3.1 .Căn cứ để đề xuất các biện pháp
3.3. Đề xuất các biện pháp quản lý Thƣ viện Trƣờng Đại học Tây Bắc theo
3.3.6. Tổ chức lao động khoa học, đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch, mục tiêu
mục tiêu của thƣ viện
3.3.6.1. Mục đích của biện pháp
Nhằm không ngừng cải tiến làm giảm nhẹ sức lao động, mà đạt hiệu suất lao động cao với việc chi phí tiêu hao sức lực, thời gian và phương tiện ít nhất.
Thực chất của tổ chức lao động khoa học là thúc đẩy việc hồn thiện cơng tác tổ chức, trên cơ sở phân tích hợp lý, đi từ nguyên tắc đã làm tốt rồi, có thể làm tốt hơn.
3.3.6.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
a.Tổ chức môi trường và điều kiện làm việc là một trong những khuynh hướng chính của tổ chức lao động khoa học. Vì kết quả lao động phụ thuộc khá nhiều vào môi trường và điều kiện làm việc. Chẳng hạn, nơi làm việc sạch sẽ, thoáng mát sẽ ảnh hưởng tốt đến sức khoẻ cán bộ và bạn đọc; Điều kiện làm việc tốt, tiện nghi, phương tiện đầy đủ cũng sẽ ảnh hưởng tốt tới hiệu quả lao động.
b. Phân công lao động hợp lý nhằm nâng cao năng suất lao động, bằng việc điều hành phân công cơng việc hợp lý, khoa học, phù hợp với trình độ và khả năng của mỗi người, có như vậy mới nâng cao được hiệu suất lao động.
Khi phân công công việc cho cán bộ thư viện, không chia đều công việc cho mọi người, mà cần dựa theo chức năng, nhiệm vụ, chức danh của mỗi cán bộ mà phân công cụ thể, như vậy mỗi người sẽ có ý thức trách nhiệm, nỗ lực hồn thành nhiệm vụ được phân công một cách tốt nhất
c. Nghiên cứu cải tiến chu trình là tiến hành xem xét, sửa đổi một cách hợp lý, các quá trình, các thao tác trong chu trình, sao cho cả chu trình được tiến hành một cách liên tục, theo một đường ngắn nhất, với mục đích là rút ngắn thời gian thực hiện chu trình, đem lại hiệu quả lao động cao.
d. Cải tiến tổ chức định mức lao động: Định mức lao động đúng sẽ nâng cao được hiệu suất lao động, tránh tình trạng vi phạm giờ giấc lao động, tránh được tình trạng thiếu tự giác trong lao động. Định mức lao động khoa học là định mức được xây dựng trong điều kiện thuận lợi về con người, môi trường và điều kiện làm việc. Ba yếu tố này phải đạt ở mức khá, thì định mức mới có tác dụng thiết thực. Các yếu
94
tố này kém, thì định mức thấp sẽ khơng có tác dụng kích thích. Các yếu tố trên mà hồn hảo thì định mức sẽ cao, thực tế có cố gắng cũng khơng đạt được, như vậy cũng khơng có tác dụng.
đ. Cải tiến công tác cán bộ.
Con người là nhân tố quan trọng quyết định tới chất lượng và hiệu quả công việc. Thực tế cho thấy dù môi trường và điều kiện lao động có thuận lợi, nhưng cán bộ kém về năng lực, tay nghề chưa thành thạo, khơng được đào tạo một cách chính quy thì năng suất lao động vẫn bị hạn chế, vì vậy khâu cải tiến cơng tác cán bộ là hết sức cần thiết. Phải bố trí đúng chun mơn, đúng ngành nghề. Cán bộ là cốt lõi của cơng việc, chỉ có cán bộ có trình độ, có chun mơn mới tiếp thu và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại một cách hiệu quả.
Cách thức thực hiện biện pháp
Việc tổ chức thực hiện biện pháp cần triển khai các hoạt động sau đây:
* Kiểm tra năng lực chuyên môn, hiệu suất công việc để có đánh giá chính xác trình độ chun mơn và năng lực cơng tác của nhân viên thư viện.
* Tiến hành nghiên cứu, quan sát, thu thập số liệu về một khâu cơng việc nào đó, phát hiện những mắt xích chưa hồn thiện, đưa ra các hướng khắc phục, tiến hành các cuộc thử nghiệm, thí nghiệm, làm thử ở diện hẹp để kiểm tra các phương án đưa ra, chọn phương án tối ưu, soạn thảo tài liệu hướng dẫn áp dụng cái mới.
