3.1 .Căn cứ để đề xuất các biện pháp
3.3. Đề xuất các biện pháp quản lý Thƣ viện Trƣờng Đại học Tây Bắc theo
3.3.1.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
Để tiến hành các hoạt động có hiệu quả thì Giám đốc thư viện phải biết xây dựng cho đơn vị một kế hoạch cơng tác của đơn vị có chất lượng, hồn chỉnh trong từng khâu, từng bộ phận. Chỉ khi kế hoạch được xây dựng chính xác có chất lượng thì các hoạt động tiếp theo mới có khả năng thực hiện tốt. Trên cơ sở lập kế hoạch tốt thì chúng ta mới có thể dễ dàng lựa chọn và từng bước triển khai áp dụng hệ thống đảm bảo chất lượng phù hợp với điều kiện của thư viện, từ đó giúp thư viện phát huy được điểm mạnh, khắc phục điểm yếu của mình.
a. Ngun tắc xây dựng kế hoạch
* Tính khoa học: lập kế hoạch là một dự tính khoa học, nghiên cứu khuynh hướng phát triển sự nghiệp, các chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu chất lượng của kế hoạch là những con số được tính tốn một cách cẩn thận dựa trên cơ sở khoa học, vạch ra những biện pháp để đạt được mục tiêu
* Tính thiết thực: Những nhiệm vụ được đặt ra trong từng giai đoạn, các chủ đề, biện pháp tuyên truyền phải luôn gắn với những sự kiện lớn trong năm, gắn với chủ trương đường lối của Đảng, Nhà nước, và phải tính tốn để sử dụng có hiệu quả, tiết kiệm, chống lãng phí.
* Tính bắt buộc: Mỗi khi kế hoạch được lập ra, phải được thảo luận kỹ lưỡng, khi được ký duyệt thông qua, kế hoạch sẽ trở thành nhiệm vụ bắt buộc đối với đơn vị.
77
* Tính cụ thể: Khi lập kế hoạch phải dựa vào các đặc điểm thành phần bạn đọc. Kế hoạch tài liệu cho ngành học này phải khác với các ngành khác.
* Tính quần chúng: Kế hoạch đặt ra phải vì lợi ích của đơng đảo bạn đọc trong nhà trường, ưu tiên cho các ngành, nghề đào tạo mũi nhọn của trường
b. Các loại kế hoạch xây dựng
Trong năm giám đốc thư viện thường xây dựng các loại kế hoạch sau:
* Kế hoạch công tác năm: Bao gồm tổng quát các định hướng các nhiệm vụ, chỉ tiêu và các giải pháp lớn trên tất cả các lĩnh vực công tác của thư viện. Các phần công việc ghi trong kế hoạch ghi rõ đơn vị thực hiện, thời gian bắt đầu thực hiện và hồn thành, kinh phí cho việc thực hiện. Kế hoạch được thông qua trong hội nghị cán bộ công chức của đơn vị.
* Kế hoạch công tác quý: Bao gồm những dự án, công việc trình lãnh đạo nhà trường phê duyệt, chuẩn y, các công việc đã được ghi trong kế hoạch công tác của năm, sẽ được triển khai trong quý. Kế hoạch này được xây dựng, chỉnh lý trên cơ sở phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch của quý trước.
* Kế hoạch công tác tháng: Bao gồm những dự án chương trình, cơng việc trình lãnh đạo cấp trên và các biện pháp công tác quý triển khai trong tháng cho cả cơ quan và cho cả từng bộ phận của nó. Kế hoạch tháng được xây dựng trên cơ sở đánh giá việc thực hiện kế hoạch của tháng trước với những điều chỉnh thích hợp.
Cách thức thực hiện biện pháp
Việc tổ chức thực hiện biện pháp cần triển khai theo các bước sau đây:
* Bước 1: Nghiên cứu tình hình thực hiện kế hoạch của thư viện năm vừa qua (Trên cơ sở phân tích các ưu, nhược điểm, chỉ tiêu đạt được, khơng đạt được?
