho các ngành, nghề đào tạo mũi nhọn của trường
b. Các loại kế hoạch xây dựng
Trong năm giám đốc thư viện thường xây dựng các loại kế hoạch sau:
* Kế hoạch công tác năm: Bao gồm tổng quát các định hướng các nhiệm vụ, chỉ tiêu và các giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực công tác của thư viện. Các phần công việc ghi trong kế hoạch ghi rõ đơn vị thực hiện, thời gian bắt đầu thực hiện và hồn thành, kinh phí cho việc thực hiện. Kế hoạch được thông qua trong hội nghị cán bộ công chức của đơn vị.
* Kế hoạch công tác quý: Bao gồm những dự án, cơng việc trình lãnh đạo nhà trường phê duyệt, chuẩn y, các công việc đã được ghi trong kế hoạch công tác của năm, sẽ được triển khai trong quý. Kế hoạch này được xây dựng, chỉnh lý trên cơ sở phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của quý trước.
* Kế hoạch công tác tháng: Bao gồm những dự án chương trình, cơng việc trình lãnh đạo cấp trên và các biện pháp công tác quý triển khai trong tháng cho cả cơ quan và cho cả từng bộ phận của nó. Kế hoạch tháng được xây dựng trên cơ sở đánh giá việc thực hiện kế hoạch của tháng trước với những điều chỉnh thích hợp.
Cách thức thực hiện biện pháp
Việc tổ chức thực hiện biện pháp cần triển khai theo các bước sau đây:
* Bước 1: Nghiên cứu tình hình thực hiện kế hoạch của thư viện năm vừa qua (Trên cơ sở phân tích các ưu, nhược điểm, chỉ tiêu đạt được, không đạt được?
Nguyên nhân vì sao?)
* Bước 2: Tính tốn các chỉ tiêu số lượng, chất lượng cho năm tới. * Bước 3: Lập dự thảo kế hoạch gồm các biện pháp sau:
- Nhiệm vụ, biện pháp công tác thông tin thư viện. - Những con số chỉ tiêu.
78
phần bạn đọc, đối tượng nào là bạn đọc chủ yếu của thư viện.
- Số lượng: Số lượng bạn đọc; Số lượt tài liệu cho mượn; Số lượt người đến TV. - Chất lượng: Lượt luân chuyển của vốn tài liệu; Lượt bạn đọc trung bình trong ngày; Số sách trung bình tính theo đầu người.
+ Kế hoạch tổ chức kho và mục lục.
- Kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục.
- Kế hoạch xây dựng và bảo quản kho, phục chế tài liệu quý hiếm. + Kế hoạch phát triển VTL: các loại hình tài liệu; truyền thống, điện tử. + Kế hoạch thu hút bạn đọc.
+ Kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ thư viện.
+ Kế hoạch cơng tác hành chính quản trị: Mua sắm các trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm cho các hoạt động chun mơn...
+ Kế hoạch tin học hóa và ứng dụng CNTT vào công tác thư viện. + Kế hoạch Marketing và các dịch vụ thư viện.
* Bước 4: Thảo luận về dự thảo kế hoạch trong Hội nghị cán bộ công chức. * Bước 5: Dự thảo kế hoạch được cấp trên ký duyệt thông qua, trở thành pháp lệnh để thực hiện.
Trong biện pháp công tác này khi xây dựng kế hoạch thì Giám đốc thư viện phải tuân thủ theo các nguyên tắc và tuần tự thực hiện theo 5 bước cơ bản như trên, như vậy thì đã phịng chống được những sai phạm có thể xẩy ra từ bước đầu tiên, nghĩa là kế hoạch xây dựng đã đảm bảo tính thực tiễn, tính khoa học, tính phù hợp và tính khả thi. Các biện pháp cơng tác, các con số chỉ tiêu cần đạt được chính là các chuẩn mực đã định, như vậy chất lượng công tác của thư viện đã được thiết kế trước. Khi chỉ đạo để thực hiện nhiệm vụ thì Giám đốc thư viện có sự phối hợp với nhân viên để thực hiện nghiêm ngặt theo những tiêu chuẩn quy định trong từng biện pháp công tác để đảm bảo khơng có sai phạm trong từng khâu và như vậy chất lượng được thiết kế ngay trong q trình cơng tác. Thực hiện biện pháp công tác như vậy là chúng ta đã thực hiện duy trì chất lượng và đảm bảo chất lượng đó chính
79
là q trình chúng ta thực hiện kiểm soát chất lượng, và đảm bảo chất lượng. Tuy nhiên trong quá trình quản lý và chỉ đạo thực hiện kế hoạch, đơn vị không những đạt được các chỉ tiêu, con số, các chuẩn mực đã đề ra trong kế hoạch mà cịn có thể vượt kế hoạch, thì đó chính là q trình cải thiện chất lượng, để đảm bảo và nâng cao chất lượng. Để kiểm soát việc thực hiện đảm bảo chất lượng trong biện pháp công tác này là thông qua báo cáo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị theo quý hoặc nửa năm trên cơ sở đó Giám đốc thư viện nắm được tình hình thực hiện kế hoạch, từ đó có những điều chỉnh, chỉ đạo để đảm bảo thực hiện theo kế hoạch. Để thực hiện được như vậy thì trong khi thực hiện biện pháp cơng tác này Giám đốc thư viện cần cố một số điều kiện nhất định.
3.3.1.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
Để thực hiện biện pháp cần một số điều kiện sau đây:
a. Kế hoạch lập ra phải được thảo luận kỹ lưỡng, phải được ký duyệt thông qua. Sau khi kế hoạch được duyệt thì sẽ trở thành nhiệm vụ bắt buộc cho TV.
b. Lập kế hoạch là một dự tính khoa học. Các chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu chất lượng phải được nghiên cứu, tính tốn cẩn thận, phải có cơ sở khoa học, phù hợp