* Tham khảo định mức lao động của các thư viện khác, căn cứ vào điều kiện thực tiễn của thư viện như trình độ của cán bộ, mơi trường và điều kiện làm việc để xây dựng định mức lao động phù hợp.
* Tuyển dụng cán bộ có chun mơn khá và tốt, tăng cường công tác bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ như cho đi học, đi tập huấn nghiệp vụ.
Chất lượng và hiệu suất lao động phụ thuộc vào chính người lao động và được thiết kế trong công việc hàng ngày của nhân viên thư viện, do vậy đảm bảo chất lượng là của chính người lao động bằng việc tuân thủ theo quy trình hoặc đảm bảo định mức lao động của đơn vị hay theo quy định của ngành. Tiến hành kiểm tra hiệu suất công việc giúp ta biết được cá nhân hoặc bộ phận đó có đảm bảo theo các
95
chuẩn mực, các định mức lao động không, nếu phù hợp với định mức lao động của đơn vị, hoặc của ngành là chúng ta đã đảm bảo chất lượng trong lao động, nếu vượt định mức là chúng ta đang thực hiện cải thiện chất lượng. Nếu chưa đảm bảo thì ta phải tìm nguyên nhân, tham khảo định mức lao động của một số thư viện các trường đại học lâu năm làm căn cứ so sánh, từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp với thực tiễn của đơn vị, góp phần đảm bảo thực hiện định mức lao động của cơ quan, cải tiến năng suất lao động, đảm bảo cho việc thực hiện kế hoạch, mục tiêu của thư viện. Với các biện pháp và cách thức thực hiện biện pháp như trên là chúng ta đang thực hiện kiểm soát chất lượng và đảm bảo chất lượng trong biện pháp công tác này.
3.3.6.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
Để thực hiện biện pháp cần một số điều kiện sau đây:
a. Nhà trường quan tâm tạo điều kiện về cơ sở vật chất mua sắm các trang thiết bị b. Có các phương tiện kỹ thuật hiện đại để đẩy nhanh việc thực hiện các thao tác trong mỗi chu trình
c. Sự đồng thuận, tinh thần hợp tác cao, trách nhiệm với tập thể của cán bộ, nhân viên thư viện
d. Lãnh đạo nhà trường chú trọng công tác tuyển dụng cán bộ, tạo điều kiện cho cán bộ đi học tập, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn
đ. Nhà trường đảm bảo tốt chế độ chính sách TV cho cán bộ, nhân viên thư viện
3.3.7. Ứng dụng Marketing vào hoạt động thƣ viện
3.3.7.1. Mục đích của biện pháp
Mục đích cuối cùng của Marketing thư viện là kích thích có hướng đích tới nhu cầu thơng tin, giúp cho thư viện thích nghi với sự thay đổi các nhu cầu của bạn đọc. Tinh thần cơ bản của Marketing là cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thư viện, trong những trường hợp mà người sử dụng tiềm tàng cần thiết và ưa thích chứ khơng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ bắt buộc đối với bạn đọc.
Thực chất của Marketing thư viện không phải là khai thác lợi nhuận mà chính là phát hiện và đáp ứng nhu cầu thông tin, đảm bảo cung cấp đầy đủ, có chất lượng
96
những thơng tin cần thiết cho tất cả những người dùng tin. [6;185]
3.3.7.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
a. Sử dụng Marketing trong phân nhóm thành phần bạn đọc, đưa lại những đặc điểm khác nhau về nhu cầu, sở thích... của từng đối tượng bạn đọc (là Cán bộ? Giảng viên? Công nhân viên? SV...). Đồng thời xác định được số lượng bạn đọc cũng như số lượng sản phẩm thư viện mà mỗi nhóm bạn đọc sẽ sử dụng.
b. Đưa Marketing vào nghiên cứu nhu cầu bạn đọc và tiến tới thoả mãn các nhu cầu đó bằng hoạt động đạt hiệu quả cao trong việc phục vụ bạn đọc. Như vậy, Marketing thực hiện nhiệm vụ khai thác các nhu cầu thông tin và xác định mức độ thoả mãn các nhu cầu đó.
c. Sử dụng Marketing trong quản lý sản phẩm và dịch vụ thư viện, cho phép xác định số lượng, chất lượng các sản phẩm và dịch vụ cũng như sự đa dạng hóa của chúng về thể loại, góp phần thỏa mãn đầy đủ và đáp ứng yêu cầu của bạn đọc.
d. Áp dụng Marketing trong việc quản lý kinh tế thư viện là một vấn đề hết sức mới mẻ và phức tạp, áp dụng tốt sẽ đem lại hiệu quả tối ưu; tiết kiệm ngân sách, tăng hiệu quả phục vụ của thư viện. Nhờ Marketing mà thư viện sẽ hình thành được danh mục các dịch vụ thông tin thư viện cần thiết, xác định giá cả hợp lý đối với người dùng tin.