Ngun nhân vì sao?)
* Bước 2: Tính tốn các chỉ tiêu số lượng, chất lượng cho năm tới. * Bước 3: Lập dự thảo kế hoạch gồm các biện pháp sau:
- Nhiệm vụ, biện pháp công tác thông tin thư viện. - Những con số chỉ tiêu.
78
phần bạn đọc, đối tượng nào là bạn đọc chủ yếu của thư viện.
- Số lượng: Số lượng bạn đọc; Số lượt tài liệu cho mượn; Số lượt người đến TV. - Chất lượng: Lượt luân chuyển của vốn tài liệu; Lượt bạn đọc trung bình trong ngày; Số sách trung bình tính theo đầu người.
+ Kế hoạch tổ chức kho và mục lục.
- Kế hoạch xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục.
- Kế hoạch xây dựng và bảo quản kho, phục chế tài liệu quý hiếm. + Kế hoạch phát triển VTL: các loại hình tài liệu; truyền thống, điện tử. + Kế hoạch thu hút bạn đọc.
+ Kế hoạch bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ thư viện.
+ Kế hoạch công tác hành chính quản trị: Mua sắm các trang thiết bị, vật tư, văn phòng phẩm cho các hoạt động chuyên mơn...
+ Kế hoạch tin học hóa và ứng dụng CNTT vào công tác thư viện. + Kế hoạch Marketing và các dịch vụ thư viện.
* Bước 4: Thảo luận về dự thảo kế hoạch trong Hội nghị cán bộ công chức. * Bước 5: Dự thảo kế hoạch được cấp trên ký duyệt thông qua, trở thành pháp lệnh để thực hiện.
Trong biện pháp công tác này khi xây dựng kế hoạch thì Giám đốc thư viện phải tuân thủ theo các nguyên tắc và tuần tự thực hiện theo 5 bước cơ bản như trên, như vậy thì đã phịng chống được những sai phạm có thể xẩy ra từ bước đầu tiên, nghĩa là kế hoạch xây dựng đã đảm bảo tính thực tiễn, tính khoa học, tính phù hợp và tính khả thi. Các biện pháp cơng tác, các con số chỉ tiêu cần đạt được chính là các chuẩn mực đã định, như vậy chất lượng công tác của thư viện đã được thiết kế trước. Khi chỉ đạo để thực hiện nhiệm vụ thì Giám đốc thư viện có sự phối hợp với nhân viên để thực hiện nghiêm ngặt theo những tiêu chuẩn quy định trong từng biện pháp công tác để đảm bảo khơng có sai phạm trong từng khâu và như vậy chất lượng được thiết kế ngay trong q trình cơng tác. Thực hiện biện pháp công tác như vậy là chúng ta đã thực hiện duy trì chất lượng và đảm bảo chất lượng đó chính
79
là q trình chúng ta thực hiện kiểm soát chất lượng, và đảm bảo chất lượng. Tuy nhiên trong quá trình quản lý và chỉ đạo thực hiện kế hoạch, đơn vị không những đạt được các chỉ tiêu, con số, các chuẩn mực đã đề ra trong kế hoạch mà cịn có thể vượt kế hoạch, thì đó chính là q trình cải thiện chất lượng, để đảm bảo và nâng cao chất lượng. Để kiểm soát việc thực hiện đảm bảo chất lượng trong biện pháp công tác này là thông qua báo cáo, kiểm tra, giám sát việc thực hiện kế hoạch của các đơn vị theo quý hoặc nửa năm trên cơ sở đó Giám đốc thư viện nắm được tình hình thực hiện kế hoạch, từ đó có những điều chỉnh, chỉ đạo để đảm bảo thực hiện theo kế hoạch. Để thực hiện được như vậy thì trong khi thực hiện biện pháp công tác này Giám đốc thư viện cần cố một số điều kiện nhất định.