2.3.2. Thực trạng quản lý quy trình kỹ thuật TV trong TTTT-TV
Kết quả điều tra thực trạng quản lý quy trình kỹ thuật thư viện được thể hiện trong bảng 2.5 dưới đây.
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 ND1 ND2 ND3 ND4 ND5 ND6 ND7 3.02 2.78 2.86 2.27 2.38 2.3 2.48 Điểm trung bình Nội dung Điểm trung bình
46
Bảng 2.5 - Đánh giá thực trạng các nội dung quản lý qui trình kỹ thuật TV
T T
Các nội dung quản lý qui trình kỹ thuật TV. Kết quả thực hiện X Thứ bậc Tốt Khá TB Yếu 4 3 2 1 SL % SL % SL % SL % 1 Quản lý chu trình
đường đi của sách 28 26,4 42 39,6 35 33,0 1 0,95 2,91 1 2 Quản lý chu trình
tra cứu 5 4,7 27 25,4 65 61,3 9 8,5 2,27 3
3
Quản lý chu trình thực hiện yêu cầu của bạn đọc
6 5,66 52 49,0 41 38,7 7 6,6 2,53 2
4 Điểm trung bình chung 2,57
Kết quả Bảng 2.5 cho thấy: việc thực hiện các nội dung quản lý quy trình kỹ thuật thư viện của Giám đốc Thư viện Trường Đại học Tây Bắc được đánh giá ở mức độ trung bình khá, thể hiện điểm trung bình chung của các nội dung quản lý là (2,57). Nội dung tốt nhất là (Quản lý chu trình đường đi của sách), tuy nhiên cũng mới chỉ đạt ở mức trung bình khá (2.91). Chu trình đường đi của sách là một chu trình hết sức cơ bản trong các chu trình của thư viện, khi chu trình này thực hiện xong tồn bộ các thao tác kỹ thuật thì sách được đưa ra để phục vụ bạn đọc, chu trình này gồm các bước như sau: Khi tiếp nhận sách mới từ bộ phận bổ sung thì bộ phận biên mục tiến hành kiểm tra tài liệu, vào sổ tổng quát, sổ đăng ký cá biệt, phân loại, dán nhãn, phân kho, xếp giá, phục vụ bạn đọc. Mỗi một bộ phận sẽ được phân công đảm nhận chuyên trách từng công đoạn để đảm bảo tính chun mơn hóa cao nhằm mang lại hiệu quả của chu trình này. Bộ phận phân loại thực hiện nhiệm vụ phân loại, bộ phận mô tả thực hiện nhiệm vụ mơ tả tài liệu... ví dụ: Để tiến hành phân loại được một cuốn sách thì cán bộ của bộ phận này phải thực hiện thao tác: đọc nhan đề của tài liệu, đọc lời nói đầu, lời giới thiệu, xem mục lục của sách, xem khung phân loại để xác định mơn loại của tài liệu. Chu trình này là chu trình hết sức quan trọng bởi sự thiếu chính xác của chu trình này sẽ dẫn đến việc tài liệu
47
không được xếp đúng về mơn loại tri thức, dẫn đến tình trạng mất thơng tin về tài liệu, tài liệu sẽ "nằm chết" trong kho. Từ tính chất quan trọng của chu trình này như vậy đòi hỏi Giám đốc thư viện phải sát sao trong việc chỉ đạo thực hiện các công đoạn kỹ thuật trong tồn bộ chu trình.
Nội dung Quản lý chu trình tra cứu, được đánh giá ở mức thấp nhất, vị trí
(3/3) điểm trung bình (2,27), thể hiện trong kết quả điều tra, thăm dị, có 65 ý kiến chiếm 61,3% cho rằng việc quản lý cơng tác này ở mức trung bình và có 9 ý kiến chiếm 8,5% cho rằng việc quản lý cơng tác này cịn yếu. Thực hiện chu trình tra cứu cũng là thực hiện yêu cầu của bạn đọc, song khác ở chỗ yêu cầu của bạn đọc lúc này không phải là một tài liệu, một cuốn sách cụ thể nào đó đã rõ các yếu tố xuất bản, mà thường là các câu hỏi, các vấn đề, đòi hỏi cán bộ thư viện phải đọc, tra cứu, soạn thảo mới trả lời được. Cơng việc này cũng cịn hạn chế cần phải có những nội dung tác động phù hợp để mang lại hiệu quả trong chu trình này. Ngun nhân chính thuộc về trình độ chuyên mơn cịn nhiều hạn chế, sự thiếu nhiệt tình, tâm huyết của người thủ thư, số lượng bạn đọc nhiều, các ca trực phục vụ tại phịng đọc ln có sự thay đổi người, mặc dù trong quản lý đã cố gắng có sự chọn lựa phân cơng người làm cơng việc này phải có đức tính tỉ mỉ, kiên trì, dịu dàng, nhẹ nhàng trong giao tiếp, nhanh nhẹn, tận tình trong cách phục vụ bạn đọc, song vẫn có những ca trực cán bộ TT-TV thiếu nhiệt tình thì bạn đọc vẫn gặp phải sự "khó chịu" và rất dễ gây phản ứng không tốt.
Nội dung Quản lý chu trình thực hiện yêu cầu của bạn đọc, được đánh giá ở mức trung bình khá, điểm trung bình chung (2,53), xếp vị trí thứ 2/3, đây là một chu trình quan trọng là thước đo hiệu quả phục vụ của thư viện, qua thống kê phiếu yêu cầu ta sẽ biết được tỷ lệ bạn đọc sử dụng thư viện cao hay thấp, đồng thời ta cũng biết được vòng quay của tài liệu, điều này có ý nghĩa quan trọng giúp giám đốc thư viện có những điều chỉnh, thay đổi trong quản lý cơng tác bổ sung tài liệu.
Chu trình thực hiện yêu cầu của bạn đọc mô tả lại đường đi của một tờ "Phiếu yêu cầu" từ khi bạn đọc đưa cho thủ thư, đến khi trả lời được cho bạn đọc: Sách còn hay hết? nhận thức được tính chất quan trọng và thiết thực của chu trình này cho
48
nên việc quản lý công tác này ln được chú trọng và ln có sự đơn đốc, giám sát, tuy nhiên việc thực hiện chu trình này cũng chưa được tốt, đơi lúc bạn đọc phải chờ đợi lâu, nguyên nhân một phần do thủ thư phải đi lại nhiều, mà khoảng cách từ tủ quầy nơi bạn đọc nhận sách mượn đến các vị trí sách trên giá ở trong kho tương đối xa, có những vị trí lấy sách trên giá cách tủ quầy trên 20 m, bạn đọc thường đến dồn vào lúc đầu giờ trong buổi (phịng đọc), vì vậy việc đáp ứng yêu cầu của bạn đọc một cách nhanh chóng là khó thực hiện được. Vị trí xếp loại các nội dung quản lý thực hiện qui trình kỹ thuật thư viện được minh hoạ qua Biểu đồ 2.3