Cách thức thực hiện biện pháp
Việc tổ chức thực hiện biện pháp cần triển khai tuần tự các bước sau đây: * Xác định các chức năng, nhiệm vụ của thư viện.
* Nhận được sự đồng ý của lãnh đạo và toàn bộ tập thể làm việc theo cách đó. * Ổn định hoạt động của nhóm thực hiện đặc biệt.
* Thu thập và chuẩn bị tư liệu về hoạt động của thư viện. * Phân tích mơi trường xung quanh của thư viện.
* Phát hiện mặt mạnh, mặt yếu trong hoạt động của thư viện. * Xác định những người cạnh tranh của thư viện.
* Phân loại thị trường bạn đọc. * Xác định mục đích Marketing.
97
* Xác định khả năng mở rộng và củng cố mối liên hệ với các nhóm mục tiêu. * Áp dụng trực tiếp vào cuộc sống các ý tưởng có tính chất quan điểm.
* Kiểm tra việc thực hiện các mục tiêu đề ra, đánh giá kết quả của toàn chiến dịch. [34; 537]
* Phân tích những sai lệch nếu cần thì soạn thảo các kế hoạch điều chỉnh Việc đưa Marketing vào lĩnh vực thông tin thư viện theo các hướng trên và cách thức thực hiện tiến hành tuần tự theo các bước trên là việc làm hết sức cần thiết. Bởi vì chỉ có trên cơ sở áp dụng Marketing, thư viện mới thực sự làm việc với bạn đọc và vì lợi ích của bạn đọc - Mục đích chính của hoạt động thư viện, đó là minh chứng rõ nét cho chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện.
3.3.7.3. Điều kiện thực hiện biện pháp
a. Có sự ủng hộ và đồng thuận về chủ trương của lãnh đạo nhà trường.
b. Marketing đòi hỏi sự đổi mới tư duy của tất cả mọi người (Lãnh đạo, cán
bộ, nhân viên trong Trung tâm TT-TV).
c. Lãnh đạo, cán bộ, nhân viên thư viện phải được bồi dưỡng kiến thức về Marketing...
d. Trung tâm cần phải xây dựng được “cây mục đích” với những mục đích chính và phụ phân theo sản phẩm, dịch vụ, nhu cầu và mức độ sử dụng.
3.3.8. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của TV
3.3.8.1. Mục đích của biện pháp
Khơng có thanh, kiểm tra thì khơng thể biết hết các mặt mạnh, yếu của thư viện, khơng có kiểm tra thì coi như khơng có quản lý. Đẩy mạnh cơng tác thanh, kiểm tra để mọi hoạt động của thư viện đi vào nề nếp, nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện, góp phần đảm bảo chất lượng thư viện.
Sau khi kiểm tra phải đánh giá hiệu quả hoạt động của thư viện. Đánh giá hiệu quả hoạt động của thư viện là đưa ra những cứ liệu, nhận xét để khẳng định tính hiệu quả và lợi ích về mặt xã hội của thư viện.
98
đây là một lĩnh vực văn hoá, liên quan đến cả việc đáp ứng nhu cầu về tinh thần của bạn đọc. Vì vậy, một số hoạt động của thư viện có thể được đánh giá bằng những con số, tiêu chí, một số khác khơng thể đánh giá được như là tác dụng của sách, báo thư viện trong giáo dục đạo đức cho HS-SV, góp phần xây dựng “Văn hóa đọc”, tham gia giải quyết các nhiệm vụ chính trị, sản xuất, đời sống, nâng cao dân trí...
3.3.8.2. Nội dung và cách thức thực hiện biện pháp
a. Bồi dưỡng, đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác thanh tra, kiểm tra.
Thực chất đội ngũ cán bộ làm công tác này vừa thiếu, vừa yếu về chuyên môn và nghiệp vụ thanh, kiểm tra, cán bộ làm nhiệm vụ này cần được cử đi đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ, tránh để tình trạng người đã được đào tạo bồi dưỡng thì thơi khơng làm cơng tác thanh tra vì thuyên chuyển điều động, người mới được phân công đảm nhận nhiệm vụ lại khơng có những hiểu biết cần thiết về nghiệp vụ thanh, kiểm tra. Việc tuyển dụng điều động cán bộ thanh tra gặp nhiều khó khăn, có những người có năng lực lại khơng muốn làm cơng tác thanh tra, những cán bộ đang làm nhiệm vụ thì chưa được học tại các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ thanh tra một cách bài bản, mà họ thường làm cán bộ thanh tra trước khi được học tập, bồi dưỡng. Do đó đã dẫn đến tồn tại là có một số cán bộ thanh tra do chưa nắm kỹ biện pháp của các văn bản pháp quy nên đã đưa ra các quyết định không đúng khi xử lý, giải quyết các vi phạm.
b. Có đầy đủ các văn bản pháp quy về công tác thanh tra, kiểm tra
Cần có đầy đủ các văn bản pháp quy về công tác thanh, kiểm tra để tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động này. Các văn bản quy định về quyền hạn của ban thanh tra cần cụ thể, rõ ràng, nêu lên đầy đủ quyền hạn và trách nhiệm của hoạt động thanh, kiểm tra. Đồng thời cần có các điều kiện đảm bảo về chế độ đãi ngộ hợp lý đối với cán bộ thanh, kiểm tra, có biện pháp thu hút được những người có phẩm chất năng lực, có kinh nghiệm làm cơng tác thanh tra. Văn bản pháp quy về công tác thanh kiểm tra cũng cần quy định chế độ khen thưởng thỏa đáng, kỷ luật nghiêm khắc đối với hoạt động thanh, kiểm tra, để tránh tình trạng thanh, kiểm tra
99
chỉ mang tính hình thức, chung chung, qua loa, nêu kết luận khi vi phạm cịn nương nhẹ nể nang. Thậm chí cịn có trường hợp thiếu khách quan, khơng trung thực. Cán bộ làm cơng tác thanh tra khơng chỉ có trách nhiệm xác minh, kết luận và khuyến nghị mà còn được tham gia xử lý các kết quả thanh, kiểm tra, như vậy công tác thanh, kiểm tra sẽ có chất lượng cao hơn. Muốn vậy cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, nhận thức lý luận cho đội ngũ cán bộ làm công tác thanh, kiểm tra, để họ làm đúng chức trách của mình.
c. Có cơ chế phối hợp giữa các bộ phận chức năng
Để cho công tác thanh, kiểm tra thư viện có kết quả tốt hơn, cần có sự chỉ đạo chặt chẽ. Đội ngũ cán bộ của nhà trường cần biết quan tâm đầy đủ đến việc chỉ đạo công tác này. Phối hợp quản lý giữa các bộ phận chức năng, trong hoạt động thanh, kiểm tra cần được thực hiện chặt chẽ và thường xuyên hơn nữa để tăng cường hiệu lực của công tác thanh tra, tăng cường cơng tác thanh, kiểm tra thì mới tạo điều kiện cần thiết cho việc nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động thư viện, góp phần đảm bảo chất lượng thư viện.
Hiện tại công tác thanh, kiểm tra thư viện đã được đội ngũ cán bộ quan tâm nhưng cần phải chú ý đầy đủ hơn nữa. Trong chỉ đạo cơng tác này vẫn cịn tồn tại một số hạn chế, bất cập nhất định. Nếu không thực hiện tốt công tác thanh, kiểm tra sẽ dẫn đến tình trạng đối phó hoặc bất hợp tác. Việc kiểm tra đánh giá phân loại thường đảm bảo các chỉ tiêu thi đua hàng năm đã được dự kiến và đăng ký trong kế hoạch công tác.
Cách thức thực hiện biện pháp
Việc tổ chức thực hiện biện pháp cần triển khai các hoạt động sau đây:
* Ban giám hiệu có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ thanh tra, đảm bảo đủ về số lượng, đáp ứng nhu cầu về chất lượng.
* Nâng cao ý thức trách nhiệm cho đội ngũ cán bộ làm công tác thanh tra, biết làm đúng, làm đủ nhiệm vụ của mình, người có thành tích cần có sự động viên khen